Nikkilän sydän. Projektisuunnitelma Ilari Myllyvirta / Projektiryhmä 1

Transkriptio

1 Nikkilän sydän Projektisuunnitelma Ilari Myllyvirta 1

2 Sisällysluettelo sivu 1. Projektin määrittely 3 2. Projektin tavoitteet 5 3. Valtionavustuksen hakeminen 8 4. Projektin sisältö ja vaiheet 9 5. Projektin aikataulu Projektiorganisaatio Projektin johtaminen Riskianalyysi 18 2

3 1. Projektin määrittely (1/2) Projektin nimi: Nikkilän sydämen toteuttaminen: Nikkilän sydän koostuu pääosin kahdesta eri koulusta: Sipoonjoen koulusta ja Kungsvägens skolasta Projektin tausta: Nikkilän sydämestä on tehty alustava hankesuunnitelma. Alustavassa hankesuunnitelmassa on esitetty kaksi eri laajuusvaihtoehtoa: Vaihtoehdossa 1 on laajennus ja peruskorjaus Sipoonjoen koulun ja Kungsvägens skolan tiloja sekä kansalaisopistoa, oppilashuoltoa ja ulkopuolisia käyttäjiä varten Vaihtoehdossa 2 on ve 1:n tilojen lisäksi uusi kirjasto Alustavan hankesuunnittelun kustannusaviot ovat Vaihtoehto 1: kokonaiskustannus 29,4 M (ei kirjaston peruskorjausta, sis. irtokalusteet) Vaihtoehto 2: kokonaiskustannus 32,1 M (ei kirjaston peruskorjausta, sis. irtokalusteet) Uudessa talousarviossa Nikkilän sydän hankkeeseen on varattu määrärahoja yhteensä 16.3 M (rakennustöiden kustannus) seuraavasti: 0,3 M (2013); 2.0 M (2014); 7.0 M (2015); 7.0 M (2016) 3

4 1. Projektin määrittely (2/2) Hankkeen tarpeellisuus Yksittäisiin rakennuksiin on tehty PTS-suunnitelmat sisältäviä kuntoarviota vuonna Sisäilmatutkimuksia on tehty vuonna 2012 osaan rakennuksista. Niitä on tarkoitus jatkaa vuodenvaihteessa Lisäksi vuonna 2012 on tehty sisäilman rakennustekninen korjaustyöselostus, joka kattaa yleisesti kaikki alueen rakennukset. Em. Perusteilla voidaan todeta osan rakennuksista olevan elinkaarensa lopussa Hankkeen määrittely Sipoonjoen koululle ja Kungsvägens skolalle hankitaan tarkoituksenmukaiset ja terveelliset sekä ympäristöön sopivat tilat korvaamaan ja täydentämään nykyisiä tiloja. Hankkeessa toteutetaan saman katon alle tasapuolisesti sekä suomen- että ruotsinkielinen yläkoulu. Hanke toteutetaan hyödyntäen mahdollisimman kustannustehokasta rakentamista ja vaiheistamista siten, että 1. vaiheeseen käytetään enintään 16.3 M (rakennustöiden kustannus) vuosina Toisen vaiheen aikataulua ei toistaiseksi tunneta. Hankesuunnittelu tehdään kokonaisuutena valmiiksi ja mikäli hanke vaiheistetaan, suunnitellaan hankkeen myöhemmin toteutettavat vaiheet mahdollisimman joustavasti toteutettavaksi. 4

