Varhainen tuki ja puheeksiottaminen

Transkriptio

1 Varhainen tuki ja puheeksiottaminen Työhyvinvointiviikko, työhyvinvointisuunnittelija Saija Jokinen Työhyvinvointiviikko, Varhainen tuki ja puheeksiottaminen työhyvinvointisuunnittelija Saija Jokinen Käsiteltävät aihealueet: Varhaisen tuen toimintamalli osana aktiivista tukea Varhaisen tuen prosessi Miksi kannattaa ottaa puheeksi ja puuttua Rakentavan palauteen merkitys Valmistautuminen puheeksiottotilanteeseen Eväitä onnistuneeseen puheeksiottoon 1

2 Varhainen tuki osana aktiivisen tuen toimintatapaa Aktiivisen tuen toimintatapa sisältää varhaista tukea työyksikössä tehostettua tukea silloin, kun ongelmien ratkaisuun tarvitaan useampia toimijatahoja paluun tukea pitkien poissaolojen jälkeen uudelleensijoittamista silloin, kun työntekijä on tullut työkyvyttömäksi omaan työhönsä Varhainen tuki Varhainen tuki tukee puheeksi ottamista ja asioihin tarttumista työhyvinvoinnin ylläpitämisessä ja työkyvyn säilyttämisessä Varhainen tuki tarkoittaa välittävää johtamista ja se on keskeinen toimintatapa pyrittäessä kestäviin työuriin 2

3 Varhainen tuki ja työkyky Työkyky koostuu monista tekijöistä, kuten terveydestä, toimintakyvystä, ammatillisesta osaamisesta, sosiaalisista taidoista, arvoista ja asenteesta, motivaatiosta, työoloista, työn sisällöstä ja vaatimuksista, työyhteisöstä ja organisaatiosta, esimiestyöstä ja johtamisesta Hyvällä työkyvyllä tarkoitetaan sitä, että työt sujuvat ja työntekijä selviää työstään kuormittumatta liikaa Näkökulmana työntekijän voimavarojen ja työn välinen yhteensopivuus Varhaisen tuen toimintamalli Tavoitteena on työyksikön omin keinoin tunnistaa ja löytää ratkaisuja tilanteisiin, jotka pitkittyessään voivat johtaa työmotivaation ja työkyvyn heikentymiseen. Tuen avulla pyritään edistämään työntekijöiden työhyvinvointia sekä työyhteisön toimivuutta. Varhaisen tuen toimintamallin tarkoituksena on tarttua esiintyviin hälytysmerkkeihin esimiesjohtoisesti ja löytää yhdessä työntekijän kanssa keinoja, joiden avulla hän voi työssään hyvin. Vastuu työkyvyn ylläpitämisestä on myös jokaisella itsellään. Työyhteisössä kaikkien tulee oppia ennakoimaan työhyvinvointia heikentäviä tilanteita ja tunnistamaan työkykyongelmien merkkejä. Keskustelu, avun tarjoaminen ja sen vastaanottaminen auttavat jäsentämään ajatuksia ja näkemään erilaisia vaihtoehtoja. 3

4 1. TUNNISTA SIGNAALIT työtehtävien hoitoon liittyvät signaalit, esim. toistuva virheiden tekeminen, toistuvat unohtelut, ammattitaidon aleneminen. työajanhallintaan liittyvät signaalit, esim. toistuvat myöhästelyt, taukojen venyminen, toistuvat yksikön toimintaa hankaloittavat vuoronvaihdot, pidentyneet työpäivät, sairaana työskentely. käyttäytymiseen liittyvät signaalit, esim. käytöksen muuttuminen, itkuisuus, poissaolevuus, hajamielisyys, riitaisuus, velvoitteiden tai määräysten laiminlyönti, henkilöstön, työpaikan omaisuuden, asiakassuhteiden tai asiakasturvallisuuden vaarantaminen. työpaikan ilmapiiriin liittyvät signaalit, esim. toistuvat riidat työkavereiden kanssa, kommunikaatiovaikeudet, eristäytyminen. palautteista ilmitulevat signaalit, esim. useita negatiivisia palautteita tai huolestuneisuutta asiakkailta, työkavereilta. sairauspoissaolot; sairaanhoitopiirissä noudatettavat sairauspoissaoloihin liittyvät reagoinnin ja varhaisen tuen rajat ovat: yli 21 kalenteripäivän yhdenjaksoinen sairauspoissaolo tai 5 sairauspoissaolokertaa kalenterivuodessa. Sairauspoissaolojen reagointirajan ylityttyä esimiehen tehtävänä on arvioida, onko tilanteessa tarvetta varhaiselle tuelle. 4

