Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä. Yhdistysarkistokurssi Salon kansalaisopistolla Päivi Niemelä

Transkriptio

1 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä Yhdistysarkistokurssi Salon kansalaisopistolla Päivi Niemelä

2 Koulutuksen sisältö: - Peruskäsitteiden määrittely - Arkistonmuodostuksen suunnittelu - Arvonmääritys ja seulonta -Arkistokelpoisuus - Sähköinen arkistointi ja digitointi - Vanhan arkiston järjestäminen -Yhdistyksen arkistotoimi ja lainsäädäntö

3 Mikä arkisto on? kirjasto - arkisto - museo - arkistot syntyvät toiminnan tuloksena sivutuotteena - arkistoon kuuluvat asiakirjat ovat joko saapuneet yhteisölle tai syntyneet sen tehtävien hoidossa, ovat sen laatimia - alkuperäiset asiakirjat: mm. paperi tai sähköinen - vanhat arkistot: tietoinen, keskitetty säilyttäminen

4 Asiakirja Kirjallinen tai kuvallinen esitys tai sellainen sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (Arkistolaki 831/1994) Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla (Julkisuuslaki 1999/621) Tieto, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (SFS-ISO : Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1. Yleistä) 4

5 Mikä ei ole asiakirja? Mainokset, lehdet, kirjat (elleivät organisaation julkaisuja) Viranomaisilla lisäksi (julkisuuslaki): Yksityiskirjeet (jotka eivät kuulu toimintaan) Luonnokset joita laatija ei ole vielä antanut päätöksentekoa varten Muistiinpanot Sisäistä koulutusta varten hankitut asiakirjat Tilaustutkimukset (monitilaajatutkimukset) Löytötavara-asiakirjat 5

6 Mitä asiakirjat merkitsevät yhdistykselle? tukevat järjestöä esim. oikeustapauksissa, suojella järjestön etuja sekä sen toimielinten ja muiden jäsenten etuja tukevat ja dokumentoivat nykyistä ja tulevaa toimintaa, saavutuksia ja historiallista tutkimusta tarjoavat todisteita järjestötoiminnasta, yksilöiden toiminnasta ja kulttuuritoiminnasta luovat ja vahvistavat järjestötoiminnallista, yksilöllistä ja kulttuuri-identiteettiä ylläpitävät organisatorista, henkilökohtaista ja kollektiivista muistia 6

7 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi - asiakirjahallinta

8 Asiakirjahallinto ja arkistotoimi Asiakirjahallinto: Kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjallisten tietojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista Arkistotoimi: (Arkistolaki 831/1994 7) Asiakirjojen käytettävyyden (löydettävyys, luettavuus, tunnistettavuus) varmistaminen Asiakirjojen säilymisen varmistaminen Asiakirjojen säilytysarvon määrittely ja tarpeettoman aineiston hävittäminen 8

9 Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon sisältö viranomaisilla Asiakirjahallinto Tiedon tuottaminen Tiedonsiirto ja kopiointi Ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu Julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioon ottaminen (yhdistyksillä tietosuoja) Tietoturvallisuus (järjestelmä- ja ohjelmistoturvallisuus) (myös yhdistysten otettava huomioon) Hyvä tiedonhal- Lintatapa (julkisuusasetus, koskee vain Viranomaisia) Arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät Tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen Kirjaaminen ja rekisteröinti Arvonmääritys ja seulonta Arkistointi Määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Arkistotoimi Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen Järjestäminen Luettelointi ja kuvailu Päätearkiston tietopalvelu 9 Julkisuus- ja salassapitonäkökohdat päätearkiston tietopalvelussa

10 Arkistointi - asiakirjojen liittämistä arkistoon osaksi asiakirjojen kokonaisuutta ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti (vrt. arkiston järjestäminen) = arkistointi on erottelua, ryhmittelyä ja asiakirjojen sijoittamista oikeille paikoilleen - arkistointia tapahtuu koko asiakirjan elinkaaren ajan sen syntymästä hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen

11 Arkistointia ohjaa parhaimmillaan arkistonmuodostajan itsensä laatima arkistonmuodostussuunnitelma - vrt. arkistointisuunnitelma

12 Arkistonmuodostus Arkistonmuodostus käsittää ne toiminnot ja tehtävät, joiden tuloksena syntyy yhteisön (arkistonmuodostajan) arkisto = Saapuneiden ja laadittujen asiakirjojen käsittelyn, arkistoinnin ja seulonnan ohjaaminen

