Kilta yhdistyskäyttäjän ohje

Transkriptio

1 1 Kilta yhdistyskäyttäjän ohje Yleistä Kilta on SQL Server -pohjainen TIVIAn jäsenrekisteri- ja CRM-järjestelmä. Se sisältää tietoja henkilöistä (TIVIA-yhdistyksien jäsenet ja muita kontakteja) ja organisaatioista (TIVIA-yhdistykset ja niihin liittyvät kerhot ja osaamisyhteisöt, yhdistyksien yhteisöjäsenet, muut liittoyhteisön toimintaan liittyvät ryhmät ja muita kontaktiyhteisöjä) sekä jäsenyyksistä (henkilöiden liittyminen organisaatioihin ja organisaatioiden liittyminen ylempiin organisaatioihin). Killan tietosisältöön kuuluu mm. - henkilön/organisaation yhteystiedot - jäsenyystiedot - laskutus- ja maksutiedot - kampanjatiedot - henkilöiden roolitiedot (rooli organisaatiossa) - henkilöiden webroolit (rooli organisaation sivustolla). Webrooleja käytetään TIVIA-yhteisön Shibboleth-kertakirjautumisjärjestelmässä. Kilta sisältää myös poiminta-, tapahtumien hallinta- ja raportointiosiot. Poiminnan tuloksista voi muodostaa Excel-tiedoston, tulostaa osoitetarroja ja käyttää jakelulistana ja lähettää järjestelmästä sähköpostia. Raportointiosiossa voidaan tulostaa valmiiksi määriteltyjä raportteja. Tapahtumien hallintaosiossa voidaan julkaista koulutus- ym. tapahtumia ja koota niihin tulevia ilmoittautumisia, tulostaa osallistujalistoja jne. TIVIAn yhdistyksien henkilöille voidaan antaa Kiltaan tunnuksia, joilla voi katsella oman yhdistyksen jäsentietoja, tuottaa heitä koskevia raportteja, lähettää yhdistyksen jäsenille sähköpostia sekä hallinnoida yhdistyksen tapahtumia.

2 2 Kirjautuminen Yhdistyksien henkilöille luodaan pyynnöstä Kilta-käyttäjätunnus. Tunnuspyyntö lähetetään sähköpostitse osoitteella Kirjautuminen tapahtuu osoitteessa Yhdistyskäyttäjän etusivu näyttää seuraavalta: Ylävalikon kohdista löytyvät toiminnot: Poiminta, Tapahtumat ja Raportit, kuvataan seuraavissa kappaleissa. On huomattava, että Kilta ei itse ole kertakirjautumisjärjestelmän piirissä, toisin sanoen Kiltaan ja verkkopalveluihin on eri tunnukset.

3 3 Jäsentietojen katselu Yhdistyskäyttäjä voi hakea yhdistyksensä jäsenten tietoja etusivulla olevalla lomakkeella: Käyttäjä voi katsella kaikkia tietoja, mutta ei tehdä muutoksia niihin. Poiminta Kun poimintatoimintoon tullaan ensimmäisen kerran, poimintajoukko on tyhjä:

4 4 Pohjaksi voidaan hakea aikaisemmin talletettu poiminta tai aloittaa uuden poiminnan määrittely siirtymällä uusi poiminta -linkistä sivulle, jolla annetaan poimintaehdot, joilla halutaan rajata rekisterin henkilöitä ja organisaatioita. Ehdot täyttävät tahot otetaan mukaan poimintaan. 1. Valitse ensin saa laittaa yhdistystiedotteen : 2. Valitse sen jälkeen valitse Jäsenyys jäsenlaji-kohdassa halutut jäsenlajit (ctrl-näppäin pohjassa): henkilö-, nuoriso-, opiskelija-, perheen- ja seniorijäsen sekä yhteisön yhteyshenkilö.

5 5 3. Valitse jäsenyhdistys TAI osaamisyhteisö 4. Valitse vain voimassaolevat jäsenyydet: 5. Lopuksi Poimi:

6 Poiminnasta voidaan tämän jälkeen lisätä tai poistaa poimittuja. Voit myös valita Exceliin haluamiasi sarakkeita (jos automaattisesti valitut eivät riitä) Valitse sarakkeet -osiosta. Nyt voit tuoda tiedot Excel-taulukkoon, lähettää poimituille sähköpostia tai tehdä tarrat tiedostosta. 6

7 7 Sähköpostin lähettäminen Käytössä on perustason editori. Ennen varsinaista lähetystä kannattaa lähettää testilähetys itselleen tai muille yhdistyksen aktiiveille poimimalla heidät nimien mukaan. Kopio viestistä kannattaa lähettää itselleen.

8 8 Voit lisätä viestiin liitteitä. Voit lähettää tiedotteita HTML-muodossa tai pelkässä tekstimuodossa. Jos käytät HTML-muotoilua, niin voit laittaa teksti-puolelle muotoilemattoman tekstin, joka näkyy niille, jotka eivät vastaanota HMTL-muotoiltuja sähköpostiviestejä. HUOM! Valitse lähetysmuoto aktivoimalla (näkyy tummennuttuna) joko Teksti tai HTML-muotoiltu teksti. Teksti lähettää vain pelkkää tekstiä kaikille vastaanottajille, kun HTMLmuotoiltu teksti lähettää HTML-muotoillun viestin sekä teksti-muotoisen viestin niille, jotka eivät vastaanota HTML-muotoiltuja viestejä. Järjestelmä ilmoittaa lukumäärät niistä poimituista (joille viesti ei mene, joilla ei ole sähköpostiosoitetta tai on sähköpostikielto) sekä niistä poimitusta, joille viesti lähtee. Jos haluat, voit tallettaa niiden henkilöiden yhteystiedot, joille viesti ei mene perille, yhteystietopäivityspyynnön lähettämiseksi. Sähköpostin lähettäminen suurelle joukolle järjestelmän kautta kestää minuuteista muutamaan tuntiin riippuen poimintajoukon koosta. Kun viesti on lähetetty, järjestelmä ilmoittaa tästä.

9 9 Raportointi Valmiit raporttimallit ovat: