Kun valitset Raportit, Lisää uusi, voit ryhtyä rakentamaan uutta raporttia alusta alkaen itse.

Transkriptio

1 Sivu 1 / 7 22 UUDEN RAPORTIN LUOMINEN Kun valitset Raportit, Lisää uusi, voit ryhtyä rakentamaan uutta raporttia alusta alkaen itse. Tässä ohjeessa on kuvattu uuden haun tekemisen yleisempiä ominaisuuksia. Seuraavissa ohjeissa on seikkaperäisesti ohjeistettu erityyppisten hakujen luomista. HENKILÖ TAI YHDISTYS -haku Uutta raporttihakua luodessa tietoja on mahdollista hakea joko henkilö- tai yhdistysrekisteristä. Tapahtuma ja Kysely eivät ole Suomen Ladulla käytössä. - Kun haet henkilörekisteristä, valitset tietoja, joita haluat saada koko jäsenistöstä raportille. - Hakemalla yhdistysrekisteristä voit hakea Ankkuriin kirjattuja tietoja omasta yhdistyksestä.

2 Sivu 2 / 7 HAKUKRITEERIT Valitse ensin joko HENKILÖ tai YHDISTYS, riippuen kummasta haluat hakea tietoja. Haun luominen tapahtuu niin, että hakuikkunassa valitaan tietoja, jotka sitten ilmestyvät sivun oikeaan laitaan Lisättyihin kriteereihin. Kun kaikki hakukriteerit on lisätty, voidaan haussa edetä painamalla oikealta Hae valituilla. Yllä olevassa esimerkkihaussa on haettu jäsenistöstä kaikki miehet, joiden asiakastietoihin on kirjattu postitoimipaikaksi Espoo. Tulos: 17 kpl. Etenemällä haussa saisimme ensin listan, josta näkisimme, keitä he ovat, ja voisimme sitten vielä halutessamme valita erilaisia tietoja näistä henkilöistä Excel-listalle.

3 Sivu 3 / 7 HAKUKRITEEREIDEN LISÄÄMISESTÄ Muista aina Jäsenyydet lehdeltä jäsenyyden tila! Jos et lisää kriteeriä aktiivinen, hakee hakusi rekisteristä aina myös päättyneitä jäsenyyksiä. Syntymäaikakentästä voit hakea joko päivämäärillä tai numeroilla, tässä esimerkissä 0-18-vuotiaita on haettu rekisteristä Päivämääräkentillä voi hakea myös yksipuoleisesti, esim. kaikki jälkeen liittyneet. Huom! Kun jäsenyys on alkamassa 1.1. seuraavaa vuotta, tulee myös uudet jäsenyydet sekä uudella jäsenlajilla olevat verkkohakemus -tilassa olevat jäsenhakemus muutokset hakuun mukaan. Liittymispäivä kenttä on muuttunut Tämän jäsenyyden alkamispvm Huom. kun haet vanhoja jäseniä, muista myös aina määrittää päättymisvuodeksi jokin suuri luku, sillä muuten hakua sekoittavat tyhjät kentät. Esim. jos haet kaikki yli 40 vuotiaat jäsenet: Päivämääräkentistä voit hakea myös seuraavilla koodeilla: w=tämä viikko (tänä vuonna) / d=tämä päivä / m=tämä kuukausi / y=tämä vuosi ja vastaavasti samat koodit isoina kirjaimina (W, D, M, Y) ilman vuosirajoitusta: Jäsenyydet päättyneet tässä kuussa tänä vuonna: Jäsenyydet päättyneet tässä kuussa minä tahansa vuonna: Laittamalla kenttään huutomerkin! haet kaikki jäsenet, joilla on kyseisessä kentässä jotain tietoa. Laittamalla tuplahuutomerkin!! haet kaikki jäsenet, joilla ko. kenttä on tyhjä.

4 Sivu 4 / 7 HAKUKRITEEREIDEN VÄLILEHDET Uuden raportin hakukriteereitä voi lisätä kolmella eri välilehdellä: Hakevat kriteerit Suurin osa hauista onnistuu pelkästään tällä välilehdellä. Tällä välilehdellä haet perusjoukon, esimerkiksi yllä olleessa esimerkissä yhdistyksen miehet, jotka asuvat Espoossa. Rajaavat kriteerit Rajaavia kriteereitä voi lisätä, jos haluaa rajata perusjoukosta jotain pois. Huomaa, että ennen kuin voit käyttää rajaavia kriteereitä, sinun täytyy ensin määritellä kriteeri hakevien kriteereiden puolelle. Voit esimerkiksi valita sinne Jäsenyyden tila: Aktiivinen, jolloin perusjoukoksi valikoituvat kaikki yhdistyksen aktiiviset jäsenet. Sen jälkeen voit valita rajaaviin kriteereiden puolelle niitä joukkoja, jotka haluat rajata perusjoukosta pois. Esimerkiksi jos haluaa rajata pois kaikki 0-18-vuotiaat, voi tällaisen kriteerin määritellä rajaavien kriteereiden puolella:

