Tiedonhallinnan toimintaohje

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Tiedonhallinnan toimintaohje"

Transkriptio

1 Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1

2 2 1 Yleistä Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi Arkistotoimen organisointi Arkistotoimen johtaminen Henkilöstön vastuu asiakirjoista Arkistotoimen yhteyshenkilöt Arkistotyöryhmä Arkistonmuodostus Arkistonmuodostuksen menetelmät Asiakirjojen säilytysarvon määritys ja seulonta Säilytysaikojen laskeminen Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti Sähköiset tietoaineistot Tietojärjestelmät Sähköposti Henkilörekisterit ja rekisteriselosteet Arkiston luettelointi ja järjestäminen Asiakirjojen luettelointi Vanhan arkiston järjestäminen Asiakirjojen sidonta ja korjaaminen Asiakirjojen hävittäminen ja käytöstä poistaminen Paperiaineisto Salassa pidettävän aineiston kerääminen hävitettäväksi Sähköinen tietoaineisto Tietojärjestelmät Muut tallennusvälineet Asiakirjojen siirtäminen arkistoon Paperiaineisto Ulkopuolisten luovuttama aineisto Sähköinen toimintaympäristö Asiakirjojen säilytys ja suojelu Asiakirjojen säilytystekniikka ja -välineet Paperiaineisto Sähköinen toimintaympäristö Arkistotilat Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkiston tietopalvelutehtävät Toimintaohjeen soveltaminen, ylläpito ja uusiminen LIITTEET 1 Tietosuojajätteen hävittäminen 2 SÄHKE 2 vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1

3 3 1 YLEISTÄ Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Itä-Savon sairaanhoitopiirin asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Ohje antaa yleisohjeet asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoitamiseen. Tarkemmalla tasolla asiakirjojen käsittelyä ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla. Näiden ohjeiden lisäksi noudatetaan lainsäädännöstä ja arkistolaitokselta tulevia määräyksiä sekä omia asiakirjojen käsittelyyn liittyviä ohjeita. Arkistolaki (831/1994) sisältää perusmääräykset kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta. Arkistolaitos ohjaa kuntien ja kuntayhtymien arkistonhoitoa mm. antamalla arkistotointa koskevia määräyksiä ja yleisohjeita. Arkistolain 10 :n mukaan arkistolaitoksella on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tietoja arkistonmuodostajien arkistotoimesta sekä tarkastaa kuntien ja kuntayhtymien arkistotointa. 2 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TEHTÄVÄT, TAVOITTEET JA ORGANISOINTI Asiakirjoihin liittyvät velvoitteet ja vaatimukset tulevat lainsäädännöstä. Näiden vaatimusten ja velvoitteiden toteutuminen on arkistotoimen vastuulla ja tehtävänä. Arkistotoimen tehtävänä on organisaation toiminnassa syntyvien asiakirjojen säilyttäminen, niiden käytettävyydestä huolehtiminen ja määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen. Arkistotoimea hoidetaan siten, että asiakirjoilla ja tiedoilla tuetaan ja edistetään organisaation päivittäistä toimintaa ja tehtäviä tehostamalla ja parantamalla asiakirjojen ja tietojen hakua, käytettävyyttä, löytymistä ja säilymistä. Yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus turvataan, samoin kuin niiden julkisuus ja salassapito lainsäädäntöön perustuen. Arkisto palvelee myös tutkimusta tiedon lähteenä. Näiden tavoitteiden saavuttaminen taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla edellyttää arkistotoimen tarpeiden ja vaatimusten huomioon ottamista asiakirja- ja tietohallinnossa sekä tietojenkäsittelyssä. 2.1 Arkistotoimen organisointi Arkistolaissa tarkoitettu arkistonmuodostaja on Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. Sairaanhoitopiirin perustehtävänä on edistää alueellaan väestön terveyttä ja järjestää tarpeellinen sairaanhoito ja hoiva. Toiminnan ja tehtävien hoitamisen tuloksena syntyy sekä paperisessa että sähköisessä muodossa olevaa asiakirja-aineistoa, joka muodostaa sairaanhoitopiirin arkiston Arkistotoimen johtaminen Arkistolain 9 :n mukaan arkistotoimen järjestäminen Itä-Savon sairaanhoitopiirissä kuuluu kuntayhtymähallitukselle. Kuntayhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa sairaanhoitopiirin arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Arkistotoimea johtavalta henkilöltä edellytetään arkistotoimen koulutusta ja riittävää käytännön työkokemusta sekä toimivaltaa tehtäviensä hoitamiseen. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä arkistotoimea johtaa arkistopäällikkö. Kuntayhtymähallitus on kokouksessaan nimennyt sairaanhoitopiirin arkistotoimea johtavaksi viranhaltijaksi arkistopäällikkö Sari Hulkkosen ja hänen sijaisekseen tietojärjestelmäsuunnittelija Sirpa Taskisen.

4 4 Sairaanhoitopiirin arkistotoimea johtava henkilö: 1. johtaa, valvoo ja kehittää sairaanhoitopiirin arkistotoimea ja asiakirjahallintoa 2. laatii sairaanhoitopiirin tiedonohjaussuunnitelman ja tiedonhallinnan toimintaohjeen sekä vastaa niihin tulevista muutoksista 3. vastaa asiakirjojen säilyttämisestä ja käytettävyydestä 4. vastaa pysyvästi ja pitkään säilytettävän asiakirja-aineiston vastaanottamisesta ja arkistoimisesta 5. määrää määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä 6. vastaa arkiston tietopalvelusta ja asiakirjojen lainaamisesta 7. ohjeistaa henkilöstöä arkistotoimeen liittyvissä kysymyksissä 8. määrää asiakirjojen säilytysmenetelmistä, -ajoista ja -tiloista 9. vastaa arkistotoimen koulutus- ja tiedotustoiminnasta 10. seuraa arkistoalan yleistä kehitystä ja lainsäädäntöä Henkilöstön vastuu asiakirjoista Jokainen työntekijä vastaa hallussaan olevien paperisten ja sähköisten asiakirjojen säilyttämisestä, käytöstä, hävittämisestä tai arkistoon siirrosta annettujen ohjeiden mukaan. Asiakirjoja on käsiteltävä ja säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. 10 vuotta ja sitä kauemmin säilytettävät, paperimuodossa olevat asiakirjat siirretään yksiköistä arkistoon. Siirrot tehdään arkiston kanssa sopien säännöllisin väliajoin. Arkistossa olevien asiakirjojen säännöllisen seulonnan ja hävittämisen hoitaa arkiston henkilökunta. Alle 10 vuotta säilytettävät asiakirjat säilytetään yksikössä joko työhuoneessa tai käsi- ja lähiarkistossa ja vastuu näiden asiakirjojen seulomisesta ja hävittämisestä annettujen ohjeiden mukaan on yksikön henkilöstöllä. Jokainen työntekijä huolehtii omien henkilökohtaisten muistiinpanojensa, kopioidensa yms. hävittämisestä. Pelkästään sähköisessä muodossa eri tietojärjestelmiin tai tiedostokansioihin verkkolevyille tallennettuja asiakirjoja koskevat samat säilytysaikavelvoitteet kuin paperiasiakirjojakin ja niiden säilyminen tulee varmistaa. Esimies vastaa, että työntekijä, jonka työsuhde päättyy tai joka siirtyy toisiin tehtäviin organisaation sisällä, huolehtii itse hallussaan olevien asiakirjojen järjestämisestä, hävittämisestä ja arkistoon tai seuraajalleen siirtämisestä. Tämä koskee myös sähköisessä muodossa olevia asiakirjoja, jotka on tallennettu sähköpostiin, eri tietojärjestelmiin tai tiedostokansioihin verkkolevyille Arkistotoimen yhteyshenkilöt Organisaatioon luodaan arkistopäällikön johdolla arkistotoimen ja asiakirjahallinnon yhteistyöverkosto nimeämällä eri toimialueille ja tehtäviin arkistotoimen yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilö vastaa arkistopäällikön informoinnista tiedonohjaussuunnitelmaan kohdistuvista muutostarpeista ja on tarvittavana linkkinä yhteydenpidossa. Arkistopäällikkö järjestää säännöllisen yhteydenpidon yhteyshenkilöihin.