13 Arkistonmuodostaja Yhdistys, henkilö tai viranomainen, jolle tehtäviä hoitaessa muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus Provenienssi- eli alkuperäperiaate Kukin arkisto säilytetään omana itsenäisenä kokonaisuutenaan eikä asiakirjoja jälkikäteen siirretä arkistosta toiseen Asiakirjat on säilytettävä sillä paikallaan, johon ne ovat päätyneet palvellessaan arkistonmuodostajan tarpeita

14 Mikä on arkistonmuodostaja Mikä on arkistonmuodostaja, eli miten nimeät arkiston tai kokoelman? luovuttajan mukaan? luovuttajan tahdon mukaan? sen mukaan, jota tai mitä aineisto koskee? sen mukaan, jonka toiminnan tuloksena aineisto syntynyt? => arkistolle aina nimi arkistonmuodostajansa perusteella Kokoelmalla ei ole arkistonmuodostajaa

15 Arkistonmuodostussuunitelma Suunnitelmallinen arkistointi säästää työtä: Arkistoa ei tarvitse jälkikäteen järjestää Seulottavaa ja pysyvästi säilytettävää aineistoa voidaan (ja on hyvä) säilyttää erillään AMS toimii parhaimmillaan tietojen käsittelyn ja säilyttämisen ohjeistona ja se käsittää kaikki asiakirjat ja aineistot

16 Arkistonmuodostuksen suunnittelu Arkistonmuodostuksen suunnittelu lähtee yhdistyksen toiminnasta Siinä otetaan huomioon kaikki eri tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niihin rinnastettavat aineistot, myös ne joita on tarkoitus säilyttää vain määräajan HUOM: arkistonmuodostussuunnitelmalla ohjataan ainoastaan muodostuvan arkiston asiakirjojen arkistointia ja säilyttämistä Vanhan arkiston järjestäminen on asia erikseen!

17 Arkistonmuodostussuunitelman laatiminen - kartoitetaan toiminta ja sen tuloksena syntyvät asiakirjat (= arkistonmuodostus) - määritellään asiakirjojen säilytystarve (arvonmääritys) - arvonmäärityksen perusteella suoritetaan toisaalta seulonta ja hävittäminen määrä-ajoin, toisaalta pysyvä säilyttäminen - tehtävät, niissä syntyvät asiakirjat ja niiden säilytysajat merkitään erityiseen asiakirjaan, arkistonmuodostussuunnitelmaan, AMS - AMS sisältää asiakirjojen käsittelyvaiheet niiden synnystä hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen

18 Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen: Tehtävien kartoitus Lakisääteinen toiminta: määritellään lainsäädännössä Apuna yhdistyslaki, kirjanpitolaki, säännöt yms. Varsinainen toiminta: yhdistys itse pitää tärkeinä, on olemassa tiettyä tarkoitusta varten (=substanssi) Apuna säännöt, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset Tukitoiminta: Yleishallinto Taloushallinto Henkilöstöhallinto Kiinteistönhoito

19 AMS:n laatiminen Inventointi Mitä tehtäviä/asioita yhdistykselle yhdistyslain, kirjanpitolain ja yhdistyksen sääntöjen mukaan kuuluu; mitkä vastuutahot hoitavat po. Tehtäviä Esim. yhdistyksen perustaminen, rekisteröinti, lakkauttaminen, hallitus ja hallituksen tehtävät yhdistyksen johtaminen, toiminnan suunnitelu ja valvonta, koulutus, projektinhallinta, jäsenhallinta, taloudenhallinta Millaisia asiakirjoja (asiakirjojen tyypit ja muoto) syntyy em. johdosta, missä muodossa niitä säilytetään Paperi, sähköinen, muu Apuvälineenä esim. inventointilomake

20 Inventointilomake Asiakirjojen nimikkeet Säilytyksestä vastaavat tahot Säilytysajat Säilytysmuodot (paperi, sähköinen) Tietosuojaan liittyvät näkökohdat (arkaluontoiset henkilötiedot suojataan) jo jäsenluettelo voi olla yhdistyksen toiminnasta riippuen (potilasyhdistykset) Merkitään KAIKKI asiakirjat, myös määräajan säilytettävät

21 Esimerkki arkistonmuodostussuunnitelmasta Palloilusäätiö/Eerikkilän urheiluopisto 3. KOULUTUS No Asiakir- jat Säilytys- aika Säilytyspaikka Säilytysmuoto Säilytysjärjestys Julkisuus Vuosikartun- ta Lisätietoja 3.1 Vuosittainen koulu- tus Opetus- suunnite lmat arkisto apulais- rehtori SP paperi kronologi nen J 0,3 Kurssi- arkisto SP paperi kronologi J 0,4 kohtaiset ohjelmat apulais- rehtori nen Hake- mukset kurssille arkisto apulaisreh tori 2 v paperi kronologin en/aakkosellinen J/S 0,7 21

