Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä. Yhdistysarkistokurssi Salon kansalaisopistolla Päivi Niemelä

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä. Yhdistysarkistokurssi Salon kansalaisopistolla 13.3.2014 Päivi Niemelä"

Transkriptio

1 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä Yhdistysarkistokurssi Salon kansalaisopistolla Päivi Niemelä

2 Koulutuksen sisältö: - Peruskäsitteiden määrittely - Arkistonmuodostuksen suunnittelu - Arvonmääritys ja seulonta -Arkistokelpoisuus - Sähköinen arkistointi ja digitointi - Vanhan arkiston järjestäminen -Yhdistyksen arkistotoimi ja lainsäädäntö

3 Mikä arkisto on? kirjasto - arkisto - museo - arkistot syntyvät toiminnan tuloksena sivutuotteena - arkistoon kuuluvat asiakirjat ovat joko saapuneet yhteisölle tai syntyneet sen tehtävien hoidossa, ovat sen laatimia - alkuperäiset asiakirjat: mm. paperi tai sähköinen - vanhat arkistot: tietoinen, keskitetty säilyttäminen

4 Asiakirja Kirjallinen tai kuvallinen esitys tai sellainen sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (Arkistolaki 831/1994) Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla (Julkisuuslaki 1999/621) Tieto, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (SFS-ISO : Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1. Yleistä) 4

5 Mikä ei ole asiakirja? Mainokset, lehdet, kirjat (elleivät organisaation julkaisuja) Viranomaisilla lisäksi (julkisuuslaki): Yksityiskirjeet (jotka eivät kuulu toimintaan) Luonnokset joita laatija ei ole vielä antanut päätöksentekoa varten Muistiinpanot Sisäistä koulutusta varten hankitut asiakirjat Tilaustutkimukset (monitilaajatutkimukset) Löytötavara-asiakirjat 5

6 Mitä asiakirjat merkitsevät yhdistykselle? tukevat järjestöä esim. oikeustapauksissa, suojella järjestön etuja sekä sen toimielinten ja muiden jäsenten etuja tukevat ja dokumentoivat nykyistä ja tulevaa toimintaa, saavutuksia ja historiallista tutkimusta tarjoavat todisteita järjestötoiminnasta, yksilöiden toiminnasta ja kulttuuritoiminnasta luovat ja vahvistavat järjestötoiminnallista, yksilöllistä ja kulttuuri-identiteettiä ylläpitävät organisatorista, henkilökohtaista ja kollektiivista muistia 6

7 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi - asiakirjahallinta

8 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Asiakirjahallinto: Kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjallisten tietojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista Arkistotoimi: (Arkistolaki 831/1994 7) Asiakirjojen käytettävyyden (löydettävyys, luettavuus, tunnistettavuus) varmistaminen Asiakirjojen säilymisen varmistaminen Asiakirjojen säilytysarvon määrittely ja tarpeettoman aineiston hävittäminen 8

9 Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon sisältö viranomaisilla Asiakirjahallinto Tiedon tuottaminen Tiedonsiirto ja kopiointi Ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu Julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioon ottaminen (yhdistyksillä tietosuoja) Tietoturvallisuus (järjestelmä- ja ohjelmistoturvallisuus) (myös yhdistysten otettava huomioon) Hyvä tiedonhal- Lintatapa (julkisuusasetus, koskee vain Viranomaisia) Arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät Tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen Kirjaaminen ja rekisteröinti Arvonmääritys ja seulonta Arkistointi Määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Arkistotoimi Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen Järjestäminen Luettelointi ja kuvailu Päätearkiston tietopalvelu 9 Julkisuus- ja salassapitonäkökohdat päätearkiston tietopalvelussa

10 Arkistointi - asiakirjojen liittämistä arkistoon osaksi asiakirjojen kokonaisuutta ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti (vrt. arkiston järjestäminen) = arkistointi on erottelua, ryhmittelyä ja asiakirjojen sijoittamista oikeille paikoilleen - arkistointia tapahtuu koko asiakirjan elinkaaren ajan sen syntymästä hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen

11 Arkistointia ohjaa parhaimmillaan arkistonmuodostajan itsensä laatima arkistonmuodostussuunnitelma - vrt. arkistointisuunnitelma

12 Arkistonmuodostus Arkistonmuodostus käsittää ne toiminnot ja tehtävät, joiden tuloksena syntyy yhteisön (arkistonmuodostajan) arkisto = Saapuneiden ja laadittujen asiakirjojen käsittelyn, arkistoinnin ja seulonnan ohjaaminen

13 Arkistonmuodostaja Yhdistys, henkilö tai viranomainen, jolle tehtäviä hoitaessa muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus Provenienssi- eli alkuperäperiaate Kukin arkisto säilytetään omana itsenäisenä kokonaisuutenaan eikä asiakirjoja jälkikäteen siirretä arkistosta toiseen Asiakirjat on säilytettävä sillä paikallaan, johon ne ovat päätyneet palvellessaan arkistonmuodostajan tarpeita

14 Mikä on arkistonmuodostaja Mikä on arkistonmuodostaja, eli miten nimeät arkiston tai kokoelman? luovuttajan mukaan? luovuttajan tahdon mukaan? sen mukaan, jota tai mitä aineisto koskee? sen mukaan, jonka toiminnan tuloksena aineisto syntynyt? => arkistolle aina nimi arkistonmuodostajansa perusteella Kokoelmalla ei ole arkistonmuodostajaa

15 Arkistonmuodostussuunitelma Suunnitelmallinen arkistointi säästää työtä: Arkistoa ei tarvitse jälkikäteen järjestää Seulottavaa ja pysyvästi säilytettävää aineistoa voidaan (ja on hyvä) säilyttää erillään AMS toimii parhaimmillaan tietojen käsittelyn ja säilyttämisen ohjeistona ja se käsittää kaikki asiakirjat ja aineistot

16 Arkistonmuodostuksen suunnittelu Arkistonmuodostuksen suunnittelu lähtee yhdistyksen toiminnasta Siinä otetaan huomioon kaikki eri tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niihin rinnastettavat aineistot, myös ne joita on tarkoitus säilyttää vain määräajan HUOM: arkistonmuodostussuunnitelmalla ohjataan ainoastaan muodostuvan arkiston asiakirjojen arkistointia ja säilyttämistä Vanhan arkiston järjestäminen on asia erikseen!