5 Rajaavat kriteerit toimivat parhaiten, jos lisäät vain yhden rajaavan kriteerin. Riippuu kenttätyypistä, toimiiko rajaavien kriteerien yhdistelmä kuten toivot: Sivu 5 / 7 - Jos lisäät rajaaviin kriteereihin mies ja vuotiaat, haku rajaa pois perusjoukosta sekä kaikki miehet että kaikki 0-18-vuotiaat (ei siis rajaa pois pelkästään 0-18-vuotiaita miehiä) - Jos lisäät rajaaviin kriteereihin henkilöjäsenyys ja Ei Latu&Polku-lehteä, haku rajaa pois perusjoukosta kaikki henkilöjäsenet joilla on merkittynä Ei Latu&Polku-lehteä ruksi (ei siis kaikkia henkilöjäseniä ja kaikkia, joilla on ruksi kohdassa Ei-Latu&Polku-lehteä) Kun käytät rajaavia kriteereitä, tarkastele tuloksia kriittisesti ja tee hakevien kriteereiden puolella hakuja, niin voit varmistua mitä tulokset tarkoittavat. Hakevat kriteerit (or) Hakevia kriteereitä (or) käytettäessä ei tarvitse määritellä perusjoukkoa hakevien kriteereiden puolella. Sama haku hakevilla ja hakevilla (or) kriteereillä antaa eri tuloksen: 1. Hakevat kriteerit: 2. Hakevat (or) kriteerit: Haku 1: Kaikki miespuoliset jäsenet, joiden jäsenyys on aktiivinen. Haku 2: Kaikki miehet (jäsenyyden tilasta riippumatta) ja kaikki aktiiviset jäsenyydet. (Toisin sanoen kaikki aktiivisessa tilassa olevat jäsenyydet + kaikki miehet, joilla jäsenyyden tila on muuta kuin aktiivinen.) Hakemalla hakevilla (or) kriteereillä haet siis erillisiä joukkoja samaan raporttiin.

6 Sivu 6 / 7 VALITTUJEN KRITEERIEN TARKISTAMINEN Kun olet valinnut kriteerejä hakuusi, ja päässyt eteenpäin painamalla Lisättyjen kriteereiden alta Hae valituilla, pääset koontisivulle, jossa voit tarkistaa kriteerit. Jos nimeät raportin tässä vaiheessa, tallennat sen Normaaleihin raportteihin. Älä nimeä eli tallenna raportteja turhaan, sillä ne jäävät järjestelmään. Tallenna vain raportit, joita tarvitset usein. RAPORTTIMUODON VALITSEMINEN Kun etenet valittujen kriteerien tarkistamisesta seuraavaan vaiheeseen, tulee sinun valita kohdan Toiminto alta raporttimuoto, johon haluat hakujoukon käsittelyysi: HTML = verkkosivulle omaan selaimen välilehteen tuleva lista CSV = tiedostomuoto, jonka voi avata eri ohjelmilla, esimerkiksi Excelillä Excel = Excelissä avautuva raportti Tarratuloste = pdf-tiedosto, jossa valitut tiedot tulostuvat postitustarroille tulostettavaan formaattiin (3 x 8 tarra-arkki) Painamalla Käytä pääset valitsemaan raporttiin tulostuvia tietoja/kenttiä seuraavalla sivulla, jossa on useita ruksivalintoja.

7 Sivu 7 / 7 TULOSTUVIEN KENTTIEN VALITSEMINEN Valitsemasi kentät tulostuvat esim. Exceliin omiin sarakkeisiin: Huom! Jos valitset Exceliin tietoja usealta eri välilehdeltä, esim. Jäsenyyksien alta ja Maksuyhteenvetovälilehden alta, saat Exceliisi saman henkilön useampaan kertaan eri riveille Tämä johtuu siitä, että henkilöllä on rekisterissä useampi rivi tietoa, esimerkiksi laskutustietoja usealta vuodelta. Ankkuri tarjoaa mahdollisuuden valita raporttiin tulostuvien kolmen ensimmäisen kentän järjestyksen, mutta tämä toiminto ei toimi kaikilta osin. Kun teet listauksia esim. perhejäsenyyksistä = samassa osoitteessa asuminen, valitse Järjestys lähiosoitteen mukaan, jolloin samassa osoitteessa asuvat on helpompi tarkastaa.