22 Mitä arkistoida ja kuinka pitkäksi aikaa? Arvonmääritys ja seulonta yhdistyksessä

23 Yhteisöjen käyttämä tietoaines 1. Muualla tuotettua Sisältyy erilaisiin rekistereihin ja julkaisuihin 2. Yhteisön omaa toimintaansa varten tuottamaa ja muokkaamaa tietoa

24 Seulonta Seulontaa ovat toimenpiteet, joilla Asiakirjat jaetaan pysyvästi ja määrä-ajan säilytettäviin ryhmiin Määritellään säilytyksen määrä-ajat (0,1,5, 10 vuotta)

25 Seulonta Ennakkoseulonta: Asiakirjojen säilytysajat selvitetään jo ennen kuin asiakirjoja laaditaan Seulonta tehdään usein AMS:n laadinnan yhteydessä Taannehtiva seulonta aikaa vievää (=kallista), lopputulos ei välttämättä hyvä Seulonta tehdään usein arkiston järjestämisen yhteydessä

26 Arvonmääritys Hyväksyttyjen seulontaperiaatteiden ja kriteerien soveltamista asiakirjojen säilytystarpeen selvittämiseksi Seulontaperiaate esim.: yhdistysten toiminnasta jäätävä riittävä dokumentointi Yksityisten ja yhteisöjen ei tarpeen noudattaa yhtä tiukkaa seulontaa kuin julkishallinnossa (10-15 % paperiasiakirjoille) Seulontakriteeri esim.: Vain yksi kappale samaa asiakirjaa säilytetään säilytetään asiakirjat, joissa tieto on mahdollisemman suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa Esim. lomakkeet kortisto Esityslistat kokouspöytäkirjat

27 Arvonmäärityksessä huomioon otettavaa Asian käsittelyaika Asiakirjaa säilytetään niin kauan kuin sen välitön tarkoitus on saavutettu ( yhdistyksen ja sen jäsenten oikeusturva, tilintarkastus) Toiminta asiakirjoja ehkä myöhemmän päätöksenteon pohja-aineistona Asiakirjoja tarvitaan dokumentoimaan yhdistyksen toimintaa historiantutkimuksen ja muun tutkimuksen tarpeisiin ( riittävä dokumentointi ) Esim. yhdistyksen oman historian kirjoittaminen

28 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 1 Asiakirjan arvon ja säilytysajan määrittävät: 1. Lait ja asetukset 2. Järjestön/organisaation omat tarpeet säännöt, jäsenten ja toimihenkilöiden edut ja oikeusturva toiminnan tarpeet järjestön menneisyyden säilyttäminen, historia 3. Tutkimus 28

29 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 2 Arkistosta kuvastuu arkistonmuodostajan koko toiminta Arkisto on kokonaisuus, siihen kuuluvat kaikki asiakirjat Periaatteessa tieto arkistoidaan vain kertaalleen 29

30 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 3 1) pysyvästi säilytettävät asiakirjat (sp): oman toiminnan tulos: Mikä meillä syntyy, se meillä säilyy (ei kaikkea meillä syntyvääkään säilytetä) Ks. 30

31 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 4 esim. yhdistysten vuosikokouspöytäkirjat, perustavan kokouksen pöytäkirjat kuukausikokous- ja vaalikokouspöytäkirjat hallituksen kokouspöytäkirjat jäsenkirjeet; jäsenluettelot; tiedotteet esim. kotisivulta toimintakertomukset; tapahtumiin/tempauksiin liittyvät asiakirjat tilinpäätökset, taseet, tilintarkastuskertomukset, toiminnan tarkastuskertomukset ( ) valokuvat (tunnistetiedoin); lehtileikkeet muut oleellisesti omaan toimintaan liittyvät asiakirjat (esim. projektit tms.) 31

32 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 5 saapuvat tärkeät [toimenpiteisiin johtavat] asiakirjat kirjeet: onnitteluadressit ym. omiin tapahtumiin liittyvät asiakirjat 32