17 Arkistonmuodostussuunitelman laatiminen - kartoitetaan toiminta ja sen tuloksena syntyvät asiakirjat (= arkistonmuodostus) - määritellään asiakirjojen säilytystarve (arvonmääritys) - arvonmäärityksen perusteella suoritetaan toisaalta seulonta ja hävittäminen määrä-ajoin, toisaalta pysyvä säilyttäminen - tehtävät, niissä syntyvät asiakirjat ja niiden säilytysajat merkitään erityiseen asiakirjaan, arkistonmuodostussuunnitelmaan, AMS - AMS sisältää asiakirjojen käsittelyvaiheet niiden synnystä hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen

18 Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen: Tehtävien kartoitus Lakisääteinen toiminta: määritellään lainsäädännössä Apuna yhdistyslaki, kirjanpitolaki, säännöt yms. Varsinainen toiminta: yhdistys itse pitää tärkeinä, on olemassa tiettyä tarkoitusta varten (=substanssi) Apuna säännöt, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset Tukitoiminta: Yleishallinto Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kiinteistönhoito

19 AMS:n laatiminen Inventointi Mitä tehtäviä/asioita yhdistykselle yhdistyslain, kirjanpitolain ja yhdistyksen sääntöjen mukaan kuuluu; mitkä vastuutahot hoitavat po. Tehtäviä Esim. yhdistyksen perustaminen, rekisteröinti, lakkauttaminen, hallitus ja hallituksen tehtävät yhdistyksen johtaminen, toiminnan suunnitelu ja valvonta, koulutus, projektinhallinta, jäsenhallinta, taloudenhallinta Millaisia asiakirjoja (asiakirjojen tyypit ja muoto) syntyy em. johdosta, missä muodossa niitä säilytetään Paperi, sähköinen, muu Apuvälineenä esim. inventointilomake

20 Inventointilomake Asiakirjojen nimikkeet Säilytyksestä vastaavat tahot Säilytysajat Säilytysmuodot (paperi, sähköinen) Tietosuojaan liittyvät näkökohdat (arkaluontoiset henkilötiedot suojataan) jo jäsenluettelo voi olla yhdistyksen toiminnasta riippuen (potilasyhdistykset) Merkitään KAIKKI asiakirjat, myös määräajan säilytettävät

21 Esimerkki arkistonmuodostussuunnitelmasta Palloilusäätiö/Eerikkilän urheiluopisto 3. KOULUTUS No Asiakir- jat Säilytys- aika Säilytyspaikka Säilytysmuoto Säilytysjärjestys Julkisuus Vuosikartun- ta Lisätietoja 3.1 Vuosittainen koulu- tus Opetus- suunnite lmat arkisto apulais- rehtori SP paperi kronologi nen J 0,3 Kurssi- arkisto SP paperi kronologi J 0,4 kohtaiset ohjelmat apulais- rehtori nen Hake- mukset kurssille arkisto apulaisreh tori 2 v paperi kronologin en/aakkosellinen J/S 0,7 21

22 Mitä arkistoida ja kuinka pitkäksi aikaa? Arvonmääritys ja seulonta yhdistyksessä

23 Yhteisöjen käyttämä tietoaines 1. Muualla tuotettua Sisältyy erilaisiin rekistereihin ja julkaisuihin 2. Yhteisön omaa toimintaansa varten tuottamaa ja muokkaamaa tietoa

24 Seulonta Seulontaa ovat toimenpiteet, joilla Asiakirjat jaetaan pysyvästi ja määrä-ajan säilytettäviin ryhmiin Määritellään säilytyksen määrä-ajat (0,1,5, 10 vuotta)

25 Seulonta Ennakkoseulonta: Asiakirjojen säilytysajat selvitetään jo ennen kuin asiakirjoja laaditaan Seulonta tehdään usein AMS:n laadinnan yhteydessä Taannehtiva seulonta aikaa vievää (=kallista), lopputulos ei välttämättä hyvä Seulonta tehdään usein arkiston järjestämisen yhteydessä

26 Arvonmääritys Hyväksyttyjen seulontaperiaatteiden ja kriteerien soveltamista asiakirjojen säilytystarpeen selvittämiseksi Seulontaperiaate esim.: yhdistysten toiminnasta jäätävä riittävä dokumentointi Yksityisten ja yhteisöjen ei tarpeen noudattaa yhtä tiukkaa seulontaa kuin julkishallinnossa (10-15 % paperiasiakirjoille) Seulontakriteeri esim.: Vain yksi kappale samaa asiakirjaa säilytetään säilytetään asiakirjat, joissa tieto on mahdollisemman suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa Esim. lomakkeet kortisto Esityslistat kokouspöytäkirjat

27 Arvonmäärityksessä huomioon otettavaa Asian käsittelyaika Asiakirjaa säilytetään niin kauan kuin sen välitön tarkoitus on saavutettu ( yhdistyksen ja sen jäsenten oikeusturva, tilintarkastus) Toiminta asiakirjoja ehkä myöhemmän päätöksenteon pohja-aineistona Asiakirjoja tarvitaan dokumentoimaan yhdistyksen toimintaa historiantutkimuksen ja muun tutkimuksen tarpeisiin ( riittävä dokumentointi ) Esim. yhdistyksen oman historian kirjoittaminen

28 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 1 Asiakirjan arvon ja säilytysajan määrittävät: 1. Lait ja asetukset 2. Järjestön/organisaation omat tarpeet säännöt, jäsenten ja toimihenkilöiden edut ja oikeusturva toiminnan tarpeet järjestön menneisyyden säilyttäminen, historia 3. Tutkimus 28

29 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 2 Arkistosta kuvastuu arkistonmuodostajan koko toiminta Arkisto on kokonaisuus, siihen kuuluvat kaikki asiakirjat Periaatteessa tieto arkistoidaan vain kertaalleen 29

30 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 3 1) pysyvästi säilytettävät asiakirjat (sp): oman toiminnan tulos: Mikä meillä syntyy, se meillä säilyy (ei kaikkea meillä syntyvääkään säilytetä) Ks. 30

31 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 4 esim. yhdistysten vuosikokouspöytäkirjat, perustavan kokouksen pöytäkirjat kuukausikokous- ja vaalikokouspöytäkirjat hallituksen kokouspöytäkirjat jäsenkirjeet; jäsenluettelot; tiedotteet esim. kotisivulta toimintakertomukset; tapahtumiin/tempauksiin liittyvät asiakirjat tilinpäätökset, taseet, tilintarkastuskertomukset, toiminnan tarkastuskertomukset ( ) valokuvat (tunnistetiedoin); lehtileikkeet muut oleellisesti omaan toimintaan liittyvät asiakirjat (esim. projektit tms.) 31

32 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 5 saapuvat tärkeät [toimenpiteisiin johtavat] asiakirjat kirjeet: onnitteluadressit ym. omiin tapahtumiin liittyvät asiakirjat 32

33 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 6 2) määräajan säilytettävät asiakirjat: tiliasiakirjat 10 v., tilitositteet (6 v., KirjanpitoL) saapuvat tiedotteet, yleiskirjeet (2-5 v.) saapuvat lyhytaikaiset vähäarvoiset viestit ja ilmoitukset (2 v.) saapuvat mainokset (hävitetään heti kun ei tarvita) erilaiset määräaikaiset viranomais- ym. ohjeet (voa*) Huom! jos joltakin vuodelta on vain kuitteja, ei muuta aineistoa, niin nekin voi säilyttää todisteeksi siitä, että järjestö on toiminut voa = voimassaoloaika 33

34 Suomen internet-tutkimuksen seuran asiakirjojen seulonta Asiakirjat Säilytysajat postitusluettelo, kovalevyllä at (ajan tasalla) yksityisten tiedustelut seuralle paperilla ja sähköisesti (kovalevy) 5 v. Kongressien esitelmät ja keskusteluäänitteet Arkistokappaleet painetusta julkaisusta sp. esitelmät 5 v., äänitteet 5 v., mikäli nauhat purettu (purut sp), muuten sp. vuosikertomukset (painettuina ja kotisivuilla) Arkistokappale sp., kotisivuilla 10 v. apurahahakemukset ja päätökset (paperi ja sähköinen) paperilla sp, kovalevyllä 5 v. Kiitoskortit, joulukortit (saapuneita) 5 v. Jäsenlehti (vain kotisivuilla) Tulosteet sp, kotisivulla 10 v.

