Nikkilän Sydämen päiväkoti

Transkriptio

1 Nikkilän Sydämen päiväkoti Projektisuunnitelma

2 Sisällysluettelo sivu 1. Projektin tehtävä ja tausta 3 2. Projektin tavoitteet 4 3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet 6 4. Projektin aikataulu Projektiorganisaatio Projektin johtaminen Riskianalyysi Viestintä projektissa 16 2

3 1. Projektin tehtävä ja tausta Projektin tehtävä: Nikkilän Sydämen päiväkodin toteuttaminen. Sijoittaa Nikkilän Sydämen kampusalueelle 8-ryhmäinen päiväkoti siten, että se palvelee varhaiskasvatuksen toiminnan järjestämistä pedagogisesta ja tilojen käytön näkökulmista tarkoituksenmukaisesti. Projektin tarve ja tausta: Talousarviossa 2016 hanke on määritelty seuraavasti: Nikkilässä on paljon päiväkoteja pienellä alueella (12 kpl), monet niistä vain yhden tai puolentoista ryhmän suuruisia. Lisäksi monet rakennuksista ovat huonokuntoisia ja vanhoja sekä ei päiväkotitoimintaa varten rakennettuja kiinteistöjä. Uudella suuremmalla päiväkodilla saadaan säästöjä niin toiminnasta kuin tilankäytön tehokkuudesta ja ylläpitokustannuksista. Ylläpitokustannuksiin vaikuttavat mm. tehokkaampi energiankäyttö ja yksi yhtenäinen piha-alue. Lisäksi huonokuntoiset rakennusten vaatimat peruskunnostus- ja korjausmenot jäävät pois. 3

4 2. Projektin tavoitteet (1/2) 1. Tilat ovat toiminnan ja pedagogiikan sekä tilojen laajuuden ja niiden aiheuttamien kustannusten osalta tarkoituksenmukaisia ja tasapainossa. Huomio kiinnitetään toiminnan tarkoituksenmukaisuuteen, viihtyvyyteen ja lapsen mittakaavaan kuin tilatehokkuuteen siten, että saavutetaan optimi. 2. Tilojen ratkaisuissa tulee käyttää joustavia, helposti muunneltavia (mm. rakenteellisia väliseiniä siirtämällä) ja mukautuvia ratkaisuja. Toiminnan kannalta tehokkaat ja tiimityöskentelyn mahdollistavat tilat. 3. Päiväkoti tulee suunnitella kustannustehokkaasti 1. Kustannusten laskemiseen tulee käyttää kaikkia käytettävissä olevia keinoja kuten esimerkiksi tilatarpeen tarkastelu, kustannustehokas rakentaminen, olemassa olevien tilojen hyödyntäminen jne. 2. Talousarviossa 2016 Nikkilän Sydämen päiväkotiin on varattu määrärahoja yht. 4,63 M. Pyritään pysymään talousarvion esittämässä hinta-arviossa, kuitenkin siten, että otetaan huomioon uudet tiukentuneet rakentamismääräykset 2017, jotka voivat lisätä rakentamiskustannuksia. Kustannusten ja toiminnallisten tavoitteiden tasapainon (=kokonaisoptimin) saavuttaminen 4. Uudella 8-ryhmäisellä päiväkodilla saadaan säästöjä toiminnasta; jotka koostuvat paremmasta johtamiskäytännöstä, ruokahuollonkuljetuksista, siivous ja ravitsemushuollosta, sisäisestä sijaistamisesta, hankintojen keskittämisestä sekä tilatehokkuudesta. 4

5 2. Projektin tavoitteet (2/2) 6. Viihtyvyys ja turvallisuus 1. Oikea mittakaava 2. Valaistus 3. Materiaalit ja akustiikka 7. Tekniset tavoitteet 1. Toimintavarmat ratkaisut 2. Huollettavuus/huoltovälit 3. Energiatehokkuus ja rakennusautomaation hyödyntäminen 4. Tilojen monipuolisen käytön mahdollistaminen 5. Varautuminen uusiin mahdollisuuksiin 8. Pedagogiset tavoitteet 1. Tilat ovat muunneltavissa ja se mahdollistaa tilojen monipuolisen käytön ja toiminnan esimerkiksi erikokoisten ryhmien sekä erilaisten opetusmenetelmien käytön. 2. Toiminnan kannalta tehokkaat ja tiimityöskentelyn mahdollistavat tilat. 5