5 5 2.2 Arkistotyöryhmä Arkistopäällikön esityksestä voidaan nimetä työryhmä ennalta määriteltyä tehtävää varten. Työryhmän kokoonpano voi vaihdella käsiteltävien asioiden mukaan. 3 ARKISTONMUODOSTUS Arkistolain mukaan arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvienasiakirjojen säilytysajat ja -tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa. Itä-Savon sairaanhoitopiirin arkistonmuodostusta eli asiakirjojen liittämistä arkistoon niille kuuluvaan tehtävään ja asiakirjakokonaisuuteen ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS), joka ohjaa myös asianhallintajärjestelmää ja myöhemmässä vaiheessa Sähke -normit täyttävää tiedonohjausjärjestelmää (TOJ). Tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS) laadittaessa on kartoitettu ja kuvattu organisaation tehtäviä ja niissä syntyviä tietoja ja asiakirjoja sekä niiden käsittelyä mallintamalla prosessit. Samalla on kehitetty ja uudistettu toimintaa ja toimintatapoja. Tiedonohjaussuunnitelmaa hyödynnetään myös mm. tietopalvelussa, perehdyttämisessä ja osana laadunhallintaa. Tiedonohjaussuunnitelman perustana on tehtäväluokitus, joka muodostaa rungon tiedonohjaussuunnitelmalle. Asiakirjat liitetään oikeaan tehtäväluokkaan jolloin ne saavat niille määritellyt käsittelysäännöt esim. säilytysajan. Sairaanhoitopiirin tehtäväluokitus on rakentunut sitä mukaa kuin tehtäviä on kuvattu kuntien yhteisen tehtäväluokituksen pohjalta. Tiedonohjaussuunnitelma ylläpidetään seuraamalla tehtävissä, toimintaprosesseissa tai työmenetelmissä tapahtuvaa kehitystä ja tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä tapahtuneita muutoksia. Esimerkiksi tietojärjestelmän käyttöönottoa suunniteltaessa on huomioitava vaikutukset tiedonohjaussuunnitelmaan. Asiakirjallisen tiedon hallinnalla pyritään sairaanhoitopiirin toimintaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen saatavuuden, käytettävyyden, löytymisen ja säilymisen parantamiseen sekä tarpeettoman aineiston poistamiseen. Tavoitteena on, että asiakirjat ja tiedot tukevat ja edistävät päivittäistä toimintaa ja tehtäviä tehokkaasti ja taloudellisesti. 3.1 Arkistonmuodostuksen menetelmät Asiakirjojen säilytysarvon määritys ja seulonta Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistonmuodostaja määrää muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysajoista ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Lakiin perustuvalla valtuutuksella ministeriöt tai keskusvirastot voivat antaa erillisiä määräyksiä, joita arkistonmuodostajan on noudatettava. Asiakirjojen säilytysajat merkitään tiedonohjaussuunnitelmaan ja vastuu asiakirjojen säilyttämisestä tarvittavan ja määrätyn ajan on arkistonmuodostajalla. Arkistonmuodostaja arvioi tietojen käyttötarpeen oman toimintansa sekä oman ja asiakkaidensa oikeusturvan kannalta. Tietojen arvonmäärityksen lähtökohtana on erottaa keskeiset, merkitykselliset tiedot vähemmän tärkeistä ja merkityksettömistä tiedoista.

6 6 Asiakirja-aineistojen seulonta edistää niiden käytettävyyttä ja vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Seulonta perustuu arvonmääritykselle, jonka avulla aineistojen säilytysajat määritellään Säilytysaikojen laskeminen Tiedonohjaussuunnitelmaan määritellään asiakirjallisten tietojen konkreettiset, vuosissa määritellyt säilytysajat, säilytysajan peruste sekä säilytysajan päättymisen laskentaperuste. Laskentaperusteena on esim. asiakirjan laatimispäivämäärä tai asiakirjan voimassaoloaika. Sähköisessä arkistoinnissa säilytysaika tulee asiakirjan metatiedoksi, kun asiakirja liitetään tehtäväluokkaan Asiakirjojen säilytystavat ja arkistointi Arkistolain mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytys- eli arkistointitavat. Arkistoinnilla tarkoitetaan asiakirjojen liittämistä arkistoon ennalta laaditun tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Asiakirja arkistoidaan viimeistään siinä vaiheessa, kun asia, johon asiakirja liittyy, on käsitelty ja valmis. Sähköisellä säilyttämisellä asiakirjat saadaan nopeasti kaikkien tarvitsijoiden saataville ja helposti löydettäviksi. Kaikkea toiminnan tuloksena kertyvää tietoa ei voi säilyttää samalla tavalla saman järjestelmän mukaisesti, vaan arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee hoidettavan tehtävän ja säilytettävän tiedon sekä myöhemmän tutkimuskäytön asettamien vaatimusten mukaan. Arkistointia määräävinä tekijöinä toimivat tietoja haettaessa käytettävät hakuperusteet (mm. nimi, päivämäärä, asianumero, asiasisältö), aineistojen säilytysajat ja asiakirjojen julkisuus. Paperiaineiston arkistoinnissa asiakirjat sijoitetaan tiedonohjaussuunnitelman mukaan niille kuuluvaan tehtävään ja asiakirjakokonaisuuteen siten, että asiakirjat erotellaan niiden säilytysajan mukaan (pysyvästi ja eri määräajan säilytettävät asiakirjat erilleen). Tällöin jälkikäteisseulontaa ei tarvitse tehdä ja määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen myöhemmin on helppoa. Sähköisen aineiston arkistoinnissa asiakirjallisen tiedon asiayhteyden määräävät asiakirjaan liitetyt metatiedot. Pysyvästi säilytettävät sähköisessä muodossa olevat asiakirjalliset tiedot tulostetaan paperille, kunnes arkistonmuodostajalla on arkistolaitoksen lupa niiden sähköiseen säilytykseen Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaamisella tarkoitetaan niitä merkintöjä, joita tehdään viranomaiselle käsiteltäväksi jätetyistä tai saapuneista asiakirjoista sekä viranomaisen muille lähettämistä asiakirjoista, näiden kulusta sekä eri vaiheissa tehdyistä päätöksistä ja muista toimenpiteistä. Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti eivät ole pakollisia, mutta laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa määrää, että sähköisesti saapuneet asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- ja muista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Terveydenhuollon organisaatiossa asioita kirjataan tehtävästä riippuen eri tietojärjestelmiin. Potilaan hoito ja siihen liittyvät toimenpiteet kirjataan pääsääntöisesti potilastietojärjestelmiin. Hallinnollisten asioiden kirjaamista tehdään mm. asianhallinnan-, henkilöstö- ja taloushallinnon järjestelmiin.

