Visma Nova Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelun Käyttöönotto-opas

Transkriptio

1 Visma Nova Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelun Käyttöönotto-opas

2 Visma pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visman kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma,

3 Sisällysluettelo 1 Johdanto Yleiskuvaus Laskutettavan yrityksen valinta Tilitoimistot ja isännöintitoimistot Laskutettavan yrityksen valitseminen käyttäjätunnuksella eli ns. vanha tapa Laskutettavan yrityksen valinta AutoInvoice tilillä Rajoituksia ja poikkeustilanteita Laskutettavan yrityksen poistaminen Laskutettavan yrityksen valinta Autoinvoice Wizardissa Ohjelmien käynnistäminen Käsikirjasta Verkkolaskutuksen käyttöönotto Oman yrityksen eli lähettäjän tiedot Factoringin vaatimat tiedot Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelun käyttöönotto AutoInvoiceWizardin avulla Oman yrityksen eli lähettäjän tiedot Ohjelman käynnistäminen ja päänäkymä Yrityksen perustaminen Pankkiverkkoyhteyden aktivointi Skannauspalvelun aktivointi ja ohjeistus Käyttäjän lisääminen AutoInvoiceen Käyttäjän poistaminen Visma.net AutoInvoicesta Yrityksen poistaminen Visma.net AutoInvoicesta Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelu tilin muut ominaisuudet Visma.net AutoInvoicen käyttöönotto manuaalisesti Asiakkaiden eli vastaanottajien tiedot Jos laskutustapana on verkkolasku Jos laskutustapana on kuluttajan e-lasku tai suoramaksu Kuluttajan e-lasku ja suoramaksu Laskuttajailmoitukset Laskuaiheet Vastaanottoilmoitukset Ilmoitusten nouto Ilmoitusten päivitys Visma Novaan Laskun tiedot Verkkolaskujen muodostaminen ja käsittely Johdanto Verkkolaskujen nimeäminen ja rajaus Finvoice-aineiston määritykset Lähettäjän tiedot Optiot Verkkolaskuaineiston muodostaminen E-laskuaineiston muodostaminen Suoramaksuaineiston muodostaminen Suoramaksujen peruutuslaskut Virheet verkkolaskuaineistossa (Finvoice 1.3 ja 2.01) Laskujen jatkokäsittely Laskujen seuranta lähetyksen jälkeen Tulostuspalvelun käyttöönottaminen...34 Käyttöönotto-opas sivu 3

4 1 Johdanto Luvussa kuvataan lyhyesti Visma.net Autoinvoice verkkolaskupalvelu. 1.1 Yleiskuvaus Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelu koostuu kahdesta osasta: Visma Nova AutoInvoice Wizardista sekä Maventa verkkolaskuoperaattorista. Maventa on Visman omistama pohjoismainen verkkolaskuoperaattori. Aikaisemmin palvelusta käytettiin nimeä Maventa. Tämän vuoksi ohjelmistossa käytetään sekä Visma.net AutoInvoice että Maventa termejä. Alla toimenpiteet verkkolaskun lähetyksen ja vastaanoton käyttöönottoon liittyen pähkinänkuoressa: 1. Tarkista, että ympäristössäsi on Verkkolaskulisenssi (WEI) 2. Käynnistä Visma.net AutoInvoice Wizard ja aktivoi AutoInvoice -verkkolaskutili 3. Kirjaudu Visma.net AutoInvoice -tilillesi (autoinvoice.visma.com) ja tee pankkiverkkoyhteyden avaus 4. Aktivoi tarvittaessa paperilaskujen skannauspalvelu 5. Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelu on käytettävissä verkkolaskujen lähetykseen ja vastaanottoon kun saat ilmoituksen, että yhteys pankkiverkkoon on käytössä 6. Informoi toimittajiasi uudesta laskutusosoitteesta 7. Jos ympäristössäsi on useita yrityksiä, niin valitse otatteko vastaan koontilaskun vai meneekö laskut jokaiselle yritykselle erikseen 8. Lisätietoa muista Visma.net AutoInvoice -palveluista löydät palvelukuvauksesta ja tästä käyttöönotto-oppaasta Käyttöönottotehtävät palveluittain lyhyesti Käyttöönotto-opas sivu 4

5 1.2 Laskutettavan yrityksen valinta Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelun transaktioissa on määräportaat, joiden mukaan transaktion a-hinta määräytyy. Transaktiot lasketaan yhteen laskutusasiakkaittain. Jos ympäristössänne on useita yrityksiä, niin teillä on kaksi vaihtoehtoa 1. lasku menee erikseen jokaiseen yritykseen 2. lasku menee yhteen yritykseen Ensimmäisessä tapauksessa määräportaaseen lasketaan mukaan vain yhden yrityksen laskut ja a-hinta määräytyy sen perusteella. Toisessa tapauksessa määräportaaseen lasketaan kaikkien yritysten laskut ja tällöin transaktion a-hinta saattaa olla pienempi kuin ensimmäisessä tapauksessa. Laskulla näkyy erittely yrityksittäin ja palveluittain Tilitoimistot ja isännöintitoimistot Tilitoimisto- ja isännöintitoimistoympäristöissä laskutettava yritys riippuu usein siitä, minkälaisen sopimuksen tilitoimisto on tehnyt asiakkaansa kanssa eli meneekö laskut suoraan asiakkaalle vai tilitoimistolle. Jos laskutettava yritys on tilitoimisto, on mahdollista hyötyä suuren laskumäärän tuomasta alemmasta tapahtuman a-hinnasta. Toisaalta suoraan loppuasiakkaalle lähetettävä lasku työllistää tilitoimistoa vähemmän Laskutettavan yrityksen valitseminen käyttäjätunnuksella eli ns. vanha tapa Jos AutoInvoice ympäristössänne on käytössä laskutettavan yrityksen valinta käyttäjätunnuksen perusteella, se pysyy voimassa. Käyttöliittymässä ei näy laskutettavan yrityksen valintaa, millä vältetään sekaannuksia. Mahdollisuus linkittää yritys laskutettavaan yritykseen käyttäjätunnuksen perusteella säilyy jatkossa sellaisenaan ja se on voimakkaampi asetus kuin tämä uusi asetus. Jos linkitys käyttäjätunnuksen perusteella otetaan käyttöön, se poistaa tilille tehdyt laskutettavan yrityksen valinnat. Käyttäjätunnuksen linkityksen voi poistaa ainoastaan tuki. Jos haluat poistaa käyttäjätunnuslinkityksen, ole yhteydessä tukee Käyttöönotto-opas sivu 5

6 1.2.3 Laskutettavan yrityksen valinta AutoInvoice tilillä Kirjaudu AutoInvoice-tilillesi autoinvoice.visma.com. Valitse yrityslistalta yritys, jonka tapahtumat haluat laskutettavan toiselta yritykseltä ja määrät lasketaan toisen yritykselle. Alla olevan esimerkin avulla valitse ensin yritys 1. Laskutettava yritys 4 täytyy olla avattuna ennen kuin valinnan voi tehdä. Yritys voi ottaa laskunsa vastaan paperisena, jos yritys ei voi ottaa vastaan verkkolaskua Autoinvoicepalvelusta. Yritys 1 Yritys 2 Yritys 3 Yritys 4 Valitse oikeasta ylänurkasta Asetukset. Valitse Yrityksen asetukset Laskutustiedot. Valitse Toimitustapa-kenttään Laskutus laskutusyrityksen kautta ja Laskutusyritys-kenttään yritys, jota laskutetaan eli yllä olevassa esimerkissä Yritys 4. Tallenna. Tee sama asetus myös muille yrityksille Yritys 2 ja Yritys 3. Laskutettavan yrityksen valinta Huom! Vain tämän asetuksen jälkeen tulleet Autoinvoice-tapahtumat laskutetaan laskutettavalta yritykseltä. Käyttöönotto-opas sivu 6

