Pienyritysten työterveyshuollon kehittäminen: työterveyshuollon verkkopalvelumalli

Transkriptio

1 Pienyritysten työterveyshuollon kehittäminen: työterveyshuollon verkkopalvelumalli Kehityshankkeen loppuraportti Hannu Virokannas 1), Tuomas Kopperoinen 1, 2), Hannu Anttonen 3) ja Timo Leino 4) 1) Kansanterveystieteen ja yleislääketieteen laitos, Oulun yliopisto 2) Oulun Työterveys, Oulun kaupunki 3) Oulun aluetyöterveyslaitos, Oulu 4) Työterveyslaitos, työterveyshuolto-osasto, Helsinki Hankkeen vetäjän yhteystiedot Hannu Virokannas, professori Puh Postiosoite : Kansanterveystieteen ja yleislääketieteen laitos PL 5000 (Aapistie 1) OULUN YLIOPISTO Julkaistu Työsuojelurahaston avustuksella

2 2 SISÄLTÖ Tiivistelmä 1. Hankkeen tausta ja lähtökohdat 2. Pienyritykset ja niiden työterveyshuolto 3. Verkkopalvelut pienyrityksen apuna 3.1 Miten internetiä käytetään? 3.2 Tietoverkon käytön hyödyllisyys isoissa yrityksissä 3.3 Mitä verkossa on tarjolla pienyrityksille? 3.4 Verkkopalvelun mahdollisuudet tänään 4. Työterveyden verkkopalvelujen kehittämistarpeen pilotointi 5. Hankkeen toteutus 5.1 Hankkeen tavoitteet 5.2 Hankkeen toteutus 6. Kehitysprosessin tulokset 6.1 Verkkopalvelumallin kehittämisen periaatteet 6.2 Pienyrityksen verkkopalvelumallin rakenne 6.3 Verkkopalvelumallin keskeinen sisältö Työpaikan hyvinvointiohjelma Työterveysneuvontapalvelu Informaatiopalvelu 6.4 Verkkopalvelun käyttö 7. Pohdinta 7.1 Yleistä 7.2 Pienyritysten työterveyshuolto 7.3 Verkkopalvelun mahdollisuuksia työterveyshuollossa 7.4 Kehitetty verkkopalvelumalli pienyrityksen kannalta 7.5 Työpaikan hyvinvointiohjelma 7.6 Lopuksi Lähteet LIITTEET

3 3 Pienyritysten työterveyshuollon kehittäminen: työterveyshuollon verkkopalvelumalli Virokannas H, Kopperoinen T, Anttonen H ja Leino T Tiivistelmä Tässä hankkeessa kehitettiin työterveyshuollolle verkkopalvelumalli pienyritysten työterveyspalvelujen parantamiseksi. Pienyrityksille on vuosien ajan yritetty kehittää toimivia työterveys- ja turvallisuustoiminnan malleja, mutta tulokset eivät ole olleet odotusten mukaisia. Keväällä 2000 aloitetun kehityshankkeen ensimmäinen osa antoi viitteitä siitä, että työterveyden verkkopalveluilla voisi olla merkitystä pienyrityksen työterveyshuollossa. Nyt raportoitavan hankkeen toisen osan keskeisiä ajatuksia olivat pienyrityksen työterveyshuollon ohjaaminen järjestelmälähtöisestä asiakaslähtöiseksi ja työpaikan ja työterveyshuollon yhteistyön mahdollisuuksien parantaminen. Sekä hankkeen ensimmäisessä että toisessa osassa käyttäjiltä saatuja käyttökokemuksia, palautteita ja kommentteja käytettiin asiantuntija-arvioiden täydentäjinä. Niiden avulla verkkopalvelun rakennetta ja sisältöä parannettiin asiakaslähtöisemmäksi. Verkkopalvelumallin kehittämisellä pyrittiin ajasta ja paikasta riippumattomien, joustavien työterveyspalvelujen tuottamiseen tietoverkkoja hyväksikäyttäen sekä pienyritysten tarpeen mukaisten ja helposti saatavien palvelujen suunnitteluun. Kehitetty järjestelmä toimii myös työpaikan dokumentaatiojärjestelmänä. Palvelun rakenteen kehittämisessä pyrittiin ottamaan huomioon sekä pienyritysten erityispiirteet että verkkopalvelun mahdollisuudet. Palvelumalli koostui viidestä osasta 1) työpaikan hyvinvointiohjelma, 2) informaatiopalvelu, 3) työterveysneuvontapalvelu, 4) oma posti ja 5) muista tukipalveluista. Työpaikan hyvinvointiohjelma rakennettiin työsuojelun toimintaohjelman pohjalle pienyrityksen ja työterveyshuollon yhteiseksi työvälineeksi. Sen tarkoitus oli auttaa pienyritystä ja sen johtajaa arvioimaan ja kehittämään työhyvinvointiin liittyviä tehtäviään, niiden toteutumista ja työterveyshuollon kanssa tehtävää yhteistyötä. Työterveyshuollolta ko. yhteisen työvälineen käyttäminen edellyttää asiakkuuden aktiivista hoitamista ja joustavia yhteistyö- ja neuvottelutaitoja. Työpaikan hyvinvointiohjelman sisältö tarjoaa mm. tietoja ja menettelytapoja yrityksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Siinä on myös ohjeita ja välineitä henkilöstönsä työkyvystä ja terveydestä huolehtivalle yrittäjälle ja yrityksen johdolle. Hyvinvointiohjelma sisältää yrityksen omat tiedot ja kartoitukset, apuvälineitä ja menetelmiä yrityksen tueksi sekä linkkejä ohjeisiin ja oppaisiin, joista löytyy keskeistä tietoa kustakin kohdasta. Suunniteltu sisältö rajattiin nyt alkuvaiheessa suppeaksi ja jatkossa sisältöä on tarkoitus täydentää ja arvioida yhteistyössä pienyritysten kanssa. Informaatiopalvelun tarkoitus on tukea työpaikan hyvinvointiohjelmaa. Sen kautta löytyy lisätietoja laajemmin alan aiheista sekä ajankohtaisia artikkeleita. Työterveysneuvonta taas ohjautuu näiden kokemusten perusteella pääasiassa omasta terveydestään

4 4 kiinnostuneiden yksilöiden käyttöön. Kehitettyyn verkkopalvelumalliin kuuluu lisäksi mahdollisuus alan uutisten ja työterveyshuollon tiedotteiden julkaisemiseen sekä palautteen anto mahdollisuus järjestelmän ylläpitäjälle. Verkkoajanvaraus ja verkkokysely toiminnot sopivat hyvin täydentämään edellisiä palveluja. Hankkeen yhteydessä tehtiin myös päänavaus uudentyyppisen pienyrityksen työterveyshuollon tekemiseen. Hankkeen kokemukset vahvistivat käsitystä, että pienyritysten työterveyshuollon järjestäminen tarvitsee entistä selkeämmän pienyrityksen ja työterveyshuollon yhteistoimintamallin, jonka tukemisessa myös verkkopalveluilla voisi olla tärkeä rooli. Kehitysprosessi oli lyhyt ja intensiivinen ja sen päätuotos on tässä raportissa kuvattu pienyrityksen työterveyshuollon verkkopalvelumalli. Mallin toimivuudesta saatiin lupaavia viitteitä, mutta se vaatii jatkossa vielä testausta käytännössä. Pienyrityksille tarkoitetun työterveyshuollon verkkopalvelun kehittäminen on hyvin saatu hankkeessa alulle. Jatkokehittelylle on luotu käyttökelpoinen pohja, joka soveltuu myös keskitettyyn, alueelliseen työterveyshuoltojen tukemiseen. Verkkopalvelusta voisi aika nopeastikin muodostua koko maahan työterveystoiminnan tukijärjestelmä, joka auttaisi laadukkaiden palvelujen tuottamista myös pienissä terveyskeskuksissa ja harvaanasutulla alueella.

