Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Transkriptio

1 Puumalan seurakunnan arkistosääntö

2 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelma 4 6. Salassa pidettävät asiakirjat 5 7. Henkilötietojen käsittely Puumalan seurakunnassa 6 8. Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen 6 9. Asiakirjojen säilyttäminen ja säilytysmuodot Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon ja arkistolaitokseen Arkistointi Puumalan seurakunnassa Lainaus ja tietopalvelu Asiakirjojen suojelu Puumalan seurakunnan arkistosäännön voimaantulo 11

3 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto Evankelis-luterilaisten seurakuntien ja seurakuntayhtymien arkistoista säädetään kirkkolaissa (1054/1993) ja kirkkojärjestyksessä (1055/1993). Arkistolakia ei sovelleta kirkollishallinnossa, mutta käytännössä arkistoinnin ja asiakirjahallinnon tehtäviä hoidetaan soveltuvin osin arkistolain (831/1994) määräysten mukaisesti. Muita asiakirjojen käsittelyyn vaikuttavia lakeja ovat väestötietolaki (507/1993), henkilötietolaki (523/1999), julkisuuslaki (621/1999) ja sitä täydentävä asetus hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999), laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), hallintolaki (434/2003) ja kirjanpitolaki (1336/1997). Tässä arkistosäännössä määritellään Puumalan seurakunnan asiakirjahallinnon toimintatavat. Arkistonmuodostussuunnitelma on arkistosäännön liite, joka sisältää seurakunnan tehtävät, toiminnot ja niistä syntyvät asiakirjojen käsittelyohjeet. Puumalan seurakunnan arkistoinnin ja asiakirjahallinnon tehtäviin kuuluvat asiakirjojen järjestäminen, kuvailu ja säilyttäminen, asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta huolehtiminen sekä niiden käyttötarpeen määrittäminen, seulonta ja toisarvoisten asiakirjojen hävittäminen. Tehtävät kattavat asiakirjan koko elinkaaren sen laatimisesta tai vastaanottamisesta hävittämiseen tai arkistointiin saakka. Asiakirja tarkoittaa kirjallista tai kuvallista esitystä sekä sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (ArkL 831/1994, 6). Asiakirja voi olla Puumalan seurakunnassa laadittu tai sinne tehtävienhoidon tuloksena saapunut. 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja Puumalan seurakunnan arkisto tarkoittaa seurakunnan tehtävistä syntyneiden asiakirjojen muodostamaa kokonaisuutta. Puumalan seurakunta kokonaisuudessaan on arkistonmuodostaja. Asiakirjat säilytetään arkistotiloissa suojassa tulelta ja kosteudelta. Pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen arkistotilana on Puumalan seurakunnan päätearkisto. Taloustoimistossa on taloushallinnon asiakirjojen lähiarkisto. Työntekijöillä on asiakirjoja myös työpisteittensä käsiarkistoissa. Arkistonmuodostussuunnitelman säilytyspaikka-sarakkeesta ilmenee, missä asiakirjoja säilytetään. Sarakkeeseen on merkitty myös säilytysaika käsi- tai lähiarkistossa. Kunkin asiakirjan kohdalle arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkitty suositus siitä,

