PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä
|
|
- Anton Oksanen
- 7 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston (Arkistolaitoksen) määräyksissä sekä kunnanhallituksen antamissa ohjeissa arkistotoimesta on määrätty, noudattaa tämän toimintaohjeen määräyksiä. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista, että yksityisten yhteisöjen oikeusturva samoin kuin tietosuoja on otettu asianmukaisesti huomioon ja että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on varmistettu sekä että asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja - asiakirjahallinnossa. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja hyvästä tiedonhallintatavasta edellyttävät, että viranomaiset huolehtivat asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta.
2 2 3. ARKISTOTOIMEN JOHTAMINEN JA KUNNANHALLITUKSEN ROOLI 3.1. KUNNANHALLITUKSEN ROOLI 3.2. KUNNANHALLITUKSEN MÄÄRÄÄMÄ VIRANHALTIJA Kunnanhallituksen alaisena, arkistotointa johtavana viranhaltijana, toimii keskustoimistossa oleva palveluneuvoja. Tämän tehtävänä on: 1. huolehtia kunnanhallituksen arkistotehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta sekä johtaa keskusarkistoa 2. ohjata ja tarkastaa kunnan toimintayksiköiden arkistonmuodostusta ja seulontaa sekä valvoa arkiston muodostajien hallussa olevien asiakirja-aineistojen luovutusta keskusarkistoon 3. huolehtia keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä 4. huolehtia kunnan toimintayksiköiden arkistokoulutuksesta ja arkistotoimen tiedottamisesta Vastuunalaisen arkiston hoitajan tehtävistä määrätään tarvittaessa tarkemmin toimenkuvauksella, jonka hyväksyy kunnanhallitus ARKISTONMUODOSTAJAN ROOLI JA VASTUU Pelkosenniemen kunnassa arkistonmuodostajia ovat kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunnat, laitokset ja yksittäiset viranhaltijat, joilla on laissa säädetty tai johtosäännössä määrätty tehtäväpiiri sekä toimikunnat lukuun ottamatta lyhytaikaista kertaluontoista tehtävää varten asetettua toimikuntaa. - Arkistonmuodostajan tulee määrätä arkistotoimen suunnittelusta, vastuusta ja käytännön hoidosta - määrätä asiakirjojen säilytysajat ja - tavat - ylläpitää asiakirjoista arkistonmuodostussuunnitelmaa - huolehtia asiakirjojen arkistokelpoisuudesta - säilyttää asiakirjat turvallisesti - hävittää tarpeettomat asiakirjat siten, että tietosuoja on varmistettu. On huolehdittava erityisesti salassa pidettävien asiakirjojen asianmukaisesta hävittämisestä, jota tulee myös noudattaa koko asiakirjan elinkaaren ajan (mm. luonnokset ja tulosteet) - siirtää pysyvästi säilytettävät asiakirjat asianomaiseen arkistoon sekä vastaa asiakirjojen siirtokuntoon saattamisesta ja siirtokustannuksista sekä - huolehtii asiakirjojen lainaamisesta toiselle viranomaiselle taikka arkistolaitokseen. - huolehtia asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä tietojen eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 ja asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhal-
3 3 lintatavasta 1030/1999). Tämä edellyttää tietojen käsittelyssä ja tietojen antamisessa tarvittavien vastuiden selkeää jakoa (päätöksenteko), toimivia käytännön menettelytapaohjeita (hallinnonalakohtaiset) ja yhteistyötä (keskushallinto ja eri hallinnonalat). Arkistonmuodostajien arkistot jakaantuvat Pelkosenniemen kunnassa seuraaviin osa-arkistoihin: - SOSIAALIOSASTO,SOSIAALILAUTAKUNTA lasten- ja perheiden palvelut ikääntyneiden palvelut vammaispalvelut päihdetyö ja raittiustyö toimeentulotuki (ehkäisevä- ja täydentävä alka en) ravintohuolto työllistämistä tukeva toiminta - SIVISTYSOSASTO, SIVISTYSLAUTAKUNTA varhaiskasvatus perusopetus perusopetuksen hankkeet kirjastopalvelut nuorisopalvelut kulttuuripalvelut kansalaisopisto musiikkiopisto - TEKNINEN TOIMI,TEKNINEN LAUTAKUNTA yhdyskuntapalvelut kiinteistötoimi muu liikeluonteinen toiminta - HALLINTO-OSASTO,KUNNANVALTUUSTO JA HALLITUS vaalit tilintarkastus hallinto-, henkilöstö- ja talouspalvelut muu yleishallinto muu kunnanhallituksen liiketoiminta elinkeinopalvelut kehittämishankkeet maaseutupalvelut joukkoliikenne rahoitus kunnanhallituksen investoinnit omaisuusarvopaperit Näitä osa-arkistoja koskevat varsinaisista arkistoista annetut määräykset
