LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Sivistyskeskuksen kokoushuone, Karlskronabuelvardi 8, Loviisa

Transkriptio

1 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta AIKA klo 18:00-18:40 PAIKKA Sivistyskeskuksen kokoushuone, Karlskronabuelvardi 8, Loviisa LÄSNÄ Lappalainen Kalevi puheenjohtaja Väkevä Antti varapuheenjohtaja Lindholm Glenn Karlssonin vara Kähärä Erika Kallio-Taponen Kielo Karlsson Håkan Skog Kim Siipola Paavo Hämäläinen Unto Eriksson Leif vapaa-aikatoimen päällikkö Laukkunen Pinja nuorisovalt.ed. POISSA Karlsson Ann-Mari Törnroos Ingrid Järvinen Paula Grönholm Thomas sivistysjohtaja Björklöf Johan kh:n edustaja Heijnsbroek-Wirén Mia kh:n pj. Korhonen Ellinoora nuorisovalt.ed. ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Kalevi Lappalainen KÄSITELLYT ASIAT 9-17 Leif Eriksson PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Loviisassa Paavo Siipola Erika Kähärä PÖYTÄKIRJA YLEI- Sivistyskeskus, Karlskronabul. 8, , kl. 9-12, SESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Leif Eriksson, vapaa-aikatoimen päällikkö Loviisa Leif Eriksson, vapaa-aikatoimen päällikkö

2 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 9 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 10 Pöytäkirjantarkastajat 4 11 Liikuntaseurojen toiminta-avustukset Nuorisoseurojen toiminta-avustukset Liikuntaseurojen kohdeavustukset Nuorisoseurojen kohdeavustukset Tennishallihankkeen avustus 9 16 Selonteko sivistyskeskuksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä Tiedoksi 14

3 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus VAPL 9 Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Pöytäkirjantarkastajat VAPL 10 Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Paavo Siipola ja Erika Kähärä.

5 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Liikuntaseurojen toiminta-avustukset / /2015 VAPL 11 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh Vapaa-aikalautakunnan toiminta-avustukset liikuntaseuroille julistettiin haettavaksi mennessä. Hakuaikaa koskevat tiedot ovat olleet kaupungin kotisivuilla sekä ilmoituksissa paikallislehdissä. Määräaikaan mennessä 24 yhdistystä anoi toiminta-avustusta. Yhdistykset anoivat yhteensä toiminta-avustusta. Valmistelu noudattaa vapaa-aikalautakunnan hyväksymiä ohjeita. Liite 1 Vapaa-aikalautakunta myöntää liikuntaseuroille toiminta-avustuksia liitteen mukaisesti. Vapaa-aikalautakunta myöntää liikuntaseuroille yhteensä euroa toiminta-avustusta. Unto Hämäläinen ja Glenn Lindholm ilmoittivat olevansa jäävejä ja poistuivat käsittelyn ajaksi. Vapaa-aikalautakunta myönsi liikuntaseuroille euroa toiminta-avustusta. Avustukset maksetaan tililtä ja kustannuspaikalta Loviisan Tor 6.800, FC Loviisa 5.000, Loviisan jääkiekkoklubi 5.000, Loviisan Riento 1.800, Ruotsinpyhtään Kisailijat 1.000, Liljendal IK 3.400, IF Stjärnan/US Tähti 2.400, GIF Start 800, IF Pernå Kamraterna 1.100, IF Bygdegårdens Hopp 900, Valkon Vire 2.000, Lovisa Tennisklubb 900, Koripallohokki 1.100, Östra Nylands Segelförening 100, Lovisa Gymnastikförening 1.400, Loviisan taekwondo Hwang 1.700, HL Ryttarteam 500, Loviisan taitoluistelijat ja jääteatteri 500, Loviisan Moottorikerho 800, Loviisan Uimaseura 500, Laivasillan soutajat 100, Loviisan maahanmuuttajat 100, Loviisan ilmailijat 200, Loviisanseudun Invalidit 400, Loviisan Reumayhdistys 500.

