Tiedonhallinnan toimintaohje

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Tiedonhallinnan toimintaohje"

Transkriptio

1 Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1

2 2 1 Yleistä Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi Arkistotoimen organisointi Arkistotoimen johtaminen Henkilöstön vastuu asiakirjoista Arkistotoimen yhteyshenkilöt Arkistotyöryhmä Arkistonmuodostus Arkistonmuodostuksen menetelmät Asiakirjojen säilytysarvon määritys ja seulonta Säilytysaikojen laskeminen Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti Sähköiset tietoaineistot Tietojärjestelmät Sähköposti Henkilörekisterit ja rekisteriselosteet Arkiston luettelointi ja järjestäminen Asiakirjojen luettelointi Vanhan arkiston järjestäminen Asiakirjojen sidonta ja korjaaminen Asiakirjojen hävittäminen ja käytöstä poistaminen Paperiaineisto Salassa pidettävän aineiston kerääminen hävitettäväksi Sähköinen tietoaineisto Tietojärjestelmät Muut tallennusvälineet Asiakirjojen siirtäminen arkistoon Paperiaineisto Ulkopuolisten luovuttama aineisto Sähköinen toimintaympäristö Asiakirjojen säilytys ja suojelu Asiakirjojen säilytystekniikka ja -välineet Paperiaineisto Sähköinen toimintaympäristö Arkistotilat Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkiston tietopalvelutehtävät Toimintaohjeen soveltaminen, ylläpito ja uusiminen LIITTEET 1 Tietosuojajätteen hävittäminen 2 SÄHKE 2 vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1

3 3 1 YLEISTÄ Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Itä-Savon sairaanhoitopiirin asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Ohje antaa yleisohjeet asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamiseen. Tarkemmalla tasolla asiakirjojen käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla. Näiden ohjeiden lisäksi noudatetaan lainsäädännöstä ja arkistolaitokselta tulevia määräyksiä sekä omia asiakirjojen käsittelyyn liittyviä ohjeita. Arkistolaki (831/1994) sisältää perusmääräykset kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta. Arkistolaitos ohjaa kuntien ja kuntayhtymien arkistonhoitoa mm. antamalla arkistotointa koskevia määräyksiä ja yleisohjeita. Arkistolain 10 :n mukaan arkistolaitoksella on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta sekä tarkastaa kuntien ja kuntayhtymien arkistotointa. 2 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT, TAVOITTEET JA ORGANISOINTI Asiakirjoihin liittyvät velvoitteet ja vaatimukset tulevat lainsäädännöstä. Näiden vaatimusten ja velvoitteiden toteutuminen on arkistotoimen vastuulla ja tehtävänä. Arkistotoimen tehtävänä on organisaation toiminnassa syntyvien asiakirjojen säilyttäminen, niiden käytettävyydestä huolehtiminen ja määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen. Arkistotoimea hoidetaan siten, että asiakirjoilla ja tiedoilla tuetaan ja edistetään organisaation päivittäistä toimintaa ja tehtäviä tehostamalla ja parantamalla asiakirjojen ja tietojen hakua, käytettävyyttä, löytymistä ja säilymistä. Yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus turvataan, samoin kuin niiden julkisuus ja salassapito lainsäädäntöön perustuen. Arkisto palvelee myös tutkimusta tiedon lähteenä. Näiden tavoitteiden saavuttaminen taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla edellyttää arkistotoimen tarpeiden ja vaatimusten huomioon ottamista asiakirja- ja tietohallinnossa sekä tietojenkäsittelyssä. 2.1 Arkistotoimen organisointi Arkistolaissa tarkoitettu arkistonmuodostaja on Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Sairaanhoitopiirin perustehtävänä on edistää alueellaan väestön terveyttä ja järjestää tarpeellinen sairaanhoito ja hoiva. Toiminnan ja tehtävien hoitamisen tuloksena syntyy sekä paperisessa että sähköisessä muodossa olevaa asiakirja-aineistoa, joka muodostaa sairaanhoitopiirin arkiston Arkistotoimen johtaminen Arkistolain 9 :n mukaan arkistotoimen järjestäminen Itä-Savon sairaanhoitopiirissä kuuluu kuntayhtymähallitukselle. Kuntayhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa sairaanhoitopiirin arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistotoimea johtavalta henkilöltä edellytetään arkistotoimen koulutusta ja riittävää käytännön työkokemusta sekä toimivaltaa tehtäviensä hoitamiseen. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä arkistotoimea johtaa arkistopäällikkö. Kuntayhtymähallitus on kokouksessaan nimennyt sairaanhoitopiirin arkistotoimea johtavaksi viranhaltijaksi arkistopäällikkö Sari Hulkkosen ja hänen sijaisekseen tietojärjestelmäsuunnittelija Sirpa Taskisen.

4 4 Sairaanhoitopiirin arkistotoimea johtava henkilö: 1. johtaa, valvoo ja kehittää sairaanhoitopiirin arkistotoimea ja asiakirjahallintoa 2. laatii sairaanhoitopiirin tiedonohjaussuunnitelman ja tiedonhallinnan toimintaohjeen sekä vastaa niihin tulevista muutoksista 3. vastaa asiakirjojen säilyttämisestä ja käytettävyydestä 4. vastaa pysyvästi ja pitkään säilytettävän asiakirja-aineiston vastaanottamisesta ja arkistoimisesta 5. määrää määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä 6. vastaa arkiston tietopalvelusta ja asiakirjojen lainaamisesta 7. ohjeistaa henkilöstöä arkistotoimeen liittyvissä kysymyksissä 8. määrää asiakirjojen säilytysmenetelmistä, -ajoista ja -tiloista 9. vastaa arkistotoimen koulutus- ja tiedotustoiminnasta 10. seuraa arkistoalan yleistä kehitystä ja lainsäädäntöä Henkilöstön vastuu asiakirjoista Jokainen työntekijä vastaa hallussaan olevien paperisten ja sähköisten asiakirjojen säilyttämisestä, käytöstä, hävittämisestä tai arkistoon siirrosta annettujen ohjeiden mukaan. Asiakirjoja on käsiteltävä ja säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. 10 vuotta ja sitä kauemmin säilytettävät, paperimuodossa olevat asiakirjat siirretään yksiköistä arkistoon. Siirrot tehdään arkiston kanssa sopien säännöllisin väliajoin. Arkistossa olevien asiakirjojen säännöllisen seulonnan ja hävittämisen hoitaa arkiston henkilökunta. Alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat säilytetään yksikössä joko työhuoneessa tai käsi- ja lähiarkistossa ja vastuu näiden asiakirjojen seulomisesta ja hävittämisestä annettujen ohjeiden mukaan on yksikön henkilöstöllä. Jokainen työntekijä huolehtii omien henkilökohtaisten muistiinpanojensa, kopioidensa yms. hävittämisestä. Pelkästään sähköisessä muodossa eri tietojärjestelmiin tai tiedostokansioihin verkkolevyille tallennettuja asiakirjoja koskevat samat säilytysaikavelvoitteet kuin paperiasiakirjojakin ja niiden säilyminen tulee varmistaa. Esimies vastaa, että työntekijä, jonka työsuhde päättyy tai joka siirtyy toisiin tehtäviin organisaation sisällä, huolehtii itse hallussaan olevien asiakirjojen järjestämisestä, hävittämisestä ja arkistoon tai seuraajalleen siirtämisestä. Tämä koskee myös sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja, jotka on tallennettu sähköpostiin, eri tietojärjestelmiin tai tiedostokansioihin verkkolevyille Arkistotoimen yhteyshenkilöt Organisaatioon luodaan arkistopäällikön johdolla arkistotoimen ja asiakirjahallinnon yhteistyöverkosto nimeämällä eri toimialueille ja tehtäviin arkistotoimen yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilö vastaa arkistopäällikön informoinnista tiedonohjaussuunnitelmaan kohdistuvista muutostarpeista ja on tarvittavana linkkinä yhteydenpidossa. Arkistopäällikkö järjestää säännöllisen yhteydenpidon yhteyshenkilöihin.