4 Arkistonmuodostaja huolehtii arkistotoimesta hallussaan olevan arkiston osalta ja nimeää arkistolleen vastuunalaisen hoitajan. Keskusarkisto pitää luetteloa arkistonmuodostajista ja niiden vastuunalaisista hoitajista (liite nro 1). Siihen asti, kun arkistonmuodostajan arkistolle ei ole vielä määrätty vastuunalaista hoitajaa, arkistotointa hoitaa laitoksen/lautakunnan/toimikunnan sihteeri tai puheenjohtaja JOHTAVAN VIRANHALTIJAN VASTUU JA TEHTÄVÄT 1. kantaa juridisen vastuun oman toimialueensa arkistotoimesta 2. huolehtii hallussaan olevien asiakirjojen toimittamisesta toimialueensa vastuunalaiselle arkistonhoitajalle 3. vastaa arkistoinnista, mikäli arkistonmuodostajan arkistolle ei ole määrätty vastuunalaista hoitajaa 4. huolehtii hallussaan olevista asiakirjoista siihen saakka, kun ne ovat hänen hallussaan. 5. antaa tiedon asiakirjasta tai siirtää tiedonsaantia koskevan asian sen viranomaisen ratkaistavaksi, joka on laatinut asiakirjan tai jonka käsiteltäväksi asia kokonaisuudessaan kuuluu HALLINTOKUNTIEN VASTUUNALAISTEN ARKISTONHOITAJIEN TEHTÄVÄT Arkiston vastuunalaisten hoitajien tehtävänä on 1. huolehtia siitä, että hänen hallussaan olevat asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti sekä siitä, että arkistonmuodostussuunnitelma pidetään ajan tasalla. 2. pitää arkistoluetteloa 3. vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja luetteloinnista sekä tietopalvelusta siihen asti, kunnes asiakirjat siirretään kunnan keskusarkistoon tai hävitetään 4. valmistella hävitettävät asiakirjat hävityskuntoon 5. siirtää pitkäaikaisesti (yli 10 v) säilytettävät asiakirjat keskusarkistoon sen hoitajan ohjeiden mukaisesti 6. tehdä arkistoon kuuluvien asiakirjojen arkistointiin liittyviä aloit-
5 teita sekä ilmoittaa arkistonmuodostuksessa esiintyvistä ongelmista keskusarkistonhoitajalle 5 7. huolehtia siitä, että arkistonmuodostajan toimesta laadittavissa, pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävissä asiakirjoissa käytetään tällaisiin asiakirjoihin tarkoitettua kirjoituspohjaa ja -tarvikkeita JOKAISEN VIRANHALTIJAN/TOIMENHALTIJAN VASTUUT JA TEHTÄVÄT (esittelijät, valmistelijat, jokainen viranhaltija ja toimenhaltija) 4. KIRJAAMINEN Kukin esittelijä ja valmistelija huolehtii toimintayksikössään asiakirjoista niin kauan, kuin ne ovat hänen hallussaan. Pelkosenniemen kunnassa saapuvan ja lähtevän postin kirjaaminen on lähes kokonaan lopetettu. Poikkeuksena ovat juridisessa mielessä tärkeät kirjeet, jotka merkitään käytössä olevaan kirjamuotoiseen diaariin. Postin käsittelyssä ja asiakirjojen kirjaamisessa noudatetaan keskusarkistonhoitajan tarkistamia, toimintakohtaisten ohjeiden mukaisia menettelytapoja huomioon ottaen arkistonmuodostajan saapuvan ja lähtevän postin määrä, laatu, kirjattavien asioiden seurannan ja valvonnan tarve sekä mahdolliset muut asioiden rekisteröintitarpeet. Saapuneet ja lähetetyt sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen tai lähettäminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Pysyvästi säilytettävästä asiakirjasta on aina otettava paperituloste. Kirjaamisen yleisohjeet, ohjeet asiakirjojen säilytyksestä ja korjausmenetelmistä sekä Pelkosenniemen kunnanhallituksen ja -valtuuston pöytäkirjahakemiston laadintaohjeet liitteenä nro ARKISTOINTI 5.1. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMAT Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan laadittavalla arkistonmuodostussuunnitelmalla. Suunnitelma sisältää arkistonmuodostajittain asiakirjojen sisäistä järjestystä asiakirjasarjoissa, rekisteröintitapaa, säilytysaikaa ja säilytyspaikkaa koskevat ohjeet. Suunnitelmat on Pelkosenniemen kunnassa laadittu tehtävittäin. Arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan lautakunnittain/toimintayksiköittäin tätä tarkoitusta varten laaditulle lomakkeelle. Asiakirjat tulee arkistoida arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Arkistonmuodostussuunnitelmat liitteenä nro 3 (Arkistonmuodostajat
