Viestintä muutostilanteessa

Transkriptio

1 Viestintä muutostilanteessa Rakennemuutoksen johtaminen ja toteutus, Kuopio Salla Peltonen

2 2 Missä tilanteissa muutosviestintää tarvitaan? Organisaatiossa tapahtuva merkittävä muutos Fuusiot, muut yrityskaupat, toimintojen ulkoistamiset Yt-neuvottelujen käynnistäminen Muutokset organisaation johdossa tai rakenteessa Merkittävät muutokset työkäytännöissä tai ohjeissa Viestintä on onnistuneen muutosprosessin tärkein tekijä!

3 3 Miksi viestinnän merkitys korostuu muutostilanteessa? Hyvin läpiviety muutos synnyttää innostusta, lisää motivaatiota ja sitouttaa työyhteisön jäseniä uudella tavalla toisiinsa tulokset ja laatu paranevat Muutostilanne tarjoaa mahdollisuuden myös yhteisön maineen kiillottamiseen positiiviset muutosviestit vaikuttavat ihmisten mielikuviin myös yhteisön ulkopuolella Vastaavasti tiedon puute ja/tai viestien sekavuus aiheuttaa epätietoisuutta ja huhumyllyn käynnistymistä työtyytyväisyys ja tehokkuus laskee poissaolot ja henkilöstövaihdokset lisääntyvät sisäiset ristiriidat lipsahtavat helposti julkisuuteen ja vaikuttavat maineeseen. Muutostilanteessa kaivataan selkeää tietoa: Mitä nyt tapahtuu? Miksi? Mitä se merkitsee minulle?

4 4 Jutellaan yhdessä: Kootut kämmit Millaisia esimerkkejä mieleesi tulee enemmän tai vähemmän pieleen menneestä viestinnästä muutostilanteessa? Mistä se mahtoi johtua? Kerro vapaasti.

5 5 Pari tyypillistä oppimisen paikkaa Yt-neuvottelujen käynnistymisestä luettiin päivän lehdestä. Muotovirheiden pelossa piilouduttiin lakipykälien taakse. Henkilökunta koki, että päätökset oli jo tehty. Mihinkään ei pystynyt enää vaikuttamaan. Sanottiin yhtä, tehtiin toista. Tiedon pelättiin aiheuttavan turhaa tuskaa, joten oltiin ihan hiljaa. Kaikki osattiin itse. Viestinnän ammattilaiset unohdettiin muutoksen suunnittelusta. Viestittiin virkamieskielellä. Kun viestiä ei ymmärretty, luettiin rivien välistä ja tehtiin tulkintoja. Johto lipesi viestintävastuusta.

6 6 Suunnittele viestintä huolella Aloita viestinnän suunnittelu heti, kun kuulet tulossa olevasta muutosprosessista ensimmäisen kerran. Kutsu yhteisösi viestinnästä vastaava henkilö välittömästi mukaan muutosprosessin suunnittelun ydinryhmään. Pohdi, selviättekö itse vai tarvitsetteko ulkopuolista asiantuntija-apua. 1) Määrittele tavoite. Mitä muutosviestinnällä halutaan saavuttaa? 2) Määrittele kohderyhmät. Keitä kaikkia muutos koskettaa? Kenellä on päätösvaltaa asiassa? 3) Laadi selkeät ydinviestit, joita toistetaan kaikessa viestinnässä. Sama perussisältö, eri painotuksia eri kohderyhmille. 4) Aikatauluta viestintä. Mitä viestitään? Milloin? Miten? Kenelle? Muista tasapuolisuus ja yhdenaikaisuus. 5) Jaa vastuut. Kuka tekee mitäkin? Kuka vastaa kysymyksiin? Kuka koordinoi koko viestintäprosessia? 6) Seuraa viestinnän vaikutuksia ja tee tarvittaessa muutoksia. Kuulostele, mitä talon sisällä ja ulkopuolella puhutaan. Kuuntele ja luo tilaa aidolle vuorovaikutukselle. 7) Arvioi viestintäprosessia rehellisesti. Kirjaa muistiin onnistumiset ja kehityskohteet. 8) Kiitä kaikkia osallisia.

7 7 But keep it simple! Viestinnässäkin yksinkertainen on kaunista. Älä uuvuta itseäsi suunnittelun suohon, sillä suunnitelmat on myös jaksettava toteuttaa.

