HOIKA PERUSVERSIO KÄYTTÖOHJEET PÄHKINÄNKUORESSA KÄYTTÖ SEURAN YHTEYSHENKILÖIDEN REKISTERINÄ. Suomen Voimisteluliitto

Transkriptio

1 HOIKA PERUSVERSIO KÄYTTÖOHJEET PÄHKINÄNKUORESSA Hoika (vanhalta nimeltään Nepton-jäsentieto) toimii yhteyshenkilörekisterinä liiton suuntaan sekä seuran omana jäsenrekisterinä. Perusversiota käyttää seuran rekisterin ylläpitäjä/t. Ylläpito-oikeudet myöntää seura itse. Ensimmäinen ylläpitäjä on luotu liiton toimesta seuran nimeämälle henkilölle, kun ohjelma on tilattu seuralle. KÄYTTÖ SEURAN YHTEYSHENKILÖIDEN REKISTERINÄ Perusversio toimii yhteyshenkilörekisterinä Voimisteluliiton tiedottamista ja laskutusta varten sekä VOIMISTELU lehden osoiterekisterinä. Kun seura ylläpitää itse yhteyshenkilöiden tiedot Hoikassa, ei muutoksia tarvitse enää ilmoittaa liittoon muuta kautta ja viestintä tulee oikealle henkilölle. Koska tiedottaminen liitosta toimii pääosin sähköisesti, erityisesti oikean sähköpostiosoitteen ylläpito on tärkeää. Voimisteluliiton laskut lähtevät laskujen vastaanottajalle.(sähköpostiin) Jos seuralla on toimisto, niin laskujen vastaanottajaksi voidaan liittää toimiston yhteystieto ja sähköpostiosoite. Koulutuksen vastuuhenkilön sähköpostiin lähetetään tieto Voimisteluliiton koulutuksiin ilmoittautuneista ohjaajista ja valmentajista, jotka ilmoittavat jäsenseurakseen ko. seuran. Mikäli koulutusvastaavan rooli on tyhjä, viesti lähtee seuran puheenjohtajalle. Jos seuralla on toimisto, niin koulutuksen yhteyshenkilörooliin voi liittää toimiston yhteystiedon ja sähköpostiosoitteen.

2 Voimistelu-lehti postitetaan seuran puheenjohtajalle, viralliselle postinsaajalle sekä ohjaajille/valmentajille, kun heidät on liitetty näihin rooleihin. (Katso ohje alla). OHJE YLLÄPITÄJÄLLE: NÄIN SYÖTÄT YHTEYSHENKILÖN TIEDOT REKISTERIIN: 1) Kirjaudu sisään seuranne Jäsentieto-versioon 2) Henkilön perustaminen Klikkaa "henkilöt" palkkia- pääset henkilöiden hallintasivulle. Klikkaa välilehteä "henkilön lisäys". ja pääset tyhjälle lomakkeelle, johon tallennat yksitellen johtokunnan jäsenten ja ohjaajien nimi, osoite yms. tiedot. Pakolliset tietokentät on merkitty tähdellä. Jos ruksi jätetään kohtaan Haluan veloituksetta VOIMISTELUverkkolehden henkilö saa liiton VOIMISTELU verkkolehden 4 x

3 vuodessa sähköpostiosoitteeseen. Ruksi Nimi ja osoitetietoni saa luovuttaa seuran yhteistyökumppaneille on seuran omaa käyttöä varten. Kysy lupaa henkilöltä itseltään. Kun olet syöttänyt henkilön tiedot, klikkaa Lisää henkilö palkkia. Jos myöhemmin esim. henkilön sähköpostiosoite vaihtuu, etsi henkilö listasta kohdasta henkilöt, klikkaa suurennuslasilla henkilön tiedot näkyviin ja syötä muuttuneet tiedot. Lopuksi muista tallentaa. 3) Ylläpitäjät Ylläpitäjät määritetään henkilöryhmään ylläpitäjät. Jokaisessa seurassa tulee olla vähintään yksi ylläpitäjäksi merkitty. Hänellä on oikeus nähdä ja muuttaa kaikkia tietoja seuran rekisterissä. Ylläpitäjän oikeuksia tulee antaa harkitusti ja vain niille jotka sitä tarvitsevat. Katso rekisteriseloste tämän ohjeen lopusta. Ylläpitäjät on hyvä päättää johtokunnassa. Jos annat henkilölle ylläpitäjän oikeudet, lähetä tietojen syöttämisen ja tallentamisen jälkeen henkilölle kirjautumistunnus ja salasana, yhteystietojen alta. Viesti lähtee ko. henkilön sähköpostiin.

4 4) Yhteyshenkiöiden liittäminen rooleihin Kun henkilöt on tallennettu, käy liittämässä "Seuran yhteyshenkilöt" kohdassa oikeat henkilöt eri rooleihin. Valitse ensin rooli alasvetovalikosta. Sen jälkeen valitse alemman laatikon henkilötietolistasta ko. rooliin oikea henkilö ja klikkaa "lisää rooliin". Pakolliset (puheenjohtaja, virallinen postinsaaja, rekisterin pääkäyttäjä ja laskutuksen yhteyshenkilö) roolit on merkitty tähdellä. Muut roolit ovat vapaaehtoisia, esim. jos seurassa on nimetty aikuisten liikunnan vastuuhenkilö, liitä hänet tähän rooliin. Henkilö voi tällöin saada toimenkuvaansa liittyvää tiedottamista liitosta. Sama henkilö voi toimia useassa roolissa. 5) Tarkista Seuran yhteyshenkilöt kohdan "rooliraportti" välilehdestä onko lista OK ja henkilöt liitetty oikeisiin rooleihin.