5 2. OTA PUHEEKSI Varhainen tukeminen on osa työhyvinvoinnin johtamista ja esimiestyötä. Mitä varhaisemmin työssä suoriutumisen häiriöt havaitaan, sitä helpommilla tukitoimenpiteillä päästään sekä yksilön että työpaikan kannalta hyviin ratkaisuihin. Pitkittyneet epätyydyttävät tilanteet johtavat usein monisyisiin ja energiaa kuluttaviin selvittelyihin. Peiteltyjä tai läpi sormien katsottuja vaikeuksia ei voida ratkoa. Esimiehen tehtävänä on tuoda esiin kyseisen signaalin vaikutuksia työyhteisön toimintaan ja perustella asiaan puuttumisen tärkeyttä Suora ja avoin puhuminen tuottaa parhaan tuloksen. Keskustelussa käsitellään vain niitä asioita, jotka vaikuttavat työn tekemiseen Esimiehen näkökulma on työn perustehtävässä ja tavoitteissa sekä työntekijässä osana työyhteisöä Työntekijän näkökulma on henkilökohtaisessa työssä selviytymisessä Usein huomion kiinnittäminen havaittuun signaaliin riittää ratkaisemaan tilanteen. 5

6 3. SOVI JA TOIMI Varhaisen toimintamallin mukaisessa keskustelussa paneudutaan laadittuun puheeksiotto lomakkeeseen ja liitteen 3 kysymysten avulla haittatekijään, ongelman täsmentämiseen, sen vaikutusten vähentämiseen ja tarvittavien tukitoimien suunnitteluun. Liite 3 on apupaperi ja siihen on hyvä esimiehen ja työntekijän tutustua etukäteen. Tarkoitus on löytää ongelma-alueet ja suunnata keskustelu niihin. Kun on kuvattu yhteinen näkemys tilanteesta, kuvataan toivottu työkyky. Kuvaus kannattaa tehdä mahdollisimman konkreettisesti. Mitä kyllin hyvä työkyky työntekijän mielestä tarkoittaa? Mitä työntekijän pitäisi esimiehen mielestä pystyä tekemään, jotta hän selviytyisi nykyisessä tehtävässään? Minkä tulisi olla toisin, jotta työtekijä suoriutuisi paremmin työssään? Päämäärästä keskustellaan ja tavoitellaan yhteistä näkemystä asiasta. 6

7 Käyty keskustelu voi johtaa tavanomaisilla päivittäisjohtamisen keinoilla tehtäviin muutoksiin ja/tai parannuksiin henkilön työssä suoriutumisen tukemiseksi. Näitä voivat olla: säännölliset keskustelut ja palaute työnohjaus työjärjestelyt; työtehtävien muuttaminen, rajaaminen tai erilaisten työtapojen kuten pari- tai ryhmätyöskentelyn käyttäminen työaikajärjestelyt; työajan sijoittuminen tiettyyn vuorokaudenaikaan, osaaikatyö työnkuvan muutos, työkierto, tehtävien siirto perehdyttäminen, koulutus työ- ja apuvälineiden hankinta ja käyttö työergonomian tarkastaminen ohjaaminen työterveyshuoltoon terveydellisten asioiden selvittelyyn lomien jaksottelu sääntöjen, työohjeiden ja työturvallisuuden kertaus kurinpidolliset toimet 4. SEURAA JA ARVIOI Esimiehen velvollisuus on seurata ja arvioida sovittujen toimenpiteiden toteutumista. Seurantakeskustelussa arvioidaan yhdessä nykytilanne, miten tukitoimenpiteissä on onnistuttu ja onko joistakin niistä, esim. osaaikatyöstä, sovittava pysyvästi. Esimies tekee tarvittavat päätökset ja ne toteutetaan. Seurantaa jatketaan ja yhteisesti sovittuja palautetilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan. Mikäli työyksikön omat varhaisen tuen toimenpiteet eivät ole riittäviä käynnistetään tehostetun tuen toimintamalli, jossa verkostoyhteistyön avulla haetaan ratkaisuja tilanteeseen. 7

8 Varhaisen tuki 1. TUNNISTA SIGNAALIT 2. OTA PUHEEKSI 3. SOVI JA TOIMI 4. SEURAA JA ARVIOI Miksi kannattaa ottaa puheeksi ja puuttua? Häiriöt ja ristiriidat ovat osa normaalia arkea / jopa päivittäisiä -> oleellista on niiden käsittelytaito Häiriöiden ja ristiriitojen ratkomisessa on myös hyvät puolensa -> niiden avulla on mahdollista kehittää työprosessin sujuvuutta ja työtyytyväisyyttä työn arjen kehittämismahdollisuus Yhdessä sovittujen toimintamallien käyttö lisää oikeudenmukaisuuden ja tasavertaisuuden tunnetta YHTEINEN TOIMINTATAPA/PELISÄÄNNÖT ANTAA OIKEUTUKSEN TARTTUA ASIAAN 8