8 8 Muutosviestinnän sisältö Mitä tapahtuu? Perustele, mitä hyötyä muutoksesta on meille? Miksi se on välttämätön? Milloin muutokset tapahtuvat? Miten ne näkyvät arjen työssä? Mitä muutos käytännössä merkitsee koko työyhteisölleni, tiimilleni, minulle itselleni? Jotta muutokseen ja sen tavoitteisiin voi sitoutua, se täytyy ensin ymmärtää ja kokea mielekkääksi. Tämä taas edellyttää, että yksilön on mahdollista vaikuttaa muutoksen toteuttamiseen.

9 9 Kohderyhmät Kirkkohallitus Yhteistyökumppanit (kunta, järjestöt) Seurakuntalaiset Vapaaehtoiset Luottamushenkilöt Tuomiokapituli Työntekijät Esimiehet Media Suuri yleisö Eri työalat

10 10 Kaikki mukaan muutoksen suunnitteluun Luo yhteisöösi sopiva kanava vaikuttaa. Mieluiten useampia. Kaikille avoimet keskustelutilaisuudet Kohdennettuna esim. eri työaloille, esimiehille, luottamushenkilöille Open space Chatti, keskustelualue Kannusta yhteisön jäseniä ideoimaan. Vastaa kaikkiin ehdotuksiin. Vie toteuttamiskelpoisia eteenpäin. Tunnista yhteisösi mielipidevaikuttajat ja hyödynnä heitä. Esimiehet avainasemassa alaistensa innostajina ja esimerkin näyttäjinä. Katso peiliin. Onko oma asenteesi kunnossa? Älä pelkää vastarannan kiiskiä. He pohtivat asioita ja uskaltavat sanoa ääneen, mitä mieltä ovat. innostuessaan valtava voimavara

11 11 Älä jää odottamaan, että joku kertoo sinulle. Etsi, kysy ja luo itse! Viestijöinä kaikki yhteisön jäsenet, eli JOKAINEN MEISTÄ!

12 12

13 13 Pari periaatetta, joista ei tingitä Aina ensin omille! Avoimuus = Kerro kaikki, mitä voit. Myös se, ettei mitään kerrottavaa ole tai ettet voi kertoa enempää juuri nyt. Rehellisyys = Pysy totuudessa. Älä kiertele tai kaunistele. Tee, mitä sanot. Katko huhuilta siivet. Säännöllisyys = Viesti säännöllisesti. Kerro, milloin palaat asiaan. Selkeys = Käytä selkeää, helposti ymmärrettävää kieltä. Yhdenmukaisuus = Toista samoja ydinviestejä. Tasapuolisuus = Varmista, että kaikki yhteisön jäsenet saavat saman tiedon samaan aikaan. Vuorovaikutus = Luo tilaa aidolle keskustelulle. Kuuntele. Valmistaudu vastaamaan (Q&A). Muista inhimillisyys, anna tilaa tunteille = Jokainen reagoi omalla tavallaan. Uskalla puuttua epäasialliseen käytökseen. Toisto = Toista, toista, toista. Anna aikaa asian käsittelyyn. Positiivisuus = Korosta muutosta mahdollisuutena: innostus oppiminen kehitys

14 14

15 15 Kanavat Nenätysten (palaverit, infot, kahvipöytä- ja käytäväkeskustelut) Sähköisesti (intra, sähköposti, some, mobiili) Painettuna (henkilöstölehdet, sisäiset tiedotteet/mainokset, ilmoitustaulut, pöytäkirjat)

16 16 Jutellaan yhdessä: Oivat onnistumiset Oletko törmännyt muutosviestinnän nappisuoritukseen? Kuinka se tehtiin? Mikä siinä oli erityisen hyvää?

17 17 Muista, että muutos ei ole ohi, kun nimet ovat paperissa. Tehostettua viestintää jatketaan niin kauan, kuin se koetaan yhteisössä tarpeelliseksi. Muille sidosryhmille muutoksesta on todennäköisesti viestittävä vieläkin pidempään, jotta muuttuneet asiat tiedostetaan ja omaksutaan. Muutoksen maailmassa yksi asia on muuttumaton: Taukoamaton muuttuminen. Mikä näkyy peilistä, on eilistä! Herakleitos

18 18 Saa soittaa! Salla Peltonen viestintäpäällikkö, Kirkkopalvelut p