5 OHJE: NÄIN TEET MUUTOKSET HENKILÖTIEDOISSA TAI ROOLEISSA Seuran yhteyshenkilörooleihin liitetyt nimi- osoite, sähköpostitiedot päivittyvät automaattisesti liiton yhteyshenkilörekisteriin. Jos muutoksia henkilö- tai osoitetietoihin tulee, päivittää seuran rekisterin ylläpitäjä muuttuneet tiedot henkilön tietoihin. Samoin jos esim. puheenjohtaja vaihtuu, käy ylläpitäjä poistamassa edellisen puheenjohtajan ko. roolista ja lisää uuden puheenjohtajan rooliin. Huomaa, että roolista poistaminen ei hävitä henkilön muita tietoja rekisteristä. Jos henkilö ja hänen kaikki tietonsa halutaan poistaa rekisteristä, tehdään se henkilöt kohdasta (roskakori-ikoni).

6 SEURAN JÄSENREKISTERI HOIKA toimii halutessanne yhdistyslain vaatimana seuran jäsenrekisterinä: Seuran rekisterin käyttäjä voi ylläpitää rekisterissä jäsenten tiedot ja halutessaan myös ryhmäkohtaiset osallistujatiedot. Ohjelman avulla tiedottaminen on nopeaa ja helppoa sähköpostitse. Kaikki listaukset saat helposti excel- taulukkomuotoon. Seuran jäsenten henkilötiedot eivät siirry liittoon tai ole liiton käytössä. Liitto voi ajaa rekisteristä ainoastaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitetiedon, joiden kohdalle on merkitty ruksi "haluan veloituksetta voimistelu- verkkolehden ja tietoa valtakunnallisista jäseneduistani". Sähköpostiosoitetta ei käytetä liitossa muuhun tiedottamiseen. Seuran jäsenet perustetaan rekisteriin samoin kuten yhteyshenkilöt ja "ilmoitetaan" seuran liikuntaryhmiin, kun ensin kausi ja sen jälkeen kauden liikuntaryhmät on perustettu. Kaudet ovat seuran toimintakausia; syys, kevät, koko lukuvuosi tai kesäkaudet. Kausi perustetaan ensimmäisenä, ennen ryhmien perustamista. Ryhmät (liikuntaryhmät) perustetaan seuran lukujärjestyksen mukaisesti ja liitetään kauteen. Mikäli seurallanne ei ole tarvetta seurata tai tiedottaa liikkujia ryhmittäin, voi liikuntaryhmäksi perustaa esim. vain kaksi ryhmää: aikuiset ja lapset. Henkilöryhmät ovat vapaasti käytössä olevia ryhmittelyjä, jonka avulla voit poimia haluamasi rekisterissä olevat jäsenet esim. tapahtumaan osallistujat, voimistelupassilaiset tai johtokunnan tai ohjaajat omaksi ryhmäkseen seuran tiedottamista tai listauksia varten (Voimistelupassit, Jumppaturvavakuutukset). Tiedottaminen onnistuu helposti. Voit lähettää sähköpostia helposti ohjelman kautta koko jäsenistölle, tietyn liikuntaryhmän osallistujille tai tietylle henkilöryhmälle. Henkilölistaukset voit helposti viedä Excel- taulukkolaskentaohjelmaan, ohjelmassa valmiina olevan linkin kautta näytä lisätoiminnot alta.

7 Jäsenmäärän esimerkiksi liiton vuositilastoa varten saat kohdasta "kaudet, osallistujajakauma" valitsemalla esim. syksy 2016 tarkemmat tiedot (Suurennuslasi - ikoni). Listalla näkyvät kaikki syksyn 2016 liikuntaryhmiin liitetyt seuran jäsenet. Kauden osallistujat voit siirtää exceliin ja excelissä voit yhdistää kahden kauden (esim kevät 2016 ja syksy 2016) osallistujat ja poistaa tuplahenkilöt. Osallistujatiedot löytyvät myös ryhmien takaa. LISÄTIETOJA Liiton seurasivulta löytyy lisätietoja Hoika ohjelmasta. Sivulla on tulostettavissa lomake ilmoittautumistilanteisiin - yhteystietojen ja lupatietojen keruuta varten. Lisäksi siellä on malli pakollisesta rekisteriselosteesta. Hoikasta on tarjolla myös LAAJA VERSIO, joka on maksullinen. Hinta on 180/252/296 euroa vuodessa, seuran koosta riippuen. Laajan version avulla seuran jäsenet ilmoittautuvat itse netin kautta liikuntaryhmiin, sekä saavat laskun sähköpostiinsa. Lasku lähtee automaattisesti, kun hinnat on määritelty kauden/ryhmien taakse. Reskontrassa näkyvät kaikki ohjelmasta lähteneet laskut, ja maksuja seurataan siellä. Pankin viitesiirrot voi ajaa sähköisenä ohjelmaan, jolloin viitteellä maksetut laskut kohdistuvat automaattisesti oikealle laskulle. Tämä helpottaa rekisterinhoitajan / rahastonhoitajan työtä. Laajassa versiossa kausien yhdistämiset esim. vuositilastoa varten voi tehdä ohjelmassa olevalla valmiilla toiminnolla. Laajaan versioon voi tutustua koulutusvideoilla, joihin linkit ovat seurasivuilla: Laajan version demo Tunnukset: demo demo, salasana: demo Ohjeita ja päivityssaatteista käyttöön (lähinnä laajasta versiosta) löytyy myös toimittajan sivuillta Lisätiedot ja yhteyshenkilö Voimisteluliitossa: Sanna Heikkilä