Kunnanvaltuusto Mäntsälän kunnan taloushallintopalveluiden osto ja osakepääomamerkintä 10/02/2014. Kunnanhallitus

Transkriptio

1 Kunnanvaltuusto Mäntsälän kunnan taloushallintopalveluiden osto ja osakepääomamerkintä 10/02/2014 Kunnanhallitus Mäntsälän kunta on ostanut taloushallinnon laskenta- ja kirjanpitopalvelut (maksuliikenne, tilinpäätös- ja kirjanpito, ostolaskujen käsittely sekä ostoja myyntireskontra, perintä) Tuusulan Seudulliselta palvelukeskukselta alkaen. Palvelukeskuksen isäntäkuntana toimii Tuusulan kunta ja asiakaskuntia ovat Nurmijärvi, Järvenpää ja Mäntsälä. Ostosopimus on voimassa toistaiseksi. Palvelujen osto on maksanut Mäntsälän kunnalle (sis. Mäntsälän Vesi sekä alkaen Mustijoen perusturva) 2008; euroa, 2009; euroa, 2010; euroa, 2011; euroa, 2012; euroa (TA 2012 arvio). Mäntsälän kunta päätti kesällä 2012 teettää Kuuma komission esityksestä Kunnan Taitoa Oy:llä asiakkaaksi tulon esiselvityksen, jonka loppuraportti valmistui Kunnan Taitoa Oy on kuntien omistama talous- ja henkilöhallinnonpalvelutuottaja, joka toimii In House -periaatteella alueellisesti ja verkostomaisesti koko maassa. Yritys tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja kuntatoimijoille koko maassa ja kehittää palveluita yhdessä kunta-asiakkaiden kanssa. Esiselvityksen loppuraporttiin on koottu aineisto Keski-Uudellemaalle mahdollisesti perustettavan taloushallintopalvelukeskuksen asiakkaaksi tulosta (=siirtoselvitys) sisältäen kuvaukset taloushallinnon eri prosesseista, henkilöstöstä, tietojärjestelmistä, kustannuksista ja siirtymäajoista. Uuden toimipisteen syntyminen edellyttää, että kunnat tekevät periaatteelliset hallitus- ja valtuustopäätökset hankkeen suunnitteluvaiheeseen siirtymisestä, joka tähtää taloushallinnon palvelutuotannon siirrosta Taitoaan liikkeenluovutuksella. Jos Tuusula, Nurmijärvi, Järvenpää ja Mäntsälä etenevät samanaikaisesti päättämällä taloushallintopalveluiden siirrosta Kunnan Taitoa Oy:lle helmikuuhun 2013 mennessä, muodostetaan Taitoan toimipiste Tuusulaan suunnitteluvaiheen jälkeen. Jos yksi kunta päättää edetä, asia ratkaistaan erikseen Taitoan johtoryhmässä. Toimipisteen perustaminen edellyttää tiettyä volyymitasoa. Mäntsälän kunnan vaihtoehtoiset toimintatavat ovat jatkossa: 1. jatkaa Tuusulan Seudullisen palvelukeskuksen asiakkaana toistaiseksi (ehdollinen/tuusulan kunta) 2. siirtyä Kunnan Taitoa Oy:n asiakkaaksi hyväksymällä siirtoselvityksen ja tekemällä myönteisen päätöksen tuotannon siirron suunnittelun käynnistämisestä (ehdollinen) 3. kilpailuttaa taloushallinto- ja kirjanpitopalvelut ja siirtyä jonkin muun palveluntuottajan asiakkaaksi 4. siirtää tuotanto takaisin kunnan omaksi työksi.

