Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä. Yhdistysarkistokurssi Salon kansalaisopistolla Päivi Niemelä

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä. Yhdistysarkistokurssi Salon kansalaisopistolla 13.3.2014 Päivi Niemelä"

Transkriptio

1 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä Yhdistysarkistokurssi Salon kansalaisopistolla Päivi Niemelä

2 Koulutuksen sisältö: - Peruskäsitteiden määrittely - Arkistonmuodostuksen suunnittelu - Arvonmääritys ja seulonta -Arkistokelpoisuus - Sähköinen arkistointi ja digitointi - Vanhan arkiston järjestäminen -Yhdistyksen arkistotoimi ja lainsäädäntö

3 Mikä arkisto on? kirjasto - arkisto - museo - arkistot syntyvät toiminnan tuloksena sivutuotteena - arkistoon kuuluvat asiakirjat ovat joko saapuneet yhteisölle tai syntyneet sen tehtävien hoidossa, ovat sen laatimia - alkuperäiset asiakirjat: mm. paperi tai sähköinen - vanhat arkistot: tietoinen, keskitetty säilyttäminen

4 Asiakirja Kirjallinen tai kuvallinen esitys tai sellainen sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (Arkistolaki 831/1994) Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla (Julkisuuslaki 1999/621) Tieto, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (SFS-ISO : Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1. Yleistä) 4

5 Mikä ei ole asiakirja? Mainokset, lehdet, kirjat (elleivät organisaation julkaisuja) Viranomaisilla lisäksi (julkisuuslaki): Yksityiskirjeet (jotka eivät kuulu toimintaan) Luonnokset joita laatija ei ole vielä antanut päätöksentekoa varten Muistiinpanot Sisäistä koulutusta varten hankitut asiakirjat Tilaustutkimukset (monitilaajatutkimukset) Löytötavara-asiakirjat 5

6 Mitä asiakirjat merkitsevät yhdistykselle? tukevat järjestöä esim. oikeustapauksissa, suojella järjestön etuja sekä sen toimielinten ja muiden jäsenten etuja tukevat ja dokumentoivat nykyistä ja tulevaa toimintaa, saavutuksia ja historiallista tutkimusta tarjoavat todisteita järjestötoiminnasta, yksilöiden toiminnasta ja kulttuuritoiminnasta luovat ja vahvistavat järjestötoiminnallista, yksilöllistä ja kulttuuri-identiteettiä ylläpitävät organisatorista, henkilökohtaista ja kollektiivista muistia 6

7 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi - asiakirjahallinta

8 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Asiakirjahallinto: Kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjallisten tietojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista Arkistotoimi: (Arkistolaki 831/1994 7) Asiakirjojen käytettävyyden (löydettävyys, luettavuus, tunnistettavuus) varmistaminen Asiakirjojen säilymisen varmistaminen Asiakirjojen säilytysarvon määrittely ja tarpeettoman aineiston hävittäminen 8

9 Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon sisältö viranomaisilla Asiakirjahallinto Tiedon tuottaminen Tiedonsiirto ja kopiointi Ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu Julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioon ottaminen (yhdistyksillä tietosuoja) Tietoturvallisuus (järjestelmä- ja ohjelmistoturvallisuus) (myös yhdistysten otettava huomioon) Hyvä tiedonhal- Lintatapa (julkisuusasetus, koskee vain Viranomaisia) Arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät Tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen Kirjaaminen ja rekisteröinti Arvonmääritys ja seulonta Arkistointi Määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Arkistotoimi Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen Järjestäminen Luettelointi ja kuvailu Päätearkiston tietopalvelu 9 Julkisuus- ja salassapitonäkökohdat päätearkiston tietopalvelussa

10 Arkistointi - asiakirjojen liittämistä arkistoon osaksi asiakirjojen kokonaisuutta ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti (vrt. arkiston järjestäminen) = arkistointi on erottelua, ryhmittelyä ja asiakirjojen sijoittamista oikeille paikoilleen - arkistointia tapahtuu koko asiakirjan elinkaaren ajan sen syntymästä hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen

11 Arkistointia ohjaa parhaimmillaan arkistonmuodostajan itsensä laatima arkistonmuodostussuunnitelma - vrt. arkistointisuunnitelma

12 Arkistonmuodostus Arkistonmuodostus käsittää ne toiminnot ja tehtävät, joiden tuloksena syntyy yhteisön (arkistonmuodostajan) arkisto = Saapuneiden ja laadittujen asiakirjojen käsittelyn, arkistoinnin ja seulonnan ohjaaminen

13 Arkistonmuodostaja Yhdistys, henkilö tai viranomainen, jolle tehtäviä hoitaessa muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus Provenienssi- eli alkuperäperiaate Kukin arkisto säilytetään omana itsenäisenä kokonaisuutenaan eikä asiakirjoja jälkikäteen siirretä arkistosta toiseen Asiakirjat on säilytettävä sillä paikallaan, johon ne ovat päätyneet palvellessaan arkistonmuodostajan tarpeita

14 Mikä on arkistonmuodostaja Mikä on arkistonmuodostaja, eli miten nimeät arkiston tai kokoelman? luovuttajan mukaan? luovuttajan tahdon mukaan? sen mukaan, jota tai mitä aineisto koskee? sen mukaan, jonka toiminnan tuloksena aineisto syntynyt? => arkistolle aina nimi arkistonmuodostajansa perusteella Kokoelmalla ei ole arkistonmuodostajaa

15 Arkistonmuodostussuunitelma Suunnitelmallinen arkistointi säästää työtä: Arkistoa ei tarvitse jälkikäteen järjestää Seulottavaa ja pysyvästi säilytettävää aineistoa voidaan (ja on hyvä) säilyttää erillään AMS toimii parhaimmillaan tietojen käsittelyn ja säilyttämisen ohjeistona ja se käsittää kaikki asiakirjat ja aineistot

16 Arkistonmuodostuksen suunnittelu Arkistonmuodostuksen suunnittelu lähtee yhdistyksen toiminnasta Siinä otetaan huomioon kaikki eri tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niihin rinnastettavat aineistot, myös ne joita on tarkoitus säilyttää vain määräajan HUOM: arkistonmuodostussuunnitelmalla ohjataan ainoastaan muodostuvan arkiston asiakirjojen arkistointia ja säilyttämistä Vanhan arkiston järjestäminen on asia erikseen!

17 Arkistonmuodostussuunitelman laatiminen - kartoitetaan toiminta ja sen tuloksena syntyvät asiakirjat (= arkistonmuodostus) - määritellään asiakirjojen säilytystarve (arvonmääritys) - arvonmäärityksen perusteella suoritetaan toisaalta seulonta ja hävittäminen määrä-ajoin, toisaalta pysyvä säilyttäminen - tehtävät, niissä syntyvät asiakirjat ja niiden säilytysajat merkitään erityiseen asiakirjaan, arkistonmuodostussuunnitelmaan, AMS - AMS sisältää asiakirjojen käsittelyvaiheet niiden synnystä hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen

18 Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen: Tehtävien kartoitus Lakisääteinen toiminta: määritellään lainsäädännössä Apuna yhdistyslaki, kirjanpitolaki, säännöt yms. Varsinainen toiminta: yhdistys itse pitää tärkeinä, on olemassa tiettyä tarkoitusta varten (=substanssi) Apuna säännöt, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset Tukitoiminta: Yleishallinto Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kiinteistönhoito

19 AMS:n laatiminen Inventointi Mitä tehtäviä/asioita yhdistykselle yhdistyslain, kirjanpitolain ja yhdistyksen sääntöjen mukaan kuuluu; mitkä vastuutahot hoitavat po. Tehtäviä Esim. yhdistyksen perustaminen, rekisteröinti, lakkauttaminen, hallitus ja hallituksen tehtävät yhdistyksen johtaminen, toiminnan suunnitelu ja valvonta, koulutus, projektinhallinta, jäsenhallinta, taloudenhallinta Millaisia asiakirjoja (asiakirjojen tyypit ja muoto) syntyy em. johdosta, missä muodossa niitä säilytetään Paperi, sähköinen, muu Apuvälineenä esim. inventointilomake

20 Inventointilomake Asiakirjojen nimikkeet Säilytyksestä vastaavat tahot Säilytysajat Säilytysmuodot (paperi, sähköinen) Tietosuojaan liittyvät näkökohdat (arkaluontoiset henkilötiedot suojataan) jo jäsenluettelo voi olla yhdistyksen toiminnasta riippuen (potilasyhdistykset) Merkitään KAIKKI asiakirjat, myös määräajan säilytettävät