33 Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 6 2) määräajan säilytettävät asiakirjat: tiliasiakirjat 10 v., tilitositteet (6 v., KirjanpitoL) saapuvat tiedotteet, yleiskirjeet (2-5 v.) saapuvat lyhytaikaiset vähäarvoiset viestit ja ilmoitukset (2 v.) saapuvat mainokset (hävitetään heti kun ei tarvita) erilaiset määräaikaiset viranomais- ym. ohjeet (voa*) Huom! jos joltakin vuodelta on vain kuitteja, ei muuta aineistoa, niin nekin voi säilyttää todisteeksi siitä, että järjestö on toiminut voa = voimassaoloaika 33

34 Suomen internet-tutkimuksen seuran asiakirjojen seulonta Asiakirjat Säilytysajat postitusluettelo, kovalevyllä at (ajan tasalla) yksityisten tiedustelut seuralle paperilla ja sähköisesti (kovalevy) 5 v. Kongressien esitelmät ja keskusteluäänitteet Arkistokappaleet painetusta julkaisusta sp. esitelmät 5 v., äänitteet 5 v., mikäli nauhat purettu (purut sp), muuten sp. vuosikertomukset (painettuina ja kotisivuilla) Arkistokappale sp., kotisivuilla 10 v. apurahahakemukset ja päätökset (paperi ja sähköinen) paperilla sp, kovalevyllä 5 v. Kiitoskortit, joulukortit (saapuneita) 5 v. Jäsenlehti (vain kotisivuilla) Tulosteet sp, kotisivulla 10 v.

35 Suomen internet-tutkimuksen seuran asiakirjojen seulonta 2 Asiakirjat Hallituksen kokouspöytäkirjat Säilytysajat paperilla sp, sähköisesti 5 v. (kovalevy) Seminaarien osallistujaluettelot paperilla sp, sähköisesti (kovalevy) 2 v. Kirjanpidon tositteet Arkistoluettelo Opintomatkoihin liittyvät asiakirjat Näyttelyjulisteet 6 v. paperilla paperilla sp, sähköisesti 2 v. (ajan tasalla) Keskeiset sp paperilla, muut 10 v. paperilla, sähköisesti 5 v. (kovalevy) Arkistokappale sp. (omat näyttelyt) yleiskokousten pöytäkirjat Paperitulosteet sp, kotisivuilla 5 v.

36 Arkiston käytettävyyden takaaminen: Luettelointi, kuvailu ja järjestäminen

37 Hierarkkinen malli arkistosta ( Arkistonmuodostaja Arkisto(t) Pääsarjat Sarjat Arkistoyksiköt Säilytysyksiköt Mikrofilmit Digitaaliarkisto

38 Luetteloinnin pääperiaatteet Arkistoluettelo laaditaan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, usein myös pitkään säilytettävistä Arkistoluettelon tarkoituksena on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen niin, että asiakirjat ovat löydettävissä arkiston järjestys, tietosisältö ja asiakirjojen keskinäiset yhteydet käyvät selkeästi ilmi ilman aiempaa arkiston käyttöä Luettelo laaditaan lähtökohtaisesti asiakirjojen järjestyksen mukaan, ei päinvastoin

39 Arkistokaava Arkistokaava voi olla ns. tehtäväpohjainen tai ABCkaava Tehtäväpohjainen arkistokaava perustuu arkistonmuodostussuunnitelmaan ja on siis arkistokohtainen Samaan tehtävään/asiakirjaryhmään liittyvistä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista muodostetaan arkistokaavassa oma kokonaisuutensa Tehtäväpohjaista kaavaa tulee käyttää muodostuvan aineiston luetteloinnissa

40 Tehtävä/toimintopohjainen kaava, esimerkki 1 Suositus 00 Yleishallinto 01 Henkilöstöhallinto 02 Taloushallinto, verotus ja omaisuuden hallinta 03 Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen 04 Kansainvälinen toiminta 05 Sosiaalihuolto ja sosiaaliturva 06 Terveydenhuolto 07 Järjestys ja turvallisuus 08 Maankäyttö, rakentaminen ja asuminen 09 Ympäristönsuojelu 10 Opetus-, tutkimus ja sivistystoimi Suosituksia: esim. JHS 151: Julkisyhteisöjen tehtäväluokat

41 Esimerkki: Sarja ja arkistoyksiköt 1 HENKILÖSTÖHALLINTO Päätehtävä 10 Henkilöstöpolitiikka ja sen toteutt. Tehtävä 100 Henkilöstösuunnittelu Alatehtävä Henkilöstötilinpäätökset/ Sarja 100.1:1 Henkilöstötilinpäätökset AY 100.1:2 Henkilöstötilinpäätökset AY AY = arkistoyksikkö

