Kuinka tehostat HR-työtä nykyaikaisilla järjestelmillä

Transkriptio

1 Kuinka tehostat HR-työtä nykyaikaisilla järjestelmillä Matti Vepsäläinen myyntipäällikkö Saima Soft Oy Kuntamarkkinat 2014 Tervetuloa osastollemme ! 1

2 Digitalmikkeli vauhdittaa tiedon hyödyntämistä ja digitaalisen liiketoiminnan kehittymistä Mikkelin seudulla ja Suomessa, yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa muiden toimijoiden kanssa. Digitalmikkelin toiminta on organisoitunut verkostoksi, jonka toimintaa koordinoi Miktech Oy. Digitalmikkeli on toiminta- ja kasvualusta, joka toiminnallaan tukee digitaalisia palveluja kehittävien ja jakelevien jäsentensä kokeiluja, liiketoimintaa ja tiedonhallintaa. Kuntamarkkinat 2014 Tervetuloa osastollemme ! 2

3 Ota yhteyttä! Digitalmikkeli-verkoston koordinointi, Miktech Oy: Vesa Sorasahi, toimitusjohtaja: Heikki Sundquist, digitaalisen liiketoiminnan kehitysjohtaja: Mari Kivinen, ohjelmakoordinaattori: Digitalmikkeli-verkoston jäsenet: Aalto-yliopiston pienyrityskeskus CGI Suomi Dreamdo ELY-keskusten tietohallintoyksikkö Etelä-Savon ELY-keskus Etelä-Savon maakuntaliitto Etelä-Savon TEtoimisto Fujitsu Suomi Kansalliskirjaston digitointi- ja konservointikeskus Karjalatietokantasäätiö Kuntien Tiera Länsi-Savo Marski Data Mikkelin ammattikorkeakoulu Mikkelin kaupunki ja seutu Mikkelin maakunta-arkisto Miktech MPY Multiprint Observis OiOi Collective Otavan Opisto Profium Saima Soft Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto Digitalmikkeli-klusterin koordinoinnin mahdollistaa DM Ohjelmajohtaja -hanke, jota rahoittaa Euroopan Sosiaalirahasto, Mikkelin kaupunki sekä klusterin jäsenet. Rahoituksen myöntänyt viranomainen on Etelä-Savon ELY-keskus. Kuntamarkkinat 2014 Tervetuloa osastollemme ! 3

4 KUINKA TEHOSTAT HR-TYÖTÄ NYKYAIKAISILLA JÄRJESTELMILLÄ Saima Soft Oy, Kuntamarkkinat 2014 Matti Vepsäläinen, myyntipäällikkö

5 StaffPoint-konserni on suunnannäyttäjä Olemme asiakkaan kokonaisvaltainen henkilöstöosaamisen kumppani Tuomme alalle uudenlaisia toimintatapoja ja palvelukokonaisuuksia yhdistämällä henkilöstöpalvelut, valmennuksen ja HR-tietojärjestelmät asiakkaalle lisäarvoa tuottavaksi saumattomaksi kokonaisuudeksi Omistajina GWS, Suomen Teollisuussijoitus, Etera ja Varma sekä yritysten johto STAFFPOINT-KONSERNI HENKILÖSTÖPALVELUT JA REKRYTOINTI KOULUTUS- JA VALMENNUSPALVELUT HENKILÖSTÖHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT

6 StaffPoint-konserni tänään. StaffPoint, Spring House ja Saima Soft 300 TYÖELÄMÄN ASIANTUNTIJAA PALVELUKSESSASI 23 TOIMIPISTETTÄ, VIRO ML VALMENNETTAVAA VUOSITTAIN 10 TOIMIALAA 110 MILJOONAA EUROA LIIKEVAIHTOA REKRYTOINTIA VUOSITTAIN TYÖNTEKIJÄÄ ERI TOIMIALAOILLA 98,4 TOIMITUS- VARMUUS