2 Kokoukseen on kutsuttu Kunnan Taitoa Oy:n kehityspäällikkö Atte Niittylä esittelemään hanketta. (lisätietoja; kunnankamreeri Anja Tupamäki, puh ) Kj:n päätösesitys Kunnanhallitus kuulee Kunnan Taitoa Oy:n kehityspäällikkö Atte Niittylän esityksen palvelukeskushankkeesta ja merkitsee tiedoksi Kunnan Taitoa Oy:n esiselvityksen loppuselvityksen sekä päättää asiasta myöhemmin erikseen. Kunnanhallitus Mäntsälän kunta on selvittänyt yhdessä Tuusulan, Järvenpään ja Nurmijärven kuntien kanssa talous- ja henkilöstöhallintopalveluiden ostoa vuonna 2012 Kunnan Taitoa Oy:ltä ja tammikuusta 2013 alkaen KuntaPro Oy:ltä. Kunnan Taitoa Oy ja KuntaPro Oy ovat molemmat kuntien omistamia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja tarjoavia yhtiöitä. Kunnan Taitoa Oy on perustettu vuonna KuntaPro on perustettu vuonna 2010 ja siihen yhdistyivät jo pitempään toimineet Seutukeskus Oy Häme Oy ja Taloustuki Kuntapalvelut Oy, jotka toimivat aiemmin myös KuntaPron palvelutuottajina. Molemmat yhtiöt toimivat ns. inhouse -periaatteella, mikä tarkoittaa, että vain osakkaat voivat ostaa palveluita yhtiöltä. Kunnan Taitoa Oy:n kanssa laadittiin syksyllä 2012 esiselvitys asiakkaaksi tulosta (siirtoselvitys) talouspalvelukeskuksen hoitamien talouspalveluiden ja kunkin kunnan omana palvelunaan hoitaman palkanlaskennan osalta. Esiselvitys tarkoitti periaatteiden kuvaamista mahdollisen siirtopäätöksen pohjaksi (prosessit, henkilöstö, järjestelmät, kustannukset, siirtymäajat). Lisäksi esiselvityksen yhteydessä pyydettiin Kunnan Taitoa Oy:ltä tietoa mahdollista osakkuusratkaisuista sekä arvioita hinnoittelusta ja sen kehittymisestä. KuntaPro Oy:n kanssa on laadittu siirtoselvitys elo-syyskuussa Siirto-selvityksessä on kuvattu kuntien talouspalveluiden ja palkanlaskennan järjestämisen nykytila sekä kuvattu KuntaPro Oy:n toimintamalli ja prosessit, sopimuskokonaisuusluonnokset sekä hinnoittelun perusteet. Molemmissa siirtoselvityksissä ovat vaihtoehtoina ulkoistaa talouspalvelut ja henkilöstöpalvelut, tai vain talouspalvelut. Ulkoistamisratkaisun lähtökohtana on se, että toimija perustaa toimipisteen Keski-Uudellemaalle. Kuntien kyseisten toimintojen henkilöstö siirtyisi lähtökohtaisesti liikkeen luovutuksen periaattein uuden toimijan palvelukseen. Molemmissa ratkaisuissa palvelujen siirtäminen edellyttää osakeomistuksen hankkimista palveluyhtiöstä.

3 Valmistelussa on tehty vertailuja em. palvelujen ostamisesta Tuusulan Seudullisessa palvelukeskuksesta/-yhtiöstä tai ostopalveluna joko Kunnan Taitoa Oy:lle tai KuntaPro Oy:lle. Ulkoistamisvaihtoehdoista esitetään mahdolliseen jatkovalmisteluun KuntaPro Oy:n vaihtoehtoa, keskeisinä perusteina KuntaPro Oy:n pitempi kokemus talous- ja palkkahallinnon palvelujen tuottamisesta ja prosessien kehittämisestä sekä parempi kokonaisarvio palveluiden laajemmasta kattavuudesta ja palveluiden tulevasta hinnoittelusta. KuntaPro Oy:n kanssa on valmisteltu mahdollista käyttöönottoa ja vaadittavaa sopimuskokonaisuutta työpajoissa ja erillisissä neuvotteluissa. Alustavan suunnitelman mukaan palveluiden käyttöönotto KuntaPro Oy:n kanssa tapahtuisi kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa KuntaPron toimipiste ja palvelutoiminta käynnistyisivät , jolloin myös henkilöstö siirtyisi KuntaPron palvelukseen. Tässä vaiheessa kunnat käyttäisivät nykyisiä