Verkkopalvelun hyöty pienelle yritykselle ja työterveyshuollolle

Transkriptio

1 Verkkopalvelun hyöty pienelle yritykselle ja työterveyshuollolle Kehityshankkeen loppuraportti Hannu Virokannas 1), Maiju Österman 1, 2), Tuomas Kopperoinen 1, 2), Hannu Anttonen 3), Timo Leino 4), Jarmo Vorne 3), Kirsi Anttila 5) 1) Kansanterveystieteen ja yleislääketieteen laitos, Oulun yliopisto 2) Oulun Työterveys, Oulun kaupunki 3) Työterveyslaitos, Oulu 4) Työterveyslaitos, työterveyshuolto-osasto, Helsinki 5) Pohjois-Pohjanmaan yrittäjät ry Hankkeen vetäjän yhteystiedot Hannu Virokannas, professori Puh Postiosoite : Kansanterveystieteen ja yleislääketieteen laitos PL 5 (Aapistie 1) 914 OULUN YLIOPISTO Julkaistu Työsuojelurahaston avustuksella

2 2 Sisältö Tiivistelmä 1. Johdanto 1.1. Tausta 1.2. Hankkeen aikaisemmat vaiheet 1.3. Verkkopalvelut pienen yrityksen apuna 2. Tavoitteet 3. Hankkeen toteutus 3.1. Hankkeen organisointi 3.2. Hankkeen osat ja menetelmät 3.3. Hankkeen talous 4. Tulokset 4.1. Verkkopalvelun käyttöönottoprosessi yrityksissä 4.2. Verkkopalvelin ja sen kehittäminen hankkeessa 4.3. Johtajien / yrittäjien haastattelut ja kyselyt 4.4. Työntekijäkyselyt 4.5. Työterveyshenkilöstöjen kyselyt ja haastattelut 5. Pohdinta 5.1. Verkkopalvelu 5.2. Verkkopalvelun käyttöönotto 5.2. Verkkopalvelu pienen yrityksen apuna 5.4. Verkkopalvelun mahdollisuudet työterveyshuollolle 5.5. Verkkopalvelu yhteistyövälineenä 5.6. Verkkopalvelun kehitystarpeet Lähteet

3 3 Tiivistelmä Pienten yritysten työterveyshuoltopalvelut ovat yleisesti olleet niukkoja, eikä tehokkaasti toimivaa mallia ole yrityksistä huolimatta kehittynyt. Tässä hankesarjassa on pienten yritysten työterveyspalvelujen kehittäminen tietoverkkoja hyväksi käyttäen ollut keskeisenä ajatuksena. Aiemmissa hankkeissa on ideaa kehitetty ja rakennettu kokeiluluonteiset verkkopalvelut. Tässä hankkeessa oli tavoitteena selvittää nykyisen verkkopalveluvaiheen hyötyjä sekä pienelle yritykselle että työterveyshuollolle. Osatavoitteita olivat: kehittää ja arvioida verkkopalvelun käyttöönottoprosessia, arvioida verkkopalvelun toimivuutta pienyrityksen ja työterveyshuollon yhteisenä työvälineenä, selvittää verkkopalvelun vaikutusta pienyritykseen ja verkkopalvelun vahvuuksien arviointi työterveyshuollon toimintaan. Kehityshanke toteutettiin kolmen työterveyshuollon ja 22 pienen yrityksen (3-5 työntekijää) kanssa yhteistyössä. Hanke tehtiin toimintatutkimuksena. Tutkittavat (pientyöpaikat ja työterveyshuollot) olivat aktiivisia osallistujia kehitysprosessissa ja toimivat yhteistyössä tutkijoiden kanssa. Hankkeessa käynnistetyn prosessin on tarkoitus jatkua hankkeen jälkeen edelleen pienten yritysten ja työterveyshuoltojen yhteistyönä. Hanke eteni työterveyshuoltojen ja yritysten valintojen jälkeen työterveyshuoltojen alkukartoituksiin ja yrittäjien alkuhaastatteluihin. Seuraavaksi olivat vuorossa työterveyshenkilöstön kouluttaminen ja verkkopalvelun vieminen yrityksiin. Verkkopalvelun käyttöönotto yrityksissä tehtiin ennalta laaditun ohjelman mukaan. Työterveyshuoltojen valmiudet muuttaa perinteistä ajattelua ja työskentelytapaa osoittautuivat vaativan arvioitua enemmän aikaa ja koulutusta. Nyt koulutukseen käytettiin 1,3 pv, minkä jälkeen työterveyshuollot tarvitsivat runsaasti tutkijan tukea verkkopalvelun jalkauttamisessa yrityksiin. Verkkopalvelun tehokas hyödyntäminen olisi vaatinut totuttujen työskentelytapojen muuttamista, mihin hankkeen aika oli liian lyhyt. Palvelu nimettiin työhyvinvoinnin verkkopalveluksi ja siihen pyrittiin löytämään pienyrityksille sopivaa materiaalia. Palveluun pääsyyn tarvittiin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Yleinen osa oli samanlainen kaikille yrityksille. Yrityskohtaiseen osaan pääsivät vain ko. yrityksen työntekijät. Verkkopalvelun rakenne pohjautui edellisen projektin työhön. Siinä painottuivat informaatiopalvelu ja yhteisten työvälineiden käyttäminen ja sen heikoin puoli oli huonot vuorovaikutukselliset toiminnallisuudet. Yrityksellä oli verkkosivuilla käytössään mm. työolojensa ja työhyvinvointinsa arviointimenetelmiä ja työsuojelun toimintaohjelman sovellus TS-TYHY. Lisäksi yritys sai käyttöönsä valmiita toimintamalleja esim. perehdytys, kehityskeskustelu ja päihdeohjelma sekä tietoa ja ohjeita liittyen omaan toimialaansa. Yrityksen työhyvinvointia verkkopalvelu pyrki tukemaan monin eri tavoin. Yrityksen oli mahdollista myös arvioida työyhteisönsä työtyytyväisyyttä ja työn kehittämisen tarpeitaan. Verkkopalvelun käyttöjaksot yrityksissä olivat 6-1 kk. Hyötyjen selvittämisessä käytettiin mm. johtajien / yrittäjien haastatteluja, käytettävyyskyselyä, työntekijöiden kyselyä, työterveyshuoltojen haastatteluja ja kyselyjä sekä verkkopalvelimen kehittämistä. Pienen yrityksen työterveyshuollon toimintamallin muuttaminen ja uuden välineen opettelu ja käyttäminen ovat samanaikaisesti tehtynä vaativa urakka. Työterveyshuollot pääsivät kuitenkin kaikissa kolmessa työterveyshuollossa lopulta kiinni käytäntöön, vaikkakin yhdessä työterveyshuollossa aikapaineet ja asenteet hidastivat käyttöönottoprosessia. Työterveyshuoltojen ja pienten yritysten kontaktit ovat olleet perinteisesti vähäisiä, eikä asiakkuuksien hoitaminen vielä ole kovin pitkälle kehittynyttä työterveyshuolloissa. Tässä tilanteessa ei alle vuoden mittaisessa hankkeessa voi olettaakaan muuta, kuin mukaan