5 5 1. Hankkeen tausta ja lähtökohdat Pienyrityksille on vuosien ajan yritetty kehittää toimivia työterveys- ja turvallisuustoiminnan malleja. Tulokset eivät kuitenkaan ole olleet odotusten mukaisia. Nykyiset työterveyshuollon toimintatavat eivät näytä oikein sopivan pienyritysten kanssa työskentelyyn. Suuri osa pienyrityksistä on terveyskeskuksien työterveyshuoltojen piirissä, mutta niiden voimavarat eivät ole olleet tarvittavaan palveluun riittäviä (Räsänen 2002). Pienyrityksien työolojen ja henkilöstöjen terveydelliset ongelmat viittaavat siihen, että ne tarvitsisivat toimintansa tueksi asiantuntija-apua. Yhä edelleen pienyrityksien työtapaturmariskit ovat merkittäviä ja työpaikoilla on ergonomisia ja työhygieenisiä ongelmia (Kauppinen ym. 2003). Pienyritysten suuresta määrästä johtuen pääasiassa työpaikalla käyntiin perustuvat palvelut vaatisivat suuren palveluhenkilöstön määrän työterveyshuoltoon. Yksi keino pienyrityksien palvelujen kehittämisessä on rakentaa nykyistä joustavampia, monipuolisia tiedon välittämiseen, yhteydenpitoon ja viestintään sopivia tapoja. Kun pienyrityksen henkilömäärä on vähäinen, eikä työssä ole vararesursseja, jotka voisivat paikata jonkun työntekijän poissaoloa, tulisi palvelujen olla mahdollisimman helposti ja nopeasti saatavissa. Tietoisuus työkykyä ylläpitävästä toiminnasta ja sen mahdollisuuksista on myös pienissä yrityksissä viime vuosina lisääntynyt (Huuskonen ym. 2000). Työnantajat joutuvat kilpailussa mukana pysyäkseen yhä enemmän kiinnittämään huomiota ja investoimaan tärkeimmän voimavaran eli henkilöstön terveyteen ja hyvinvointiin (Anttonen ym. 1998). Tietoverkkojen kehittyminen, -laitteistojen lisääntyminen ja tietotekniikan käytön yleistyminen ovat luoneet pohjan nyt tehdylle kehityshankkeelle. Uutta teknologiaa on viime vuosina otettu Suomessa runsaasti käyttöön. Tietokoneet ovat yleistyneet sekä työelämässä että kotona. Tietotekniikkaa käyttää meillä jo yli 60 % työntekijöistä työssään. Internetin käytöstä on tulossa kansalaistaitoihin kuuluva, koulussa opetettava asia. Tosin vanhemmissa ikäluokissa on runsaasti henkilöitä, joille tietoverkkojen käyttö ei vielä ole avautunut. Työterveyshuolloissa on yleisesti käytössä tietokoneita ja tietojenhallintajärjestelmiä. Internetin käytön lisääntymisen myötä sekä kansainväliset että kansalliset verkkopalvelut ovat lisääntyneet voimakkaasti viime vuosina. Terveyspalvelut on ollut suosittu alue, jossa palvelutarjonta on myös Suomessa jatkuvasti lisääntynyt (Lamminen ym. 2001). Terveyteen ja sairauksiin liittyvää tietoa voi kuka tahansa julkaista verkossa, niinpä tarjonta onkin kirjavaa ja tasoltaan vaihtelevaa. Laadun parantamiseksi on nykyisin kehitetty myös verkkopalvelujen arviointityökaluja (esim. laatuaverkkoon.fi, 2004). Tämä hanke on jatkoa tehdylle ensimmäiselle osalle, jossa alustavasti selvitettiin verkkopalvelujen mahdollisuutta pienyritysten työterveyshuollossa (Virokannas ym. 2002). Silloin laadittu palvelukonsepti ja saadut kokemukset tukivat käsitystä, että pienyrityksen työterveyspalvelulle voisivat verkkopalvelut tuoda oleellista lisäarvoa. Nyt tehdyssä hankkeessa on jatkettu käytännön läheistä kehitystyötä pienyrityksen työterveyshuollon palveluille.

6 6 2. Pienyritykset ja niiden työterveyshuolto Pientyöpaikkojen määrä ja merkitys työllistäjänä on suuri. Suomessa on toimivaa yritystä, joista alle 10 hengen yrityksiä on 93 %. Näissä pienyrityksissä on henkilöstöä yhteensä (25 % yritysten henkilöstöstä). Kun yksinyrittäjät, joille työterveyshuolto on vapaaehtoista, lasketaan pois, jää työterveyshuollon järjestämisvelvollisia yrityksiä noin (Tilastokeskus, Suomen yritykset 2002). Yksi neljästä pienyrityksestä on pienteollisuudessa ja viidennes toimii palvelualalla. Yksityisyrittäjien ja pienten alle viiden henkilön yritysten liittyminen työterveyshuoltoon on edelleen vähäistä. Vähän isommissa yrityksissä on kuitenkin edistytty: työterveyshuollon kattavuus on parantunut vuodesta 1997 vuoteen 2003 mennessä 51 %:sta 64 %:iin alle kymmenen henkilön yrityksissä ja 85 %:sta 91 %:iin henkilön yrityksissä (Piirainen ym. 1997, 2000 ja 2003). Pienyritysten työterveyshuolto on keskittynyt terveyskeskuksiin. Viime vuosina myös yksityiset lääkäriasemat ovat lisänneet palveluitaan pientyöpaikoille. Työterveyshuollon palveluiden määrä ja laatu vaihtelevat paljon paikkakunnasta riippuen. Työterveyshenkilöstöstä, erityisesti lääkäreistä on ollut pulaa etenkin Pohjois- ja Itä-Suomessa (Räsänen 2002). Pientyöpaikan työyhteisö on yleensä tiivis ja vuorovaikutus esimiesten ja työntekijöiden välillä on hyvä (Lindström ym. 2000). Vaikutusmahdollisuudet omaan työhön ovat hyvät ja muutoksia voidaan tehdä nopeasti ja joustavasti. Toisaalta pienyritys on haavoittuva ja herkkä häiriötekijöille henkilöstön pienestä määrästä johtuen. Tyypillistä on myös yrittäjän oman asenteen ja motivaation suuri merkitys yrityksen toimintaan ja siihen miten työterveys- ja turvallisuusasiat on yrityksessä hoidettu. Pienyritykset toimivat aloilla, joissa työtapaturmariskit ovat merkittäviä. Tapaturmatiheys ja tapaturmien vakavuusaste ovatkin suuremmat pienissä yrityksissä (Työtapaturma ja ammattitautitilasto 2002). Kolmanneksessa pientyöpaikoista on ergonomisia haitta- ja kuormitustekijöitä, allergiaa ja syöpää aiheuttavia tekijöitä on joka neljännellä pientyöpaikalla ja liiallista melua joka viidennessä pienyrityksessä (Kauppinen ym. 2003). Työterveys- ja työturvallisuusmääräykset koskevat kaikkia Suomessa toimivia yrityksiä koosta riippumatta. Niinpä myös pienyrityksellä on runsaasti lakisääteisiä velvoitteita. Kaikkia määräyksiä ei pienyrityksissä tunneta kovinkaan hyvin. Pientyöpaikoilla on yleisesti vaikeuksia kehittää työturvallisuuteen liittyviä asioita samassa tahdissa kuin suurissa yrityksissä. Työturvallisuuslain (732 /2002) mukaan työnantajan on mm. järjestelmällisesti selvitettävä ja tunnistettava työstä, työtilasta, muusta työympäristöstä ja työolosuhteista aiheutuvat haitta- ja vaaratekijät ja mikäli niitä ei voida poistaa, arvioitava niiden merkitys työntekijöiden turvallisuudelle ja terveydelle. Jos työnantajalla ei ole omassa organisaatiossaan riittävää asiantuntemusta haitta- ja vaaratekijöiden tunnistamiseen ja selvittämiseen, hänen on käytettävä ulkopuolisia asiantuntijoita. Työterveyshuolto on järjestelmä, jonka pitäisi olla helposti kaikkien pienyritysten tavoitettavissa ja joka voi olla tukena työpaikan vaara- ja haittatekijöiden terveydellisen merkityksen arvioinnissa sekä henkilöstön terveyteen, työkykyyn ja hyvinvointiin liittyvissä asioissa. Niinpä läheinen yhteistyö työterveyshuollon kanssa tarjoaa pienyritykselle mahdollisuuden turvallisuuden ja terveellisyyden kehittämiseen työpaikalla.