7 StaffPoint-konsernin palvelut KOULUTUS- JA VALMENNUSPALVELUT HENKILÖSTÖPALVELUT JA REKRYTOINTI HENKILÖSTÖHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT Myynti ja asiakaspalvelu Henkilöarvioinnit ja analyysit Henkilöstövuokraus ja resurssointi Saima Rekrytointi Työyhteisötaidot ja johtaminen StaffPoint Executive Rekrytointipalvelut Saima HRD Suorituksen johtamiseen Osaamisen tunnistus ja uravalmennukset Muutoshallinta Resursointipalvelut Saima HRM Henkilötietojen hallinnointiin ULKOISTUSPALVELUT VASTUULLISUUS

8 Saima HR

9 Tyypillisiä haasteita henkilöstötietoihin liittyen Tiedot ovat useassa eri paikassa hajallaan, esim. excel-tiedostoissa Tietojen muutoksia joudutaan tekemään useaan kertaan eri paikkoihin Raporttien tekeminen on työlästä Henkilöstötietojen paikkansa pitävyydestä ei ole varmuutta Henkilöstö-, loma-- ja palkkatietoja joudutaan jatkuvasti kyselemään palkanlaskijalta Työsopimusten ja todistusten laatiminen aiheuttaa esimiehille päänvaivaa Lomien suunnittelu on hankalaa ja manuaalista Kehityskeskustelujen dokumentointi on puutteellista Perinteisin tavoin tehty rekrytointi aiheuttaa työtä ja vaivaa Keikkalaisten hallinta on työlästä

10 Henkilöstön hallinta Työntekijän perustiedot Työhistoria, koulutus, pätevyydet Työsuhdetiedot, palkat, palkkiot Työsopimukset ja todistukset Muistutukset ja hyväksyntämenettelyt Työvälinerekisteri Lomat ja poissaolot Liitäntä palkanlaskentaan Rekrytointi Rekrytointilupien käsittely Työpaikkailmoitusten julkaisu Hakemusten vastaanotto & käsittely Hakijaviestintä Haastattelutoiminnot Työnhakijaportaali Henkilöstön kehittäminen Kehityskeskustelut Suorituksen johtaminen Tulos- ja tavoitekortit Varhainen välittäminen

11 Mistä on nykyaikainen HR-järjestelmä tehty? Sujuvat ja helpot käyttöliittymät Mutkaton tietojen päivitys ja muutosten jäljitettävyys Tarpeellinen tieto käyttäjien ulottuvilla Saumaton tiedon liikkuminen Automatisointi Helppo käyttöönotto ja käyttö ei vaadi työasemakohtaisia asennuksia Laadukas käyttäjätuki ja jatkuva kehitys Tietojen säilytys turvallisesti

12 Saima HR avainhyödyt Kaikki henkilöstön tiedot yhdessä paikassa Päivitykset yhteen kertaan, liittymien kautta muihin järjestelmiin Tietojen päivitys mahdollisimman alas (työntekijä voi itse päivittää osan tiedoistaan) Muutosten hyväksyntä järjestelmän avustamana Kaikille käyttäjäryhmille pääsy omiin näkymiin Ajantasainen raportointi Työsopimusten ja todistusten tulostus mallipohjilla helposti Muistutusviestien avulla huomioidaan työsuhteen elinkaaren aikaiset tapahtumat

13

14 Saima Lomat ja poissaolot avainhyödyt Poissaolotiedot yhdessä paikassa Työterveyteen tieto kaikista poissaoloista helposti Kattavat vakioraportit esim. varhaisen välittämisen tuki -> varhaisen tuen keskustelut HRD-osiossa Lomien suunnittelu ja lomakalenterinäkymät Lomasaldojen laskenta ja seuranta