6 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Nuorisoseurojen toiminta-avustukset / /2015 VAPL 12 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh Vapaa-aikalautakunnan toiminta-avustukset nuorisoseuroille julistettiin haettavaksi mennessä. Hakuaikaa koskevat tiedot ovat olleet kaupungin kotisivuilla sekä ilmoituksissa paikallislehdissä. Määräaikaan mennessä 15 yhdistystä anoi toiminta-avustusta. Yksi hakemuksista jätettiin määräajan jälkeen eikä sitä huomioida. Nuorisoseurat anoivat yhteensä toiminta-avustusta. Valmistelu noudattaa vapaa-aikalautakunnan hyväksymiä ohjeita. Liite 2. Vapaa-aikalautakunta myöntää toiminta-avustuksia nuorisoseuroille liitteen mukaisesti. Vapaa-aikalautakunta myöntää nuorisoseuroille yhteensä euroa toiminta-avustusta. Pinja Laukkanen ilmoitti olevansa jäävi ja poistui käsittelyn ajaksi. Vapaa-aikalautakunta myönsi nuorisoseuroille euroa toiminta avustusta. Yhteensä maksetaan euroa tililtä ja kustannuspaikalta Hembygdens Vänner i Pernå 800, UF Bildande Nöjen 1.000, Tessjö-Marby-Kulla uf 1.700, Isnäs uf 700, Liljendal uf 1.000, UF Framåt 1.200, Sarfsalö uf 300, Hommansby uf 2.100, Hembygdens Vänner i Nordvästra Pernå 800, Byagillet 200, Östnylands 4H 3.800, Lovisa Scoutflickor 1.000, Ankkuripartio 1.500, Lovisa svenska Boyscouter 1.000, Grevnäs-Michelspiltom uf 100. Nuorisoseura Wiirin hakemus oli jätetty hakemusajan mentyä umpeen eikä otettu käsittelyyn.

7 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Liikuntaseurojen kohdeavustukset / /2015 VAPL 13 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh Liikuntaseurojen koulutuskohdeavustukset julistettiin haettavaksi mennessä. Yhteensä seitsemän seuraa on hakenut kohdeavustusta. Liitteenä yhteenveto anomuksista sekä ehdotus avustusten jaosta. Liite 3 Vapaa-aikalautakunta myöntää liikuntaseuroille kohdeavustuksia yhteensä euroa liitteenä olevan ehdotuksen mukaisesti. Unto Hämäläinen ja Glenn Lindholm ilmoittivat olevansa jäävejä ja poistuivat käsittelyn ajaksi. Vapaa-aikalautakunta myönsi liikuntaseuroille yhteensä euroa kohdeavustuksia. Avustus maksetaan tililtä ja kustannuspaikalta Koulutusavustus: Loviisan jääkiekkoklubi 372, Loviisan Tor 90, Lovisa Gymnastikförening 146, Ruotsinpyhtään Kisailijat 468, Koripallohokki 194 ja Loviisan Taekwondo Hwang 380. Toimitilaavustus: Ruotsinpyhtään Kisailijat 105.

8 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Nuorisoseurojen kohdeavustukset / /2015 VAPL 14 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh Nuorisoseurojen kohdeavustukset julistettiin haettavaksi mennessä. Nuorisoseurat voivat hakea avustuksia koulutustoimintaan sekä omistamansa seuratalon käyttökustannuksiin. Yhteensä 12 nuorisoseuraa on hakenut kohdeavustuksia. Liitteenä yhteenveto anomuksista sekä ehdotus avustusten jaosta. Kaksi hakemusta jätettiin määräajan jälkeen eikä niitä huomioida. Liite 4 Vapaa-aikalautakunta myöntää nuorisoseuroille euroa kohdeavustusta liitteenä olevan ehdotuksen mukaisesti. Vapaa-aikalautakunta myönsi nuorisoseuroille yhteensä euroa kohdeavustuksia. Avustus maksetaan tililtä ja kustannuspaikalta : Toimitila-avustus: Hembygdens Vänner i Pernå 787, Liljendal ungdomsförening 2.495, Isnäs Ungdomsförening 915, Hommansby fsd:s uf 935, UF Framåt 400, Tessjö-Marby-Kulla uf 671, HV i Nordvästra Pernå 727, Sarfsalö uf 376, Koulutusavustus: Östnylands 4H 263. Nuorisoseura Wiirin ja UF Bildande Nöjetin hakemukset olivat saapuneet määräajan jälkeen ja niitä ei otettu käsittelyyn.

