Aivoliitto ry:n jäsenrekisteri - Ohjeita yhdistyksille

Transkriptio

1 Aivoliitto ry:n jäsenrekisteri - Ohjeita yhdistyksille Lisätiedot ja neuvonta: p , carita.sinkkonen@aivoliitto.fi Jäsenrekisteri löytyy osoitteesta Huom. alkuun ei laiteta www-tunnistetta. Jäsenrekisterissä voit muun muassa päivittää uusia tietoja päättää jäsenyyden tarkistaa jäsenten tietoja tulostaa osoitetarroja tulostaa Excel-taulukoita jäsenistä tehdä hakuja (raportteja) jäsenistä. Tunnukset Tunnukset ovat henkilökohtaiset ja niitä voi tilata liitosta. Tunnuksia ei saa antaa yhdistyksen jäsenille tai muille henkilöille. Tunnukset saa käyttöönsä kun on palauttanut toisen kopion sopimuksesta Aivoliitto ry:hyn. Pikahaku Pikahaulla voit hakea sukunimellä, sukunimen osalla tai liiton jäsennumerolla. Pikahaussa ei tarvitse käyttää isoja kirjaimia. Jos hakutuloksia on monta, ne aukeavat listaksi. Jos tuloksia on vain yksi, aukeaa sen tiedot suoraan näkyviin. Jos tyhjässä pikahaku-kenttässä painaa enter-näppäintä, saa listauksen kaikista yhdistyksen jäsenistä (myös päättyneistä ja passiivisista). Pikahaun tulostama listaus: jos hakutuloksia on useampia, ohjelma tulostaa listan. Listassa on jäsennumeron perässä poista-painike, jonka avulla voi poistaa listasta jäseniä, ei siis koko rekisteristä. 1

2 Jäsentiedot Perustiedot-välilehti. Seuraavassa listassa esitellään perustiedot-välilehden kentät. Jotta rekisteri toimisi oikein, ja jäsenet saisivat kaikki heille kuuluvat palvelut, tulee tiettyjen kenttien olla oikein täytettyinä. Pakolliset kohdat on merkitty violetilla värillä. Sukunimi: Etunimi: Jäsennumero: Nimi2: Kutsumanimi: Lähiosoite: Postinumero: Postitoimipaikka: Nimike: Maa: jäsenen sukunimi jäsenen etunimi/etunimet liiton jäsennumero, joka muodostuu automaattisesti uusille jäsenille. Jäsennumeroa ei voi muokata. lisätilaa osoitteelle, esimerkiksi osaston numerolle kutsumanimeen merkitään henkilön etunimi. Kutsumanimi tulostuu osoitetarroissa etunimikentän sijasta, jos kutsumanimi -kenttä on täytetty. jäsenen osoite jäsenen postinumero jäsenen postitoimipaikka ammattilaisjäsenen ammatti maa on automaattisesti Suomi. Vetovalikossa on myös muita maita, joista liitossa on jäseniä. Jos tarvitsemaasi maata ei löydy, ota yhteyttä liiton jäsenrekisterinhoitajaan. Matkapuhelin: Puhelin: Puhelin2: matkapuhelinnumero puhelinnumero, johon voi sulkeisiin laittaa esimerkiksi tekstin koti (koti) puhelinnumero, johon voi sulkeisiin laittaa esimerkiksi tekstin työ (työ) Kieli: kielen oletuksena on suomi. Muita vaihtoehtoja ovat ruotsi, englanti ja muu. 2