35 Suomen internet-tutkimuksen seuran asiakirjojen seulonta 2 Asiakirjat Hallituksen kokouspöytäkirjat Säilytysajat paperilla sp, sähköisesti 5 v. (kovalevy) Seminaarien osallistujaluettelot paperilla sp, sähköisesti (kovalevy) 2 v. Kirjanpidon tositteet Arkistoluettelo Opintomatkoihin liittyvät asiakirjat Näyttelyjulisteet 6 v. paperilla paperilla sp, sähköisesti 2 v. (ajan tasalla) Keskeiset sp paperilla, muut 10 v. paperilla, sähköisesti 5 v. (kovalevy) Arkistokappale sp. (omat näyttelyt) yleiskokousten pöytäkirjat Paperitulosteet sp, kotisivuilla 5 v.

36 Arkiston käytettävyyden takaaminen: Luettelointi, kuvailu ja järjestäminen

37 Hierarkkinen malli arkistosta (http://www.narc.fi/vakka_esittely/narc_cd_sivu_05.html) Arkistonmuodostaja Arkisto(t) Pääsarjat Sarjat Arkistoyksiköt Säilytysyksiköt Mikrofilmit Digitaaliarkisto

38 Luetteloinnin pääperiaatteet Arkistoluettelo laaditaan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, usein myös pitkään säilytettävistä Arkistoluettelon tarkoituksena on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen niin, että asiakirjat ovat löydettävissä arkiston järjestys, tietosisältö ja asiakirjojen keskinäiset yhteydet käyvät selkeästi ilmi ilman aiempaa arkiston käyttöä Luettelo laaditaan lähtökohtaisesti asiakirjojen järjestyksen mukaan, ei päinvastoin

39 Arkistokaava Arkistokaava voi olla ns. tehtäväpohjainen tai ABCkaava Tehtäväpohjainen arkistokaava perustuu arkistonmuodostussuunnitelmaan ja on siis arkistokohtainen Samaan tehtävään/asiakirjaryhmään liittyvistä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista muodostetaan arkistokaavassa oma kokonaisuutensa Tehtäväpohjaista kaavaa tulee käyttää muodostuvan aineiston luetteloinnissa

40 Tehtävä/toimintopohjainen kaava, esimerkki 1 Suositus 00 Yleishallinto 01 Henkilöstöhallinto 02 Taloushallinto, verotus ja omaisuuden hallinta 03 Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen 04 Kansainvälinen toiminta 05 Sosiaalihuolto ja sosiaaliturva 06 Terveydenhuolto 07 Järjestys ja turvallisuus 08 Maankäyttö, rakentaminen ja asuminen 09 Ympäristönsuojelu 10 Opetus-, tutkimus ja sivistystoimi Suosituksia: esim. JHS 151: Julkisyhteisöjen tehtäväluokat

41 Esimerkki: Sarja ja arkistoyksiköt 1 HENKILÖSTÖHALLINTO Päätehtävä 10 Henkilöstöpolitiikka ja sen toteutt. Tehtävä 100 Henkilöstösuunnittelu Alatehtävä Henkilöstötilinpäätökset/ Sarja 100.1:1 Henkilöstötilinpäätökset AY 100.1:2 Henkilöstötilinpäätökset AY AY = arkistoyksikkö

42 Arkiston järjestäminen

43 Arkiston järjestäminen

44 Arkiston järjestämisen viisi vaihetta 1. tutustuminen arkistonmuodostajaan (organisaatioon) 2. tutustuminen aineistoon ja sen läpi käyminen 3. aineiston inventointi ja tarpeettoman aineiston poistaminen 4. aineiston ryhmittely sarjoiksi ja yksityiskohtainen järjestäminen 5. viimeistely ja arkistoluettelon laatiminen - aineiston siistiminen ja koteloiminen - arkistoluettelon laatiminen ja toimittaminen käyttäjien ulottuville

45 Kartoittaminen ja inventointi Aineisto inventoidaan kursorisesti: Asiakirjojen sisältö selvitetään (pääpiirteittäin) aikarajaus ja järjestys selvitetään aineisto ryhmitellään pääluokkiin niin, että järjestystä ei sekoiteta Koteloiden ja muiden säilytysyksiköiden nimiöiden paikkansapitävyys tarkastetaan Aineistosta laaditaan perustiedot sisältävä inventointiluettelo tai tiedot merkitään erillisille inventointilehdille

46 Kartoittaminen ja inventointi Mikäli aineistoa ei ole sijoitettu säilytysyksiköihin, sijoitetaan se järjestämisen kannalta tarkoituksenmukaisesti avohyllyille tai muuhun sille varattuun tilaan Arkistosta erotetaan siihen kuulumaton aineisto kuten painotuotteet, kopiot ja muu kuin asiakirjallinen aines ja tarkistetaan aineiston kunto Irralliset ja epäjärjestyksessä olevat asiakirjat palautetaan alkuperäiseen yhteyteensä, mikäli sellainen on havaittavissa

47 Aineiston kunnon arviointi, puhdistaminen ja kunnostaminen Inventoinnin ja järjestämisen yhteydessä arvioidaan aineiston fyysinen kunto Mikäli arkisto on erityisen huonossa kunnossa, otetaan yhteyttä esim. arkistolaitokseen Huonokuntoisen aineiston kunnostamisesta itse on enemmän haittaa kuin hyötyä ja se voi olla terveydelle vaarallista

48 Puhdistaminen ja kunnostaminen Kunnostamisen pääsäännöt: - Älä tee mitään, mitä et osaa - Älä tee asiakirjalle mitään peruuttamattomia toimenpiteitä - Vältä liiman, teipin ja saksien käyttöä - Älä poista irtoilevia palasia tai reunoja asiakirjoista

49 Järjestäminen ja luettelointi Aineisto pyritään saattamaan inventoinnin yhteydessä paljastuneeseen alkuperäiseen järjestykseensä, minkä mukaan aineisto lopullisesti ryhmitellään tai jaetaan eri ala-arkistoiksi Tarvittaessa alkuperäistä järjestystä voidaan joiltakin osin muokata Vain erityistapauksissa koko arkisto järjestetään uudelleen Aineisto luetteloidaan siten, että lopputuloksena on vähintään säilytysyksikön tarkkuudella luetteloitu arkisto

50 Alkuperäinen järjestys Alkuperäinen järjestys: arkistonmuodostajan toiminnassaan asiakirjoille luoma järjestys Vrt. provenienssiperiaate!