7 7 Ulkoapäin saapuvan postin (kirje- tai kirjaamon sähköposti) kautta tai organisaation sisältä virantai toimenhaltijoilta vireille ja käsiteltäväksi tulevien asioiden kirjaaminen asianhallintajärjestelmään hoidetaan keskitetysti kirjaamossa. Kirjaamo reitittää asiat niitä käsitteleville henkilöille. Paperimuodossa oleva aineisto muutetaan sähköiseen muotoon skannaamalla ja liittämällä asianhallintajärjestelmään. Tiedonohjaussuunnitelmaan on merkitty asianhallintajärjestelmään kirjattavat aineistot. Alkuperäiset asiakirjat säilytetään kirjaamossa. Kirjaamisen avulla voidaan seurata ja valvoa asioiden käsittelyvaiheita aina vireille tulosta lopputoimenpiteisiin asti. Näin pystytään parantamaan ulkoista ja sisäistä asiakaspalvelua ja helpottamaan työntekijöiden päivittäisiä tehtäviä. Kirjaamisella ja rekisteröinnillä on myös oikeudellinen merkitys. Käsittelyn oikeellisuus takaa asiakirjojen eheyden, alkuperäisyyden ja todistusvoimaisuuden. Tietojen saatavuus ja käytettävyys paranee, kun kirjatut asiakirjat ovat helpommin ja nopeammin haettavissa ja löydettävissä. Kirjaamisen ja rekisteröinnin avulla pystytään turvaamaan myös oikeusturvan ja julkisuusperiaatteen toteutuminen. Tähän päästään käyttämällä asianhallintajärjestelmää tehokkaasti paitsi kirjaukseen myös tietojen hakuun. Edellytyksenä on, että asianhallintajärjestelmään on asioita kirjattu kattavasti - mieluummin liikaa kuin liian vähän. Asian kirjaaminen asianhallintajärjestelmään ei edellytä päätöksentekoa tai kokouskäsittelyä ja viranhaltijapäätös ja sopimus liitetään aina siihen liittyvään asian käsittelyyn. Nämä esimerkiksi ovat muutoksia entiseen toimintamalliin, jossa asioita avattiin huomattavasti vähemmän. Asianhallintajärjestelmää on käytettävä varsinkin niissä hallinnollisissa asioissa, joita ei kirjata muihin järjestelmiin ja joissa tieto on oltava toiminnan kannalta helposti löydettävissä ja useamman toimijan käytettävissä. Asianhallintajärjestelmää käyttämällä vähennetään tiedon päällekkäistä tallentamista moneen eri paikkaan. Jos organisaation tehtäviin liittyvä asiakirja saapuu henkilökohtaisessa kirje- tai sähköpostissa, vastaanottajan on liitettävä se jo olemassa olevaan asiaan tai toimitettava se kirjattavaksi. Asiakirjavastuuseen kuuluu myös työntekijän poissaolojen varalta sopia menettelytavat postin ja asioiden käsittelyyn. 3.2 Sähköiset tietoaineistot Arkistolain mukaan asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan asiakirja- ja tietohallinnossa, jolloin tietojärjestelmien suunnittelu on tehtävä yhteistyössä arkistotoimesta vastaavien henkilöiden kanssa. Arkistonmuodostajan tulee huolehtia, että sähköiset aineistot säilyvät käyttökelpoisina tiedonohjaussuunnitelmassa niille vahvistetun määräajan laitteistojen tai ohjelmistojen muutoksista huolimatta Tietojärjestelmät Asiakirjallisten tietojen rekisteröinti dokumentoidaan tiedonohjaussuunnitelmaan merkitsemällä asiakirjojen kohdalle, mihin rekisteriin tai tietojärjestelmään tiedot niistä sisältyvät Sähköposti Asiakirjan virallisuus ei riipu viestintävälineestä ja asiakirjan fyysisestä muodosta. Sähköpostilla vastaanotettu ja lähetetty asiakirja on yhtä virallinen kuin paperiasiakirjakin, kun se liittyy organi-

8 8 saation tehtävien hoitamiseen. Asiakirjat kirjataan ja arkistoidaan aina tiedonohjaussuunnitelman mukaan. Työntekijöiden henkilökohtaisten sähköpostien lisäksi organisaatiolla on kirjaamon sähköposti, johon tulleen sähköpostin käsittelee kirjaamon henkilökunta. Sähköpostitse saapuneen ja lähetetyn asiakirjan tunniste- ja viitetietojen säilyminen on varmistettava. Asiakirja tallennetaan tai tulostetaan paperille käsittelyä ja myöhempää arkistointia varten. Viite- ja tunnistetietojen avulla asiakirja liitetään aikaan, paikkaan ja asiaan. Tarvittavat tunnistetiedot ovat: - asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika - asiakirjan laatija, lähettäjä ja vastaanottaja - asian otsikko ja mahdollinen diaarinumero. 3.3 Henkilörekisterit ja rekisteriselosteet Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/199) mukaan organisaatiolla tulee olla ajan tasalla olevat luettelot ja kuvaukset pitämistään manuaalisista ja sähköisistä rekistereistä. Henkilötietolaissa (1999/523) henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla tai joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti. Ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi niiden käsittelyn tulee olla etukäteen suunniteltua ja perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilörekisteri syntyy jo henkilöiden nimet listaamalla. Listauksen tai luettelon tallennusmuoto tai -paikka (vihko, levyke, muistitikku tai levyasema) tai henkilötunnuksen puuttuminen ei muuta sitä tosiasiaa, että siitä syntyy henkilörekisteri. Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, joka on pidettävä jokaisen saatavilla. Henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, on hävitettävä, ellei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäväksi tai rekisteriä siirretä henkilötietolain 35 :ssä tarkoitetulla tavalla arkistoon. Itä-Savon sairaanhoitopiirin toiminnassa muodostuvien henkilörekistereiden rekisteriselosteet laatii ja pitää ajan tasalla arkistopäällikkö yhdessä kunkin rekisterin vastuuhenkilön kanssa. Rekisteri- ja informointiselosteet pidetään yleisesti nähtävillä yksiköiden ilmoitustauluilla, asiakastiloissa, intranetissä ja internetissä. Yksikkö huolehtii itse oman tehtäväalueensa asiakasrekisterin rekisteriselosteen asiakkaidensa nähtäville.