7 7 Työturvallisuus- ja työterveyshuoltolaki korostavat työpaikan vaara- ja kuormitustekijöiden tunnistamista ja terveydellisen merkityksen arviointia. Työterveyshuollon tehtävänä on mm. toimia työpaikkaselvityksissä työpaikan tukena ja asiantuntijana. Kuitenkaan perinteinen työpaikkaselvitysmalli ei näytä toimivan pienyrityksissä. Esimerkiksi Työ ja terveys 2000 haastattelun (Piirainen ym. 2000) mukaan työterveyshuollosta oli käyty tutustumassa työoloihin alle kymmenen henkilön yrityksistä 39 %:ssa ja yli kymmenen hengen yrityksistä 62 %:ssa. Työterveyshenkilöstö pyrkii käymään jokaisella pienelläkin työpaikalla, mutta pienissä yrityksissä käyntiväli venyy käytännössä usean vuoden pituiseksi. Väliaikana ei välttämättä ole juurikaan kontaktia eikä aina toimintaakaan yrityksen ja työterveyshuollon välillä. Mm. yhteistyön ja tiedottamisen lisäämisen tarve on todettu myös pientyöpaikkojen työterveyshuollon selvityksissä (Hyytiäinen ym. 1998). Työterveyshuollossa tehtävien terveystarkastusten määrä on vähitellen lisääntynyt. Vain yksi kymmenestä yli 10 hengen yrityksessä työskentelevästä ja kaksi alle 10 hengen yrityksessä työskentelevästä henkilöstä ilmoitti, ettei terveystarkastusta oltu koskaan tehty työterveyshuollossa (Piirainen ym ja 2000). Edelleen työterveyshuolto oli antanut tietoja, neuvoja tai ohjausta työhön ja työoloihin liittyen 57 %:lle yli 10 henkilön pientyöpaikoissa työskentelevistä ja 40 %:lle alle 10 henkilön työpaikoissa työskentelevistä. Elintapoihin liittyvän neuvonnan osalta vastaavat luvut olivat 58 % ja 34 %. Vapaaehtoista työterveyshuollossa tapahtuvaa sairaanhoitoa arvostetaan ja halutaan myös osassa pienyrityksiä. Sairaanhoidon kattavuus kaikissa niissä yrityksissä, joissa on työterveyspalvelut, onkin jo lähes 80 % ja sen osuus on kasvamassa (Kauppinen ym. 2003). Vuosien aikana on Suomessa yritetty kehittää pienyrityksille sopivia työterveyshuollon ja työsuojelun palvelumalleja. Tulokset ovat kuitenkin jääneet laihoiksi. Käytännössä työtä tehdään pienyrityksissäkin isojen yritysten työterveys- ja työsuojelutyön malleja soveltaen. Koska pienessä yrityksessä kaikki keskittyvät työpaikan perustehtävään, tulisi tuotettavien, työpaikkaa tukevien palvelujen olla mahdollisimman pitkälle valmiiksi sovitettuja yrityksen tarpeisiin (Huuskonen ym. 2002, Pirttilä 2001). Lisäksi niiden tulisi olla sellaisia, että ne eivät vaadi laajasti taustatietojen hallitsemista ja selvittelyä yritykseltä itseltään. Internetin käyttö on yleistynyt nopeasti ja yhteys verkkopalveluihin on nykyisin myös pientyöpaikoilla. Samanaikaisesti työterveyshuoltoa varten on kehitetty lukuisia atksovelluksia. Kuitenkin vähemmälle huomiolle on jäänyt työterveyshuollon ja työpaikan väliseen yhteydenpitoon ja tietojen vaihtoon soveltuvat ohjelmistot (Kauppinen ym. 2003). Tietoa kaivataan ja tarvitaan molemmin puolin, mutta sitä ei ole saatavissa tai se on sellaisessa muodossa, ettei sitä kyetä pientyöpaikalla käyttämään (Pirttilä 2001). Tietoverkossa toimiminen edellyttää myös luotettavia tietojen salausohjelmia ja yhteisesti eri toimijoiden välillä sovittuja menettelytapoja. 3. Verkkopalvelut pienyrityksen apuna 3.1 Miten internetiä käytetään? Sähköisten palvelujen käyttö ja mahdollisuudet ovat selkeästi lisääntyneet myös pkyritysten arjessa. Tiedon valtaväylät on helppo kuvata esimerkiksi Internetin suomien mahdollisuuksien avulla (kuva 1).

8 8 Kuva 1. Esimerkki internetin mahdollisuuksista yrityksille Keskeinen osa tietoverkkojen hyödyntämistä on yritysten sisäisen tietoverkon intranetin käyttö ja käytetty mahdollisuus on myös yritysten yhteinen ekstranet -verkko. Miten tietoa yrityksissä käytetään erityisesti työsuojelun ja työterveyshuollon osaalueilla on vähän tutkittu aihe. Yleisesti ottaen suurin osa tietoa hakevista käyttää hakukoneita esim. Googlea ja 97 % hakijoista käyttää vain perushakua eli hakee tietoa mahdollisimman yksinkertaisesti. Hakurobottien lisähakuominaisuutta käyttämällä hakutulos paranisi huomattavasti. Tulevaisuudessa tulee käyttöön maksullisia tiedonhakukoneita, joita käyttämällä haun laatu paranee huomattavasti. Tulossa on myös älykkäämpi internet, jossa hakukone ymmärtää sanojen merkityksiä. Tilastokeskuksen mukaan % suomalaisista on viimeisen kolmen kuukauden aikana käyttänyt internetiä. Tiedon haku on kuitenkin voimia koetteleva ponnistus, sillä pääosa hakijoista tuskastuu tiedon epäluotettavuuteen ja sekavuuteen. Hyöty ei siis ole hyvä (Lintilä 2002), ja sen tehostaminen edellyttää nykyistä parempaa koulutusta ja tiedon parempaa jatkojalostamista. Useat käyttävätkin ammatillisin perustein koottuja tietolähteitä, joista osa on maksullisia. Tällöin tieto on jo valikoitua. Internet, jo hieman epäluotettavaksi osoittautuneena, korvautunee pitkällä aikavälillä asiakasryhmien " intranet" -järjestelmillä. Tietoverkot kehittynevät tarvelähtöisesti vuorovaikutteisiksi eli tietoa entistä paremmin käsitteleviksi ja taltioiviksi. Tällöin myös tiedon hyödyntäminen ja systemaattisuus parantuu. 3.2 Tietoverkon käytön hyödyllisyys isoissa yrityksissä Koska pienistä yrityksistä ei ole tutkittua tietoa tietoverkkojen käytöstä, seuraavassa on lyhyesti suurten yritysten kokemuksista pohjautuen Lintilän (2002) väitöskirjaan.