42 Arkiston järjestäminen

43 Arkiston järjestäminen

44 Arkiston järjestämisen viisi vaihetta 1. tutustuminen arkistonmuodostajaan (organisaatioon) 2. tutustuminen aineistoon ja sen läpi käyminen 3. aineiston inventointi ja tarpeettoman aineiston poistaminen 4. aineiston ryhmittely sarjoiksi ja yksityiskohtainen järjestäminen 5. viimeistely ja arkistoluettelon laatiminen - aineiston siistiminen ja koteloiminen - arkistoluettelon laatiminen ja toimittaminen käyttäjien ulottuville

45 Kartoittaminen ja inventointi Aineisto inventoidaan kursorisesti: Asiakirjojen sisältö selvitetään (pääpiirteittäin) aikarajaus ja järjestys selvitetään aineisto ryhmitellään pääluokkiin niin, että järjestystä ei sekoiteta Koteloiden ja muiden säilytysyksiköiden nimiöiden paikkansapitävyys tarkastetaan Aineistosta laaditaan perustiedot sisältävä inventointiluettelo tai tiedot merkitään erillisille inventointilehdille

46 Kartoittaminen ja inventointi Mikäli aineistoa ei ole sijoitettu säilytysyksiköihin, sijoitetaan se järjestämisen kannalta tarkoituksenmukaisesti avohyllyille tai muuhun sille varattuun tilaan Arkistosta erotetaan siihen kuulumaton aineisto kuten painotuotteet, kopiot ja muu kuin asiakirjallinen aines ja tarkistetaan aineiston kunto Irralliset ja epäjärjestyksessä olevat asiakirjat palautetaan alkuperäiseen yhteyteensä, mikäli sellainen on havaittavissa

47 Aineiston kunnon arviointi, puhdistaminen ja kunnostaminen Inventoinnin ja järjestämisen yhteydessä arvioidaan aineiston fyysinen kunto Mikäli arkisto on erityisen huonossa kunnossa, otetaan yhteyttä esim. arkistolaitokseen Huonokuntoisen aineiston kunnostamisesta itse on enemmän haittaa kuin hyötyä ja se voi olla terveydelle vaarallista

48 Puhdistaminen ja kunnostaminen Kunnostamisen pääsäännöt: - Älä tee mitään, mitä et osaa - Älä tee asiakirjalle mitään peruuttamattomia toimenpiteitä - Vältä liiman, teipin ja saksien käyttöä - Älä poista irtoilevia palasia tai reunoja asiakirjoista

49 Järjestäminen ja luettelointi Aineisto pyritään saattamaan inventoinnin yhteydessä paljastuneeseen alkuperäiseen järjestykseensä, minkä mukaan aineisto lopullisesti ryhmitellään tai jaetaan eri ala-arkistoiksi Tarvittaessa alkuperäistä järjestystä voidaan joiltakin osin muokata Vain erityistapauksissa koko arkisto järjestetään uudelleen Aineisto luetteloidaan siten, että lopputuloksena on vähintään säilytysyksikön tarkkuudella luetteloitu arkisto

50 Alkuperäinen järjestys Alkuperäinen järjestys: arkistonmuodostajan toiminnassaan asiakirjoille luoma järjestys Vrt. provenienssiperiaate!

51 Provenienssiperiaate - jokaisen arkistonmuodostajan arkisto muodostaa oman, muista arkistoista erillisen kokonaisuuden (ulkoinen periaate) - arkistonmuodostajan toiminnassa muodostunutta arkiston sisäistä järjestystä ei saa jälkikäteen muuttaa

52 Provenienssiperiaate käytännössä Arkistossa säilytetään organisaation asiakirjoilleen suunnittelema keskinäinen järjestys tai Arkistossa säilytetään organisaation käytännön työssä muodostunut asiakirjojen keskinäinen järjestys

53 Jos alkuperäistä järjestystä ei ole Aineistolle voidaan laatia tehtäväpohjainen kaava, mutta yleensä asiakirjojen muotoon perustuva, ns. ABC-kaava soveltuu järjestöjen ja yhdistyksen arkiston järjestämiseen paremmin

54 ABC-kaavan pääsarjat A DIAARIT B LUETTELOT C PÖYTÄKIRJAT D TOISTEET E SAAPUNEET ASIAKIRJAT F KIRJEISTÖ G TILIASIAKIRJAT H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT U(J) MUUT ASIAKIRJAT