5 5 2.2 Arkistotyöryhmä Arkistopäällikön esityksestä voidaan nimetä työryhmä ennalta määriteltyä tehtävää varten. Työryhmän kokoonpano voi vaihdella käsiteltävien asioiden mukaan. 3 ARKISTONMUODOSTUS Arkistolain mukaan arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvienasiakirjojen säilytysajat ja -tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa. Itä-Savon sairaanhoitopiirin arkistonmuodostusta eli asiakirjojen liittämistä arkistoon niille kuuluvaan tehtävään ja asiakirjakokonaisuuteen ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS), joka ohjaa myös asianhallintajärjestelmää ja myöhemmässä vaiheessa Sähke -normit täyttävää tiedonohjausjärjestelmää (TOJ). Tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) laadittaessa on kartoitettu ja kuvattu organisaation tehtäviä ja niissä syntyviä tietoja ja asiakirjoja sekä niiden käsittelyä mallintamalla prosessit. Samalla on kehitetty ja uudistettu toimintaa ja toimintatapoja. Tiedonohjaussuunnitelmaa hyödynnetään myös mm. tietopalvelussa, perehdyttämisessä ja osana laadunhallintaa. Tiedonohjaussuunnitelman perustana on tehtäväluokitus, joka muodostaa rungon tiedonohjaussuunnitelmalle. Asiakirjat liitetään oikeaan tehtäväluokkaan jolloin ne saavat niille määritellyt käsittelysäännöt esim. säilytysajan. Sairaanhoitopiirin tehtäväluokitus on rakentunut sitä mukaa kuin tehtäviä on kuvattu kuntien yhteisen tehtäväluokituksen pohjalta. Tiedonohjaussuunnitelma ylläpidetään seuraamalla tehtävissä, toimintaprosesseissa tai työmenetelmissä tapahtuvaa kehitystä ja tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä tapahtuneita muutoksia. Esimerkiksi tietojärjestelmän käyttöönottoa suunniteltaessa on huomioitava vaikutukset tiedonohjaussuunnitelmaan. Asiakirjallisen tiedon hallinnalla pyritään sairaanhoitopiirin toimintaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen saatavuuden, käytettävyyden, löytymisen ja säilymisen parantamiseen sekä tarpeettoman aineiston poistamiseen. Tavoitteena on, että asiakirjat ja tiedot tukevat ja edistävät päivittäistä toimintaa ja tehtäviä tehokkaasti ja taloudellisesti. 3.1 Arkistonmuodostuksen menetelmät Asiakirjojen säilytysarvon määritys ja seulonta Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistonmuodostaja määrää muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Lakiin perustuvalla valtuutuksella ministeriöt tai keskusvirastot voivat antaa erillisiä määräyksiä, joita arkistonmuodostajan on noudatettava. Asiakirjojen säilytysajat merkitään tiedonohjaussuunnitelmaan ja vastuu asiakirjojen säilyttämisestä tarvittavan ja määrätyn ajan on arkistonmuodostajalla. Arkistonmuodostaja arvioi tietojen käyttötarpeen oman toimintansa sekä oman ja asiakkaidensa oikeusturvan kannalta. Tietojen arvonmäärityksen lähtökohtana on erottaa keskeiset, merkitykselliset tiedot vähemmän tärkeistä ja merkityksettömistä tiedoista.

6 6 Asiakirja-aineistojen seulonta edistää niiden käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Seulonta perustuu arvonmääritykselle, jonka avulla aineistojen säilytysajat määritellään Säilytysaikojen laskeminen Tiedonohjaussuunnitelmaan määritellään asiakirjallisten tietojen konkreettiset, vuosissa määritellyt säilytysajat, säilytysajan peruste sekä säilytysajan päättymisen laskentaperuste. Laskentaperusteena on esim. asiakirjan laatimispäivämäärä tai asiakirjan voimassaoloaika. Sähköisessä arkistoinnissa säilytysaika tulee asiakirjan metatiedoksi, kun asiakirja liitetään tehtäväluokkaan Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Arkistolain mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytys- eli arkistointitavat. Arkistoinnilla tarkoitetaan asiakirjojen liittämistä arkistoon ennalta laaditun tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Asiakirja arkistoidaan viimeistään siinä vaiheessa, kun asia, johon asiakirja liittyy, on käsitelty ja valmis. Sähköisellä säilyttämisellä asiakirjat saadaan nopeasti kaikkien tarvitsijoiden saataville ja helposti löydettäviksi. Kaikkea toiminnan tuloksena kertyvää tietoa ei voi säilyttää samalla tavalla saman järjestelmän mukaisesti, vaan arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee hoidettavan tehtävän ja säilytettävän tiedon sekä myöhemmän tutkimuskäytön asettamien vaatimusten mukaan. Arkistointia määräävinä tekijöinä toimivat tietoja haettaessa käytettävät hakuperusteet (mm. nimi, päivämäärä, asianumero, asiasisältö), aineistojen säilytysajat ja asiakirjojen julkisuus. Paperiaineiston arkistoinnissa asiakirjat sijoitetaan tiedonohjaussuunnitelman mukaan niille kuuluvaan tehtävään ja asiakirjakokonaisuuteen siten, että asiakirjat erotellaan niiden säilytysajan mukaan (pysyvästi ja eri määräajan säilytettävät asiakirjat erilleen). Tällöin jälkikäteisseulontaa ei tarvitse tehdä ja määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen myöhemmin on helppoa. Sähköisen aineiston arkistoinnissa asiakirjallisen tiedon asiayhteyden määräävät asiakirjaan liitetyt metatiedot. Pysyvästi säilytettävät sähköisessä muodossa olevat asiakirjalliset tiedot tulostetaan paperille, kunnes arkistonmuodostajalla on arkistolaitoksen lupa niiden sähköiseen säilytykseen Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaamisella tarkoitetaan niitä merkintöjä, joita tehdään viranomaiselle käsiteltäväksi jätetyistä tai saapuneista asiakirjoista sekä viranomaisen muille lähettämistä asiakirjoista, näiden kulusta sekä eri vaiheissa tehdyistä päätöksistä ja muista toimenpiteistä. Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti eivät ole pakollisia, mutta laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa määrää, että sähköisesti saapuneet asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- ja muista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Terveydenhuollon organisaatiossa asioita kirjataan tehtävästä riippuen eri tietojärjestelmiin. Potilaan hoito ja siihen liittyvät toimenpiteet kirjataan pääsääntöisesti potilastietojärjestelmiin. Hallinnollisten asioiden kirjaamista tehdään mm. asianhallinnan-, henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmiin.