21 Esimerkki arkistonmuodostussuunnitelmasta Palloilusäätiö/Eerikkilän urheiluopisto 3. KOULUTUS No Asiakir- jat Säilytys- aika Säilytyspaikka Säilytysmuoto Säilytysjärjestys Julkisuus Vuosikartun- ta Lisätietoja 3.1 Vuosittainen koulu- tus Opetus- suunnite lmat arkisto apulais- rehtori SP paperi kronologi nen J 0,3 Kurssi- arkisto SP paperi kronologi J 0,4 kohtaiset ohjelmat apulais- rehtori nen Hake- mukset kurssille arkisto apulaisreh tori 2 v paperi kronologin en/aakkosellinen J/S 0,7 21

22 Mitä arkistoida ja kuinka pitkäksi aikaa? Arvonmääritys ja seulonta yhdistyksessä

23 Yhteisöjen käyttämä tietoaines 1. Muualla tuotettua Sisältyy erilaisiin rekistereihin ja julkaisuihin 2. Yhteisön omaa toimintaansa varten tuottamaa ja muokkaamaa tietoa

24 Seulonta Seulontaa ovat toimenpiteet, joilla Asiakirjat jaetaan pysyvästi ja määrä-ajan säilytettäviin ryhmiin Määritellään säilytyksen määrä-ajat (0,1,5, 10 vuotta)

25 Seulonta Ennakkoseulonta: Asiakirjojen säilytysajat selvitetään jo ennen kuin asiakirjoja laaditaan Seulonta tehdään usein AMS:n laadinnan yhteydessä Taannehtiva seulonta aikaa vievää (=kallista), lopputulos ei välttämättä hyvä Seulonta tehdään usein arkiston järjestämisen yhteydessä

26 Arvonmääritys Hyväksyttyjen seulontaperiaatteiden ja kriteerien soveltamista asiakirjojen säilytystarpeen selvittämiseksi Seulontaperiaate esim.: yhdistysten toiminnasta jäätävä riittävä dokumentointi Yksityisten ja yhteisöjen ei tarpeen noudattaa yhtä tiukkaa seulontaa kuin julkishallinnossa (10-15 % paperiasiakirjoille) Seulontakriteeri esim.: Vain yksi kappale samaa asiakirjaa säilytetään säilytetään asiakirjat, joissa tieto on mahdollisemman suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa Esim. lomakkeet kortisto Esityslistat kokouspöytäkirjat

27 Arvonmäärityksessä huomioon otettavaa Asian käsittelyaika Asiakirjaa säilytetään niin kauan kuin sen välitön tarkoitus on saavutettu ( yhdistyksen ja sen jäsenten oikeusturva, tilintarkastus) Toiminta asiakirjoja ehkä myöhemmän päätöksenteon pohja-aineistona Asiakirjoja tarvitaan dokumentoimaan yhdistyksen toimintaa historiantutkimuksen ja muun tutkimuksen tarpeisiin ( riittävä dokumentointi ) Esim. yhdistyksen oman historian kirjoittaminen

28 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 1 Asiakirjan arvon ja säilytysajan määrittävät: 1. Lait ja asetukset 2. Järjestön/organisaation omat tarpeet säännöt, jäsenten ja toimihenkilöiden edut ja oikeusturva toiminnan tarpeet järjestön menneisyyden säilyttäminen, historia 3. Tutkimus 28

29 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 2 Arkistosta kuvastuu arkistonmuodostajan koko toiminta Arkisto on kokonaisuus, siihen kuuluvat kaikki asiakirjat Periaatteessa tieto arkistoidaan vain kertaalleen 29

30 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 3 1) pysyvästi säilytettävät asiakirjat (sp): oman toiminnan tulos: Mikä meillä syntyy, se meillä säilyy (ei kaikkea meillä syntyvääkään säilytetä) Ks. 30

31 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 4 esim. yhdistysten vuosikokouspöytäkirjat, perustavan kokouksen pöytäkirjat kuukausikokous- ja vaalikokouspöytäkirjat hallituksen kokouspöytäkirjat jäsenkirjeet; jäsenluettelot; tiedotteet esim. kotisivulta toimintakertomukset; tapahtumiin/tempauksiin liittyvät asiakirjat tilinpäätökset, taseet, tilintarkastuskertomukset, toiminnan tarkastuskertomukset ( ) valokuvat (tunnistetiedoin); lehtileikkeet muut oleellisesti omaan toimintaan liittyvät asiakirjat (esim. projektit tms.) 31

32 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 5 saapuvat tärkeät [toimenpiteisiin johtavat] asiakirjat kirjeet: onnitteluadressit ym. omiin tapahtumiin liittyvät asiakirjat 32

33 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 6 2) määräajan säilytettävät asiakirjat: tiliasiakirjat 10 v., tilitositteet (6 v., KirjanpitoL) saapuvat tiedotteet, yleiskirjeet (2-5 v.) saapuvat lyhytaikaiset vähäarvoiset viestit ja ilmoitukset (2 v.) saapuvat mainokset (hävitetään heti kun ei tarvita) erilaiset määräaikaiset viranomais- ym. ohjeet (voa*) Huom! jos joltakin vuodelta on vain kuitteja, ei muuta aineistoa, niin nekin voi säilyttää todisteeksi siitä, että järjestö on toiminut voa = voimassaoloaika 33

34 Suomen internet-tutkimuksen seuran asiakirjojen seulonta Asiakirjat Säilytysajat postitusluettelo, kovalevyllä at (ajan tasalla) yksityisten tiedustelut seuralle paperilla ja sähköisesti (kovalevy) 5 v. Kongressien esitelmät ja keskusteluäänitteet Arkistokappaleet painetusta julkaisusta sp. esitelmät 5 v., äänitteet 5 v., mikäli nauhat purettu (purut sp), muuten sp. vuosikertomukset (painettuina ja kotisivuilla) Arkistokappale sp., kotisivuilla 10 v. apurahahakemukset ja päätökset (paperi ja sähköinen) paperilla sp, kovalevyllä 5 v. Kiitoskortit, joulukortit (saapuneita) 5 v. Jäsenlehti (vain kotisivuilla) Tulosteet sp, kotisivulla 10 v.

35 Suomen internet-tutkimuksen seuran asiakirjojen seulonta 2 Asiakirjat Hallituksen kokouspöytäkirjat Säilytysajat paperilla sp, sähköisesti 5 v. (kovalevy) Seminaarien osallistujaluettelot paperilla sp, sähköisesti (kovalevy) 2 v. Kirjanpidon tositteet Arkistoluettelo Opintomatkoihin liittyvät asiakirjat Näyttelyjulisteet 6 v. paperilla paperilla sp, sähköisesti 2 v. (ajan tasalla) Keskeiset sp paperilla, muut 10 v. paperilla, sähköisesti 5 v. (kovalevy) Arkistokappale sp. (omat näyttelyt) yleiskokousten pöytäkirjat Paperitulosteet sp, kotisivuilla 5 v.

36 Arkiston käytettävyyden takaaminen: Luettelointi, kuvailu ja järjestäminen

37 Hierarkkinen malli arkistosta (http://www.narc.fi/vakka_esittely/narc_cd_sivu_05.html) Arkistonmuodostaja Arkisto(t) Pääsarjat Sarjat Arkistoyksiköt Säilytysyksiköt Mikrofilmit Digitaaliarkisto

38 Luetteloinnin pääperiaatteet Arkistoluettelo laaditaan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, usein myös pitkään säilytettävistä Arkistoluettelon tarkoituksena on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen niin, että asiakirjat ovat löydettävissä arkiston järjestys, tietosisältö ja asiakirjojen keskinäiset yhteydet käyvät selkeästi ilmi ilman aiempaa arkiston käyttöä Luettelo laaditaan lähtökohtaisesti asiakirjojen järjestyksen mukaan, ei päinvastoin

39 Arkistokaava Arkistokaava voi olla ns. tehtäväpohjainen tai ABCkaava Tehtäväpohjainen arkistokaava perustuu arkistonmuodostussuunnitelmaan ja on siis arkistokohtainen Samaan tehtävään/asiakirjaryhmään liittyvistä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista muodostetaan arkistokaavassa oma kokonaisuutensa Tehtäväpohjaista kaavaa tulee käyttää muodostuvan aineiston luetteloinnissa

