Kuuma-kuntien yhteisen ICT-yhtiön valmistelun tausta

Transkriptio

1 Kunnanhallitus KUUMA-kuntien yhteisen ICT-yhtiön perustamisen valmistelu Kunnanhallitus 183 KUUMA-kuntien kaupungin ja kunnanjohtajat sekä tietohallinnosta vastaavat ovat vuoden 2014 joulukuusta saakka selvittäneet edellytyksiä aluetta palvelevan yhteisen ICT-yhtiön perustamiselle. Uusi yhtiö muodostuisi Keravan kaupungin liikelaitoksena toimivasta tietotekniikan palvelukeskuksesta sekä yhteistyöhön mukaan tulevien kuntien nykyisistä sisäisistä tietotekniikkapalveluista. Mukana keskusteluissa ovat nykyisten Tipake-kuntien, Keravan, Järvenpään ja Mäntsälän lisäksi olleet Hyvinkää, Tuusula ja Pornainen. Selvitystyö on edennyt siihen pisteeseen, että yhtiön perustamisen valmisteluun haetaan eri kunnissa valtuutusta päätöksentekijöiltä. Kuuma-kuntien yhteisen ICT-yhtiön valmistelun tausta KUUMA-kunnat kehittivät 2000-luvun ensimmäisen vuosikymmenen aikana yhteistyötä erityisesti tuki- ja ympäristöpalveluissa. Yhteistyön tuloksena perustettiin v mm. yhteinen tietotekniikan palvelukeskus (Tipake). Palvelukeskus perustettiin liikelaitoksena Keravan kaupungin organisaatioon. Palvelukeskusta koskevaan yhteistoimintasopimuksen allekirjoitti Keravan lisäksi Järvenpään kaupunki, jonka tietotekniikkahenkilöstö siirrettiin palvelukeskukseen. Palvelukeskus aloitti toimintansa vuoden 2009 alussa. Vuoden 2012 alussa yhteistyöhön tuli mukaan Mäntsälän kunta. Samanaikaisesti palvelukeskuksen toiminnan kehittämisen kanssa jatkettiin KUUMA-kuntien ICT-yhteistyön syventämistä koskevaa valmistelutyötä. V kunnat toteuttivat yhteistyössä CGI:n kanssa selvityksen perustietotekniikan hoidosta. Selvityksen tuloksia hyödynnettiin v toteutetussa projektissa, jossa valmisteltiin Tipakkeen yhtiöittämistä. Konsulttina projektissa toimi FCG. Projektin tuloksena laadittiin yhtiön perustamisasiakirjat ja liiketoimintasuunnitelma. Päätöksiä toiminnan yhtiöittämisestä ei kuitenkaan tuolloin tehty. ICT-yhteistyön syventämistä koskevaan valmistelutyöhön osallistui nykyisten Tipake-kuntien lisäksi erityisen aktiivisesti Hyvinkään kaupunki. Hyvinkään kaupunginhallitus hyväksyi / 143 Tietohallinnon kehittämisohjelman vuoteen Tämän ohjelman yhtenä strategisena linjauksena oli, että perustietotekniikkapalvelut siirretään tuotettavaksi seudullisessa (KUUMA-kuntien) palvelukeskuksessa. Kuntien yhteisen ICT-yhtiön tarve nousi uudelleen esille syksyllä 2014 käydyissä kuntaliitosneuvotteluissa ja yhtiön perustamiseen palattiin v joulukuussa, jolloin Keravan kaupunki kutsui KUUMA-kuntien kunnan/kaupunginjohtajat ja ICT:stä vastaavat neuvottelemaan yhtiön perustamisen edellytyksistä. Neuvottelun perusteella käynnistettiin uudelleen ICT-yhtiön perustamiseen tähtäävä selvitystyö.