9 9 4 ARKISTON LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN 4.1 Asiakirjojen luettelointi Hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen edellyttää tietoa siitä, mitä asiakirja-aineistoja viranomaisella on. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävästä asiakirja-aineistosta on laadittava vuosittain täydennettävä arkistoluettelo. Luettelosta ilmenee arkistonmuodostajan asiakirja-aineisto, josta se on arkistolain mukaan vastuussa. Muita asiakirjoihin tai niiden hallintaan liittyviä tietoja merkitään luetteloon tarpeen mukaan. Aineiston luettelointi ja kuvailu auttaa arkiston tietopalvelua ja helpottaa asiakirjojen haettavuutta ja käytettävyyttä. Arkistoluettelon sisällysluettelona toimii tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokitus, jonka perusteella asiakirjojen muodostamat arkisto- ja säilytysyksiköt luokitellaan. Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjahallinta perustuu tietojärjestelmän toiminnallisuuksiin. Aineiston hallinta tapahtuu alusta alkaen rekisteröinnin ja tiedonohjaussuunnitelman tehtäväryhmittelyn avulla. 4.2 Vanhan arkiston järjestäminen Tiedonohjaussuunnitelman mukaan muodostunutta arkistoa ei enää erikseen tarvitse järjestää. Vanha, epäjärjestykseen joutunut arkisto saattaa edellyttää järjestämistä ja siihen liittyvää seulomista. Arkistoa järjestettäessä yleisenä periaatteena on, että arkistointivaiheessa muotoutunut järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Vanhoja arkistoja järjestettäessä noudatetaan aineiston ajankohtaa koskevia ohjeita ja määräyksiä. 4.3 Asiakirjojen sidonta ja korjaaminen Pysyvästi säilytettävät asiakirjakokonaisuudet esim. pöytäkirjat, voidaan koteloimisen sijaan sitoa kirjoiksi. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat sidotaan lankasidonnalla. Liimasidontaa ei saa käyttää, koska se voi ajan myötä vahingoittaa asiakirjoja. Sairaanhoitopiiri toimittaa sidottavaksi vuosittain kuntayhtymähallituksen ja -valtuuston pöytäkirjat sekä kirjanpitoaineistosta tasekirjan. Vahingoittuneiden asiakirjojen kunnostaminen annetaan arkiston hoidettavaksi. Vahingoittuneiden asiakirjojen käsittelyssä on muistettava, ettei asiakirjoista repeytyneitä paloja irroteta tai hävitetä, eikä asiakirjojen reunoja leikata siistimistarkoituksessa tai käytetä teippejä. 5 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN JA KÄYTÖSTÄ POISTAMINEN Kaikilla asiakirjoilla on säilytysaika. Alkuperäiset asiakirjat hävitetään vuosittain sen jälkeen, kun tiedonohjaussuunnitelmassa vahvistettu säilytysaika on täyttynyt. Asiakirjoja ei saa hävittää ennen säilytysajan päättymistä eikä niitä saa tarpeettomasti säilyttää säilytysajan päätyttyä. Määräys koskee sekä paperisessa että sähköisessä muodossa olevia asiakirjallisia tietoaineistoja. Asiakirjojen väliaikaistiedostot sekä tarpeettomat, työkappaleiksi tarkoitetut asiakirjakopiot hävitetään välittömästi käyttötarpeen päätyttyä. Asiakirjojen hävittämistä ohjeistaa ja valvoo arkistopäällikkö tai henkilö, jonka vastuulle tehtävä on annettu.

10 Paperiaineisto Pysyvästi ja määräajan säilytettävät paperiasiakirjat työntekijä tai yksikkö erottelee niiden tehtävän ja säilytysajan mukaan jo arkistointivaiheessa tiedonohjaussuunnitelman pohjalta, jolloin jälkikäteisseulontaa ei tarvitse tehdä. Tämä tarkoittaa käytännössä, että samaan mappiin ei sijoiteta eri säilytysajan asiakirjoja. Työyksikön henkilökunta tai työntekijä hävittää vuosittain omat asiakirjansa säilytysaikavelvoitteen umpeuduttua. Arkiston henkilökunta hävittää arkistossa olevat asiakirjat. Seulonnassa arkistoitavien asiakirjojen joukosta hävitetään asiakirjojen ylimääräiset, turhat tai omaan käyttöön otetut tulosteet ja kopiot sekä muistiinpanot tai muut vähämerkitykselliset asiakirjat. Asiakirjoista poistetaan ylimääräiset materiaalit, kuten muovitaskut, klemmarit, kalvot ja kuminauhat. Hävittämisen yhteydessä asiakirjat lajitellaan paperinkeräykseen ja tietosuojapaperijätteeseen. Kymmenen (10) vuotta ja sitä kauemmin määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä tehdään hävitysluettelo. Hävitysluettelossa mainitaan hävittämistapa, määrä, aikaväli ja hävittämisen tekijä, joka laatii ja allekirjoittaa hävitysluettelon. Täytetty hävitysluettelo toimitetaan arkistopäällikölle. Hävitettävien asiakirjojen määrä (hyllymetreissä) tilastoidaan vuosittain ja on arkiston toiminnan mittari Salassa pidettävän aineiston kerääminen hävitettäväksi Tietosuojajätettä on kaikki salassa pidettävä, luottamuksellinen ja asiakkaiden, potilaiden tai työntekijöiden henkilötietoja sisältämä jäte. Tietosuojajätettä syntyy paperisena (tulosteet, listaukset, raportit, muistiinpanot), muovisena (esityskalvot ja muovitaskut), filmijätteenä (röntgenkuvat), sähköisinä tallenteina (disketit, cd-levyt ym.), tarroina (lääke- ja veripussit, koeputket). Tietosuojajätteen käsittelyn kaikissa vaiheissa on turvattava tietosuojan säilyminen. Paperinen tietosuojajäte kerätään työpisteissä keräilyastioihin. Osassa yksiköistä tietosuojajäte hävitetään suoraan silppuamalla. Tietosuojajäteohjeessa on tarkemmin kuvattu ja ohjeistettu erityyppisen tietosuojajätteen keräily ja käsittely. Ohje liitteenä (liite 1). Hävitettäessä suurempia kertamääriä minkä tyyppistä tietosuojajätettä tahansa yksiköiden lähiarkistoista, sovitaan järjestely erikseen arkistopäällikön kanssa. Tietosuojajätteen hävittää lopullisesti sertifioitu ulkopuolinen toimija kirjallisen sopimuksen mukaan. 5.2 Sähköinen tietoaineisto Tietojärjestelmät Sähköisessä toimintaympäristössä tietojärjestelmiltä edellytetään hävitystoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämisen järjestelmästä luotettavasti niiden säilytysaikojen umpeuduttua. Hävitysesityksen laatiminen Hävitysesityksen laatija tekee tietojärjestelmään kyselyn hävittämiskriteerit täyttävistä asiakirjallisista tiedoista, joista muodostuu hävitysesitys. Hävitysesitys tallennetaan tietojärjestelmään asiakirja-

11 11 na. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä hävitysesityksen laatii tehtävään nimetty tietojärjestelmäsuunnittelija ja hävitysesitys tehdään neljä kertaa vuodessa. Hävitysesityksen käsittelystä tallentuvat kaikki käsittelyvaiheet ja metatiedot SÄHKE2-vaatimusten mukaisesti tietojärjestelmään, jossa hävitysesitys tehdään. Hävitysesityksestä tallentuvat siten sen päivämäärä, laatija, hyväksyjä, hyväksynnän päivämäärä sekä lopullisen hävittämisen suorittaja ja hävittämisen päivämäärä. SÄHKE2- hävitysesityksen tietosisältö liitteenä (liite 2). Hävitysesityksen muuttaminen Tietojärjestelmän tuottaman hävitysesityksen sisältöön ei voi tehdä muutoksia. Jos esitykseen on kuitenkin tarpeellista tehdä muutoksia, pyydetään järjestelmältä uusi hävitysesitys. Tätä ennen on tehtävä tarvittavat muutokset operatiiviseen tietojärjestelmään sisältyvien asiakirjallisten tietojen säilytysaikoihin (esim. jos joidenkin tietojen säilytysaikoja on tapauskohtaisesti pidennettävä). Vasta tämän jälkeen tietojärjestelmään voidaan tehdä uusi kysely hävittämiskriteerit täyttävistä asiakirjoista eli tuottaa uusi hävitysesitys. Hävitysesityksen hyväksyminen Kun hävitysesitys on valmis hyväksyttäväksi, lähettää esityksen laatija sen hyväksyttäväksi. Itä- Savon sairaanhoitopiirissä hyväksyjä on arkistopäällikkö. Hyväksyjä tarkastaa hävitysesityksen tietosisällön ja hyväksyy sen järjestelmässä. Hyväksymisprosessi tallentuu tietojärjestelmään hävitysesityksen yhteyteen. Hävitysesityksen laatijalla ja hyväksyjällä tulee olla käyttöoikeudet kaikkiin esitykseen sisältyviin tietoihin (ml. salassa pidettävät tiedot). Hävittäminen Hävitysesityksen hyväksynnän jälkeen esitystä ei voi enää poistaa järjestelmästä. Hävitysesityksen laatijan tulee suorittaa tietojen varsinainen hävittäminen järjestelmässä mahdollisimman pian esityksen hyväksynnän jälkeen. Jos asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessiin sisältyy pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja, säilyttää järjestelmä pysyvästi kaikki asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessin metatiedot, pysyvästi säilytettävät asiakirjat metatietoineen sekä kaikki toimenpiteet. Asiakirjan metatiedot hävitetään yhdessä asiakirjan kanssa. Hävitetyn asiakirjan metatiedot on korvattu merkinnällä: asiakirja hävitetty pp.kk.vvvv. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, joka sisältää vain määräajan säilytettäviä asiakirjoja, hävitetään koko asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, toimenpiteet ja asiakirjat metatietoineen Muut tallennusvälineet Kovalevylle, levykkeelle, muistitikulle, verkon palvelimelle yhteis- tai henkilökohtaisiin hakemistoihin tai sähköpostiin tallennettujen tietojen poistamisesta vastaa työntekijä itse tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Omillakin asiakirjoilla on säilytysaika. Vanhentuneet tai merkityksettömät tietoaineistot poistetaan heti, kun ne ovat käyneet tarpeettomiksi. 6 ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN ARKISTOON Asiakirjat ja asiakirjallinen tieto siirretään arkistoon arkistointikunnossa, kun niitä ei enää tarvita jokapäiväisessä toiminnassa. Arkistossa asiakirjojen ja tietojen säilyminen on keskitettyä ja turvattua.