40 Tehtävä/toimintopohjainen kaava, esimerkki 1 Suositus 00 Yleishallinto 01 Henkilöstöhallinto 02 Taloushallinto, verotus ja omaisuuden hallinta 03 Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen 04 Kansainvälinen toiminta 05 Sosiaalihuolto ja sosiaaliturva 06 Terveydenhuolto 07 Järjestys ja turvallisuus 08 Maankäyttö, rakentaminen ja asuminen 09 Ympäristönsuojelu 10 Opetus-, tutkimus ja sivistystoimi Suosituksia: esim. JHS 151: Julkisyhteisöjen tehtäväluokat

41 Esimerkki: Sarja ja arkistoyksiköt 1 HENKILÖSTÖHALLINTO Päätehtävä 10 Henkilöstöpolitiikka ja sen toteutt. Tehtävä 100 Henkilöstösuunnittelu Alatehtävä Henkilöstötilinpäätökset/ Sarja 100.1:1 Henkilöstötilinpäätökset AY 100.1:2 Henkilöstötilinpäätökset AY AY = arkistoyksikkö

42 Arkiston järjestäminen

43 Arkiston järjestäminen

44 Arkiston järjestämisen viisi vaihetta 1. tutustuminen arkistonmuodostajaan (organisaatioon) 2. tutustuminen aineistoon ja sen läpi käyminen 3. aineiston inventointi ja tarpeettoman aineiston poistaminen 4. aineiston ryhmittely sarjoiksi ja yksityiskohtainen järjestäminen 5. viimeistely ja arkistoluettelon laatiminen - aineiston siistiminen ja koteloiminen - arkistoluettelon laatiminen ja toimittaminen käyttäjien ulottuville

45 Kartoittaminen ja inventointi Aineisto inventoidaan kursorisesti: Asiakirjojen sisältö selvitetään (pääpiirteittäin) aikarajaus ja järjestys selvitetään aineisto ryhmitellään pääluokkiin niin, että järjestystä ei sekoiteta Koteloiden ja muiden säilytysyksiköiden nimiöiden paikkansapitävyys tarkastetaan Aineistosta laaditaan perustiedot sisältävä inventointiluettelo tai tiedot merkitään erillisille inventointilehdille

46 Kartoittaminen ja inventointi Mikäli aineistoa ei ole sijoitettu säilytysyksiköihin, sijoitetaan se järjestämisen kannalta tarkoituksenmukaisesti avohyllyille tai muuhun sille varattuun tilaan Arkistosta erotetaan siihen kuulumaton aineisto kuten painotuotteet, kopiot ja muu kuin asiakirjallinen aines ja tarkistetaan aineiston kunto Irralliset ja epäjärjestyksessä olevat asiakirjat palautetaan alkuperäiseen yhteyteensä, mikäli sellainen on havaittavissa

47 Aineiston kunnon arviointi, puhdistaminen ja kunnostaminen Inventoinnin ja järjestämisen yhteydessä arvioidaan aineiston fyysinen kunto Mikäli arkisto on erityisen huonossa kunnossa, otetaan yhteyttä esim. arkistolaitokseen Huonokuntoisen aineiston kunnostamisesta itse on enemmän haittaa kuin hyötyä ja se voi olla terveydelle vaarallista

48 Puhdistaminen ja kunnostaminen Kunnostamisen pääsäännöt: - Älä tee mitään, mitä et osaa - Älä tee asiakirjalle mitään peruuttamattomia toimenpiteitä - Vältä liiman, teipin ja saksien käyttöä - Älä poista irtoilevia palasia tai reunoja asiakirjoista

49 Järjestäminen ja luettelointi Aineisto pyritään saattamaan inventoinnin yhteydessä paljastuneeseen alkuperäiseen järjestykseensä, minkä mukaan aineisto lopullisesti ryhmitellään tai jaetaan eri ala-arkistoiksi Tarvittaessa alkuperäistä järjestystä voidaan joiltakin osin muokata Vain erityistapauksissa koko arkisto järjestetään uudelleen Aineisto luetteloidaan siten, että lopputuloksena on vähintään säilytysyksikön tarkkuudella luetteloitu arkisto

50 Alkuperäinen järjestys Alkuperäinen järjestys: arkistonmuodostajan toiminnassaan asiakirjoille luoma järjestys Vrt. provenienssiperiaate!

51 Provenienssiperiaate - jokaisen arkistonmuodostajan arkisto muodostaa oman, muista arkistoista erillisen kokonaisuuden (ulkoinen periaate) - arkistonmuodostajan toiminnassa muodostunutta arkiston sisäistä järjestystä ei saa jälkikäteen muuttaa

52 Provenienssiperiaate käytännössä Arkistossa säilytetään organisaation asiakirjoilleen suunnittelema keskinäinen järjestys tai Arkistossa säilytetään organisaation käytännön työssä muodostunut asiakirjojen keskinäinen järjestys

53 Jos alkuperäistä järjestystä ei ole Aineistolle voidaan laatia tehtäväpohjainen kaava, mutta yleensä asiakirjojen muotoon perustuva, ns. ABC-kaava soveltuu järjestöjen ja yhdistyksen arkiston järjestämiseen paremmin

54 ABC-kaavan pääsarjat A DIAARIT B LUETTELOT C PÖYTÄKIRJAT D TOISTEET E SAAPUNEET ASIAKIRJAT F KIRJEISTÖ G TILIASIAKIRJAT H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT U(J) MUUT ASIAKIRJAT

55 A DIAARIT Kirjediaarien lisäksi sarjaan sisällytetään sellaiset luettelot ja päiväkirjat, joihin päivittäin tai lyhyin väliajoin tehdään merkintöjä käsitellyistä asioista. Esim. postikirjat, vieraskirjat. B LUETTELOT Sarjaan liitetään varsinaiset luettelot, joiden tarkoitus ei ole kirjata kirjeenvaihtoa tai käsiteltyjä asioita. Esim. henkilökuntaluettelot, jäsenluettelot, -kortistot. C PÖYTÄKIRJAT Sarjaan kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä laatimat tai sen tehtävien johdosta laaditut pöytäkirjat. Muilta viranomaisilta, seuroilta, yhdistyksiltä ym. saapuneet pöytäkirjat kuuluvat sarjaan E. D TOISTEET Keskeiset arkistonmuodostajan itse laatimat kirjeet ja sen tekemät päätökset ja toimintakertomukset (elleivät ole esim. vuosikokouspöytäkirjojen liitteinä) liitetään sarjaan.

56 E SAAPUNEET ASIAKIRJAT Tähän sarjaan sijoitetaan pysyvästi säilytettävät kirjeet ja muut pysyvästi säilytettävät saapuneet asiakirjat. F KIRJEISTÖ Sarjaa käytetään, kun saapuneet kirjeet ja lähteneiden kirjeiden toisteet säilytetään yhdessä. G TILIASIAKIRJAT Pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto. H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT Elleivät muistiot ja suunnitelmat ole muissa sarjoissa olevien asiakirjojen liitteinä tai kuulu johonkin muuhun kokonaisuuteen, ne sijoitetaan tähän. S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT; U(J) MUUT ASIAKIRJAT

57 ABC-kaavan sarjat Alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti esim. aineiston sisällön mukaan Asiakirjat ja arkistoyksiköt voidaan sarjan sisällä järjestää mm. aika-, aakkos-, numero- ja maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen standardi SF4600: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely Erityisaineistojen osalta luettelon voi laatia vapaamuotoisemmin Järjestön arkistokaava:

58 ABC-kaavan sarjat Alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti esim. aineiston sisällön mukaan Asiakirjat ja arkistoyksiköt voidaan sarjan sisällä järjestää mm. aika-, aakkos-, numero- ja maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen standardi SF4600: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely Erityisaineistojen osalta luettelon voi laatia vapaamuotoisemmin Järjestön arkistokaava:

59 Henkilöarkistot

60 LUETTELOINNIN JA KUVAILUN VAIHEET Tutustu arkistonmuodostajaan, nimeä arkistonmuodostaja ja arkisto ja erota muista arkistoista sekä inventoi 2. Tarkista/laadi arkistokaava, seulo ja hävitä selkeät kokonaisuudet 3. Järjestä, seulo, luetteloi ja kuvaile 4. Viimeistele fyysinen kunto ja arkistohakemisto => Arkisto annettavissa tämän jälkeen asiakkaiden käyttöön

61 Henkilöarkiston järjestäminen (Henkilöarkiston järjestäminen, KA, Yksityisarkistoyksikkö ) Järjestämisessä erityispiirteitä Aineisto usein heterogeenisempää kuin järjestöjen arkistoissa Järjestys epäsystemaattinen asiakirjat eivät määrämuotoisia, tunnistetiedot puutteellisia Inventointi usein asiakirja asiakirjalta varottava, etteivät asiakirjojen väliset yhteydet katkea (esim. irrallisten muistiinpanolappujen yhteydet) Arkistonmuodostajien rajaukset joskus vaikeasti ratkaistavia (talo vai suku vai henkilö) Usein monen eri AM:n aineistoa samassa luovutuksessa (esim. puolisot, vanhemmat, isovanhemmat) Ei dramaattista, koska kuvailulla voidaan osoittaa suhteet ja yhteydet 61