6 3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet (1/3) Projekti jakautuu seuraaviin vaiheisiin Vaihe 1, Tarveselvitys ja hankesuunnitelma, joka laaditaan palkattujen asiantuntijoiden (konsultit) avustuksella, jotka jatkavat suunnittelua hankkeen loppuun asti a) Sisältää myös ehdotuspiirustukset L1 b) Hankesuunnitelma hyväksytetään seuraavasti: sivistys- ja tekninen valiokunta -> kunnanhallitus -> kunnanvaltuusto c) Alustava aikataulu: valmistuu syyskuun lopussa 2016, hyväksyntä viimeistään joulukuussa 2016 Vaihe 2, Toteutussuunnitelmat, jotka laaditaan hankesuunnitelman pohjalta a) Alustava aikataulu: valmistuu syksyllä 2017 Vaihe 3, Rakentaminen, jossa toteutussuunnitelmien pohjalta kilpailutetaan urakat ja rakennetaan hanke valmiiksi a) Alustava aikataulu: valmistuu kesällä

7 3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet (2/3) Vaihe 1 Hankesuunnitelma sisältäen tarveselvityksen 1. Hankesuunnitelman käynnistäminen ja laatiminen 1. Tarveselvitys 2. Tilaohjelma 3. Hankesuunnitelman tekstit 4. Kustannusarvio ja sisäinen vuokra 2. Kaavamuutosprosessin jatkaminen 1. Hanke tarvitsee kaavamuutoksen 2. Muutostarpeiden selvitys 3. Palaverit kaavoituksen kanssa 4. Arkkitehti avustaa kaavoitusta 5. Kaavamuutos oltava lainvoimainen ennen rakennusluvan hakemista 3. Valtionosuushakemus 1. Sivistysosasto selvittää mahdollisesti saatavat valtionavut 2. Hankesuunnitelman teon jälkeen päivitetään valtionapuhakemus todellisen tilanteen mukaan. 7

8 3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet (3/3) Vaihe 2 Rakennusten F ja G purkusuunnitelma Vaihe 3 Rakennusten F ja G purku Vaihe 4 Toteutussuunnittelu 1. Toteutussuunnittelu 1. Varmistetaan, että tarveselvityksen ja hankesuunnitelman mukaiset tavoitteet täyttyvät 2. Rakennusluvan hakeminen Vaihe 5 Rakentaminen 1. Urakkakilpailutus ja rakennuttaminen sekä rakentaminen 1. Urakoitsijoiden valintakriteerit 2. Hilma-ilmoitus 3. Tarjouspyynnöt 4. Urakoitsijoiden valinta 5. Rakennustyöt 8

9 4. Projektin aikataulu HANKE KUUKAUSI NIKKILÄN SYDÄMEN PÄIVÄKOTI Tarveselvitys 05/ /2016 Suunnitteluryhmän kilpailutus 05/ /2016 Hankesuunnittelu 07/ /2016 Rakennusten F ja G purku 12/2016-2/2017 Toteutussuunnittelu 1/2017-9/2017 (8 KK) Urakoitsijoiden kilpailutus 10/2017-2/2018 (5 KK) Rakentaminen 3/2018-5/2019 (15 KK) 9

10 5. Projektiorganisaatio (1/2) Projektin asettaja: Tekninen johtaja Ilari Myllyvirta Tehtävä: Valvoo hankkeen etenemistä. Projektiryhmä: Ryhmän osapuolet: Sivistysosasto: Varhaiskasvatus Tekniikka- ja ympäristöosasto: Toimitilat Tehtävä: Johtaa ja ohjaa suunnittelua ja tiedottaa hankkeen etenemisestä Projektin vastuuhenkilö/projektipäällikkö: Talotekniikkainsinööri, teky Tehtävä: Kokoaa ja koostaa ryhmän toimintaa sekä pitää huolen asetettujen tavoitteiden täyttymisestä Jäsenet ja roolit: Tehtävä: Edustaa omaa organisaatiotaan. Osallistuu päätökseen oman asiantuntemuksensa kautta ja kokoaa tiedon omasta organisaatiosta. 1. Mervi Keski-Oja varhaiskasvatuspäällikkö, sivi 2. Petra Salomaa suunnittelija, sivi 3. Pääsuunnittelija / Arkkitehti 4. Muut suunnittelijat tarpeen mukaan Lisäksi hankkeessa on mukana tarpeen mukaan muita asiantuntijoita. Rakennuttajakonsultti toimii projektiryhmän sihteerinä. Toteutussuunnitteluvaiheessa otettava myös teknisen ylläpito mukaan 10