9 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Kaupunginhallitus Vapaa-aikalautakunta Vapaa-aikalautakunta Tennishallihankkeen avustus 510/ /2014 VAPL 30 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh Loviisan Tenniskerho ry suunnittelee rakentavansa kahden kentän tennishallin Loviisaan vuonna Jotta hanke toteutuisi Tenniskerho tarvitsee apua rahoituksen kanssa. Lainarahan lisäksi tenniskerho hakee tukea Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta, Loviisan kaupungilta, yrityksiltä ja yksityishenkilöiltä. Hankkeen talousarvio on noin 1,1 miljoonaa euroa. Suhde eri rahoittajien kesken olisi seuraava: ELY-keskus 25 %, Loviisan kaupunki 25 %, yritykset ja yksityishenkilöt 10 % ja lainarahaa 40 %. Hallia tulee hoitamaan halliosakeyhtiö, joka vastaa käyttökuluista, joten Loviisan kaupunki olisi mukana tukemassa hanketta vain rakennusvaiheessa. Tenniskerho toivoo, että Loviisan kaupunki varaa vuoden 2015 budjetissa tennishallille. Vapaa-aikalautakunta suhtautuu myönteisesti Tenniskerhon hankkeeseen ja ehdottaa kaupunginhallitukselle että Tennishalli hankkeelle myönnettäisiin euron avustus vuoden 2017 talousarviossa. Käsittely: Antti Väkevä ehdotti että avustus myönnetään vuonna Håkan Karlsson kannatti ehdotusta. Vapaa-aikalautakunta päätti yksimielisesti ehdottaa kaupunginhallitukselle että tennishallihankkeelle myönnetään euron avustus taloussuunnitelmassa euron avustus tulee näkyä taloussuunnitelmassa ja talousarviossa 2016 lisäyksenä vapaa-aikalautakunnan käyttötalousarvioon. KH 284 Esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva

10 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Kaupunginhallitus palauttaa asian vapaa-aikalautakunnalle uudelleen valmisteluun. Lautakuntaa pyydetään erityisesti valmistelemaan linjausta taikka ohjeistusta siitä, millä edellytyksillä ja perusteilla kaupunki voisi olla mukana erityyppisten liikuntaan liittyvien hallihankkeiden toteuttamisessa. Jäsen Janne Lepola ehdotti, että kaupunginhallitus päättää asiassa vapaa-aikalautakunnan ehdotuksen mukaisesti. Jäsen Nina Pere kannatti Janne Lepolan ehdotusta. Kaupunginjohtaja muutti pohjaehdotustaan lisäämällä alkuperäisen ehdotuksen loppuun: Tenniskerhon hankkeeseen palataan viimeistään toukokuussa 2015, jolloin vapaa-aikatoimen linjaukset tukemistoimintaan on laadittu. Äänestys: Kaupunginjohtajan muutettu pohjaehdotus JAA 9 ääntä (Grönberg, Heijnsbroek-Wirén, Turku, Alm, Lindfors, Ekström, Peltoluhta, Lindell, Liljestrand). Jäsen Janne Lepolan ja Nina Peren kannattama ehdotus EI 2 ääntä (Lepola, Pere). Päätös kaupunginjohtajan muutetun ehdotuksen mukaisesti. VAPL 35 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh Kaupunginhallitus on palauttanut tennishallihankkeen avustusasian vapaa-aikalautakunnalle. Lautakuntaa pyydetään erityisesti valmistelemaan linjausta taikka ohjeistusta siitä, millä edellytyksillä ja perusteilla kaupunki voisi olla mukana erityyppisten liikuntaan liittyvien hallihankkeiden toteuttamisessa. Vapaa-aikatoimen linjaukset tulee olla valmiina viimeistään toukokuussa Käsittely: Vapaa-aikalautakunta asettaa työryhmän joka kehittää kaupungin linjauksia liikuntapaikkahankkeissa. Työryhmään kutsutaan vapaa-aikalautakunnan puheenjohtaja, johtavia virkamiehiä teknisestä toimesta ja taloustoimesta. Vapaa-aikatoimen päällikkö toimii työryhmän sihteerinä. Erika Kähärä ehdotti työryhmään enemmän iä vapaa-aikalautakunnasta. Keskustelun jälkeen päätettiin