4 4 lähteneiden, aktiivisten yritysten ja työterveyshuoltojen yhteistyön lisääntymistä ja aktivoitumista. Tässä mielessä tavoite saavutettiin. Laaja-alainen työhyvinvoinnin käsitys antaa aiheen miettiä tarkemmin, mistä kaikesta yritykselle olisi apua työhyvinvoinnin edistämisessä. Hankkeessa verkkopalvelinta rakennettiin pääasiassa työterveyslähtöisesti, vaikka materiaalien valinnassa pyrittiin löytämään pienen yrityksien toimintaan liittyvää muutakin asiaa. Työterveyshuolto tulisi ilmeisesti paremmin yrityksissä ymmärretyksi ja yhteistyö syntyisi helpommin, jos lähestyminen osattaisiin tehdä yritysnäkökulmasta tai ainakin yritysnäkökulmaa ymmärtäen. Pienten yritysten johtajat pitivät ko. verkkopalvelua pääsääntöisesti hyödyllisenä yritykselleen. Mm. hankkeessa aloitettu asiantuntijoiden tekemän täsmäpalvelun kehittäminen sai positiivista palautetta. Johtajat olivat käyttäneet hankkeen verkkopalvelua suhteellisen paljon (n. kerran 2 kk:ssa), kun ottaa huomioon, että perinteisessä työterveyshuollossa kontaktit työterveyshuoltoon eivät ole olleet edes vuosittaisia. Johtajien etsimät asiat osittavat, että tiedon tarvetta on olemassa ja sitä voidaan hoitaa mm. verkkopalvelulla. Johtajat esittivät myös hyviä kehitysehdotuksia järjestelmään. Työntekijöiden verkkopalvelun käytön tiedot jäivät kovin puutteelliseksi, kun vain 25 % vastasi kyselyyn. Verkkopalvelun käyttöön otossa oli työntekijöiden osalla ongelmia ja käytön aktivointi aloituksen jälkeen oli vähäistä. Työntekijöiden keskimääräinen käyntitiheys verkkopalvelussa oli kerran 3-5 kuukaudessa. Tämä hanke ei olisi ollut niin haasteellinen, jos nykyinen pienten yritysten työterveyshuolto olisi ollut perusteiltaan kunnossa. Nyt jouduttiin puuttumaan toimintamalliin ja samalla ottamaan käyttöön uutta välinettä. Työterveyshuoltojen vaikeudet hankkeessa ymmärtää, kun ottaa huomioon, että mukana olleet yksiköt toimivat periaatteessa järjestelmälähtöisesti ja useat lakisääteisyyttä korostaen. Työterveyshuolto oli käynyt pienissä yrityksissä tekemässä oman tapansa mukaan perustehtävänsä. Toiminta ei ollut yleisesti ollut kovinkaan asiakaseikä tarvelähtöistä. Hankkeessa taas pyrittiin korostamaan yhteistoimintaa, asiakaslähtöisyyttä ja yhteisten työvälineiden merkitystä. Asiakaslähtöisyys herätti kaikissa paikoissa keskustelua ja aiheutti asian uudelleen arviointia. Yhteistyömalli edellyttää asiakkuuden hallintaa ja hoitamista. Työterveyshenkilöstö oli oman ilmoituksensa mukaan käyttänyt hankkeessa verkkopalvelua vain vähän. Se voisi viitata siihen, että kaikki eivät olleet sisäistäneet perusideaa, jolloin hanketta ei pidetty kovin tärkeänä. Työterveyshuollot löysivät kuitenkin verkkopalvelun käytöstä hankkeen lopussa monenlaisia hyötyjä. Pienet yritykset olivat aktivoituneet ja yhteistyön ja kontaktien määrä oli lisääntynyt. Mm. palvelimella olleet kyselyt, työhyvinvoinnin asiakirjat ja tiedon välitysmahdollisuudet saivat positiivista palautetta. Työterveyshuollon mahdollisuuksista nähtiin tässä hankkeessa vain kapea kirjo. Kuitenkin jo se osoittaa, että työterveyshuollon verkkopalveluilla on tulevaisuutta ja niitä kannattaa työterveyshuoltojen kehittää. Tärkeimmät asiat pienten yritysten verkkopalvelun sisällön kehittämisessä näiden tulosten perusteella näyttävät olevan informaation onnistunut kohdentaminen eli täsmäpalvelu sekä yhteisten välineiden edelleen kehittäminen ja vuorovaikutuskanavien luominen. Yhteenvetona voidaan todeta, että verkkopalvelu on tulevaisuutta, ja se sopii pienten yritysten ja työterveyspalvelujen yhteistyövälineeksi. Se osaltaan ohjaa palvelua asiakaslähtöisemmäksi, mutta sen onnistunut käyttö edellyttää kouluttautumista ja perehtymistä sekä toimintatapojen uudistamista.

5 5 1. Johdanto 1.1 Tausta Työterveyspalvelujen järjestäminen pienille yrityksille on maassamme ollut vaihtelevaa, eikä hyvin toimivaa mallia tutkimuksista ja selvityksistä huolimatta ole kehittynyt. Näyttää siltä, että lähtökohtana on yleisesti ollut ison yrityksen työterveyshuoltomalli. Kuitenkin pienen yrityksen mahdollisuudet käyttää hyväkseen työterveyshuollon asiantuntijoita ovat kovin erilaiset kuin isoissa yrityksissä. Pienen yrityksen ja työterveyshuollon yhteistoiminta on yleisesti ollut vähäistä. Pienten työpaikkojen työterveyshuollon selvityksissä on mm. todettu yhteistyön ja tiedottamisen lisäämisen tarvetta (Hyytiäinen ym. 1998) ja esimerkiksi Työ ja terveys 2 haastattelun (Piirainen ym. 2) mukaan työterveyshuollosta käydään suhteellisen harvoin tutustumassa mikroyritysten (alle 1 työntekijää) työoloihin: mikroyrityksissä oli käyty 39 %:ssa ja yli kymmenen hengen yrityksissä 62 %:ssa. Työterveyspalvelujen tarjonta ei ole laajemmin tavoittanut pienyrityksiä. Pienten työpaikkojen määrä ja merkitys työllistäjänä on suuri. Suomessa on 222 toimivaa yritystä, joista 1-9 hengen yrityksiä on 93 %. Pienissä yrityksissä (alle 5 henk.) on henkilöstöä yhteensä 32. Kun yksinyrittäjät, joille työterveyshuolto on vapaaehtoista, lasketaan pois, jää työterveyshuollon järjestämisvelvollisia yrityksiä noin 12 (Tilastokeskus 22). Yksi neljästä pienestä yrityksestä on pienteollisuudessa ja viidennes toimii palvelualalla. Pienten yritysten työterveyshuolto on keskittynyt terveyskeskuksiin. Viime vuosina myös yksityiset lääkäriasemat ovat lisänneet palveluitaan pienille työpaikoille. Työterveyshuollon palveluiden määrä ja laatu vaihtelevat paljon paikkakunnasta ja työterveysyksiköstä riippuen. Työterveyshenkilöstöstä, erityisesti lääkäreistä on ollut pulaa etenkin Pohjois- ja Itä- Suomessa (Räsänen 22, Virokannas & Jokelainen 24). Työterveyshuollon kattavuus on pienissä yrityksissä huonompi kuin suuremmissa (Piirainen ym. 23). Pakkalan ym:n (24) tutkimuksessa yrittäjät tunsivat työterveyshuollon toimintamuodoista parhaiten työkyvyn seuraamisen ja tukemisen, sairaanhoidon ja terveiden elämäntapojen tukemisen. Ko. hankkeessa olleet yrittäjät arvioivat työterveyshuollon työpaikkatason toiminnan melko huonoksi. Kuitenkin yrittäjien luottamus työterveyshuollon toimintaan oli pääosin hyvä. Yleensä resurssi- ja kustannuskysymyksiä on pidetty esteinä toteuttaa pientyöpaikkojen työterveyshuoltoa. Kyseisen selvityksen mukaan yrittäjät eivät tunne työterveyshuollon tarjoamia mahdollisuuksia tukea yrittäjää ja yritystä. Vuosien aikana on Suomessa yritetty kehittää pienille yrityksille sopivia työterveyshuollon ja työsuojelun palvelumalleja. Tulokset ovat kuitenkin jääneet laihoiksi. Käytännössä työtä tehdään pienyrityksissäkin isojen yritysten työterveys- ja työsuojelutyön malleja soveltaen. Koska pienessä yrityksessä kaikki keskittyvät työpaikan perustehtävään, tulisi tuotettavien, työpaikkaa tukevien palvelujen olla mahdollisimman pitkälle valmiiksi sovitettuja yrityksen tarpeisiin (Pirttilä 21). Lisäksi niiden tulisi olla sellaisia, että ne eivät vaadi laajasti taustatietojen hallitsemista ja selvittelyä yritykseltä itseltään. Työterveys- ja työturvallisuusmääräykset koskevat kaikkia Suomessa toimivia yrityksiä koosta riippumatta. Niinpä myös pienyrityksellä on runsaasti lakisääteisiä velvoitteita. Kaikkia määräyksiä ei pienyrityksissä tunneta kovinkaan hyvin. Pientyöpaikoilla on yleisesti vaikeuksia kehittää työturvallisuuteen liittyviä asioita samassa tahdissa kuin suurissa yrityksissä. Työturvallisuuslain mukaan työnantajan on mm. riittävän järjestelmällisesti selvitettävä ja tunnistettava työstä, työtilasta, muusta työympäristöstä ja työolosuhteista