12 Paperiaineisto Arkistoon siirretään pysyvästi ja 10 vuotta tai sitä kauemmin säilytettävät asiakirjat tiedonohjaussuunnitelman mukaan seulottuina ja järjestettyinä. Työntekijät, joiden hallussa asiakirjat ovat niiden käyttö- ja aktiivivaiheen ajan, luovuttavat ne arkistoon tiedonohjaussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä seulottuna. Arkistoon siirtämisestä sovitaan arkistopäällikön tai hänen sijaisensa kautta. Asiakirjat laitetaan ennen arkistoon luovuttamista ja siirtämistä asianmukaisiin arkistokoteloihin tai muihin säilytysvälineisiin ja sellaiseen järjestykseen, että ne ovat helposti ja nopeasti myöhemmin löydettävissä. Arkistokoteloon tai muuhun säilytysvälineeseen merkitään tiedonohjaussuunnitelman tehtäväluokka, asiakirjakokonaisuuden nimi ja ajanjakso, jolta asiakirjat ovat. Arkisto vastaanottaa aineiston, tekee sille tarvittavat lisätoimenpiteet ja sijoittaa sen arkistoon sille kuuluvaan paikkaan Ulkopuolisten luovuttama aineisto Kansanterveyslaki velvoittaa terveyskeskuksen vastaanottamaan toimialueellaan toimintansa lopettaneiden lääkärin- tai hammaslääkärintointa yksityisesti harjoittaneiden tai yksityisten sairaanhoito- tai tutkimuslaitosten aineistot erillisarkistona hoidettavaksi. Nykyisin sairaanhoitopiiri hoitaa myös perusterveydenhuollon (terveyskeskuksen) arkiston ja ottaa vastaan tätä aineistoa. Tarvittaessa sairaanhoitopiiri voi sopimuksesta ottaa vastaan myös muualta aineistoa. Ulkopuolisen aineiston vastaanottamisesta on aina ensin sovittava arkistopäällikön kanssa. Aineisto on oltava arkistokunnossa ja luetteloitu. Aineistosta on oltava luovutusluettelo, jossa on yksilöitävä kenen aineisto on ollut, miltä ajalta se on ja mitä se sisältää. Aineiston luovuttaja ja vastaanottaja allekirjoittavat luovutusluettelon, joka toimitetaan arkistopäällikölle. 6.2 Sähköinen toimintaympäristö Sähköinen arkisto on ajankohtainen kun asiakirjat ja tiedot alkavat olla vain sähköisessä muodossa. Sähköisessä arkistossa tiedot ovat koottuna yhdessä paikassa ja niitä voi selata fyysisesti useasta eri paikasta käsin. Tiedot ovat myös aina luokiteltu ja nopeasti haettavissa. Sähköisessä arkistossa asiakirjat säilytetään tietyissä tiedostomuodoissa mm. XML, TIFF tai PDF. Tarvittaessa sähköiseen arkistoon siirrettävät asiakirjat muunnetaan tarvittavaan muotoon. Sähköisessä arkistossa voi olla asiakirjojen lisäksi myös muuta sähköisessä muodossa olevaa tietoa. Sähköistä arkistoa ohjaa sähköinen tiedonohjaussuunnitelma, joka hyödyntää metatietoja. Sähköisessä arkistossa aineiston käsittely on automaattista. Arkistojärjestelmä konvertoi vanhentuneet tiedostot uudempaan formaattiin käytettävyyden takaamiseksi. Tiedostot voidaan siirtää sähköiseen arkistoon heti niiden valmistuttua tai voidaan tehdä isoja siirtoja, joissa esim. lakkautuneen potilastietokannan kaikki tiedot siirretään sähköiseen arkistoon kertasiirtona. Asiakirjallisen aineiston pysyvään säilyttämiseen yksinomaan sähköisessä muodossa tarvitaan arkistolaitoksen lupa. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat tulostetaan toistaiseksi paperille ja siirretään arkistoon paperimuodossa olevan aineiston tavoin. Arkisto tulostaa keskitetysti pysyvästi säilytettävät potilasasiakirjat erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmästä. Muut pysyvästi säilytettävät sähköiset asiakirjat tulostetaan paperille tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

13 13 Sairaanhoitopiirissä on aloitettu sähköisen arkiston käyttöönottoa. Käytössä on arkisto, johon on siirretty lakkautuneen potilasjärjestelmän tietokannan arkistomuoto ja testattu sähköistä allekirjoitusta. Arkiston käyttö ei kuitenkaan ole vielä määrätietoista ja kokonaisvaltaista eikä lopullista valintaa sähköisen arkiston toimittajasta ole tehty. Sähköisen arkiston käyttöönotto on sairaanhoitopiirissä kuitenkin ajankohtaista, sillä yhä suurempi määrä asiakirjoista ja tiedoista on jo nyt pelkästään sähköisessä muodossa. Myös kansalliseen sähköiseen terveydenhuollon arkistoon, earkistoon liittyminen lähestyy ja tulee muuttamaan organisaation toimintamalleja. 7 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU Arkistolain mukaan asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos määrää. Arkistolaitos on antanut ohjeen asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa (62/40/2003). Ohjeen tarkoituksena on turvata organisaation toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömien sekä tutkimuksellisista, oikeudellisista tai taloudellisista syistä suojeltavien asiakirjojen ja tietojen säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa. Ohjeessa asiakirjoilla tarkoitetaan kaikkia paperi- ja sähköisessä muodossa olevia asiakirjallisia tietoaineistoja. Arkistolain mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Hankinnoista vastaavien henkilöiden tulee ottaa huomioon sekä materiaalien että laitteiden arkistokelpoisuusvaatimukset jo niiden hankintavaiheessa. Arkistopäällikkö huolehtii asiakirjojen arkistokelpoisuudesta annettujen ohjeiden noudattamisesta. 7.1 Asiakirjojen säilytystekniikka ja -välineet Arkistolaitos antaa vuosittain luettelon niistä materiaaleista ja menetelmistä, joiden on todettu soveltuvan pysyvästi säilytettävän asiakirjan valmistamiseen. Luettelo arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä löytyy arkistolaitoksen sivuilta Paperiaineisto Paperimuodossa oleva, pysyvästi säilytettävä asiakirja laaditaan arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoista kirjoitusvälinettä tai arkistointikelpoista tulostus- tai kopiointimenetelmää käyttäen. Näin menetellään myös määräajan säilytettävien asiakirjojen osalta. Pysyvästi tai pitkään (10 vuotta tai kauemmin) säilytettävät asiakirjat sijoitetaan ennen arkistoon siirtämistä tilaa säästäviin ja kulumiselta suojaaviin arkistokoteloihin tai säilytysvälineisiin. Arkistokotelot on pakattava riittävän täyteen hukkatilan ja asiakirjojen taipumisen välttämiseksi. Ohuet asiakirjaniput voidaan nitoa arkistokelpoisilla niiteillä. Irtoliittimiä, klemmareita, kumilenkkejä ja muovitaskuja ei saa jättää pysyvästi ja pitkään säilytettäviin asiakirjoihin. Työhuoneissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa helppokäyttöisissä säilytysvälineissä. Kartat ja piirustukset säilytetään laatikostoissa tai rullissa Sähköinen toimintaympäristö