7 7 Ulkoapäin saapuvan postin (kirje- tai kirjaamon sähköposti) kautta tai organisaation sisältä virantai toimenhaltijoilta vireille ja käsiteltäväksi tulevien asioiden kirjaaminen asianhallintajärjestelmään hoidetaan keskitetysti kirjaamossa. Kirjaamo reitittää asiat niitä käsitteleville henkilöille. Paperimuodossa oleva aineisto muutetaan sähköiseen muotoon skannaamalla ja liittämällä asianhallintajärjestelmään. Tiedonohjaussuunnitelmaan on merkitty asianhallintajärjestelmään kirjattavat aineistot. Alkuperäiset asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Kirjaamisen avulla voidaan seurata ja valvoa asioiden käsittelyvaiheita aina vireille tulosta lopputoimenpiteisiin asti. Näin pystytään parantamaan ulkoista ja sisäistä asiakaspalvelua ja helpottamaan työntekijöiden päivittäisiä tehtäviä. Kirjaamisella ja rekisteröinnillä on myös oikeudellinen merkitys. Käsittelyn oikeellisuus takaa asiakirjojen eheyden, alkuperäisyyden ja todistusvoimaisuuden. Tietojen saatavuus ja käytettävyys paranee, kun kirjatut asiakirjat ovat helpommin ja nopeammin haettavissa ja löydettävissä. Kirjaamisen ja rekisteröinnin avulla pystytään turvaamaan myös oikeusturvan ja julkisuusperiaatteen toteutuminen. Tähän päästään käyttämällä asianhallintajärjestelmää tehokkaasti paitsi kirjaukseen myös tietojen hakuun. Edellytyksenä on, että asianhallintajärjestelmään on asioita kirjattu kattavasti - mieluummin liikaa kuin liian vähän. Asian kirjaaminen asianhallintajärjestelmään ei edellytä päätöksentekoa tai kokouskäsittelyä ja viranhaltijapäätös ja sopimus liitetään aina siihen liittyvään asian käsittelyyn. Nämä esimerkiksi ovat muutoksia entiseen toimintamalliin, jossa asioita avattiin huomattavasti vähemmän. Asianhallintajärjestelmää on käytettävä varsinkin niissä hallinnollisissa asioissa, joita ei kirjata muihin järjestelmiin ja joissa tieto on oltava toiminnan kannalta helposti löydettävissä ja useamman toimijan käytettävissä. Asianhallintajärjestelmää käyttämällä vähennetään tiedon päällekkäistä tallentamista moneen eri paikkaan. Jos organisaation tehtäviin liittyvä asiakirja saapuu henkilökohtaisessa kirje- tai sähköpostissa, vastaanottajan on liitettävä se jo olemassa olevaan asiaan tai toimitettava se kirjattavaksi. Asiakirjavastuuseen kuuluu myös työntekijän poissaolojen varalta sopia menettelytavat postin ja asioiden käsittelyyn. 3.2 Sähköiset tietoaineistot Arkistolain mukaan asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan asiakirja- ja tietohallinnossa, jolloin tietojärjestelmien suunnittelu on tehtävä yhteistyössä arkistotoimesta vastaavien henkilöiden kanssa. Arkistonmuodostajan tulee huolehtia, että sähköiset aineistot säilyvät käyttökelpoisina tiedonohjaussuunnitelmassa niille vahvistetun määräajan laitteistojen tai ohjelmistojen muutoksista huolimatta Tietojärjestelmät Asiakirjallisten tietojen rekisteröinti dokumentoidaan tiedonohjaussuunnitelmaan merkitsemällä asiakirjojen kohdalle, mihin rekisteriin tai tietojärjestelmään tiedot niistä sisältyvät Sähköposti Asiakirjan virallisuus ei riipu viestintävälineestä ja asiakirjan fyysisestä muodosta. Sähköpostilla vastaanotettu ja lähetetty asiakirja on yhtä virallinen kuin paperiasiakirjakin, kun se liittyy organi-

8 8 saation tehtävien hoitamiseen. Asiakirjat kirjataan ja arkistoidaan aina tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Työntekijöiden henkilökohtaisten sähköpostien lisäksi organisaatiolla on kirjaamon sähköposti, johon tulleen sähköpostin käsittelee kirjaamon henkilökunta. Sähköpostitse saapuneen ja lähetetyn asiakirjan tunniste- ja viitetietojen säilyminen on varmistettava. Asiakirja tallennetaan tai tulostetaan paperille käsittelyä ja myöhempää arkistointia varten. Viite- ja tunnistetietojen avulla asiakirja liitetään aikaan, paikkaan ja asiaan. Tarvittavat tunnistetiedot ovat: - asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika - asiakirjan laatija, lähettäjä ja vastaanottaja - asian otsikko ja mahdollinen diaarinumero. 3.3 Henkilörekisterit ja rekisteriselosteet Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/199) mukaan organisaatiolla tulee olla ajan tasalla olevat luettelot ja kuvaukset pitämistään manuaalisista ja sähköisistä rekistereistä. Henkilötietolaissa (1999/523) henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti. Ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi niiden käsittelyn tulee olla etukäteen suunniteltua ja perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilörekisteri syntyy jo henkilöiden nimet listaamalla. Listauksen tai luettelon tallennusmuoto tai -paikka (vihko, levyke, muistitikku tai levyasema) tai henkilötunnuksen puuttuminen ei muuta sitä tosiasiaa, että siitä syntyy henkilörekisteri. Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, joka on pidettävä jokaisen saatavilla. Henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, on hävitettävä, ellei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäväksi tai rekisteriä siirretä henkilötietolain 35 :ssä tarkoitetulla tavalla arkistoon. Itä-Savon sairaanhoitopiirin toiminnassa muodostuvien henkilörekistereiden rekisteriselosteet laatii ja pitää ajan tasalla arkistopäällikkö yhdessä kunkin rekisterin vastuuhenkilön kanssa. Rekisteri- ja informointiselosteet pidetään yleisesti nähtävillä yksiköiden ilmoitustauluilla, asiakastiloissa, intranetissä ja internetissä. Yksikkö huolehtii itse oman tehtäväalueensa asiakasrekisterin rekisteriselosteen asiakkaidensa nähtäville.

9 9 4 ARKISTON LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN 4.1 Asiakirjojen luettelointi Hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen edellyttää tietoa siitä, mitä asiakirja-aineistoja viranomaisella on. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävästä asiakirja-aineistosta on laadittava vuosittain täydennettävä arkistoluettelo. Luettelosta ilmenee arkistonmuodostajan asiakirja-aineisto, josta se on arkistolain mukaan vastuussa. Muita asiakirjoihin tai niiden hallintaan liittyviä tietoja merkitään luetteloon tarpeen mukaan. Aineiston luettelointi ja kuvailu auttaa arkiston tietopalvelua ja helpottaa asiakirjojen haettavuutta ja käytettävyyttä. Arkistoluettelon sisällysluettelona toimii tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitus, jonka perusteella asiakirjojen muodostamat arkisto- ja säilytysyksiköt luokitellaan. Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjahallinta perustuu tietojärjestelmän toiminnallisuuksiin. Aineiston hallinta tapahtuu alusta alkaen rekisteröinnin ja tiedonohjaussuunnitelman tehtäväryhmittelyn avulla. 4.2 Vanhan arkiston järjestäminen Tiedonohjaussuunnitelman mukaan muodostunutta arkistoa ei enää erikseen tarvitse järjestää. Vanha, epäjärjestykseen joutunut arkisto saattaa edellyttää järjestämistä ja siihen liittyvää seulomista. Arkistoa järjestettäessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Vanhoja arkistoja järjestettäessä noudatetaan aineiston ajankohtaa koskevia ohjeita ja määräyksiä. 4.3 Asiakirjojen sidonta ja korjaaminen Pysyvästi säilytettävät asiakirjakokonaisuudet esim. pöytäkirjat, voidaan koteloimisen sijaan sitoa kirjoiksi. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat sidotaan lankasidonnalla. Liimasidontaa ei saa käyttää, koska se voi ajan myötä vahingoittaa asiakirjoja. Sairaanhoitopiiri toimittaa sidottavaksi vuosittain kuntayhtymähallituksen ja -valtuuston pöytäkirjat sekä kirjanpitoaineistosta tasekirjan. Vahingoittuneiden asiakirjojen kunnostaminen annetaan arkiston hoidettavaksi. Vahingoittuneiden asiakirjojen käsittelyssä on muistettava, ettei asiakirjoista repeytyneitä paloja irroteta tai hävitetä, eikä asiakirjojen reunoja leikata siistimistarkoituksessa tai käytetä teippejä. 5 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN JA KÄYTÖSTÄ POISTAMINEN Kaikilla asiakirjoilla on säilytysaika. Alkuperäiset asiakirjat hävitetään vuosittain sen jälkeen, kun tiedonohjaussuunnitelmassa vahvistettu säilytysaika on täyttynyt. Asiakirjoja ei saa hävittää ennen säilytysajan päättymistä eikä niitä saa tarpeettomasti säilyttää säilytysajan päätyttyä. Määräys koskee sekä paperisessa että sähköisessä muodossa olevia asiakirjallisia tietoaineistoja. Asiakirjojen väliaikaistiedostot sekä tarpeettomat, työkappaleiksi tarkoitetut asiakirjakopiot hävitetään välittömästi käyttötarpeen päätyttyä. Asiakirjojen hävittämistä ohjeistaa ja valvoo arkistopäällikkö tai henkilö, jonka vastuulle tehtävä on annettu.