9 Puheeksiottaminen Esimiehellä on oikeus ja velvollisuus puuttua työntekijän työkyvyn heikkenemiseen Puuttumalla osoitat huolestumisesi ja välittämisesi työntekijästä Käsitelkää työn tekemiseen liittyviä ongelmia konkreettisin esimerkein Keskustelun painopiste on siinä, kuinka jatketaan eteenpäin Sopikaa yhdessä mitä, miksi, kenelle ja kuinka asiasta puhutaan Antakaa työyhteisölle mahdollisuus olla mukana työkyvyn tukemisessa (sovittava kyseisen työntekijän kanssa) Muista, että tämän päivän jaksaja voi olla huomispäivän avun tarvitsija Pohdintatehtävä Mikä tuntuu haastavimmalta työkykyongelmien puheeksi otossa? Mitä puheeksiottotilanne voi merkitä työntekijälle? 9

10 Lähtökohtia puheeksiottamiselle / Varhainen tuki Esimiehellä on huoli työntekijän työkyvystä Työntekijällä on oikeus varhaiseen tukeen Työuran aikana voi kenellä tahansa esiintyä työkyvyssä tai työtehtävien suorittamisessa häiriöitä On tärkeää ennakoida, jotta ongelmat eivät pääse muodostumaan ylivoimaisiksi Lähtökohtia puheeksiottamiselle / Varhainen tuki Tavoitteena ymmärtää, miksi työssä selviytyminen on tällä hetkellä heikentynyt Katse eteenpäin: mitä keinoja voidaan yhdessä löytää, jotta työtekijä voisi työssään hyvin 10

11 Rakentavan palautteen merkitys Rakentava palaute auttaa ihmistä tunnistamaan väärän toimintatavan tai valinnan => vastuun ottaminen omasta toiminnasta => rakentava toimintatapa => kokemus itsestä vastuullisena, oppivana ja kehittyvänä olentona Rakentava palaute antaa saajalleen mahdollisuuden kehittyä ihmisenä ja työntekijänä Puheeksiottamattomat ja yhteistyössä hiertävät asiat eristävät työntekijän psyykkisesti työyhteisöstä - rakentava palaute palauttaa työntekijän yhteyteen työyhteisön kanssa Aalto 2002 Aggressiivinen purkaus Älä provosoidu, tiedosta ja salli pelkosi/suuttumuksesi, toimi niistä huolimatta Kuuntele toista niin kauan kuin hän haluaa puhua keskeyttämättä häntä Osoita hyväksymistä hänen tunteilleen myöntämällä todeksi syytöksiä siinä määrin kuin se on mahdollista ottamatta marttyyrin roolia Esitä kysymys, joka ei takerru tunteisiin vaan on avaus keskusteluun, joka selkeyttää itse asiaa. Käynnistä ongelmanratkaisu esim. Mitä ehdotat? Mitä nyt tehdään? 11

12 Rakentavasta palautteesta Tarkoituksena on lisätä ja laajentaa toisen henkilön tietoisuutta omasta työkäyttäytymisestään Oltava täsmällistä: viittaa tiettyyn toimintaan, tilanteeseen tai työkäyttäytymiseen ei persoonaan Kuvailevaa mieluummin kuin arvioivaa rakentavasta palautteesta Kuvaa myös toiminnan seuraukset Kohdistuttava asioihin, joihin henkilö voi omalla toiminnallaan itse vaikuttaa Annettava välittömästi kriittinen palaute kahdenkeskisesti Antaessasi kriittistä palautetta tue vastaanottajaa tuomalla esiin myös hänen vahvuuksiaan Ota henkilökohtainen vastuu palautteesta, jota annat 12

13 Valmistautuminen puheeksiottotilanteeseen Varaa levollinen ympäristö keskustelun tilaksi Pohdi, mitä haluat saada keskustelulla aikaan ja mikä on sen tavoite; mikä on keskustelun ydinasia; millaisissa tunnelmissa toivot keskustelun päättyvän Kirjaa ylös ennen keskustelua konkreettiset huomiot ja esimerkkejä varhaisen tuen tarpeesta kertovista signaaleista Virittäydy henkisesti keskusteluun, jotta voisit olla psyykkisesti mahdollisimman läsnä keskustelussa ja säilyttää levollisuutesi keskustelun aikana -> vuorovaikutus helpottuu Keskustelun ilmapiiri on kontaktin syntymisen ja säilymisen kannalta tärkeämpi kuin käytetyt sanavalinnat valmistautuminen puheeksiottotilanteeseen Varaudu siihen, että esimies ei voi koskaan varmasti tietää, mistä kaikesta työntekijän tilanteessa on kysymys Usein keskustelun seurauksena on molemminpuolinen helpotuksen tunne, kun mieltä vaivaavat asiat saadaan käsittelyyn Tartu asiaan mahdollisimman pian ennakoiden, tiedustellen ja kuunnellen; jos ongelmia ei ilmenekään, saat huolesi pois ja voit keskittyä muihin tehtäviin. Välitä työntekijälle myönteistä asennetta. Ole ystävällinen ja asiallinen. 13