15

16 Saima HRD avainhyödyt Kehityskeskustelut dokumentoituna yhdessä paikassa, johon pääsy milloin tahansa -> toimii myös arkijohtamisen välineenä Asiakas voi itse luoda tarpeen mukaan erilaisia lomakkeita Lomakkeiden hyödyntäminen erilaisissa keskusteluissa Kehityskeskustelut Tulo- ja lähtökeskustelut Varhaisen välittämisen keskustelut Tulos- ja tavoitekortit dokumentoituna sis. mittariston laadinnan ja pisteiden laskennan

17

18 Saima Rekry avainhyödyt Työpaikkailmoitusten julkaisu yhdellä kertaa tarvittaviin kanaviin (intranet, nettisivut, mol, oikotie jne) Työpaikkakohtaisesti mukautettava työhakemuslomake Hakemusten käsittelyprosessi yhdessä paikassa Muistiinpanot, yhteenvedot, luokittelut Hakemuspankin hyödyntäminen Avoimet hakemukset, muut hakemuspankit Valmiit viestipohjat ja massapostitukset varmistavat laadukkaan hakijaviestinnän Valitun henkilön tietojen siirto HRM-osioon yhdellä napin painalluksella

19

20 Keikkalaisten hallintaan

21 mystaff keikkalaisten hallintaan MyStaff auttaa löytämään työvuoroon sopivan työntekijän käytettävyyden, osaamisen ja kelpuutuksen avulla automaattisesti TILAAJA Perustaa työvuoron Varaus Osaaminen ja kelpuutus mystaff Työvuoro Käytettävyys Kalenteri Työvuoro TYÖNTEKIJÄ Saa työvuoroehdotuksen ja vahvistaa työvuoron Miehitys Vahvistus Työvuoron täyttö nopeutuu ja automatisoituu - MyStaff Mobiilin avulla työvuorolle täytetyt ehdot täyttävät työntekijä saavat työvuoropyynnön välittömästi

22 mystaff avainhyödyt Tilaaja-asiakkaan ja keikkalaisen itsepalvelu tehostaa prosessia Automatisoitu keikkalaisen kohdistaminen keikalle nopeuttaa prosessia, lisää laatua ja varmistaa parhaan mahdollisen työntekijän jokaiseen vuoroon Natiivit mobiilikäyttöliittymät pudottavat tekstiviestikustannukset murto-osaan ja tekevät keikkojen täyttämisestä ajasta ja paikasta riippumatonta TES-tulkinta ja automatisoitu palkka-aineiston muodostaminen vähentävät palkanlaskentaan kuluvaa työaikaa merkittävästi

23 mystaff tilaaja-asiakkaan käyttöliittymä

24 mystaff työntekijän näkymä

25 mystaff - työntekijän mobiili

26 Ohjelmistoasiakkaitamme

27 Saima HRM Smart edut Henkilöstöhallinnolle Työsuhteen tiedot ja dokumentit hallinnassa Tiedot keskitetysti yhdessä paikassa Edistyksellinen hakutoiminto auttaa käytössä Rutiinitehtävien väheneminen säästää työaikaa Automaattiset muistutukset esimiehille, HRosastolle ja muille kohderyhmille säästävät aikaa Kattava raportointi esim. henkilöstötilinpäätöksen tueksi Esimiehille Helppo käyttöliittymä on nopea oppia Alaisten tiedot vaivatta käytössä Dokumenttipohjat säästävät aikaa Järjestelmä hälytyksineen tukee esimiestyötä Johdolle Tukee johdon raportointia Luotettava tietojen- ja käyttöoikeuksien hallinta Sovellusvuokraus on edullinen hankinta Ammattimainen järjestelmä tukee yrityksen vastuullisuutta Tietohallinnolle Avaimet käteen -toimitus Ylläpito palveluna Turvallinen ja laadukas käyttöympäristö IT-kulut perustuvat käyttöön ja ovat muuttuvia Ei investointeja laiteympäristöön Liitynnät standardirajapintoja hyödyntäen tai tiedostosiirtona Työntekijälle Omiin tietoihin helppo pääsy Yhteystieto-, pankkiyhteys ja muut muutokset helppo tehdä