10 Paperiaineisto Pysyvästi ja määräajan säilytettävät paperiasiakirjat työntekijä tai yksikkö erottelee niiden tehtävän ja säilytysajan mukaan jo arkistointivaiheessa tiedonohjaussuunnitelman pohjalta, jolloin jälkikäteisseulontaa ei tarvitse tehdä. Tämä tarkoittaa käytännössä, että samaan mappiin ei sijoiteta eri säilytysajan asiakirjoja. Työyksikön henkilökunta tai työntekijä hävittää vuosittain omat asiakirjansa säilytysaikavelvoitteen umpeuduttua. Arkiston henkilökunta hävittää arkistossa olevat asiakirjat. Seulonnassa arkistoitavien asiakirjojen joukosta hävitetään asiakirjojen ylimääräiset, turhat tai omaan käyttöön otetut tulosteet ja kopiot sekä muistiinpanot tai muut vähämerkitykselliset asiakirjat. Asiakirjoista poistetaan ylimääräiset materiaalit, kuten muovitaskut, klemmarit, kalvot ja kuminauhat. Hävittämisen yhteydessä asiakirjat lajitellaan paperinkeräykseen ja tietosuojapaperijätteeseen. Kymmenen (10) vuotta ja sitä kauemmin määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä tehdään hävitysluettelo. Hävitysluettelossa mainitaan hävittämistapa, määrä, aikaväli ja hävittämisen tekijä, joka laatii ja allekirjoittaa hävitysluettelon. Täytetty hävitysluettelo toimitetaan arkistopäällikölle. Hävitettävien asiakirjojen määrä (hyllymetreissä) tilastoidaan vuosittain ja on arkiston toiminnan mittari Salassa pidettävän aineiston kerääminen hävitettäväksi Tietosuojajätettä on kaikki salassa pidettävä, luottamuksellinen ja asiakkaiden, potilaiden tai työntekijöiden henkilötietoja sisältämä jäte. Tietosuojajätettä syntyy paperisena (tulosteet, listaukset, raportit, muistiinpanot), muovisena (esityskalvot ja muovitaskut), filmijätteenä (röntgenkuvat), sähköisinä tallenteina (disketit, cd-levyt ym.), tarroina (lääke- ja veripussit, koeputket). Tietosuojajätteen käsittelyn kaikissa vaiheissa on turvattava tietosuojan säilyminen. Paperinen tietosuojajäte kerätään työpisteissä keräilyastioihin. Osassa yksiköistä tietosuojajäte hävitetään suoraan silppuamalla. Tietosuojajäteohjeessa on tarkemmin kuvattu ja ohjeistettu erityyppisen tietosuojajätteen keräily ja käsittely. Ohje liitteenä (liite 1). Hävitettäessä suurempia kertamääriä minkä tyyppistä tietosuojajätettä tahansa yksiköiden lähiarkistoista, sovitaan järjestely erikseen arkistopäällikön kanssa. Tietosuojajätteen hävittää lopullisesti sertifioitu ulkopuolinen toimija kirjallisen sopimuksen mukaan. 5.2 Sähköinen tietoaineisto Tietojärjestelmät Sähköisessä toimintaympäristössä tietojärjestelmiltä edellytetään hävitystoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämisen järjestelmästä luotettavasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua. Hävitysesityksen laatiminen Hävitysesityksen laatija tekee tietojärjestelmään kyselyn hävittämiskriteerit täyttävistä asiakirjallisista tiedoista, joista muodostuu hävitysesitys. Hävitysesitys tallennetaan tietojärjestelmään asiakirja-

11 11 na. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä hävitysesityksen laatii tehtävään nimetty tietojärjestelmäsuunnittelija ja hävitysesitys tehdään neljä kertaa vuodessa. Hävitysesityksen käsittelystä tallentuvat kaikki käsittelyvaiheet ja metatiedot SÄHKE2-vaatimusten mukaisesti tietojärjestelmään, jossa hävitysesitys tehdään. Hävitysesityksestä tallentuvat siten sen päivämäärä, laatija, hyväksyjä, hyväksynnän päivämäärä sekä lopullisen hävittämisen suorittaja ja hävittämisen päivämäärä. SÄHKE2- hävitysesityksen tietosisältö liitteenä (liite 2). Hävitysesityksen muuttaminen Tietojärjestelmän tuottaman hävitysesityksen sisältöön ei voi tehdä muutoksia. Jos esitykseen on kuitenkin tarpeellista tehdä muutoksia, pyydetään järjestelmältä uusi hävitysesitys. Tätä ennen on tehtävä tarvittavat muutokset operatiiviseen tietojärjestelmään sisältyvien asiakirjallisten tietojen säilytysaikoihin (esim. jos joidenkin tietojen säilytysaikoja on tapauskohtaisesti pidennettävä). Vasta tämän jälkeen tietojärjestelmään voidaan tehdä uusi kysely hävittämiskriteerit täyttävistä asiakirjoista eli tuottaa uusi hävitysesitys. Hävitysesityksen hyväksyminen Kun hävitysesitys on valmis hyväksyttäväksi, lähettää esityksen laatija sen hyväksyttäväksi. Itä- Savon sairaanhoitopiirissä hyväksyjä on arkistopäällikkö. Hyväksyjä tarkastaa hävitysesityksen tietosisällön ja hyväksyy sen järjestelmässä. Hyväksymisprosessi tallentuu tietojärjestelmään hävitysesityksen yhteyteen. Hävitysesityksen laatijalla ja hyväksyjällä tulee olla käyttöoikeudet kaikkiin esitykseen sisältyviin tietoihin (ml. salassa pidettävät tiedot). Hävittäminen Hävitysesityksen hyväksynnän jälkeen esitystä ei voi enää poistaa järjestelmästä. Hävitysesityksen laatijan tulee suorittaa tietojen varsinainen hävittäminen järjestelmässä mahdollisimman pian esityksen hyväksynnän jälkeen. Jos asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin sisältyy pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, säilyttää järjestelmä pysyvästi kaikki asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin metatiedot, pysyvästi säilytettävät asiakirjat metatietoineen sekä kaikki toimenpiteet. Asiakirjan metatiedot hävitetään yhdessä asiakirjan kanssa. Hävitetyn asiakirjan metatiedot on korvattu merkinnällä: asiakirja hävitetty pp.kk.vvvv. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, joka sisältää vain määräajan säilytettäviä asiakirjoja, hävitetään koko asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, toimenpiteet ja asiakirjat metatietoineen Muut tallennusvälineet Kovalevylle, levykkeelle, muistitikulle, verkon palvelimelle yhteis- tai henkilökohtaisiin hakemistoihin tai sähköpostiin tallennettujen tietojen poistamisesta vastaa työntekijä itse tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Omillakin asiakirjoilla on säilytysaika. Vanhentuneet tai merkityksettömät tietoaineistot poistetaan heti, kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi. 6 ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN ARKISTOON Asiakirjat ja asiakirjallinen tieto siirretään arkistoon arkistointikunnossa, kun niitä ei enää tarvita jokapäiväisessä toiminnassa. Arkistossa asiakirjojen ja tietojen säilyminen on keskitettyä ja turvattua.