14 Eväitä onnistuneeseen puheeksiottoon Aloita kontaktinotolla. Kerro, miksi ollaan koolla, mikä sinua esimiehenä huolestuttaa. Kerro tosiasiat, miten huolestuttava tilanne näyttäytyy käytännössä. Anna konkreettisia ja yksilöityjä esimerkkejä. Älä yleistä persoonallisuuteen. Älä syytä, syyllistä tai pura tunteitasi työntekijään. Anna puheenvuoro työntekijälle. Kysy, mitä hän on tästä asiasta mieltä. Kuuntele, mitä hän kertoo eväitä onnistuneeseen puheeksiottoon Ole avoin kuulemaan hänen näkökulmansa. Muodosta oma mahdollisimman objektiivinen käsityksesi asiasta vasta kun olet saanut riittävästi tietoa (ts. ymmärrät työntekijän käyttäytymistä paremmin). Ole myös tarvittaessa valmis muuttamaan käsitystäsi asiasta kuultuasi tilanteesta laajemmin. Sano, että tavoitteena on saada asiat sujumaan ja että nyt mietitään sitä edistävää ratkaisua yhdessä. Kysy, mitä hän ehdottaisi tai pyydä häntä nimeämään asioita, jotka veisivät tilannetta parempaan suuntaan tai auttaisivat hänen työssä selviytymistään. 14

15 eväitä onnistuneeseen puheeksiottoon Kysy, minkälaista tukea hän toivoo sinulta saavansa ja osoita halukkuutesi tukea häntä (realistisissa rajoissa). Jos ideoita ei heti synny, voitte myös sopia uuden palaveriajan ja valmistaa ehdotuksen siihen mennessä. Jos kyseessä vaikuttaa olevan terveyteen liittyvä asia, ehdota, että varaatte ajan työterveyshuoltoon. Huoli terveysongelmista kannattaa ottaa avoimesti puheeksi, mutta diagnosoimisesta tai arvailusta tulee pidättäytyä. eväitä onnistuneeseen puheeksiottoon Osoita sekä hyvää tahtoa (asia halutaan saada järjestykseen, toimitaan yhteistyössä, ei mennä henkilötasolle) että jämäkkyyttä (asia on saatava kuntoon, sen eteen on tehtävä töitä). Sopikaa, miten etenette ja milloin pidätte seurantapalaverin, jossa tarkistetaan tilanne. 15

16 Mistä on kyse, kun työntekijä ei tee mitä hänen pitäisi A EI TIEDÄ B EI OSAA C EI KYKENE D EI VIITSI Perustehtävän Koulutus, Työterveyshuollon Hallinnolliset selkiyttäminen perehdytys toimet toimet Vaikka näyttäisi olevan kyse D:stä, on usein viisasta lähteä liikkeelle A:sta, B:stä ja C:stä usein pitkä kaava on kohteliaampi työntekijälle, turvaa asian rauhanomaista etenemistä ja varmistaa esimiehen selustaa. Vesa Talvitie 2006 Jos tilanteeseen/oireiluun ei puututa ajoissa Yksilötasolla ongelmat vaikeutuvat Työyhteisötasolla syntyy puuttumattomuuden kulttuuri Muut saattavat kokea kohtelun epätasa-arvoisena ja piittaamattomuutena Muut alkavat reagoida: pyyntöjä vuoron tai työryhmän vaihtamisesta, sairaslomia, jopa irtisanoutumisia Puuttumattomuus on myös valinta ei neutraali toimintatapa 16

17 Varhaisen tuen tietosuoja ja muistioiden säilyttäminen Henkilön yksityisyyden suojaa kunnioitetaan kaikissa prosessien vaiheissa Muistiot jaetaan tilaisuuksissa läsnä olleille Esimies säilyttää alkuperäiset muistiot viisi vuotta Muut prosessissa mukana olleet säilyttävät muistioita prosessin päättymiseen saakka Kaikki aktiivista tukea käsittelevät asiakirjat hävitetään tietosuojajätteenä KIITOS! 17