51 Provenienssiperiaate - jokaisen arkistonmuodostajan arkisto muodostaa oman, muista arkistoista erillisen kokonaisuuden (ulkoinen periaate) - arkistonmuodostajan toiminnassa muodostunutta arkiston sisäistä järjestystä ei saa jälkikäteen muuttaa

52 Provenienssiperiaate käytännössä Arkistossa säilytetään organisaation asiakirjoilleen suunnittelema keskinäinen järjestys tai Arkistossa säilytetään organisaation käytännön työssä muodostunut asiakirjojen keskinäinen järjestys

53 Jos alkuperäistä järjestystä ei ole Aineistolle voidaan laatia tehtäväpohjainen kaava, mutta yleensä asiakirjojen muotoon perustuva, ns. ABC-kaava soveltuu järjestöjen ja yhdistyksen arkiston järjestämiseen paremmin

54 ABC-kaavan pääsarjat A DIAARIT B LUETTELOT C PÖYTÄKIRJAT D TOISTEET E SAAPUNEET ASIAKIRJAT F KIRJEISTÖ G TILIASIAKIRJAT H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT U(J) MUUT ASIAKIRJAT

55 A DIAARIT Kirjediaarien lisäksi sarjaan sisällytetään sellaiset luettelot ja päiväkirjat, joihin päivittäin tai lyhyin väliajoin tehdään merkintöjä käsitellyistä asioista. Esim. postikirjat, vieraskirjat. B LUETTELOT Sarjaan liitetään varsinaiset luettelot, joiden tarkoitus ei ole kirjata kirjeenvaihtoa tai käsiteltyjä asioita. Esim. henkilökuntaluettelot, jäsenluettelot, -kortistot. C PÖYTÄKIRJAT Sarjaan kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä laatimat tai sen tehtävien johdosta laaditut pöytäkirjat. Muilta viranomaisilta, seuroilta, yhdistyksiltä ym. saapuneet pöytäkirjat kuuluvat sarjaan E. D TOISTEET Keskeiset arkistonmuodostajan itse laatimat kirjeet ja sen tekemät päätökset ja toimintakertomukset (elleivät ole esim. vuosikokouspöytäkirjojen liitteinä) liitetään sarjaan.

56 E SAAPUNEET ASIAKIRJAT Tähän sarjaan sijoitetaan pysyvästi säilytettävät kirjeet ja muut pysyvästi säilytettävät saapuneet asiakirjat. F KIRJEISTÖ Sarjaa käytetään, kun saapuneet kirjeet ja lähteneiden kirjeiden toisteet säilytetään yhdessä. G TILIASIAKIRJAT Pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto. H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT Elleivät muistiot ja suunnitelmat ole muissa sarjoissa olevien asiakirjojen liitteinä tai kuulu johonkin muuhun kokonaisuuteen, ne sijoitetaan tähän. S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT; U(J) MUUT ASIAKIRJAT

57 ABC-kaavan sarjat Alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti esim. aineiston sisällön mukaan Asiakirjat ja arkistoyksiköt voidaan sarjan sisällä järjestää mm. aika-, aakkos-, numero- ja maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen standardi SF4600: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely Erityisaineistojen osalta luettelon voi laatia vapaamuotoisemmin Järjestön arkistokaava:

58 ABC-kaavan sarjat Alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti esim. aineiston sisällön mukaan Asiakirjat ja arkistoyksiköt voidaan sarjan sisällä järjestää mm. aika-, aakkos-, numero- ja maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen standardi SF4600: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely Erityisaineistojen osalta luettelon voi laatia vapaamuotoisemmin Järjestön arkistokaava:

59 Henkilöarkistot

60 LUETTELOINNIN JA KUVAILUN VAIHEET Tutustu arkistonmuodostajaan, nimeä arkistonmuodostaja ja arkisto ja erota muista arkistoista sekä inventoi 2. Tarkista/laadi arkistokaava, seulo ja hävitä selkeät kokonaisuudet 3. Järjestä, seulo, luetteloi ja kuvaile 4. Viimeistele fyysinen kunto ja arkistohakemisto => Arkisto annettavissa tämän jälkeen asiakkaiden käyttöön

61 Henkilöarkiston järjestäminen (Henkilöarkiston järjestäminen, KA, Yksityisarkistoyksikkö ) Järjestämisessä erityispiirteitä Aineisto usein heterogeenisempää kuin järjestöjen arkistoissa Järjestys epäsystemaattinen asiakirjat eivät määrämuotoisia, tunnistetiedot puutteellisia Inventointi usein asiakirja asiakirjalta varottava, etteivät asiakirjojen väliset yhteydet katkea (esim. irrallisten muistiinpanolappujen yhteydet) Arkistonmuodostajien rajaukset joskus vaikeasti ratkaistavia (talo vai suku vai henkilö) Usein monen eri AM:n aineistoa samassa luovutuksessa (esim. puolisot, vanhemmat, isovanhemmat) Ei dramaattista, koska kuvailulla voidaan osoittaa suhteet ja yhteydet 61

62 Miten arkistoida Arkistojen säilyminen ja käytettävyyden varmistaminen

63 Asiakirjojen säilyttäminen siirretään sp-asiakirjat säännöllisesti arkistokoteloihin ja ylläpidetään niistä arkistoluetteloa säilytysvälineet rengaskansiot hyvin suojaavat, hapottomat arkistokotelot (neutraali, ph n. 7) erityisaineistot omissa säilytysvälineissään: valokuvat, diat, negatiivit, filmit, julisteet säilytystilat: arkistot suojataan tulelta, vedeltä ja muulta tuhoutumiselta sekä asiattomalta käytöltä tasaiset olosuhteet lämpötilan (n 18) ja kosteuden suhteen (n. 50 %) 63

64 Arkistokelpoisuus ja tallennusvälineet pysyvästi säilytettävät, tärkeät asiakirjat laaditaan arkistokelpoisin menetelmin arkistokelpoisille materiaaleille luettelo arkistokelpoisista materiaaleista: Itemid=49 toistaiseksi kaikki pysyvästi säilytettävä aineisto kannattaa tulostaa arkistokelpoiselle paperille 64

65 Asiakirjojen säilytystavat ja välineet aktit: samaa asiaa koskevat irralliset asiakirjat liitetään yhdeksi kokonaisuudeksi eli asiakirjavihkoksi sitominen yleensä tärkeimmät pysyvästi säilytettävät asiakirjat koteloiminen pysyvästi säilytettävät irralliset asiakirjat ja asiakirjavihkot siirretään arkistokoteloihin ennen päätearkistoon sijoittamista SFS 4117, paljon kokoja ISO (Staples) 65

66 Arkistokoteloiden täyttö Ennen suojustamista oio ja siisti asiakirjat; poista metalliset liittimet, muovitaskut ja kuminauhat käytä vaippalehtiä (taitettu kopiopaperi A 3) valitse oikean kokoinen kotelo yli 10 cm leveiden koteloiden käyttöä on syytä välttää arkistoi kotelo täyteen, jotta asiakirjat säilyvät suorassa; koteloiden liiaksi täyttäminen tai tyhjäksi jättäminen vaurioittaa asiakirjoja ja vie turhaan tilaa säilytä koteloita pystyasennossa 66