5 2. Projektin tavoitteet (1/3) 1. Toteutuksessa tulee ottaa huomioon rakentamisaikainen koulujen toiminta ja varmistaa koulujen jatkuva toiminta mahdollisimman pienin häiriöin. Nikkilän Sydän rakennetaan suurelta osin nykyisen koulukeskuksen päälle ja suuri osa nykyisistä rakennuksista joudutaan purkamaan. 2. Nikkilän Sydän tulee suunnitella siten, että se hengeltään soveltuu Nikkilän keskustaan ja Enter koulutuskeskukseen. Nikkilän sydän sijaitsee Nikkilän keskustassa välittömässä vuorovaikutuksessa Enter koulutuskeskuksen kanssa. 3. Koulujen tilojen ratkaisuissa tulee käyttää joustavia, helposti laajennettavia tai supistettavia, mukautuvia ratkaisuja. Tilat rakennetaan palvelemaan Nikkilän Sydäntä eli molempia kouluja varten. Nikkilän sydän koostuu pääosin kahdesta eri koulusta: Sipoonjoen koulusta ja Kungsvägens skolasta. Koulujen tuleva mitoitusta koko suunnittelukaudelle on tällä hetkellä vaikea ennustaa ja riippuu Nikkilän asemakaavoituksen etenemisestä ja kouluverkkoratkaisuista. 5

6 2. Projektin tavoitteet (2/3) 4. Nikkilän Sydän hankkeen toteutuskustannuksissa tulee päästä huomattavasti edullisempaan hankekokonaisuuteen. Hankkeen 1. vaiheen kustannukset voivat olla enintään 16.3 M (rakennustöiden kustannus). Kasvu- ja muihin tavoitteisiin liittyen kustannusvaikutuksia päivitetään tarvittaessa. Kustannusten laskemiseen tulee käyttää kaikkia käytettävissä olevia keinoja kuten esimerkiksi tilatarpeen tarkastelu, kustannustehokas rakentaminen, olemassa olevien tilojen hyödyntäminen sekä rakentamisprojektin vaiheistaminen jne. 5. Pedagogiset tavoitteet 1. kaksi kieltä saman katon alla (kaksi erillistä koulua, oma äidinkieli turvataan ja sitä vahvistetaan, osa tiloista on yhteiskäytössä sekä toimiva yhteistyö koulujen välillä) 2. Tilojen monipuolinen muunneltavuus esimerkiksi ryhmäkokojen sekä erilaisten opetusmenetelmien mahdollistamiseksi 3. Yhteisöllisyys ; kokonaisuutena tilojen tulee mahdollistaa ihmisten vuorovaikutteinen kanssakäyminen 4. Käytetään modernia tekniikkaa 5. Kielikylpy-pedagogiikka 6. toiminnallisuus 6

7 2. Projektin tavoitteet (3/3) 6. Viihtyvyys ja turvallisuus 1. Oikea mittakaava 2. Valaistus 3. Materiaalit ja akustiikka 7. Tekniset tavoitteet 1. Toimintavarmat ratkaisut 2. Huollettavuus/huoltovälit 3. Laajennettavuus 4. Energiatehokkuus 5. Tilojen monipuolisen käytön mahdollistaminen 7

8 3. Valtionavustuksen hakeminen Valtionavustushakemus ja sen liitteet (lähetetään mennessä) Laajuus, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Kustannukset, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Aikataulu, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Rahoitus, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Perustelut hankkeelle. Toimitetaan tammikuussa 2013 Mitoitusperuste, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Tilantarveselvitys, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Tilaohjelma, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Hankkeen rakennussuunnitelmat, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Irtaimen omaisuuden hankinta, toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013 Kouluverkkosuunnitelma, toimitetaan tammikuussa 2013 Kuntotutkimus, toimitetaan tammikuussa 2013 ja täydennetään maaliskuussa 2013 Oppilasennusteet, toimitetaan tammikuussa 2013 Viikkotuntiennusteet (vuosiluokat 7-9), toimitetaan hyväksytyn hankesuunnitelman yhteydessä. Tarvittaessa luonnos 4/2013. Sisäilmatutkimukset, toimitetaan tammikuussa 2013 ja täydennetään maaliskuussa 2013 Muut liitteet; kuvaus nykyisistä tiloista, tehdyistä korjauksista ja puutteista, toimitetaan tammikuussa