9 9 Tietoverkon ominaisuudet tekevät sähköisen tiedon hankkimisesta ja käsittelystä erilaista verrattuna perinteiseen mediaan. Tärkeimpiä ominaispiirteitä ovat seuraavat: digitaalisuus, verkottuneisuus, reaaliaikaisuus, päivitettävyys ja dynaamisuus, kaksisuuntaisuus, vuorovaikutteisuus, ohjelmoitu automatisointi, virtuaalinen ympäristö, henkilökohtaisuus ja filtterit. Verkossa on mahdollista hallita myös tietoja, jotka laajuutensa vuoksi vaatisivat monipuolisen manuaalisen arkistointisysteemin ja veisivät runsaasti säilytystilaa. Seuraavassa tästä tiedon ominaisluonteesta lyhyesti Clevelandin (1982) mukaan: Tieto yleensä on laajenevaa; se lisääntyy käytettäessä. Tieto on supistuvaa; sitä voidaan tiivistää ja yhdistellä. Verkko mahdollistaa myös tiedon eri jalostusasteiden esittämisen toistensa rinnalla. Tiedolla voidaan korvata muita voimavaroja. Tietojärjestelmät ovat korvanneet esim. tavanomaiset toimitilat. Dataa voidaan siirtää lähes silmänräpäyksessä paikasta toiseen. Tieto leviävää; sen salassapito on vaikeaa. Tieto on jaettavissa, ei vaihdettavissa. Tehtävä vaikuttaa myös käytetyn tiedon luonteeseen (taulukko 1). Mitä enemmän henkilön työtehtäviin kuuluu tiedonhankinta- ja viestintätarpeita, sitä tärkeämmäksi verkkotyöskentely käy. Toisaalta mitä alempana hierarkiassa henkilö on tai mitä kaavamaisempia tämän työtehtävät ovat, sitä strukturoidumpaa hänen saamansa ja hankkimansa tieto on. Taulukko 1. Työtehtävien yhteys verkkopalvelujen hyödyntämiseen (Lintilä 2002). Työntekijätyyppi Asiantuntijat Johtajat Operatiivisista toiminnoista vastaavat henkilöt Atk-ammattilaiset Tärkein verkon merkitys ko. työntekijätyypissä Tiedonhankinta ja tiedon muokkaaminen Toiminnan koordinointi ja kommunikointi Rutiinitehtävien tukeminen Tietotekniikan ja sen käytön edistäminen sekä teknisesti että käyttäjien keskuudessa Keskeisimmät verkkosovellukset tai tietotoiminnot käytössä Tiedonhankinta Internetistä, tietokannoista tai kollegoiden avulla Monipuolinen sähköpostiviestintä; uutisten ja tuoreiden faktojen etsiminen tietokannoista tai Internetistä Datan hallinta; räätälöityjen tietojärjestelmien hyödyntäminen Kommunikointi, tiedonhankinta, reagointi verkon yms. ongelmiin ja/tai uusien ratkaisujen ideointi ja käyttöönotto Tehokkuuden lisääntyminen verkkosovellusten ansioista on palautteiden mukaan seurausta kahdesta pääasiallisesta vaikutustavasta. Ensiksikin se johtui toiminnan sisäisen joustavuuden lisääntymisestä. Toiseksi tehokkuuden paraneminen näkyi työprosessien nopeutumisena. Näistä ensimmäinen liittyi tarvittavien resurssien parempaan jaettavuuteen ja prosessin vaiheiden suoritusjärjestyksen vapautumiseen, joiden vuoksi tehtäviä oli helpompi järjestellä suhteessa toisiinsa. Prosessien nopeutuminen puolestaan tehosti toimintaa yksinkertaisesti vähentämällä aikaa, joka kului yksittäisten työtehtävien tekemiseen. Tyypillisiä tiedonhankinnan, viestinnän ja tallennuksen muotoja on taulukossa 2.

10 10 Taulukko 2. Kolme myönteisintä ja kielteisintä verkon ominaisuutta tietotoiminnoittain jaoteltuna (Lintilä 2002). TIEDONHANKINTA 1. Ongelmakeskeinen tiedonhankinta 2. Jatkuva tiedonseuranta + + Nopeus Helppokäyttöisyys (tiedon sijainti) Helppokäyttöisyys (tiedon sijainti) Esitysmuoto verrattuna muihin välineisiin Tietosisällön luonne (omiin tehtäviin soveltuminen Tiedon ikä (sen tuoreus) - - Tietosisällön puutteet (määrä) (Ainoastaan hajamainintoja) Hankala käytettävyys (tiedon sijainti) (Kohderyhmän tavoittamisen hankaluus, esitysmuoto, tyylikkyyden puutteet Tietosisällön puutteet (omiin tehtäviin soveltuminen) 3. Kaksisuuntainen kommunikointi 4. Yksisuuntainen viestintä eli tiedottaminen + + Nopeus Kohderyhmän tavoittaminen Tavoitettavuus Tiedon muokattavuus Sosiaalisuus Esitysmuoto verrattuna muihin välineisiin - - Interaktiivisuuden puutteet Kohderyhmän tavoittamisen hankaluus Sosiaalisuuden puutteet Suhteet muihin viestintätapoihin Teknisen luotettavuuden puutteet Esitysmuoto 5. Informaation tai datan päivitys tai lisääminen tietojärjestelmiin muiden käyttäjien ulottuville 6. Informaation tai datan tallennus verkosta omiin tarkoituksiin + + Muokattavuus Muokattavuus Tavat tallentaa tietoa järjestelmään Tavat tallentaa tietoa järjestelmään Kattavuus Suhteet muihin järjestelmiin - - (Ainoastaan hajamainintoja) (Ei negatiivisesti vaikuttavia ominaisuuksia) (Tiedon ikä, epävirallisuus, sosiaaliset järjestelyt) Verkkoa pidettiin Lintilän (2002) tutkimuksissa erinomaisena jatkuvan tiedonseurannan lähteenä. Muihin samaan tarkoitukseen käytettyihin lähteisiin verrattuna jatkuva tiedonseuranta oli tehokasta ja helppoa verkossa, koska tiedon jakaminen ja vastaanottaminen oli nopeaa ja vaati hyvin vähän fyysisiä ponnistuksia tai konkreettisten objektien käsittelyä. Samoin tarpeettomista tiedoista oli helppo päästä eroon ennen niiden kaatumista työpöydälle. Monissa tapauksissa tiedonseurantaa verkosta suosi myös se, että organisaation omissa tietokannoissa tieto oli osittain jo valmiiksi seulottua. Ainoastaan tiedon syöttö verkkoon vaati suurin piirtein samantapaisia ponnisteluja kuin muidenkin tietolähteiden tapauksessa. Vaikka sähköisen tiedotuksen määrä vaihteli eri yksiköissä, työntekijät pitivät sähköistä tiedotusta yleensä onnistuneena järjestelynä. Ihanteellisissa oloissa verkosta saatiin tietoa vaivattomammin kuin muualta ja omasta työhuoneesta lainkaan poistumatta. Joissakin tapauksissa tieto oli myös sellaista, jota olisi ollut vaikea

11 11 hankkia muista lähteistä. Näitä olivat muun muassa ulkomaalaisten yritysten vuosikertomukset. Heikoimmillaan ongelmakeskeinen tiedonhankinta kilpistyi heikosti järjestettyjen tietojen turhaan, tuloksettomaan ja aikaa kuluttavaan selailuun. 3.3 Mitä verkossa on tarjolla pienyrityksille? Tieto voi olla tyypiltään ajankohtaista, aihealueittain järjestettyä sekä kotimaista että ulkomaista tietoa sisältäviä linkkisivuja. Kuitenkin asiantuntijoiden tärkeimmät tietolähteet ovat edelleen alan aikakauslehdet, kollegat ja työtoverit sekä asiantuntijat. Vähemmän tärkeitä ovat edelleen on-line -tietokannat, abstraktilehdet ja ulkomaiset aikakauslehdet. Taulukoon 3 on tiivistetty luettelo yrittäjien käyttämästä verkosta saatavasta tiedosta. Taulukko 3. Tieto, jota on tarjolla ja jota yrittäjät ovat käyttäneet Tilastot: joita voidaan käyttää benchmarkingiin Tietoiskut polttaviin kysymyksiin Työvälineet eri ongelmien ratkomisiin ja hyvät käytännöt asioiden käsittelyyn Lakitekstit Artikkelit mm. kehittämishankkeista Kaavakkeet ja menetelmät asioiden arkiseen hoitamiseen Rahoittajat Koulutus Yhteystiedot Linkkisivut eri aihealueista Hyviä esimerkkejä suomalaisista työterveyteen ja työsuojeluun liittyvistä tietokannoista ovat esim. LEO ja Tyki. LEO:ssa on artikkeliviitteitä vuodesta1978 alkaen yhteensä kappaletta työsuojelualan aiheista. Tyki on Työterveyslaitoksen kokoelmatietokanta, jossa on lähdettä. Tyypillinen paljon käytetty tietokanta on myös Työterveyslaitoksen sivuilta löytyvä Kemikaalitietokanta sisältäen noin 850 kemikaalikorttia. Lisäksi esim. Finnlex -lakitietokanta on korvaamaton lakitekstien jakajana. Sieltä löytyy lakitekstinä apu moneen ongelman ratkaisuun. Tärkeimpiä työterveys- ja työsuojelualan verkkopalveluja on liitteessä 1. Ratkaisukeskeisiä tietokantoja löytyy sekä hyvistä käytännöistä tapaturmien torjuntaan ja melutorjuntaratkaisuihin että läheltä piti -tilanteiden esittelyihin liittyen. Pienyrittäjälle hyvien käytäntöjen tietopaketit tarjoavat jopa tietoaineksen ja lomakekokoelman avuksi koko yrityksen elinkaaren ajaksi aloituksesta lopettamiseen, kuten esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriön (STM) työsuojeluopas 5/2004 (STM 2004). Verkossa on myös runsaasti käyttökelpoisia ulkomaisia työsuojelutietokantoja. Pienyrittäjiltä tietoverkkojen käytöstä kysyttäessä vastaus on usein kielteinen. Ongelmia aiheuttavat tiedon sekavuudesta ja yrittäjän aikapulasta johtuva mahdottomuus oikean tiedon löytämiseen. Rajatun tietoalueen linkkisivut ja samoin esilajitellun ja - käsitellyn tiedon käyttö saa kannatusta, koska tieto on tällöin luotettavaa, ajantasaista ja hyödyllis-