12 Paperiaineisto Arkistoon siirretään pysyvästi ja 10 vuotta tai sitä kauemmin säilytettävät asiakirjat tiedonohjaussuunnitelman mukaan seulottuina ja järjestettyinä. Työntekijät, joiden hallussa asiakirjat ovat niiden käyttö- ja aktiivivaiheen ajan, luovuttavat ne arkistoon tiedonohjaussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä seulottuna. Arkistoon siirtämisestä sovitaan arkistopäällikön tai hänen sijaisensa kautta. Asiakirjat laitetaan ennen arkistoon luovuttamista ja siirtämistä asianmukaisiin arkistokoteloihin tai muihin säilytysvälineisiin ja sellaiseen järjestykseen, että ne ovat helposti ja nopeasti myöhemmin löydettävissä. Arkistokoteloon tai muuhun säilytysvälineeseen merkitään tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokka, asiakirjakokonaisuuden nimi ja ajanjakso, jolta asiakirjat ovat. Arkisto vastaanottaa aineiston, tekee sille tarvittavat lisätoimenpiteet ja sijoittaa sen arkistoon sille kuuluvaan paikkaan Ulkopuolisten luovuttama aineisto Kansanterveyslaki velvoittaa terveyskeskuksen vastaanottamaan toimialueellaan toimintansa lopettaneiden lääkärin- tai hammaslääkärintointa yksityisesti harjoittaneiden tai yksityisten sairaanhoito- tai tutkimuslaitosten aineistot erillisarkistona hoidettavaksi. Nykyisin sairaanhoitopiiri hoitaa myös perusterveydenhuollon (terveyskeskuksen) arkiston ja ottaa vastaan tätä aineistoa. Tarvittaessa sairaanhoitopiiri voi sopimuksesta ottaa vastaan myös muualta aineistoa. Ulkopuolisen aineiston vastaanottamisesta on aina ensin sovittava arkistopäällikön kanssa. Aineisto on oltava arkistokunnossa ja luetteloitu. Aineistosta on oltava luovutusluettelo, jossa on yksilöitävä kenen aineisto on ollut, miltä ajalta se on ja mitä se sisältää. Aineiston luovuttaja ja vastaanottaja allekirjoittavat luovutusluettelon, joka toimitetaan arkistopäällikölle. 6.2 Sähköinen toimintaympäristö Sähköinen arkisto on ajankohtainen kun asiakirjat ja tiedot alkavat olla vain sähköisessä muodossa. Sähköisessä arkistossa tiedot ovat koottuna yhdessä paikassa ja niitä voi selata fyysisesti useasta eri paikasta käsin. Tiedot ovat myös aina luokiteltu ja nopeasti haettavissa. Sähköisessä arkistossa asiakirjat säilytetään tietyissä tiedostomuodoissa mm. XML, TIFF tai PDF. Tarvittaessa sähköiseen arkistoon siirrettävät asiakirjat muunnetaan tarvittavaan muotoon. Sähköisessä arkistossa voi olla asiakirjojen lisäksi myös muuta sähköisessä muodossa olevaa tietoa. Sähköistä arkistoa ohjaa sähköinen tiedonohjaussuunnitelma, joka hyödyntää metatietoja. Sähköisessä arkistossa aineiston käsittely on automaattista. Arkistojärjestelmä konvertoi vanhentuneet tiedostot uudempaan formaattiin käytettävyyden takaamiseksi. Tiedostot voidaan siirtää sähköiseen arkistoon heti niiden valmistuttua tai voidaan tehdä isoja siirtoja, joissa esim. lakkautuneen potilastietokannan kaikki tiedot siirretään sähköiseen arkistoon kertasiirtona. Asiakirjallisen aineiston pysyvään säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa tarvitaan arkistolaitoksen lupa. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat tulostetaan toistaiseksi paperille ja siirretään arkistoon paperimuodossa olevan aineiston tavoin. Arkisto tulostaa keskitetysti pysyvästi säilytettävät potilasasiakirjat erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmästä. Muut pysyvästi säilytettävät sähköiset asiakirjat tulostetaan paperille tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

13 13 Sairaanhoitopiirissä on aloitettu sähköisen arkiston käyttöönottoa. Käytössä on arkisto, johon on siirretty lakkautuneen potilasjärjestelmän tietokannan arkistomuoto ja testattu sähköistä allekirjoitusta. Arkiston käyttö ei kuitenkaan ole vielä määrätietoista ja kokonaisvaltaista eikä lopullista valintaa sähköisen arkiston toimittajasta ole tehty. Sähköisen arkiston käyttöönotto on sairaanhoitopiirissä kuitenkin ajankohtaista, sillä yhä suurempi määrä asiakirjoista ja tiedoista on jo nyt pelkästään sähköisessä muodossa. Myös kansalliseen sähköiseen terveydenhuollon arkistoon, earkistoon liittyminen lähestyy ja tulee muuttamaan organisaation toimintamalleja. 7 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU Arkistolain mukaan asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää. Arkistolaitos on antanut ohjeen asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa (62/40/2003). Ohjeen tarkoituksena on turvata organisaation toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömien sekä tutkimuksellisista, oikeudellisista tai taloudellisista syistä suojeltavien asiakirjojen ja tietojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. Ohjeessa asiakirjoilla tarkoitetaan kaikkia paperi- ja sähköisessä muodossa olevia asiakirjallisia tietoaineistoja. Arkistolain mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Hankinnoista vastaavien henkilöiden tulee ottaa huomioon sekä materiaalien että laitteiden arkistokelpoisuusvaatimukset jo niiden hankintavaiheessa. Arkistopäällikkö huolehtii asiakirjojen arkistokelpoisuudesta annettujen ohjeiden noudattamisesta. 7.1 Asiakirjojen säilytystekniikka ja -välineet Arkistolaitos antaa vuosittain luettelon niistä materiaaleista ja menetelmistä, joiden on todettu soveltuvan pysyvästi säilytettävän asiakirjan valmistamiseen. Luettelo arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä löytyy arkistolaitoksen sivuilta Paperiaineisto Paperimuodossa oleva, pysyvästi säilytettävä asiakirja laaditaan arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoista kirjoitusvälinettä tai arkistointikelpoista tulostus- tai kopiointimenetelmää käyttäen. Näin menetellään myös määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta. Pysyvästi tai pitkään (10 vuotta tai kauemmin) säilytettävät asiakirjat sijoitetaan ennen arkistoon siirtämistä tilaa säästäviin ja kulumiselta suojaaviin arkistokoteloihin tai säilytysvälineisiin. Arkistokotelot on pakattava riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Ohuet asiakirjaniput voidaan nitoa arkistokelpoisilla niiteillä. Irtoliittimiä, klemmareita, kumilenkkejä ja muovitaskuja ei saa jättää pysyvästi ja pitkään säilytettäviin asiakirjoihin. Työhuoneissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa helppokäyttöisissä säilytysvälineissä. Kartat ja piirustukset säilytetään laatikostoissa tai rullissa Sähköinen toimintaympäristö

