Kunnanhallitus Kunnanhallitus PALKKAHALLINNON UUDELLEEN JÄRJESTELY

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Kunnanhallitus PALKKAHALLINNON UUDELLEEN JÄRJESTELY Khall Pellon siirrettyä palkanlaskentansa Monetra Oy:n tehtäväksi on tullut Pelkosenniemen kunnan päätettäväksi palkkahallinnon järjestäminen omalta osaltaan. Mikäli palkanlaskenta järjestetään omana työnä, olisi palkanlaskijan työaika max 50%. Nykyisessä organisaatiossa ei ole resursseja palkanlaskijan työhön eikä myöskään osaamista. Lisäksi palkanlaskijan toimiessa yksin, tulisi varmistaa myös sijainen jotta sairastapauksissa ja lomien aikana olisi tehtävään kykenevä henkilö saatavilla. Palkkakustannukset olisivat noin / vuosi sisältäen sivukulut. Riskienhallinnan näkökulmasta on parempi että palkanlaskenta siirretään ulkopuoliselle toimijalle. Kunta on tiedustellut sekä Savukosken kunnalta että Kunnan Taitoa Oy:ltä sekä Monetra Oy:ltä palkkalaskennan järjestämistä. Alla olevassa taulukossa on kunnan tarvitsema palkanlaskennan määrä. Kunnan Taitoa: Käyttöönottoprojektin kokonaiskustannusarvio ilman optioita on alv. ja kk kustannus on 10, riippuen siitä onko automaattinen palkkalaskelma, puoliautomaattinen palkkalaskelma vai manuaalinen palkkalaskelma. Arvio hinnoittelusta on seuraava: palkansaajamäärä kk n. 100, joten palkkalaskelmia arviolta 120 kpl /kk, 15,05 * 120kpl = 1806 /kk puoliautomaattinen palkkalaskelma. Taitoa on kuntatoimijoiden omistama valtakunnallinen palvelutuottaja, joka tarjoaa ja kehittää asiakasomistajilleen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita. Yhtiö toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä, kuntien ja kuntasektorin hankintayksiköiden yhteistyön välineenä. Taitoa hoitaa mm. monen Lapin

2 kunnan palkkahallinnon. Pelkosenniemen kunnan tulee liittyä Kunnan Taitoa Oy:n osakkaaksi, minkä jälkeen voidaan selvittää mahdollisuus järjestää palkkahallinto Kunnan Taitoa Oy:n kautta. Kunnat merkitsevät osakkeita vuodenvaihteen asukaslukua vastaavan määrän ja muut kuntatoimijat yhden osakkeen. Hinta on 1 /osake (yhteensä 948 ). Pelkosenniemen kunnan hallintosäännön 38 mukaan kunnanhallitus päättää osakkeiden ja osuuksien ostosta rajaan saakka. Monetra Oy: Käyttöönottoprojekti Yhteensä (kertakorvaus), vuosikustannus alussa (2 125 /kk) ja jatkossa tehostamistoimien jälkeen (1 750 /kk) Pelkosenniemen kunnan tulee liittyä Monetra Oy:n osakkaaksi (yksi osake 500 ) minkä jälkeen asiakkuudesta solmitaan palvelusopimus. Pelkosenniemen kunnan hallintosäännön 38 mukaan kunnanhallitus päättää osakkeiden ja osuuksien ostosta rajaan saakka. Savukosken kunta: Savukosken kunta ei tässä vaiheessa ja tällä aikataululla pysty järjestämään Pelkosenniemen kunnan palkanlaskentaa. Jatkossa tämä toki selvitetään uudelleen. Kjoht: Kunnanhallitus päättää hyväksyä Pelkosenniemen kunnan Monetra Oy:n yhden osakkeen merkinnän, merkintähinta 500 / kpl, (yhteensä 500 ) ja valtuuttaa kunnanjohtajan tai kunnansihteerin suorittamaan merkinnän ja merkintähinnan maksun heti sekä osakemerkinnän tultua rekisteröidyksi, valmistelemaan edelleen palkkahallinnon hankkimista Monetra Oy:ltä ja käymään tähän liittyvät neuvottelut palkkahallinnon tehtävien vastuunjaosta ja toimintamallista palkkahallinnon tietojärjestelmien osalta. Päätös: Humalalampi esitti, että selvitetään mennessä mahdollisuutta, että palkka- ja taloushallinto tehdään omana työnä eli palkattaisiin 100 % henkilö, joka tekisi 50 % palkkahallintoa. Tervo Jari ja Kiemunki kannattivat Humalalammen esitystä. Tervo Jouni esitti, että palkkahallinto toteutettaisiin 100 %:sti omana työnä ja että kysyttäisiin naapurikunnilta yhteistyömahdollisuuksia. Tervo Jounin esitys raukeni kannattamattomana.