6 6 aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät ja mikäli niitä ei voida poistaa, arvioitava niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle. Selvitysten mukaan pienyrityksissä on tarvetta työterveyspalveluille. Niissä on sekä työsuojelullisia että terveydellisiä ongelmia, esimerkiksi työtapaturmariskit ovat edelleenkin merkittäviä ja työpaikoilla on runsaasti ergonomisia ja työhygieenisiä ongelmia (Kauppinen ym. 23). Tietoverkkojen kehittyminen, laitteistojen lisääntyminen ja tietotekniikan käytön yleistyminen työelämässä ovat luoneet pohjan vuonna 2 aloitetulle kehityshankkeelle. Tietotekniikkaa käyttää meillä yli puolet työntekijöistä työssään. Internetin käytöstä on tullut kansalaistaitoihin kuuluva, koulussa opetettava asia. Myös työterveyshuolloissa on yleisesti käytössä tietokoneita ja tietojenhallintajärjestelmiä. Internetin käytön lisääntymisen myötä sekä kansainväliset että kansalliset verkkopalvelut ovat lisääntyneet viime vuosina. Terveyspalvelujen verkkopalvelujen tarjonta on myös Suomessa jatkuvasti lisääntynyt (Lamminen ym. 21). Työterveyttä koskevaa materiaalia on runsaasti verkossa ja sen laatu ja taso ovat vaihtelevia. Tiedon hakeminen verkosta voi olla vaikeaa tiedon epäluotettavuuden ja sekavuuden vuoksi, eikä hyöty ole välttämättä hyvä (Lintilä 22). Sen tehostaminen edellyttää sekä nykyistä parempaa koulutusta että tiedon parempaa jatkojalostamista. Useat käyttäjät ovatkin siirtyneet käyttämään ammatillisin perustein koottuja tietolähteitä, jolloin tieto on jo valikoitua. Tällainen menettely palvelee myös pienyrityksiä, joiden on ollut vaikea löytää tarvitsemaansa tietoa verkon avulla. 1.2 Hankkeen aikaisemmat vaiheet Tämä hanke on jatkoa vuonna 2 aloitetulle kehityshankkeelle, jonka ensimmäisessä osassa selvitettiin verkkopalvelujen mahdollisuutta pienyritysten työterveyshuollossa (Virokannas ym. 22). Silloin laadittu palvelukonsepti ja saadut kokemukset tukivat käsitystä, että työterveyshuollon verkkopalvelut voisivat tuoda oleellista lisäarvoa sekä pienyritykselle että sen työterveyspalvelulle. Kesällä 24 päättyneessä hankkeen toisessa osassa kehitettiin edellistä pohjaa käyttäen työterveyshuollon verkkopalvelumalli pienille yrityksille. Työssä keskityttiin erityisesti palvelun rakenteen kehittämiseen (Virokannas ym. 24). Kehitetyn verkkopalvelumallin rakenne muodostui viisiosaiseksi: 1) työpaikan hyvinvointiohjelma, 2) informaatiopalvelu, 3) työterveysneuvontapalvelu, 4) oma posti ja 5) muuta tukiaineistoa. Oulun Työterveyden ja Oulun yliopiston kanssa yhteistyössä toiminut Mawell Oy rakensi mallin mukaiset ohjelmistot ja palvelimen. Kehitysprosessi tuotti konkreettisen työvälineen, jonka laatimisessa oli mukana myös pienyrityksiä. Projektiryhmän arvioinnin perusteella saatiin kehitettyä lupaava apu- ja yhteistyöväline, jonka hyödyllisyys pienyritykselle ja työterveyshuollolle vaikutti lupaavalta. Oleellisena osana hankkeen toisessa vaiheessa jouduttiin miettimään työterveyshuollon toimintamallia pienen yrityksen kanssa tehtävässä yhteistyössä. Jotta kehitettyä verkkopalvelua osattaisiin käyttää hyväksi sekä yrityksessä että työterveyshuollossa, näytti se vaativan uuden toimintamallin omaksumisen. Kehitetty toiminta perustui enemmän yhteistyön varaan kuin aiemmin käytäntöä ohjannut työnjakomalli. Laaditun työpaikan hyvinvointiohjelman tarkoitus oli toimia yhdistävänä välineenä pienen työpaikan johtamisen, työsuojelun ja työterveyshuollon välillä.

7 7 1.3 Verkkopalvelut pienen yrityksen apuna Sähköisten palvelujen käyttö ja mahdollisuudet ovat selkeästi lisääntyneet myös pk-yritysten arjessa. Keskeisiä osia tietoverkkojen hyödyntämisessä ovat Internetin käyttö, yritysten sisäisen tietoverkon intranetin käyttö ja myös yritysten yhteinen ekstranet -verkko. Mitä enemmän henkilön työtehtäviin kuuluu tiedonhankinta- ja viestintätarpeita, sitä tärkeämmäksi verkkotyöskentely käy. Toisaalta mitä alempana hierarkiassa henkilö on tai mitä kaavamaisempia tämän työtehtävät ovat, sitä strukturoidumpaa hänen saamansa ja hankkimansa tieto on (Lintilä,22). Tehokkuuden lisääntyminen verkkosovellusten ansioista on edellä mainitun tutkimuksen mukaan seurausta kahdesta pääasiallisesta vaikutustavasta. Ensiksikin, se johtuu toiminnan sisäisen joustavuuden lisääntymisestä. Toiseksi, tehokkuuden paraneminen näkyy työprosessien nopeutumisena. Näistä ensimmäinen liittyy tarvittavien resurssien parempaan jaettavuuteen ja prosessin vaiheiden suoritusjärjestyksen vapautumiseen, joiden vuoksi tehtäviä on helpompi järjestellä suhteessa toisiinsa. Prosessien nopeutuminen puolestaan tehostaa toimintaa yksinkertaisesti vähentämällä aikaa, joka kuluu yksittäisten työtehtävien tekemiseen. Tieto voi olla tyypiltään ajankohtaista, aihealueittain järjestettyä ja kotimaisia, eu- sekä ulkomaista tietoa sisältäviä linkkisivuja. Kuitenkin asiantuntijoiden tärkeimmät tietolähteet ovat edelleen alan ammattilehdet, kollegat ja työtoverit sekä asiantuntijat. Vähemmän tärkeitä edelleen ovat on-line -tietokannat, abstraktilehdet ja ulkomaiset aikakauslehdet. Taulukossa 1 on tiivistetty luettelo yrittäjien käyttämästä verkosta saatavasta tiedosta (Lintilä 22). Taulukko 1. Tieto, jota on tarjolla ja jota yrittäjät ovat käyttäneet Tilastot: joita voidaan käyttää benchmarkingiin Tietoiskut ajankohtaisiin kysymyksiin Työvälineet eri ongelmien ratkomisiin ja hyvät käytännöt asioiden käsittelyyn Lakitekstit Artikkelit mm. kehittämishankkeista Lomakkeet ja menetelmät asioiden arkiseen hoitamiseen Tiedot rahoituslähteistä Koulutus Yhteystiedot Linkkisivut eri aihealueista Internet on yleistynyt nopeasti ja yhteys verkkopalveluihin on nykyisin myös pientyöpaikoilla. Samanaikaisesti työterveyshuoltoa varten on kehitetty lukuisia atksovelluksia. Kuitenkin vähemmälle huomiolle on jäänyt työterveyshuollon ja työpaikan väliseen yhteydenpitoon ja tietojen vaihtoon soveltuvat ohjelmistot (Kauppinen 23). Tietoa kaivataan ja tarvitaan molemmin puolin, mutta sitä ei ole saatavissa tai se on sellaisessa muodossa, ettei sitä kyetä pienellä työpaikalla käyttämään (Pirttilä 21). Tietoverkossa toimiminen edellyttää myös luotettavia tietojen salausohjelmia ja yhteisesti eri toimijoiden välillä sovittuja menettelytapoja. Kun verkkopalveluja suunniteltiin tässä hankesarjassa, oli aluksi ajatuksena käyttää niitä perinteisen työterveyshuollon tukena. Sisällöksi suunniteltiin silloin mm. yleistä tietoa työterveydestä yrityksen käyttöön, toimintaohjeita, terveyden edistämisohjeita ja menetelmiä ja työterveydellistä täsmätietoa yritykselle. Verkkopalvelun tavoitteena oli toimia kolmessa