14 14 Asiakirjallisen aineiston pysyvään säilyttämiseen sähköisessä muodossa tarvitaan arkistolaitoksen lupa. Arkistointikelpoiset tiedostomuodot esitetään arkistolaitoksen määräyksessä Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa (KA 1486/2005) sekä Sähke-määrityksissä. Määräaikaisesti säilytettävä sähköinen tietoaineisto on Itä-Savon sairaanhoitopiirissä operatiivisissa järjestelmissä (esimerkiksi potilastietojärjestelmät) ja verkkolevyillä. Tiedon säilyminen niissä on turvattu säännöllisillä varmistuksilla, versioinneilla ja riittävillä tietoliikenneyhteyksillä. Tarkemmin tietojen säilymisen ja käytettävyyden suojaaminen on kuvattu sairaanhoitopiirin tietoturvapolitiikassa ja -suunnitelmassa. Tietoturvapolitiikka on kaikkien luettavissa, tietoturvasuunnitelma on tarkoitettu vain tietoturvan toteuttajille. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, muistitikut, cd-levyt eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen. 7.2 Arkistotilat Arkistotilojen rakentamisessa sekä peruskorjaus- ja muutostöissä noudatetaan arkistolain perusteella arkistolaitoksen antamaa määräystä ja ohjeita arkistotiloista (KA 1386/40/2007). Arkisto- tai asiakirjamateriaalin säilytystiloihin kohdistuvissa rakennus- ja muutostöissä otetaan yhteyttä arkistopäällikköön jo suunnitteluvaiheessa. Arkistotilat ovat vain asiakirjojen säilyttämiseen tarkoitettuja tiloja, joita ei saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana ja arkistotiloihin ulkopuolisilta on pääsy kielletty. Sairaanhoitopiirissä tämä ei toteudu ja vain osa sairaanhoitopiirin arkistotiloista on kulunvalvonnan piirissä. Arkistotilat on siivottava säännöllisesti ja pidettävä siistinä. Sairaanhoitopiirissä arkistotilojen puhtaanapito on määritelty arkistotilojen siivoussuunnitelmassa. Muissa asiakirja-aineistoa säilytettävissä tiloissa tulee tietoturvasta ja -suojasta huolehtia muulla tavoin. 7.3 Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkistotoimen tehtävänä on suunnitella asiakirjojensa suojaamistarve ja toimenpiteet niiden suojaamiseksi kriisitilanteissa ja poikkeusoloissa. Toimenpiteet ovat jatkoa päivittäisessä työssä noudatettavalle tietoturvallisuuden periaatteelle, jonka mukaan tietojen ja järjestelmien tulee olla asianmukaisesti suojattu sekä normaali- että poikkeusoloissa. Poikkeusolojen varalta organisaation toiminnassa tarvittava aineisto jaetaan käyttötarve- ja turvallisuusnäkökohdat huomioiden kolmeen suojeluluokkaan: 1) toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2) tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3) muut asiakirjat. Sairaanhoitopiirin toiminnassa paperisten asiakirjojen suojaaminen turvataan siten, että pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään vuosittain niiden aktiivikäytön loputtua arkistotiloihin. Tärkeät tietojärjestelmät suojellaan kokonaisuutena järjestelmän toiminnallisuudet mukaan lukien valtiovarainministeriön antamien turvallisuussuositusten (VAHTI) mukaan.

15 15 Suojelu- ja tietoturvaluokitus sisältyy tiedonohjaussuunnitelmaan. Mahdollista erillistä asiakirjojen suojelusuunnitelmaa laadittaessa on otettava huomioon muut organisaation tietoturvallisuus-, pelastus- ja valmiussuunnitelmat. 8 ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT Arkistolain mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Arkiston tulee palvella myös tutkimusta tiedon lähteenä. Asiakirjojen julkisuudesta on säädetty julkisuuslaissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei laissa toisin määrätä. Kaikki sellaiset asiakirjat, jotka ovat julkisia, tulee hyvään tiedonhallintatapaan perustuen olla asianmukaisesti kaikkien saatavilla ja käytettävissä. Jos halutaan pitää tieto salassa, on salassapidosta oltava säädös olemassa. Asiakirjan salassapitotarve on arvioitava jo asiakirjan laatimisen yhteydessä. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö rajataan ja suojataan käyttöoikeuksilla. Aineistoa käsiteltäessä on määriteltävä, kuka saa käyttää aineistoa ja mitä vaatimuksia asetetaan sen vastaanotolle, luovutukselle sekä käytölle esim. kopioimiselle, tulostamiselle sekä siirrolle ja säilytykselle. Arkiston käyttö tapahtuu vain arkiston valvonnassa. Arkistossa olevien asiakirjojen lainaamisesta, tietojen antamisesta ja palauttamisesta huolehtii arkiston henkilökunta lakia ja ohjeita noudattaen. Arkiston henkilökunta tekee asiakirjojen lainaamisesta lainausmerkinnät. Lainaaja vastaa asiakirjoista siihen saakka, kunnes ne on palautettu arkistoon. Muualla kuin arkistossa olevien tietojen antamisesta tai luovuttamisesta päättää se viran- tai toimenhaltija, jonka hallussa asiakirja on tai joka on kyseisen henkilörekisterin vastuuhenkilö. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä ei peritä maksuja arkiston antamasta tietopalvelusta. 9 TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN Tiedonhallinnan toimintaohjetta ja tiedonohjaussuunnitelmaa noudatetaan takautuvasti (Sosterin perustaminen) alkaen muodostuneeseen arkistoaineistoon. Ennen syntyneisiin asiakirjoihin noudatetaan soveltuvin osin lakkautettujen perusterveydenhuollon kuntayhtymien ohjeita ja ennen laadittuja erikoissairaanhoidon ja sosiaalihuollon arkistotoimen ohjeita. Tiedonhallinnan toimintaohjeen hyväksyy Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymähallitus. Tiedonohjaussuunnitelman runkona oleva tehtäväluokitus on hyväksytty kuntayhtymähallituksessa (Kyh ). Tiedonhallinnan toimintaohjeen, tehtäväluokituksen ja tiedonohjaussuunnitelman soveltamisesta, ylläpitämisestä ja muuttamisesta vastaa ja muutokset hyväksyy arkistopäällikkö.

16 2. TIETOSUOJAJÄTE Jätteen kuvaus Tietosuojajätettä on kaikki salassapidettävä, luottamuksellinen ja asiakkaiden/potilaiden tai työntekijöiden henkilötietoja sisältämä jäte. Tietosuojajätteen käsittelyn kaikissa vaiheissa on turvattava tietosuojan säilyminen. Tietosuojajäte kerätään keräilyastioihin mahdollisimman pian ja keräilyastiat sijoitetaan valvottuihin tai suojattuihin tiloihin. Tietosuojajätettä syntyy mm. paperisena; tulosteet, listaukset, raportit, muistiinpanot muovisena; esityskalvot ja muovitaskut filmijätteenä; röntgenkuvat sähköisinä tallenteina; disketit, cd-levyt ym. tarroina; lääke- ja veripussit, koeputket 2.1 Tietosuojapaperi Keräys Tietosuojapaperi kerätään yksikössä päivän/viikon ajan esim. erilliseen lokerikkoon. Pöydänaluspahvilaatikoita ei enää käytetä. Papereita ei rypistetä eikä taiteta. Paperin joukkoon ei laiteta sinne kuulumatonta materiaalia esim. muovitaskuja tai kalvoja. Paperit viedään mieluiten päivittäin lähimpään lukittuun keräysastiaan. Jos yksikössä on oma silppuri, tietosuojapaperit silputaan heti käytön jälkeen. Silppu toimitetaan paperinkeräysastiaan. Kuljetus ja käsittely Tietosuojapaperin keräilyastiat tyhjennetään säännöllisin väliajoin tai tarvittaessa. Tietosuojajäte varastoidaan kiinteistöllä tarkoitusta varten varattuun tilaan lukollisiin astioihin, jotka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. Astian täyttymisestä ilmoitetaan sairaalassa neuvonnan vahtimestarille ja muissa toimipisteessä paikalliselle Sosterin huoltomiehelle, joka tilaa astian tyhjennyksen. 2.2 Muovijäte Keräys Muovijäte, jossa on potilastietoja, kerätään yksikössä pahvilaatikkoon tai kirjekuoreen (määrästä riippuen). Laatikkoon tai kirjekuoreen merkitään muovijäte. Kuljetus ja käsittely Muovijätelaatikon täytyttyä toimipisteessä, se annetaan kuljetuspalvelulle (Sosterin autonkuljettaja tai kuljetusliike Mustapää) keskitettyyn keräyspisteeseen toimitettavaksi. Sairaalassa huoltohenkilöstö hakee pyydettäessä laatikon. Keräyspisteessä muovijäte varastoidaan suljettuun astiaan, jonka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. Pienet määrät muovijätettä voidaan lähettää suljetussa kirjekuoressa sisäisessä postissa keskussairaalan potilasarkistoon. Kirjekuoreen laitetaan merkintä muovijäte.