4 3 koska asiakirja tulisi siirtää päätearkistoon. Asiakirjojen kokonaissäilytysaika on mainittu erikseen. Kirjat, painotuotteet, esitteet ja tiedoksi tullut aineisto eivät kuulu arkistoon. Asiakirjoja eivät myöskään ole työntekijän laatimat muistiinpanot, luonnokset, sisäistä käyttöä varten hankittu aineisto ja sisäiset neuvottelumuistiot (JulkL 621/1999, 5). Julkisuuslain säännökset eivät koske näitä asiakirjoja lukuun ottamatta salassapitosäännöksiä. 3. Arkistovastuuhenkilöt Puumalan seurakunnan kirkkoherra vastaa seurakunnan arkistotoimesta kokonaisuudessaan kirkkojärjestyksen (16:1) säännösten mukaisesti. Talous- ja kiinteistöhallinnon asiakirjoista vastaa talouspäällikkö. Kirkkoherranviraston toimistosihteeri vastaa päätearkistotöistä, kuten luetteloinnista, kuvailusta, hävittämisestä ja tietopalvelusta. Työaloille on määrätty arkistovastuuhenkilöt seuraavasti: Musiikkityö Diakoniatyö kanttori diakoni-lähetyssihteeri Varhaisnuoriso-, nuoriso- ja rippikoulutyö nuorisopastori Lapsityö vastaava lastenohjaaja Lähetystyö diakoni-lähetyssihteeri Työalojen arkistovastuuhenkilöt vastaavat asiakirjojen järjestämisestä ja niiden siirtämisestä arkistoon sekä lyhyen aikaa säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä tietosuoja huomioiden. Kirkkovaltuuston ja kirkkoneuvoston asiakirjoista vastaa niiden sihteeri. Vastuuhenkilö luovuttaa alkuperäiset asiakirjat arkistoon järjestettyinä ja niiteistä, muovitaskuista yms. puhdistettuina. Jokainen Puumalan seurakunnan työntekijä on vastuussa asiakirjoista silloin, kun ne ovat hänen hallussaan.

5 4. Rekisteröinti Arkistonmuodostussuunnitelmaa ylläpitämällä noudatetaan julkisuuslainsäädännön vaatimaa hyvää tiedonhallintatapaa ja toiminnan avoimuutta sekä sähköistä asiointia koskevan lain rekisteröintivelvollisuutta. Puumalan seurakunnan jäsentietojärjestelmä, hautakirjanpito-ohjelma, kirjanpito-ohjelma, henkilötietojärjestelmä, sähköinen esineistörekisteri ja diakoniatyön asiakasrekisteri ylläpidetään ajantasaisena sähköisessä muodossa. Sähköisistä rekistereistä on laadittu julkisuuslain vaatimat tietojärjestelmäselosteet, joista jäsentietojärjestelmä ja hautakirja säilytetään kirkkoherranvirastossa ja diakoniatyön asiakasrekisteri diakoniatoimistossa. 5. Seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelma Puumalan seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelma on arkistosäännön liitteenä ja sen rakenne on seuraava: 0. Yleishallinto 1. Henkilöstöhallinto 2. Talous-, kiinteistö- ja materiaalihallinto 3. Kirkonkirjat 4. Hautaustoimi 5. Yleinen seurakuntatyö ja sielunhoito 6. Kristillinen kasvatus ja opetus 7. Diakoniatyö ja lähetystyö Arkistonmuodostussuunnitelma ohjeistaa jokaista Puumalan seurakunnan työntekijää asiakirjojen käsittelyssä. Voimassaoleva arkistosääntö ja arkistonmuodostussuunnitelma ovat ajantasaisina luettavissa Puumalan seurakunnan internet-sivuilla. Arkistonmuodostussuunnitelman ylläpitäminen on jatkuvaa toimintaa. Suunnitelmaa päivitetään säännöllisesti vähintään kerran vuodessa, jotta se pysyy ajantasaisena. Kirkkoherranviraston toimistosihteeri ylläpitää ja päivittää sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa ja arkistoluetteloa tarvittaessa. Arkistonmuodostussuunnitelma päivitetään aina jonkin lain, ohjeen, seurakunnan tehtävien tai toimintatapojen muuttuessa. Kirkkoneuvosto vahvistaa arkistosäännön ja arkistonmuodostussuunnitelman ja niihin tehtävät suuremmat muutokset. Pieniä muutoksia