8 8 tasossa (taulukko 2). Perustason muodostivat lain velvoitteet, toisen työsuojelu ja turvallisuus ja kolmannen tason työhyvinvointi. Verkkopalvelun yhdeksi keskeiseksi rooliksi ajateltiin yritykselle tarjottavan mahdollisuutta toimittaa tarvittavia asiakirjoja työntekijöidensä nähtäville ja käyttää siten verkkopalvelua yrityksen dokumenttijärjestelmänä. Taulukko 2. Verkkopalvelun tasot ja esimerkkejä sisällöstä. Tasot 1 taso: Lain velvoite II taso: Työsuojelu ja turvallisuus III taso: Työhyvinvoin ti Yrityksen omat sivut - sisältö esimerkkejä Työterveyshuoltosopimus Toimintasuunnitelma työterveyshuoltotoiminnalle Raportti työpaikkaselvityksistä Työsuojelun toimintaohjelma TS-TYHY Ohjeita ja toimintamalleja arvioida työn tekemistä TS-TYHY:n hyvinvointiin liittyvät sivut Työyhteisöindeksi Viihtyvyysbarometri Kaikkien käytössä olevat sivut Työterveyshuoltolaki Työturvallisuuslaki Tietoa ja ohjeita Toimintamalleja Linkkejä Julkaisuja Linkkejä aiheeseen Henkilökohtainen osio Esitäytettäviä lomakkeita esim. terveystarkastuksiin Anna palaute työterveyshuollolle Verkkolääkäri neuvoo - palvelu Anna palaute työterveyshuollolle Mittareita itsearviointiin Projektin edetessä tuli mukaan vahvemmin ajatus pienen yrityksen työterveyshuollon palvelumallin uudistamisesta ja kehittämisestä. Tällöin työterveyshuollon verkkopalveluun kehitettiin uusia mahdollisuuksia ja pyrittiin siihen, että kontakteja muodostuisi lisää pienyrityksen ehdoilla. Yrityksen käyttöön tuotettiin menetelmiä ja yhteistyövälineitä. 2. Hankkeen tavoitteet Tämän hankkeen päätavoitteena oli selvittää ja arvioida projektin edellisessä osassa rakennetun työterveyshuollon verkkopalvelumallin käytön hyödyt pientyöpaikalle ja työterveyshuollolle. Osatavoitteita olivat: - kehittää ja arvioida verkkopalvelun käyttöönottoprosessia - arvioida verkkopalvelun toimivuutta pienyrityksen ja työterveyshuollon yhteisenä työvälineenä - selvittää verkkopalvelun vaikutusta pienyritykseen - verkkopalvelun vahvuuksien arviointi työterveyshuollon toimintaan. Tarkoitus oli, että hankkeessa mukana olevat pienet yritykset ja työterveyshuollot kehittävät koulutuksen ja käytännön toiminnan kautta yhteistoimintaansa, jonka yhtenä merkittävänä välineen toimivat verkkopalvelu ja siihen rakennetut työkalut. Verkkopalvelujärjestelmää on tarkoitus kehittää hankkeen tulosten pohjalta niin, että siitä voisi tulla pysyvä pienen yrityksen ja työterveyshuollon yhteinen työväline.

9 9 3. Hankkeen toteutus 3.1 Hankkeen organisointi Kehityshanketta veti työterveyshuollon professori Hannu Virokannas (KTTYL, Oulun yliopisto) ja siihen palkattiin tutkija TtM Maiju Österman (KTTYL, Oulun yliopisto). Työskentelyyn hankkeessa osallistuivat myös työterveyslääkäri Tuomas Kopperoinen (Oulun Työterveys) ja Oulun Työterveyden verkkopalvelutiimin henkilöstö sekä Työterveyslaitokselta osaamiskeskusjohtaja, professori Hannu Anttonen, apulaisylilääkäri, LT Timo Leino ja tutkija Jarmo Vorne. Lisäksi projektiryhmään kutsuttiin järjestöpäällikkö Kirsi Anttila (Pohjois-Pohjanmaan yrittäjät). Projektiryhmä kokoontui 14 kertaa. Työskentely hankkeessa eteni kokousten välisenä aikana hankkeen vetäjän ja tutkijan parityöskentelyllä. Kehityspalavereja pidettiin 2-3 viikon välein. Asiantuntijapalvelua ostettiin projektiin pääasiassa Työterveyslaitokselta ja vähäisessä määrin Mawell Oy:ltä. Projektin ohjausryhmän puheenjohtajana toimi johtaja Heikki Salovaara (Oulun Työterveys) ja siihen kuuluivat lisäksi osaamiskeskusjohtaja Hannu Anttonen / apulaisylilääkäri Timo Leino (Työterveyslaitos) ja Pasi Kinnunen (Pohjois-Pohjanmaan yrittäjät) sekä esittelijöinä prof. Hannu Virokannas ja tutkija Maiju Österman. Ohjausryhmä kokoontui 3 kertaa. Työsuojelurahasto tuki taloudellisesti hanketta, joka tehtiin Oulun yliopiston kansanterveystieteen ja yleislääketieteen laitoksen (KTTYL) johdolla yhteistyössä Oulun Työterveyden ja Työterveyslaitoksen kanssa. 3.2 Hankkeen osat ja menetelmät Tämä oli vuonna 2 alkaneen pienten yritysten verkkopalvelujen kehittämisen hankesarjan kolmas vaihe. Ensi vaiheessa vuonna 2 lähdettiin liikkeelle uuden idean tunnustelulla ja edettiin sittemmin ensimmäisen käytännön toimintamallin rakentamiseen ja kokeiluun. Nyt oli kyseessä laaditun verkkopalvelumallin vaikutuksien ja sen mahdollisten hyötyjen arviointi. Tämä hanke alkoi helmikuussa 25 ja päättyi toukokuussa 27. Kehitysasetelmana tässä työssä oli hankesuuntautunut toimintatutkimus, jonka tavoitteena oli parantunut yhteistoiminta ja yhteiset työvälineet ( Kuula 2, Aatola & Syrjänen 1999). Tutkittavat (pientyöpaikat ja työterveyshuollot) olivat aktiivisia osallistujia kehitysprosessissa ja toimivat yhteistyössä tutkijoiden kanssa. Hankkeessa käynnistetyn prosessin on tarkoitus jatkua hankkeen jälkeen edelleen pienten yritysten ja työterveyshuoltojen yhteistyönä. Verkkopalvelun taustaksi laadittiin palvelumalli, jonka periaatteita olivat: 1) palvelu perustuu yhteistoimintaan, 2) työterveyshuollon ja yrityksen välinen tiedonvaihto avoimeksi, 3) yrityksen asiakaslähtöinen tukeminen ja 4) etäpalvelun käyttö. Kehitysmateriaalia kerättiin yritysjohtajien, työntekijöiden ja työterveyshuoltojen haastatteluilla ja kyselyillä sekä asiakirjojen avulla. Hankkeen aikana myös tuotettiin ratkaisuja, joita vietiin käytäntöön ja kokeiltiin yhdessä yritysten kanssa. Kehittämiskohteet olivat tavoitteiden mukaisesti verkkopalvelun käyttöönottoprosessi, yhteistyö ja mahdolliset hyödyt. Verkkopalvelun käyttöönotto perustui työterveyshenkilöstön kouluttamiseen ja tutkijan tukeen, yhteistyötä pyrittiin ohjaamaan koko verkkopalvelulla ja siihen ladituilla yhteisiksi tarkoitetuilla osilla kuten työsuojelun toimintaohjelma TS-TYHY:llä ja täytettävillä

10 1 lomakkeilla. Johtajien haastatteluissa käytettiin työhyvinvointinäkökulmaa ja työterveysprosessissa keskityttiin yhteistyöhön liittyviin asioihin. Kokonaisuutena toimintatutkimuksella pyrittiin selvittämään pienille yrityksille rakennetun työterveyslähtöisen työhyvinvoinnin verkkopalvelun hyötyjä ja kehityskohteita. Hankkeen osat a) Hankkeen alku ja alkukartoitukset - Työterveyshuoltojen ja yritysten valinnat - Työterveyshuoltojen alkukartoitukset - Johtajien / yrittäjien alkuhaastattelut b) Verkkopalvelun vieminen yrityksiin - Työterveyshenkilöstön kouluttaminen - Verkkopalvelun jalkauttaminen c) Verkkopalvelukokeilu - Verkkopalvelun käyttöjakso yrityksessä d) Hyötyjen selvittäminen - johtajien / yrittäjien haastattelu, käytettävyyskysely - työntekijöiden kysely - työterveyshuoltojen haastattelu - palaute työpaikoille ja työterveyshuolloille a) Hankkeen alku ja alkukartoitukset Hanke aloitettiin yhteistyöllä Oulun Työterveyden kanssa, jonka piirissä verkkopalvelumallia oli kehitetty jo aikaisemmin. Ajatuksena oli, että hanke saataisiin helposti käyntiin jatkamalla samassa ympäristössä. Keväällä neuvoteltiin verkkopalvelunjärjestelyistä Oulun Työterveyden kanssa, jolla oli aiemmin kehitetty verkkopalvelinversio joidenkin työpaikkojen palvelukäytössä. Selvittelyjen jälkeen päädyttiin siihen, että Oulun Työterveyden käytössä olleelle verkkopalvelimelle, jonka ylläpidosta ja ohjelmistosta vastasi Mawell Oy, rakennetaan tälle projektille oma tuotantokäytöstä erillinen järjestelmä. Ko. palvelimen pystytyksen ja muutaman lisäasian koodauksen hanke osti Mawellilta. Käytännössä osoittautui työlääksi löytää hankkeeseen sopivia ja halukkaita työterveyshuoltoja. Mukaan lähtivät Oulun Työterveyden lisäksi Ranuan terveyskeskuksen työterveyshuolto ja Rovaniemen kaupungin työterveyspalvelut. Oulun Työterveyden verkkopalvelutiimin kanssa tehtiin yhteistyötä syksystä 25 alkaen. Aluksi pyrittiin siihen, että mukaan otettaisiin työpaikkoja vain nimetyiltä toimialoilta, mutta ehdosta jouduttiin luopumaan. Jatkossa mukaan pyydettiin yrityksiä ilman toimialarajoitusta. ja yrityksiä. Valituissa työpaikoissa tuli olla 3-5 työntekijää ja niiden tuli olla halukkaita verkkopalvelun käyttöön. Taulukossa 3 on pidetyt yritysinfot, joihin osallistui kaikkiaan 33 yrityksen edustajat. Hankkeeseen osallistui edellisistä 22 yritystä (taulukko 4), joissa oli yhteensä yli 3 työntekijää, mutta kaikilla ei ollut mahdollisuutta tietokoneen käyttöön. Käyttäjätunnuksia annettiin 179 työntekijälle.