12 12 tä etsijälleen. Tällaisia lähteitä on jo käytössä maksullisina joko järjestöjen tai yritysten myyminä. Niitä yrittäjät käyttävätkin yllä esitetyillä tavoitteilla. 3.4 Verkkopalvelun mahdollisuudet tänään Sähköisten tietoverkkojen ja palvelujen käyttö pk-yrityksissä on ongelmallista niiden saatavuuden takia koko henkilöstöä ajatellen. Toisaalta tiedon jäsentämättömyys, epäluotettavuus ja sen huono vuorovaikutteisuus sekä tallentamismahdollisuuden puute vaikeuttaa suuresti sen suosiota hyödynnettävyyden näkökulmasta. Kuitenkin tietoverkko mahdollistaa etäpalvelun, jatkuvan tietohuollon, dokumenttipankkikäytännön mm. TTT-toimintaan liittyen (taulukko 4). Sitä käytetäänkin seurannan työkaluna mm. ilmapiirikyselyissä ja työhyvinvointitiedon keräämisessä ja tallentamisessa. Se mahdollista täsmätiedon välityksen työpaikalle toimintaa ohjaamaan ja kertoo tarjolla olevista yrityspalveluista esim. työsuojelupalveluista. Myös itsearviointityökaluja omaehtoiseen kehittämiseen on tarjolla. Taulukko 4. Työhyvinvoinnin verkkopalvelun mahdollisuuksia pienyrityksille Mahdollistaa etäpalvelun Dokumenttipankkeja Työhyvinvointitietoa käyttöön Täsmätietoa työpaikalle toimintaa ohjaamaan Tietoa työsuojelupalveluista Työpaikan itsearviointia omaehtoisen toiminnan tueksi Työhyvinvointitoiveiden palaute ja benchmarkkaus Työpaikan työhyvinvointisuunitelmat ja -arvioinnit henkilökunnan nähtäville Tukee työpaikan lakisääteisten tehtävien toteutumista Tilastotietoa Työpaikan työhyvinvointisuunitelmat ja arvioinnit voivat olla verkossa nähtävillä. Laki- ja tilastotiedon ja hyvienkäytäntöjen esittelijänä se on hyvä työväline. Myös työprosessien kehittämiseen löytyy joiltain osa-alueilta tietoa pk-yrityksille. Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka internet nyt on sekava ja epäluotettava, on tiedon verkkokäytöllä hyvät mahdollisuudet. Yritysten tietoverkon kehittäminen, sen systematiikka ja sen käytön opetus ovat alullaan, "herkkuja" löytyy tietotulvasta sattumalta. Asiantuntijatietolähteiden käyttö on kehittyneempää ja tehokkaampaa. Myös pienyritysten hyödynnettäväksi tarkoitettu tietokin on saatavissa sellaiseksi. Vuorovaikutteisuutta on lisättävä ja tiedon tulee olla räätälöityä käyttäjäänsä varten. Dokumentoijana verkkopalveluja ei juurikaan ole käytetty, joka on kuitenkin avainasia yritysten arjessa. Tiedon on liittyvä johonkin olemassa olevaan johtamis- tai yhteistoimintajärjestelmään, sen on tuettava yritystä työn ja tuotannon toteutuksessa ja motivoitava käyttämään itseään sen hyödyllisyyden takia. Sen on siis integroiduttava nykyistä paremmin pienyrityksen arkeen.

13 13 4. Työterveyden verkkopalvelujen kehittämistarpeen pilotointi Työsuojelurahaston tukeman Oulun Työterveyden ja Oulun yliopiston yhteisen hankkeen ensimmäinen osa valmistui kesällä 2002 (Virokannas ym. 2002). Hankkeen tavoitteena oli testata ideaa, voisiko verkkopalveluilla vaikuttaa pienyritysten työterveyteen. Kehityshankkeen yleisenä lähtökohtana oli pienten yritysten erikoispiirteiden huomioon ottaminen työterveyspalveluissa. Hankkeessa kehitettiin työterveyspalvelun konsepti ja sille laadittiin alustavia sovelluksia, joita kokeiltiin pienyritysten ja työterveyshuollon välisenä interaktiivisena kanavana sekä asiantuntijajärjestelmänä. Toteutettu hanke antoi lupaavia viitteitä siitä, että pienyritysten työterveystyötä voitaisiin lähitulevaisuudessa kehittää atk-palvelujen avulla. Kuitenkin jo lyhyt kokeilu osoitti, että tällainen toiminta vaatii vielä runsaasti verkkopalvelujen kehitystyötä ja voimavaroja toiminnan ylläpitämiseen. Hankkeessa mukana olleet työpaikat olivat järjestäneet työterveyshuoltonsa Oulun Työterveyden kautta. Mukaan löytyi helposti pienyrityksiä, jotka olivat valmiita ja halukkaita kehittämään henkilöstönsä hyvinvointia myös uuden teknologian keinoin. Kokeilussa mukana olleet 31 yritystä olivat kehitysmyönteisiä ja kokeiluun halukkaita. Vaikka tietokoneita oli runsaasti käytössä kokeiluun osallistuneissa yrityksissä, niin henkilökohtaisia sähköposteja oli vain alle puolella työntekijöistä. Tämä rajoitti kokeiluun osallistuneiden määrän n. 200 työntekijään. Verkkopalvelua rakennettaessa kiinnitettiin erityistä huomiota sen käytettävyyteen. Oulun yliopiston työtieteen laboratorio teki käytettävyyden arviointia ja testausta kehitysprosessin edetessä. Kehittelyn tuloksena hankkeessa syntyi palvelukonsepti, joka oli tarkoitettu rungoksi, johon voi liittää monenlaista toimintaa tarpeen mukaan. Palvelukonseptin valinnat pyrittiin käytettävyysarviointien mukaisesti rajaamaan muutamaan keskeiseen asiaan. Konsepti rakentui viidestä osasta (taulukko 5). Taulukko 5. Kehitetyn palvelukonseptin rakenne (Virokannas ym. 2002) 1. Aloitussivu: ajankohtainen informaatio, palvelun sisältö ja sen käyttäminen ja toimintojen valinnat 2. Henkilökohtainen osa: henkilölle suunnattu tieto / posti, omien tietojen säilytys 3. Työpaikan osa: työterveyshuollon sopimukset ja suunnitelmat, työpaikan työterveystiedot sekä tiedotteet 4. Tietopankki: asiakkaille tarkoitettuja tietoiskuja ja ajankohtaisia artikkeleita ja haku -mahdollisuus sekä 5. Kysymysten lähettäminen työterveyshenkilöstölle. Käyttäjäkyselyssä tuli runsaasti positiivista palautetta. Tärkeimpinä oli koettu verkkopalvelun helppous ja nopeus, palvelun monipuolisuus, nopeus ja kätevyys, sivujen selkeys, mahdollisuus kyselyyn työterveyslääkäriltä ja verkkoajanvaraus.