62 Miten arkistoida Arkistojen säilyminen ja käytettävyyden varmistaminen

63 Asiakirjojen säilyttäminen siirretään sp-asiakirjat säännöllisesti arkistokoteloihin ja ylläpidetään niistä arkistoluetteloa säilytysvälineet rengaskansiot hyvin suojaavat, hapottomat arkistokotelot (neutraali, ph n. 7) erityisaineistot omissa säilytysvälineissään: valokuvat, diat, negatiivit, filmit, julisteet säilytystilat: arkistot suojataan tulelta, vedeltä ja muulta tuhoutumiselta sekä asiattomalta käytöltä tasaiset olosuhteet lämpötilan (n 18) ja kosteuden suhteen (n. 50 %) 63

64 Arkistokelpoisuus ja tallennusvälineet pysyvästi säilytettävät, tärkeät asiakirjat laaditaan arkistokelpoisin menetelmin arkistokelpoisille materiaaleille luettelo arkistokelpoisista materiaaleista: Itemid=49 toistaiseksi kaikki pysyvästi säilytettävä aineisto kannattaa tulostaa arkistokelpoiselle paperille 64

65 Asiakirjojen säilytystavat ja välineet aktit: samaa asiaa koskevat irralliset asiakirjat liitetään yhdeksi kokonaisuudeksi eli asiakirjavihkoksi sitominen yleensä tärkeimmät pysyvästi säilytettävät asiakirjat koteloiminen pysyvästi säilytettävät irralliset asiakirjat ja asiakirjavihkot siirretään arkistokoteloihin ennen päätearkistoon sijoittamista SFS 4117, paljon kokoja ISO (Staples) 65

66 Arkistokoteloiden täyttö Ennen suojustamista oio ja siisti asiakirjat; poista metalliset liittimet, muovitaskut ja kuminauhat käytä vaippalehtiä (taitettu kopiopaperi A 3) valitse oikean kokoinen kotelo yli 10 cm leveiden koteloiden käyttöä on syytä välttää arkistoi kotelo täyteen, jotta asiakirjat säilyvät suorassa; koteloiden liiaksi täyttäminen tai tyhjäksi jättäminen vaurioittaa asiakirjoja ja vie turhaan tilaa säilytä koteloita pystyasennossa 66

67 Säilytysyksiköiden nimiöinti (SFS 4117)

68 Erityisaineistojen säilyttäminen Kartat ja piirustukset Säilytys suorana laatikostoissa tai rullalla Alkuperäisestä yhteydestä poistettuihin merkintä alkuperästä

69 Muut erityisaineistot: Valokuvat - Kuva-aukolliset passepartout -kuoret - Albumeissa kiinnitys kuvakulmilla (ei liimalla tai teipeillä) - Säilytys esim. arkistokelpoisesta pahvista valmistetuissa laatikoissa tai valokuvataskussa (EI MUOVI) - Muista tunnistetiedot! - Muista metatiedot! 69

70 Muut erityisaineistot: Valokuvat, metatiedot (kuvailu) Milloin kuva otettu (aika) paikka kuvaaja kuvan aihe kuvan kohde, kuvan tapahtuma 70

71 Kuva- ja äänitallenteet - Videokasetit, c-kasetit, uraäänilevyt ja CD:t säilytetään hyllyillä pystyasennossa - Säännöllinen siirto uudemmille säilytysvälineille - Neuvoja Kansallisesta audiovisuaalisesta arkistosta ja Yleisradiosta - Muista tunnistetiedot! 71

72 Sähköinen arkistointi, säilyttäminen ja digitointi

73 Sähköinen arkistointi Tavoitteena: sähköisesti tuotettu tieto myös säilytetään sähköisesti (viranomaistaho) Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen (arkistolaitoksen määräys , AL 9815/ /2008) SÄHKE2 määräys (voimaan ) Useita laajoja sähköisessä muodossa säilyttämiseen liittyviä hankkeita meneillään SÄHKE 3: huomioon myös yksityiset tahot? 73

74 Sähköinen arkistointi ja säilyttäminen Edellyttää suurta suunnitelmallisuutta ja alan jatkuvaa seurantaa sähköiset aineistot ovat asiakirjoja, mutta vaikeasti sähköisinä säilytettäviä: laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä edellyttää jatkuvaa siirtämistä ja varmistustoimenpiteitä Ympäristö toimii hyvin käyttöarkistona ja lyhyen aikaa säilytettävän aineiston säilytyspaikkana Tärkeät asiakirjat MYÖS paperilla

75 Sähköinen arkistointi ja säilyttäminen On laadittava säännöt siitä, mitä tietovarastoon talletetaan, missä muodossa, kenen toimesta Hakemistot ja tiedostot nimettävä niin, että niistä ilmenee sisältö myös aikojen kuluttua Varmuuskopioinnista on huolehdittava On huolehdittava, että Asiakirjat ovat teknisesti yhdenmukaisia Aineistot on tallennettava teknisesti pitkäikäisessä muodossa, joita pystytään lukemaan mahdollisimman monilla ohjelmilla sallittuja tiedostomuotoja tulee olla vähän Esim. valokuville TIFF, JPG, teksteille PDF Systemaattisesti hävitettävissä säilytystarpeen lakattua Siirrettävissä johonkin sähköiseen säilytysjärjestelmään sitten, kun organisaatio ei niitä tarvitse ohjelmistoriippuvuutta tulee välttää: avoimet formaatit

76 Sähköinen säilyttäminen toistaiseksi ei ole olemassa hyvää pitkäaikaista tallennusvälinettä uudelleenkopioitava tasaisin väliajoin uusimmilla laitteistoilla ja ohjelmistoilla aineisto säilyy käytettävänä muutaman vuoden alan arkistot käyttävät automaattista varmuus- ja uudelleenkopioita tekeviä nauharobottijärjestelmiä 76

77 Sähköiset aineistot: säilyminen levyke 1 vuosi magneettinauha 1-5 vuotta 30 vuotta, optinen levy 3 50 vuotta, paperi 500 vuotta, mikrofilmi 300 vuotta kovalevy vain väliaikaiseen säilytykseen: rikkoutuminen tai pelkkä Windowsin sekaisin meno levyn formatoituminen uudelleenlatauksen yhteydessä CD- rom tai DVD ( väh. 2 kpl): poltettava uudelleen n. kymmenen vuoden välein auringonvalo, naarmut, tussit, saasteet vaurioittavat 77

78 Sähköiset aineistot: säilyminen ulkoinen kovalevy (+ väh. 2:ssa paikassa) rikkoutuvat myös laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä edellyttää säännöllistä siirtämistä (kotikone 5-10 vuotta?) hajautetut ympäristöt, virtuaaliset albumit ja muut säilytys-, arkistointipalvelut: teknisesti ok, mutta kuka takaa, että palveluntarjoaja jatkaa toimintaansa? toistaiseksi ei ole olemassa hyvää pitkäaikaista tallennusvälinettä uudelleenkopioitava tasaisin väliajoin 78

79 Sähkäöiset aineistot, käytettävyys etuja: pieneen tilaan mahtuvuus, kopioitavuus, haettavuus, käytettävyys metatietojen merkitys kasvaa sähköisissä aineistoissa (todistusvoima, löydettävyys) digitointipalvelut: esim. Mikkelin ammattikorkeakoulut (www.mikpoli.fi 79

80 Yhdistysten arkistotointa koskevaa lainsäädäntöä

81 Arkistot ja lainsäädäntö Henkilötietolaki (HeTiL 523/1999) Muutoksia 2000 ja 2007 Henkilötieto Henkilöä taikka tämän ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavat merkinnät Nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, henkilötunnus, sukupuoli, uskonto, jne.