11 11 Taulukko 3. Pidetyt yritysinfot Aika Työterveyshuoltoyksikkö, jonka asiakasyrityksille Infossa yrityksiä info pidettiin 19.1 Oulun Työterveys Oulun Työterveys Oulun Työterveys Ranuan terveyskeskuksen työterveyshuolto Oulun Työterveys Ranuan terveyskeskuksen työterveyshuolto Ranuan terveyskeskuksen työterveyshuolto Ranuan terveyskeskuksen työterveyshuolto Oulun Työterveys Rovaniemen kaupungin työterveyspalvelu Rovaniemen kaupungin työterveyspalvelu Rovaniemen kaupungin työterveyspalvelu Rovaniemen kaupungin työterveyspalvelu 1 Yhteensä 33 Taulukko 4. Työterveyshuollot ja hankkeeseen osallistuneet yritykset Työterveyshuollot Oulun Työterveys Rovaniemen kaupungin työterveyspalvelu Ranuan terveyskeskuksen työterveyshuolto Hankkeeseen osallistunut henkilöstö 1 työterveyslääkäriä, 3 työterveyshoitajaa + (1 työterveyslääkäri ja 1 työterveyshoitaja koulutusosassa) 5 työterveyshoitajaa + (2 työterveyslääkäriä koulutusosassa) 1 työterveyshoitaja + (1 työterveyslääkäri koulutusosassa) Osallistuneet yritykset Työntekijöitä yrityksissä 9 yritystä yritystä 15 6 yritystä 44 YHTEENSÄ 22 yritystä 338 Mukaan tulleet pienet yritykset toimivat monilla eri toimialoilla. Eniten (yli puolet) yrityksistä toimi palvelusektorilla, mutta mukana oli myös esim. tuotannollisia yrityksiä. Yli puolet yrityksistä oli alle 15 henkilön työpaikkoja ja mukana oli muutama vähän isompi (yli 3 henk.) yritys (taulukko 5). Suppea työterveyshuoltosopimus (ei sairaanhoitoa) oli 2/3:lla yrityksiä ja 1/3:lla oli kokonaisvaltainen sopimus (sisältää myös sairaanhoidon). Käytännön kokeilu voitiin aloittaa Oulun Työterveyden työterveyshuollossa olleiden asiakasyritysten kanssa vuoden 25 lopussa sekä Ranua terveyskeskuksen työterveyshuollon ja Rovaniemen kaupungin työterveyspalveluiden kanssa alkuvuoden ja kevään 26 aikana.

12 12 Taulukko 5. Pienten yritysten henkilömäärät Yrityksen henkilömäärä N (%) (23) (36) (14) (9) (18) Työterveyshuoltojen ja yritysten valintojen jälkeen mukana olevat työterveyshenkilöt kirjoittivat esseen pienyritysten palveluista ja heitä haastateltiin työterveyshuoltokohtaisina ryhminä aiheena pientyöpaikkojen kanssa tehty yhteistyö. Lisäksi pientyöpaikkojen luvalla kerättiin tietoja toiminnasta työterveyshuoltoon kertyneistä dokumenteista. Hankkeeseen lupautuneiden pienten työpaikkojen johtajat haastateltiin aiheina yritysten hyvinvointiin liittyvä toiminta ja siihen liittyvät suunnitelmat sekä työterveyshuollon kanssa tehty yhteistoiminta. Etukäteen johtajille lähetettiin pika EFQM lomake, jota käytettiin runkona haastattelussa. b) Verkkopalvelun vieminen yrityksiin Verkkopalvelun viemisessä yrityksiin edettiin seuraavan kaavan mukaan: 1. Työterveyshuollon valmistautuminen ja koulutus Työterveyshuoltojen koulutusta varten oli laadittu opetuspaketti ja alustava verkkopalvelun jalkauttamismalli, jota kokeiltiin ja kehitettiin hankkeen aikana. Työterveyshuoltoon nimettiin aluksi verkkopalvelusta vastaava henkilö ja aloitettiin verkkopalvelimen käyttöönottokoulutus. Hankkeen tutkijat pitivät työterveyshuoltokohtaisesti henkilöstölle kaksi puolen päivän ja yhden kahden tunnin koulutustilaisuudet verkkopalvelusta ja sen käytöstä sekä käyttöönottoprosessista. Työterveyshuoltojen käyttöön annettiin myös kirjallista materiaalia yritysmarkkinointia varten. Koulutuksen jälkeen työterveyshuollot ottivat yhteyttä soittamalla, tapaamalla ja lisäksi lähettämällä infokirjeen palvelunsa piirissä oleviin pienyrityksiin ja kysyivät halukkuutta tulla mukaan verkkopalveluhankkeeseen. 2. Informaatio pienille yrityksille Työterveyshuollot kutsuivat halukkaiksi ilmoittautuneet pienyritykset verkkopalvelun informaatiotilaisuuksiin, joista osa pidettiin ryhmille ja osa yrityskohtaisesti. Tilaisuudet kestivät n. 2 tuntia ja niissä verkkopalvelua esittelivät sekä hankkeen tutkijat että paikallinen työterveyshuoltohenkilöstö. Tilaisuuden teemat olivat: - Työhyvinvoinnin verkkopalvelu; palvelimen toiminnan ja sisällön läpikäynti - Mitä on työterveyshuollollinen palvelu verkkopalvelussa - Yritysten alustavat tarpeet verkon sisällöksi; yleinen/oma osio - Ts-tyhy ohjelma käynnistäjänä

13 13 Tilaisuudessa sovittiin työnjaoista ja vastuista, mm. käyttöoikeuksista ja perustietojen syöttämisestä järjestelmään. Samalla keskusteltiin ja sovittiin, mitkä dokumentit laitetaan verkkopalveluun kaikkien yrityksen työntekijöiden nähtäville. Yrittäjiä pyydettiin informoimaan oma väkensä hankkeesta. Lisäksi sovittiin jatkotyöskentelystä: johtajalle esikysely ja aika haastatteluun sekä verkkopalvelimen käyttöön opastukseen ja työterveyshoitajan opastus työntekijöille. Osa yrityksistä päätti osallistumisesta hankkeeseen infotilaisuudessa ja osa jäi vielä miettimään. Niiden osalta työterveyshuolto ja tutkija kävivät tarvittaessa jatkoneuvotteluja. Koulutuksen jälkeen hankkeen tutkija oli tukemassa työterveyshenkilöstöä verkkopalvelun järjestelyissä ja viennissä yrityksiin sekä toimi kahden työterveyshuollon osalta pääkäyttäjänä ja palvelun ylläpitäjänä. 3. Yritykselle palvelu verkkoon Yrityskohtaisen palvelun laatiminen verkkoon tapahtui pääkäyttäjien toimesta. Oulun Työterveyden asiakasyritysten osalta työn teki Oulun Työterveyden verkkopalvelutiimi, josta oli muutenkin suuri apu hankkeen toteutuksessa. Kaikille yrityksille käytettiin aluksi standardipohjaa, jota täydennettiin johtajan kanssa sovituilla dokumenteilla, jotka palvelun ylläpitäjä vei palvelimelle. 4. Johtajan opastus verkkopalvelimen käytössä Tutkija opasti haastattelun yhteydessä yritysten johtajat verkkopalvelun käyttöön. Käyttöoikeudet lähetettiin yrityksen johtajalle sähköpostissa noin viikon kuluttua koulutuksesta. 5. Yrityksen työntekijöiden koulutus verkkopalvelun käyttöön Johtajan haastattelun, opastuksen ja yrityskohtaisen verkkopalvelun rakentamisen jälkeen työterveyshuollot toteuttivat pientyöpaikkojen yhdyshenkilöiden ja yrityksen työntekijöiden koulutuksen verkkopalvelun käyttöön. Hankkeen tutkijan roolina oli tukea työterveyshuoltoja verkkopalvelun viennissä yrityksiin. Opastukseen oli luotu valmis paketti, joka toteutettiin noin 45 minuutissa tai yhdessä tunnissa. Tästä opastuksesta työterveyshuolto ei laskuttanut yritystä. Työterveyshoitaja lähetti yrityksen työntekijöistä luettelon ylläpitäjälle. 6. Käyttöoikeuksien toimittaminen Työterveyshuollosta tai ylläpidosta lähetettiin käyttöoikeudet yhdyshenkilölle ja työntekijöille sähköpostissa noin viikon kuluttua verkkopalvelun opastuksesta. Tämän jälkeen henkilökunta yrityksissä saattoi harjoitella ja käyttää ko. verkkopalvelua. c) Verkkopalvelukokeilu Verkkopalvelua pientyöpaikat käyttivät hankkeessa 1-6 kk:n ajan. Projektin tutkija seurasi verkkopalvelun käyttöä sekä pientyöpaikkojen ja työterveyshuollon yhteistoimintaa ja verkkopalvelun siihen tuomia muutoksia yhteydenpidolla työterveyshuoltoihin. Työterveyshuollon tehtävänä oli työterveyshuollon asiakirjojen kuten sopimuksen ja toimintasuunnitelman ja muiden sovittujen dokumenttien toimittaminen pääkäyttäjälle palvelimelle laitettavaksi. Lisäksi työnä oli yrityksen henkilöiden avustaminen verkkopalvelun käytössä mm. TS-TYHY lomakkeen täyttämisessä, palvelimella olevien apuvälineiden ja työolokartoituksien käytön ohjausta ja opastusta. Tarkoituksena oli, että työterveyshuolto sopisi edellisten apuvälineiden käytön avulla yrityksen nimeämien kehityskohteiden huomioimisesta työterveyshuollon toiminnassa ja pitäisi yksinkertaisen