7 1.2.4 Rajoituksia ja poikkeustilanteita Laskutettavan yrityksen valitaan liittyy rajoituksia. Laskutettavan yrityksen valinnan voi tehdä vain käyttäjä, jolla on ADMIN-rooli molempiin yrityksiin eli yritykseen, josta laskutustapahtumat siirretään ja yritykseen, jota laskutetaan. Yritys ei voi olla itsensä laskutusyritys eli valittu yritys ei näy listalla. Yrityksiä, joille on jo valittu laskutusyritys, ei näy valintalistalla (ketjujen muodostaminen on estetty) Yritykselle, joka on valittu toisen yrityksen laskutettavaksi yritykseksi, ei voi valita laskutettavaa yritystä (ketjujen muodostaminen on estetty) Jos laskutettava yritys poistetaan, laskutettava yritys valinta poistuu ja laskutus palaa yritykselle Laskutettavan yrityksen poistaminen Laskutettavan yrityksen voi poistaa tililtä valitsemalla Laskutusyritys-kenttään Poista laskutusyritys ja Tallenna. Jos valitset vain toisen laskutustavan, tieto ei tallennu oikein. Laskutettavan yrityksen poistaminen Laskutettavan yrityksen valinta Autoinvoice Wizardissa Laskutettavan yrityksen valinta tullaan lisäämään myös taloushallinto-ohjelmistoihin, joissa on Autoinvoice Wizard toiminto. Aikataulu vaihtelee tuotteittain. Kerromme tästä lisää tuotekohtaisissa versiosaatteissa. 1.3 Ohjelmien käynnistäminen Verkkolaskujen muodostus kytkeytyy kiinteästi Laskutus/myyntireskontra-sovellukseen ja käynnistyy sen kautta laskujen tulostusvaiheessa. Käyttöönotto-opas sivu 7

8 1.4 Käsikirjasta Tässä käsikirjassa oletetaan, että osaat vähintään Windowsin peruskäytön sekä ymmärrät Visma Nova -ohjelmien käytön perusteet, jotka on kuvattu Käyttäjän perusoppaassa. Perusoppaan löydät aloitusnäkymästä valitsemalla Käyttäjän perusopas. Perusoppaassa on selvitetty ohjelmien perusrakenne ja perustoiminnot, käynnistäminen, tulostaminen sekä ohjelmien yhteisiä käyttösääntöjä, kuten pikavalintanäppäimet. Perusoppaasta löydät myös Visma Softwaren ja asiakaspalvelun yhteystiedot. Pääkäyttäjälle tarkoitettuja ohjelmien asennukseen ja päivitykseen liittyviä tietoja löydät valitsemalla aloitusnäkymässä Tekniset käsikirjat Asennusopas ja Tekniset käsikirjat Päivitysopas. Tämä käsikirja sisältää myös ohjelman käyttöä helpottavia huomioita ja vinkkejä, jotka on erotettu tekstistä viivojen väliin. Kun käsikirjassa neuvotaan avaamaan jokin valikko, on valikkokomentosarja erotettu tekstistä lihavoinnilla, kuten esimerkiksi Muokkaa Kopioi. Esimerkissä kehotetaan avaamaan Muokkaa-valikosta kohta Kopioi. Lihavointia käytetään myös puhuttaessa näytössä olevan ikkunan kentistä tai osista, kuten esimerkiksi Lähiosoite tai Puhelinnumero. Käyttöönotto-opas sivu 8

9 2 Verkkolaskutuksen käyttöönotto Tässä luvussa annetaan ohjeet verkkolaskutuksen käyttöönottoon. 2.1 Oman yrityksen eli lähettäjän tiedot Määrittele seuraavat tiedot aloitusnäkymän Asetukset Yritystiedot Perustiedot - välilehdelle: Pankkitili Y-tunnus Huomautusaika. Tieto tulostuu aineistoon muodossa Huomautusaika + kentän teksti, esimerkiksi Huomautusaika + 7 pv. Viivästyskorko Voit määritellä yritykselle laskulajikohtaiset OVT-tunnukset toiminnolla Asetukset Numerosarjat Laskutus. Näin voit käyttää OVT-tunnuksessa esim. valinnaisia tarkenteita organisaatioyksikköjä varten. Mikäli et määrittele laskulajikohtaista OVTtunnusta, ohjelma muodostaa OVT-tunnuksen automaattisesti yrityksen y-tunnuksesta Factoringin vaatimat tiedot Jos käytät verkkolaskussa Factoring-optiota, syötä Yritystiedot Rahoitusyhtiö - välilehdelle factoring-pankkitili (vaatii WFL-lisenssin). 2.2 Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelun käyttöönotto AutoInvoiceWizardin avulla Aloitusnäkymän valinnan Asetukset AutoInvoiceWizard kautta voit hallinnoida AutoInvoice palvelussa olevia yrityksiäsi ja lisätä/poistaa näistä yrityksistä käyttäjiä. Wizardin kautta voit myös lisätä käyttämiäsi yrityksiä AutoInvoice palveluun. Huom! AutoInvoiceWizard sovelluksella ei tällä hetkellä voi tehdä käyttöönottoa kokonaan vaan joudut tekemään pankkiverkkoliitoksen Visma.net AutoInvoice - verkkolaskupalvelun tilin kautta sivuilla. AutoInvoiceWizard-ohjelman käyttäjän tulee kuulua NovaLedger- tai NovaSuperUserkäyttäjäryhmään. Lisäksi tälle käyttäjälle tulee olla määriteltynä Käyttäjätunnus- ja Sähköposti-tiedot Novan henkilörekisteriin Oman yrityksen eli lähettäjän tiedot AutoInvoicen osalta tulee määritellä yritykselle perustiedot aloitusnäkymän Asetukset Yritystiedot Perustiedot -välilehdelle käsikirjan kohdan 2.1 mukaisesti. Tämän lisäksi tulee määritellä yritystietoihin seuraavat tiedot: Sähköposti Maa (oletuksena FI) Huom! Isännöintitoimistoissa ja tilitoimistoissa, joissa AutoInvoice transaktioista laskutetaan suoraan loppuasiakasta eikä esimerkiksi isännöintitoimistoa tulee yrityksen nimi perustaa siten, että Visman laskutus tietää mille yritykselle loppuasiakas kuuluu. Esimerkiksi As Oy taloyhtio c/o Isännöinti Oy. Käyttöönotto-opas sivu 9

10 2.2.2 Ohjelman käynnistäminen ja päänäkymä AutoInvoiceWizard-ohjelman käynnistät aloitusnäkymän valinnan Asetukset AutoInvoice Wizard kautta. AutoInvoice Wizard-ohjelman Yritykset ja käyttäjät -ikkunassa on valittuna se yritys, joka oli aloitusnäkymän yrityslistasta valittuna ohjelmaa käynnistettäessä. Voit vaihtaa tässä näkymässä yritystä klikkaamalla hiirellä kyseisen yrityksen riviä. Yritykset ja käyttäjät-näkymän vasemmalla puolella näkyvät Novan Yritysvalinnassa olevat yritykset. Oikealla puolella olevassa näkymässä näkyvät kyseisen yrityksen AutoInvoice palveluun perustetut käyttäjät. Käyttäjät haetaan AutoInvoice palvelusta. Käyttäjät on aiemmin voitu perustaa AutoInvoiceen Maventan palvelun kautta. Maventan palvelu on Visma Solution Oy:n tuote ja Visma.net AutoInvoice on Visma Software Oy:n tuote. Hinnoittelu ja palvelun ehdot ovat erilaiset. Visma.net AutoInvoice pitää sisällään lisäksi automaattisen laskujen siirron ja lukemisen Visma Novasta. Yritys-kohdan alapuolella näkyvät valitun yrityksen osalta tieto siitä, että onko yritys AutoInvoice palvelussa. Jos yritys ei ole AutoInvoice palvelussa tai API-avainta ei ole yritystiedoissa, tästä on seuraava merkintä: Jos yritys on AutoInvoice palvelussa, tästä on seuraava merkintä: AutoInvoice palvelussa olevasta yrityksestä näytetään myös Yrityksen UUID- ja Yrityksen API-avain tiedot Yrityksen perustaminen Jos aloitusnäkymässä valitset yrityksen, jota ei ole perustettu AutoInvoice palveluun, tällöin AutoInvoiceWizardin valinnan jälkeen pyydetään syöttämään ohjelman käyttäjän (admin) sähköpostiosoite. Tällä tiedolla ohjelma tutkii onko käyttäjä perustettu AutoInvoice palveluun. Tämä tarkastetaan tutkimalla kyseisen yrityksen ja YR1:n henkilörekisteristä Sähköpostiosoite- ja API-avain-tiedot. Kun olet syöttänyt sähköpostiosoitteen, Jatka-painikkeella pääset eteenpäin. Käyttöönotto-opas sivu 10