82 Kirjanpitolaki (1336/1997) HT-lain ohella keskeisimpiä yhdistysten arkistotointa koskevia lakeja Kirjanpidossa voidaan käyttää sähköisiä välineitä Poikkeus: tasekirja säilytettävä paperilla Järjestelmän oltava sellainen, että tiedot voidaan tarvittaessa tarkastaa ja tulostaa paperille Kirjanpitoaineiston säilyttämisen oltava turvallista ja varmaa Tilikauden aikana kahdella sähköisellä tietovälineellä Jos tositteet myös paperilla, riittää yksi väline Tilikauden jälkeen varmennettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina

83 Kirjanpitolaki (1336/1997) Kirjanpitokirjojen säilytysaika vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä Tositteiden säilytysaika vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättynyt Tasekirjat SP Määrä-ajan säilytettävät tiedot tulisi hävittää säilytysajan umpeuduttua

84 Yhdistyslaki , erityislait Perustamiskirja, säännöt Jäsenluettelo Pöytäkirjan laatiminen Yhdistyksen nimenkirjoittajat, jne.

85 Arkistolaki Ei pääsääntöisesti koske yhdistyksiä Vain, jos julkinen tehtävä, asiakirjoihin, jotka syntyvät julkisen tehtävän hoidossa Virkavastuu ja lain vo:n toiminnan julkisuudesta soveltaminen

86 Yksityisarkistoja koskevia suosituksia Yksityisarkistojen seulontaohje, 2011 Valtakunnallinen hankintapolitiikka, 2014? Ohjeet yksityisarkistojen luovuttajille, 2010 (KA) Ks: Kannattaa tutustua: Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia, 2007 Arkistonhoitajat eettiset säännöt, ICA 1996 ARVI-tietokanta: 86

87 Arkistolaitos arkistohallinnon viranomainen Suomessa Kansallisarkisto - vanhimmat asiakirjat - keskushallinnon asiakirjat - yli 40 v. vanhempaa - yksityisarkistoja hankintapolitiikan mukaan Maakunta-arkistot - valtion piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat - yli 40 v. vanhempaa - yksityisarkistoja hankintapolitiikan mukaan - toimialueina arkistopiirit 87

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen

Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen Nurmes 22.3.2013 Arkistoinnin tarkoituksena on tiedon säilyttäminen -Paperiset asiakirjat -Kartat piirustukset -Valokuvat -Diat, äänitteet -Sähköinen asiakirjat ja tiedostot 1 Miksi? - toiminnan sujuminen

Lisätiedot

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Miksi arkisto järjestetään?

Miksi arkisto järjestetään? Yksityisarkistot Yksityinen arkisto On arkistonmuodostaja On sen tehtävien hoidosta kertyvien asiakirjojen kokonaisuus On ainutkertainen On historiallinen todistusarvo Asiakirjahallinto/RB 2 Miksi arkisto

Lisätiedot

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään

Arkistojen ryhmittely pääpiirteissään Suomen arkistot Suomessa on hyvin monentyyppisiä arkistoja, suurin osa on julkisin varoin ylläpidettyjä, mutta myös yksityisin varoin mm. säätiö- tai yhdistysmuotoisia arkistoja on olemassa Arkistointia

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu)

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE. Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016 27.5.2016 1 27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö

Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Oulun yliopiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtosääntö Yliopistolain (558/2009) 14 :n sekä Oulun yliopiston johtosäännön 2 :n nojalla yliopiston hallitus on 18 päivänä toukokuuta 2010 hyväksynyt

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SONKAJÄRVEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE SISÄLLYSLUETTELO 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI SONKAJÄRVEN KUNNASSA 1 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 2.1 Kunnanhallitus

Lisätiedot

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ

KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ KH 18.6.1997 214 Astuu voimaan 1.7.1997 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTASÄÄNTÖ 1 Arkistotoimen toimintasäännön soveltaminen Kaupungin arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa,

Lisätiedot

JHS 156 suosituksen päivitys

JHS 156 suosituksen päivitys JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa 12.3.2012 56

SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa 12.3.2012 56 SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 12.3.2012 56 1 Johdanto 1 2 Sonkajärven kotiseutuarkiston esittely 1 2.1 Perustaminen 1 2.2 Organisaatio 1 2.3 Tehtävät ja toiminta

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.3.2012 Loppukuulustelu 16.3.2012 klo 9.00 10.30 Paikka: Kansallisarkisto, päätalon luentosali (Rauhankatu 17) Siltavuoren toimipisteen luentosali

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje EURAJOEN KUNTA Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus xx.x.2017 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus 1.2 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi 2 ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO

Lisätiedot

SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ

SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOSÄÄNTÖ 2 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1. SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTOTOIMEN PERUSTEET s.3 2. ARKISTONMUODOSTUKSEN LÄHTÖKOHDAT s.4 3. ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA JA ARKISTOKAAVA

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 1 (8) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Ohje 15.3.2012 AL 9815/07.01.01.00/2008 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto

Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto Projektisuunnitelma: Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto 1. Tausta Kunnallisten viranomaisten ja toimielinten on arkistolain nojalla määrättävä tehtävien hoidon

Lisätiedot

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö

SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö 04.12.2009 1 (9) SÄHKE2-vaatimusten mukainen hävitysesitys ja sen tietosisältö Määräys 15.2.2010 Ohje 15.2.2010 Sisältö Arkistolaitoksen määräys/ohje SÄHKE2-vaatimusten mukaan toteutettuihin tietojärjestelmiin

Lisätiedot

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta?

Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Mitä on asiakirja- ja arkistonhallinta? Arkistonhallinnan maisteriohjelma Jyväskylä 14.1.2010 Marjo Rita Valtonen Sisältö 1. Asiakirjatiedon hallinnan käsitteitä 2. Archival Methods 3. Arkistotieteellisen

Lisätiedot

Voitaisiinko arkistojen ja museoiden välistä hankintapolitiikkaa kehittää. TAKO-verkoston syysseminaari Jarmo Luoma-aho, Elka

Voitaisiinko arkistojen ja museoiden välistä hankintapolitiikkaa kehittää. TAKO-verkoston syysseminaari Jarmo Luoma-aho, Elka Voitaisiinko arkistojen ja museoiden välistä hankintapolitiikkaa kehittää TAKO-verkoston syysseminaari Jarmo Luoma-aho, Elka 13.10.2016 Kuka, mikä? Jarmo Luoma-aho FM (historia), tradenomi ylempi amk,

Lisätiedot

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kunnanhallitus 26.11.2007 201 Dnro KH:62/010/2007 Sievin kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Voimaan 1.1.2008 alkaen P:\Ohjeet\Asiakirjat ja arkistointi\asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN

POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN 1 POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE Hyväksytty hallituksessa 2.3.2012 ja noudatetaan 1.1.2012 alkaen 1. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto Toimintaohjeella

Lisätiedot

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 1(5) VALTIPA Kirjeenne 22.5.2012 Kansallisarkistoon VALTIONEUVOSTON JA EDUSKUNNAN YHTEISTEN ASIAKIRJOJEN JA NIIHIN RINNASTETTAVIEN TIETOAINEISTOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkosto

Lisätiedot

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10

Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistuksen nykytila 9.9.2015 Maaret Botska, kehityspäällikkö, arkistotoimi ja asiakirjahallinto, diat 1-10 Arkistolainsäädännön uudistaminen, 19.3.2013-30.04.2015-19.3.2013 asetetun

Lisätiedot

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat

Datan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin yksityisarkistotoimen ohje

Iisalmen kaupungin yksityisarkistotoimen ohje Iisalmen kaupungin yksityisarkistotoimen ohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 12.5.2009 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 1.6.2009 319 Yksityisarkistotoimen ohje 2 (14) Sisällysluettelo 1 Johdanto... 3 2

Lisätiedot

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013

Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma. Jorma Waldén 6.5.2013 Pitkäaikaissäilytys lainsäädännön näkökulma Jorma Waldén 6.5.2013 Yleiskuva Säilytysvelvollisuus laitoksen tehtävien ja toiminnan kautta sisältää pitkäaikaissäilytyksen kulttuuri- ja tiedepoliittiset linjaukset,

Lisätiedot

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

Lieksan kaupunki LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Lieksan kaupunki KUNNALLINEN ASETUSKOKOELMA Nrotta/2007 ===================================================================== 1 (10) LIEKSAN KAUPUNGIN ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Kaupunginhallitus

Lisätiedot

SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa

SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa SONKAJÄRVEN KOTISEUTUARKISTON TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa 12.3.2012 56 1 Johdanto 1 2 Sonkajärven kotiseutuarkiston esittely 1 2.1 Perustaminen 1 2.2 Organisaatio 1 2.3 Tehtävät ja toiminta

Lisätiedot

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOENSUUN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotoimen toimintaohjeen soveltaminen Tässä toimintaohjeessa annetaan kaikille Joensuun kaupungin viranomaisille, toimielimille ja liikelaitoksille yhteiset

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 (Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki Rauhankatu, Hämeenlinna,