17 2.3 Filmijäte Keräys Filmijäte kerätään yksikössä merkinnällä filmijäte varustettuun pahvilaatikkoon. Kuljetus ja käsittely Filmijätelaatikon täytyttyä toimipisteessä, se annetaan kuljetuspalvelulle (Sosterin autonkuljettaja tai kuljetusliike Mustapää) keskitettyyn keräyspisteeseen toimitettavaksi. Sairaalassa huoltohenkilöstö hakee pyydettäessä laatikon. Keräyspisteessä filmijäte varastoidaan lukolliseen astiaan, jonka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. 2.4 Disketit ja cd-levyt Keräys Hävitettävät disketit ja cd-levyt lähetetään sitä mukaa suljetussa kirjekuoressa sisäisessä postissa keskussairaalan potilasarkistoon. Kirjekuoreen laitetaan merkintä hävitettävä jäte.

18 Kuljetus ja käsittely Diskettien ja cd-levyjen keräyksen hoitaa keskitetysti keskussairaalan potilasarkisto, joka toimittaa jätteen laitetoimittajalle (Fujitsu). 2.4 Hävitettävät tietokoneet ja niiden komponentit Keräys Hävitettävät tietokoneet ja niiden komponentit kerää laitetoimittaja (Fujitsu). Kuljetus ja käsittely Fujitsu huolehtii koneiden ja komponenttien jatkokäsittelystä. Hävitettäessä suurempia kertamääriä minkä tyyppistä tietosuojajätettä tahansa yksiköiden lähiarkistoista, sovitaan järjestely erikseen arkistopäällikön kanssa.

19 (9) AL 9815/ /2008 SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys AL 9815/ /2008 Ohje AL 9815/ /2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin sisältyvien määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämisestä. Määräys/ohje täydentää voimaan tullutta arkistolaitoksen SÄHKE2-määräystä Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Säännös, johon toimivalta määräyksen antamiseen perustuu Kohderyhmä Voimassaoloaika Arkistolaki (831/1994) 16 Määräys arkistolain (831/1994) 1 :n 1 momentin 1 kohdan tarkoittamille arkistonmuodostajille. Ohje arkistolain (831/1994) 1 :n 1 momentin kohtien 2-6 tarkoittamille arkistonmuodostajille

20 (9) AL 9815/ /2008 Sisällysluettelo 1. Johdanto Käytetyt termit Hävittämisprosessi...4 Hävitysesityksen laatiminen...4 Hävitysesityksen hyväksyminen...5 Muutosten tekeminen hävitysesitykseen...5 Hävittäminen asianhallinta-/asiankäsittely- tai dokumentinhallintajärjestelmissä ja muissa operatiivisissa tietojärjestelmissä Hävitysesitykseen ohjautuvat metatiedot...6

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3. Pro-Wellness-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä ProWellness-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)

Peltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää) Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3.

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Työterveyshuolto 18.3. Työterveyshuolto 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Pegasos-potilastietojärjestelmä/ SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka tietokanta, työterveyshuolto 2 Rekisterinpitäjä SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Luonnos eams-rakenteeksi

Luonnos eams-rakenteeksi JHS-XXX: eams-rakenne ja xml-skeema Luonnos eams-rakenteeksi 19.4.2013 Tässä dokumentissa kuvataan keskeiset linjaukset tulevan JHS-suosituksen määrittämäksi eamsrakenteeksi. Dokumentti ei ole JHS-suositusluonnos,

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5

SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka REKISTERISELOSTE Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta Sivu 1/5 Pegasos-potilastietojärjestelmä -tietokanta 18.3.2015 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi 2 Rekisterinpitäjä Pegasos-potilastietojärjestelmä/SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos Saarikka -tietokanta SoTe kuntayhtymä/perusturvaliikelaitos

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ FINLANDIA-TALO Oy REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä 19.11.2012 SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo

Lisätiedot

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste

Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Tampere 25.5.2010 Terveydenhuollon atk-päivät Maritta Korhonen Hankepäällikkö Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri 3.6.2010 1 Metatieto, määritelmä Metatieto

Lisätiedot

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 Malli henkilötietojen käsittelyn/henkilörekisterin

Lisätiedot

TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA

TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA TIETOTURVALLISUUDEN UUDET ULOTTOVUUDET TOIMITILOISSA TOIMITILAPÄIVÄ 21.3.2013 Johtava asiantuntija Fyysinen turvallisuus ja varautuminen Marko Kalliokoski Verohallinto 020 612 5192 etunimi.sukunimi@vero.fi

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1

Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1 Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin 12.12.2011 A-P Ollila 1 Taustaa Tiedon merkitys yhteiskunnassa ja viranomaisten toiminnassa korostuu kaiken aikaa. Viranomaisten

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri

Palvelutarpeen arvioinnin rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelut: perhepalvelujen johtaja

Lisätiedot

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste

Aikuissosiaalityön rekisteriseloste Aikuissosiaalityön rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN

REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN 27. 28.5.2002 Liite 5. REKISTERÖIDYN TIEDONSAANTIOIKEUDET HENKILÖTIETOLAIN MUKAAN YLEINEN TIEDONSAANTIOIKEUS : REKISTERISELOSTE HENKILÖKOHTAINEN TIEDONSAANTIOIKEUS: - Rekisteröityjen informointi henkilötietojensa

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta

Biopankkien toimintojen yhdistäminen. Lakiperusta Biopankkien toimintojen yhdistäminen Lakiperusta Biopankkilain (688/2012, jatkossa myös BPL ) 10 mahdollistaa biopankkien toimintojen yhdistämisen. Toimintojen hoitamisesta tai yhdistämisestä on sovittava

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 8. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Valmistelu: Marjaana Kivelä, Pirkko Rautaniemi, Jari Väisänen, Marjo Nykänen, Susanna Voutila, Riitta Leviäkangas, Kati Hoffren ja Kimmo Hoikka Lähtökohtana tiedostojen

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI

TALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.7.2014 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, 01901 Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) HELSINGIN KAUPUNGIN N VARAUS- JA ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄN REKISTERISELOSTE 1 REKISTERIN NIMI Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

Maarit Pirttijärvi Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Lapin toimintayksikkö

Maarit Pirttijärvi Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Lapin toimintayksikkö Verkkokonsulttipäivä 28.11.2011 Maarit Pirttijärvi j Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Lapin toimintayksikkö www.sosiaalijaterveyspalvelut.fi Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen käyttäjät

Lisätiedot

Lastenvalvojan rekisteriseloste

Lastenvalvojan rekisteriseloste Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Lisätiedot

Valvottujen tapaamisten rekisteri

Valvottujen tapaamisten rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vs. perhepalvelujen johtaja Anna Cantell-Forsbom

Lisätiedot

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen

Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen. Kuntien tietohallinnon järjestäminen Informaatio- ja tietoteknologiaoikeuden professori Tomi Voutilainen Kuntien tietohallinnon järjestäminen 26.2.2015 Kuntien tietohallinnon oikeudellinen asemointi 2 Lähtökohta Tietohallintolaki 3 1 k: Tietohallinnolla

Lisätiedot

Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä

Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Asiakirjataksa Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Hallitus 14.6.2016 87 1. Johdanto Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki)