6 5 asiakirjojen säilytysajoissa, säilytysmuodoissa ei tarvitse vahvistaa kirkkoneuvostossa. Toimistosihteeri tiedottaa kaikista arkistonmuodostussuunnitelman muutoksista työntekijöille. Arkistonmuodostussuunnitelma ja arkistosääntö ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. 6. Salassa pidettävät asiakirjat Seurakunnan asiakirjat ovat julkisia, jollei toisin säädetä. Salassapito perustuu siis aina lainsäädäntöön, joko julkisuuslakiin tai johonkin erityislakiin. Viranomaisen asiakirja on salassa pidettävä 25 vuotta, ellei muuta ole säädetty tai määrätty. Yksityiselämän suojaamiseksi on määrätty pidempi salassapitoaika, 50 vuotta henkilön kuolemasta. Ellei kuolinaika ole tiedossa, salassapitoaika on 100 vuotta. Asiakirjan julkisuus joudutaan usein arvioimaan tapauskohtaisesti. Puumalan seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkitty sarake, jolla pyritään osoittamaan tietojen julkisuus tai salassapito. Kirkonkirjojen osalta noudatetaan väestötietolakia, jonka mukaan väestökirjassa oleva tieto on julkinen, kun on kulunut 25 vuotta henkilön kuolemasta. Jos kuolinaika ei ole tiedossa, asiakirjoja pidetään salaisina 100 vuotta henkilön syntymästä. Sataa vuotta nuorempia kirkonkirjoja annetaan tutkijoille vain sitoumusta vastaan. Perhelehtiä ei anneta tutkijoille lainkaan. Ripittäytymistä ja sielunhoitoa koskevat asiakirjat ovat pysyvästi salassa pidettäviä. Puumalan seurakunnan papit ja diakoniatyöntekijä huolehtivat mahdollisesti syntyneiden asiakirjojen asianmukaisesta hävittämisestä. Puumalan seurakunnan salassa pidettävät asiat esitellään kokouksissa erillisillä listoilla ja niistä laaditaan erillinen pöytäkirja. Salaiset pöytäkirjat sidotaan omaksi kokonaisuudekseen. Salassa pidettävää tietoa sisältäviin asiakirjoihin merkitään saapumisen tai laatimisen yhteydessä, mihin salassapito perustuu ja mikä on salassapitoaika. Salassa pidettävät asiakirjat säilytetään erillään julkisista asiakirjoista päätearkistossa lukitussa kaapissa. Arkistoitaessa asiakirjaan ja koteloon merkitään, että asiakirja sisältää salassa pidettävää tietoa. Salassapitomerkinnät tehdään myös arkistoluetteloon. Salassa pidettävät tai arkaluonteista tietoa sisältävät asiakirjat tuhotaan silppurilla. Salassa pidettävien asiakirjojen hävittäminen tapahtuu arkistovastaavien toimesta kirkkoherranviraston ja taloustoimiston asiakirjatuhoajilla.