55 A DIAARIT Kirjediaarien lisäksi sarjaan sisällytetään sellaiset luettelot ja päiväkirjat, joihin päivittäin tai lyhyin väliajoin tehdään merkintöjä käsitellyistä asioista. Esim. postikirjat, vieraskirjat. B LUETTELOT Sarjaan liitetään varsinaiset luettelot, joiden tarkoitus ei ole kirjata kirjeenvaihtoa tai käsiteltyjä asioita. Esim. henkilökuntaluettelot, jäsenluettelot, -kortistot. C PÖYTÄKIRJAT Sarjaan kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä laatimat tai sen tehtävien johdosta laaditut pöytäkirjat. Muilta viranomaisilta, seuroilta, yhdistyksiltä ym. saapuneet pöytäkirjat kuuluvat sarjaan E. D TOISTEET Keskeiset arkistonmuodostajan itse laatimat kirjeet ja sen tekemät päätökset ja toimintakertomukset (elleivät ole esim. vuosikokouspöytäkirjojen liitteinä) liitetään sarjaan.

56 E SAAPUNEET ASIAKIRJAT Tähän sarjaan sijoitetaan pysyvästi säilytettävät kirjeet ja muut pysyvästi säilytettävät saapuneet asiakirjat. F KIRJEISTÖ Sarjaa käytetään, kun saapuneet kirjeet ja lähteneiden kirjeiden toisteet säilytetään yhdessä. G TILIASIAKIRJAT Pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto. H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT Elleivät muistiot ja suunnitelmat ole muissa sarjoissa olevien asiakirjojen liitteinä tai kuulu johonkin muuhun kokonaisuuteen, ne sijoitetaan tähän. S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT; U(J) MUUT ASIAKIRJAT

57 ABC-kaavan sarjat Alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti esim. aineiston sisällön mukaan Asiakirjat ja arkistoyksiköt voidaan sarjan sisällä järjestää mm. aika-, aakkos-, numero- ja maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen standardi SF4600: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely Erityisaineistojen osalta luettelon voi laatia vapaamuotoisemmin Järjestön arkistokaava:

58 ABC-kaavan sarjat Alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti esim. aineiston sisällön mukaan Asiakirjat ja arkistoyksiköt voidaan sarjan sisällä järjestää mm. aika-, aakkos-, numero- ja maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen standardi SF4600: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely Erityisaineistojen osalta luettelon voi laatia vapaamuotoisemmin Järjestön arkistokaava:

59 Henkilöarkistot

60 LUETTELOINNIN JA KUVAILUN VAIHEET Tutustu arkistonmuodostajaan, nimeä arkistonmuodostaja ja arkisto ja erota muista arkistoista sekä inventoi 2. Tarkista/laadi arkistokaava, seulo ja hävitä selkeät kokonaisuudet 3. Järjestä, seulo, luetteloi ja kuvaile 4. Viimeistele fyysinen kunto ja arkistohakemisto => Arkisto annettavissa tämän jälkeen asiakkaiden käyttöön

61 Henkilöarkiston järjestäminen (Henkilöarkiston järjestäminen, KA, Yksityisarkistoyksikkö ) Järjestämisessä erityispiirteitä Aineisto usein heterogeenisempää kuin järjestöjen arkistoissa Järjestys epäsystemaattinen asiakirjat eivät määrämuotoisia, tunnistetiedot puutteellisia Inventointi usein asiakirja asiakirjalta varottava, etteivät asiakirjojen väliset yhteydet katkea (esim. irrallisten muistiinpanolappujen yhteydet) Arkistonmuodostajien rajaukset joskus vaikeasti ratkaistavia (talo vai suku vai henkilö) Usein monen eri AM:n aineistoa samassa luovutuksessa (esim. puolisot, vanhemmat, isovanhemmat) Ei dramaattista, koska kuvailulla voidaan osoittaa suhteet ja yhteydet 61

62 Miten arkistoida Arkistojen säilyminen ja käytettävyyden varmistaminen

63 Asiakirjojen säilyttäminen siirretään sp-asiakirjat säännöllisesti arkistokoteloihin ja ylläpidetään niistä arkistoluetteloa säilytysvälineet rengaskansiot hyvin suojaavat, hapottomat arkistokotelot (neutraali, ph n. 7) erityisaineistot omissa säilytysvälineissään: valokuvat, diat, negatiivit, filmit, julisteet säilytystilat: arkistot suojataan tulelta, vedeltä ja muulta tuhoutumiselta sekä asiattomalta käytöltä tasaiset olosuhteet lämpötilan (n 18) ja kosteuden suhteen (n. 50 %) 63