Lisätiedot

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija

Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0. Kuntamarkkinat Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Kuntamarkkinat 14.9.2016 Tuula Seppo, erityisasiantuntija Kuntasektorin asianhallinnan viitearkkitehtuuri 1.0 Hallinnon toimintatapojen digitalisointi

Lisätiedot

OPPILASREKISTERISELOSTE

OPPILASREKISTERISELOSTE OPPILASREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 mukainen REKISTERISELOSTE ja lain 24 :n mukainen INFORMOINTI Laatimispvm: 2.1.2017 1. Rekisterinpitäjä Nimi Siikalatvan kunnan koulutuslautakunta /

Lisätiedot

Laitoshuollon rekisteri

Laitoshuollon rekisteri Tietosuojaseloste 1/6 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Vanhus- ja vammaispalvelujen johtaja

Lisätiedot

ASIAA TIETOSUOJASTA 4/ HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA

ASIAA TIETOSUOJASTA 4/ HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA Terveydenhuollon 28. atk-päivät, 27. - 28.5.2002 Ajankohtaista tietosuojasta / Liite 2 ASIAA TIETOSUOJASTA 4/1999 7.6.1999 HENKILÖTIETOLAKI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OHJAAJANA Tietosuojavaltuutetun tehtävänä

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Lapsen elatuksen rekisteri

Lapsen elatuksen rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Tietosuojaseloste, looginen rekisteri

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Tietosuojaseloste, looginen rekisteri RAkenteellisen KEhittämisen Tukena TIetohallinto Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto: Tietosuojaseloste, looginen rekisteri Korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteinen tietohallintohanke,

Lisätiedot

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun

Lisätiedot

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta

JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JHS 176 Asiakirjahallinnan vaatimukset tietojärjestelmille - sähköisen asiakirjatiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen Liite 2. Pakolliset vaatimukset Versio: Palautekierrosversio 12.5.2015 Julkaistu:

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

Suostumusten hallinta kansallisessa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa

Suostumusten hallinta kansallisessa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa Suostumusten hallinta kansallisessa tietojärjestelmäarkkitehtuurissa 30.5.2007 Maritta Korhonen 24.03.2013 1 Taustaa Sosiaali- ja terveydenhuollossa hyödynnettävälle tietoteknologialle asettaa erityisvaatimuksia

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 JA 24. 1. Rekisterin nimi Kokkolan perheneuvolan asiakas- ja potilasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 JA 24. 1. Rekisterin nimi Kokkolan perheneuvolan asiakas- ja potilasrekisteri TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 JA 24 Laatimispvm: 25.1.2012 1. Rekisterin nimi Kokkolan perheneuvolan asiakas- ja potilasrekisteri 2.Rekisterinpitäjä Kokkolan kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi

Lisätiedot

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli KJY:n Asianhallintaverkosto 20.2.2008 Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Toinen linja 14, 00530 Helsinki Puh. (09) 771 2033 www.kjy.fi 2 KOULUTUKSEN

Lisätiedot

Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio. julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto

Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio. julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto Kunnan järjestämisvastuu, tietohallinto ja digitalisaatio julkisoikeuden professori, IT-oikeuden dosentti Tomi Voutilainen Itä-Suomen yliopisto Tomi.Voutilainen@uef.fi 25.11.2015 1 Lähtökohta Tietohallintolaki

Lisätiedot

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus

Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta. Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL Järvenpää p. keskus 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki Hallintokatu 2, PL 41 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Lasten

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) LIIKUNTAVIRASTO Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä HELSINGIN KAUPUNKI REKISTERISELOSTE 1 (5) HELSINGIN KAUPUNGIN N VARAUS- JA ILMOITTAUTUMISJÄRJESTELMÄN REKISTERISELOSTE 1 REKISTERIN NIMI Helsingin kaupungin liikuntaviraston varaus- ja ilmoittautumisjärjestelmä

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän Keskussairaalantie 7 15850 LAHTI puh. 03 819 111

Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän Keskussairaalantie 7 15850 LAHTI puh. 03 819 111 19.2.2009 Henkilötietolain (523/1999) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 1 REKISTERIN NIMI Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa

Lisätiedot

Laatimispvm: 13.6.2014. Sosiaali- ja terveystoimi PL 43, 67101 KOKKOLA 06-828 9111 (vaihde) www.kokkola.fi

Laatimispvm: 13.6.2014. Sosiaali- ja terveystoimi PL 43, 67101 KOKKOLA 06-828 9111 (vaihde) www.kokkola.fi TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 JA 24 Laatimispvm: 13.6.2014 Rekisterin nimi Rekisterinpitäjä Kokkolan terveyskeskuksen päihdetyön rekisteri Kokkolan kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi PL

Lisätiedot

Järvenpään kaupunki/ lasten ja nuorten palvelualue. Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797

Järvenpään kaupunki/ lasten ja nuorten palvelualue. Hallintokatu 2, PL 41, 04401 Järvenpää p. keskus 09 21 797 1 / 7 Tietosuojaseloste 1/6 - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 3.1.2014 1. Rekisterinpitäjä Järvenpään lasten ja nuorten lautakunta Järvenpään kaupunki/

Lisätiedot

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus VALTIOVARAINMINISTERIÖ Hallinnon kehittämisosasto 17.2.2000 VM 7/01/2000 Ministeriöille sekä niiden alaisille virastoille ja laitoksille Julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999)

Lisätiedot

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice)

Yleisten alueiden luparekisteri (Trimble Locus, elupa-järjestelmä, eservice) REKISTERISELOSTE 1(5) SISÄLTÖ TRIMBLE LOCUS ELUPAJÄRJESTELMÄ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN

Lisätiedot

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Katutapahtumajärjestelmä (Winkki-järjestelmä) REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT REKISTERISELOSTE 1(5) SISÄLTÖ WINKKI-JÄRJESTELMÄ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 5 REKISTERIN PITÄMISEN

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN KESKUSSAIRAALAN PÄIVYSTYSPOLIKLINIKKA

KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN KESKUSSAIRAALAN PÄIVYSTYSPOLIKLINIKKA Jorma Teittinen / ppl 2.7.2008 1 (7) KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN KESKUSSAIRAALAN PÄIVYSTYSPOLIKLINIKKA REKISTERISELOSTE Potilasasiakirjarekisteri: Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntien puhelinneuvonnan

Lisätiedot

ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste

ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen

Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa Hallintojohtaja Matti Lahtinen Julkisuus ja tietosuoja oppilashuollon asioissa 29.4.2011 Hallintojohtaja Matti Lahtinen 1 Julkisuutta ja tietosuojaa koskevia säädöksiä perusopetuksessa Perustuslaki (731/1999) 10 : Jokaisen yksityiselämä,

Lisätiedot

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi Sähköinen pitkäaikaisarkistointi 29.5.2006 Arkistolaki Asiakirjojen tulee palvella tiedon lähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa. Asiakirjojen säilytystarpeen ja todistusvoimaisuuden asettamat vaatimukset

Lisätiedot

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. Ilmari Hyvönen

Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto. Ilmari Hyvönen Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto Ilmari Hyvönen 8.4.2014 Aiheita Tietovarannon käyttöönotto ja ohjaus Tietovaranto tiedonvälityspalveluna Yhteentoimivuuden edistäminen tietovarannon avulla

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 27.1.2009 Tarkastettu 22.6.2016 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 5.1.2016 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Lisätiedot

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ

MÄNTSÄLÄN KUNTA Mustijoen perusturva Laadittu 27.10.2015. sosiaalipalvelupäällikkö Arja Tolttila Heikinkuja 4 04600 MÄNTSÄLÄ TIETOSUOJASELOSTE - yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja - Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1. Rekisterinpitäjä Mäntsälän kunta, Heikinkuja 4 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Lisätiedot