ENSISILMÄYKSIÄ KILTAAN

Transkriptio

1

2 ENSISILMÄYKSIÄ KILTAAN Vuosi 2020 tuo mukanaan uuden jäsenrekisterin. 3

3 KILTALAISIA Usealla järjestöllä on käytössään Kehätiedon Kilta-rekisteri, mm. Suomen Partiolaiset Hengitysliitto Kansallinen Senioriliitto Sydänliitto MTKL Epilepsialiitto Invalidiliitto 4

4 YLEISTÄ KILLASTA Kilta-järjestelmä pitää sisällään kaiken tarvittavan tiedon ja välineet yhdistyksen hallinnointityön helpottamiseksi ja jäsenpalvelujen/ toimintojen järjestämiseksi. 5

5 KILTA- JÄSENREKISTERI Kilta-rekisterin avulla hallinnoidaan ja ylläpidetään - jäsenasioita - laskutusta - lehtirekisteriä - jumppa- ja muita ryhmiä - tapahtumia - postitusta ja viestintää Nykyisessä rekisterissä olevat tiedot siirretään Kiltaan. 6

6 KILTA ON VERKKOPALVELU internetin kautta käytettävä rekisteri palveluun kirjaudutaan omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla yhdistyksessä voi useammalla olla omat tunnukset järjestössä on erilaisia oikeuksia nähdä rekisteritietoja tunnukset antaa liiton pääkäyttäjältä tunnukset saa kun salassapitosopimus on lähetty liittoon 7

7 JÄSENKORTTINÄKYMÄ Meikäläinen Martta Meikäläinen Martta Katuos Postios Puhelin sp.-osoite Meikäläinen Martta Katuos Postios Meikäläinen Martta Katuos Postios 8

8 VALIKKONÄKYMÄ 9

9 KILLAN KÄYTTÖLIITTYMÄ Liittymässä esteettömyystoimintoja esim. suurennuslasia Käyttöliittymä tarjoaa käyttäjälle pikaohjeistusta Kielivalinta on käyttäjäkohtainen (fi, sve) ja tallennetaan käyttäjän tietoihin 10

10 JÄSENREKISTERI 11

11 JÄSENREKISTERI Jäsenyyden perustaminen/ hyväksyminen ovat mahdollisia vain kyseisen yhdistyksen käyttöliittymästä. Jäsenyyttä ei voi perustaa, ellei pakollisia (*) tietoja ole annettu Järjestelmässä voi ylläpitää mm seuraavia jäsenyyteen liittyviä tietoja: perustiedot, 1-2 yhteystietoa, jäsenyystiedot, jäsenmaksun suoritukset, luottamustoimet ja tehtävät yhdistyksessä ja/ tai liitossa (mukaan lukien päättyneet roolit), Järjestelmässä on mahd. liittää jäseneen useampia kuin yhden yhdistyksen jäsenyys siten, että tiedotteet, viestit ja lehdet menevät henkilölle vain kertaalleen Järjestelmä pystyy ketjuttamaan saman henkilön perättäisiä jäsenyyksiä, jos näiden jäsenyyksien tiedot ovat tallella järjestelmässä 12

12 TUPLAJÄSENYYDEN VÄLTTÄMINEN Kohta 1 Olet lisäämässä uuden henkilön rekisteriin Kohta 2. Järjestelmä ehdottaa rekisterissä olevat saman nimiset henkilöt. Mikäli henkilö on joku ehdotetuista, valitaan henkilö painamalla Lisää jäsenyys 13

13 KESKITETTY LASKUTUS Keskitetty laskutus tarkoittaa sitä, että liitto hoitaa jäsenlaskutuksen. Liitto tilittää jäsenmaksut yhdistyksille säännöllisesti. Siirrymme keskitettyyn laskutukseen kun Kilta on jäsenrekisterinä otettu käyttöön ylimenokauden jälkeen vuonna Jäsenkortti pysyy ennallaan laskussa. 14

14 TAPAHTUMA- HALLINTATYÖKALU Rekisteriin voi hallinnoida tapahtumia ryhmiä (esim. askartelukerho) Luomalla esim. vesijumpparyhmän voit yhdellä viestillä lähettää kaikille vaikkapa tekstiviestin. Kunkin jäsenen alle voi kirjata osallistumisista koulutuksiin kursseihin aktiviteetteihin matkoihin ja retkiin 15

15 KUVAKAAPPAUS MTKL:N TAPAHTUMAILMOITTAUTUMISESTA 16

16 VIESTINTÄ- KANAVA Liiton rekisterin pääkäyttäjä voi kirjoittaa Kiltaan yhdistyskäyttäjille viestin ajankohtaisesta asiasta, esim. osoitetietojen päivityksestä lehden postitusta varten: käyttäjä näkee viestin kirjautuessaan sisään viesti on kaikille käyttäjille/ yhdistyksille sama 17

17 VERKKOSIVUJEN JÄSENHAKEMUS Reumaliiton kotisivuilla on mahdollisuus täyttää jäsenhakemuslomake. Jäsenhakemukset näkyvät Killan etusivulla, josta ne voidaan käsitellä. Yhdistyskäyttäjä kuittaa jäsenhakemuksen hyväksytyksi, jolloin järjestelmä perustaa automaattisesti jäsenyyden hakemuksessa annettujen tietojen perusteella. 18

18 HENKILÖJÄSENEN KILTA Kilta tarjoaa mahdollisuuden jäsenen itse päivittää omia tietojaan 19

19 JÄSENEN OMA KILTA Jäsen voi kirjautumalla verkkopalveluun nähdä järjestelmään tallennetut jäsenyyttään koskevat tiedot, kuten yhteystiedot, jäsenmaksun suoritus, lehtitilaukset muuttaa nimeään ja yhteystietojaan ilmoittautua tapahtumaan tilata lehden tai päättää sen tilauksen 20

20 TIETO- TURVALLISUUS Rekisteri sijaitsee suojatulla palvelimella, joka on Suomessa. Rekisteri täyttää GDPR-tietosuojaasetuksen edellyttämät vaatimukset. Kiltaan siirryttäessä vanhat salassapitosopimukset raukeavat. Kaikkien käyttäjätunnusten hakevien kanssa tehdään uudet salassapitosopimukset. Yhdistyksien tulee päivittää tietosuojaselosteensa uuden rekisterin myötä. 21

21 KIITOS!