Lisätiedot

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017

Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Kansallisarkiston koulutusohjelma 2017 Tenttipäivät Kansallisarkiston asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon tenttipäivät 2017 Kansallisarkiston toimipaikoissa: Helsinki (Rauhankatu 17), Hämeenlinna,

Lisätiedot

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä

PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE. Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä 1 PELKOSENNIEMEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Hyväksytty kunnanhallituksessa Voimaantulopäivä / / 1. YLEISTÄ 2. ARKISTOTOIMI Kunnan arkistotoimessa tulee sen lisäksi, mitä arkistolaissa, Kansallisarkiston

Lisätiedot

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä

LUONNOS Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen

Lisätiedot

Hyvät käytännöt ja pitkäaikaissäilytyksen huomioiminen digitoinnissa. 6.5.2013 FT István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto

Hyvät käytännöt ja pitkäaikaissäilytyksen huomioiminen digitoinnissa. 6.5.2013 FT István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto Hyvät käytännöt ja pitkäaikaissäilytyksen huomioiminen digitoinnissa 6.5.2013 FT István Kecskeméti, sektorijohtaja, Kansallisarkisto Kokoelmat (alkuperäiset) Digitoinnin kokonaisuus Luettelointi Järjestely

Lisätiedot

Sisältö REKISTERISELOSTE

Sisältö REKISTERISELOSTE REKISTERISELOSTE 1.8.2014 Sisältö REKISTERIN NIMI... 2 REKISTERINPITÄJÄ... 2 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ... 2 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ... 2 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS... 3 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE...

Lisätiedot

Yritystoiminta Pia Niuta KIRJANPITO

Yritystoiminta Pia Niuta KIRJANPITO KIRJANPITO Kirjanpito On tietojärjestelmä, jossa ylläpidetään tietoa yrityksen tai yhteisön taloudellisesta toiminnasta. On sitä, että kerätään ja järjestetään tositteet, rekisteröidään niiden tiedot tietyn

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan

Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan Uudistuva lainsäädäntö mitä laki tiedonhallinnasta ja tietojen käsittelystä julkishallinnossa tuo mukanaan 10.12.2015 Hannele Kerola Lainsäädäntöneuvos Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi

Tietosuojaseloste. 2a. Rekisterin voimassaoloaika Voimassa toistaiseksi 1 8.6.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Pirkkalan kunnanhallitus Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Keskushallinnon kirjaamo Suupantie 11, 33960 Pirkkala keskushallinnonkirjaamo@pirkkala.fi

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 7.6.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista:

Uudenkaarlepyyn kaupunki on arkistonmuodostaja ja kaupungin arkisto koostuu seuraavista osa-arkistoista: 1 TOIMINTAOHJEET UUDENKAARLEPYYN KAUPUNGIN ARKISTOTOIMINNALLE Kaupunginhallituksen hyväksymä 11.12.2006 Astuu voimaan 1.1.2007 1. Yleistä Sen lisäksi mitä Arkistolaissa (831/1994) säädetään määräyksiä

Lisätiedot

Yksityisarkistojen hankintapolitiikan periaatteet

Yksityisarkistojen hankintapolitiikan periaatteet Yksityisarkistojen hankintapolitiikan periaatteet Kyselylomakkeen täyttöohje ja esimerkkivastaukset Täyttöohjeet on kirjoitettu mustalla kirjasimella ja niiden perässä on esimerkkivastaukset harmaalla

Lisätiedot

Mitä on tehty ja mitä on suunnitteilla romaniaineistojen arkistoimiseksi?

Mitä on tehty ja mitä on suunnitteilla romaniaineistojen arkistoimiseksi? Mitä on tehty ja mitä on suunnitteilla romaniaineistojen arkistoimiseksi? Mitä on tehty? Mitä ei ole tehty? Mitä on suunnitteilla? Risto Blomster SKS/Kansanrunousarkisto Risto.blomster@finlit.fi Romaniasiain

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Vastaanoton sairaanhoitaja Yhteystiedot Anttilantie 2, 37470 Vesilahti Puh. 03 565 27000

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Vastaanoton sairaanhoitaja Yhteystiedot Anttilantie 2, 37470 Vesilahti Puh. 03 565 27000 1 28.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Suupantie 11, 33960 Pirkkala puh. 03 565 2400, fax 03 565 25072

Lisätiedot

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen

Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet. Anna-Leena Reinikainen Tilastoaineistojen säilytysajan määrääminen - normivaatimukset ja sopimusvelvoitteet Anna-Leena Reinikainen 6.5.2009 Vaikuttavia säädöksiä Arkistolaki (831/1994) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

Lisätiedot

Arkistot kuntoon. Ohjeita osastoille ja naisjaostoille

Arkistot kuntoon. Ohjeita osastoille ja naisjaostoille Arkistot kuntoon Ohjeita osastoille ja naisjaostoille Sotainvalidien Veljesliitto 2014 SISÄLLYSLUETTELO 1. SOTAINVALIDIEN VELJESLIITON ARKISTOTOIMEN KESKEISET ASIAT... 4 2. ASIAKIRJOJEN SÄILYTTÄMINEN...

Lisätiedot

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät

Potilastiedon arkisto. Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät Potilastiedon arkisto Arkistonhallinta ja arkistonhoitajan tehtävät 26.6.2014 Potilastiedon arkiston hyödyt arkistonhoitajan työssä Arkiston käyttöönotto tuo mukanaan seuraavia hyötyjä Potilasasiakirjojen

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

PJ-OPAS: Mitä yhdistyksen puheenjohtajan on hyvä tietää?

PJ-OPAS: Mitä yhdistyksen puheenjohtajan on hyvä tietää? PJ-OPAS: Mitä yhdistyksen puheenjohtajan on hyvä tietää? Tavoite: Jotta tietää mitä pitää tietää. Puheenjohtajan rooli ja osaaminen Miten johdat onnistuneen kokouksen? Mitä tehtäviä hallituksella on? Tehtävien

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Päiväys: 25.6.2008 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Intrum Justitia Oy Y-tunnus

Lisätiedot

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS

laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta HE 191/2016 Immo Aakkula Hallitusneuvos, OKM HAUS 16.11.2016 Laki Kansallisarkistosta ja laki arkistolain muuttamisesta Kansallisarkistolaki korvaa

Lisätiedot

Rahastonhoitajana yhdistyksessä

Rahastonhoitajana yhdistyksessä Rahastonhoitajana yhdistyksessä Sisältö Rahastonhoitaja Yhdistyksen toiminta: lait ja säännöt Rahastonhoitaja on yksi keskeisistä toimijoista Rahastonhoitajan tehtävät ja vastuut Talousarvio Kirjanpito

Lisätiedot

YHDISTYSLAIN KESKEISIMMÄT PYKÄLÄT

YHDISTYSLAIN KESKEISIMMÄT PYKÄLÄT YHDISTYSLAIN KESKEISIMMÄT PYKÄLÄT 8 YHDISTYKSEN SÄÄNNÖT Yhdistyksen säännöissä on mainittava: 1) yhdistyksen nimi; 2) yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta; 3) yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot;

Lisätiedot

Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa

Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa Metatiedot organisaatioiden sisällönhallinnassa Airi Salminen Jyväskylän yliopisto http://www.cs.jyu.fi/~airi/ Lainsäädäntöprosessin tiedonhallinnan kehittäminen Metatiedot suomalaisen lainsäädäntöprosessin

Lisätiedot

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan

Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja. arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan Yhteenveto Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen yhteiskyselystä hyvän tiedonhallinnan toteutumisesta viranomaisissa 28.1.2015 Arkistolaitos järjesti yhdessä Tietosuojavaltuutetun toimiston

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Vanhusten ympärivuorokautisen hoidon ja hoivan asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 17.1.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3. REKISTERIN

Lisätiedot

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi

Sähköinen pitkäaikaisarkistointi Sähköinen pitkäaikaisarkistointi 29.5.2006 Arkistolaki Asiakirjojen tulee palvella tiedon lähteinä elinkaarensa kaikissa vaiheissa. Asiakirjojen säilytystarpeen ja todistusvoimaisuuden asettamat vaatimukset

Lisätiedot

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa

Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Tiedostojen tallentaminen Xamkissa Valmistelu: Marjaana Kivelä, Pirkko Rautaniemi, Jari Väisänen, Marjo Nykänen, Susanna Voutila, Riitta Leviäkangas, Kati Hoffren ja Kimmo Hoikka Lähtökohtana tiedostojen

Lisätiedot

Yhdistyslaki pähkinän kuoressa. Mihin yhdistyslaki velvoittaa hallitusta?