2 Yhtiöittämiseen liittyvät taustaselvitykset Hyvinkään kaupunki on ensin syksyllä 2014 omatoimisesti ja sen jälkeen osana yhteistä selvitystyötä toteuttanut yhteistyössä käyttämänsä konsultin kanssa vertailuja, joissa on verrattu Tipakkeen ja Hämeessä jo toimivan kunnallisen palveluyhtiön KuntaPro Oy:n ICT-toimintaa sekä Tipakkeen ja alan merkittävän yksityisen toimijan, Fujitsun kustannuksia. Tipakkeen ja KuntaPro:n vertailua hankaloitti se, että KuntaPron tuotteistamisaste oli ICT-palvelujen osalta Hyvinkään käsityksen mukaan alhaisempi kuin Tipakkeella. KuntaPro:lla oli kuitenkin halua kehittää ICT-palvelujaan ja laajentaa toimintaansa Keski-Uudenmaan alueelle. Lopputulos vertailusta oli, että Tipakkeen pohjalle rakentuva toiminta katsottiin Hyvinkään näkökulmasta kannattavammaksi vaihtoehdoksi. Hyvinkään kaupungin tilaamassa Tipakkeen ja Fujitsun kustannusvertailussa oli tavoitteena selvittää laskennallinen kustannus Hyvinkään ICT-palveluille siinä tapauksessa, että palvelut tuottaisi joko Tipake tai Fujitsu. Vertailussa hyödynnettiin Tipakkeen palvelujen tuotteistusta. Suoritemäärinä käytettiin Hyvinkään kaupungin nykyisiä suoritemääriä. Selvityksen perusteella palvelujen laskennalliset kustannukset ovat sekä Tipakkeella että Fujitsulla lähes samalla tasolla. Täyttä vertailukelpoisuutta ei kuitenkaan ollut mahdollista saada aikaan. Lisäksi on huomioitava, että vertailuhinnat pitivät sisällään sellaisia kustannuseriä, joita on mahdollista pienentää siirryttäessä Tipakkeen tai Fujitsun palveluihin. Hyvinkään kaupungin johtopäätös suoritetusta vertailusta oli, että kaupungin kannalta järkevintä olisi järjestää tietotekniikkapalvelut kuntien yhteisen yhtiön toimesta. Yhtiön toiminta on kuitenkin järjestettävä niin yhtiö ottaa kokonaisvastuun kuntien tietotekniikkapalveluista ja hyödyntää toiminnassaan, milloin mahdollista, yksityisiä palveluntuottajia. Samalla on määriteltävä tietohallinnon, pääkäyttäjien ja muodostettavan yhtiön välinen työnjako sekä vastuut. Lisäksi on järjestettävä uudelleen kuntien tietohallintoyhteistyö sen varmistamiseksi, että tehtävät ratkaisut ovat yhdenmukaisia. Tipake-yhteistyössä mukana olevat kunnat tilasivat puolestaan BDO Oy:ltä selvityksen Keravan, Järvenpään ja Mäntsälän yhteisen tietotekniikan palvelukeskuksen liiketoiminnasta sekä analyysin palvelukeskuksen toiminnan laajentumisen edellytyksistä palvelemaan muita ympäristökuntia. Selvityksen luonne, menettelytavat ja raportointi noudattelivat yritysostotutkimusten periaatteita ja tavoitteita. Selvityksessä käsiteltiin muun muassa seuraavia osa-alueita: yksikön taloudellisen elinkelpoisuuden arviointi ja riskit. toimintatapojen ja prosessien (mukaan lukien hinnoittelu) arviointi, huomioiden kuntayhteistyöhön liittyvät käytännöt, yleiset prosessinäkökohdat ja yleiset ICT-alan standardit. sisäisen valvontajärjestelmän ja riskien hallinnan toimivuus ja mahdolliset kehityskohteet, huomioiden kuntalaki. taseen ulkopuolisten vastuiden ja velvoitteiden sekä oikeuksien arviointi ja niihin liittyvät riskit. arvio osakeyhtiö- tai kuntayhtymä malleilla toteutettujen