28 Saima Rekry Smart edut Henkilöstöhallinnolle Rekrytointiprosessi on automatisoitu ja nopea Hakemusten käsittely on vaivatonta Yhtenäinen hakemuspohja auttaa vertailussa CV-pankki tukee rekrytointia pitkällä aikavälillä Työpaikka- ja hakijatiedot ovat keskitetysti yhdessä paikassa Rutiinitehtävien väheneminen säästää työaikaa Esimiehille Helppo käyttöliittymä on nopea oppia Hakemusten käsittely on vaivatonta Yhtenäinen hakemuspohja helpottaa hakemusten vertailua Järjestelmä ohjaa prosessia eikä rutiineihin kulu aikaa Johdolle Tehokas rekrytointiprosessi ei syö aikaa ydintoiminnoilta Ammattimainen rekrytointi tukee työnantajaimagoa Sovellusvuokraus on edullinen hankinta Kulut ovat käytön mukaisia Raportointi toimii päätösten tukena (esim. työnhakukanavien tehokkuus) Tietohallinnolle Avaimet käteen -toimitus Ylläpito palveluna Turvallinen ja laadukas käyttöympäristö IT-kulut perustuvat käyttöön Ei investointeja laiteympäristöön

29 Spring Housen palvelut

30 Spring House valmennuspalvelut Sinulla on yksi elämä tee siitä arvokas. Me Spring Housessa uskomme kaikissa ihmisissä ja organisaatioissa piilevään potentiaaliin. Ydinajatuksemme on auttaa asiakkaitamme viemään ideat arjen työssä tapahtuviksi muutoksiksi. Olemme asiakkaamme ratkaisukeskeinen kumppani organisaation ja työelämän eri vaiheissa. Haluamme auttaa asiakkaitamme menestymään. Yhdessä olemme enemmän! Spring House lukujen valossa Spring House on merkittävä valmennustalo. Valmennamme 120 ammattilaisen voimin kymmeniä tuhansia työntekijöitä ja työnhakijoita vuosittain. Moniammatillinen tiimimme haastaa itsensä ja toisensa kehittymään jatkuvasti. Kiitos asiakkaidemme, meillä on ollut etuoikeus kasvaa nopeasti. Liikevaihtomme vuonna 2013 oli yli 8 miljoonaa euroa.

31 Spring House -tarjoama organisaatioiden kehittämiseen Esimiestyö ja johtaminen Valmennusteemoja: Valmentava johtaminen Työhyvinvoinnin johtaminen Suorituksen johtaminen Esimiehen roolit, perustehtävä ja vastuut Puheeksi ottaminen ja välittäminen Itsensä johtaminen Motivointi ja jaksaminen Neuvottelu- ja esiintymistaito Ajanhallinta ja kokouskäytännöt Train the trainer konsepti Myynti ja asiakaspalvelu Valmennusteemoja: Asiakaspalvelutaidot Myyntitaidot Puhelinmyyntitaidot Myynnin johtaminen Asiantuntijasta myyjäksi Palvelukulttuurin kehittäminen Tarjoamamme tutkinnot: Myynnin ammattitutkinto Liiketalouden perustutkinto, merkonomi Tarjoilijan ammattitutkinto Työyhteisötaidot Valmennusteemoja: Ammattiylpeys ja työidentiteetti Yhdessä olemme enemmän Itsensä johtaminen Vuorovaikutustaidot Erilaisuuden arvostaminen ja hyödyntäminen Positiivisuus voimavarana Oma vastuu ja tiimitaidot Toisten töiden arvostus Ota yhteyttä Anna-Kaisa Koivikko Myyntijohtaja Spring House Oy

32 Kiitos! Nähdään Digitalmikkelin osastolla