11 Yritykset ja käyttäjät-näkymässä on tällöin valitun yrityksen kohdalla ilmoitus Yritys ei ole palvelussa tai API-avainta ei ole yritystiedoissa. -painikkeella (Lisää käyttäjä) voit määritellä ne käyttäjät, joille haluat perustaa AutoInvoice-tilin verkkopalveluun kirjautumista varten. AutoInvoicessa tulee yrityksellä olla vähintään yksi käyttäjä, ja tällä käyttäjällä tulee olla admin-oikeudet. Huom! Lisää käyttäjiä-ikkunassa näet sekä valittuna olevan yrityksen että yritys 1:n henkilörekisterin tiedot. Näin voit valita AutoInvoicen käyttäjäksi halutessasi myös käyttäjän, jota ei ole perustettu kyseisen yrityksen henkilörekisteriin. Pääkäyttäjälle määrittelet Admin-kenttään ruksin. Käyttäjän valitset klikkaamalla kyseistä riviä, jolloin rivi tulee valituksi (sinisellä värillä). Voit valita tässä ikkunassa useamman käyttäjän pitämällä Shift-näppäintä pohjassa ja valitsemalla hiirellä käyttäjärivit. -painikkeen valinnan jälkeen palaat Yritykset ja käyttäjät näkymään. -painikkeella jatkat tilin perustamisen seuraavaan vaiheeseen. Käyttöönotto-opas sivu 11

12 Verkkolaskutus-näkymässä voit käydä läpi AutoInvoicen -käyttöehdot ja hyväksyä nämä. AutoInvoiceen perustettaville tileille tulee oletuksena käyttöön verkkolaskujen vastaanotto. -painikkeen valinnan jälkeen avautuu Aktivoinnin yhteenveto-ikkuna, josta voit tarkastaa tehtävät toimenpiteet. Hyväksyt tehtävät toimenpiteet -painikkeella. Loki-näkymässä ilmoitetaan onnistuiko yrityksen rekisteröinti AutoInvoiceen. -painikkeen kautta näet tehdyistä toimenpiteistä tarkemmat loki-tiedot. -painikkeella poistut tästä näkymästä. Käyttöönotto-opas sivu 12

13 Huom! Verkkolaskutilin perustamisen jälkeen lähetetään valitun pääkäyttäjän sähköpostiosoitteeseen AutoInvoice palvelusta aktivointi-viesti, jossa olevaa linkkiä klikkaamalla aktivoidaan tunnus (sähköpostiosoite) ja voidaan kirjautua AutoInvoice palveluun. Jos kyseinen käyttäjä on jo aiemmin perustettu AutoInvoice/Maventan palveluun, käyttäjän sähköpostiosoitteeseen tulee viesti käyttäjän lisäämisestä yritykseen. Tällöin tunnuksen aktivointia ei enää tehdä. Tilin perustamisen jälkeen tarkista API-avain-tieto Novan aloitusnäkymän Asetukset Yritystiedot Yritystiedot Lisätiedot-välilehdeltä. Tarvittaessa kopioi yritystietoihin API-avain AutoInvoicen verkkopalvelun Asetukset-näkymästä. Huom! Visma.net AutoInvoice Wizard tutkii ohjelman avaamisen yhteydessä, onko Novaan kirjautunut käyttäjä perustettuna kyseiseen yritykseen (henkilötietoihin on määritelty Käyttäjätunnus ja Sähköpostiosoite). Jos Novaan kirjautunutta käyttäjää ei ole perustettu kyseisen yrityksen henkilörekisteriin, Visma.net AutoInvoice Wizard pyytää avaamisen yhteydessä syöttämään sähköpostiosoitteen. Jos käytössänne on Novassa useita yrityksiä, suosittelemme tästä syystä avaamaan Visma.net AutoInvoice Wizardin sen yrityksen kohdalta, johon Novaan kirjautunut käyttäjä on perustettu (esim. YR1) Pankkiverkkoyhteyden aktivointi Laskut eivät vielä mene asiakkaille, jotka käyttävät verkkolaskuoperaattorinaan pankkia. Et myöskään voi ottaa vastaan laskuja pankin kautta lähettäviltä toimittajilta. Tilin pääkäyttäjän tulee tehdä pankkiverkon avaus. Pankkiverkon avauksen tekijän ei tarvitse olla yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. 1. Kirjaudu sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi sivulle 2. Valitse yritys ja sieltä asetukset 3. Valitse vasemmasta reunasta Lisäpalvelut Pankkiverkkoasetukset 4. Ilmoita sivulla sähköpostiosoitteesi ja klikkaa Lähetä. 5. Saat sähköpostiisi kutsun Visma Sign:lta, joka sisältää aktivointilinkin ja salasanan heidän palveluunsa. Huomioi, että linkin voimassaoloaika on 2 päivää. Seuraa viestissä saamiasi ohjeita. Käyttöönotto-opas sivu 13

14 6. Selaimeen avautuvalle sivulle syötät sähköpostikutsussa olleen salasanan. 7. Tämän jälkeen avautuvalla sivulla voit esikatsella sinulle lähetettyä asiakirjaa. 8. Kun olet lukenut asiakirjan, sulje välilehti ja palaa aloitussivulle. 9. Pääset allekirjoittamaan asiakirjan valitsemalla Siirry tunnistautumaan. Kirjoita henkilötunnuksesi ja tunnistaudu sen jälkeen henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällä varmistetaan henkilöllisyytesi. Tietojasi ei käytetä muuhun tarkoitukseen. 10. Tunnistautumisen jälkeen valitse Allekirjoita asiakirja. Käyttöönotto-opas sivu 14

15 11. Saat tämän jälkeen allekirjoitetun asiakirjan sähköpostiisi. Pankkiverkkoyhteyden avaus kestää noin viikon. Saat ilmoituksen sähköpostiisi kun yhteys on avattu. Huom! Muistathan tehdä avauksen kaikille yrityksille. Avauksen hinta on sivulla virheellisesti 10. Emme peri avauksesta maksua. Pankkia välittäjänä käyttävien toimittajien välittäjätunnus on DABAFIHH, muilla eli operaattoria käyttävillä välittäjätunnus on Dokumenttipohjat toimittajailmoitukseen löytyvät Visma Communitysta Visma.net AutoInvoice -sivuilta Skannauspalvelun aktivointi ja ohjeistus Verkkolaskujen vastaanoton lisäksi voit ottaa vastaan laskut verkkolaskuina myös toimittajilta, jotka eivät voi lähettää verkkolaskuja. Toimittaja lähettää paperiset laskut skannauspalveluun, joka muodostaa paperilaskusta verkkolaskun laskun kuvan kanssa. 1. Kirjaudu sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi sivulle 2. Valitse yritys ja sieltä asetukset 3. Valitse vasemmasta reunasta Lisäpalvelut Skannitili 4. Hyväksy ehdot ja Tilaa Skannauspalvelu on voimassa välittömästi. Ilmoita toimittajille ohjeistus miten laskut toimitetaan oikein skannauspalveluun. Toimittaja voi lähettää laskut skannauspalveluun joko paperilla tai sähköpostilla. Skannauspalveluun saapuvien dokumenttien käsittely Käyttöönotto-opas sivu 15

