Kuntaviestijöiden seminaari Virpi Hämäläinen TkT, FM, partneri Perfecto Oy

Transkriptio

1 TYÖKALUJA JA ESIMERKKEJÄ VAIKUTTAVAAN MUUTOSVIESTINTÄÄN Kuntaviestijöiden seminaari Virpi Hämäläinen TkT, FM, partneri Perfecto Oy

2

3 M UUTO SVIESTINNÄN O SA-ALUEET Mitä muutos tarkoittaa käytännössä? Miten minulle käy muutoksessa? Mitä minulta odotetaan muutoksessa? OMA TYÖ JA MUUTOS MUUTOSVISIO JA -TAVOITTEET Mitä tavoittelemme muutoksella ja miksi? Muutoksen taustat Ketä muutos koskee? Mikä muuttuu, mikä säilyy? MUUTOSPROSESSI Muutostyöryhmät ja niiden kokoonpanot Muutosprosessin aikataulu ja toimenpiteet Miten voin itse osallistua muutosprosessiin?

4 MUUTOSTEN TOTEUTUMINEN VAATII KOLMENLAISTA VIESTINTÄÄ YLHÄÄLTÄ ALAS (TOP-DOWN) Muutoksen omistaja viestii muutoksen sisällöstä ja merkityksestä. Esimiehet vievät viestiä eteenpäin. KESKUSTELU (SENSEMAKING) Ihmiset pohtivat ja tulkitsevat muutosta pienissä ryhmissä. ALHAALTA YLÖS (BOTTOM-UP) Yksilöt esittävät muutosta koskevia kysymyksiä, ideoita tai kritiikkiä. Lähde: Aaltonen (2007) Adoption of strategic goals. Exploring the success of strategy implementation through organizational activities. HUT Laboratory of work psychology and leadership. Doctoral dissertation series 2007/3. Helsinki: Helsinki University of Technology.

5 VIESTINNÄN ROOLI M UUTO KSESSA Merkityksen antaminen muutokselle Muutoksen taustan valottaminen: mistä muutos johtuu? Muutoksen vaihtoehdot Rehellinen, ajantasainen tiedotus Aikataulu, tehtävät ja tekijät Saavutukset ja ongelmat Vuoropuhelun aikaansaaminen Kuunteleminen Avoimiin kysymyksiin vastaaminen Huhujen ja pelkojen käsittely Innostaminen ja kannustaminen Muutos on aina myös tunneasia Tyytymättömyys nykytilaan ja tulevan odotus Saavutusten juhlistaminen 5

6 M UUTO SVIESTINNÄSSÄ TÄRKEÄÄ 1. Pidä muutoksen tavoite esillä säännöllisesti mihin tällä muutoksella ylipäänsä tähdätäänkään? 2. Perustele muutostarve johdon rooli tässä keskeinen! 3. Jos et voi kertoa asiasta, kerro sen edistymisestä 4. Viesti ensimmäisistä aikaansaannoksista niin pian kuin mahdollista 5. Tee muutos todelliseksi paperilta ja työryhmistä ihmisten arkeen

7 TAVOITE: ONNISTUNUT MUUTOKSEN O M AKSUMINEN YKSILÖTASOLLA Muutos on omaksuttu kun organisaation jäsenet: 1. ymmärtävät mistä muutoksessa on kysymys 2. kokevat muutoksen merkitykselliseksi 3. uskovat muutoksen toteutumiseen 4. löytävät oman paikkansa muutoksen toteuttamisessa

8 MUUTOSVIESTINNÄN HAASTEET

9 MUUTOSVIESTINNÄN HAASTE: PUHUMMEKO TO I STEMME OHI? Kuntauudistuksen tavoitteena on vahvoihin peruskuntiin pohjautuva elinvoimainen kuntarakenne Kuntauudistuksella luodaan palvelurakenne, jossa valta ja vastuu palveluiden järjestämisestä ja rahoituksesta ovat yhdellä, riittävän laajaan asukas- ja osaamispohjaan perustuvalla taholla Kunnalliset terveyspalvelut ja sairausvakuutusjärjestelmä halutaan sovittaa paremmin yhteen, jotta kokonaiskustannukset ovat paremmin hallittavissa. Säilyykö työpaikkani? Muuttuuko työni sisältö? Huononevatko työoloni? Riittävätkö taitoni? Kasvaako työkuormani? Vaihtuuko pomoni? Miten minun työyhteisöni käy? Kärsiikö oma työni? Lisääntyykö byrokratia?

10 TYYPILLISIÄ VASTALAUSEITA M UUTO STILANTEESSA Muutokselle ei ole perusteita? Miksi muutos tehdään? Muutoksen ajankohta on väärä? Miksi juuri nyt? Tavoite voi olla oikea, mutta toteutustapa väärä? Miksei tätä ole tehtyä x tavalla? Koko asia on suunniteltu väärin. Miksei voida aloittaa alusta/unohtaa koko juttua? Olen eri mieltä ehdotetuista ratkaisuista. Asia ei mitenkään kuulu minulle, eikä vaikuta työhöni. En aio itse edistää asiaa/muuttaa toimintatapojani, sillä...