3 organisaatioiden hyödyistä ja mahdollisista haitoista verrattuna nykytilaan. Selvityksen perusteella Tipakkeen toimintaan ei liity sellaisia taloudellisia riskejä, jotka estäisivät toiminnan laajentamisen nykyisestä. Selvityksessä kiinnitetään huomiota Tipakkeen suhteellisen pieneen kokoon muihin vastaaviin organisaatioihin verrattuna. Tipakkeen voimavarat taloudellisten ja henkilöstömäärän mittapuiden mukaan ovat selvityksen mukaan varsin rajalliset. Todellisia mittakaavaetuja tai riittäviä taloudellisia resursseja palveluiden kehittämiseen ja erikoisosaamisen syventämiseen on vähän. Uusien kuntien liittyminen mukaan toimintaan parantaisi mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen. Toisaalta BDO:n raportissa arvioidaan myös, että tietotekniikkansa vielä itse hoitavien KUUMA-kuntien omat ICT- yksiköt eivät ilman merkittäviä lisäpanostuksia yksin kykene vastaamaan kasvaviin osaamisvaatimuksiin. Kuntien itse omistaman toimijan etuna BDO:n raportissa nähdään joustavuus ja kustannustehokkuus. Toisaalta täyden hyödyn saaminen yhteistyöstä edellyttää kuntien nykyistä laajempaa yhteistyötä myös tietohallinnon tasolla, mm. yhteisiä hankintoja ja järjestelmiä. Päätökset yhtiön perustamisen valmistelusta Selvitysten perusteella kunnan/kaupunginjohtajien yhteisessä neuvottelussa päätettiin, että kunnan/kaupunginhallituksille tuodaan toukokuun alkupuolella päätettäväksi esitys alueen yhteisen ICT-palveluyhtiön perustamisen valmistelusta. Ajatuksena oli, että Tipakkeen toiminnassa mukana olevien kuntien ja muiden selvitystyöhön osallistuneiden kuntien kaupungin/kunnanhallitukset tekevät jokainen oman päätöksensä yhtiöittämisen valmistelusta. Tipakkeen ulkopuolisista kunnista Hyvinkään kaupungilla on suurin kiinnostus yhteiseen ICT-yhtiöön mukaantulosta. Kaupungin tavoitteena on kaupungin tietotekniikkapalvelujen hoidon siirtäminen perustettavalle yhtiölle jo vuoden 2016 alussa. Hyvinkään kaupunginhallitus käsitteli perustietotekniikan hoidon järjestelyitä kokouksessaan Kaupunginhallitus päätti hyväksyä perustietotekniikkapalvelujen uudelleen järjestämisen jatkovalmistelun. Lisäksi kaupunginhallitus päätti valtuuttaa liiketoimintajohtajan, tietohallinnon ja kansliapäällikön valmistelemaan tietotekniikkapalvelujen siirtämistä perustettavan KUUMA-kuntien yhteisen yhtiön hoidettavaksi. Hyvinkään kaupunginhallituksen päätöksen mukaan valmistelussa mukana olevien kuntien tulisi pikaisesti sopia jatkovalmistelusta, jotta tavoiteaikataulu vuoden 2016 alusta toteutuisi. Jatkovalmisteluun kuuluu oleellisena kaupungin tietotekniikkahenkilöstön siirtäminen perustettavan yhtiön palvelukseen. Tuusulalla ja Pornaisilla on kiinnostusta tulla mukaan yhteistyöhön, mutta aikataulu on niiden osalta väljempi. Tuusula on tarkoitus tehdä yhtiöön liittymisen eduista ja haitoista vielä omat selvityksensä ennen päätöksentekoa.