16 Mikäli saapuvassa laskussa ei ole sarjanumeroa osoitetiedoissa, siinä on väärä sarjanumero tai sarjanumero on puutteellinen, se lisätään laskulle. (sarjanumeron lisäys laskutetaan voimassa olevan hinnaston mukaan) Mikäli skannauspalveluun saapuu huomautus- tai perintäkirje, lähetetään se vastaanottajalle sähköpostitse. (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan) Mikäli skannauspalveluun saapuu tilausdokumentti, sopimus yms. lähetetään se vastaanottajalle sähköpostitse. (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan) Mikäli skannauspalveluun saapuu paketti tms., lähetetään se vastaanottajalle postitse. (edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan) Kaikki skannauspalveluun saapuvat mainokset, katalogit yms. tuhotaan. Ei-lasku materiaalin edelleen lähetys Ei-lasku dokumentit lähetetään edelleen asiakkaan skannitilin avaamisen yhteydessä ilmoittamaan sähköposti- tai postiosoitteeseen. Mikäli sähköposti- tai postiosoite muuttuu tilin avaamisen jälkeen on asiakkaan päivitettävä tiedot AutoInvoice-tililtä kohdasta Asetukset Skannitili tai oltava yhteydessä asiakastukeemme. Laskulta tunnistettavat kentät Ostolaskun skannauksen onnistumiseksi on tärkeää, että laskulla olevat kentät ovat tunnistettavissa. Kentät tunnistetaan automaattisesti, joten kenttien tulee olla selkeästi merkitty yleisesti käytetyillä tunnistesanoilla. Laskulta tunnistetaan seuraavat 13 kenttää 1. Laskun numero / Invoice number 2. Laskunpäivämäärä / Invoice date 3. Eräpäivä / Due date 4. Valuuttakoodi / Currency code 5. IBAN-tilinumero / Bank IBAN number 6. Viitteenne / Your reference 7. Viitenumero / Payment reference no 8. Sarjanumero / Serial number 9. ALV summa / VAT amount 10. Laskun summa / Invoice total amount 11. Toimittajan VAT tunnus / Supplier s business code 12. Toimittajan nimi / Supplier name 13. Laskutyyppi / Invoice type Tilin sulkeminen Skannitilin voi sulkea ottamalla yhteyden asiakastukeemme support@maventa.com. Kun skannitili on suljettu, skanniosoitteeseen lähetetty materiaali lähetetään seuraavan 60 päivän ajan joko palautusosoitteeseen erillistä maksua vastaan tai tuhotaan (esimerkiksi mainokset ja tuotekuvastot). 60 päivän jälkeen kaikki skannauspalveluun saapunut materiaali tuhotaan Käyttäjän lisääminen AutoInvoiceen Voit lisätä valitulle yritykselle käyttäjän / käyttäjiä AutoInvoiceen käyttämällä AutoInvoiceWizardin toimintoa (Lisää käyttäjä). Lisää käyttäjiä-ikkunassa valitset käyttäjä / käyttäjät, joille haluat antaa oikeuden kirjautua Maventan palveluun. Käyttöönotto-opas sivu 16

17 Lisää käyttäjä-ikkunassa voit järjestää tietoja haluamasi sarakkeen mukaisesti klikkaamalla kyseisen sarakkeen otsikkoa (Numero tai Nimi). Käyttäjän valitset klikkaamalla kyseistä riviä, jolloin rivi tulee valituksi (sinisellä värillä). Jos käyttäjä määritellään pääkäyttäjäksi, tällöin määritellet Admin-kenttään ruksin. Voit valita tässä ikkunassa useamman käyttäjän pitämällä Shift-näppäintä pohjassa ja valitsemalla hiirellä käyttäjärivit. -painikkeen valinnan jälkeen palaat Yritykset ja käyttäjät näkymään. Seuraava-painikkeella jatkat käyttäjien perustamisen seuraavaan vaiheeseen. -painikkeen valinnan jälkeen avautuu Aktivoinnin yhteenveto-ikkuna, josta voit tarkastaa tehtävät toimenpiteet. Hyväksyt tehtävät toimenpiteet -painikkeella. Loki-näkymässä ilmoitetaan onnistuiko käyttäjän lisääminen AutoInvoiceen kyseiselle yritykselle. Tämän jälkeen käyttäjä saa sähköpostiinsa AutoInvoice palvelusta aktivointi-viestin, jossa olevaa linkkiä klikkaamalla käyttäjä aktivoi tunnuksensa (sähköpostiosoite) ja voi kirjautua AutoInvoice palveluun. Huom! Jos käyttäjällä on olemassa tunnukset Visma AutoInvoice/Maventan palveluun ja kyseinen käyttäjä lisätään käyttäjäksi toiseen AutoInvoice palvelussa olevaan yritykseen, tällöin käyttäjä ei saa sähköpostiinsa aktivointi-viestiä. AutoInvoiceWizardissa tulee näissä tapauksissa ilmoitus käyttäjän lisäämisestä palveluun onnistuneesti Käyttäjän poistaminen Visma.net AutoInvoicesta Käyttäjän poistaminen Visma AutoInvoice -palvelusta tapahtuu valitsemalla Yritykset ja käyttäjät-näkymässä -painikkeella (Poista käyttäjä). Käyttöönotto-opas sivu 17

18 Käyttäjän poistamisesta AutoInvoice palvelusta onnistuneesti tulee oheinen ilmoitus Yrityksen poistaminen Visma.net AutoInvoicesta Yritystä ei voida poistaa rajapinnan kautta. Ota yhteys Visman asiakaspalveluun tai Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelu tilin muut ominaisuudet Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelussa voit määritellä laskujen käsittelyyn liittyviä määrityksiä yrityksenne tarpeiden mukaisesti Asetukset Yrityksen tiedot-näkymässä. Tässä näkymässä voidaan ottaa esim. valinta Älä salli saman laskunumeron käyttöä, jolloin Novasta voidaan lähettää sama laskunumero AutoInvoice palveluun vain kerran. Tililtä löytyy myös paljon muita asetuksia, joten suosittelemme käymään kaikki asetukset läpi. Asetukset Ulkoasetukset-näkymän valinnalla Käytä omia PDF-kuvia tulosteissa voidaan laskun kuvissa käyttää omia laskun kuvia. 2.3 Visma.net AutoInvoicen käyttöönotto manuaalisesti AutoInvoicen voit ottaa käyttöön kirjautumalla ensin rekisteröitymissivulle Tili-tyypiksi valitse Yritys-Asiakastili ja määrittele yrityksen tiedot. Rekisteröidy-painikkeen klikkaamisen jälkeen saat sähköpostiisi vahvistusviestin. Aktivointi-sähköpostiviestissä olevan linkin kautta voit tehdä yrityksesi määrittelyt ja perustaa käyttäjät osoitteessa Saatuasi operaattorilta tunnukset avaa Visma Nova ja valitse Asetukset Yritystiedot Yritystiedot Lisätiedot -välilehti. Tallenna Yrityksen UUID -kenttään CompanyUUID-avain. Yrityksesi voi käyttää joko yhtä yhteistä API-avainta tai henkilökohtaisia API-avaimia. Yhteisen API-avaimen tallennat yritystiedoissa Yhteinen API avain -kenttään ja henkilökohtaiset API-avaimet puolestaan aloitusnäkymän Asetukset Henkilörekisteri -ikkunassa API-avain -kenttään henkilöittäin. Näiden määritysten jälkeen Visma.net AutoInvoice -optio on aktiivisena verkkolaskujen muodostusikkunan Finvoice operaattori -kehyksessä. Visma.net AutoInvoice -tunnukset (vas) ja henkilökohtaiset API-avaimet (oik). Käyttöönotto-opas sivu 18