11 5. Projektiorganisaatio (2/2) Ohjausryhmä: Kommentoi ja ohjaa tehtyjä valintoja (jäsenet luottamusmiesorganisaatiosta ja sisäisistä organisaatiosta). Kunnanhallituksen valitsemat 5 6 luottamushenkilöä, jotka valitaan projektisuunnitelman hyväksynnän yhteydessä. Osastot nimeävät osallistujansa ohjausryhmään. Kokouskutsu ja esityslista lähetetään nimetyille edustajille, jotka osallistuvat tarvittaessa. Puheenjohtaja: Teky Jäsenet: Kunnanhallitus valitsee 5-7 jäsentä ohjausryhmään Ilari Myllyvirta Kurt Torsell Mervi Keski-Oja Petra Salomaa Tiina Salonen Birgit Mäkilä Jarkko Lyytinen Aino Kuusimäki Pekka Laitasalo Teky Sivistys Sivistys Sivistys työturvallisuuspäällikkö ruokapalvelupäällikkö Keke Keke Taha Projektin rakennuttajakonsultti toimii ohjausryhmän sihteerinä. Ehdotetaan että projektiorganisaatio viedään tiedoksi ja päätettäväksi hallitukseen, joka samalla vahvistaa ohjausryhmään omat edustajansa. 11

12 6. Projektin johtaminen Toimintatapa Työ tehdään teknisen osaston johdolla hyvässä yhteistyössä sivistysosaston varhaiskasvatusyksikön kanssa. Käyttäjien rooli on erityisen tärkeä tarveselvityksen ja hankesuunnittelun yhteydessä. Projektiryhmä kokoontuu säännöllisesti noin 1-2 viikon välein ja käsittelee edellisen istunnossa sovitun valmistelun pohjalta asian sekä tekee työn etenemiseksi tarvittavat päätökset Ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti noin 1 3 kuukauden välein suunnittelun vaiheesta riippuen. Projektiryhmä ja projektipäällikkö kutsuvat ohjausryhmän kokoon. Hankkeen asettajalle informoidaan hankkeen tilanne vähintään kerran kuukaudessa tai päätöksiä / kannanottoja tarvittaessa useammin. Mikäli mahdollista, projektin ratkaisunetsinnässä käytetään seuraavaa etenemistapaa: Kartoitetaan tällä hetkellä tiedettävät asiat (lähtötiedot ja päätetyt tavoitteet) Kartoitetaan tavoitteista päätöksenteon reunaehdot Ideoidaan vaihtoehtoiset ratkaisutavat ja niiden vaikutukset Valitaan ehdotettava ratkaisu ja perustellaan se 12

13 7. Riskianalyysi (1/2) Riski ja siihen varautuminen Olemassa olevien päiväkotitoimintaa palvelevien rakennusten elinkaaren päättyminen ennen uusien korvaavien tilojen valmistumista Tilojen rakennus- ja talotekninen kunto on kokonaisuutena korkeintaan välttävä, myös sisäilman laatuun liittyviä ongelmia on havaittu. Riskin hallitsemiseksi rakennuksissa tehdään tarvittavat toimenpiteet toiminnan tilapäiseksi turvaamiseksi siihen asti, kunnes uudet tilat valmistuvat. Riskiä hallitaan myös kiinnittämällä erityistä huomiota tilojen hoitoon ja turvallisten tilojen varmistamiseen koko Nikkilän Sydämen päiväkodin rakentamisen ajan. 13

14 7. Riskianalyysi (2/2) Riski ja siihen varautuminen Aikataulu Nikkilän Sydämen päiväkodin rakentamisen aloittamisen ajankohta on alkuvuonna Tämä edellyttää sujuvaa vaativan kohteen suunnittelua ja päätöksenteon joustavuutta siten, että luottamuselimet, Sipoon kunnan johto, projektiryhmä ja muut osapuolet ovat tietoisia hankkeen tavoitteista, toimintatavoista ja etenemisestä. Riskiä hallitaan pitämällä kaikki edellä mainitut osapuolet koko ajan tietoisia asioista ja tekemällä valmistelutyö mahdollisimman huolellisesti, jotta tarvittava luottamus eri osapuolten välillä syntyy. Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen Kustannusriskiä hallitaan käyttämällä kaikkia käytettävissä olevia keinoja kuten esimerkiksi tilatarpeen tarkastelu. Tavoitteiden saavuttamiseen liittyvää riskiä hallitaan valitsemalla tavoitteisiin sitoutuneet ja osaavat suunnittelijat painottamalla valinnassa enemmän osaamista ja sitoutuneisuutta kun hintaa. 14

15 8. Viestintä projektissa Projektiryhmä vastaa viestinnästä Sisäinen viestintä: Varhaiskasvatuksen kokoukset ja muut tarvittavat tapaamiset (tietojen vaihto molempiin suuntiin) varhaiskasvatuspäällikkö vastaa tiedottamisesta Sinetti sisäisen tiedon informaatioväylänä Ulkoinen viestintä: Sipoon www-sivujen käyttö 15