67 Säilytysyksiköiden nimiöinti (SFS 4117)

68 Erityisaineistojen säilyttäminen Kartat ja piirustukset Säilytys suorana laatikostoissa tai rullalla Alkuperäisestä yhteydestä poistettuihin merkintä alkuperästä

69 Muut erityisaineistot: Valokuvat - Kuva-aukolliset passepartout -kuoret - Albumeissa kiinnitys kuvakulmilla (ei liimalla tai teipeillä) - Säilytys esim. arkistokelpoisesta pahvista valmistetuissa laatikoissa tai valokuvataskussa (EI MUOVI) - Muista tunnistetiedot! - Muista metatiedot! 69

70 Muut erityisaineistot: Valokuvat, metatiedot (kuvailu) Milloin kuva otettu (aika) paikka kuvaaja kuvan aihe kuvan kohde, kuvan tapahtuma 70

71 Kuva- ja äänitallenteet - Videokasetit, c-kasetit, uraäänilevyt ja CD:t säilytetään hyllyillä pystyasennossa - Säännöllinen siirto uudemmille säilytysvälineille - Neuvoja Kansallisesta audiovisuaalisesta arkistosta ja Yleisradiosta - Muista tunnistetiedot! 71

72 Sähköinen arkistointi, säilyttäminen ja digitointi

73 Sähköinen arkistointi Tavoitteena: sähköisesti tuotettu tieto myös säilytetään sähköisesti (viranomaistaho) Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen (arkistolaitoksen määräys , AL 9815/ /2008) SÄHKE2 määräys (voimaan ) Useita laajoja sähköisessä muodossa säilyttämiseen liittyviä hankkeita meneillään SÄHKE 3: huomioon myös yksityiset tahot? 73

74 Sähköinen arkistointi ja säilyttäminen Edellyttää suurta suunnitelmallisuutta ja alan jatkuvaa seurantaa sähköiset aineistot ovat asiakirjoja, mutta vaikeasti sähköisinä säilytettäviä: laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä edellyttää jatkuvaa siirtämistä ja varmistustoimenpiteitä Ympäristö toimii hyvin käyttöarkistona ja lyhyen aikaa säilytettävän aineiston säilytyspaikkana Tärkeät asiakirjat MYÖS paperilla

75 Sähköinen arkistointi ja säilyttäminen On laadittava säännöt siitä, mitä tietovarastoon talletetaan, missä muodossa, kenen toimesta Hakemistot ja tiedostot nimettävä niin, että niistä ilmenee sisältö myös aikojen kuluttua Varmuuskopioinnista on huolehdittava On huolehdittava, että Asiakirjat ovat teknisesti yhdenmukaisia Aineistot on tallennettava teknisesti pitkäikäisessä muodossa, joita pystytään lukemaan mahdollisimman monilla ohjelmilla sallittuja tiedostomuotoja tulee olla vähän Esim. valokuville TIFF, JPG, teksteille PDF Systemaattisesti hävitettävissä säilytystarpeen lakattua Siirrettävissä johonkin sähköiseen säilytysjärjestelmään sitten, kun organisaatio ei niitä tarvitse ohjelmistoriippuvuutta tulee välttää: avoimet formaatit

76 Sähköinen säilyttäminen toistaiseksi ei ole olemassa hyvää pitkäaikaista tallennusvälinettä uudelleenkopioitava tasaisin väliajoin uusimmilla laitteistoilla ja ohjelmistoilla aineisto säilyy käytettävänä muutaman vuoden alan arkistot käyttävät automaattista varmuus- ja uudelleenkopioita tekeviä nauharobottijärjestelmiä 76

77 Sähköiset aineistot: säilyminen levyke 1 vuosi magneettinauha 1-5 vuotta 30 vuotta, optinen levy 3 50 vuotta, paperi 500 vuotta, mikrofilmi 300 vuotta kovalevy vain väliaikaiseen säilytykseen: rikkoutuminen tai pelkkä Windowsin sekaisin meno levyn formatoituminen uudelleenlatauksen yhteydessä CD- rom tai DVD ( väh. 2 kpl): poltettava uudelleen n. kymmenen vuoden välein auringonvalo, naarmut, tussit, saasteet vaurioittavat 77

78 Sähköiset aineistot: säilyminen ulkoinen kovalevy (+ väh. 2:ssa paikassa) rikkoutuvat myös laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä edellyttää säännöllistä siirtämistä (kotikone 5-10 vuotta?) hajautetut ympäristöt, virtuaaliset albumit ja muut säilytys-, arkistointipalvelut: teknisesti ok, mutta kuka takaa, että palveluntarjoaja jatkaa toimintaansa? toistaiseksi ei ole olemassa hyvää pitkäaikaista tallennusvälinettä uudelleenkopioitava tasaisin väliajoin 78

79 Sähkäöiset aineistot, käytettävyys etuja: pieneen tilaan mahtuvuus, kopioitavuus, haettavuus, käytettävyys metatietojen merkitys kasvaa sähköisissä aineistoissa (todistusvoima, löydettävyys) digitointipalvelut: esim. Mikkelin ammattikorkeakoulut (www.mikpoli.fi 79

80 Yhdistysten arkistotointa koskevaa lainsäädäntöä

81 Arkistot ja lainsäädäntö Henkilötietolaki (HeTiL 523/1999) Muutoksia 2000 ja 2007 Henkilötieto Henkilöä taikka tämän ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavat merkinnät Nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, henkilötunnus, sukupuoli, uskonto, jne.

82 Kirjanpitolaki (1336/1997) HT-lain ohella keskeisimpiä yhdistysten arkistotointa koskevia lakeja Kirjanpidossa voidaan käyttää sähköisiä välineitä Poikkeus: tasekirja säilytettävä paperilla Järjestelmän oltava sellainen, että tiedot voidaan tarvittaessa tarkastaa ja tulostaa paperille Kirjanpitoaineiston säilyttämisen oltava turvallista ja varmaa Tilikauden aikana kahdella sähköisellä tietovälineellä Jos tositteet myös paperilla, riittää yksi väline Tilikauden jälkeen varmennettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina

83 Kirjanpitolaki (1336/1997) Kirjanpitokirjojen säilytysaika vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä Tositteiden säilytysaika vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättynyt Tasekirjat SP Määrä-ajan säilytettävät tiedot tulisi hävittää säilytysajan umpeuduttua

84 Yhdistyslaki , erityislait Perustamiskirja, säännöt Jäsenluettelo Pöytäkirjan laatiminen Yhdistyksen nimenkirjoittajat, jne.