9 4. Projektin sisältö ja vaiheet (1/5) Tilatarpeen alustava määrittäminen ja toteutettavien tilatarpeen valinta Vastaavien koulujen vertailu Suomessa Vaihtoehtoisten mahdollisuuksien kartoittaminen ja valinta VAIHE 1 Laaditaan yhteenveto Nikkilän sydämen suunnittelun lähtökohdista Nikkilän sydän-hankkeen arkkitehdin ja rakennuttajakonsultin valinta Hankesuunnitelman laatiminen ja hyväksyttäminen Kaavamuutosprosessin käynnistäminen Nikkilän sydän-hankkeen konsulttien valinta ja suunnitelmien laatiminen (rak, LVIS jne.) Urakkakilpailutus ja rakennuttaminen/ rakentaminen VAIHE 2A ja 2B 9

10 4. Projektin sisältö ja vaiheet (2/5) Projektin toteutus Vaiheessa 1 valmistellaan hanke- ja toteutussuunnittelu siten, että ne kuitenkin voidaan viedä läpi yhtenä kokonaisuutena. Toteutussuunnitteluun siirrytään jo osittain hankesuunnittelun aikana ja sitä viedään eteenpäin hankesuunnitelman hyväksymisen rinnalla. Myös toteutussuunnittelu ja toteutus voivat mennä osittain päällekkäin. Ko. menettely on välttämätön kireän toteutusaikataulun takia. Lisäksi menettelyllä saadaan hyödynnettyä jo tehty suunnittelutyö ja varmistettua tiedon siirto hankkeen eri vaiheiden välillä. Projekti jakautuu seuraaviin vaiheisiin 1. Vaihe 1, jossa määritetään Sipoon kunnan näkemys projektin toteuttamisesta. Vaihe 1 toteutetaan Sipoon kunnan omana työnä ja se toimii lähtökohtana vaiheelle 2. Vaiheen 1 tuotos hyväksytetään projektin valvojalla ja käsitellään kunnan johtoryhmässä sekä informoidaan luottamuselimissä. Alustava aikataulu: valmistuu huhtikuussa Vaihe 2A, jossa laaditaan palkattujen asiantuntijoiden (konsultit) avustuksella hankesuunnitelma Vaihe 2 on edellytys valtionavun hakemisella ja saamiselle Alustava aikataulu: valmistuu marraskuussa Vaihe 2B, jossa hankesuunnitelman pohjalta laaditaan toteutussuunnitelmat Alustava aikataulu: valmistuu keväällä

11 4. Projektin sisältö ja vaiheet (3/5) VAIHE 1 1. Tilatarpeen alustava määrittäminen ja toteutettavien tilatarpeiden valinta 1. Määritellään toiminnot, joilla ko. hankkeella tulisi saada tarkoituksenmukaiset tilat 2. Määritellään aikaisemmat tilatarpeet ja niiden perustelut 3. Kootaan taulukko 4. Päivitetään koulujen rahoitussuunnitelman liitteenä olevat suunnitelmat ja tarkennetaan tämän perusteella toteutettavia tilatarpeita 5. Selvitetään valtionavustusmahdollisuutta 2. Vastaavien koulujen vertailu Suomessa 1. Koulujen rakentamisesta aiemmin mahdollisesti kootut tilastot 2. Kerätään lähiseudulla (kuuma-kunnat, Uusimaa) toteutetuista hankkeista tiedot kouluvertailuun 3. Muodostetaan vertailutaulukko (esim. /oppilas, /krs-m2, krs-m2/oppilas) ja verrataan sitä Nikkilän sydämen alustavan hankesuunnitelman tietoihin. 3. Vaihtoehtoisten mahdollisuuksien kartoittaminen ja valinta 1. Ideoidaan vaihtoehtoisia malleja toteuttaa hanke sen tavoitteet täyttäen 2. Arvioidaan vaihtoehdot ja niiden mahdollisuudet 3. Valitaan ensisijainen vaihtoehtoratkaisu hankeen toteuttamiseksi 11

12 4. Projektin sisältö ja vaiheet (4/5) 4. Laaditaan yhteenveto Nikkilän sydämen suunnittelun lähtökohdista arkkitehdin valitsemiseksi. 5. Nikkilän Sydän hankkeen arkkitehdin ja rakennuttajakonsultin valinta. 1. Esivalinta ja neuvottelut 2. Arkkitehdin valinta VAIHE 2A 6. Hankesuunnitelman käynnistäminen ja laatiminen 1. Tilaohjelma 2. Hankesuunnitelman tekstit 3. Kustannusarvio ja sisäinen vuokra 7. Kaavamuutosprosessin käynnistäminen 1. Muutostarpeiden selvitys 2. Palaverit kaavoituksen kanssa 3. Arkkitehti avustaa kaavoitusta 12

13 4. Projektin sisältö ja vaiheet (5/5) VAIHE 2B 8. Nikkilän sydän hankkeen konsulttien valinta ja suunnitelmien laatiminen ( rak, LVIS jne.) 1. Suunnittelijoiden kilpailutus ja valinta 2. Suunnitelmien laadinta 9. Urakkakilpailutus ja rakennuttaminen/rakentaminen 1. Urakoitsijoiden valintakriteerit 2. Hilma-ilmoitus (EU-ilmoitus) 3. Tarjouspyynnöt 4. Urakoitsijoiden valinta 5. Rakennustyöt 13

14 5. Projektin aikataulu Hankesuunnittelun valmistelu Hankesuunnitelma Kaavamuutosprosessi Tekninen suunnittelu Rakentaminen

15 6. Projektiorganisaatio (1/2) Hankkeen asettaja: Tehtävä: Valvoo hankkeen etenemistä. Kunnanjohtaja Mikael Grannas : Ryhmän tehtävä: Johtaa ja ohjaa suunnittelua ja tiedottaa hankkeen etenemisestä Puheenjohtaja: Kokoaa ja koostaa ryhmän toimintaa sekä pitää huolen asetettujen tavoitteiden täyttymisestä 1. Ilari Myllyvirta (hankesuunnitelman ajan) 2. Jukka Haakana (suunnittelu ja rakentaminen) Jäsenet: Osallistuu päätökseen oman asiantuntemuksensa kautta ja kokoaa tiedon omasta organisaatiosta ja edustaa koko organisaatiota 1. Seppo Kärpänen 2. Ann-Cathrine Helling 3. Jukka Haakana 4. Liisa Juga 5. Suvi-Päivikki Hiipakka (oman työn osuus) 6. Annelie Nylund (oman työn osuus) Tekninen avustaja: Rakennuttajakonsultti 15

16 6. Projektiorganisaatio (2/2) Seurantaryhmä: Kommentoi tehtyjä valintoja (jäsenet luottamusmiesorganisaatiosta ja sisäisistä organisaatiosta) Puheenjohtaja: Jäsenet: Ilari Myllyvirta, TEKY Seppo Kärpänen, Sivistys, koulutuspalvelut Ann-Cathrine Helling, Sivistys, koulutuspalvelut Liisa Juga, Sivistys, koulutuspalvelut Anne Laitinen. Sivistys, kulttuuri ja nuorisotyö Tiina Salonen, työturvallisuuspäällikkö Birgit Mäkilä, SOTE, ruokapalvelut Tina Sihvo, SOTE, terveysneuvonta Minna-Maria Jokinen, TAHA Johanna Horelli, KEKE Jukka Haakana, TEKY, Toimitilat Hallituksen valitsemat 5 6 luottamushenkilöä Ehdotetaan että projektiorganisaatio viedään tiedoksi ja päätettäväksi hallitukseen maaliskuussa 2013, joka samalla nimeää seurantaryhmään omat edustajansa. Hanke on esitelty helmikuussa 2012 kunnan johtoryhmässä. 16

17 7. Projektin johtaminen Toimintatapa kokoontuu säännöllisesti noin 1 2:n viikon välein ja käsittelee edellisen istunnossa sovitun valmistelun pohjalta asian sekä tekee työn etenemiseksi tarvittavat päätökset Vaiheessa 1 valmistelutyöhön on varattu osa-aikaisesti yksi projektiasiantuntija toimitilat yksiköstä. Valmistelutyö sovitaan aina edellisessä istunnossa. Seurantaryhmä kokoontuu säännöllisesti noin 1 3- kuukauden välein suunnittelun vaiheesta riippuen. ja projektipäällikkö kutsuu seurantaryhmän kokoon. Hankkeen valvojalle informoidaan hankkeen tilanne vähintään kerran kuukaudessa tai päätöksiä / kannanottoja tarvittaessa useammin. Projektissa ratkaisunetsinnässä käytetään mikäli mahdollista seuraavaa etenemistapaa Kartoitetaan tällä hetkellä tiedettävät asiat (lähtötiedot ja päätetyt tavoitteet) Kartoitetaan tavoitteista päätöksenteon reunaehdot Ideoidaan vaihtoehtoiset ratkaisutavat ja niiden vaikutukset Valitaan ehdotettava ratkaisu ja perustellaan se Tiedottaminen: Jokaisessa kokouksessa päätetään sekä sisäisestä ja ulkoisesta tiedottamisesta Ulkoinen tietojen kerääminen: Twitter : tarkoitus kerätä ideoita ulkoa Seppo Kärpänen pitää yllä Facebook. Sisäinen tiedottaminen: Koulujen opettajien kokoukset mieluummin kuukausittain (tietojen vaihto molempiin suuntiin) - Seppo Kärpänen vastaa tiedottamisesta Sinetti sisäisen tiedon informaatioväylänä Seppo Kärpänen vastaa tietojen ajantasoisesti 17

18 8. Riskianalyysi (1/2) Riski ja siihen varautuminen Olemassa olevien rakennusten elinkaaren päättyminen ennen uusien korvaavien tilojen valmistumista Tilojen rakennus- ja talotekninen kunto on kokonaisuutena korkeintaan välttävä, myös sisäilman laatuun liittyviä ongelmia on havaittu ja Sipoonjoen koululle on hankittu väistötiloja. Riskiä hallitaan kiinnittämällä erityistä huomiota tilojen hoitoon ja turvallisten tilojen varmistamiseen ajan tällä hetkellä käytössä olevien rakennusten osalta koko Nikkilän Sydämen rakentamisen ja näin välttämään mahdollisuuksien mukaan uusia väistötiloja. Oppilasmäärien muuttuminen / kasvuennuste Kasvuennuste on epämääräinen. Riskiä hallitaan suunnittelemalla koulu joustavasti laajennettavaksi ja tiloiltaan muuttautumiskykyiseksi. Koulutyön sujuminen hankkeen kuluessa Riskiä hallitaan ottamalla asia huomioon suunnittelussa alusta alkaen 18

19 8. Riskianalyysi (2/2) Riski ja siihen varautuminen Kireä aikataulu Nikkilän Sydämen rakentaminen tulee aloittaa nopeasti. Tämä edellyttää erittäin sujuvaa vaativan kohteen suunnittelua, uusia toimintatapoja ja päätöksenteon joustavuutta siten, että luottamuselimet, Sipoon kunnan johto, projektiryhmä ja koulu ovat tietoisia hankkeen tavoitteista, toimintatavoista ja etenemisestä. Riskiä hallitaan pitämällä kaikki edellä mainitut osapuolet koko ajan tietoisia asioista ja tekemällä valmistelutyö mahdollisimman huolellisesti, jotta tarvittava luottamus eri osapuolten välillä syntyy. Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen Nikkilän Sydän hankkeeseen on asetettu erityisiä tavoitteita koskien tiloja, joiden tulee olla joustavia, helposti laajennettavia tai supistettavia ja mukautuvia, ja koskien hankkeen kustannuksia, joiden tulee olla huomattavasti pienempi kuin aiemmin luonnosteltu hankekokonaisuus. Kustannusriskiä hallitaan käyttämällä kaikkia käytettävissä olevia keinoja kuten esimerkiksi tilatarpeen tarkastelu. Tavoitteiden saavuttamiseen liittyvää riskiä hallitaan valitsemalla tavoitteisiin sitoutuneet ja osaavat suunnittelijat painottamalla valinnassa enemmän osaamista ja sitoutuneisuutta kun hintaa. 19