7 7. Henkilötietojen käsittely Puumalan seurakunnassa Puumalan seurakunnassa ylläpidetään henkilötietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Henkilörekistereitä syntyy kaikissa yksiköissä; eri työmuotojen asiakasrekisterit ja osanottajaluettelot, kirkkoherranviraston jäsentietojärjestelmä ja varausjärjestelmä, taloustoimiston henkilötietojärjestelmä ja taloushallinnon kirjanpito-ohjelma ja sekä hautaustoimen yhteydessä hautakirjanpito-ohjelma sisältävät henkilörekisterejä. Rekistereistä ylläpidetään ajantasaisia henkilörekisteriselosteita, jotka säilytetään kirkkoherranvirastossa yleisön saatavilla. Selosteiden ajantasaisuudesta vastaavat työmuotojen arkistovastaavat. Henkilötietolaissa ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyä ja nämä ohjeet on sisällytetty Puumalan seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelmaan. Jos henkilörekisteriin on rekisteröidyn luvalla tallennettu arkaluonteisia tietoja, ne on hävitettävä heti, kun rekisteri on käynyt tarpeettomaksi. Puumalan seurakunnassa tietojen tarpeellisuutta arvioidaan vähintään viiden vuoden välein. Yksityiselämän suojan toteuttamiseksi Puumalan seurakunnan esityslistoihin, pöytäkirjoihin, rekistereihin ja muihin asiakirjoihin ei merkitä henkilön yksityiselämää koskevia tietoja (terveys, varallisuus, elintavat, perhe-elämä yms.) tietoja, ellei se ole aivan välttämätöntä. 8. Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Asiakirjojen seulonnassa ja hävittämisessä noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa. Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman ohjeiden mukaisesti säilytysaikojen päätyttyä, kun on varmistettu, ettei niiden sisältämää tietoa enää tarvita. Puumalan seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelmasta ilmenevät asiakirjojen säilytysajat eikä erillistä hävitysluetteloa pidetä eikä hävittämisestä tehdä muitakaan merkintöjä esimerkiksi arkistonmuodostussuunnitelmaan. Poikkeuksena ovat kuitenkin tilikirjat ja tositteet, joiden hävittämisestä on aina laadittava hävitysluettelo. Talousasiakirjojen hävittämisen varmentaa talouspäällikkö nimikirjoituksellaan. Julkiset asiakirjat hävitetään paperinkeräyksen mukana. Arkaluonteisten ja salaisten asiakirjojen hävittämisessä huomioidaan tietosuoja. Puumalan seurakunnassa paperiasiakirjat kerätään suljettuun tilaan ja seurakunnan valitsema asiakirjalli-

8 7 sen tiedon hävittämiseen erikoistunut yritys hävittää asiakirjat, mikrofilmit, tietokoneiden kovalevyt ja datanauhat. Muun sähköisen aineiston hävittämisestä vastaa Puumalan seurakunnan atk-vastaava. Tietojen hävittämisessä huomioidaan myös ohjelmistojen automaattiset välitallennukset. Arkaluonteisten tai salaisten tietojen ja tiedostojen hävittämisessä huolehditaan myös saman tiedon hävittämisestä varmuuskopioilta. 9. Asiakirjojen säilyttäminen ja säilytysmuodot Puumalan seurakunnan henkilöstöhallinnon, kiinteistöhallinnon ja hautatoimen asiakirjat aktitetaan vuoden 2000 alusta lähtien. Henkilö-, kiinteistö- ja hauta-akteihin kootaan asiakirjoja myös vuotta 2000 edeltävältä ajalta. Akteihin sisältyvät asiakirjat ilmenevät arkistonmuodostus-suunnitelmasta. Paperiasiakirjat Suurin osa Puumalan seurakunnan asiakirjoista on paperisia. Asiakirjat laaditaan arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoisia välineitä käyttäen. Paperin ja välineiden arkistokelpoisuudesta huolehtii toimistosihteeri. Paperiasiakirjojen säilyvyyden takaamiseksi arkiston lämpötila pidetään 18 asteessa ja suhteellinen kosteus prosentissa. Mikrofilmit Puumalan seurakunnan kirkonkirjat on mikrokuvattu. Käyttöfilmejä säilytetään kirkkoherranvirastossa suojassa valolta, pölyltä, vedeltä ja lämpötilan vaihteluilta. Tallefilmit on toimitettu Mikkelin maakunta-arkistoon. Sähköiset asiakirjat Suomen evankelis-luterilaisissa seurakunnissa ei ole sähköistä arkistointia, eli seurakuntien sähköisessä muodossa olevaa tietoa ei toistaiseksi voi arkistoida sähköisesti. Jäsentietojärjestelmän ja hautakirjanpito-ohjelman tiedot ylläpidetään kirkkohallituksen ohjeiden mukaan toistaiseksi sähköisessä muodossa eikä arkistoa varten oteta paperitulosteita. Puumalan seurakunnan järjestelmistä otetaan varmuuskopiot Kouvolan IT-alueen keskuksessa pääsääntöisesti päivittäin.

9 Puumalan seurakunta tulostaa pysyvästi säilytettävät ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat. Sähköpostiviestien tulostamisesta vastaa jokainen työntekijä itse. Seurakunnan yhteiseen sähköpostiositteeseen saapuneet viestit tulostaa talouspäällikkö. Sähköpostiasiakirjoja käsitellään samoin kuin muitakin asiakirjoja. Sähköpostin säilytysarvon määrittää sen sisältämä tieto, jolle on annettu säilytysaika arkistonmuodostussuunnitelmassa. 10. Asiakirjojen siirtäminen päätearkistoon ja arkistolaitokseen Seurakunnan työryhmien ja vastaavien toimielinten viisi vuotta vanhempi arkistoaineisto on toimitettava Puumalan seurakunnan päätearkistoon. Lakkautettujen tai toimintansa lopettaneiden toimielinten asiakirjat on välittömästi siirrettävä seurakunnan päätearkistoon. Siirrettävistä asiakirjoista laaditaan tarvittaessa luovutusluettelo, josta ilmenevät luovutetut asiakirjat. Vanhoja kirkonkirjoja ja seurakunnan arkistoon kuuluvia muita asiakirjoja voidaan tallettaa yleisarkistoon KL 16:3 mukaan. Luovutetut asiakirjat pysyvät seurakunnan omaisuutena. Luovutuksesta tehdään kahtena kappaleena talletussopimus ja luovutusluettelo, josta ilmenee mitä asiakirjoja on talletettu. Sekä luovuttaja että vastaanottaja saavat allekirjoitetut kappaleet sopimuksesta ja luettelosta. 11. Arkistointi Puumalan seurakunnassa Asiakirjojen säilytysvälineet Puumalan seurakunnan asiakirjoja säilytetään kunkin työntekijän työpisteen käsiarkistossa, kun niitä tarvitaan vielä käytännön työssä. Tällöin säilytysvälineenä ovat esimerkiksi erilaiset kansiot, mapit tai kortistot. Seurakunnan arkistovastaavat järjestävät asiakirjat sellaiseen kuntoon, että ne voidaan siirtää päätearkistoon. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat sijoitetaan suojapaperiin eli vaippalehteen käärittynä arkistokoteloon. Samalla tarkistetaan asiakirjojen järjestys. Asiakirjoista poistetaan niiden yhteyteen kuulumaton aineisto, kuten kaksoiskappaleet, ylimääräiset kopiot sekä konseptinluonteiset työkappaleet, joiden pohjalta asiakirja on laadittu sekä muovitaskut, kuminauhat,

10 9 liittimet ja niitit. Arkistokotelot pakataan niin täyteen, etteivät asiakirjat niiden sisällä pääse taipumaan. Kirkkoherranviraston toimistosihteeri huolehtii pöytäkirjojen sidottamisesta. Kirkkoneuvoston ja kirkkovaltuuston pöytäkirjat sidotaan kirjoiksi ns. lunttusidontaa käyttäen. Sidoksen paksuus on enintään kahdeksan senttimetriä. Pöytäkirjahakemisto sidotaan pöytäkirjan yhteyteen. Pysyvästi säilytettävien karttojen ja piirustusten taittamista on vältettävä ja ne sijoitetaan päätearkistossa sijaitseviin karttalaatikoihin. Karttojen ja piirustusten arkistoinnista vastaa talouspäällikkö. Puumalan seurakunnassa valokuvat luokitellaan arkistonmuodostussuunnitelman liitteenä olevan luokituskaavan mukaan. Työmuotojen arkistovastuuhenkilöt merkitsevät valokuvien tunnistetiedot (aihe, paikka, henkilöt, aika ja kuvaajan nimi) pehmeällä lyijykynällä kuvan kääntöpuolelle tai kuvan pohjustuskartonkiin, säilytyspussiin tai taskuun. Arkistoluettelot Puumalan seurakunnan arkistonmuodostussuunnitelmassa annetaan arkistotunnus pysyvästi ja pitkään ( vuotta) säilytettäville asiakirjoille. Kirkkoherranviraston toimistosihteeri laatii arkistoluettelot päätearkistossa pysyvästi ja hyvin pitkään ( vuotta) säilytettävistä asiakirjoista. Luettelo toimii arkiston hakemistona ja sen tehtävänä on myös saada arkistokokonaisuus hallintaan. Arkistoluetteloita säilytetään päätearkistossa ja sen lisäksi ne on nähtävänä kirkkoherranvirastossa, tarvittaessa niistä annetaan kopioita. Arkistoyksiköiden nimiöinti Arkistoyksikköön (koteloon tai laatikkoon) liisteröidään nimiö, josta ilmenevät arkistonmuodostajan nimi, asiakirjasarjan nimi, vuodet sekä arkistotunnus. Arkistotunnus ilmenee arkistonmuodostussuunnitelmasta ja sen oikealla puolella oleva numero on kotelon järjestysnumero.