85 Arkistolaki Ei pääsääntöisesti koske yhdistyksiä Vain, jos julkinen tehtävä, asiakirjoihin, jotka syntyvät julkisen tehtävän hoidossa Virkavastuu ja lain vo:n toiminnan julkisuudesta soveltaminen

86 Yksityisarkistoja koskevia suosituksia Yksityisarkistojen seulontaohje, 2011 Valtakunnallinen hankintapolitiikka, 2014? Ohjeet yksityisarkistojen luovuttajille, 2010 (KA) Ks: Kannattaa tutustua: Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia, 2007 Arkistonhoitajat eettiset säännöt, ICA 1996 ARVI-tietokanta: 86

87 Arkistolaitos arkistohallinnon viranomainen Suomessa Kansallisarkisto - vanhimmat asiakirjat - keskushallinnon asiakirjat - yli 40 v. vanhempaa - yksityisarkistoja hankintapolitiikan mukaan Maakunta-arkistot - valtion piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat - yli 40 v. vanhempaa - yksityisarkistoja hankintapolitiikan mukaan - toimialueina arkistopiirit 87

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen Nurmes 22.3.2013 Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen -Paperiset asiakirjat -Kartat piirustukset -Valokuvat -Diat, äänitteet -Sähköinen asiakirjat ja tiedostot 1 Miksi? - toiminnan sujuminen

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Miksi arkisto järjestetään?

Miksi arkisto järjestetään? Yksityisarkistot Yksityinen arkisto On arkistonmuodostaja On sen tehtävien hoidosta kertyvien asiakirjojen kokonaisuus On ainutkertainen On historiallinen todistusarvo Asiakirjahallinto/RB 2 Miksi arkisto

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot

Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Sähköisen arkistoinnin reunaehdot Kuntien ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötehtävien koulutuspäivä 17.9.2013 Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö Kansallisarkisto Arkistolaitos Mitä tarkoittaa sähköinen

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa 12.3.2012 56

SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa 12.3.2012 56 SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 12.3.2012 56 1 Johdanto 1 2 Sonkajärven kotiseutuarkiston esittely 1 2.1 Perustaminen 1 2.2 Organisaatio 1 2.3 Tehtävät ja toiminta

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA

ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 17.12.2012 AL/21220/07.01.01.03.00/2012 1(4) ARKISTOLAITOKSEN SEULONTASTRATEGIA 1. Seulontatoiminnan perusta ja yleiset tavoitteet Arkistolaitoksen seulontatoiminnassa lähtökohtana on, että julkishallinnon

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla.

tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvään tiedonhallintatapaan tiedon ja ihmisten johtamisen, asiakirjahallinnon osaamisen, ja jokaisen työntekijän sitoutumisen avulla. Hyvä tiedonhallintatapa avoin pääsy julkisiin tietoihin korkealaatuista

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE

KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo

Lisätiedot

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225

Arkistotoimen toimintaohje. Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 Arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty johtokunta 29.12.2009 225 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE S I S Ä L L Y S L U E T T E L O Sivu 1. JOHDANTO... 1 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Arkistointia Kantrissa. Airi Paananen 8.11.2011

Arkistointia Kantrissa. Airi Paananen 8.11.2011 Arkistointia Kantrissa Airi Paananen 8.11.2011 Arkistointi Mitä arkistointi on Kantrissa ja miten se näkyy? Miksi me arkistoimme? Onko arkistoinnista ollut hyötyä? Voisiko olla arkistoimatta? Kannattaa..

Lisätiedot

ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43

ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43 ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43 1 Lainsäädäntö ja käsitteet 2 Järjestämisen tavat 3 Järjestämisvaiheet 4 Arkistokaavan muodostaminen ja luettelointi 5 Arkistoyksiköiden nimiöinti

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Asiakirjojen tuottaminen ja hallinta. Tiedot siirretään, tallennetaan ja käsitellään erilaisten asiakirjojen välityksellä.

Asiakirjojen tuottaminen ja hallinta. Tiedot siirretään, tallennetaan ja käsitellään erilaisten asiakirjojen välityksellä. Asiakirjojen tuottaminen ja hallinta Tiedot siirretään, tallennetaan ja käsitellään erilaisten asiakirjojen välityksellä. Asiakirjatuotanto Standardit Lomakkeet Tuottamismenetelmät Työvälineohjelmat Toimiston

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

15.12.2014Roope Hollmén. Arkistointi järjestössä mission impossible?

15.12.2014Roope Hollmén. Arkistointi järjestössä mission impossible? 15.12.2014Roope Hollmén Arkistointi järjestössä mission impossible? Käsitteet Asiakirja: Arkistolaki (831/94) määrittelee: Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012

VAPA. Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 VAPA Sähköisen säilyttämisen palvelu [ESITYSAINEISTO] 29.10.2012 Sisältö VAPA kokonaiskuva Siirto- ja säilytyssopimus Aineiston käyttö VAPAsta Milloin VAPA-asiakkaaksi? VAPAn käyttöönotolla kustannussäästöjä

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä

Arkistolaitos Helsinki 2010. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä Arkistolaitos Helsinki 2010 Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä 1 ARKISTOLAITOS Määräys AL/13157/07.01.01.00/2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys

Lisätiedot

Arkistokoulutus 1. 2.10.2015 Oulu. Erityisaineistojen säilyttäminen. Veijo Koivula

Arkistokoulutus 1. 2.10.2015 Oulu. Erityisaineistojen säilyttäminen. Veijo Koivula Arkistokoulutus 1. 2.10.2015 Oulu Erityisaineistojen säilyttäminen Veijo Koivula Erityisaineiston käsite Normaaliaineistona pidetään tekstiasiakirjoja; folio- ja A4-kokoiset asiakirjat, joita säilytetään

Lisätiedot

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja

1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1. ASIAKIRJAHALLINNON RESURSSIT Henkilömäärä Lisätietoja 1.1 Kuinka monta henkilöä hoitaa päätoimisesti kunnan asiakirjahallinnon tehtäviä? (arkistosihteeri/arkistonhoitaja/kirjaaja(t)/toimistosihteeri)

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332

Lisätiedot

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto

Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri. Arkistonmuodostus. Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Arkistonmuodostus Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/OYS/Asiakirjahallinto Kuka puhuu? Helena Eronen arkistopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri 08/2003 alkaen aiemmin arkistosihteerinä Pohjois-Karjalan

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 1(5) VALTIPA Kirjeenne 22.5.2012 Kansallisarkistoon VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkosto

Lisätiedot

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.

Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc. Tutkimus, aineistot ja avoimuuden rajat Tiedonjulkistamisneuvottelukunnan tilaisuus 21.4.2008 Tieteiden talolla Hallintojohtaja Anitta Hämäläinen Kansallisarkisto anitta.hamalainen@narc.fi HYVÄ AINEISTON

Lisätiedot

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa

Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa 1.10.2014 AL/15031/07.01.01.00/2014 Arkistolaitoksen ohje analogisten asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa Kyseessä on: määräys ohje suositus seulontapäätös Normin nimi Arkistolaitoksen ohje analogisten

Lisätiedot

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007

Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Hankeasiakirjojen arkistointiohje 31.12.2007 Ohjeen tarkoitus Tämän ohjeen tarkoituksena on ohjata valtioneuvoston hankerekisteriin merkittyjen asiakirjojen arkistointia. Tätä ohjetta noudatetaan valtioneuvoston

Lisätiedot

Puumalan seurakunnan arkistosääntö

Puumalan seurakunnan arkistosääntö Puumalan seurakunnan arkistosääntö 1 Sisällysluettelo 1. Puumalan seurakunnan arkistotoimi ja asiakirjahallinto 2 2. Arkisto ja arkistonmuodostaja 2 3. Arkistovastuuhenkilöt 3 4. Rekisteröinti 4 5. Seurakunnan

Lisätiedot

Palvelukuvaukset (26.5.2011)

Palvelukuvaukset (26.5.2011) Palvelukuvaukset (26.5.2011) PALVELUN PÄÄTYYPPI PALVELUN ALATYYPIT TARKENNUS 1. Säilyttäminen 1.1. Analoginen määräaikainen säilyttäminen 1.1.1. Elkassa 1.1.2. Asiakkaan toimipisteessä 1.2. Analoginen

Lisätiedot

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 10.3.2014 Johtoryhmä 18.3.2014 Yhtymähallitus 26.3.2014 SISÄLLYS 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa.

