Kerhotoiminnan työkalu Suomisport-alusta

Transkriptio

1 Kerhotoiminnan työkalu Suomisport-alusta Mistä on kyse? Miten järjestelmä toimii? Miten voin ottaa työkalun käyttöön omassa kerhotoiminnassa? Syyskuu 2018

2 Mikä Suomisport? Tunnusten luonti ja kirjautuminen Kerhon luonti ja julkaisu Kerhon muokkaus Ilmoittautuminen Ohjaajan työkalut 7 Kerhotiedot ja hallinta

3 1 MIKÄ SUOMISPORT?

4 1 MIKÄ SUOMISPORT? o Suomisport on koko liikunta- ja urheiluyhteisön oma digitaalinen palvelu. o Palvelun kautta liikkuja pystyy ostamaan lajilisenssejä ja vakuutuksia sekä ilmoittautua eri tapahtumiin. o Suomisportissa on jo tällä hetkellä yli käyttäjää. o Tulevaisuudessa järjestelmä tulee kehittymään mm. seuratoiminnan avuksi yhä vahvemmin. Lasten Liike kerhotoiminta käyttää Suomisporttiin rakennettua omaa kerhotyökalua o Työkalun kautta toimintaa järjestävät tahot pystyvät hallinnoida kerhoja yhden työkalun avulla. Mm. seuraavat asiat pystytään hoitamaan järjestelmässä: Kerhoilmoittautumiset (myös maksut kun tehdään sopimus Maksuturvan kanssa) Lasten nimenhuudot Kerhokohtainen palautteen jättäminen Viestintä vanhemmille Viestintä ohjaajien kesken

5 2 TUNNUSTEN LUONTI JA KIRJAUTUMINEN

6 2 TUNNUSTEN LUONTI JA KIRJAUTUMINEN 1. Suomisport palvelun löydät aina osoitteesta: 2. Kun haluat ottaa Suomisportin käyttöön kerhotoiminnassa, ota ensin yhteyttä Olympiakomiteaan: Tarvitsemme tiedon, että voimme perustaa kerhoja järjestävän yhdistyksen Suomisportiin. 3. Toimintaa pyöritetään Suomisportissa nimenomaan YHDISTYSTEN kautta, eli jokainen yhdistys perustetaan järjestelmään ja yhdistyksiin liitetään halutut henkilöt käyttäjiksi, jotka luovat kerhot ja hallinnoivat niitä. 4. Jokainen toimija, joka tarvitsee käyttäjäoikeudet kerhotoiminnan työkaluun, tarvitsee ensin henkilökohtaiset tunnukset/profiilin Suomisporttiin. Tunnukset luodaan Suomisportin etusivulta kohdasta Sisään Suomisporttiin > noudata ohjeita. 5. Ota Suomisport-tunnuksen luonnin jälkeen uudelleen yhteyttä osoitteeseesi ja kerro viestissäsi seurasi, nimesi ja rekisteröinnin yhteydessä saamasi Sportti-ID (löytyy oman profiilin alta). Liitämme sinut tämän jälkeen oikeaan seuraan/yhdistykseen. 6. Huomioi, että myös kaikkien kerho-ohjaajien on tehtävä Suomisport-rekisteröityminen. Kerho-ohjaajat liitetään suoraan kerhoihin yhdistyskäyttäjän toimesta kun heillä on oma sportti-id tunnus.

7 2 TUNNUSTEN LUONTI JA KIRJAUTUMINEN Kun sinulla on Suomisport-tunnus luotuna ja sinut on liitetty käyttäjäksi yhdistykseen, kirjautuminen kerhon hallinnoijana ja ohjaajana tapahtuu seuraavasti: 1) Mene osoitteeseen ja klikkaa Sisään Suomisporttiin : 2) Mene avautuvasta kirjautumisikkunasta kohtaan Kirjaudu Suomisport-salasanalla ( ) 3) Kirjaudu sisään tunnuksellasi ja salasanalla:

8 3 KERHON LUONTI JA JULKAISU

9 3 KERHON LUONTI JA JULKAISU o Mene Suomisporttiin ja kirjaudu sisään. o Mene ylävalikosta kohtaan Tapahtumat. Jos tapahtumat eivät näy valikossa, tarkista oikeasta yläkulmasta, että olet profiilissasi seurasi alla (eli olet kirjautunut salasanalla sisään, et kertakirjautumiskoodilla), etkä yksityishenkilönä. o Luo Uusi kerho tai valitse muokattava kerho avautuvalta tapahtumalistalta. o Täytä tiedot kuten pyydetty. o Kun valmista, klikkaa Tallenna ja Julkaise tai Tallenna ja jätä kesken. o Jos tallennat ja jätät kesken, löydät kerhon luonnoksena myöhempää julkaisua varten. o Jos tallennat ja julkaiset kerhon, järjestelmä luo ilmoittautumislinkin (= kerhon oma itsenäinen URL-osoite), jonka voit laittaa suoraan jakoon markkinointiviesteihin (esim. kouluille). Huomioi, että voit muokata kerhon tietoja vielä julkaisun jälkeenkin. URL-osoite ei muutu vaikka tietoja muokataan.