3 Syntymäpäivä: jäsenen syntymäpäivä. Syntymäpäivä merkitään muodossa Sähköposti: jäsenen sähköpostiosoite Tila: Sukupuoli: Tuote: Alkupäivä (liitto): Loppupäivä (liitto): Tuoteryhmä: Maksaja: Kunta: tila-kentässä määritellään, mikä jäsenen jäsenyyden tila on. Liiton lehti menee aktiivisille ja hyväksyntää odottaville jäsenille. Jäsen voi olla passiivinen -tilassa jos hänen postinsa esimerkiksi palautuu tuntemattoman osoitteen vuoksi. Huom. rekisteristä ei poisteta päättyneitä jäsenyyksiä, vaan ne merkitään tähän kohtaan tilaan päättynyt. jäsenen sukupuoli tai tieto yrityksen jäsenyydestä tuote-kenttään merkitään kumpi liiton lehdistä jäsenelle menee tai tieto siitä, jos lehteä ei haluta tai se menee puolisolle jäsenyyden alkamispäivä liitossa (liitto täyttää, kun tieto jäsenestä tulee tiedoksi) jäsenyyden loppumispäivä liitossa (liitto täyttää, kun poistoilmoitus tulee tiedoksi) Huom! jäsenmaksu-kenttä pitää valita kaikille jäsenille, jotka maksavat jäsenmaksunsa itse. Jos jäsenmaksun maksajaksi on kerrottu joku muu kuin jäsen, valitaan tuoteryhmä-kentästä maksaja. Maksajalle luodaan myös oma jäsenkortti. Ks. lisää kohdasta maksaja. Ei valintaa -kenttää voidaan käyttää, jos halutaan lähettää esimerkiksi jäsenpostia terveyskeskuksiin tai muille tahoille, jotka eivät ole jäseniä. Näille ei kuitenkaan saa lähteä liiton lehteä, joten muista valita tuote - kentästä ei lehteä. Jos tässä kohdassa huomataan väärinkäytöksiä, on liitolla oikeus laskuttaa yhdistykseltä ylimääräiset lehdet. maksaja -kenttään merkitään maksajan jäsennumero, jos jäsenmaksun suorittaa joku muu kuin jäsen. Maksajalle tehdään oma jäsenkortti. kunta -kenttä on automaattinen kenttä eikä sitä voi muuttaa. Kenttään tuleva kunta määräytyy jäsenen postinumeron perusteella. 3

4 Yhdistys: Posti palautuu: Viite: määräytyy automaattisesti sisäänkirjauduttaessa. Voit tarkastella vain oman yhdistyksesi tietoja. Jos näet toisten yhdistysten tietoja, ilmoita siitä välittömästi rekisterinhoitajalle liittoon. tätä kenttää voi käyttää, jos jäsenen posti palautuu esimerkiksi jäsenkirjeen lähettämisen jälkeen. Liiton lehti ei lähde, jos tässä kentässä on jokin valinta aktiivisena. kenttään voit merkitä viitteen, joka tulee näkyviin jäsenmaksulaskuun. Jäsenlaji: Alkupäivä (yhdistys): kenttään merkitään, onko jäsen esimerkiksi sairastunut, omainen, ammattihenkilö tai kunniajäsen. jäsenyyden alkupäivä yhdistyksessä Loppupäivä (yhdistys): jäsenyyden loppupäivä yhdistyksessä, kun jäsenyys päätetään Eron syy: Lehdet 2: Afaattinen henkilö: kenttään merkitään tieto, kun jäsenyys päättyy. tähän kenttään merkitään, jos afaattinen henkilö haluaa AVH-lehden CD-levynä. rasti ruutuun, jos jäsen on ilmoittanut olevansa afaattinen. Tervetulokirjeet lähetetty: liitto ja yhdistys merkitsevät rastin omaan kohtaansa, kun tervetulokirje on lähetetty. Sairastumisvuosi: Lapsen syntymävuosi: Lisätiedot: Yhdistyksen posti: aivoverenkiertohäiriön sairastaneen jäsenen sairastumisvuosi, merkitään esimerkiksi 2008, ei päivämääriä. dysfaattisen lapsen syntymävuosi. Huom. alle 15-vuotias ei voi olla yhdistyksen jäsen. tähän voi kirjata esimeriksi harvinaisen äidinkielen, yhteydenotot jne. Myös lisätiedot -kenttä näkyy jäsenen rekisteriselosteessa. tämän kohdan mukaan aktiivisille jäsenille menee jäsenposti yhdistyksistä. 4