6 laativat) ARKISTON LUETTELOIMINEN Pysyvästi ja yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan Pelkosenniemen kunnassa tehtävittäin tietokonetta hyväksikäyttäen. (Arkistoluettelo, arkistonmuodostajat tekevät) 6. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Asiakirjojen arvonmääritykseen ja hävittämiseen liittyvästä toimivallasta säädetään arkistolaissa (831/1994). Arkistolaitos määrää, mitkä arkistolain piiriin kuuluvien arkistonmuodostajien asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi (Arkistol 8.3 ) Poikkeaminen pysyvästi säilytettäviksi määrättyjen asiakirjojen säilytysajasta vaatii arkistolaitoksen erillisen päätöksen. Muuten arkistonmuodostajalla on oikeus määrätä niiden tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi (ArkistoL 8 ). Säilytysajoista päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Erityislainsäädännössä voi olla säädetty asiakirjojen säilytysajoista. Samoin ministeriöillä ja eräillä keskusvirastoilla on lakiin perustuvan valtuutuksen nojalla valta antaa erillisiä määräyksiä, esimerkiksi -laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/ (muutettu 653/2000) -sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen säilyttämisestä 298/2009 ja asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista /1257, joka on voimassa alkaen. -laki sosiaalihuollon asiakkaiden asemasta ja oikeuksista 812/2000 -vaalilaki 714/1998 Säilytysajat merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan kunkin asiakirjan kohdalle ja vastuu aineistojen säilyttämisestä tarvittavan ajan on ao. arkistonmuodostajilla. Arkistolaki (13 ) velvoittaa hävittämään määräajan säilytettävät asiakirjat arkistonmuodostajan niille määräämien säilytysaikojen päätyttyä siten, että tietosuoja on varmistettu. Asiakirjoja saa hävittää ainoastaan arkistonmuodostussuunnitelmaan sisältyvän säilytysajan umpeuduttua. Erityistä huolellisuutta on noudatettava salassa pidettävien tietojen ja henkilötietojen hävittämisessä. Asiakirjat on pyrittävä hävittämään siten, että vuosittain hävitetään ne asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on päättynyt edellisen vuoden aikana.
7 7 Määräajan kuluttua hävitettävien asiakirjojen ja asiakirjoihin sisältyvien tietojen säilytysaikoja laskettaessa noudatetaan seuraavia periaatteita: Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi vastaavien lopullisten päätösten tai muiden lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai, jollei asia ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet Kirjanpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat, Muunlaisten päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan niiden päiväyksestä Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai siihen on tehty viimeinen merkintä, esimerkiksi pitkän ajan kuluessa täydennettävät kortit ym Sähköisen tiedoston säilytysaika lasketaan siihen tehdystä viimeisestä päivityksestä, ellei edellisissä kohdissa esitetyistä periaatteista muuta johdu. Hävitettävät asiakirjat erotellaan vuosittain. Asiakirjat on seulottava jo arkistointivaiheessa, jotta myöhemmin ei jouduta turvautumaan jälkiseulontaan, joka on työlästä ja aikavievää. Keskusarkistoa varten laaditaan luettelo, jossa mainitaan mitä asiakirjoja, kuinka paljon ja miltä ajalta on ehdotettu hävitettäväksi. Luettelo laaditaan kahtena kappaleena, joista toinen asiakirjojen hävittämisen jälkeen palautuu hallintokunnalle ja toinen kappale jää keskusarkistoon. Asiakirjat tuhotaan joko asiakirjatuhoajalla tai polttamalla. Hävittämisen toimeenpanosta huolehtii kunkin arkistonmuodostajan nimeämä arkiston vastuunalainen hoitaja yhdessä keskusarkistonhoitajan kanssa. 7. ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA 7.1. PAPERIT JA KIRJOITUSTARVIKKEET Pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävät asiakirjat ja muut tallenteet laaditaan Arkistolaitoksen arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä antamia ohjeita noudattaen. Asiakirjan arkistokelpoisuudesta vastaa asiakirjan laatija.