64 Arkistokelpoisuus ja tallennusvälineet pysyvästi säilytettävät, tärkeät asiakirjat laaditaan arkistokelpoisin menetelmin arkistokelpoisille materiaaleille luettelo arkistokelpoisista materiaaleista: Itemid=49 toistaiseksi kaikki pysyvästi säilytettävä aineisto kannattaa tulostaa arkistokelpoiselle paperille 64

65 Asiakirjojen säilytystavat ja välineet aktit: samaa asiaa koskevat irralliset asiakirjat liitetään yhdeksi kokonaisuudeksi eli asiakirjavihkoksi sitominen yleensä tärkeimmät pysyvästi säilytettävät asiakirjat koteloiminen pysyvästi säilytettävät irralliset asiakirjat ja asiakirjavihkot siirretään arkistokoteloihin ennen päätearkistoon sijoittamista SFS 4117, paljon kokoja ISO (Staples) 65

66 Arkistokoteloiden täyttö Ennen suojustamista oio ja siisti asiakirjat; poista metalliset liittimet, muovitaskut ja kuminauhat käytä vaippalehtiä (taitettu kopiopaperi A 3) valitse oikean kokoinen kotelo yli 10 cm leveiden koteloiden käyttöä on syytä välttää arkistoi kotelo täyteen, jotta asiakirjat säilyvät suorassa; koteloiden liiaksi täyttäminen tai tyhjäksi jättäminen vaurioittaa asiakirjoja ja vie turhaan tilaa säilytä koteloita pystyasennossa 66

67 Säilytysyksiköiden nimiöinti (SFS 4117)

68 Erityisaineistojen säilyttäminen Kartat ja piirustukset Säilytys suorana laatikostoissa tai rullalla Alkuperäisestä yhteydestä poistettuihin merkintä alkuperästä

69 Muut erityisaineistot: Valokuvat - Kuva-aukolliset passepartout -kuoret - Albumeissa kiinnitys kuvakulmilla (ei liimalla tai teipeillä) - Säilytys esim. arkistokelpoisesta pahvista valmistetuissa laatikoissa tai valokuvataskussa (EI MUOVI) - Muista tunnistetiedot! - Muista metatiedot! 69

70 Muut erityisaineistot: Valokuvat, metatiedot (kuvailu) Milloin kuva otettu (aika) paikka kuvaaja kuvan aihe kuvan kohde, kuvan tapahtuma 70

71 Kuva- ja äänitallenteet - Videokasetit, c-kasetit, uraäänilevyt ja CD:t säilytetään hyllyillä pystyasennossa - Säännöllinen siirto uudemmille säilytysvälineille - Neuvoja Kansallisesta audiovisuaalisesta arkistosta ja Yleisradiosta - Muista tunnistetiedot! 71

72 Sähköinen arkistointi, säilyttäminen ja digitointi

73 Sähköinen arkistointi Tavoitteena: sähköisesti tuotettu tieto myös säilytetään sähköisesti (viranomaistaho) Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen (arkistolaitoksen määräys , AL 9815/ /2008) SÄHKE2 määräys (voimaan ) Useita laajoja sähköisessä muodossa säilyttämiseen liittyviä hankkeita meneillään SÄHKE 3: huomioon myös yksityiset tahot? 73

74 Sähköinen arkistointi ja säilyttäminen Edellyttää suurta suunnitelmallisuutta ja alan jatkuvaa seurantaa sähköiset aineistot ovat asiakirjoja, mutta vaikeasti sähköisinä säilytettäviä: laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä edellyttää jatkuvaa siirtämistä ja varmistustoimenpiteitä Ympäristö toimii hyvin käyttöarkistona ja lyhyen aikaa säilytettävän aineiston säilytyspaikkana Tärkeät asiakirjat MYÖS paperilla

75 Sähköinen arkistointi ja säilyttäminen On laadittava säännöt siitä, mitä tietovarastoon talletetaan, missä muodossa, kenen toimesta Hakemistot ja tiedostot nimettävä niin, että niistä ilmenee sisältö myös aikojen kuluttua Varmuuskopioinnista on huolehdittava On huolehdittava, että Asiakirjat ovat teknisesti yhdenmukaisia Aineistot on tallennettava teknisesti pitkäikäisessä muodossa, joita pystytään lukemaan mahdollisimman monilla ohjelmilla sallittuja tiedostomuotoja tulee olla vähän Esim. valokuville TIFF, JPG, teksteille PDF Systemaattisesti hävitettävissä säilytystarpeen lakattua Siirrettävissä johonkin sähköiseen säilytysjärjestelmään sitten, kun organisaatio ei niitä tarvitse ohjelmistoriippuvuutta tulee välttää: avoimet formaatit