14 14 Asiakirjallisen aineiston pysyvään säilyttämiseen sähköisessä muodossa tarvitaan arkistolaitoksen lupa. Arkistointikelpoiset tiedostomuodot esitetään arkistolaitoksen määräyksessä Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa (KA 1486/2005) sekä Sähke-määrityksissä. Määräaikaisesti säilytettävä sähköinen tietoaineisto on Itä-Savon sairaanhoitopiirissä operatiivisissa järjestelmissä (esimerkiksi potilastietojärjestelmät) ja verkkolevyillä. Tiedon säilyminen niissä on turvattu säännöllisillä varmistuksilla, versioinneilla ja riittävillä tietoliikenneyhteyksillä. Tarkemmin tietojen säilymisen ja käytettävyyden suojaaminen on kuvattu sairaanhoitopiirin tietoturvapolitiikassa ja -suunnitelmassa. Tietoturvapolitiikka on kaikkien luettavissa, tietoturvasuunnitelma on tarkoitettu vain tietoturvan toteuttajille. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, muistitikut, cd-levyt eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen. 7.2 Arkistotilat Arkistotilojen rakentamisessa sekä peruskorjaus- ja muutostöissä noudatetaan arkistolain perusteella arkistolaitoksen antamaa määräystä ja ohjeita arkistotiloista (KA 1386/40/2007). Arkisto- tai asiakirjamateriaalin säilytystiloihin kohdistuvissa rakennus- ja muutostöissä otetaan yhteyttä arkistopäällikköön jo suunnitteluvaiheessa. Arkistotilat ovat vain asiakirjojen säilyttämiseen tarkoitettuja tiloja, joita ei saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana ja arkistotiloihin ulkopuolisilta on pääsy kielletty. Sairaanhoitopiirissä tämä ei toteudu ja vain osa sairaanhoitopiirin arkistotiloista on kulunvalvonnan piirissä. Arkistotilat on siivottava säännöllisesti ja pidettävä siistinä. Sairaanhoitopiirissä arkistotilojen puhtaanapito on määritelty arkistotilojen siivoussuunnitelmassa. Muissa asiakirja-aineistoa säilytettävissä tiloissa tulee tietoturvasta ja -suojasta huolehtia muulla tavoin. 7.3 Asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa Arkistotoimen tehtävänä on suunnitella asiakirjojensa suojaamistarve ja toimenpiteet niiden suojaamiseksi kriisitilanteissa ja poikkeusoloissa. Toimenpiteet ovat jatkoa päivittäisessä työssä noudatettavalle tietoturvallisuuden periaatteelle, jonka mukaan tietojen ja järjestelmien tulee olla asianmukaisesti suojattu sekä normaali- että poikkeusoloissa. Poikkeusolojen varalta organisaation toiminnassa tarvittava aineisto jaetaan käyttötarve- ja turvallisuusnäkökohdat huomioiden kolmeen suojeluluokkaan: 1) toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2) tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3) muut asiakirjat. Sairaanhoitopiirin toiminnassa paperisten asiakirjojen suojaaminen turvataan siten, että pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat siirretään vuosittain niiden aktiivikäytön loputtua arkistotiloihin. Tärkeät tietojärjestelmät suojellaan kokonaisuutena järjestelmän toiminnallisuudet mukaan lukien valtiovarainministeriön antamien turvallisuussuositusten (VAHTI) mukaan.

15 15 Suojelu- ja tietoturvaluokitus sisältyy tiedonohjaussuunnitelmaan. Mahdollista erillistä asiakirjojen suojelusuunnitelmaa laadittaessa on otettava huomioon muut organisaation tietoturvallisuus-, pelastus- ja valmiussuunnitelmat. 8 ARKISTON TIETOPALVELUTEHTÄVÄT Arkistolain mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Arkiston tulee palvella myös tutkimusta tiedon lähteenä. Asiakirjojen julkisuudesta on säädetty julkisuuslaissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999). Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei laissa toisin määrätä. Kaikki sellaiset asiakirjat, jotka ovat julkisia, tulee hyvään tiedonhallintatapaan perustuen olla asianmukaisesti kaikkien saatavilla ja käytettävissä. Jos halutaan pitää tieto salassa, on salassapidosta oltava säädös olemassa. Asiakirjan salassapitotarve on arvioitava jo asiakirjan laatimisen yhteydessä. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö rajataan ja suojataan käyttöoikeuksilla. Aineistoa käsiteltäessä on määriteltävä, kuka saa käyttää aineistoa ja mitä vaatimuksia asetetaan sen vastaanotolle, luovutukselle sekä käytölle esim. kopioimiselle, tulostamiselle sekä siirrolle ja säilytykselle. Arkiston käyttö tapahtuu vain arkiston valvonnassa. Arkistossa olevien asiakirjojen lainaamisesta, tietojen antamisesta ja palauttamisesta huolehtii arkiston henkilökunta lakia ja ohjeita noudattaen. Arkiston henkilökunta tekee asiakirjojen lainaamisesta lainausmerkinnät. Lainaaja vastaa asiakirjoista siihen saakka, kunnes ne on palautettu arkistoon. Muualla kuin arkistossa olevien tietojen antamisesta tai luovuttamisesta päättää se viran- tai toimenhaltija, jonka hallussa asiakirja on tai joka on kyseisen henkilörekisterin vastuuhenkilö. Itä-Savon sairaanhoitopiirissä ei peritä maksuja arkiston antamasta tietopalvelusta. 9 TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN, YLLÄPITO JA UUSIMINEN Tiedonhallinnan toimintaohjetta ja tiedonohjaussuunnitelmaa noudatetaan takautuvasti (Sosterin perustaminen) alkaen muodostuneeseen arkistoaineistoon. Ennen syntyneisiin asiakirjoihin noudatetaan soveltuvin osin lakkautettujen perusterveydenhuollon kuntayhtymien ohjeita ja ennen laadittuja erikoissairaanhoidon ja sosiaalihuollon arkistotoimen ohjeita. Tiedonhallinnan toimintaohjeen hyväksyy Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymähallitus. Tiedonohjaussuunnitelman runkona oleva tehtäväluokitus on hyväksytty kuntayhtymähallituksessa (Kyh ). Tiedonhallinnan toimintaohjeen, tehtäväluokituksen ja tiedonohjaussuunnitelman soveltamisesta, ylläpitämisestä ja muuttamisesta vastaa ja muutokset hyväksyy arkistopäällikkö.