8 SÄILYTYSVÄLINEET Käsi- ja lähiarkistoissa olevat asiakirjat, joita käytetään päivittäin ja joihin tulee jatkuvasti lisäyksiä, säilytetään rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Pysyvästi ja pitkän aikaa säilytettävät asiakirjat säilytetään tilaa säästävissä ja kulutukselta suojaavissa arkistomapeissa tai arkistokoteloissa sen jälkeen kun ne on poistettu käsi- ja lähiarkistosta päätearkistoon siirrettäväksi. Kortistot säilytetään tarkoitukseen soveltuvissa laatikoissa ja laatikostoissa ASIAKIRJOJEN HUOLTO Keskusarkistonhoitaja antaa ohjeet asiakirjojen teknisestä säilyttämisestä ja korjausmenetelmistä. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus on jätettävä asiantuntijoiden tehtäväksi. 8. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON 8.1. SIIRRETTÄVÄT ASIAKIRJAT Arkistonmuodostajan kymmenen (10) vuotta vanhemmat asiakirjat siirretään kunnan keskusarkistoon, jollei arkistonmuodostussuunnitelmaan ole toisin merkitty. Lakkautetut tai toimintansa päättäneiden toimielinten asiakirjat luetteloidaan ja siirretään keskusarkistoon välittömästi ASIAKIRJOJEN JÄRJESTÄMINEN LUOVUTUSKUNTOON 8.3. LUOVUTUSLUETTELO Keskusarkistoon siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman yhteydessä annettujen ohjeiden mukaisessa järjestyksessä. Asiakirjasiirroista on sovittava etukäteen keskusarkistonhoitajan kanssa. Siirrettävistä asiakirjoista laaditaan luettelo kahtena kappaleena, joista toinen jää keskusarkistoon ja toinen palautetaan kuitattuna luovuttajalle. Luettelossa on mainittava luovutettavat asiakirjat, sidosten tai kansioiden määrä kussakin sarjassa ja sarjojen muodostumisvuodet.
9 9 9. ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ 9.1. ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN 9.2. ARKISTON SISÄINEN KÄYTTÖ Asiakirjoja ja muuta arkistoaineistoa pidetään tarvitsijoiden käytettävissä ottaen huomioon yleisten asiakirjojen julkisuudesta annetusta laista (621/1999) ja sen täytäntöönpanoasetuksesta sekä muusta lainsäädännöstä johtuvat rajoitukset. Julkisia asiakirjoja annetaan yksityisten käyttöön ainoastaan arkistonmuodostajan omissa tiloissa. Arkistosta lainatusta asiakirjasta on täytettävä aina lainauskuitti, jossa näkyy mitä on lainattu (tarkasti yksilöitynä), koska, kuka ja milloin palauttaa. Palautuksen jälkeen keskusarkistonhoitaja kuittaa asiakirjan palautetuksi lainauskuittiin ja säilyttää arkistossa. Lainaus tulee tapahtua aina keskusarkistonhoitajan luvalla. Palautus aina keskusarkistonhoitajalle. Asiakirjojen lainaamisesta keskusarkistosta yleisarkistoihin tai virkakäyttöön toisiin kunnallisiin toimintayksiköihin päättää keskusarkistonhoitaja. Näissäkin tapauksissa on käytettävä lainauskuittia, ja asiakirjat palautettava keskusarkistonhoitajalle. Toimintayksiköiden hallussa olevien asiakirjojen lainaamisesta päättää toimintayksikön johtava viranhaltija tai arkiston vastuunalainen hoitaja. Keskusarkistoon siirrettyjä asiakirjoja tarvittaessa hallintokuntien/toimintayksiköiden vastuunalaiset arkistonhoitajat voivat keskusarkistonhoitajan suostumuksella itse hakea asiakirjat sekä myöskin palauttaa se samaan paikkaan ilmoitettuaan siitä keskusarkistonhoitajalle. Lainauskuittia on näissäkin tapauksissa käytettävä ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asia tai asiakirja voidaan julistaa salaiseksi lailla viranomaisen toiminnan julkisuudesta tai erityislakien nojalla. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, ellei julkisuuslaissa toisin säädetä. Viranomaisen asiakirjoja ovat viranomaisen hallussa olevat asiakirjat, jotka viranomainen on laatinut tai joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdos-
10 ta, vaikka asiakirja ei fyysisesti olisikaan viranomaisen hallussa. 10 Asiakirjat tulevat julkisiksi lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta mukaan seuraavasti: 1. Merkintä viralliseen luetteloon heti kun se on tehty 2. Pöytäkirja, kun se on allekirjoitettu ja tarkistettu tai vastaavalla tavalla varmennettu 3. Päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus, kun se on allekirjoitettu 4. Tarjouskilpailun perusteella ratkaistavat tarjoukset, kun sopimus on tehty. 