11 LAJIN LUONNE VAIHTUU! Muutostyölle on ominaista: taloudellinen näkökulma rationaalinen ajattelu makrotason tarkastelu ilmiöiden monimutkaisuus Viestinnässä onnistuminen vaatii: omakohtaisuutta ytimekkyyttä ja yksinkertaistuksia kuvia ja tarinoita tunteisiin vetoamista ja muistettavuutta

12 KOKEILE ITSE: KUMPI PUHEISTA VETO AA SINUUN? Our mission is to become the international leader in the space industry through maximum team-centered innovation and strategically targeted aerospace initiatives. We will put a man in the moon and return him safely by the end of the decade. 12

13 VINKKEJÄ ONNISTUMISEEN

14 VARMAT VINKIT 1: YHDISTÄ TIETO, TUNNE JA TO I M I NTA Miten vaikutus syntyy? - Toimialatieto - Päämäärät ja tavoitteet - Valinnat ja niiden perustelut - Tilastot ja trendit TIETO TUNNE Muutosviestintä - Hyödyt minulle - Turvallisuuden tunne vs. pelko - Uhka vs. mahdollisuus - Mahdollisuus vaikuttaa - Viestijän oma innostus ja empatia - Iskulauseet ja kiteytykset - Symbolit, kuvat, tarinat TOIMINTA - Johtajien ja esimiesten esimerkki - Odotukset yksilöille - Keinot ja toimenpiteet - Roadmapit - Esimerkit onnistumisista (ja epäonnistumisista)

15 VARMAT VINKIT 2: SUCCES- M UISTISÄÄNTÖ S U C C E S Simple kiteytä ydinviesti Unexpected herätä kiinnostus Concrete havainnollista esimerkein Credible perustele faktoilla Emotional vetoa tunteisiin Stories hyödynnä tarinan voima Lähde: Heath, C. & Heath, D Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Others Die. New York: Random House.

16 YDINVIESTIEN KITEYTTÄMINEN Miten? Miksi? Miksi? Miten? Mitä? Miten? Miksi?

17 STRATEGIA M UUTO SVIESTIT Ydinviesti: mihin muutoksella tähdätään, mitä sillä tavoitellaan Organisaatioviesti: mitä toimintamme alueita muutos koskettaa ja miten se parantaa niitä (hyödyt) Toiminnallinen viesti: mitä muutos tarkoittaa työntekijöidemme päivittäisessä toiminnassa ja miten muutos toteutuu TODELLISUUS

18 VARMAT VINKIT 3: RYTMI - M UISTISÄÄNTÖ Onnistunut muutosviesti on R elevantti Y mmärretävä T unteisiin vetoava M uistettava I nnostava

19 FAQ-LISTAT Miksi muutos/uudistus tarvitaan? Millä aikataululla asia etenee? Mikä muuttuu? Entä mikä säilyy? Mitä hyötyä/haittaa siitä on? Mitä seurauksia muutoksella on? Kuka vastaa muutoksesta / tekee päätökset? Ketkä uudistusta valmistelevat? Miten uudistukseen pääsee vaikuttamaan? Keneltä saa lisätietoa? Missä ja milloin muutoksen etenemisestä tiedotetaan? Mitä tapahtuu seuraavaksi? Mitä alueita/asioita muutos koskee? Miten muutos vaikuttaa käytännön työhön? Miten käy nykyisten toimivien toimintatapojen? Onko muutoksella henkilöstövaikutuksia? Onko tavoitteena vähentää väkeä? Odotetaanko minun opettelevan uusia taitoja? Mitä? Maksetaanko siitä? Miten asiakkaita/kuntalaisia on kuunneltu?

20 ENTÄ KÄYTÄNNÖSSÄ? - KAKSI ESIMERKKIÄ: TARINA JA TORI

21 MUUTOSVIDEOT M UUTO S TARINANA KUVAKOLLAASIT MUUTOKSESTA 21

22 TAVATAAN TO RILLA! Kutsutaan henkilöstö torille keskustelemaan muutoksesta! Rento tila, jossa avoimet ovet esimerkiksi aamu-/iltapäivän. Muutoksen keskeiset sisällöt seinillä voimapaperille kirjattuna. Osallistujat kirjoittavat ajatuksiaan voimapaperille sekä ilmaisevat myös tunteitaan erilaisten valmiiden apuvälineiden kautta. Johto mukana keskustelemassa ja vastaamassa kysymyksiin. Paikalla voi piipahtaa lyhyesti tai viettää pitempäänkin aikaa. Torille voi myös palata.

23 KIITOS! V i r pi H ä m ä läinen v i r pi.hamalainen@perfecto.fi