19 Voit ohjata Visma.net AutoInvoicen virhepalautteet automaattisesti sähköpostiin määrittelemällä Virhepalautteet-kenttään sähköpostiosoitteen, johon virheviestit lähetetään. Mikäli haluat määrittää useampia sähköpostiosoitteita, erottele ne puolipisteellä. Voit noutaa virheviestit manuaalisesti painamalla Nouda. Aiempia virheviestejä pääset tarkastelemaan valitsemalla Näytä virhepalautteet. Automaattiviestien noutointervallia sekä tallennuspolkua on mahdollista muokata; lisää tietoa saat asiakaspalvelustamme. 2.4 Asiakkaiden eli vastaanottajien tiedot Jos laskutustapana on verkkolasku Määritä verkkolaskutusasiakkaille asiakaskortistossa y-tunnus OVT-tunnus asiakkaan täydellinen osoite kielikoodi (verkkolaskutuksessa tuetaan kielikoodeja FIN, SWE ja ENG) Huom. Jos maakoodia ei löydy asiakkaan y-tunnuksesta, se on oletuksena FI. Asiakaskortiston pääruudun Laskutustapa-välilehdellä valitset option Verkkolasku. Välittäjän tunniste -kenttään kirjoitat asiakkaan operaattorin/pankin tunnuksen. Pankkien käyttämät tunnukset: OKOYFIHH NDEAFIHH DABAFIHH HANDFIHH HELSFIHH POPFFI22 SBANFIHH AABAFI22 = OKO-pankkiryhmä = Nordea = Danske Bank = Handelsbanken = Aktia = POP Pankit = S-Pankki = Ålandsbanken Pankkien käyttämät intermediator-tunnukset ovat samat kuin BIC/SWIFT-tunnukset. Muiden pankkien ja verkkolaskuoperaattoreiden tunnukset voit tarkistaa esimerkiksi osoitteesta tai Verkkolaskuosoite-kenttään syötät asiakkaalta saamasi verkkolaskutunnuksen ja OVTtunnus -kenttään asiakkaan OVT-tunnuksen. Jos tunnus ei ole tiedossa tai haluat lähettää laskun paperitulosteena eteenpäin, tarkista verkkolaskuosoitteen teksti omalta tulostuspalvelun tarjoajaltasi. Jos verkkolaskuoperaattorisi on Visma AutoInvoice, tällöin tulee asiakkaan tiedoista löytyä vähintään y-tunnus ja osoitetiedot. Jos laskulta puuttuu verkkolaskuosoite, Visma AutoInvoice etsii y-tunnuksen perusteella vastaanottajalle verkkolaskuosoitetta. Lisätietoja saat Visma AutoInvoicen tukisivustolta. Suosittelemme verkkolaskuosoitetietojen ylläpitämistä asiakaskortistossa. Huom! Kun ohjaat laskun tulostukseen, merkitse ko. laskutusasiakkaalle Välittäjän tunniste -kenttään oman verkkolaskuoperaattorin tunnus. Käyttöönotto-opas sivu 19

20 Verkkolaskutuksen tiedot asiakaskortistossa. Voit myös määrittää asiakaskortiston Vast.ottajan ostotili- ja Vast.ottajan kp -kenttiin tiliöintiehdotuksen (yritys)asiakkaan ostoreskontran tiliöintiä varten. Tieto haetaan Finvoice-aineistoon laskutusasiakkaalta. Tiedoista ja niiden välittämisestä verkkolaskuaineistossa tulee sopia asiakkaan kanssa Jos laskutustapana on kuluttajan e-lasku tai suoramaksu Jotta voit lähettää kuluttaja-asiakkaillesi e-laskuja tai suoramaksuja, tulee kuluttajan tilata yritykseltäsi itselleen e-lasku omasta verkkopankistaan tai tehdä sopimus suoramaksun laskutustavasta. Suoraveloitusvaltakirjojen muunnon yhteydessä asiakas hyväksyy hiljaisesti muunnon uusiin laskutustapoihin (kuluttajan e-lasku/suoramaksu), ellei siitä erikseen ilmoita kieltäytyvänsä. Kuluttaja-asiakkaiden tietoja ei päivitetä asiakaskortistoon manuaalisesti vaan tiedot päivitetään pankista noudettavilla vastaanottoilmoitusaineistoilla (RI-sanoma). Nouda vastaanottoilmoitusaineistot verkkolaskuoperaattoriltasi säännöllisesti. Saatat tarvita vastaanottoilmoitusaineistojen noutoon erillisen sopimuksen operaattorisi/ pankkiyhteysohjelmistosi kanssa. Mikäli operaattorisi on Maventa, voit noutaa vastaanottoilmoitukset suoraan Visma Novan Asiakaskortistoon Visma.net AutoInvoice - palvelun avulla. Vastaanottoilmoituksilla päivitetään seuraavat tiedot Visma Novan Asiakaskortistoon: Laskutustapa (Kuluttajan e-lasku / Suoramaksu) Laskuaihekoodi Verkkolaskuosoite Välittäjän tunniste Ohjeet vastaanottoilmoitusaineiston noutoon Visma Novan Asiakaskortistoon löydät kohdasta Käyttöönotto-opas sivu 20

21 2.5 Kuluttajan e-lasku ja suoramaksu Kuluttajan e-lasku- ja suoramaksu-laskutustavat vaativat lisenssit WEI ja WEIL. Mikäli käytätte operaattorina Maventaa, tulee yrityksenne nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön tilata Maventan palvelussa pankkiverkon avaus. Lisää tietoa sekä palveluehdot löydät Maventan palvelusta. Avaus tulee olla tehtynä ennen laskuttajailmoituksen lähetystä. Avaukseen voi mennä useita pankkipäiviä Laskuttajailmoitukset Laskuaiheet Mikäli haluat lähettää kuluttajan e-laskuja tai suoramaksuja, muodosta laskuaihekohtaiset laskuttajailmoitukset osoitteessa Laskuttajailmoituksella ilmoitat yrityksesi tiedot julkaistavaksi kuluttajien verkkopankeissa. Laskuttajailmoituksen lähettämisen jälkeen kuluttajien verkkopankissa näkyy, että yrityksenne voi lähettää myös e-laskuja. Tämän jälkeen kuluttaja voi ilmoittaa e-laskun vastaanotto-osoitteensa laskuttajalle suoraan oman verkkopankkinsa kautta. Vastaanottoilmoitukset noudat Visma Novan Asiakaskortistoon kohdassa kuvatulla tavalla. HUOM! Visma Nova tukee vastaanottoilmoituksilla asiakkaiden automaattisessa täsmäämisessä laskuttajailmoituksen maksajan yksilöintitietojen tyyppejä Viitenumero ja Numeerinen tunniste. Numeerisena tunnisteena tulee käyttää Visma Novan asiakasnumeroa. Suosittelemme lisäksi vain yhden maksajan yksilöintitiedon käyttämistä. Mikäli yrityksenne lähettää suoramaksuja, tulee laskuttajailmoitus tehdä Laskuttajailmoituksen teko-ohjelman 2.0-versiolla ja valita Laskuttajan tarjoamat palvelut - kohdassa optio E-lasku ja suoramaksu. Löydät lisätietoja laskuttajailmoituksista -sivustolta. Laskuttajailmoitus lähetetään oman operaattorin välityksellä pankkiin. Maventan ollessa operaattorina tulee laskuttajailmoitus lähettää Visma Novan kautta Visma.net AutoInvoicella Maventalle valitsemalla Asiakaskortistossa Tiedosto E-laskujen vastaanottajat Laskuttajailmoitukset (lähetys). Laskuttajailmoituksen rekisteröintiin eri pankeissa saattaa kulua useampi pankkipäivä. Laskuttajailmoituskohtaiset laskuaiheet tulee perustaa Visma Novaan. Avaa Visma Nova ja valitse Asetukset Ohjaustiedot. Määrittele Kuluttajan e-lasku -välilehdelle laskuaihekoodi ja selite. Suoraveloitusvaltakirjojen muunnossa tulee perustettujen laskuaiheiden olla vastaavat kuin suoraveloitusten aiheet. Laskuaihekoodit aloitusnäkymän ohjaustiedoissa Vastaanottoilmoitukset Asiakkaiden xml-muotoisia vastaanottoilmoituksia voit hakea pankkiyhteysohjelmalla tai Visma.net AutoInvoicen kautta ja päivittää niillä asiakkaiden laskutustiedot Visma Novan Käyttöönotto-opas sivu 21