76 Sähköinen säilyttäminen toistaiseksi ei ole olemassa hyvää pitkäaikaista tallennusvälinettä uudelleenkopioitava tasaisin väliajoin uusimmilla laitteistoilla ja ohjelmistoilla aineisto säilyy käytettävänä muutaman vuoden alan arkistot käyttävät automaattista varmuus- ja uudelleenkopioita tekeviä nauharobottijärjestelmiä 76

77 Sähköiset aineistot: säilyminen levyke 1 vuosi magneettinauha 1-5 vuotta 30 vuotta, optinen levy 3 50 vuotta, paperi 500 vuotta, mikrofilmi 300 vuotta kovalevy vain väliaikaiseen säilytykseen: rikkoutuminen tai pelkkä Windowsin sekaisin meno levyn formatoituminen uudelleenlatauksen yhteydessä CD- rom tai DVD ( väh. 2 kpl): poltettava uudelleen n. kymmenen vuoden välein auringonvalo, naarmut, tussit, saasteet vaurioittavat 77

78 Sähköiset aineistot: säilyminen ulkoinen kovalevy (+ väh. 2:ssa paikassa) rikkoutuvat myös laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä edellyttää säännöllistä siirtämistä (kotikone 5-10 vuotta?) hajautetut ympäristöt, virtuaaliset albumit ja muut säilytys-, arkistointipalvelut: teknisesti ok, mutta kuka takaa, että palveluntarjoaja jatkaa toimintaansa? toistaiseksi ei ole olemassa hyvää pitkäaikaista tallennusvälinettä uudelleenkopioitava tasaisin väliajoin 78

79 Sähkäöiset aineistot, käytettävyys etuja: pieneen tilaan mahtuvuus, kopioitavuus, haettavuus, käytettävyys metatietojen merkitys kasvaa sähköisissä aineistoissa (todistusvoima, löydettävyys) digitointipalvelut: esim. Mikkelin ammattikorkeakoulut ( 79

80 Yhdistysten arkistotointa koskevaa lainsäädäntöä

81 Arkistot ja lainsäädäntö Henkilötietolaki (HeTiL 523/1999) Muutoksia 2000 ja 2007 Henkilötieto Henkilöä taikka tämän ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavat merkinnät Nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, henkilötunnus, sukupuoli, uskonto, jne.

82 Kirjanpitolaki (1336/1997) HT-lain ohella keskeisimpiä yhdistysten arkistotointa koskevia lakeja Kirjanpidossa voidaan käyttää sähköisiä välineitä Poikkeus: tasekirja säilytettävä paperilla Järjestelmän oltava sellainen, että tiedot voidaan tarvittaessa tarkastaa ja tulostaa paperille Kirjanpitoaineiston säilyttämisen oltava turvallista ja varmaa Tilikauden aikana kahdella sähköisellä tietovälineellä Jos tositteet myös paperilla, riittää yksi väline Tilikauden jälkeen varmennettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina

83 Kirjanpitolaki (1336/1997) Kirjanpitokirjojen säilytysaika vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä Tositteiden säilytysaika vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättynyt Tasekirjat SP Määrä-ajan säilytettävät tiedot tulisi hävittää säilytysajan umpeuduttua

84 Yhdistyslaki , erityislait Perustamiskirja, säännöt Jäsenluettelo Pöytäkirjan laatiminen Yhdistyksen nimenkirjoittajat, jne.

85 Arkistolaki Ei pääsääntöisesti koske yhdistyksiä Vain, jos julkinen tehtävä, asiakirjoihin, jotka syntyvät julkisen tehtävän hoidossa Virkavastuu ja lain vo:n toiminnan julkisuudesta soveltaminen

86 Yksityisarkistoja koskevia suosituksia Yksityisarkistojen seulontaohje, 2011 Valtakunnallinen hankintapolitiikka, 2014? Ohjeet yksityisarkistojen luovuttajille, 2010 (KA) Ks: Kannattaa tutustua: Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia, 2007 Arkistonhoitajat eettiset säännöt, ICA 1996 ARVI-tietokanta: 86

87 Arkistolaitos arkistohallinnon viranomainen Suomessa Kansallisarkisto - vanhimmat asiakirjat - keskushallinnon asiakirjat - yli 40 v. vanhempaa - yksityisarkistoja hankintapolitiikan mukaan Maakunta-arkistot - valtion piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat - yli 40 v. vanhempaa - yksityisarkistoja hankintapolitiikan mukaan - toimialueina arkistopiirit 87