3 Puheenjohtaja totesi, että koska on tehty kannatettu pohjaesityksestä poikkeava esitys, on syytä äänestää. Puheenjohtaja esitti äänestyksen suorittamista seuraavasti: suoritetaan nimenhuutoäänestys siten, että ne, jotka kannattavat kunnanjohtajan esitystä äänestävät JAA ja ne, jotka äänestävät Humalalammen esitystä äänestävät EI. Äänestysesitys hyväksyttiin yksimielisesti. Suoritettiin nimenhuutoäänestys. Puheenjohtaja totesi äänestyksen tuloksen: JAA: 1 ääni (Luoma-aho) EI: 6 ääntä (Kostamo, Humalalampi, Kiemunki, Keto, Tervo Jari, Tervo Jouni) Kunnanhallituksen päätökseksi tuli Humalalammen esitys. Toimeenpano: hallinto-osasto Khall Palkanlaskijan palkka sivukuluineen on vuodessa n Oman palkanlaskijan/taloushallinnon osaajan palkkaaminen on ajallisesti haastava toteuttaa. Aikataulu rekrytoinnille olisi seuraava: kunnanhallitus esittää toimen perustamista kunnanvaltuusto hyväksyy toimen perustamisen hakuilmoitus julkaistaan hakuaika päättyy ja kunnanhallitus valitsee hakijoiden joukosta haastateltavat kunnanhallitus haastattelee hakijat ja tekee valinnan samassa kokouksessa palkkahallinnon palvelusopimus päättyy palkanlaskijaksi valittu aloittaa toimessa (mm. irtisanomisajasta riippuen) Valmiita reservissä olevia ammattilaisia ei ole saatavilla, myöskään talon sisältä ei löydy palkkahallinnon osaajaa. Uusi henkilö tarvitsee aikaa myös talon käytäntöjen opettelemiseen. Palkanlaskijan palkkaaminen tällä aikataululla sisältää riskin siitä, että kunta ei pysty täyttämään lakivelvoitettaan maksaa palkat henkilöstölleen ajoissa ja oikein. Palkka- ja taloushallinnon tekeminen omana työnä toisi kuntaan yhden uuden työpaikan. Taloushallinnon sijais- ja työjärjestelyjä pystyttäisiin järkiperäistämään nykyisestä 50 %:n lisätyöpanoksella. Palkkahallinnossa asiointiin olisi myös suora ja välitön yhteys. Sijaisjärjestelyongelma ei kuitenkaan poistuisi palkkahallinnossa. Hallinto-osastolla ei ole tällä hetkellä resurssia, joka pystyisi

4 sijaistamaan palkanlaskijaa. Tämä tulisi aiheuttamaan ongelmia mm. palkanlaskijan lomien pitämisessä ja muissa sijaisuustarpeissa. Pelkosenniemen-Savukosken kansanterveystyön kuntayhtymä on kertonut, että heillä on yksi palkanlaskija, joka ei pysty auttamaan sijaistamisessa. Lisäksi aiemmin on selvitetty, että Savukosken kunta ei tässä vaiheessa eikä tällä aikataululla pysty järjestämään Pelkosenniemen kunnan palkanlaskentaa. Sote-uudistuksen tultua voimaan on mahdollista kehittää yhteistä palkanlaskentaa esim. Savukosken kunnan kanssa.palkkahallinnon tekeminen omana työnä sisältää merkittävän riskin erityisesti äkillisessä sijaistarpeessa, mikä voi vaarantaa palkkojen maksamisen ajallaan ja oikein. Palvelun ulkoistaminen on perusteltua mm. tilanteessa, jossa oman toiminnan tehostaminen ei onnistu tai se ei ole mahdollista. Monetran kulut sopimuskauden ensimmäisenä vuonna käyttöönotto mukaan lukien ovat ja toisena sopimusvuonna Aikataulullisesti ulkoistaminen on mahdollista toteuttaa siten, että riskiä palkkojen maksamisen myöhästymisestä henkilöstölle ei pitäisi alkuvuonna olla. Suuri kuntasektorin palveluntuottaja pystyy panostamaan tuote- ja palvelukehitykseen huomattavasti laajemmin kuin yksittäinen kunta. Kehittäminen jatkossa uudenlaiseen tekniikkaan mahdollistaa uusien sähköisten palveluiden integroimisen sujuvasti talouden hallinnan prosesseihin. Ulkoisella palvelutuottajalla on laajemmat mahdollisuudet hoitaa henkilöstöresursointi sekä turvata palvelun ajantasaisuus ja jatkuvuus. Ulkoistaminen tuo hallintoon velvoitteita sopimuksen huolellisesta seuraamisesta sopimuskauden aikana. Tulevaisuustyöryhmä käsitteli kokouksessaan palkkahallinnon ulkoistamista ja totesi, että palkanlaskennan ulkoistaminen on edelleen järkevää sekä taloudellisesti että riskien hallinnan kannalta. Kjoht: Kunnanhallitus päättää hyväksyä Pelkosenniemen kunnan Monetra Oy:n yhden osakkeen merkinnän, merkintähinta 500 / kpl, (yhteensä 500 ) ja valtuuttaa kunnanjohtajan tai kunnansihteerin suorittamaan merkinnän ja merkintähinnan maksun heti sekä osakemerkinnän tultua rekisteröidyksi, valmistelemaan edelleen palkkahallinnon hankkimista Monetra Oy:ltä ja käymään tähän liittyvät neuvottelut palkkahallinnon tehtävien vastuunjaosta ja toimintamallista palkkahallinnon tietojärjestelmien osalta. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti.

5 Toimeenpano: hallinto-osasto Ote: palkkahallinto, Monetra Oy