22 Asiakaskortistoon. Hae ilmoitukset normaalien pankkirutiiniesi tai verkkolaskujen noudon yhteydessä Ilmoitusten nouto Avaa Asiakaskortisto ja valitse Tiedosto E-laskujen vastaanottajat Vastaanottoilmoitukset (nouto). Vastaanottoilmoitusten tuonti-ikkuna. Kenttä Valitse noutotapa Anna tuontipolku Anna oletustunniste Selite Mikäli operaattorinasi on Maventa, valitse Visma.net AutoInvoice ja määrittele Alkaen pvm ja Saakka pvm. Alkaen pvm päivittyy automaattisesti viimeisimmän hakupäivän mukaan, ts. siihen tallentuu aiemman hakukerran päiväys kohdasta Saakka pvm. Hae jatkossa aina noutamattomat määrittelemällä Saakka pvm -kenttään kuluva päivä. Mikäli operaattorisi on muu kuin Maventa, valitse noutotavaksi optio Tiedostosta. Mikäli noudat vastaanottoilmoitukset Visma.net AutoInvoice -palvelun välityksellä, anna tiedostopolku, johon vastaanottoilmoitukset noudetaan. Mikäli olet noutanut vastaanottoilmoitusaineiston jonkin muun operaattorin välityksellä, aseta tuontipoluksi tiedosto, johon tallensit vastaanottoilmoitukset noutaessasi ne operaattoriltasi. Valitse Oletustunniste-kenttään tieto, jonka määrittelit laskuttajailmoituksella maksajan yksilöintitiedoksi. Tietoa käytetään oletuksena asiakkaan kohdistamisessa, mikäli tyyppitietoa ei palauteta saapuvassa tiedostossa. Ohjelma asettaa Ilmoituksen tiedot -osioon listattuna kaikki aineistossa mukana olevat vastaanottoilmoitukset. Mikäli ohjelma osaa kohdistaa vastaanottoilmoituksen asiakkaaseen, asettaa se As.numero-kenttään hakua vastaavan asiakasnumeron. Voit esikatsella valitsemaasi riviä painamalla Esikatsele. Tämä on mahdollista vain yhdelle tiedostolle kerrallaan. Hyödynnä esikatselua, mikäli ohjelma ei pysty kohdistamaan vastaanottoilmoituksen tiedoista asiakasta tai olet antanut asiakkaan ehdottaa eräpäivää tai laskutusjaksoa. Tulosta vastaanottoilmoitus, jotta voit päivittää tiedot näissä tapauksissa manuaalisesti. Laskutustapa-kentässä kerrotaan aineistossa tuleva tieto asiakkaan laskutustavasta (00. E-lasku, 01.Suoramaksu). Tämän kentän mukaan laskutustapa päivitetään asiakkaan tietoihin, kun tiedot luetaan Visma Novaan. Käyttöönotto-opas sivu 22

23 Laskuaihekoodi-kentässä palautetaan tieto asiakkaalle aktivoitavasta laskuaihekoodista. Mikäli koodia ei ole perustettu, ohjelma ilmoittaa tuonnin yhteydessä, että aiheet tulee perustaa ennen vastaanottoilmoitusten päivittämistä Visma Novaan. Myyjätunniste1- ja Myyjätunniste2-kentissä näytetään, mikä maksajan yksilöintitieto on kyseessä (esim. 01.kansallinen viite), mikäli tieto palautetaan vastaanottoilmoitussanomalla. Verkkolaskuosoite- ja Välittäjän tunniste -tietoihin tulee asiakkaan verkkolaskutustiedot, jotka päivitetään asiakkaan tietoihin Visma Novaan. MsgActionCode on informatiivinen tieto, joka kertoo, onko kyseessä lisäys-, poisto- vai muutos-tyyppinen vastaanottoilmoitus. HUOM! Visma.net AutoInvoicen kautta tulleet virheelliset sanomat tallennetaan omaan kansioon, eikä niitä tuoda esikatseltavaksi tähän ikkunaan. Ohjelma antaa virheviestissä polun, johon virheellinen vastaanottoilmoitus on tallennettu. Huolehdi, että virheellisen ilmoituksen tiedot tulevat päivitettyä manuaalisesti Visma Novaan! Ilmoitusten päivitys Visma Novaan Valitse kaikki asiakkaat, jotka Visma Nova osaa kohdistaa. Tulosta muista esikatseltava vastaanottoehdotus ja täytä tiedot näille asiakkaille manuaalisesti etsimällä heidät asiakaskortistosta esim. nimihaulla. Paina lopuksi Päivitä. Toiminto päivittää valituille asiakkaille laskutustiedot Asiakaskortiston Laskutustapa-välilehdelle (tai vastaavaan kohtaan Näytä Lisätiedot - ikkunan Verkkolaskut Laskutustapa -välilehdelle). Jos käytit Visma.net AutoInvoice - tuontia, ohjelma muodostaa ensimmäisellä kerralla hakupolkuun Noudetut-kansion ja siirtää ohjelmaan päivitetyt vastaanottoilmoitukset jatkossa talteen tähän kansioon. Asiakaskortiston Laskutustapa-välilehti. Näytä Lisätiedot Verkkolaskut Laskuaiheet -välilehti. Päivityksen jälkeen tarkista, että laskutustiedot ovat päivittyneet asiakkaille oikein. Päivitetyt tiedot löydät seuraavista kentistä: Laskutustapa (Kuluttajan e-lasku / Suoramaksu) Välittäjän tunniste ja Verkkolaskuosoite Laskuaihe Näytä Lisätiedot Verkkolaskut Laskuaiheet -välilehdellä Käyttöönotto-opas sivu 23

24 2.6 Laskun tiedot Laskun otsikkotiedoissa Laskutus/myyntireskontra-ohjelmassa on mahdollista asettaa laskutustapa asiakkaalta ehdottuvasta oletuksesta poikkeavasti. Tämä tapa määrää, mihin muotoon voit laskun tulostaa. Laskutustavoissa 7. Kuluttajan e-lasku ja 8.Suoramaksu (vaativat WEIL-lisenssin) tulee laskulle olla määritettynä myös laskutusaihe kenttään Laskuaihe. Valittavissasi ovat ne laskutusaiheet, jotka asiakaskortistoon on ko. asiakkaalle määritetty aktiivisiksi ja ohjelma ehdottaa niistä mahdollisesti oletukseksi merkittyä. Laskutustapa- ja Laskuaihe-määritykset laskun otsikkotiedoissa. Käyttöönotto-opas sivu 24

25 3 Verkkolaskujen muodostaminen ja käsittely Luvussa annetaan ohjeet verkkolasku-, suoramaksu- ja e-laskuaineistojen muodostamiseen Laskutus/myyntireskontra -sovelluksesta käsin. 3.1 Johdanto Verkkolaskut sekä kuluttajan suoramaksut ja e-laskut muodostat normaalisti Laskutus/myyntireskontraan. Huomaa määrittää laskutustapa! 3.2 Verkkolaskujen nimeäminen ja rajaus Kun olet tehnyt laskut valmiiksi ja olet vaiheessa, jossa normaalisti tulostaisit laskut paperille, valitset Tulostus Verkkolasku. Huom! Novaan perustetussa uudessa yrityksessä on verkkolaskutuksessa Finvoice operaattorina oletuksena Visma AutoInvoice. Verkkolaskun lähetys -ikkuna. Valitse ensin aineiston muoto ja laskutustapa. Verkkolaskuaineistot muodostetaan laskutustavoittain, jolloin ohjelma poimii mukaan ne laskunumerorajauksessa mukana olevat laskut, joilla on valittu laskutustapa. Aineistomuodon ja laskutustavan valinta. Käyttöönotto-opas sivu 25

26 HUOM! Visma Nova tukee rakentamispalveluiden käänteisen arvonlisäveron verkkolaskutusta Finvoice 1.3- ja 2.01-versioissa. Tällöin lasku voi sisältää sekä käänteisen rakennuspalvelumyynnin alaisia laskurivejä että verollisia laskurivejä. Muita verottomia laskurivejä ei voi samalla verkkolaskulla laskuttaa. Myös muut nollaverokannan alaiset laskut suosittelemme laskuttamaan erikseen. Seuraavat tiedot määrität aineiston muodosta riippumatta: Tiedosto-osio Kenttä Nimi Selite Tiedostopolku ja -nimi, joita ohjelma ehdottaa valitsemasi tiedostomuodon mukaan. Yleensä ovat vapaasti valittavissa, mutta nimeämisessä voi olla operaattorikohtaisia eroja. Varmista käytäntö operaattoriltasi. Rajaukset-osio Kenttä Numero Laji Positio Vain tulostamattomat Selite Laskunumeroväli, josta aineisto muodostetaan. Valitse laskutus/myyntireskontran halutut laskulajit Rajaa laskuilta tietyt positionumerot mukaan aineistoon. Käytä optiota halutessasi rajata numerorajauksesta pois ne valitun laskutustavan mukaiset laskut, joista on jo muodostettu verkkolaskut. Jos Laskutustapaa ei ole valittu, tulostetaan verkkolaskuiksi kaikki ne laskut, joiden laskutustapana on Verkkolasku, Perinteinen ja Sähköposti ja tilana on Kesken. Huom! Tämä tulee huomioida verkkolaskujen tulostuksessa ja rajauksissa, jos Finvoice-operaattorinne on muu kuin Visma AutoInvoice. 3.3 Finvoice-aineiston määritykset Finvoice-aineiston voi tehdä 1.2-, 1.3- tai 2.01-muotoisena. Käyttöönotto-luvussa on kerrottu määrityksistä, joilla aineiston muodostukseen voi vaikuttaa Lähettäjän tiedot Lähettäjän tiedot Finvoicessa. Finvoice-osio Kenttä Lähettäjän tunnus Läh. välittäjän tunnus Selite Oman yrityksesi tunnus, jonka saat operaattorilta/pankilta. Yleensä y-tunnus, ovt-tunnus tai IBAN-tunnus. Pakollinen. Verkkolaskuoperaattorin/pankin intermediator-tunnus. Pakollinen. Käyttöönotto-opas sivu 26

