SNJ:n rekisteriin kirjautuminen

Transkriptio

1 SNJ:n rekisteriin kirjautuminen Rekisteriin kirjaudutaan osoitteesta Asiakastunnus on snj Tunnus Salasana nämä tulee SNJ:n pääkäyttäjä Juha Tenhuselta. Muistakaa lähettää käyttäjäsopimus, jossa yhdistys kertoo, kuka voi käyttää jäsenrekisteriä. 1

2 Rekisterin etusivu 2

3 Tietojen hakeminen ja katselu 2. Käy tutkimassa omia tietojasi eri välilehdiltä. 1. Hae omat tietosi pikahaulla. 3. Klikkaa historiavälilehdellä suurennuslasipainiketta.. 3

4 SNJ:n jäsenyys Jäsen voi olla SNJ:n jäsen alueyhdistyksen jäsenyyden kautta: Jäsen voi olla myös SNJ:n suorajäsen, jonka voi laittaa vain SNJ:n jäsensihteeri 4

5 Perustietojen muokkaaminen Napsauttamalla Muokkaa-painiketta pääset muokkaustilaan. Käy kokeilemassa esimerkiksi osoitetietojen päivittämistä. Tallenna-painike löytyy sivun alalaidasta, mutta myös ctrl+s tallentaa tiedot. 5

6 Tehtävätietojen ylläpito Lisää itsellesi tehtävä omaan alueyhdistykseesi. Lisättyäsi tehtävän onnistuneesti käy lisäämässä tehtävälle päättymispäivämäärä. 6

7 Perheliitosten katselu Perheenpään eli maksajan perustiedoissa on lista kaikista perheenjäsenistä, jonka jäsenmaksun perheenpää maksaa. Huomaathan, että perheenpää maksaa myös oman jäsenmaksunsa. Perheenjäsenen jäsenyystiedoissa jäsenmaksun maksajan tiedot. 7

8 Perheliitosten ylläpito Perheliitos lisätään yhdistämällä maksettavat jäsenet maksajaan Jäsenyys-välilehden kautta. Perheliitos = koontilaskun laskurivit. Tämän vuoksi myös itse perheenpää tulee yhdistää perheenpäähän, mikäli hän on jäsen ja maksaa oman jäsenmaksunsa samassa laskussa. 8

9 Uuden jäsenen lisäys Alueyhdistykseesi on tullut uusi jäsen, jota ei löydy vielä rekisteristä. Hän haluaa liittyä myös SNJ:n jäseneksi. Käy lisäämässä jäsen rekisteriin: Lisää ensin Perustiedot. Muista merkitä tyypiksi jäsen, liittymispäiväksi kuluva päivä, muista kirjata myös laskutustapa. Tarkista, että perustietojen Status päivittyi aktiiviseksi. Lisää tämän jälkeen Jäsenyysrivi. Valitse jäsenlajiksi vuosijäsen ja yhdistykseksi oma yhdistyksesi. Voit merkitä rekisteröinti- ja liittymispäiväksi kuluvan päivän. Laita rasti kohtaan Käsittelemättä SNJ:ssä. Tarkista, että Jäsenyys-rivin Jäsenyyden tila päivittyi aktiiviseksi. 9

10 Yhdistystietojen katselu ja ylläpito Hae oman yhdistyksesi tiedot ruudulle ja päivitä tiedot ajan tasalle. 10

11 Jäsenen erottaminen Jäsenen erotessa merkitse jäsenelle jäsenelle jäsenyysriville eropäivä. Varmista, että jäsenyyden tila muuttuu passiiviseksi. Mikäli haluat passioiva henkilön koko identiteetin rekisteristä, niin merkitse henkilön perustietoihin eropäivä ja eron syy. Muutaman vuoden välein rekisteristä kannattaa poistaa kaikki kokonaan passivoidut henkilöt. 11

12 Raporttityökalun logiikka Oppiminen tapahtuu oivalluksen kautta. 12

13 Kolme erilaista raporttityyppiä Normaalit raportit ovat pelkkiä nimilistauksia Valmiit raportit ovat Excel-, CSV- tai HTML-muotoisia Kiinteät raportit ovat Avoinen luomia monimutkaisia raportteja tai työkaluja 13

14 Raportointityökalun toiminnot HTML / CSV / Excel: Valittuasi jonkun näistä, voit määritellä listaukseen mukaan tulevat tiedot. Ensija toissijaista järjestystä voit muuttaa oikealla ylhäällä olevista pudotusvalikoista. Sähköposti: Saat lähetettyä järjestelmän kautta sähköpostin raportoidulle joukolle. Voit sisällyttää viestiin ns. tageja, jotka tekevät viestistä henkilökohtaisemman Tarrat: Järjestelmä muodostaa tarrapohjan pdf-muodossa raportoidulle joukolle. Voit tallentaa tai tulostaa aineiston. Mikäli tarrat eivät asetu kohdilleen, muuta pdfasiakirjan tulostusasetuksissa 14