14 14 työterveyshuollon kertomuksen ajan tasalla palvelimella. Pääkäyttäjän tehtävänä oli kirjata palvelimelle yritykset ja henkilöluettelot, siirtää palvelimelle asiakirjoja kuten sopimus, toimintasuunnitelma, työpaikkaselvitysraportti ja yrityksen työsuojeluasiakirjoja. Tehtävänä oli myös siirtää palvelimelle TS-TYHY:n dokumentit osina auki yrityksen sivuille ja ottaa vastaan palvelimelle lähetty palaute ja toimittaa se oikeaan paikkaan. Lisäksi hänen piti sijoittaa palvelimelle työterveyshuollon yrityksille pyytämiä tarvittavia linkkejä ja tietoja. Yrityksillä oli hankkeessa mahdollisuus käyttää verkkopalvelimella olleita menetelmiä ja apuvälineitä ja arvioida toimintaansa myös itsenäisesti. Oulun Työterveyden yritysten henkilöstöllä oli myös mahdollisuus käyttää työterveyslääkärille suunnattua on line kyselyä. Käyttöjakson lopussa marras joulukuussa 26 pienten työpaikkojen johtajat haastateltiin aiheena työterveyshuollon kanssa tehty yhteistyö, verkkopalvelun käyttö ja sen hyödyt pientyöpaikalle ja työntekijöille tehtiin verkkokysely verkkopalvelun käytöstä. Myös työterveyshenkilöstö haastateltiin lopuksi aiheena verkkopalvelun tuottaminen, yhteistyö pientyöpaikan kanssa sekä verkkopalvelun hyödyt työterveyshuollolle. Sekä yritysten johtajille että työterveyshuolloille pidettiin loppuseminaarit, missä keskusteltiin verkkopalvelun hyödyistä ja annettiin palaute koko projektista. d) Hyötyjen selvittäminen Projektin tutkijat seurasivat verkkopalvelun käyttöä yrityksissä, pientyöpaikkojen ja työterveyshuollon yhteistoimintaa ja työterveyshuollon toimintaa. Alle vuoden seuranta oli lyhyt isojen muutosten aikaan saamiseen. Hyötyjä tutkittiin kerätystä aineistosta seuraavasti: Hyötyjä yrityksessä Yrityksissä selvitettiin työhyvinvoinnin kehittymiseen liittyen työhyvinvoinnin dokumenttijärjestelmän käyttöön ottoa ja sen muodostumista sekä materiaalin hakemista verkkopalvelimelta työpaikan työhyvinvoinnin avuksi. Tarkoitus oli myös pohtia johtajan työhyvinvointikäsityksiä ja arvioida hankkeen vaikutusmahdollisuuksia niihin. Yrityksen työhyvinvointia edistävän toiminnan aktivoitumista oli tarkoitus selvittää verkkopalveluun kertyvien dokumenttien ja verkkopalvelun käytön avulla. Lisäksi mielenkiinto kohdistui työhyvinvointiin liittyviin mahdollisiin muutoksiin hankkeen aikana. Yrityksen yhteistyön kehittyminen työterveyshuollon kanssa oli yksi hankkeen hyötyjen selvittämisen keskeisistä asioista. Asiantuntijoiden ja asiantuntijatiedon hyödyntämistä seurattiin verkkopalvelun ja yhteistyövälineiden käytöllä. Hyötyjä työterveyshuollossa Hankkeessa selvitettiin työterveyshuollon ja työpaikan yhteistoimintamallin kehittymistä selvittämällä haastattelussa työterveyshuollon toimintamallia, käsityksiä asiakaslähtöisestä toiminnasta ja yhteistoiminnasta. Työterveyshuollon toiminnan mahdollista muuttumista oli tarkoitus seurata verkkopalvelun käytöllä ja verkkopalvelussa olevien menetelmien käytön ohjaamisena yrityksille, työpaikkaselvitysraporttien kehittymisenä ja työterveyshuoltojen itsearvioinnilla.

15 15 Työterveyshuolloilla oli mahdollisuus kehittää hankkeessa uusia palvelutapoja. Verkkopalvelua oli tarkoitus käyttää tiedottamiseen, verkkokyselyjen tekemiseen ja aloittaa TS-TYHY:n avulla asiakaslähtöisen toimintamallin kehittäminen. 3.3 Hankkeen talous Hankkeen kulut olivat miltei suunnitellun mukaiset. Matkoihin kului rahaa ennakoitua enemmän, koska mukaan lähteneet työterveyshuollot olivat suunniteltua kauempana ja ostopalveluihin käytettiin vähemmän, koska osa ostettaviksi suunnitelluista palveluista tehtiin hankkeen tutkijan työnä (taulukko 6). Taulukko 6. Hankkeen kulut. Toteutuneet kulut Työsuojelurahasto Oma rahoitus Yhteensä Talousarvio Hakijan kiinteät palkat Henkilösivukulut Hanketta varten palkattavien palkat Henkilösivukulut Matkakulut Materiaalikulut 1 Ostetut palvelut Muut kulut Tiedotuskulut 1 Yleiskulut YHTEENSÄ Hankkeen kulut olivat yhteensä , josta Työsuojelurahaston osuus oli 58 % ja oma rahoitus osuus kattoi 42 %. Työsuojelurahasto myönsi hankkeelle 74 5 ja oma rahoitusta oli n. 54. Lisäksi hankkeen osapuolten resurssipanostuksena toteutui Tulokset 4.1 Verkkopalvelun käyttöönottoprosessi yrityksissä Työterveyshuollon valmistautuminen ja koulutus Työterveyshuoltojen henkilökunnan koulutuksessa tuli vahvasti esille heidän saamansa perinteinen koulutus. Lakilähtöisyys yhdistettynä oman alan asiantuntijatoimintaan oli