Yhdistyslaki pähkinän kuoressa. Mihin yhdistyslaki velvoittaa hallitusta? Yhdistyslaki pähkinän kuoressa Mihin yhdistyslaki velvoittaa hallitusta? Yhdistyksen toimintaa säätelee Yhdistyslaki (26.5.1989/503) Tärkein yhdistyksiä ohjaava laki. Yhdistyksen kokous Ylin päätäntävalta

Lisätiedot

Kauppakamari voi lisäksi hoitaa muita sille määrättyjä julkisia tehtäviä.

Kauppakamari voi lisäksi hoitaa muita sille määrättyjä julkisia tehtäviä. OULUN KAUPPAKAMARIN SÄÄNNÖT 1 Kauppakamarin nimi ja kotipaikka Oulun kauppakamari toimii kauppakamarilaissa tarkoitettuna kauppakamarina Keskuskauppakamarin sille määräämällä toiminta-alueella kotipaikkanaan

Lisätiedot

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä HENKILÖREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 27.1.2009 Tarkastettu 22.6.2016 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä

Lisätiedot

Asiakirjojen sailytysvaatimukset, toimitusjohtaja Antero Ensio, Ensitieto Oy

Asiakirjojen sailytysvaatimukset, toimitusjohtaja Antero Ensio, Ensitieto Oy SUOMEN KUNTALIITTO Sosiaali- ja terveysyksikkö TERVEYDENHUOLLON 27. ATK- PAIVAT 4. - 5.6.2001 Asiakirjojen sailytysvaatimukset, toimitusjohtaja Antero Ensio, Ensitieto Oy Asiakirjojen säilytysvaatimukset

Lisätiedot

TEKIJÄNOIKEUDELLISET KYSYMYKSET SÄHKÖISISSÄ OPINNÄYTETÖISSÄ. KIRJASTO/Anna-Kaarina Linna

TEKIJÄNOIKEUDELLISET KYSYMYKSET SÄHKÖISISSÄ OPINNÄYTETÖISSÄ. KIRJASTO/Anna-Kaarina Linna 1 TEKIJÄNOIKEUDELLISET KYSYMYKSET SÄHKÖISISSÄ OPINNÄYTETÖISSÄ KIRJASTO/Anna-Kaarina Linna 2 OPINNÄYTETYÖN JULKISUUS Julkisessa oppilaitoksessa laadittu ja tutkintotodistuksen saamiseen johtanut opinnäytetyö

Lisätiedot

Kokoelmatyön prosessia hankintaa valmisteltaessa. Anne Isomursu Valtakunnalliset kuva-arkistopäivät

Kokoelmatyön prosessia hankintaa valmisteltaessa. Anne Isomursu Valtakunnalliset kuva-arkistopäivät Kokoelmatyön prosessia hankintaa valmisteltaessa Anne Isomursu 22.11.2011 Valtakunnalliset kuva-arkistopäivät Kokoelmatyön prosessit Esitutkimus ja hankintaraportti Hankintapäätöksen tekeminen Kokoelmaselvitys

Lisätiedot

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste

Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste Perhetyön ja lapsiperheiden kotipalvelun asiakasrekisterin rekisteriseloste Kainuun sosiaali- ja Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ 3.

Lisätiedot

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI

MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO MALLI HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN/HENKILÖREKISTERIN REKISTERITOIMINTOJEN ANALYSOIMISEKSI Päivitetty 27.07.2010 www.tietosuoja.fi 2 Malli henkilötietojen käsittelyn/henkilörekisterin

Lisätiedot

Äänitteitä lainaava asiakaskunta

Äänitteitä lainaava asiakaskunta Äänitteitä lainaava asiakaskunta 0 Äänitteiden lainaajat muodostavat musiikkiosaston suurimman asiakasryhmän (noin 70 %) 0 Musiikin suurkuluttajat käyttävät musiikkikirjastoa yhtenä musiikin hankintakanavana

Lisätiedot

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016

Tiedonhallinnan toimintaohje. Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Tiedonhallinnan toimintaohje Hyväksytty: Yhtymähallitus / 2016 Sisällys 1 Yleistä 1 2 Asiakirjahallinto, asianhallinta, tiedonhallinta ja arkistotoimi 1 3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi,

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Kehitysvammaisten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden omaishoidon tuen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 3.3.2011 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi KL-kuntarekry Oy Salon kaupunki/rekrytointiyksikkö

Lisätiedot

Kiinteistöstrategia. Suunnitelmallinen kiinteistönpito turvaa kiinteistön arvon säilymisen YLIVIESKA

Kiinteistöstrategia. Suunnitelmallinen kiinteistönpito turvaa kiinteistön arvon säilymisen YLIVIESKA Kiinteistöstrategia Suunnitelmallinen kiinteistönpito turvaa kiinteistön arvon säilymisen YLIVIESKA 19.3. 2013 Pekka Luoto Kiinteistöliitto Pohjois-Suomi Pohjois-Suomen Kiinteistöyhdistys ry Neuvontapalvelut

Lisätiedot

Aineistojen paketoinnin pilotit PAS-seminaari 2013 Kuisma Lehtonen

Aineistojen paketoinnin pilotit PAS-seminaari 2013 Kuisma Lehtonen Aineistojen paketoinnin pilotit 2012 PAS-seminaari 2013 Kuisma Lehtonen Pilottien aikataulu Kevät 2012 SLS Oulun yliopiston kirjasto Kansalliskirjasto: Doria Syksy 2012 Mikkelin digitointi- ja konservointikeskus

Lisätiedot

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste

Rekisteriseloste. Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Rekisteriseloste Kehitysvammaisten asumispalvelujen asiakasrekisterin rekisteriseloste Versiot Hyväksytty 1 Johtoryhmä 7.2.2012 2 Päivitetty 05.8.2016 Rekisteriseloste SISÄLTÖ 1. REKISTERIN NIMI 2. REKISTERINPITÄJÄ

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue vanhustyön johtaja Tuula Jutila Yhteystiedot Lehtimäentie 2 c 33960 Pirkkala p. 050 583 9025

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue vanhustyön johtaja Tuula Jutila Yhteystiedot Lehtimäentie 2 c 33960 Pirkkala p. 050 583 9025 1 30.1.2015 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Perusturvalautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Lentoasemantie 60, 33960 Pirkkala puh. 03 565 2400, fax 03 565

Lisätiedot

Yhdistysoikeus. 17.11.2010 Jyväskylä Maaseudun Sivistysliitto ry. Perustana yhdistyslaki (26.5.1989/503) Lisäksi huomioon

Yhdistysoikeus. 17.11.2010 Jyväskylä Maaseudun Sivistysliitto ry. Perustana yhdistyslaki (26.5.1989/503) Lisäksi huomioon Yhdistysoikeus 17.11.2010 Jyväskylä Maaseudun Sivistysliitto ry Yhdistysoikeus Perustana yhdistyslaki (26.5.1989/503) Lisäksi huomioon Tuomioistuinratkaisut Yhdistyskäytäntö Perustuslaki yhdistymisvapaus

Lisätiedot

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje

Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Iisalmen kaupungin asiakirja- ja tiedonhallinnan toimintaohje Laatija, pvm: Kirsi Malinen 3.6.2008 Hyväksytty, pvm: Kaupunginhallitus 30.6.2008 263 Asiakirja- ja tiedonhallinta 2 (12) Sisällysluettelo

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KIRKKONUMMEN KUNNASSA Postiosoite Kunnantalo Puhelin Faksi Kirkkonummen kunta Ervastintie 2 (09) 296 71 (09) 878 6298 PL 20 02400 Kirkkonummi 02401 Kirkkonummi

Lisätiedot

OPPILASREKISTERISELOSTE

OPPILASREKISTERISELOSTE OPPILASREKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 mukainen REKISTERISELOSTE ja lain 24 :n mukainen INFORMOINTI Laatimispvm: 2.1.2017 1. Rekisterinpitäjä Nimi Siikalatvan kunnan koulutuslautakunta /

Lisätiedot

Talousarvio ja tilinpäätös Janne Santala 6.11.2007

Talousarvio ja tilinpäätös Janne Santala 6.11.2007 Yhdistyskoulutus Talousarvio ja tilinpäätös Janne Santala 6.11.2007 Talousarvio = suunnitelma yhdistyksen tilikauden varojen hankinnasta ja käytöstä Yhdistyksen kokous hyväksyy talousarvion. Säännöt määräävät