ARKISTOLAITOS. Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009. Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. ARKISTOLAITOS Ohje AL/16103/07.01.01.00/2009 10.12.2009 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa. Säännökset, joihin toimivalta ohjeen antamisesta perustuu Arkistolaki (831/94)

Lisätiedot

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 1 1.2 Lainsäädäntö... 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

Prosessimallit luokitus - metatiedot. 01.09.2007 M Loponen / S Järn MAMK

Prosessimallit luokitus - metatiedot. 01.09.2007 M Loponen / S Järn MAMK Prosessimallit luokitus - metatiedot PROSESSI ILTAOHJELMA Lähde ravintolaan Juo Juo Juo Juo Juo Juo Juo Määritelmä: Prosessi on sarja tapahtuvia tai suoritettavia toimenpiteitä, joista saadaan jokin tulos.

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja -strategia Tilastokeskus 6.5.2009 Markku Leppänen

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja -strategia Tilastokeskus 6.5.2009 Markku Leppänen Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja -strategia Tilastokeskus 6.5.2009 Markku Leppänen Kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö - Arkistolaki (831/94 4): arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen

Lisätiedot

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa

31.3.2007 Sivu 1. Tehtäväalue TYÖVOIMAN PALVELUKESKUSTEN YHTEISET ASIAKIRJAT. Asiakirjakokonaisuudet S/L Rekisteröintitapa Sivu 1 OHJEASIAKIRJAT Palvelukeskukselle osoitetut muilta viranomaisilta S voa saapuneet määräykset, ohjeet, suositukset yms. Palvelukeskuksen laatimat ohjeet, linjaukset yms. L sp esim. asiakaspalvelukriteerit

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Päivitetty 15.2.2012 Johtokunta 5.10.2010 Johtoryhmä 29.9.2010 Sisältö 1. Yleistä 2 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne 2 1.2 Arkistolaki ja sen soveltaminen 2 1.3 Arkistotoimen

Lisätiedot

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus PL 325 00052 VERO Kirjeenne 8.10.2010 Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

HELSINGIN KAUPUNGIN TIETOKESKUS. 2010 1 arkistojulkaisuja. Helsingin kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen arkisto-ohje

HELSINGIN KAUPUNGIN TIETOKESKUS. 2010 1 arkistojulkaisuja. Helsingin kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen arkisto-ohje HELSINGIN KAUPUNGIN TIETOKESKUS 2010 1 arkistojulkaisuja Helsingin kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen arkisto-ohje TIEDUSTELUT FÖRFRÅGNINGAR INQUIRIES Eeva Miettinen, p. 09 310 435 63 etunimi.sukunimi@hel.fi

Lisätiedot

A DIAARIT JA PÄIVÄKIRJAT. Saapuneiden ja lähteneiden kirjeiden postikirja. Bb Yhtiöjärjestys, osake- ja osakasluettelot

A DIAARIT JA PÄIVÄKIRJAT. Saapuneiden ja lähteneiden kirjeiden postikirja. Bb Yhtiöjärjestys, osake- ja osakasluettelot ARKISTOLUETTELO Kunta/Kuntainliitto Pääsarjan nimike Valkeakosken kaupunki A-E, G-H, K, O, R-S, U Arkistonmuodostaja/viranomainen Valkeakosken kaupunginteatteri Hyllyn numero 874-875, 877-878, 880, 883-885,

Lisätiedot

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon 5.6.2012 AL/18633/07.01.01.03.01/2011 1 Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon ASUNTO-OIKEUSASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAN MUUTTAMINEN Oikeusministeriö

Lisätiedot

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen

Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Tietohallinnon uudistuksia ja haasteita sähköisen hallinnon näkökulma viranomaisten asiakirjojen pysyvään säilyttämiseen Anne Kauhanen-Simanainen 11.6.2014 Mitä sähköisellä hallinnolla tavoitellaan? tehokkaampia

Lisätiedot

1. Luovutettavan aineiston tulee koostua asiakirjoista, äänitteistä, valokuvista ja/tai kuvanauhoista. Muunlaista materiaalia arkisto ei ota vastaan

1. Luovutettavan aineiston tulee koostua asiakirjoista, äänitteistä, valokuvista ja/tai kuvanauhoista. Muunlaista materiaalia arkisto ei ota vastaan ILOMANTSIN KUNTA KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 13.12.2010 255 Voimaantulo 1.1.2011 1 YLEISTÄ Ilomantsin kunnan kotiseutuarkistossa tulee noudattaa asiakirjahallinnosta ja

Lisätiedot

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

OULUN MAAKUNTA-ARKISTO 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012. Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ OULUN MAAKUNTA-ARKISTO TYRNÄVÄN KUNTA / Hallinta ja kehittämisosasto Saap.'L 20 1 2 Arkistotunnus 20_._ _. 27.2.2012 AL/3202/07.01.01.02.01/2012 Tyrnävän kunta Kunnanhallitus Kunnankuja 4 91800 TYRNÄVÄ

Lisätiedot

Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen

Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen Ajankohtaista seulonnasta 18.2.2010 Markku Leppänen Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja seulontastrategia vahvistettu vuonna 2008 - Seulontatoiminnan perusta ja tavoitteellinen linjaus - Keskeiset menetelmät

Lisätiedot

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT

EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus - arkaluonteisten henkilötietojen suojaamisvelvoite; kysymyksiä aineiston keräämiseen, säilytykseen, jakamiseen ja arkistointiin liittyen Yrjö Koivusalo tietohallintojohtaja

Lisätiedot

VYY:n järjestökoulukset. Kirjanpito ja taloushallinto

VYY:n järjestökoulukset. Kirjanpito ja taloushallinto VYY:n järjestökoulukset Kirjanpito ja taloushallinto SISÄLTÖ Lainsäädännön asettamat velvoitteet Kirjanpito Tilinpäätös ja toimintakertomus Toiminnantarkastus Materiaalin säilytys Vahingonkorvausvelvollisuus

Lisätiedot

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön

AMS:sta apua asiakirjahallintoon. Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön AMS:sta apua asiakirjahallintoon Pöytyän kunnan osa-arkistonmuodostajien arkistovastaavien asiakirjahallinnon käytännön työt Tutkimus Pöytyän kunnan asiakirjahallinnosta Terhi Laine Tampereen yliopisto

Lisätiedot

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus JHS 146 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Versio: 1.2 5.10.2012 Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1

Lisätiedot

Arkistot kuntoon. Ohjeita osastoille ja naisjaostoille

Arkistot kuntoon. Ohjeita osastoille ja naisjaostoille Arkistot kuntoon Ohjeita osastoille ja naisjaostoille Sotainvalidien Veljesliitto 2014 SISÄLLYSLUETTELO 1. SOTAINVALIDIEN VELJESLIITON ARKISTOTOIMEN KESKEISET ASIAT... 4 2. ASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN...