5. Tarjous-, selvitys- ja lausuntopyyntö sekä esitys, ehdotus, aloite, ilmoitus tai hakemus, kun se on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu 6. Viranomaiselle tullut yksityinen asiakirja heti, kun viranomainen on sen saanut. Asiakirja tulee viimeistään julkiseksi silloin, kun sen käsittely viranomaisessa on päättynyt, mikäli asiakirja ei ole lain mukaan salassa pidettävä. Tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei ole vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Salassapito lakkaa 25 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä, ellei valtioneuvosto ole pidentänyt määräaikaa. Yksityiselämän suojaamiseksi salassa pidettäväksi säädetyn asiakirjan salassa pitäminen lakkaa 50 vuoden kuluttua asianomaisen henkilön kuolemasta, tai jollei tästä ole tietoa 100 vuoden kuluttua asiakirjan päivämäärästä tai valmistumisajasta. Tietojen antamisesta on annettu ohje kohdassa Johtavan viranhaltijan vastuu ja tehtävät. Yleisperiaatteena voidaan pitää, että tiedon antaa se, jonka hallussa asiakirja on ja asiakirjan tiedon antamisesta päättää johtava viranhaltija. Arkistossa säilytettävistä asiakirjoista tiedon antaa arkistonhoitaja. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää hallintokunnan johtava viranhaltija ja viime kädessä kunnanhallitus TIETOSUOJA JA HENKILÖSTÖREKISTERIASIAT Henkilötietolaki (523/1999) rajoittaa henkilörekisterien perustamista, käyttöä ja henkilötietojen luovuttamista. Jokaisella on oikeus saada tietoja henkilörekisterin käyttötarkoituksesta sekä tietosisällöstä. Lain mukaan henkilöllä on oikeus rajoitetusti tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada virheellinen, epätäydellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto oikaistuksi. Henkilöllä on myös oikeus kieltää tietojensa luovutus ja käyttö henkilötietolaissa erikseen määriteltyihin tarkoituksiin. Atk:n avulla ylläpidettävistä henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste, jonka on oltava nähtävillä rekisterinpitäjän toimipaikassa. Myös manuaalisista rekistereistä on hyvä laatia seloste.
11 11 Selosteessa on oltava tiedot rekisterinpitäjästä osoitteineen ja puhelinnumeroineen, rekisteriasioita hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero, rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus sekä millaisia tietoja rekisteri sisältää. Tarpeettomat henkilörekisterit on hävitettävä. 10. ASIAKIRJOJEN SUOJELU Arkistonmuodostajat laativat hallussaan olevien asiakirjojen osalta suojelusuunnitelman. Arkistolaitoksen ohje AL 16103/ /2009 ja (ArkL 831/94) 4 ja 12 ) 11. ARKISTOTILAT Suunnitelmat liitteenä nro ATK JA MIKROFILMAUS Harkittaessa asiakirjoille säilytystiloja on suunnitteluvaiheessa kuultava keskusarkistonhoitajaa.( KA 1386/40/2007 ja Sähköisten asiakirjojen säilytysmääräys ja ohje 126/40/01, ) Mikrofilmaus ei Pelkosenniemen kunnassa ole käytössä. Keskusarkisto käyttää tietokonetta luetteloinnin apukeinona. Pöytäkirjojen asiahakemistot, luottamushenkilöluettelot, arkistoluettelot ja kiinteistönluovutusilmoitukset ovat jo atk:lla ja lisää käyttömahdollisuuksia on suunnitteilla. Kaikista tietokoneella tehdyistä luetteloista otetaan paperituloste. Tämän lisäksi on otettava huomioon ohje Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä, Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ( /13) ja laki sähköisistä allekirjoituksista ( /14) 13. ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJEEN YLLÄPITÄMINEN JA UUSIMINEN Muutokset arkistotoimen toimintaohjeeseen tekee kunnanhallitus. Liitteitä voidaan muuttaa arkistonmuodostajan johtavan viranhaltijan päätöksellä sen jälkeen kun on haettu lausunto keskusarkistonhoitajalta. LIITTEET: 1. Pelkosenniemen kunnan arkistonmuodostajat ja arkiston vastuu-
12 12 henkilöt 2. Kirjaamisen yleisohjeet, ohjeet asiakirjojen säilytyksestä ja korjausmenetelmistä, ohjeet lautakunnan arkiston hoitamisesta sekä Pelkosenniemen kunnanhallituksen ja -valtuuston pöytäkirjahakemiston laadintaohje 3. Arkistonmuodostussuunnitelmat 4.Asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa koskevat lait, asetukset ja muut asiakirjahallintaan liittyvät määräykset 5. Voimassa oleva Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisen asiakirjan valmistamiseen soveltuvista materiaaleista ja menetelmistä 6. Virastojen ja laitosten asiakirjojen suojelusuunnitelma poikkeuksellisissa oloissa tapahtuvaa suojaamista varten (hallintokunnat laativat ) 7. Arkistotoimen vaatimukset sähköpostin käsittelyssä
VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa
LisätiedotPOSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2
1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan
LisätiedotJOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.
LisätiedotOulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö
Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt
LisätiedotKauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille
LisätiedotLapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje
Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava
LisätiedotNIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE
KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN
Lisätiedot1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4
1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)
ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN
Lisätiedotkh Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
kh 25.9.2017 Hämeenkyrön kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisällys 1 Yleistä...1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus...1 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi...1 2 Arkistotoimen organisaatio...1
LisätiedotKAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ
KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,
LisätiedotSATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA
SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen
LisätiedotSONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ
0 POMARKUN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ Kunnanhallitus 1 1 YLEISTÄ...2 2 ASIAKIRJAHALLINTO...2 3 ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT...2 3.1 ASIAKIRJAHALLINNON JOHTO
LisätiedotHelsingin kaupunki Pöytäkirja 16/ (5) Kaupunginhallitus Kj/
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 16/2017 1 (5) 441 Asiakirjahallinnon periaatteet ja johtavan viranhaltijan nimeäminen HEL 2017-004408 T 00 01 00 Päätös päätti hyväksyä Helsingin kaupungin asiakirjahallinnon
LisätiedotKAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT
LisätiedotTampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö
18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa
LisätiedotVAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ. Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden organisointi
1 VAASAN YLIOPISTON ARKISTOSÄÄNTÖ Yliopiston hallituksen 21.2.2017 hyväksymä, Kansallisarkiston 18.9.2017 asiakirjojen säilytysaikojen osalta vahvistama Yliopiston asiakirjahallinto ja arkistoimi ja niiden
LisätiedotKIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne
KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE
1 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN YLEISOHJE Voimaantulo 1.4.2018 Hyväksytty 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Tiedonhallinnon suunnittelun tavoitteena on edistää hyvää tiedonhallintatapaa, johon
LisätiedotSievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotJOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset
LisätiedotKAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. Toimintaohjeen tarkoitus ja lainsäädäntö Tämä toimintaohje on Kauniaisten kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus,
LisätiedotRUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE
RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Kh 3.7.2017 / Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTA... 2 1.1 Yleistä... 2 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet... 2 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa...
LisätiedotASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KEMIJÄRVEN KAUPUNKI ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia
LisätiedotAsiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä
Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).
LisätiedotRekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste
Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ
LisätiedotKehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste
Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA
LisätiedotRekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste
Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN
LisätiedotHARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA
HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo
LisätiedotArkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225
Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN
LisätiedotParikkalan kunta. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Parikkalan kunta Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kh 12.6.2018 / 96 Voimaan 1.1.2018 2 Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI... 3 1.1. Yleistä... 3 1.2. Asiakirjahallinnon
LisätiedotRekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste
Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ
LisätiedotYhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
LisätiedotRaahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen
LisätiedotPOHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN
1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella
LisätiedotLastenvalvojan rekisteriseloste
Lastenvalvojan rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
LisätiedotPro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste
Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Pro Consona lastensuojelurekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
LisätiedotArkistojen ryhmittely pääpiirteissään
Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia
LisätiedotKehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste
Kehitysvammaisten asumispalvelujen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
LisätiedotTietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa
Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo
LisätiedotPYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
PYHÄNNÄN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus on hyväksynyt toimintaohjeen 19.6.2017 166 Toimintaohje tulee voimaan 1.7.2017 alkaen. 1. Toimintaohjeen tarkoitus Pyhännän
LisätiedotSeinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.
1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata
Lisätiedottiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.
Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista
LisätiedotRekisteriseloste. Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste
Rekisteriseloste Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2015 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ
LisätiedotKehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste
Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden palveluohjauksen rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA
LisätiedotLieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus
LisätiedotYhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan
Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston
LisätiedotPerhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste
Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.