16 16 kantavana ajatuksena. Työterveyshuollon valmiudet muuttaa perinteistä ajattelua ja työskentelytapaa osoittautuivat haastattelun perusteella (tulokset kohdassa 4.4) vaativan arvioitua enemmän aikaa ja koulutusta. Kaksi 4 tunnin ja yksi kahden tunnin koulutusjakso muiden omien töiden ohessa, ei kaikkien kohdalla ollut riittävää. Tämä näkyi tutkijalle tulleina runsaina kysymyksinä ja tukipyyntöinä. Infot verkkopalvelusta Infotilaisuuksiin saapuneet yrittäjät ottivat hyvin vastaan verkkopalveluajatuksen. Erityisesti pienet yritykset, joilla ei ollut omaa intranettiä ajattelivat hyötyvänsä palvelusta. Sellaiset pienet yksiköt, jolla oli vertaisyksiköitä muualla Suomessa, eivät niinkään nähneet hyötyvänsä palvelusta. Pienten yritysten johtajia ja yrittäjiä kiinnosti verkossa mm. se, että sieltä saattoi saada tietoa ja toimintamalleja yrityksen käyttöön valmiiksi tarjottuna. Verkkopalvelun heikko vuorovaikutteisuus ja toiminnallisuuksien puutteet puhuttivat yrittäjiä jo hankkeen alkuvaiheessa. Monet olisivat itse halunneet tallentaa asiakirjoja yrityksensä sivuille. Pienille yrityksille verkkopalvelun todettiin olevan tarpeen myös lakien ja työterveyshuoltodokumenttien nähtävillä pitämispaikkana. Yrityskohtainen palvelu verkkoon ja johtajan perehdyttäminen Johtajan tai yhdyshenkilön (2 yrityksessä) perehdyttäminen verkkopalveluun tapahtui tutkijan tekemällä johtajan haastattelukäynnillä. Johtajia pyydettiin varaamaan aikaa kaksi tuntia. Käytännössä usein riitti puolitoista tuntia. Haastelun jälkeen tutkija opasti johtajaa verkkopalvelun käyttöön ja Työsuojelun toimintaohjelman TS-TYHY:n täyttämiseen. Verkkopalvelun opastuksen käytettiin aikaa 15-3 min. Opastus verkkopalveluun tehtiin johtajan omalta tietokoneelta. Yrityksen työntekijöiden koulutus verkkopalvelun käyttöön Monet työterveyshoitajista tarvitsivat ja pyysivät hankkeen tutkijan tuekseen varsinkin ensimmäiselle käynnille. Tutkijan rooli muodostui suunniteltua keskeisemmäksi ja hän oli aktiivisesti mukana ohjaamassa verkkopalvelun käyttöä työterveyshuollon tukena useassa yrityksessä. Tavoitteena oli, että 2-3 viikon kuluessa johtajan perehdyttämisestä olisi järjestetty työntekijöiden opastus. Tähän tavoitteeseen ei päästy, vaan väliaika oli pääsääntöisesti yli 1 kuukauden. Syynä oli joko yrityksen tilanne tai työterveyshoitajan tiukka työtilanne. Osassa yrityksistä opastuksessa olivat mukana lähes kaikki vakinaiset työntekijät ja joissakin vain osa työntekijöistä johtuen vuorotyöstä tms. Osassa tilaisuuksia oli mukana myös johtaja. Opastuksessa käytiin läpi verkkopalvelun osoite, verkkopalvelun yleinen ja yrityskohtaiset osat ja sivut mahdollisimman konkreettisesti. Osassa yrityksistä asia herätti keskustelua yhdessä johtajan kanssa, osassa taas keskustelua ei juurikaan syntynyt. Osa työntekijöistä ja johtajista piti opastuksessa verkkopalvelua monipuolisena, osa taas epäili sen hyötyä yritykselle ja itselleen. Työntekijäryhmille opastus toteutettiin PowerPoint -kuvina, jotka oli tehty palvelimelle tehdyistä yleisistä ja heidän yrityksensä omista sivuista. Verkkopalvelun toiminnallisuuksia ei näin voitu esitellä demonstraatiolla vaan käytännön kokeilu jäi kunkin työntekijän aktiivisuuden varaan.

17 Verkkopalvelin ja sen kehittäminen hankkeessa a) Verkkopalvelimen rakenne ja sisältö Verkkopalvelun sisällön ja toimintojen kehittäminen otti aikaa hankkeen alussa lähes kolme kuukautta. Osaksi kyseessä olivat ohjelmiston koodaukseen ja toiminnallisuuksiin liittyvät asiat ja osaksi palvelun sisällön kehittäminen. Viiveet todettujen virheiden tekniseen korjaamiseen olivat hankkeen kannalta pitkiä. Ohjelmiston vuorovaikutteisuuden ja toiminnallisuuksien kehittämistä tunnistettiin tarvittavan jo edellisessä hankkeessa. Kehitystyö ei kuitenkaan ollut vielä edennyt, eikä siihen löydetty tarvittavaa rahoitusta tästäkään hankkeesta. Verkkopalvelu jouduttiin kokeilemaan näiltä osin puutteellisena. Vuorovaikutteisuuden puutteista tulikin eniten negatiivista palautetta käyttäjiltä. Sisällön kehittämiseksi pidettiin sekä projektiryhmän seminaareja että kuultiin yrittäjiä. Hanke järjesti mm. esittely ja keskustelutilaisuuden Pohjois-Pohjanmaan Yrittäjien hallituksen jäsenille. Palvelu nimettiin työhyvinvoinnin verkkopalveluksi ja siihen pyrittiin löytämään pienyrityksille sopivaa materiaalia. Palveluun pääsyyn tarvittiin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Yleinen osa oli samanlainen kaikille yrityksille. Yrityskohtaiseen osaan pääsivät vain ko. yrityksen työntekijät. Verkkopalvelun rakenne pohjautui edellisen projektin työhön. Palvelun rakenteeksi oli suunniteltu silloin seuraavaa: työpaikan hyvinvointiohjelma, työterveysneuvontapalvelut, informaatiopalvelu, oma posti ja muuta. Tämän hankkeen käyttöön ei kuitenkaan saatu oma posti osiota ja neuvontapalvelut olivat rajalliset. Yrityksellä oli verkkosivuilla käytössään mm. työolojensa ja työhyvinvointinsa arviointimenetelmiä ja työsuojelun toimintaohjelman sovellus TS-TYHY. Lisäksi yritys sai käyttöönsä valmiita toimintamalleja esim. perehdytys, kehityskeskustelu ja päihdeohjelma sekä tietoa ja ohjeita liittyen omaan toimialaansa. Yrityksen työhyvinvointia verkkopalvelu pyrki tukemaan monin eri tavoin. Yrityksen oli mahdollista myös arvioida työyhteisönsä työtyytyväisyyttä ja työn kehittämisen tarpeitaan. Työpaikan hyvinvointiohjelmaa kehitettiin nimellä TS-TYHY (Virokannas & Österman 27) ja se muodosti yrityskohtaisten sivujen rungon. Yrityksen sivuille pyrittiin saamaan sekä yrityksen omia että työterveyshuollon dokumentteja. Osin tässä onnistuttiinkin, mutta hidasteeksi muodostui mm. järjestelmän kankeus. Monet sekä yrityksissä että työterveyshuolloissa olisivat halunneet itse laittaa omat dokumenttinsa näkyville, mutta nyt ko. toiminnallisuuksien puuttuessa tarvittiin aina pääkäyttäjää välittäjäksi. Työterveysneuvontapalvelut olivat on-line palveluna vain Oulun Työterveyden asiakkaiden mahdollisuutena. Pienyritysten johtajat vierastivat tätä palvelumuotoa. Yhdeksi syyksi keskusteluissa kävi ilmi palvelun maksullisuus, josta Oulun Työterveys myöhemmin kyllä luopui. Hankkeessa jätettiin tämä osa edellisestä johtuen yrityksissä vähälle huomiolle, eikä kysymyksiä ilmaantunut. Informaatiopalveluna kehitettiin palvelun sisällön rakennetta edelleen (kuva 1). Kaikille yhteiseen yleiseen osaan kerättiin ja tuotettiin käyttökelpoisia asiakirjoja ja käytännönläheisiä toimintaohjeita. Nyt vielä dokumenttien määrä oli vähäinen. Yritysten sivuille laitettiin mm. työympäristön riskien arviointiin tarkoitettuja menetelmiä sekä tuotettiin ja etsittiin yritysten ja työterveyshuollon pyytämiä asiakirjoja ja tietoja. Tällainen täsmäpalvelu sai positiivista palautetta. Yrityskohtaiseen osaan tuotettiin uutena johtajan työpöytä, jonne mm. tulostui yrityksen sisäisesti tekemä työyhteisöindeksi ja jonne työterveyshuollosta oli mahdollisuus välittää johtajan käyttöön tarvittavaa materiaalia. Omasta postista piti edellisen projektin perusteella kehittyä työterveyshuollon ja työntekijän