15 Harjoitellaan raportin tekemistä Luodaan normaali raportti (=nimilistaus), jossa on seuraavat kriteerit: Perustietojen status = aktiivinen Yhdistys = oma yhdistyksesi Jäsenyyden tila = aktiivinen Maksuperuste = vuosijäsen 15

16 Raportti SNJ:n lisäämistä uusista jäsenistä, jotka käsittelemättä alueyhdistyksessä (tai päinvastoin..) Käsittelemättä olevista jäsenistä kannattaa tehdä raportti ja nostaa se etusivulle. Raportin avulla käyttäjä voi tarkistaa uuden jäsenet ja ottaa tarkistetuilta Käsittelemättä-rastin pois. 16

17 Lehden osoitteisto -Excel Mieti aluksi tarkkaan, millä kriteereillä haluat poimia lehden osoitteiston? Voisivatko kriteerit olla esimerkiksi Status = aktiivinen, Jäsenyyden tila = aktiivinen, Jäsenlaji = mikä tahansa paitsi perhejäsen, Yhdistys = oma yhdistyksesi Tee tulosjoukosta ensin normaali raportti (eli nimilistaus). Tulosta tulosjoukon jäsenten nimi- ja osoitetiedot lopuksi Exceliin. Pohdittavaa: Jäsenyysrivillä on Alueyhdistyksen lehti ja SNJ-lehti rastit. Tulisiko rastin olla päinvastoin, esim. Ei alueyhdistyksen lehteä? 17

18 Sähköpostilliset jäsenet! merkki tarkoittaa, että ko. tietokentässä on jotain sisältöä Voit Lähettää sähköpostia järjestelmästä Viedä osoitteet Exceliin ja kopioida ne sieltä omaan sähköpostiin Huom! Ole varovainen harjoitellessasi sähköpostin lähettämistä. On parempi lähettää testisähköposti omaan tai kaverin sähköpostiin, ei koko jäsenistölle! 18

19 Sähköpostin lähettäminen Sähköpostilliset jäsenet Raportoi aktiiviset jäsenet, joilla on tiedoissaan sähköpostiosoite Lähetä viesti Järjestelmästä Ensisijainen sähköposti Vie osoitteet Exceliin ja lähetä omasta sähköpostista piilokopiona Sähköpostittomat jäsenet Raportoi aktiiviset jäsenet, joilla ei ole tiedoissaan sähköpostia Tee osoitetarrat ja lähetä kirje postise Järjestelmän kautta lähetetty sähköposti on ilmainen. Mitä enemmän on sähköpostiosoitteita, sitä enemmän rahaa säästyy

20 Sähköpostin tagi-merkinnät Järjestelmän kautta lähetettävä sähköpostiin voidaan sisällyttää vastaanottajan nimitiedot Merkinnät [firstname] [lastname] sisällyttävät sähköpostiin vastaanottajan etunimien ja sukunimen. 20

21 Päivämääräkoodit w = kuluva viikko raportointihetkellä (vko 46/2012) W = kuluva viikko, ilman vuotta (vko 46) d = kuluva päivä raportointihetkellä ( ) D = kuluva päivä, ilman vuotta (19. marraskuuta) m = kuluva kuukausi raportointihetkellä (marraskuu 2012) M = kuluva kuukausi, ilman vuotta (marraskuu) y = kuluva vuosi raportointihetkellä (2012) Perustiedoista: Jäsentiedoista: Järjestötehtävissä: 21

22 Pidäthän mielessä Kaikki tietokentät ovat haettavissa Mikäli jokin puuttuu, voit lisätä kentän lomake-editorin kautta Kun raportoit tietoja Luottamustehtävät-välilehdeltä, muista määritellä haun kohdistuvan aktiivisiin tehtäväriveihin Muutoin myös passiiviset rivit tulevat mukaan tulokseen Raporttityökalussa Yksittäinen valinta-tietokenttä ko. osiossa 22

23 Muutosloki Muutosloki löytyy sekä jäsentietojen oikealta puolelta Toiminnotvalikosta että rekisterin työkaluista (Työkalut -> Työkalut -> Muutosloki) Muutoslokiin lokittuvat seuraavat tiedot: Lähiosoite Postinumero Postitoimipaikka Puhelin Matkapuhelin Sähköposti Maksuperuste/ (=jäsenlaji) Maksaja/perheen pää Liittymispvm Eropvm Yhdistys Viimeksi laskutettu vuosi Sähköposti 2 SNJ jäsenyys 23