27 Muodosta kehys dtd ja xls Yleensä käytössä. Lähetettäessä pankille/operaattorille optio on pakollinen. Apuikkunassa annettavilla tiedostomuodoilla voit vaikuttaa siihen, miltä laskuaineisto näyttää selaimessa. Suositeltavaa on, että käytät alla näkyvässä kuvassa esitettyjä tiedostojen muotoja. DTD- ja XLS-tiedostojen polut määrität omassa ikkunassaan Optiot Optio Kopioi lähetetyt laskut kansioon Selite Optiolla ohjelma kopioi lähetetyt laskut kentässä annettuun tiedostopolkuun ja -kansioon, jonka alle tehdään kansiot laskutusasiakkaittain. Ohjelma tekee kansioon kopion kyseiselle asiakkaalle lähetetystä laskusta. Suosittelemme option käyttöä. Yksi tiedosto per lasku Option ollessa valittuna ohjelma muodostaa jokaisesta laskusta oman tiedoston. Tarkista laskun päivämäärä Aika tiedoston nimeen Viite kansallisessa muodossa Osatoimituksen toimituspäivä riveille Virtuaaliviivakoodi laskulle Option ollessa valittuna laskun päivämäärän pitää olla kuluva päivä tai uudempi. Ohjelma ilmoittaa liian vanhasta laskupäivästä ja keskeyttää aineiston muodostuksen. Optiolla ohjelma muodostaa aineiston, jonka nimi muodostuu Nimi-kenttään syötetystä tekstistä sekä kellonajasta, jolloin aineisto on muodostettu. Optiota käyttämällä pystyt erottamaan samana päivänä lähetetyt aineistot. Viite muodostetaan aineistoon kansallisessa muodossa, jos tämä optio on valittu. Muutoin ohjelma käyttää laskulla olevaa RF- viitettä. Ei käytössä. Tällä optiolla lisäät halutessasi laskulle virtuaalisen pankkiviivakoodin. Käytä e-liitettä Valitse tämä optio, jos haluat laskulle e-liite -tiedon. Tällöin e- Liite -ohjelman vaatima tieto kirjoitetaan Finvoicen FreeTextkenttään. Ks. myös kohta Error! Reference source not found.. Verolliset a-hinnat Valitse tämä, mikäli laskuillanne käytetään verollisia yksikköhintoja. Option käyttö saattaa aiheuttaa pyöristyseroja. Suosittelemme nettohintojen käyttämistä verkkolaskuilla. Laskun kuva Optio on valittavissa vain, mikäli Finvoice-operaattoriksi on valittu Visma.net AutoInvoice tai käytössäsi on Visma Nova - elektroninen arkistointi. Voit valita Visma.net AutoInvoicen kautta lähetettäviin verkkolaskuihin liitteeksi Visma Novasta Käyttöönotto-opas sivu 27

28 Optio Sarjanumerot Selite muodostetun laskun pdf-muodossa. Valittavissasi on kaikki samat raporttipohjat kuin normaalin laskun tulostusikkunassakin (myös yrityskohtaiset, räätälöidyt raporttipohjat). Laskun kuvat saat tallennettua Elektroniseen arkistoon valitsemalla verkkolaskun tulostuksen yhteydessä sellaisen laskupohjan, jolle olet laskun tulostusikkunassa määritellyt arkistointitunnuksen. Tällä optiolla lisäät halutessasi aineistoon laskulla olevilta tuotteilta sarjanumerot Lisää aineistoon Riviteksti Lisänimike Aineistoon tulee mukaan laskuriveiltä nimikeapuikkunan Vapaa teksti -välilehden rivitekstit. Aineistoon tulee mukaan laskuriveiltä Lisänimikkeet-kenttien tiedot. Huom! Voit halutessasi muodostaa verkkolasku-aineiston myös ilman Lisää aineistoon kohdan valintoja (lisänimike ja riviteksti). Optiot Factoring (Finvoice) Laskutapa:Verkkolasku Käytä optiota, kun olet muodostamassa asiakkaille lähtevää factoring-laskuaineistoa. Toiminto poimii mukaan ne laskut, joiden laskutustapa on Factoring. Optio tulee olla valittuna, jotta aineiston vastaanottaja pystyy tunnistamaan aineiston factoring-aineistoksi. Valinta on käytettävissä, mikäli WFLlisenssi on aktivoitu. Käytä, kun haluat laskuväliltä ne laskut, joiden laskutustavaksi on merkitty verkkolasku. Huom! Jos käytät Finvoice-operaattorina Nordea tai Muu, tämän option ollessa käytössä tulee asiakastietoihin olla määriteltynä verkkolaskutuksen osoite-tiedot. Laskutapa: kuluttajan e- lasku Laskutapa: Suoramaksu Näytä muodostettu aineisto Käytä halutessasi kerätä ne laskut, joiden laskutustavaksi on merkitty kuluttajan e-lasku. Tämä valinta on vaihtoehtoinen optioiden Laskutapa: verkkolasku ja Laskutapa: Suoramaksu kanssa ja käytettävissä vain Finvoice 1.3- ja 2.01-formaateissa. Ominaisuus vaatii WEIL-lisenssin. Ks. kohta Käytä tätä optiota halutessasi kerätä ne laskut, joiden laskutustavaksi on merkitty Suoramaksu. Valinta on vaihtoehtoinen optioiden Laskutapa: Kuluttajan e-lasku ja Laskutapa: Verkkolasku kanssa ja käytettävissä vain Finvoice formaatissa. Ominaisuus vaatii WEIL-lisenssin. Ks. kohta Voit katsella muodostettua laskuaineistoa selaimen avulla. Option käyttö vaatii Finvoice versiossa NovaX\YR - Käyttöönotto-opas sivu 28