11 PUUMALAN SEURAKUNTA Kirkkoneuvoston pöytäkirjat :1 Nimiö kiinnitetään kotelon selkään, kun kotelon paksuus on 60 millimetriä tai enemmän. Nimiö sijoitetaan 95 millimetrin päähän kotelon alareunasta. Nimiö kiinnitetään kotelon kanteen, kun kotelon paksuus on alle 60 millimetriä. Nimiö liimataan tässä tapauksessa 15 millimetrin päähän vasemmasta reunasta ja 15 millimetrin päähän kotelon alareunasta. Kotelon selkämykseen voi tarvittaessa liimata kapean selkänimiön. Nimiön koko on 80 millimetrin tai sitä kapeimmissa koteloissa 50 x 105 millimetriä. Sen sijaan arkistolaatikoissa tai yli 80 millimetrin paksuisissa koteloissa nimiön koko on 74 x 105 millimetriä. Nimiö sijoitetaan 95 millimetrin päähän kotelon alareunasta. Sidosten nimet ilmenevät yleensä niiden selkämyksistä. Arkistotunnuksen voi merkitä lyijykynällä sidoksen sisäkanteen ja kansilehdelle. 12. Lainaus ja tietopalvelu Puumalan seurakunnan asiakirjoja ei lainata yksityishenkilöille. Asiakirjoja lainataan tuomiokapitulille, seurakunnan työntekijöille sekä erityisestä syystä kirkkoherran luvalla arkistolaitokseen ja muille viranhaltijoille virkakäyttöön. Lainausaika on yksi kuukausi. Kirkkoherranviraston toimistosihteeri ylläpitää lainaajien luetteloa. Kirkonkirjoja ei lainata kirkkoherranviraston ulkopuolelle. Kirkonkirjat annetaan tutkijoille vain mikrofilmeinä.

12 11 Yksityishenkilöt saavat tutkia Puumalan seurakunnan asiakirjoja kirkkoherranviraston tiloissa. Tutkimusluvan myöntää kirkkoherra. Lupaharkinnassa otetaan huomioon kirkkolain, väestötietolain, henkilötietolain sekä julkisuuslain määräykset. Kirkonkirjojen ja salassa pidettävän tiedon tutkimista varten Puumalan seurakunnassa on käytössä sitoumuslomake, joka tutkijan on allekirjoitettava tietoja tutkiessaan. 13. Asiakirjojen suojelu Puumalan seurakunnan asiakirjojen suojelusuunnitelma poikkeusoloja varten on arkistosäännön liitteenä. 14. Puumalan seurakunnan arkistosäännön voimaantulo Puumalan seurakunnan arkistosääntö on vahvistettu kirkkoneuvostossa Arkistosääntöä ja sen liitteenä olevaa arkistonmuodostussuunnitelmaa noudatetaan alkaen Puumalan seurakunnan asiakirjahallinnossa ja arkistoinnissa. Seurakunnan asiakirjat vuosilta arkistoidaan vuoden 1985 arkistosäännön ohjeiden mukaisesti.