18 18 välille hyvä vuorovaikutuskanava, mutta asia ei ollut edennyt ja tämä osa jäi odottamaan seuraavaa kehitysversiota. Verkkopalvelun sivut pyrittiin rakentamaan niin, että työntekijät ja yrittäjät löytäisivät käyttöönsä tietoja, toimintamalleja, ohjeita ja linkkejä asioista, jotka tukevat yrityksen hyviä käytäntöjä ja työntekijöiden henkilökohtaista hyvinvointia. Yrittäjien haastatteluista tulleen idean perusteella lisättiin verkkopalveluun mm. yritysten kotisivujen linkit käyttäjien näkyville. Keskeinen osa yrityskohtaista palvelua oli työsuojelun toimintaohjelma TS-TYHY, jonka ensimmäinen versio oli rakennettu aikaisemmin Oulunkaaren alueellisen työterveyshuollon hankkeessa. TS-TYHY laadittiin työsuojelun toimintaohjelman ja työterveyshuollon toimintojen risteytyksenä niin, että sen täyttämisestä muodostuisi keskeinen osa yrityksen työsuojelun, työturvallisuuden ja työhyvinvoinnin korjaamis- / kehittämisohjelmaa. TS- TYHY:n tärkeä funktio olisi ollut toimia pienyrityksen ja työterveyshuollon yhteistyövälineenä (Virokannas ja Österman 27). Sen käyttö oli tarkoitettu tukemaan suunnitelmallista toimintaa työpaikoilla ja muodostamaan rungon työterveyshuollon toiminnalle. Välinettä kehitettiin lisäämällä siihen yrityksen muutoksen tunnistamista (Mäkitalo 21) ja muutokseen liittyviä työhyvinvoinnin asioita. Ohjeistuksesta ja koulutuksesta huolimatta TS-TYHY täytettiin vain neljässä yrityksessä. YLEINEN OSA Yrityksien yleiseen käyttöön Työntekijän terveyden tukena YRITYSKOHTAINEN OSA Työsuojelun toimintaohjelma TS-TYHY Yrityksen kokoomasivu Työolot Työsuojelu ja turvallisuus Esimerkkejä sisällöstä Työsuhdeasiat Tarpeelliset asiakirjat Tärkeitä yhteystietoja Terveysmittareita Mistä apua, jos sairastun? Miten toimin työtapaturman sattuessa? Terveyden ja työsuojelun linkkejä Kunnon hoito Anna palautetta kts. Teksti TS-TYHY:n kehittämissuunnitelmat Viimeinen työpaikkaselvitys Työterveyshuollon kertomus Palaute TS-TYHY:n työolo-osa Työterveyshuollon työpaikkakäyntimuistiot ja raportit Apuvälineitä ja ohjeita työolojen arviointiin ja kehittämiseen mm. esikyselylomakkeiden välittäminen TS-TYHY:n työsuojelu ja turvallisuus -osa Toimintaohjeet ja asiakirjat Turvallisuuskartoitukset

19 19 Hyvinvointi työpaikalla Työterveyshuolto (vain työterveyshuollon käytössä) Johtajan työpöytä TS-TYHY:n hyvinvointi osa Muutokset ja jaksaminen Tyky toiminta Yrityksen työterveyshuollon asiakirjat linkitetään edellisiin yrityksen käytössä oleviin kansioihin Työterveyshuollon omia tietoja Työhyvinvoinnin itsearviointimenetelmä Työyhteisöindeksi Kuva 1. Työhyvinvoinnin verkkopalvelun rakenne ja esimerkkisisältöä. Yrityskohtaisesti pyydettiin ja lisättiin dokumentteja kaikkien työterveyshuoltojen alueilla. Sivuille lisättiin yrityksen pyynnöstä mm. toimialaa koskevaa tietoa, työsuojeluhenkilöstön tehtäviä, yrityksen oma työsuojelun toimintasuunnitelma, vakuutustodistuksia ja työyhteisöindeksikyselyn. Työterveyshuoltojen aloitteesta sivuille lisättiin mm. toimialakohtaista uutta tietoa, työterveyshuollon työvälineitä, sisäilmakyselyn palaute, tietoja ja ohjeita ensiapuvalmiudesta sekä tulokset työntekijöille tehdystä työn terveysvaara kyselystä. Ideoita verkkopalvelimen kehittämiseksi kertyi hankkeen aikana runsaasti. Tärkeimmät niistä koskivat käytettävyyden, toiminnallisuuksien ja vuorovaikutuksellisuuden parantamista. Kaikki edellä mainitut ovat nykyisin teknisesti ja ohjelmallisesti ratkaistavissa. b) Käytettävyyskyselyjen tulokset Verkkopalvelun käytettävyyttä testattiin SUS (System Usability Scale) -testillä (Brooke 1996). SUS testi on yksinkertainen kymmenkohtainen kaavake, jonka avulla saadaan laaja subjektiivinen arvio tuotteen käytettävyydestä. Kaavakkeessa käytetään asteikkoa yhdestä viiteen. Vastaus yksi tarkoittaa voimakkaasti eri mieltä ja vastaus viisi voimakkaasti samaa mieltä. Muille numeroille ei anneta sanallista määritelmää, vaan ne ovat jotain edellä mainittujen vastausten välillä. Yksinkertaiset selkeät väittämät eivät sotke testihenkilön ajatuksia, vaan antavat luotettavan kuvan testihenkilön kokemuksista. Lisäksi lomake on lyhyt sekä helposti ja nopeasti täytettävissä. Menetelmän on havaittu kattavan hyvin käytettävyyteen liittyvät asiat, kuten esimerkiksi tuen tarpeen, oppimisen ja monimutkaisuuden. Tämän vuoksi sen on katsottu olevan hyvinkin validi käytettävyysmittausmenetelmä. Eri ryhmät arvioivat järjestelmän käytettävyyttä eri näkökulmista ja eri perusteella, joten niiden vertaaminen keskenään ei ole hyödyllistä. Johtajille pyrittiin antamaan käytönopastus jokaiselle erikseen, yksilöllisesti. Johtajista yli kolmasosa piti järjestelmän käytettävyyttä kauttaaltaan hyvänä (SUS pisteet > 8) ja vastaavasti 25 % koki, että käytettävyydessä on runsaasti parannettavaa (SUS pisteet < 6) (taulukko 7).

20 2 Taulukko 7. Käytettävyystestin tulokset, %. SUS testin pistemäärä Johtajat (N=16) Työntekijät (N= 44) Työterveyshenkilöstö (N= 8) Työntekijöistä vain 25 % vastasi käytettävyyskyselyyn. Heistä 2 % antoi käytettävyydestä hyvät arviot ja yli kolmasosa näki siinä paljon parannettavaa. Vastanneista työntekijöistä 2 % ilmoitti, ettei ollut saanut lainkaan käyttöopetusta. Työterveyshenkilöstöstä kukaan ei arvioinut järjestelmän käytettävyyttä hyväksi ja suurimman osan mielestä käytettävyydessä oli runsaasti puutteita (taulukko 5). 4.3 Johtajien / yrittäjien haastattelut ja kyselyt a) Alkuhaastattelut Hankkeen alussa johtajille lähetettiin etukäteen yrityksen toiminnan itsearviointilomake pika -EFQM, joka käytiin läpi haastattelussa työhyvinvoinnin näkökulmasta, lisäksi käytiin läpi kokemuksia ja näkemyksiä työhyvinvoinnista yleensä, työsuojelu- ja työterveystoiminnasta ja dokumentoinnista, yleensä verkkopalvelujen käytöstä ja ko. hankkeen verkkopalvelun kehittämisestä. Alkuhaastattelun työhyvinvointikeskustelujen (22 kpl) ensimmäisenä kysymyksenä oli johtajan käsitys työhyvinvoinnista yleensä. Alustavan analyysin mukaan johtajat painottivat työhyvinvoinnissa terveyden ja toimintakyvyn merkitystä ja yksilöllisiä voimavaroja. Heidän odotuksissa työterveyshuollolle korostui osittain työympäristön ja ergonomian merkitys, mutta vahvempana korostuivat työntekijöiden keskinäiset välit ja henkisten yhteisöllisten asioiden kunnossa oleminen. Työntekijöiden oma motivaatio työn tekemiseen koettiin myös merkityksellisenä. Palkkausasiaakin muutama johtaja sivusi. Edellisten asioiden kunnossa oleminen liitettiin työhyvinvointiin ja häiriöt vastaavasti pahoinvointiin työpaikalla. Jotkut johtajat näkivät myös työssä onnistumisen merkityksellisenä. Johtajien puheesta nousi esille myös yritystoiminnan ja tuloksen syntymisen yhteys työhyvinvointiin. Johtajien työhyvinvointinäkemyksiä analysoidaan jatkossa tarkemmin käsitejärjestelmän avulla ja niistä kirjoitetaan oma artikkeli. Työsuojelutoiminta oli tiedostettu paremmin isommissa yrityksissä. Työsuojelun toimintaohjelman johtajat kertoivat olevan kahdeksassa yrityksessä. Osassa yrityksiä työsuojelutoimintaa oltiin kehittämässä ja sille oli asetettu tietoisia tavoitteita. Osassa yrityksiä painotettiin enemmän työhyvinvointiin liittyvää toimintaa ja sitä pidettiin tärkeämpänä kuin työsuojelutoimintaa. Useimmat johtajat olivat tottuneita käyttämään verkkopalveluita yrityksensä toiminnassa, mutta terveyteen liittyvä verkkopalvelu oli uutta. Johtajat totesivat verkkopalvelujen yleisesti helpottavan asioiden hoitamista ja säästävän aikaa. Sen sijaan verkkopalveluihin kirjautumisen he kokivat ongelmallisina, kun jokaisessa on omat tunnukset.