Lisätiedot

Vesiosuuskunnan mallisäännöt ja muuta ajankohtaista

Vesiosuuskunnan mallisäännöt ja muuta ajankohtaista Vesiosuuskunnan mallisäännöt ja muuta ajankohtaista Valtakunnalliset vesiosuuskuntapäivät 27. -28.1.2017 Tampere Anneli Tiainen Lakiasiain päällikkö Vesilaitosyhdistys Vesiosuuskunnan mallisääntöjen uudistaminen

Lisätiedot

Museoviraston kuvakokoelmien digitointiprojekti Priorisointikysymyksiä eli arvovalintoja ja haja-ajatuksia

Museoviraston kuvakokoelmien digitointiprojekti Priorisointikysymyksiä eli arvovalintoja ja haja-ajatuksia Museoviraston kuvakokoelmien digitointiprojekti Priorisointikysymyksiä eli arvovalintoja ja haja-ajatuksia Valtakunnalliset kuva-arkistopäivät 5.11.2013 Intendentti Hannu Häkkinen Museoviraston kuvakokoelmat

Lisätiedot

VINKKEJÄ CV-NETIN KÄYTTÖÖN. www.te-palvelut.fi

VINKKEJÄ CV-NETIN KÄYTTÖÖN. www.te-palvelut.fi VINKKEJÄ CV-NETIN KÄYTTÖÖN www.te-palvelut.fi TE-toimiston verkkoasiointiin pääset kirjautumaan www.te-palvelut.fi Oma asiointi Henkilöasiakas Kirjaudu sisään verkkopankkitunnuksilla ja hyväksy käyttöehdot

Lisätiedot

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN

REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Arkistolaitos REKISTERI- JA TIETOKANTA-AINEISTOJEN SIIRTÄMINEN VAPA-PALVELUUN Ohje v. 1.0 (16.10.2012) Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 arkisto@narc.fi Riksarkivet

Lisätiedot

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto

Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Metatiedot ja terveydenhuollon kansallinen arkisto Tampere 25.5.2010 Terveydenhuollon atk-päivät Maritta Korhonen Hankepäällikkö Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri 3.6.2010 1 Metatieto, määritelmä Metatieto

Lisätiedot

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10

REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispvm: 22.11.2010 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterinpitäjä Nimi Salon kaupunki liikuntapalvelut

Lisätiedot

Yhteinen sähköinen arkistointi

Yhteinen sähköinen arkistointi Yhteinen sähköinen arkistointi 17.5.2016 Jari Kallela ValtioExpo JulkICT Sisältö Taustaa Arkistoinnin palvelukokonaisuus Lainsäädäntö Mitä seuraavaksi? Sähköisten viranomaisjen arkistoinnin ja säilytyksen

Lisätiedot

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ Liite 1 / 21 maakuntahallitus 24.1.2005 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Arkistotyöryhmä 6.5.2004 2 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ

FINLANDIA-TALO Oy. REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä SISÄLTÖ FINLANDIA-TALO Oy REKISTERISELOSTE Kameravalvontajärjestelmä 19.11.2012 SISÄLTÖ 1 REKISTERIN NIMI 2 REKISTERINPITÄJÄ 3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ 4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ 5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Lisätiedot

Määräys sisäpiirirekistereistä

Määräys sisäpiirirekistereistä Muutokset alleviivattu 1 (5) Rahastoyhtiöille Määräys sisäpiirirekistereistä Rahoitustarkastus antaa sijoitusrahastolain (SRL) 101 :n 1 momentin nojalla määräyksen SRL 100 :ssä tarkoitetusta sisäpiirin

Lisätiedot

TYÖPAIKKATOIMINTA. Ohjeistus työpaikkatoiminnan vakiinnuttamiseen

TYÖPAIKKATOIMINTA. Ohjeistus työpaikkatoiminnan vakiinnuttamiseen TYÖPAIKKATOIMINTA Ohjeistus työpaikkatoiminnan vakiinnuttamiseen Työpaikkatoiminnan määritelmä Työpaikkatoiminnalla tarkoitetaan toimintaa, joka kattaa saman yrityksen kaikissa Suomen toimipisteissä työskentelevät

Lisätiedot

TTA-PASin etenemissuunnitelma ja kustannukset

TTA-PASin etenemissuunnitelma ja kustannukset TTA-PASin etenemissuunnitelma ja kustannukset Saara Värttö, TTA-PAS koordinaattori, saara.vartto@csc.fi Pitkäaikaissäilytyksen keskustelutilaisuus 10.4.2013 Pitkäaikaissäilytys tutkimuksen tarpeisiin TTA-PAS-hankkeella

Lisätiedot

Yhdistystoiminnan kehittämisen tsekkauslista Missä meillä menee hyvin ja missä voisimme tulla yhdessä paremmiksi?

Yhdistystoiminnan kehittämisen tsekkauslista Missä meillä menee hyvin ja missä voisimme tulla yhdessä paremmiksi? Yhdistystoiminnan kehittämisen tsekkauslista Missä meillä menee hyvin ja missä voisimme tulla yhdessä paremmiksi? Yhdistyksen toiminta-ajatus Onko meillä yhteinen näkemys siitä, miksi yhdistys on olemassa?

Lisätiedot

Pienpainatteet Luston museokokoelmissa. Marko Rikala Lusto Suomen Metsämuseo

Pienpainatteet Luston museokokoelmissa. Marko Rikala Lusto Suomen Metsämuseo Pienpainatteet Luston museokokoelmissa Marko Rikala Lusto Suomen Metsämuseo Luston kirjastokokoelma käsikirjastoluontoinen; yleisöllä pyynnöstä mahdollisuus tutustua aineistoihin ensisijaisesti museotyön

Lisätiedot

ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja.

ARKISTOLAITOS. Asiakirjahallinnon keskeiset standardit. Pekka Henttonen ylitarkastaja. ARKISTOLAITOS Asiakirjahallinnon keskeiset standardit Pekka Henttonen ylitarkastaja pekka.henttonen@narc.fi TIE- DOSTOT METADATA- ELEMENTIT METADATAN ELINKAARI, TARKOITUS JA KÄYTTÖ JÄRJESTELMIEN TOIMINNALLISUUS

Lisätiedot

Liite 3 Avustusehdot. Poliittinen toiminta

Liite 3 Avustusehdot. Poliittinen toiminta Liite 3 Avustusehdot Poliittinen toiminta Valtioneuvoston antamat puoluelain (10/1969) 9 :n 4 momentissa sekä valtionavustuslain 11 :n 3 ja 4 momentissa tarkoitetut valtionavustuksen maksamista, käyttöä,

Lisätiedot

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Liisa Almusa, varhaiskasvatuspäällikkö Suupantie 6 C, Pirkkala, liisa.almusa@pirkkala.fi, puh.

Tietosuojaseloste. Nimi ja vastuualue Liisa Almusa, varhaiskasvatuspäällikkö Suupantie 6 C, Pirkkala, liisa.almusa@pirkkala.fi, puh. 1 Selosteen laadinta-/ tarkastuspvm. 1.11.2015 1. Rekisterinpitäjä Nimi Sivistyslautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti, fax) Sivistysosasto, Suupantie 6 C, 33960 Pirkkala P. 050 435 4480

Lisätiedot

Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus

Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus Ilma-alusrekisteri ja tiedonluovutus 19.11.2015 Päivi Karkkola Vastuullinen liikenne. Rohkeasti yhdessä. Ilmailulaki (864/2014) Voimaan 7.11.2014 Ilmailulain 2 luku käsittelee ilma-alus- ja lupakirjarekisteriä

Lisätiedot

TUUSULAN SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA Yhdistyksen vuosiavustushakemus 2017 ja avustussääntö. Sosiaali- ja terveysalan järjestöt ja yhdistykset

TUUSULAN SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA Yhdistyksen vuosiavustushakemus 2017 ja avustussääntö. Sosiaali- ja terveysalan järjestöt ja yhdistykset TUUSULAN SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA Yhdistyksen vuosiavustushakemus 2017 ja avustussääntö Sosiaali- ja terveysalan järjestöt ja yhdistykset Tuusulan sosiaali- ja terveyslautakunta PL 60 04301 Tuusula

Lisätiedot

Maksupalveludirektiivi (PSD2) tietosuojan näkökulmasta. Fintech Breakfast , Technopolis, Oulu

Maksupalveludirektiivi (PSD2) tietosuojan näkökulmasta. Fintech Breakfast , Technopolis, Oulu Maksupalveludirektiivi (PSD2) tietosuojan näkökulmasta Fintech Breakfast 17.3.2017, Technopolis, Oulu Agenda I II Maksupalveludirektiivi (PSD2) mitä uutta? Yleinen tietosuoja-asetus PSD2 3 Maksupalveludirektiivi

Lisätiedot