tietojärjestelmiä, KuntaPron järjestelmiin ja toimintatapoihin siirryttäisiin asteittain. Toisessa vaiheessa eli lukien olisivat käytössä kokonaisuudessaan KuntaPron toimintamallin mukaiset prosessit ja järjestelmät kaikkien kuntien alueella. Samalla palvelutasosopimukset astuisivat voimaan. KuntaPro Oy:n kanssa on valmisteltu vaadittavaa sopimuskokonaisuutta. Keskeisenä sopimuksena on palvelu- ja yhteistyösopimus, joka sisältäisi palvelukuvaukset, vastuunjakotaulukot, palvelutasomääritykset, tietojärjestelmäkuvaukset, hinnoittelut ja henkilöstösiirtosopimuksen. Hinnoittelu perustuu siirtymävaiheessa vuonna 2014 todellisiin kustannuksiin ja vuonna 2015 suoritepohjaiseen hinnoitteluun. Varsinaiseen KuntaPron toimintamalliin siirryttäessä, eli alkaen hinnoittelu perustuisi KuntaPron yleiseen suorite- ja palvelupohjaiseen hinnoitteluun. KuntaPro markkinoi taloushallinnon järjestelmäratkaisuaan seuraavasti: "Järjestelmäratkaisu perustuu kustannustehokkaaseen ja skaalautuvaan toimintamalliin, jossa ydinjärjestelmänä toimii Kuntax, joka pohjautuu moderniin Microsoftin Dynamics Ax toiminnanohjausjärjestelmään. Kuntaxissa on nyt valmiina kirjanpito, reskontrat (osto- ja myynti), laskutus ja käyttöomaisuuden ja projektinhallinnan toimet. Kuntax toiminnallisuutta laajennetaan jatkuvasti kuntasektorin palveluiden johtamisen työkaluksi. Tämä mahdollistaa saman ratkaisun käyttämisen kunnan ja kunnan eri toimialueiden taloushallinnon ja palveluiden johtamisessa. Nykyaikaisen ja tehokkaan integroidun toiminnanohjausratkaisun tuottama tieto ja käyttäjäystävälliset palvelutyövälineet helpottavat ylimmän johdon, hallintohenkilöstön ja luottamushenkilöiden toimintaa. Palvelutuotantoa ohjaavan ratkaisun avulla voidaan saada aikaan huomattavia kustannussäästöjä ja parantaa prosessien laatua." Kustannusvertailu Kunta Pron antamasta tarjouksesta on tehty nykyiseen toimintatapaan, jossa Tuusulan Seudullinen talouspalvelukeskus yhtiöitettäisiin vuoden 2015 alusta. Samalla palvelutoimintaan panostettaisiin lisäresurssein mm. kehittämistyöhön sekä ohjelmistokanta

4 nykyaikaistettaisiin. Näiden laskelmien pohjalta on saatu ns. vaihtoehtoinen vertailuhinta Kunta Pron esittämälle kokonaisratkaisulle. Mäntsälän kunnalle Kunta Pron talouspalveluiden kokonaishinta sopimuskaudella on 2,1 milj. euroa ja Tuusulan Seudullisen palvelukeskuksen yhtiöittämästä toiminnasta noin 2,1 milj. euroa. Henkilöstöpalveluiden vastaavat kustannukset ovat 1,7 milj. euroa ja 1,8 milj. euroa. Ero nykyiseen toimintatapaan on kokonaisvertailussa suunnilleen saman hintainen. Erillistarkastelussa Kunta Pron talouspalvelut ratkaisu on kustannuksiltaan samaa suuruusluokkaa Tuusula -vaihtoehdon kanssa ja henkilöstöpalveluiden osalta 0,1 milj. euroa edullisempi. Kun suoraan vertailukelpoista tarjousta ei ole olemassa, ei yksiselitteisen aukotonta vertailua ole mahdollista tehdä vaan vertailu on suuntaa antava. Vertailua on mahdollista täydentää tarvittaessa toimintamallien vahvuuksien ja heikkouksien analysoinnilla. Henkilöstöhallintopalveluiden hankintaa esitetään tässä vaiheessa optiota, jolla palveluiden ostaminen tulevaisuudessa olisi mahdollinen. Hintaero oman palkanlaskennan ja Kunta Pron palvelujen välillä on laskelmassa suhteellisen pieni. Palvelujen ostaminen inhouse yhtiöltä edellyttää kunnan omistusosuutta kyseisestä