14 14 Heikkoutena tai puutteena koettiin vaikeus kirjautua sisään ja ohjeiden riittämättömyys. Järjestelmään kohdistunut arvostelu liittyi useimmin ohjelmiston keskeneräisyyteen, mikä oli hyvin ymmärrettävää uutta palvelukonseptia ja sen alustavaa, keskeneräistä sovellusta kokeiltaessa. Sen sijaan palveluideaa ja laadittua konseptia sinänsä ei asetettu kyseenalaiseksi. Hankkeessa tehdyt kokeilut ja saadut kokemukset tukivat käsitystä, että työterveyden verkkopalveluille on tarvetta ja pienyrityksien työterveyshuolto voisi olla järjestettävissä uudella, toimivammalla tavalla, jos olisi käytettävissä niille rakennettuja verkkopalveluja. 5. Hankkeen toteutus 5.1 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena oli kehittää pienyritysten työterveyshuoltoa laatimalla verkkopalvelumalli pienyritysten työterveyspalveluille (taulukko 6). Hankkeessa keskityttiin palvelun rakenteen ja asiasisällön kehittämiseen pienyritystä ja sen henkilökuntaa palvelevaksi. Palvelumallin tarkoituksena oli mahdollistaa joustava, interaktiivinen yhteydenpito, täydentää työterveyshuollon palveluja, toimia pienyrityksen työterveys- ja turvallisuustoimintaa tukevana asiantuntijajärjestelmänä ja parantaa pienyrityksen ja työterveyshuollon yhteistyötä. Taulukko 6. Verkkopalvelumallin keskeiset tavoitteet Päätavoite kehittää pienyritysten työterveyshuoltoa laatimalla verkkopalvelumalli pienyritysten työterveyspalveluille Osatavoitteet ajasta ja paikasta riippumattomien, joustavien työterveyspalvelujen tuottaminen tietoverkkoja hyväksikäyttäen pienyritysten tarpeen mukaisten ja helposti saatavien palvelujen suunnittelu työpaikan dokumentaatiojärjestelmän tuottaminen pientyöpaikan lakisääteisten tehtävien hoitamisen helpottamiseksi luotettavan asiantuntijatiedon tarjoaminen pienyritysten käyttöön pientyöpaikan ja työterveyshuollon yhteistyön rakentaminen ja tukeminen Kehityshankkeen pohjalta oli tarkoitus myös pohtia, auttaisivatko verkkopalvelut uuden pienyritysten työterveys- ja turvallisuuspalveluiden toimintamallin suunnittelussa ja rakentamisessa.

15 Hankkeen toteutus Hankkeen organisointi Työsuojelurahasto tuki taloudellisesti myös tätä hankkeen toista osaa, joka tehtiin Oulun yliopiston kansanterveystieteen ja yleislääketieteen laitoksen (KTTYL) johdolla yhteistyössä Oulun Työterveyden ja Työterveyslaitoksen kanssa. Lisäksi Mawell Oy tuotti omalla kustannuksellaan projektiryhmän käyttöön ohjelmia, joilla voitiin testata ja arvioida palvelumallin kehitystä. Projektiryhmässä työskentelivät professori Hannu Virokannas (hankkeen vastuullinen vetäjä) Oulun yliopisto / KTTYL), tutkija LL Tuomas Kopperoinen (Oulun yliopisto / KTTYL ja Oulun Työterveys), johtaja Heikki Salovaara (Oulun Työterveys), apulaisosaston johtaja Hannu Anttonen (Oulun aluetyöterveyslaitos), apulaisylilääkäri Timo Leino (Työterveyslaitos, Helsinki). Projektiryhmässä on kuultu myös tuoteryhmäpäällikkö Antti Kerolaa ja myyntipäällikkö Petri Anttilaa Mawell Oy:stä. Ryhmä on pitänyt kolme koko päivän seminaaria ja kokoontunut viisi kertaa. Työskentely hankkeessa eteni seminaarien välisenä aikana projektin vetäjän ja tutkijan parityöskentelyllä. Kehityspalavereja pidettiin km. 2 viikon välein. Tämän valmistelun pojalta jaettiin tehtäviä ja selviteltiin ongelmia käyttäen hyväksi myös apulaisopettajaa KTTYL:lla, projektiryhmää ja Oulun Työterveyden muuta henkilökuntaa. Asiantuntijapalvelua ostettiin projektiin Työterveyslaitokselta. Hankkeen kulku Hankkeessa tarkennettiin aluksi suunnitelmaa ja sovittiin työskentelytavoista projektiryhmässä. Kartoitus- ja ideointipalavereilla päivitettiin käytettävissä oleva tietämys pientyöpaikkojen ongelmista ja tarpeista. Yhteenvetona arvioitiin, että työterveyshuollon käytössä olevat toimintamallit ja menetelmät sopivat huonosti pienyrityksille, eikä valmiita sopivia menetelmiä juurikaan ole käytössä. Alkuperäisenä ajatuksena oli nykyisen työterveyshuollon täydentäminen pienyritykselle sopivilla palveluilla ja näiden lisäosien testaaminen pilotoinnilla. Hankkeessa tarkasteltiin tilannetta pienyrityksen näkökulmasta ja suunniteltiin, millainen työterveyspalvelu toimisi pienyrityksissä. Seminaarityöskentelyllä päädyttiin siihen, että hankkeessa tehtävällä kehitystyössä pyritään ohjaamaan pienyrityksien työterveyshuoltoa nykyisestä järjestelmälähtöisestä toiminnasta asiakaslähtöiseksi ja että työpaikan ja työterveyshuollon yhteistyön tulee olla keskeistä. Kehitysprosessi johti siihen, että pienyrityksen ja työterveyshuollon yhteistyöhön kehitettiin työsuojelun toimintaohjelman pohjalle rakennettu ns. työhyvinvointiohjelma. Tarkoituksena oli käyttää ko. ohjelmaa pienyrityksen ja työterveyshuollon yhteisenä työvälineenä ja yhteistoiminnan runkona. Arviointien jälkeen päädyttiin ottamaan hyvinvointiohjelman avuksi muutamia valmismenetelmiä, muokkaamaan joitakin työterveyshuollossa yleisesti käytössä olevia ja suunnittelemaan palvelumalliin myös omia apuvälineitä. It-alan yritys Mawell Oy toimi kehitystyössä yhteistyöyrityksenä, joka omana työnään tuotti hankkeeseen sopivia ohjelmia, joita koekäytettiin oikeassa verkkoympäristössä. Yhteistyö toimi hyvin ja pienyritykselle kehitetty palvelumalli sai vähitellen ohjelmiston muodon. Vuoden 2003 lopusta alkaen verkkopalvelimen käyttöä valmisteltiin Oulun Työterveyden sisällä. Sisäistä koulutus verkkopalveluista annettiin 7 tilaisuudessa koko alkuvuo-