4 Keravalla kaupunginhallituksen konsernijaosto on käsitellyt asiaa kokouksessaan ja päättänyt hyväksyä omasta puolestaan asian jatkovalmistelun ja esittää, että kaupunginhallitus päättää valtuuttaa kehitysjohtajan ja vt. liikelaitoksen johtajan valmistelemaan Tietotekniikan palvelukeskus -liikelaitoksen hoitamien toimintojen siirtämistä perustettavan KUUMA-kuntien yhteisen yhtiön hoidettavaksi. Tietotekniikan palvelukeskuksen johtokunta on käsitellyt asiaa kokouksessaan ja merkinnyt valmistelun tilanteen tiedoksi. ICT-yhtiön perustamisen valmistelu Valmistelun tavoitteena on toteuttaa KUUMA-kuntien yhdessä omistama ICT-palveluyhtiö, johon siirretään Tipakkeen nykyinen henkilökunta sekä liittyvien kuntien tietotekniikkahenkilökunta. Henkilöstö on tarkoitus siirtää perustettavaan yhtiöön ns. vanhoina työntekijöinä. Siirtämisen tarkemmat ehdot valmistellaan osana yhtiön perustamiseen liittyvää valmistelua. Perustettavan yhtiön palvelurakenne noudattaa pääosin Tipakkeen nykyistä palvelurakennetta, jota kehitetään vastaamaan paremmin nykytarvetta. Palvelut kuvataan tarkemmin valmistelun yhteydessä päivitettävässä liiketoimintasuunnitelmassa. Suunnitelmassa esitetään myös yhtiön keskeiset talouslaskelmat. Lähtökohtana yhtiön perustamisessa on, että yhtiön osakepääoma jakautuu kuntien asukasluvun mukaisesti. Osakepääoman suuruus ratkaistaan jatkovalmistelun yhteydessä. ICT-yhtiön perustamisen valmistelussa on tarkoitus käyttää hyväksi v Tipakkeen yhtiöittämiseksi valmisteltuja asiakirjoja, joita on tarve jonkin verran päivittää. Jatkovalmistelussa on tarkoitus mm. viimeistellä suunnitelma yhtiön perustamisesta ja toimintojen siirtämisestä yhtiön hoidettavaksi valmistella yhtiön perustamisasiakirjat ja liiketoimintasuunnitelma tarkentaa Tipakkeesta tehtyä selvitystä erityisesti taloudellisten ja sopimuksellisten vastuiden osalta selvittää Hyvinkään kaupungin tietotekniikan palvelutuotantoon liittyvät sopimusvastuut sekä palvelutuotannon nykyinen tila selvittää ylätasolla tietoteknisten palvelujen yhdistämisen vaatimukset ja valmistella toteutuksen alustava tiekartta Tavoitteena on, että jatkovalmistelun jälkeen kunnilla on valmiudet tehdä päätökset yhtiön perustamisesta. Tarkoitus on, että yhtiöittämisen valmisteluun liittyvä päätöksentekomateriaali on pääosin valmiina juhannukseen mennessä, jolloin materiaalia on mahdollista viimeistellä kesän aikana ja tehdä yhtiön perustamista koskevat päätökset elokuun loppuun mennessä. Jatkovalmistelun kustannukset muodostuvat valmistelussa mukana olevien organisaatioiden omasta työstä ja valmistelun tukena käytettävien

5 konsulttien palkkioista. Alustavasti on sovittu, että Tipakkeen toiminnassa mukana olevat kunnat maksavat valmisteluvaiheen kustannukset osana Tipakkeen kustannuksia niiltä osin kuin tehtävät selvitykset koskevat Tipaketta. Hyvinkään kaupunki maksaa kustannukset omaa organisaationsa koskevien selvitysten osalta. Yhtiön perustamisen ja toiminnan aloittamisen kustannuksista laaditaan erillinen arvio yhtiön perustamisasiakirjojen laadinnan yhteydessä. Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää hyväksyä ICT-yhtiön perustamisen jatkovalmistelun ja toteaa, että asia tulee päätöksentekoon varsinaisesti syksyn aikana. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan.