LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/

Transkriptio

1 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta AIKA klo 18:20-21:30 PAIKKA Raatihuone LÄSNÄ Lohenoja Pertti puheenjohtaja Melamies Päivi varapuheenjohtaja Schauman Berndt-Gustaf jäsen Äijö Raili jäsen Lehto-Tähtinen Auli jäsen Stenberg Immo jäsen Ståhls Mari jäsen MUUT Heijnsbroek-Wirén Mia kh:n puheenjohtaja klo , Grönholm Thomas sivistysjohtaja klo Eriksson Leif vapaa-aikatoimen päällikkö klo Rehn Krister JHTT, BDO Audiator Oy, 12-15, sihteeri Lönnfors Kristina hallintojohtaja, sihteeri 16 ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Pertti Lohenoja Krister Rehn Kristina Lönnfors 16 KÄSITELLYT ASIAT PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS PÖYTÄKIRJA YLEI- SESTI NÄHTÄVILLÄ Sähköisesti Loviisassa Berndt-Gustaf Schauman Raili Äijö Loviisan kaupunginkansliassa raatihuoneella Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Loviisa

2 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 12 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouksen sihteerin valinta Esteellisyydet Pöytäkirjan tarkastaminen Hankintapäätös koskien Loviisan kaupungin talouden ja hallinnon tarkastuspalveluja tilikausille Kaupunginhallituksen puheenjohtajan tiedottaminen Sivistystoimen tiedottaminen Mahdolliset muut asiat Pöytäkirjan julkipano 28

3 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARL 12 Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään mahdollisuuksien mukaan vähintään 5 päivää ennen kokousta ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (esityslista). Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tarkastuslautakunta voi kutsua asiantuntijoita kuultavaksi. Todetaan läsnäolevat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Päätettiin lisätä asia "Hankintapäätös koskien Loviisan kaupungin talouden ja hallinnon tarkastuspalveluja tilikausille ".

4 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Kokouksen sihteerin valinta TARL 13 Tämän kokouksen sihteeriksi valitaan JHTT-tilintarkastaja Krister Rehn. Hyväksyttiin ja todettiin, että ylimääräisessä asiassa "Hankintapäätös koskien Loviisan kaupungin talouden ja hallinnon tarkastuspalveluja tilikausille " sihteerinä toimii hallintojohtaja Kristina Lönnfors.

5 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Esteellisyydet TARL 14 Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Mahdolliset esteellisyydet merkitään pöytäkirjaan. JHTT-tilintarkastaja Krister Rehn ja kaupunginhallituksen puheenjohtaja Mia Heijnsbroek-Wirén ilmoittivat olevansa esteellisiä koskien asiaa, Hankintapäätös koskien Loviisan kaupungin talouden ja hallinnon tarkastuspalveluja tilikausille

6 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastaminen TARL 15 Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa tai valita pöytäkirjantarkastajat. Kiireellisessä tapauksessa pöytäkirja voidaan tarkastaa samassa kokouksessa. Valitaan pöytäkirjan tarkastajat. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Berndt-Gustaf Schauman ja Raili Äijö.

7 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Hankintapäätös koskien Loviisan kaupungin talouden ja hallinnon tarkastuspalveluja tilikausille / /2016 TARL 16 Valmistelijat: Talousasiantuntija Antti Kärkkäinen, puh , hallintojohtaja Kristina Lönnfors, puh ja hankinta-asiantuntija Johanna Heikel, puh Hankinnan kohteena ovat Loviisan kaupungin talouden ja hallinnon tarkastuspalvelut tilikausille ja tilintarkastus konsernin tytäryhtiöille tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti. Hankinta ylittää kansallisen kynnysarvon. Hankintamenettelynä oli avoin hankintamenettely. Tarjouspyyntö julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastattiin kilpailutuksen aikana tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoukset tuli toimittaa sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalista klo mennessä. Tarjoukset avattiin klo tarjousten avauskokouksessa neljän henkilön ollessa läsnä. Tilaisuudesta laadittiin erillinen pöytäkirja. Määräaikaan mennessä oli saapunut kolme (3) tarjousta: PwC Julkistarkastus Oy BDO Audiator Oy KPMG Oy Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjoajan kelpoisuus sekä tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus tarkistettiin pidetyssä kokouksessa, jossa olivat läsnä tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Pertti Lohenoja, tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Päivi Melamies, hallintojohtaja Kristina Lönnfors ja hankinta-asiantuntija Johanna Heikel. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Valintaperusteena oli halvin hinta, jossa halvin hinta saa 100 pistettä. Kilpailun pisteet jakautuivat seuraavasti: KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy ,00 euroa 100 pistettä

8 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ PwC Julkistarkastus Oy ,00 euroa 98,913 pistettä BDO Audiator Oy ,00 euroa 97,338 pistettä. Edullisimman tarjouksen teki KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että kaupunginvaltuusto päättää hyväksyä KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy tuottamaan Loviisan kaupungille tarjouspyynnön mukaiset talouden ja hallinnon tarkastuspalvelut tilikausille Tarjouksen mukainen vuosittainen kustannus tarjouspyynnössä arvioiduin työmäärin on ,00 euroa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimukseen sovelletaan JYSE 2009 Palvelut sopimusehtoja. Tämä pykälä tarkastetaan välittömästi. Tilintarkastaja Krister Rehn ilmoitti esteellisyydestä ja poistui kokoustilasta asian käsittelyn ajaksi (BDO Audiator Oy:n palveluksessa). Sihteerinä toimi hallintojohtaja Kristina Lönnfors. Päätös ehdotuksen mukaisesti. Pykälä tarkastettiin välittömästi. Liitteet Jakelu oikaisuvaatimusohje PwC Julkistarkastus Oy BDO Audiator Oy KPMG Oy Julkishallinnon Palvelut Oy

9 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Kaupunginhallituksen puheenjohtajan tiedottaminen TARL 17 Kokoukseen on kutsuttu kaupunginhallituksen puheenjohtaja Mia Heijnsbroek-Wirén - mm käydyn keskustelun pohjalta - tiedottamaan lähinnä seuraavista asioista: Todettiin: Kaupunginhallituksen näkemys kaupungin alustavista tilinpäätöstiedoista sekä tarvittavista talouden tasapainottamistoimista, voimassa olevan talousarvion/taloussuunnitelman pohjalta. Organisaatiouudistuksen nykytila. Kaupunginjohtajalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen vuonna 2016, pääpiirteisesti. Kaupunginjohtajasopimuksen päivittämistarpeet uuden kuntalain mukaisesti. Muut ajankohtaisasiat. Ennuste vuodelle 2016 on tällä hetkellä ylijäämäinen 3,4 miljoonaa euroa johtuen muun muassa myönteisestä verotulokertymästä (n. 1 miljoonaa euroa) sekä HUS:in palautuseristä. Palvelujen ostot ovat toteutuneet arvioitua pienempinä. Organisaatiouudistuksen nykytilasta tehtiin selkoa. Tehtiin pääpiirteisesti selkoa johtajasopimukseen liittyvästä tavoiteasetannan nykytilasta, asetettujen tavoitteiden toteutumisen seurannasta sekä johtajasopimuksen päivittämistarpeista uuden kuntalain mukaisesti Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.

10 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Sivistystoimen tiedottaminen TARL 18 Kokoukseen on kutsuttu sivistysjohtaja Thomas Grönholm sekä kulttuuri- ja vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson tiedottamaan seuraavien vastuualueiden toiminnasta: vapaa sivistystyö vapaa-aikatoimi kirjasto- ja kulttuuritoimi. Tarkastuslautakunta toivoo saavansa vastuualuekohtaista informaatiota mm. seuraavista seikoista: Todettiin: Valtuuston asettamien sitovien taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen vuonna 2016 (tilinpäätösennuste) verrattuna siihen sitovuustasoon, jonka kaupunginvaltuusto on määrittänyt talousarviossa. Talousarvio 2017 pääpiirteisesti. Tietoa kyseisiin toimintoihin kohdistuvista valtionosuuksista. Tilakysymyksiä (mm. Almintalo ja siihen liittyvät taloudelliset seikat pääpiirteisesti). Tulevaisuuden näkymät ja haasteet. Muut ajankohtaisasiat. Valtuuston asettamat, sivistyskeskuksen sitovat taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet vuonna 2016 toteutuivat. Varsinkin taloudelliset tavoitteet toteutuivat kokonaisvaltaisesti katsottuna hyvin. Talousarvio 2017 on rakennettu samoilla perusperiaatteilla kuin talousarvio 2016 ja näin ollen ei ole tiedossa ylitysuhkia vuodelle Tiedotettiin valtionosuuksista ja niiden perusteista. Tiedotettiin Almintalon toiminnasta ja taloudesta. Todettiin, että toiminta tällä hetkellä ei läheskään rahoita itseään. Tiedotettiin liikuntahallin sisätilaongelmista. Tiedotettiin kirjaston sisätilaongelmista. Keskusteltiin nykyisen kouluverkon ja sen lukuisiin rakennuksiin sekä uudisrakentamiseen liittyvistä taloudellisista haasteista. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi yllä olevien muistiinpanojen sekä jaetun oheisaineiston mukaisesti.

11 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Asiaan palataan mikäli jaettu aineisto herättää kysymyksiä.

12 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Mahdolliset muut asiat TARL 19 Tarkastuslautakunta käsittelee mahdollisia muita asioita. Muita asioita ei käsitelty.

13 LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan julkipano TARL 20 Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämällä tavalla, siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aikaisemmin on ilmoitettu. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä tarkastusta seuraavan viikon perjantaina. Hyväksyttiin. Toimeenpano: Kaupunginkanslia huolehtii asiakirjojen nähtävillä pitämisestä päätöksen mukaisesti.