16 16 den ajan. Uusiin mahdollisuuksiin perehtyminen ja uusien toimintatapojen käyttöönotto on työterveyshenkilöstön parissa nyt vähitellen etenemässä. Pienyrityksen verkkopalvelumallin kehitystyö kesti keväästä 2003 aina vuoden 2004 kevääseen asti. Kehitysvaihe muodostui suunniteltua pidemmäksi. Käyttökokemuksia kerättiin sen vuoksi pienyrityksiltä keskitetyn pilotoinnin sijaan dokumentoimalla palaute ja kokemukset koko kehitysjakson ajalta. Menetelmät Verkkopalvelun rakenne ja sisällön määrittely tehtiin aluksi asiantuntijatyönä hankkeen ensimmäisessä osassa rakennettua palvelukonseptia hyväksi käyttäen. Hanketta ohjattiin käyttäjäkeskeisen suunnittelun periaattein (Schuler and Namioka 1993) soveltaen iterointi-periaatetta (Väyrynen 1996). Käyttäjäkeskeinen suunnittelu kiinnittää jatkuvasti huomiota tuotteen käyttäjiin, iteroivaan työskentelyyn ja suunnitteluryhmiin. Palvelumallia arvioitiin pääasiassa heuristisella asiantuntija-arvioinnilla (Fichter 2001). Palvelua kehitettiin myös simuloiden peruskäyttäjän etenemistä järjestelmässä ja arvioiden, saavuttaako käyttäjä tavoitteitaan. Sekä hankkeen ensimmäisessä osassa että tässä toisessa osassa käyttäjiltä saatuja palautteita ja kommentteja käytettiin asiantuntija-arvioiden täydentäjinä, joiden avulla verkkopalvelun rakennetta ja sisältöä parannettiin asiakaslähtöisemmäksi. Sisältöjen tuottaminen perustui projektissa työskennelleiden työterveyden asiantuntijatietoon ja Työterveyslaitoksen asiantuntijoiden konsultaatioihin. Verkkopalvelujen tarjoaminen Oulun Työterveyden asiakasyrityksille aloitettiin vuoden 2003 lopussa. Eteneminen tapahtui hitaasti uuden palvelun pitkällisen kehitystyön ja ohjelmiston keskeneräisyyden viivyttäessä palvelun sisäänajo työterveyshuollossa. Työpaikkojen vastaavat työterveyshoitajat ja lääkärit informoivat vuoden 2003 lopulta alkaen toimintasuunnitelmien uusimisen ja muiden yhteydenottojen yhteydessä omia työpaikkojaan mahdollisuudesta osallistua verkkopalveluhankkeeseen. Mikäli yritys oli kiinnostunut ennakkoinformaation perusteella, heille lähetettiin esite verkkopalvelusta, heihin otettiin puhelimitse yhteyttä ja kerrottiin palvelusta tarkemmin. Pääsääntöisesti palvelu esiteltiin ensin yrityksen johtajalle tai henkilöstövastaavalle. Suurin osa kommentoi, että kyseessä on hyvä palvelu, jonka he haluavat ehdottomasti liittää mukaan työterveyshuollon palvelukokonaisuuteen. Erityisesti pienillä työpaikoilla työsuojelun toimintaohjelman toteutuminen ja sen helpompi luominen tuntui positiiviselta. Kuitenkin esiintyi myös torjuvia ja epäileviä mielipiteitä. Tavallinen suhteellisen usein eteen tuleva kysymys oli mahdolliset lisäkustannukset palvelun käytöstä. Yhdellä työpaikalla kieltäydyttiin ottamasta verkkopalvelua käyttöön, koska heillä oli asiakaspalvelussa jo käytössä hyvin monta sähköistä järjestelmää, jonka lisäksi eivät olleet enää halukkaita ottamaan yhtään uutta. Muutamalla työpaikalla haluttiin ottaa järjestelmä vain toimistossa työskentelevien käyttöön, mutta ei tuotannossa työskenteleville. Pelkona oli ehkä työajan kuluminen internetin selaamiseen. Projektin loppuun mennessä Oulun Työterveyden verkkopalveluihin oli liittynyt 9 yritystä, joissa oli yhteensä 258 työntekijää. Verkkopalvelun rungoksi kehitettiin hankkeessa Työpaikan hyvinvointiohjelma, jota kokeiltiin ja parannettiin ensisijassa yhteistyössä Oulun ympäristössä käynnissä olevan Seitsemän kunnan alueellinen työterveyshuolto projektin kanssa. Oulunkaaren seutukunnan kuntien työterveyshuollot kokeilivat ko. ohjelmaa paperiversiona viidessä pienyrityksessä. Kokeiluun kuului myös työolojen kartoitus Elmeri menetelmällä (Laitinen ym. 2000) joko työpaikan itsenäisesti tekemänä tai työterveyshuollon avustamana.

17 17 Työpaikan hyvinvointiohjelmasta saatiin sinänsä positiivisia kokemuksia ja myös kehittämiskommentteja Oulunkaaren alueelta. Työpaikan hyvinvointiohjelman verkkoversiota kokeiltiin lopuksi kokonaisuudessaan yhden Oulun Työterveyden työpaikan kanssa. Hyvinvointiohjelman laatimiseen työpaikalla kului n. 45 minuuttia. Samassa yhteydessä tehtiin myös perusohjelman liitteiksi ensiapusuunnitelma ja meluohjelma. Kokemukset ohjelman verkkoversiosta olivat rohkaisevia. Kokeilujen ja kommenttien perusteella hyvinvointiohjelmaa on hankkeessa kehitetty edelleen. Tiedottaminen ja hyödyntäminen Hankkeesta tiedotettiin Oulun Työterveydessä sekä Oulun Työterveyden huollossa oleville pientyöpaikoille. Aiheesta kirjoitettiin myös Oulun Työterveyden asiakaslehdessä. Lisäksi hankkeesta on pidetty suullinen esitys Oulussa järjestetyillä valtakunnallisilla työterveyshuollon koulutuspäivillä. Keväällä 2004 Oulun Työterveyden verkkopalveluista järjestettiin lehdistötilaisuus ja siitä oli artikkeleita paikallisissa päivälehdissä. Loppuraportti julkaistaan nyt Työsuojelurahaston raporttina ja kehitetystä verkkopalvelumallista kirjoitetaan jatkossa artikkeleita alan lehtiin. Hankkeessa kehitetyltä pohjalta on Oulun Työterveys aloittanut työterveyshuollon verkkopalvelujen tarjoamisen asiakasyrityksilleen. Yhteistyöyrityksenä mukana ollut Mawell Oy on valmistelemassa kaupallista ohjelmistoa, joka tullee markkinoille tämän vuoden aikana. 6. Kehitysprosessin tulokset Hankkeessa lähdettiin liikkeelle ensimmäisessä osassa (kts. luku 4) laadittua konseptia apuna käyttäen. Hankkeen tulokset koostuvat neljästä osasta: 1) verkkopalvelumallin kehittämisen periaatteiden määrittämisestä, 2) palvelumallin rakenteen suunnittelusta, 3) palvelun keskeisen sisällön kuvaamisesta ja 4) palvelun käytön esittelystä. 6.1 Verkkopalvelumallin kehittämisen periaatteet Seminaarityöskentelyllä tuotettiin verkkopalvelumallin kehitykselle keskeiset periaatteet ja määritettiin palvelumallin tavoitteet. Kehitystyötä ohjasi ajatus pienyrityksen työterveyshuollon toimintamallin uudistamisesta asiakaslähtöiseksi ja yrityksen ja työterveyshuollon yhteistyöhön rakentuvaksi (taulukko 7). Taulukko 7. Verkkopalvelumallin periaatteita Pienyrityksille tarjotaan mahdollisuus itse dokumentoida ja arvioida asioitaan Työterveyshuolto on auttamassa ja tukemassa yritystä niin, että yritys pystyy paremmin täyttämään myös lakisääteiset velvoitteensa Verkkopalvelu täydentää työterveyshuoltoa, mutta ohjaa samalla työterveyshuoltoa uusiin käytäntöihin Luo yhteisen toimintaympäristön pienyritykselle ja työterveyshuollolle