24 Pentuejäsenyyksien siirto vuodenvaihteessa Vuoden lopulla kaikki olemassa olevat pentuejäsenyydet siirretään vuosijäsenyyksiksi Työkalut -> Työkalut -> Pentuejäsenten siirto työkalulla. Tämän hoitaa SNJ:n jäsensihteeri. Ajon jälkeen kaikille Excelissä olleille pentuejäsenille pentuejäsenyysrivi passivoituu ja rekisteriin päivittyy uusi rivi vuosijäsenyydelle. Pentuejäsenyyrivi: eropäiväksi päivitetään kuluvan vuoden viimeinen päivä. Vuosijäsenyysrivi: Maksuperuste = vuosijäsen, yhdistys = aiempi yhdistys, jäsennumero = uusi jäsennumero, rekisteröintipäivä = aiempi rekisteröintipäivä, liittymispäivä = 1.1.XXXX, jäsenyyden tila muuttuu aktiiviseksi liittymispäivän koittaessa. Riville päivittyy Siirretty-ruksi, joka tarkoittaa sitä että jäseneltä ei peritä liittymismaksua. 24

25 Oppiminen tapahtuu oivalluksen kautta. TÄLLÄ HETKELLÄ KÄYTÖSSÄ ON VAIN YKSITTÄISTEN LASKUJEN TEKO. SYKSYLLÄ KÄYTTÖÖN OTETAAN MASSALASKUTUS. OPITAAN YKSI ASIA KERRALAAN June 17,

26 Laskutuksen aluksi käydään kirjaamassa jäsenmaksuperusteet yhdistyksen tietoihin.. Mikäli jäsenellä on jäsenyysrivillä SNJ-jäsenyysruksi, hänelle päivittyy yhdistyksen jäsenmaksun lisäksi 18 euron suuruinen. SNJ ei laskusta alueyhdistystä tai suorajäsentä juhlavuoden ja uuden rekisterin kunniaksi kesäkuusta loppuvuoteen 2013 liitetyistä jäsenistä. Liittymismaksu laskutetaan kaikilta niiltä, joiden jäsenyysrivin jäsenlajin ja yhdistystiedon pohjalta rekisteristä ei löydy hyvittämättä olevaa laskua. 26

27 ..Sitten käydään päivittämässä yhdistyksen perustiedot Päivitettävät tiedot ovat seuraavat: Laskuttajan nimi Laskuttajan lähiosoite Laskuttajan postinumero Laskuttajan postitoimipaikka IBAN BIC Yhdistyksen laskuteksti 27

28 Mene seuraavaksi koulutuksessa lisäämäsi henkilön tietoihin....ja klikkaa Laske maksut-painiketta. 28

29 Maksuyhteenveto-välilehden maksurivi on nyt tilaltaan Kirjattu Kirjattu-tila tarkoittaa sitä, että maksurivi on kirjattu jäsenelle, mutta laskua ei vielä ole lähetetty jäsenelle. Klikkaa vielä Laskutapainikkeesta tulostaaksesi laskun jäsenelle. Ennen laskuttamista eli Laskuta-napin painamista voit vielä esikatsella laskun napsauttamalla Esikatsele-painikkeesta. 29

30 Maksuyhteenveto-välilehden maksurivi on nyt tilaltaan Laskutettu Laskutettu-tila tarkoittaa sitä, että lasku on lähetetty jäsenelle joko Itellan kautta, sähköpostitse tai tulostamalla käsin. Kun jäsenyys on laskutettu, ei ko. jäsenyyttä laskuteta enää kuluvana vuotena uudelleen. Tästä on merkkinä jäsenyysrivillä oleva Viimeksi laskutettu vuosi-kenttä. 30

31 Kun jäsen maksaa jäsenmaksun Suoritus voidaan tällä hetkellä kirjata jäsenelle manuaalisesti Kirjaa suoritus painiketta painamalla. Myöhemmin on tarkoitus ottaa käyttöön massasuoritustyökalu ja alueen niin halutessa, automaattinen pankista tuotu suoritus tieto. Mikäli jäsen maksaa liikaa, voidaan jäsenelle kirjata myös tukimaksua tai ennakkoa ensi vuoden jäsenmaksusta. Kun jäsenmaksu merkitetään suoritetuksi, tila muuttuu Suoritettu-tilaan Kun maksu on suoritettu, kirjautuu Jäsenyysriville Jäsenmaksu maksetturuksi. Ruksin avulla on helppoa ottaa raportti kaikista maksaneista. 31

32 June 17,

33 Tee ensin perhesidos Mene perheenjäsenen tietoihin Jäsenyys-välilehdelle ja lisää hänelle perheenpää Maksaja/perheen pää-kenttään. Mikäli perheenpää maksaa myös oman laskunsa, sinun tulee liittää myös perheenpää perheen päähän. Näin hänkin saa oman laskurivin. 33

34 Laskurivien tekeminen Käy tämän jälkeen napsauttamassa oikeassa valikossa olevaa Laske maksut-painiketta jokaisen perheen jäsenen kohdalla. Napsauta Laske maksut-painiketta myös perheen pään kohdalla, mikäli hänen jäsenmaksunsa laskutetaan samalla laskulla. Jokaiselle perheenjäsenelle kirjautuu Kirjattu-tilassa oleva rivi Maksuyhteenvetoon. 34

35 Koontilaskun muodostaminen Käy vielä napsauttamassa Kerää koontilasku-painiketta. 35