yhtiöstä, on tätä koskevia sopimusneuvotteluja käyty Kunta Pron kanssa kuntajohtajien valtuutuksella Tuusulan kunnan toimesta. Kunta Pron sekä kuntien oman arvonmääritysselvitysten pohjalta ehdotetaan kuntien omistusosuudeksi 3,5 % (josta Tuusula, Järvenpää, Nurmijärvi 1 % ja Mäntsälä 0,5 %) sekä yksi hallituspaikka. Osakkeiden (129 osaketta) merkintähinta Mäntsälän kunnalle on yht euroa. Tämän päätöspykälän liitteenä on palvelu- ja yhteistyösopimus. Yksityiskohtainen sopimuskokonaisuus muodostuu seuraavista osista - Henkilöstön siirtosopimus (ei koske Mäntsälää) - Palvelu- ja yhteistyösopimus Palvelu- ja yhteistyösopimuksen liitetietoaineisto sisältää mm. palvelukuvaukset tuotettavista palveluista ja niiden sisällöstä, palveluiden tasosta ja toimitusehdoista, tietojärjestelmistä sekä laskutuksesta ja hinnoitteluperusteista. Vastuunjakotaulukossa määritellään työn- ja vastuunjako prosesseittain ja tehtävittäin kunnan ja Kunta Pron kesken sekä tietojärjestelmävastuut. (valmistelija: kunnankamreeri Anja Tupamäki, ) Kj:n päätösesitys: Kunnanhallitus päättää esittää valtuustolle hyväksyttäväksi KuntaPron osakepääoman merkintään 129 osaketta yht euroa, hyväksyä periaateratkaisuna taloushallinnon palveluiden hankinnan KuntaPro Oy:ltä sopimuskaudella sekä option

5 henkilöstöhallinnon palveluiden mahdollisesta ostosta myöhemmin erikseen, valtuuttaa kunnanjohtajan, hallintojohtajan ja kunnankamreerin neuvottelemaan sekä sopimaan tarkemmin Mäntsälän kunnan ja KuntaPron välisestä ostopalvelusopimuksesta, saattaa allekirjoitetut sopimukset liitteineen kunnanhallitukselle tiedoksi, tarvittavien lisämäärärahojen hyväksymisestä kevään 2014 osavuosikatsauksen yhteydessä sekä edellyttää että Tuusula, Järvenpää ja Nurmijärvi tekevät samansisältöisen päätöksen taloushallinnon palveluiden ostosta KuntaPron kanssa. Käsittely: Kunnankamreeri Anja Tupamäki esitteli asiaa kokouksessa. Kunnanvaltuusto 4 Päätösesitys: Kunnanvaltuusto hyväksyy KuntaPron osakepääoman merkintään 129 osaketta yht euroa. Käsittely: Keskustelun kuluessa Sirpa Repo esitti, että asia palautetaan uudelleen valmisteluun. Tapio Laaksonen kannatti tehtyä esitystä. Puheenjohtaja totesi, että on tehty palautusehdotus, jota on kannatettu ja rajasi keskustelun käsittelemään asian palautusta. Puheenjohtaja edelleen totesi, että koska on tehty kannatettu palautusesitys, asian käsittelyn jatkamisesta on suoritettava äänestys. Puheenjohtaja ehdotti äänestystavaksi nimenhuutoäänestystä ja äänestystapa hyväksyttiin. Äänestyksessä asian jatkokäsittely oli JAA ja palautusehdotus EI. Äänestyksessä annettiin JAA-ääniä 27 ja EI-ääniä 16. Asian käsittelyä päätettiin jatkaa. Keskustelun kuluessa Auli Herttuainen esitti, että lopullisen sopimuksen hyväksyy kunnanhallitus, ei merkitse pelkästään tiedoksi. Erkki Laukkanen kannatti tehtyä esitystä. Puheenjohtaja totesi, että koska on tehty kannatettu pohjaesityksestä poikkeava muutosesitys, asiasta on suoritettava äänestys. Puheenjohtaja ehdotti äänestystavaksi nimenhuutoäänestystä ja äänestystapa hyväksyttiin. Äänestyksessä kh:n pohjaesitys oli JAA ja Herttuaisen muutosesitys EI. Äänestyksessä annettiin JAA-ääniä 24 ja EI-ääniä 19. Kh:n pohjaesitys hyväksyttiin. Äänestysluettelot ovat pöytäkirjan liitteenä. - Merkittiin, että Marjaana Manninen oli tämän pykälän aikana poissa kokouksesta.