16 2. TIETOSUOJAJÄTE Jätteen kuvaus Tietosuojajätettä on kaikki salassapidettävä, luottamuksellinen ja asiakkaiden/potilaiden tai työntekijöiden henkilötietoja sisältämä jäte. Tietosuojajätteen käsittelyn kaikissa vaiheissa on turvattava tietosuojan säilyminen. Tietosuojajäte kerätään keräilyastioihin mahdollisimman pian ja keräilyastiat sijoitetaan valvottuihin tai suojattuihin tiloihin. Tietosuojajätettä syntyy mm. paperisena; tulosteet, listaukset, raportit, muistiinpanot muovisena; esityskalvot ja muovitaskut filmijätteenä; röntgenkuvat sähköisinä tallenteina; disketit, cd-levyt ym. tarroina; lääke- ja veripussit, koeputket 2.1 Tietosuojapaperi Keräys Tietosuojapaperi kerätään yksikössä päivän/viikon ajan esim. erilliseen lokerikkoon. Pöydänaluspahvilaatikoita ei enää käytetä. Papereita ei rypistetä eikä taiteta. Paperin joukkoon ei laiteta sinne kuulumatonta materiaalia esim. muovitaskuja tai kalvoja. Paperit viedään mieluiten päivittäin lähimpään lukittuun keräysastiaan. Jos yksikössä on oma silppuri, tietosuojapaperit silputaan heti käytön jälkeen. Silppu toimitetaan paperinkeräysastiaan. Kuljetus ja käsittely Tietosuojapaperin keräilyastiat tyhjennetään säännöllisin väliajoin tai tarvittaessa. Tietosuojajäte varastoidaan kiinteistöllä tarkoitusta varten varattuun tilaan lukollisiin astioihin, jotka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. Astian täyttymisestä ilmoitetaan sairaalassa neuvonnan vahtimestarille ja muissa toimipisteessä paikalliselle Sosterin huoltomiehelle, joka tilaa astian tyhjennyksen. 2.2 Muovijäte Keräys Muovijäte, jossa on potilastietoja, kerätään yksikössä pahvilaatikkoon tai kirjekuoreen (määrästä riippuen). Laatikkoon tai kirjekuoreen merkitään muovijäte. Kuljetus ja käsittely Muovijätelaatikon täytyttyä toimipisteessä, se annetaan kuljetuspalvelulle (Sosterin autonkuljettaja tai kuljetusliike Mustapää) keskitettyyn keräyspisteeseen toimitettavaksi. Sairaalassa huoltohenkilöstö hakee pyydettäessä laatikon. Keräyspisteessä muovijäte varastoidaan suljettuun astiaan, jonka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. Pienet määrät muovijätettä voidaan lähettää suljetussa kirjekuoressa sisäisessä postissa keskussairaalan potilasarkistoon. Kirjekuoreen laitetaan merkintä muovijäte.

17 2.3 Filmijäte Keräys Filmijäte kerätään yksikössä merkinnällä filmijäte varustettuun pahvilaatikkoon. Kuljetus ja käsittely Filmijätelaatikon täytyttyä toimipisteessä, se annetaan kuljetuspalvelulle (Sosterin autonkuljettaja tai kuljetusliike Mustapää) keskitettyyn keräyspisteeseen toimitettavaksi. Sairaalassa huoltohenkilöstö hakee pyydettäessä laatikon. Keräyspisteessä filmijäte varastoidaan lukolliseen astiaan, jonka palveluntuottaja kuljettaa jätteen käsittelyyn. 2.4 Disketit ja cd-levyt Keräys Hävitettävät disketit ja cd-levyt lähetetään sitä mukaa suljetussa kirjekuoressa sisäisessä postissa keskussairaalan potilasarkistoon. Kirjekuoreen laitetaan merkintä hävitettävä jäte.

18 Kuljetus ja käsittely Diskettien ja cd-levyjen keräyksen hoitaa keskitetysti keskussairaalan potilasarkisto, joka toimittaa jätteen laitetoimittajalle (Fujitsu). 2.4 Hävitettävät tietokoneet ja niiden komponentit Keräys Hävitettävät tietokoneet ja niiden komponentit kerää laitetoimittaja (Fujitsu). Kuljetus ja käsittely Fujitsu huolehtii koneiden ja komponenttien jatkokäsittelystä. Hävitettäessä suurempia kertamääriä minkä tyyppistä tietosuojajätettä tahansa yksiköiden lähiarkistoista, sovitaan järjestely erikseen arkistopäällikön kanssa.

19 (9) AL 9815/ /2008 SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys AL 9815/ /2008 Ohje AL 9815/ /2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin sisältyvien määräajan säilytettävien asiakirjallisten tietojen hävittämisestä. Määräys/ohje täydentää voimaan tullutta arkistolaitoksen SÄHKE2-määräystä Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Säännös, johon toimivalta määräyksen antamiseen perustuu Kohderyhmä Voimassaoloaika Arkistolaki (831/1994) 16 Määräys arkistolain (831/1994) 1 :n 1 momentin 1 kohdan tarkoittamille arkistonmuodostajille. Ohje arkistolain (831/1994) 1 :n 1 momentin kohtien 2-6 tarkoittamille arkistonmuodostajille

20 (9) AL 9815/ /2008 Sisällysluettelo 1. Johdanto Käytetyt termit Hävittämisprosessi...4 Hävitysesityksen laatiminen...4 Hävitysesityksen hyväksyminen...5 Muutosten tekeminen hävitysesitykseen...5 Hävittäminen asianhallinta-/asiankäsittely- tai dokumentinhallintajärjestelmissä ja muissa operatiivisissa tietojärjestelmissä Hävitysesitykseen ohjautuvat metatiedot...6

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta

Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta RAFAELA-hoitoisuusluokitus-jär je 1 Liite 2 : RAFAELA -aineiston elinkaaren hallinta Ohje: Lomake täytetään Tilaajan toimesta ja palautetaan Toimittajalle käyttöoikeussopimuksen mukana. 1. Aineiston omistajuus

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje

KAINUUN LIITTO. Kirjaamis- ja rekisteröintiohje KAINUUN LIITTO Kirjaamis- ja rekisteröintiohje SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS... 1 2 KIRJAAMINEN 1 2.1 Kirjaamisen tarkoitus ja säädöspohja. 1 2.2 Asianhallintajärjestelmä ja asianhallinta-aineistot 1 2.3

Lisätiedot

Parik säätiön tietosuojaseloste

Parik säätiön tietosuojaseloste Parik säätiön tietosuojaseloste Sisällysluettelo 1. Rekisterin nimi... 2 2. Rekisterinpitäjä... 2 3. Rekisterin vastuuhenkilö... 2 4. Rekisteriasioita hoitava(t) henkilö(t)... 2 5. Rekisterin käyttötarkoitus...