Lisätiedot

Hyvät käytännöt ja pitkäaikaissäilytyksen huomioiminen digitoinnissa. 6.5.2013 FT István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto

Hyvät käytännöt ja pitkäaikaissäilytyksen huomioiminen digitoinnissa. 6.5.2013 FT István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto Hyvät käytännöt ja pitkäaikaissäilytyksen huomioiminen digitoinnissa 6.5.2013 FT István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto Kokoelmat (alkuperäiset) Digitoinnin kokonaisuus Luettelointi Järjestely

Lisätiedot

YKSITYISARKISTOJEN SEULONTAOHJE

YKSITYISARKISTOJEN SEULONTAOHJE 1 YKSITYISARKISTOJEN SEULONTAOHJE Työryhmä Marja Pohjola (pj) Meri Puranen (siht.) Anssi Lampela Veli-Matti Pussinen Kenth Sjöblom 2 Sisältö 1. JOHDANTO 3 2. YLEISIÄ SEULONTAPERIAATTEITA 3 3. YHTEISÖARKISTOT

Lisätiedot

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013

Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Sivu x/x Laatimispvm: 27.1.2009 Päivitetty/tarkastettu: 27.11.2013 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lisätiedot

Henkilöstöhallinnon asiakirjat ja niiden arkistointi. Oulu 1. 2.10.2015

Henkilöstöhallinnon asiakirjat ja niiden arkistointi. Oulu 1. 2.10.2015 Henkilöstöhallinnon asiakirjat ja niiden arkistointi Oulu 1. 2.10.2015 AMS Asiakirjojen säilytyksen ja hävittämisen tulee perustua oman organisaation voimassaolevaan arkistonmuodostussuunnitelmaan Asiakirjoista

Lisätiedot

Kansallinen digitaalinen kirjasto

Kansallinen digitaalinen kirjasto Kansallinen digitaalinen kirjasto - käyttörajoitusten t huomioiminen i i Kansallisen digitaalisen it kirjaston säädöspohjasta yleisesti Ei erillistä säädöspohjaa Tulevaisuuden tarve? Organisatoriset, taloudelliset

Lisätiedot

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt

SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Kaupunginhallitus hyväksynyt SAVONLINNAN KAUPUNGIN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus hyväksynyt. 2014 Sisällysluettelo 1. YLEISTÄ... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ja soveltaminen... 1 2. ASIAKIRJAHALLINNON

Lisätiedot

Arkistoaineistojen sisällönkuvailu

Arkistoaineistojen sisällönkuvailu Arkistoaineistojen sisällönkuvailu Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Sisällönkuvailuverkoston Sisällönkuvailupäivä 22.11.2013 Kenneth Ahlfors Arkistokuvailu Arkistokuvailun ominaispiirre on, että tietovarannon

Lisätiedot

Arkki-projekti Valtakunnallisen sähköisen arkistopalvelun toiminnallinen vaatimusmäärittely

Arkki-projekti Valtakunnallisen sähköisen arkistopalvelun toiminnallinen vaatimusmäärittely Arkki-projekti Valtakunnallisen sähköisen arkistopalvelun toiminnallinen vaatimusmäärittely Helena Eronen arkistopäällikkö PPSHP/Asiakirjahallinto Terveydenhuollon ATK-päivät 29.5.-30.5.2006 Mikkeli Esityksen

Lisätiedot

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16

TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi, diat 1-16 SIHTEERITYÖN JA ASIAKIRJAHALLINNON TUTKINTOTOIMIKUNNAN INFOTILAISUUS 22.5.2013, Elinkeinoelämän keskusliito TIEDONHALLINTA OPPILAITOKSISSA - Näyttötutkintoon liittyvien asiakirjatietojen käsittely ja arkistointi,

Lisätiedot

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p.

Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi. Aila Taura p. 050 351 8256 Marjut Malo-Siltanen p. 040 801 6776 ja Jaana Rimpi-Muhonen p. Henkilötietolain (523/99) 10 :n mukainen REKISTERISELOSTE 1. Rekisterinpitäjä (tarvittaessa eli jos rekisterinpitäjällä ei toimipaikkaa EU:n alueella, myös edustaja) Nimi Tampereen kaupunki, kiinteistötoimi

Lisätiedot

Arkistolaitos ja avoin tieto. Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen

Arkistolaitos ja avoin tieto. Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen Arkistolaitos ja avoin tieto Kohti avointa ja kestävää tietoa -seminaari 21.11.2014 Mikkelin ammattikorkeakoulu Tytti Voutilainen Avoimuus on keskeisin arvo Arkistolaitos edistää hyvän tiedonhallintatavan

Lisätiedot

Case Honeywell Oy. Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere. Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen

Case Honeywell Oy. Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere. Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen Case Honeywell Oy Suomen XII Liikearkistopäivät, 13.9.2007, Tampere Jarmo Luoma-aho, Antti Ropponen 1 Vastaanottaa yritysten asiakirjoja, lähinnä pysyvään säilytykseen Asiakirjoihin liittyvä tutkijapalvelu

Lisätiedot

ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN 1992-2004 TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN 1992-2004 TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Valtakunnanvoudinvirasto PL 330 20101 TURKU Kirjeenne 22.2.2013 (dnro 372/030/12) Kansallisarkistolle ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN 1992-2004 TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Valtakunnanvoudinvirasto

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS

RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS RONDO R8 ARKISTO - SÄHKETOIMINNALLISUUS CGI - Johtava globaalien tietotekniikka- ja liiketoimintapalveluiden tarjoaja Maailman kuudenneksi suurin itsenäinen IT-palvelu- ja liiketoimintayritys Perustettu

Lisätiedot

SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ

SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ LIIKEARKISTOPÄIVÄT 12.-13.9.2007 ASIAKIRJAT SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ Jukka Tuomela Tampereen yliopisto Oikeustieteiden laitos Lainsäädännön lähtökohtia Lainsäädännössä pyritään siihen, että sähköisiä

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet

Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet Pilvipalveluiden arvioinnin haasteet Tietoturvallisuus- ja jatkuvuuden hallinnan vaatimukset ICT-hankinnoissa, 12.5.2014 Laura Kiviharju Pilvipalvelut Pilvilaskenta (CloudComputing) tarkoittaa internetissä

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje

Tiedonhallinnan toimintaohje Tiedonhallinnan toimintaohje Kuntayhtymähallituksen hyväksymä xx.xx.xxxx Versio 1 2 1 Yleistä... 3 2 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät, tavoitteet ja organisointi... 3 2.1 Arkistotoimen organisointi...

Lisätiedot