10 3 UUDEN KERHON LUONTI

11 4 KERHON MUOKKAUS

12 4 KERHON MUOKKAUS o Mene osoitteeseen ja kirjaudu sisään tunnuksellasi ja salasanalla. o Mene ylävalikosta kohtaan Tapahtumat. o Valitse muokattava kerho tapahtumalistalta ja klikkaa se auki. o Klikkaa Muokkaa kerhon tietoja ja tee tarvittavat muutokset. o Klikkaa Tallenna kun kaikki kunnossa. o Huom. Tehdyistä muutoksista lähtee automaattinen viesti kaikille ilmoittautuneille.

13 KERHON MUOKKAUS

14 5 KERHOON ILMOITTAUTUMINEN

15 5 ILMOITTAUTUMINEN o Huoltajat ilmoittavat itse lapsensa kerhoihin. o Kun kerho on luotuna Suomisport-järjestelmään, kerholle muodostuu oma URLilmoittautumislinkki, jonka kautta löytää ko. kerhon ilmoittautumissivun. o URL-linkin löydät Suomisportista kunkin kerhon kohdalta. o Kaikkien Lasten Liike kerhojen ilmoittautumislinkit/-sivut viedään myös sivulle. o Vanhempi klikkaa kerholinkistä ja kohdasta Ilmoittaudu o Jos huoltajan on ensimmäistä kertaa Suomisportissa, hänen tulee luoda tunnus tunnistautumalla puhelinnumerolla ja sen jälkeen täyttää ensin omat tiedot ja sen jälkeen lapsen tiedot, kts. seuraava dia. o Jos vanhempi on jo rekisteröitynyt Suomisportiin, tunnistautumisen jälkeen hän pääsee suoraan ilmoittamaan lapsen kerhoon.

16 5 ILMOITTAUTUMINEN

17 5 ILMOITTAUTUMINEN Mitä tietoja tarvitaan ilmoittautumiseen? Suomisport vaatii kevyen rekisteröitymisen. Hetua kysytään, jotta jokainen lapsi ja vanhempi kirjautuu ainoastaan yhden kerran järjestelmään (perusedellytys). Tapahtumailmoittautuminen tapahtuu heti rekisteröinnin jälkeen. Henkilötietojen hallinta Rekisterin hallinta OK:lla. KUKAAN EI NÄE HETUA. Rekisteriselostus on päivityksessä ja löytyy myös lastenliikeiltapaiva.fi sivulta. Kerhon järjestäjät voivat jakaa oman tapahtumasivun osoitteen suoraan koululle. Kaikki Lasten Liike kerhot tulevat esille: Nettisivuille elo-syyskuussa.

18 6 OHJAAJALLE

19 6 OHJAAJALLE o Ohjaajat kirjautuvat samalla tapaa kuin kerhontietoja hallinnoivat henkilöt. -> Sisään Suomisporttiin -> Kirjaudu Suomisporttunnuksella (slide 7) o Ohjaajan tehtävät kerhotyökalussa: Nimenhuuto / Osallistumisten merkintä Palautteen anto Viestintä vanhemmille tarvittaessa o Nimenhuuto ja palautteenanto: mene kohtaan Tapahtumat ja valitse ohjaamasi kerho ja kyseisen päivän kerhokerta. o Tee ensin nimenhuuto Merkitse osallistumisia kohdasta. o Jätä sen jälkeen palaute Täytä palaute tapahtumakerrasta. o Klikkaa Tallenna.

20 7 TIEDOT JA HALLINTA

21 7 TIEDOT JA HALLINTA o Yhdistystason käyttäjät näkevät yhdellä näkymällä kerhotoiminnan työkalussa sisällä ollessaan kerhojen tilanteen (ns Dashboard): Paljonko on ohjattuja tapahtumakertoja, osallistujia, liikuttuja tunteja ja annettuja palautteita. o Jokaisen kerhon tiedot saa järjestelmästä ulos myös excelissä. o Sekä yhdistystason käyttäjät että tapahtumiin liitetyt ohjaajat pystyvät lähettämään VANHEMILLE VIESTIÄ suoraan järjestelmästä kerhokohtaisesti. Järjestelmästä pystyy lähettämään viestiä myös OHJAAJIEN kesken kerhokohtaisesti. o Ohjaajien on helppo tehdä lasten nimenhuuto kerhon alussa suoraan mobiilin selaimella (sivusto on responsiivinen) ja myös jättää palaute kerhon lopussa mobiililaitteen kautta.

22 LISÄTIEDOT Webinaari Suomisportin käytöstä. Webinaari pidettiin elokuussa 2018 Lasten Liike tukea saaville tahoille, mutta se sisältää paljon hyödyllistä tietoa kenelle tahansa toimijalle joka haluaa käyttää Suomisportia kerhotoiminnan järjestämisen työkaluna.