LisätiedotAikuissosiaalityön rekisteriseloste
Aikuissosiaalityön rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN
LisätiedotREKISTERINPITÄJÄN INFORMAATIO KUNTOUTUJILLE TOIMINTATERAPIA A KAARRETKOSKI OY
REKISTERINPITÄJÄN INFORMAATIO KUNTOUTUJILLE TOIMINTATERAPIA A KAARRETKOSKI OY SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERIN PITÄJÄ 3.POTILASREKISTERIN VASTUUHENKILÖT 4.REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5.REKISTERIN
LisätiedotKuntaliiton esitys (KA/27317/ /2017) Kansallisarkistolle
Päätös 1 (5) Kuntaliitto Kuntaliiton esitys 28.9.2017 (KA/27317/07.01.01.03.01/2017) Kansallisarkistolle Päätös varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta Kuntaliitto
LisätiedotLausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista
Lausunto 01.11.2017 2860/00 04 05/2017 Asia: VM/1709/00.01.00.01/2016 VM098:00/2016 Lausuntopyyntö julkisen hallinnon tiedonhallinnan sääntelyn kehittämistä selvittäneen työryhmän raportista Yleiset kommentit
LisätiedotMÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt
MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002
LisätiedotKESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE
KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo
LisätiedotVanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste
Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 17.1.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT
LisätiedotTietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Vastaanoton sairaanhoitaja Yhteystiedot Anttilantie 2, 37470 Vesilahti Puh. 03 565 27000
1 28.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala puh. 03 565 2400, fax 03 565 25072
LisätiedotVIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
VIEREMÄN KUNNAN TIEDONHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Kunnanhallitus 13.3.2017 88 Sisällys 1 Yleistä... 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi... 1 3 Asiakirjahallinnon
LisätiedotKehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste
Kehitysvammaisten päivä- ja työtoiminnan rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN
LisätiedotTiedonhallinnan toimintaohje
Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen
LisätiedotREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 5.1.2010 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki, Ympäristönsuojeluyksikkö
LisätiedotTietorekisteriseloste. Fysioterapeutti Annukka Laukkanen 2019
Tietorekisteriseloste Fysioterapeutti Annukka Laukkanen 2019 REKISTERIN NIMI... 2 REKISTERINPITÄJÄ... 3 ASIAKASREKISTERIN VASTUUHENKILÖ... 3 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ... 3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN
LisätiedotREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10
Salon kaupunki 3470/07.01.01.02.00/2018 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 9.2.2017 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä
LisätiedotTietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Liisa Almusa, varhaiskasvatuspäällikkö Suupantie 6 C, Pirkkala, liisa.almusa@pirkkala.fi, puh.
1 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1.11.2015 1. Rekisterinpitäjä Nimi Sivistyslautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Sivistysosasto, Suupantie 6 C, 33960 Pirkkala P. 050 435 4480
LisätiedotAsiakirjan julkisuutta koskeva merkintä KANTELU
ANONYMISOITU PÄÄTÖS 16.02.2018 Dnro OKV/2223/1/2017 1/6 ASIA Asiakirjan julkisuutta koskeva merkintä KANTELU Kantelija arvostelee oikeuskanslerille 1.12.2017 osoittamassanne kantelussa Oulun lääninhallituksen
LisätiedotHämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö
HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Rekisteriasioiden
LisätiedotToimeentulotuen rekisteriseloste
Toimeentulotuen rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS 6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
LisätiedotPeltolantie 2 D, Vantaa puh. (09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)
Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan sosiaali- ja terveyslautakunta Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh. (09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö
LisätiedotREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10
Salon kaupunki, 8.2.2019 3479/07.01.01.02.00/2018 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 10.12.2018 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.
LisätiedotLiperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset asiat)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan päätöksenteko- ja asianhallinta (hallinnolliset
LisätiedotTietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi
1 8.6.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pirkkalan kunnanhallitus Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Keskushallinnon kirjaamo Suupantie 11, 33960 Pirkkala keskushallinnonkirjaamo@pirkkala.fi
LisätiedotKuraattoripalveluiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Kuraattoripalveluiden asiakasrekisterin tietosuojaseloste Sisällys 1. REKISTERIN NIMI... 2 2. REKISTERINPITÄJÄ... 2 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ... 2 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT... 2 5. REKISTERIN
LisätiedotVarhaiskasvatusjohtaja
TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laadittu 14.5.2018 1.Rekisterin nimi Pro Consona/ Varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmä 2.
LisätiedotREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut
LisätiedotKURIKAN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Runko-osa
KURIKAN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Runko-osa SISÄLLYSLUETTELO 1. YLEISTÄ... 2 1.1. Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen... 2 1.3 Arkistotoimen hoito... 2 1.4 Arkistotoimen
LisätiedotLue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus
LisätiedotHenkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.
Laatimispäivä: 1/2015 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Katuosoite: Kuopion
LisätiedotTilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen
Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
LisätiedotKirkon keskushallinnon arkistonmuodostajia ovat Kirkkohallitus, piispainkokous ja kirkolliskokous.
KIRKON KESKUSHALLINNON SÄÄNTÖKOKOELMA KIRKON KESKUSHALLINNON ARKISTOSÄÄNTÖ 1.1.2016 ALKAEN 1. ARKISTOTOIMI Kirkon keskushallinnon arkistotoimeen kuuluu asiakirjojen rekisteröinti, niiden järjestäminen,
LisätiedotNimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p.
Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi
LisätiedotTIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24
1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999)10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL
LisätiedotREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10
REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: _22.12.2015_ Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Lappeenrannan kaupunki
LisätiedotSivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013
HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.
LisätiedotYksityisyydensuoja ja kirjaaminen. Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike
Yksityisyydensuoja ja kirjaaminen Itsemääräämisoikeus ja asiakirjat THL 18.11.2016 Liisa Murto Ihmisoikeuslakimies Kynnys ry/vike Yksityisyydensuoja perusoikeutena Jokaisen yksityiselämä, kunnia ja kotirauha
LisätiedotTALOUS- JA VELKANEUVONNAN REKISTERI
Tietosuojaseloste -yhdistetty rekisteriseloste ja informaatioasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 1.7.2014 1.Rekisterinpitäjä Nurmijärven kunta, sosiaalitoimi PL 7, 01901 Nurmijärvi 2. Rekisteriasioista
LisätiedotHämeenkyrön terveyskeskus. Yhteystiedot: Hämeenkyrön terveyskeskus Härkikuja 10 39100 Hämeenkyrö
HÄMEENKYRÖN KUNTA REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Perusturva Terveyspalvelut Laatimispäivä 24.7.2007 Päivitetty 15.4.2014 1. Terveydenhuollon toimintayksikkö (rekisterinpitäjä) 2. Rekisteriasioista
LisätiedotProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste
Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste ProConsona toimeentuloturvarekisterin rekisteriseloste Kainuun maakunta -kuntayhtymä Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN
LisätiedotOmasote rekisteriseloste
Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 Omasote rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Rekisteriseloste 18.6.2014 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN
LisätiedotPeltolantie 2 D, Vantaa puh.(09) vastuuhenkilö (palveluntuottaja täyttää) yhteyshenkilö ja yhteystiedot: (palveluntuottaja täyttää)
Tietosuojaseloste 1/5 1. Rekisterinpitäjä Vantaan terveyskeskus Peltolantie 2 D, 01300 Vantaa puh.(09) 83911 2. Osarekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö vastuuhenkilö yhteyshenkilö ja yhteystiedot:
LisätiedotAsiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty kaupunginhallituksessa 14.01.2019 7 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 1.1 Keskeisiä käsitteitä Arkistonmuodostaja on sellainen yhteisö tai
LisätiedotASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE
KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN
LisätiedotUudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:
1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä
LisätiedotRekisteriseloste. NettiRassi rekisteriseloste
Rekisteriseloste NettiRassi rekisteriseloste Versiot Hyväksytty Päivitys 1 Johtoryhmä 28.08.2014 2 14.9.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ Sisällysluettelo 1. REKISTERIN NIMI... 1 2. REKISTERINPITÄJÄ... 1 3.
LisätiedotTietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.
Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan
LisätiedotKotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste
Kotona asumisen tuki tulosyksikön asiakasrekisterin rekisteriseloste Johtoryhmä 7.2.2012 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
LisätiedotTietosuojaseloste. Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 4.3.2015
1 Tekninen osasto Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 4.3.2015 Täyttöohje lomakkeen lopussa. Lomakkeen numerot viittaavat ohjeiden kohtiin 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pirkkalan kunta Yhteystiedot (osoite,
LisätiedotSähköisessä muodossa olevista pysyvään säilytykseen määrätyistä asiakirjoista otetaan paperitulosteet.
ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTOSÄÄNTÖ 1. Rovastikunnan asiakirjahallinto ja arkistotoimi Rovastikunta on itsenäinen arkistonmuodostaja. Rovastikuntakokous lakkautettiin hiippakuntahallinnon uudistamisen
Lisätiedot