Lisätiedot

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri

Lapsen huolto- ja tapaamisoikeuden rekisteri Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus - arkaluonteisten henkilötietojen suojaamisvelvoite; kysymyksiä aineiston keräämiseen, säilytykseen, jakamiseen ja arkistointiin liittyen Yrjö Koivusalo tietohallintojohtaja

Lisätiedot

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste

Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA

Lisätiedot

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä;

6) tietojen käytettävyys, eheys ja laatu viranomaisen tehtävän hoidossa ja viranomaisten yhteistyössä; Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 12.11.1999/1030 Oikeusministerin esittelystä säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetun

Lisätiedot

Tehtävät henkilöstö- ja yksikkömuutoksissa

Tehtävät henkilöstö- ja yksikkömuutoksissa Tehtävät henkilöstö- ja yksikkömuutoksissa Hyväksytty xx.xx.2014 Sisällysluettelo 1. Henkilöstömuutokset... 1 1.1. Irtisanoutuminen tai määräaikaisen työsuhteen päättyminen... 1 1.2. Pitkäaikainen poissaolo,

Lisätiedot

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy

SÄHKE- ja Moreqvaikutukset. dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen. Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy SÄHKE- ja Moreqvaikutukset asian- ja Ju dokumenttienhallinnan järjestelmäkehitykseen Juha Syrjälä, Affecto Finland Oy Affecto Enterprise Information Management -ratkaisujen edelläkävijä Pohjois- Euroopassa

Lisätiedot

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen 11.12.2008 Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen Määräys 19.12.2008 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista,

Lisätiedot

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa

Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Asiakirjahallinta Oulun kaupungissa Kaupunginhallitus 6.5.2013 286, voimaantulo 29.5.2013 Sisällysluettelo: 1. Asiakirjahallinnan tehtävät ja vastuut... 3 2. Vastuu asiakirjallisesta tiedosta... 3 2.1

Lisätiedot

Yritysturvallisuuden perusteet

Yritysturvallisuuden perusteet Yritysturvallisuuden perusteet Teemupekka Virtanen Helsinki University of Technology Telecommunication Software and Multimedia Laboratory teemupekka.virtanen@hut.fi 9. Luento Tietoturvallisuus Tiedon ominaisuudet

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

Omasote rekisteriseloste

Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN

Lisätiedot

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta

Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta Kokemuksia sähköisen arkistoinnin käyttöönotosta SÄHKE-expo 29.11.2012 Maija Pylkkänen Tekesin asiakirjahallinto - Tekes on TEM:in alainen virasto, perustettu 1983 - Asiakirjapalvelut tiimi on osa oikeus-

Lisätiedot

Lokipolitiikka (v 1.0/2015)

Lokipolitiikka (v 1.0/2015) KYS erityisvastuualue Etelä-Savon sairaanhoitopiiri Lokipolitiikka (v 1.0/2015) Sisällys 1 JOHDANTO... 2 2 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄ LAINSÄÄDÄNTÖ... 2 3 LOKI JA LOKITIETO... 3 4 LOKITIETOJEN

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste

Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN

Lisätiedot

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012

Kaarinan kaupunki, Henkilöstöhallinto REKISTERISELOSTE kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012 kuntarekry.fi -palvelu 1/5 16.5.2012 1 Rekisterin nimi Kuntarekry.fi -palvelu 2 Rekisterinpitäjä A Kaarinan kaupunki / Henkilöstöhallinto Lautakunnankatu 4 20780 Kaarina Kaarinan kaupunki on rekisteröitynyt

Lisätiedot

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan

Lisätiedot

Tiera Sähköinen arkistointi. Palvelukuvaus. Sopimus Tiera Sähköinen arkistointi-palvelusta. Salon kaupunki Saapunut 9.12.2014 34/02.08.00.01.

Tiera Sähköinen arkistointi. Palvelukuvaus. Sopimus Tiera Sähköinen arkistointi-palvelusta. Salon kaupunki Saapunut 9.12.2014 34/02.08.00.01. Sopimus Tiera Sähköinen arkistointi-palvelusta Salon kaupunki Saapunut 9.12.2014 34/02.08.00.01.08/2014 3.12.2014 Liite 1, Tiera Sähköinen arkistointi Kuntien Tiera Oy Tammasaarenkatu 3 00180 Helsinki

Lisätiedot

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41

Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA. Yhtymähallitus 10.4.2014 41 Peruspalvelukuntayhtymä Kallio TIETOSUOJAPOLITIIKKA Johdanto Tietosuojapolitiikassa kuvataan henkilöön liittyvien henkilötietojen tai muiden luottamuksellisten tietojen käytön periaatteet ja menetelmät

Lisätiedot

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TYRNÄVÄN KUNTA / Hallinta ja kehittämisosasto Saap.'L 20 1 2 Arkistotunnus 20_._ _. 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012 Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

Lisätiedot

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje

Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135. Asiakirjahallinnon ohje Hyväksytty johtokunta 22.10.2012 135 Asiakirjahallinnon ohje Sisältö 1. YLEISTÄ... 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn

Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen. Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Tietohallinto Projektipäällikkö Matti Sairanen Fujitsu Myyntijohtaja Markku Örn Sähköinen asiakirjahallinta Sähköinen työpöytä Dokumenttienhallinta (kuvatut käsittelyprosessit) Asiahallinta Sähköinen arkisto

Lisätiedot

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli

Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli Koulutuksen järjestäjien tiedonhallinnan opasmalli KJY:n Asianhallintaverkosto 20.2.2008 Koulutuksen järjestäjien yhdistys ry. Toinen linja 14, 00530 Helsinki Puh. (09) 771 2033 www.kjy.fi 2 KOULUTUKSEN

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5)

HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 31.7.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4.

Lisätiedot

Syntysähköisten. Markus Merenmies / Kansallisarkisto

Syntysähköisten. Markus Merenmies / Kansallisarkisto Syntysähköisten asiakirjojen j digitointi it i ti Markus Merenmies / Kansallisarkisto OSA I : Johdanto ja viitekehys Lähtökohtia Viranomaisten syntysähköisten asiakirjojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä

Lisätiedot

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAUSTISEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 15.11. 2004, 285 Voimaantulo 1.12.2004 1. Yleistä Kaustisen kunnan arkistotoimessa

Lisätiedot

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen

Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Kirjaaminen ja sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisissä palveluissa ja Henkilörekisterien uudistaminen Sosiaali- ja Terveydenhuollon ATK-päivät 2015 Tampere Pia-Liisa Heiliö Neuvotteleva virkamies 12.5.2015

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖT JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖT JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Rekisteriseloste HelMet-kirjastojen eli Espoon, Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan kaupunginkirjastojen asiakasrekisteri Rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24

Lisätiedot

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1

VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 VALDA-tietojärjestelmän j versio 1 Mitä palveluita tarjotaan VALDA-tietojärjestelmän ensimmäisestä versiosta? Mitä hyötyä saat tästä organisaatiollesi? IBM, Helsinki 14.5.2009 Hankepäällikkö Toini Salmenkivi

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 11.2.2014 1. Rekisterinpitäjä Nimi Hevostoiminta Laukki Yksityinen elinkeinonharjoittaja, Y-tunnus 2601111-1 Yhteystiedot Puh: 040-186 2222,

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 24.1.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Suomen Sairaalahygieniayhdistys

Lisätiedot

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p.

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p. Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi

Lisätiedot

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon 5.6.2012 AL/18633/07.01.01.03.01/2011 1 Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon ASUNTO-OIKEUSASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAN MUUTTAMINEN Oikeusministeriö

Lisätiedot

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24

TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL

Lisätiedot

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty

Ylöjärven kaupunki Perusturvaosasto REKISTERISELOSTE Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 29.9.2014 päivitetty Effica Yksilö- ja Perhehuolto 26.10.2006 Sivu 1/5 1 Rekisterin nimi Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa Ylöjärven kaupungin perusturvatoimen Effica järjestelmää.

Lisätiedot

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA

TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ SUUNNITELTAESSA HUOMIOON OTETTAVISTA ASIOISTA Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 TARKISTUSLISTA HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUSMENETTELYÄ

Lisätiedot

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista

Rekisteri kuntaan yksityisesti sijoitetuista lapsista Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö Perhepalvelujen johtaja Maritta Pesonen

Lisätiedot

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 Malli henkilötietojen käsittelyn/henkilörekisterin

Lisätiedot