11 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ yksimielisesti ehdottaa Håkan Karlssonia työryhmän iksi.. Vapaa-aikalautakunta asettaa työryhmän joka kehittää kaupungin linjauksia liikuntapaikkahankkeissa. Työryhmään kutsutaan vapaa-aikalautakunnan puheenjohtaja Kalevi Lappalainen ja Håkan Karlsson. Vapaa-aikalautakunta pyytää taloustoimea ja teknistä toimea nimeämään omat edustajansa työryhmään. Vapaa-aikatoimen päällikkö toimii työryhmän sihteerinä. VAPL 15 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh Työryhmä, johon kuuluivat Kalevi Lappalainen, Håkan Karlsson, Ulf Blomberg, Siv Gustafsson ja Leif Eriksson on kokoontunut kolme kertaa. Työryhmä on laatinut ohjeet Loviisan kaupungissa sijaitsevien yksityisen urheilulaitosten rakennushankkeiden tukemisesta. Ehdotuksessa on huomioitu ne kohdat, joihin kaupungin tulisi kiinnittää huomiota ottaessaan kantaa yksityisille urheilulaitoksille tuleviin avustuksiin. Liite 5. Vapaa-aikalautakunta merkitsee työryhmän ohjeet yksityisten urheilulaitosten rakennushankkeille tiedoksi. Asia lähetetään kaupunginhallitukselle. Hyväksyttiin.

12 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Selonteko sivistyskeskuksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä 282/02.02/2015 VAPL 16 Valmistelu: talousjohtaja Kirsi Kettunen puh , sivistysjohtaja Thomas Grönholm puh , koulutuspäällikkö Timo Tenhunen puh , vt. varhaiskasvatuspäällikkö Pia Nyström puh , vapaa-aikapäällikkö Leif Eriksson puh , kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö Jenny Olsson-Korsu puh ja taloussuunnittelija Siv Mårtens puh Loviisan kaupunginvaltuusto päätti vuoden 2014 talousarviossa toiminnallisesta tavoitteesta, jonka mukaan taloudelliset ja toiminnalliset riskit määritellään. Kaupunginhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kaupungissa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kaupunginhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että kaupungin toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa, lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan sekä omaisuus ja voimavarat turvataan. Sisäisen valvonnan tulee toteutua kaupungin johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kaupungin varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Kaupunginhallitukselle tehtävän selonteon valmisteluun osallistuivat kaikki keskukset ja vesiliikelaitos. Laajennetussa johtoryhmässä pidettiin työpaja , missä kartoitettiin ja arvioitiin Loviisan kaupungin merkittävimmät taloudelliset ja toiminnalliset riskit ja arvioitiin sisäisen valvonnan menettelyiden riittävyyttä kaupunginhallituksen hyväksymän viitekehyksen mukaisesti.

13 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Sivistyskeskuksen merkittävimmät riskit sekä arvio sisäisen valvonnan menettelyistä saatetaan vapaa-aikalautakunnalle tiedoksi. Liitteet: Sisäisen valvonnan arviointikehikko sivistyskeskuksen riskeillä ja sisäisen valvonnan menettelyillä, 6 a. Kaupunginhallituksen toimintakertomusraportointi, 6 b. Esittelijä: Vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh Vapaa-aikalautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Vapaa-aikalautakunta merkitsi saadun selvityksen tiedoksi.

14 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Vapaa-aikalautakunta Tiedoksi VAPL 17 Kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö on anonut opintovapaata ajalle Vapaa-aikatoimenpäällikkö nimitetään vs. kulttuuri- ja vapaa-aikapäälliköksi. Kirjastojen toiminnasta vastaa ko. ajaksi palkattava määräaikainen kirjastonjohtaja. Vapaa-aikalautakunnan seuraava kokous pidetään torstaina Sivistyskeskuksen kolmella lautakunnalla on yhteinen iltakoulu keskiviikkona Päivi Hämäläinen vastaa varauskalenterista toukokuusta 2015 lähtien. Merkitään tiedoksi Merkittiin tiedoksi.