18 18 Palvelun rakenteen kehittämisessä pyrittiin ottamaan huomioon sekä pienyritysten erityispiirteet (taulukko 8) että verkkopalvelun mahdollisuudet ja luonne (kts. luku 3, taulukko 4). Palvelumallin määrittelyssä etsittiin alueita, joihin käytettävissä olevan tiedon ja kokemuksen mukaan verkkopalvelun yleisesti pitäisi hyvin soveltua. Hankkeen keskeinen kysymys oli, miten pienyrityksen erityispiirteet voidaan ottaa huomioon työterveyspalvelujen tuotossa. Toisaalta hankkeessa tarkasteltiin myös sitä, tarjoaako verkkopalvelu jollakin alueella parempia mahdollisuuksia kuin perinteinen työterveyshuolto. Taulukko 8. Pienyrityksen erityispiirteiden huomiointia työterveyshuollon verkkopalvelussa Erityispiirre Yritysten suuri määrä Yrityksen henkilökunnan vähäisyys Työssä ei ole vararesursseja Tarve keskittää kaikki energia yrityksen varsinaiseen päätehtävään Työympäristön ongelmat Työterveys- ja työsuojelutietouden vähäisyys Työsuojelumääräysten tunteminen on vaihtelevaa. Pienyrityksissä ei ole työsuojeluhenkilöstöä erikseen. Huomiointi työterveyshuollon verkkopalvelussa Työterveyshuollon kontaktien määrää voidaan lisätä ajasta ja paikasta riippumattoman verkkopalvelun avulla Osan terveysasioista voi hoitaa työpaikalta käsin, jolloin työaikaa säästyy Yleensä verkkopalvelu ei sovellu nopeaa hoitoa tai toimintaa vaativissa tilanteissa. Se pyrkii kuitenkin parantamaan terveysvaarojen ennakointia Tarvittava asiantuntijatieto saadaan helposti työpaikalle, eikä energiaa ja aikaa mene sen etsimiseen. Palvelut on valmiiksi sovitettuja yrityksen tarpeisiin Verkko tarjoaa menetelmiä ja asiantuntija-apua työympäristön ongelmien hallintaan Luotettavaa ja valikoitua työterveys- ja työsuojelutietoa on helposti verkosta saatavissa silloin, kun siihen haluaa tutustua Työpaikan dokumentaatiojärjestelmä auttaa työpaikan lakisääteisten tehtävien toteutusta Pienyrityksille tarkoitetun verkkopalvelun ehtona oli, että rakennettavien palvelujen piti olla internetin kautta selaimella helposti saatavissa ja käytettävissä ja siihen piti kuulua mahdollisuus molemminpuoliseen viestintään. Tarkoituksena oli, että asiakkaat (työpaikat ja niiden henkilöstö) aktiivisesti toimiessaan pystyvät entistä helpommin vaikuttamaan itse omaan terveyteensä ja työkykyynsä. Toisaalta yritykset saisivat tarvittaessa helposti asiantuntijoilta apua. Palvelukonseptin tuli olla riittävän yksinkertaisen, mutta sen tuli kuitenkin tarjota monipuolisia mahdollisuuksia ja käyttökelpoista ammattitietoa. Infoähkyn estämiseksi pidettiin tärkeänä, että palvelumalli sisältäisi mahdollisuuden yritysten profilointiin, jolloin täsmätiedon toimittaminen olisi mahdollista.

19 19 Tärkeimpänä rajoituksena pidettiin suunnittelussa sitä, että asiakkaat ymmärtävät palvelun luonteen. Verkkopalvelua ei ole tarkoitettu äkilliseen tilanteeseen, eikä se yksinomaisena sovellu sairaanhoitoon. Koska palvelukonseptiin kuului oleellisena osana sekä työpaikkakohtaista että työntekijäkohtaista luottamuksellista tiedonvälitystä ja asiointia, palvelun pitäisi keskeisiltä osiltaan olla suljettu. Palvelun käyttö perustuu työpaikan ja palvelun ylläpitäjän väliseen sopimukseen, jonka perusteella jokainen palvelun käyttäjä saa henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan palvelimelle kirjautumiseen. Henkilökohtaisten asioiden käsittely asettaa myös tiukkoja vaatimuksia tietoturvalle. Hankkeen tässä vaiheessa päädyttiin siihen, että asiakkaiden tietoja ei lähetetä eikä käsitellä muualla kuin palvelimella. Tiedon kulku ja säilytys täytyy suojata asianmukaisesti tältä osin. 6.2 Pienyrityksen verkkopalvelumallin rakenne Hankkeen ensimmäisessä osassa laadittua palvelukonseptia jalostettiin nyt eteenpäin ryhmitellen asioita taulukossa 9 kuvatulla tavalla, rakentamalla kullekin otsikolle alakohdat ja suunnittelemalla niille pienyritykselle tarkoitettu sisältö. Taulukko 9. Pienyrityksen verkkopalvelumallin rakenne 1. Työpaikan hyvinvointiohjelma 2. Informaatiopalvelu 3. Työterveysneuvontapalvelu 4. Oma posti 5. Muuta Tehdyn kehityshankkeen avulla rakennettiin hankkeen ensimmäisessä osassa laaditulle työpaikan osalle rungoksi Työpaikan hyvinvointiohjelma, joka kattaa työpaikan keskeisen työterveys- ja työsuojeludokumentaation (taulukko 10). Koska työpaikan hyvinvointi on monen osatekijän summa, on ohjelma pyritty laatimaan siten, että siinä tulisi pohdittua kunkin työpaikan tärkeimpiä asioita. Pienyritykset ovat keskenään erilaisia ja myös ongelmat niissä vaihtelevat. Työhyvinvointiin saattavat vaikuttavat esim. työolot, työn sisältö, työyhteisön toiminta ja työjärjestelyt kuten myös työnantajan ja työntekijöiden henkilökohtaiset ominaisuudet ja elämän tilanne. Ohjelman rakenteessa on pyritty ottamaan huomioon sekä tuotantoon, palveluun että suunnitteluun keskittyvien pienyritysten näkökulmia. Tämän vuoksi mukana on työympäristön ja turvallisuuden lisäksi myös muutoksessa jaksamista ja työhyvinvoinnin edellisiä laajempia näköaloja. Työpaikan hyvinvointiohjelman alakohdat on rakennettu siten, että niihin kuuluu: a) työpaikan omat tiedot ja kartoitukset, b) apuvälineitä ja menetelmiä c) ohjeita työpaikan avuksi.

20 20 Taulukko 10. Työpaikan hyvinvointiohjelman rakenne 1. Yleistiedot - tärkeimmät yleistiedot ja yhdyshenkilöt - lyhyt työnkuvaus 2. Työympäristö - työolojen arviointi - työolojen kehittäminen 3. Työsuojelu ja turvallisuus - työsuojeluhenkilöstö - turvallisuuskartoitus, melun torjunta, kemikaalien käyttö jne. - työpaikan ohjeet: ensiapusuunnitelma jne. - turvallisuuden kehittäminen 4. Työpaikan muutokset ja jaksaminen - muutokset ja muutoshaasteet yrityksen toiminnassa - vaikutukset työntekijöiden ja esimiesten jaksamiseen - kehittämistarpeet 5. Hyvinvointi työpaikalla - työntekijöiden ja työyhteisön tyky toiminta 6. Työterveyshuolto - sopimus ja työterveyshuollon toimintasuunnitelma - työterveyshuoltopalvelujen kehittämistarpeet 7. Seuranta Informaatiopalvelut sisältävät työterveysalan tietopankin, linkkikokoelman tärkeisiin alan oppaisiin ja ohjeisiin sekä lakeihin ja säädöksiin. Informaatiopalveluilla pyritään työpaikoille tekemään tiedon löytäminen helpoksi. Apuna tietojen hakemisessa on myös hakukone. Työterveysneuvontapalvelua käyttäen käyttäjä voi kysyä kirjallisesti työterveyslääkäriltä neuvoa terveyteen ja työhön liittyvistä asioista. Useimmin kysytyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat myös käyttäjien luettavissa. Neuvontapalveluihin kuuluu lisäksi linkkikokoelma verkosta löytyviin terveysmittareihin. Jokaisella käyttäjällä on järjestelmässä oma posti, johon tulevat järjestelmässä lähetetyt henkilökohtaiset viestit, itse kysytyt kysymykset ja niihin saadut vastaukset. Tähän osaan käyttäjä voi myös tallentaa omia tai järjestelmästä löytyviä tiedostoja. Lisäksi täällä ylläpidetään ja muutetaan tarvittaessa omia tietoja ja määritetään oma profiili, jos halutaan täsmätietoa jostakin aiheesta tai alasta. Kehitettyyn verkkopalvelumalliin kuuluu lisäksi mahdollisuus alan uutisten ja työterveyshuollon tiedotteiden julkaisemiseen sekä palautteen anto mahdollisuus järjestelmän ylläpitäjälle. Palautteen voi jättää palvelusta suoraan sähköisellä lomakkeella. Mikäli henkilö haluaa yhteydenoton, voi hän jättää yhteystiedot sitä varten. Palautteena voi myös esittää toiveita sisällöstä ja aihealueista. Työterveyshuollon järjestelyistä riippuen