5 Raportit Raporteista voit hakea listoja minkä tahansa jäsenistä tallennetun yhden tai useamman tiedon avulla. Raporttien kautta voit tulostaa osoitetarroja, Excel-taulukkoja ja html-näkymiä sekä lähettää sähköpostia. Raporteissa on aina oletuksena, että haetaan aktiivisia jäseniä. Jos haluat hakea passiivisia tai eronneita jäseniä, muista laittaa ne hakukriteereiksi ja poistaa aktiivinen-valinta lisätyt kriteerit -valikosta. Kun täytät raporteissa hakukenttiä, paina lisää valinta -painiketta jokaisen valinnan jälkeen. Valinnat siirtyvät sivun oikealla puolella olevaan Lisätyt kriteerit-valikkoon. Tästä valikosta valintoja voi myös poistaa. Valintalistan alla näet, kuinka monta kohdetta raportilla löytyi. Osoitetarrat: Osoitetarrat tulostuvat 8 x 3-kokoiselle tarra-arkille. Niihin tulostuu jäsenen etu- ja sukunimi, (kutsumanimi jos käytetty), Nimi2, lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Osoitetarroja varten tarvitset Adobe Reader-ohjelman. Sen voi ladata ilmaiseksi osoitteesta: Excel-taulukko: Excel-taulukkoon voit tulostaa mitä tahansa tietoja jäsenistä, esimerkiksi jäsenet paikkakunnittain. Excel-taulukko toimii useimmissa Windows-käyttöjärjestelmissä. Html-näkymä: Html-näkymään voit tulostaa tietoja samoin kuin Excel-taulukkoon. Htmlnäkymä aukeaa internetselaimessa eikä sitä voi tallentaa. Sähköposti: sähköposti lähtee valitsemillesi jäsenille, jos heillä on sähköposti. Muista rastittaa sähköposti-ikkunassa sähköposti(t)-ruutu! Sähköpostiosoitteita ei tarvitse kirjoittaa mihinkään, vaan ohjelma poimii ne lähetysvaiheessa tietokannasta antamiesi kriteerien mukaan. Raportit-työkalun kenttien erikoistapaukset: Kaikissa kentissä, joissa on kaksi saraketta, täytyy molempiin sarakkeisiin merkitä tieto. Näitä kenttiä ovat: postinumero, syntymäpäivä, alkupäivä (liitto), loppupäivä (liitto), maksaja (maksaja-kentässä käytetään maksajan jäsennumeroa), alkupäivä (yhdistys), loppupäivä (yhdistys), sairastumisvuosi, lapsen syntymävuosi, ansiomerkin myöntöpäivä ja yhteydenoton päivämäärä. Esimerkiksi: Postinumero: Molempiin sarakkeisiin täytyy merkitä postinumero, jotta haku onnistuu. Jos haluat hakea yhdeltä postinumeroalueelta, merkitse sama numero molempiin sarakkeisiin, esimerkiksi Jos haluat hakea laajemmalta alueelta, laita

6 Kriteerit-välilehdet raporteissa Hakevat kriteerit: Raporttiin tulevat kaikki kriteerit, joilla haet. Kenttä: tila: aktiivinen on oletuksena valittu (sen voi poistaa vieressä olevalla poista-painikkeella). Rajaavat kriteerit: Valitsemasi kriteerit rajautuvat pois. Jos esimerkiksi teet valinnan mies, tulostaa raportti Sinulle tiedot naisista ja yrityksistä. Hakevat kriteerit: Tällä raportti-toiminnolla voit hakea eri joukkoja, esimerkiksi jos haluat hakea kaikki aktiiviset naisjäsenet sekä postinumeroalueella asuvat jäsenet (sekä miehet että naiset). Tällöin hakukriteereiksi laitetaan nainen, postinumeroalue ja tila: aktiivinen. 6