29 Optio Selite kansioon tiedostot Finvoice.css ja Finvoice.xsl. Linkit liitteeksi Mikäli olet valinnut Finvoice-operaattoriksi Visma.net AutoInvoicen, on valittavissasi myös optio Linkit liitteeksi. Ohjelma lisää Näytä Linkit -ikkunassa Sovellus tason näkymään lisätyt linkit verkkolaskun liitteiksi. Mikäli optio Liitä kaikki on valittuna, ohjelma liittää automaattisesti rajauksissa oleville laskuille kaikki linkit liitteiksi. Mikäli optio ei ole valittuna, ohjelma avaa ruudun, jossa voit valita, mitkä liitteet lisätään aineistoon laskukohtaisesti. Liitteiden käsittelyn jälkeen ikkunan sulkemalla ohjelma muodostaa Visma.net AutoInvoiceen lähtevät verkkolaskut valituilla liitteillä. Liitetiedoston enimmäiskoko on 5 MB ja enimmäismäärä 5 kpl. Mikäli lähetät lisäksi laskun kuvan, saa liitteitä olla vain 4 kpl. Liitteen nimi voi sisältää numeroita ja kirjaimia (a-z), mutta ei erikoismerkkejä eikä välilyöntejä. Liitteen nimi ei myöskään voi olla sama kuin laskun numero. Pdf-muotoiset liitteet ohjelma yhdistää yhdeksi tiedostoksi mahdollisen laskun kuvan kanssa. Tuettuja liitteiden muotoja ovat:.doc,.xls,.tif,.jpg,.gif,.txt,.xml,.html,.htm. ja.pdf. HUOM! Esim..docx- ja.xlsx -muodot (Word ja Excel 2007) eivät ole tuettuja. Ohita Finvoice validointi Rivitietojen desimaalit Optio on valittuna automaattisesti, mikäli verkkolaskun muoto on Finvoice 1.2, sillä aineistolle tehdään ainoastaan rakenteellinen validointi eli tarkastus (DTD). Finvoice 1.3- ja 2.01-muodoissa ohjelma validoi eli tarkastaa lähtevän aineiston sisällön oikeellisuutta (XSD). Finvoice 1.3- ja versioissa voit ohittaa validoinnin valitsemalla tämän option. Validointi on kuitenkin suositeltavaa suorittaa, sillä tarkastus tehdään todennäköisesti joka tapauksessa operaattorisi toimesta, jolloin verkkolasku hylkääntyy viimeistään välitettäessä aineistoa eteenpäin operaattorin palvelussa. Ks. kohta Valitse laskun rivitietojen desimaalimäärä. Operaattorit Nordea Visma.net AutoInvoice Muu Käytä optiota, mikäli operaattorisi on Nordea. Käytä optiota, mikäli operaattorisi on Visma.net AutoInvoice. Voit muodostaa verkkolasku-aineiston Visma.net AutoInvoiceen kun olet tallentanut operaattorilta tilattavan Yrityksen UUID -tunnuksen aloitusnäkymän yritystietoihin sekä joko yhteisen API-avaimen yritystietoihin tai käyttäjäkohtaisen API-avaimen henkilörekisteriin. Käytä optiota, kun operaattorina ei toimi Nordea eikä Visma.net AutoInvoice. Käyttöönotto-opas sivu 29

30 Muut Finvoice-määritykset. (uusi kuva) Tehdyt määritykset jäävät ohjelman muistiin. Jatkossa muodostat verkkolaskuaineiston antamalla ainoastaan tiedostopolun ja laskuaineistorajaukset. 3.4 Verkkolaskuaineiston muodostaminen Aineistomääritysten jälkeen teet verkkolaskuaineiston painamalla Muodosta-painiketta. Ohjelma muodostaa tiedoston Tiedosto-kentässä annettuun hakemistoon. Jos valitsit option Näytä muodostettu aineisto, voit katsella aineistoon siirtyviä laskuja samalla, kun ohjelma siirtää niitä aineistoon. Verkkolaskun tulostuksesta syntyy merkintä tietueen tapahtumiin. Verkkolaskuaineiston muodostus-ikkuna. Käyttöönotto-opas sivu 30

31 3.4.1 E-laskuaineiston muodostaminen Kuluttajan e-lasku -aineiston muodostat samalla tavoin kuin verkkolaskuaineistonkin laskutus/myyntireskontran toiminnolla Tulostus Verkkolasku. Valitse tulostusikkunassa optio Laskutapa: kuluttajan e-lasku ja rajaa mukaan vain ne laskut, joiden laskutustapa on Kuluttajan e-lasku. Option valinta on mahdollista ainoastaan Finvoice 1.3- ja formaateissa. Toiminto vaatii lisenssin WEIL Suoramaksuaineiston muodostaminen Suoramaksutoimeksiannot muodostat samalla tavoin kuin verkkolaskuaineistonkin Laskutus/myyntireskontran toiminnolla Tulostus Verkkolasku. Valitse tulostusikkunassa optio Laskutapa: Suoramaksu ja rajaa mukaan vain ne laskut, joiden laskutustapa on suoramaksu. Option valinta on mahdollista ainoastaan Finvoice formaatissa. Aineisto voi sisältää yhtäaikaisesti sekä suoramaksujen veloitus- että peruutuslaskuja. Suoramaksujen Finvoice-kopion lisäksi tulee laskutettavalle lähettää lasku suoramaksun toimeksiannosta sopimallanne tavalla. Käytä suoramaksuihin tarkoitettua laskupohjaa (laskua4sm.rpt tai laskua4sv.rpt). Peruutuslaskut tulee muodostaa Uusi kopioiden -toiminnolla alkuperäisestä laskusta, jotta alkuperäisen laskun viite kopioituu Alkup.viite -kenttään ja laskun alkuperäinen eräpäivä kopioituu peruutuslaskulle. Alkuperäinen lasku tulee aina peruuttaa kokonaisuudessaan, osaperuutuksia ei voida tehdä. Varmistu lisäksi, että peruutuslaskulla käytetään vastaavaa laskuttajan hyvitystiliä, laskuaihetta sekä samaa e-laskun vastaanottajan vastaanottoosoitetta ja välittäjän tunnusta kuin alkuperäisellä laskulla, jotta palveluntarjoaja voi peruuttaa suoramaksutoimeksiantoon perustuvan maksuehdotuksen. Huolehdi, että peruutussanoma on riittävän ajoissa kuluttaja-asiakkaan palveluntarjoajalla, jotta peruutus ehditään tekemään. Lisätietoja aikatauluista saat omalta operaattoriltasi. Suoramaksun toimeksiantoon liittyvät toimenpiteet vaativat lisenssin WEIL Suoramaksujen peruutuslaskut Mikäli laskutustapana käytetään suoramaksua, ja suoramaksun toimeksianto halutaan perua, tulee peruutuslasku tehdä valitsemalla Uusi kopioiden ja optio Kopioidaan rivit negatiivisina (hyvitys). Ohjelma tallentaa tällöin Alkup. viite kenttään kopioitavan laskun viitenumeron ja asettaa eräpäiväksi kopioinnin pohjana olevan laskun eräpäivän. Jotta palveluntarjoaja voi peruuttaa suoramaksutoimeksiantoon perustuvan maksuehdotuksen, tulee sen lisäksi peruutuslaskulla ja alkuperäisellä Finvoice-muodossa lähetetyllä laskukopiolla olla vastaava laskuttajan hyvitystili, laskutusaihe sekä e-laskun vastaanottajan vastaanotto-osoite ja välittäjän tunnus. Obs! Alkuperäinen lasku tulee aina peruuttaa kokonaisuudessaan. Osaperuutuksia ei ole mahdollista tehdä. Muodosta peruutuslaskuista maksutoimeksianto vastaavasti kuin normaali suoramaksuaineisto verkkolaskun tulostusikkunasta. Aineisto voi sisältää yhtäaikaisesti suoramaksujen veloitus- ja peruutuslaskuja. Peruutussanoman tulee olla perillä kuluttajaasiakkaan palveluntarjoajalla viimeistään eräpäivää edeltävänä pankkipäivänä. Mikäli lähettäjä ja vastaanottaja käyttävät eri palveluntarjoajaa, on peruutus lähetettävä viimeistään 4 pankkipäivää ennen eräpäivää. Tulosta tarvittaessa asiakkaalle myös peruutuslasku ja toimita se sopimallanne tavalla. Ohjelma merkitsee suoramaksun laskupohjalle peruutustiedot automaattisesti, kun laskun loppusumma on negatiivinen. Käyttöönotto-opas sivu 31

32 3.4.4 Virheet verkkolaskuaineistossa (Finvoice 1.3 ja 2.01) Finvoice 1.3- ja 2.01-versioissa tehdään muodostettavalle aineistolle XSD-validointi. Validoinnilla tarkoitetaan aineiston läpikäyntiä ja tarkastusta standardiin nähden. Mikäli verkkolaskun sisällöstä löytyy eroavaisuuksia standardista (esim. jossain kentässä on enemmän merkkejä kuin verkkolaskustandardi määrittelee rajoitukseksi), ohjelma avaa verkkolaskuaineiston muodostusvaiheessa virhelistauksen. Listassa näkyy laskuittain elementit, joissa tieto sijaitsee Visma Novassa sekä validoinnin palauttamat virheilmoitukset. Virheet on mahdollista tulostaa raportille saman ikkunan Tulostusvalikosta. Ensimmäisillä kerroilla virheitä voi löytyä useitakin, joten huomioi saamasi virhelistaukset seuraavien laskujen tekemisessä välttyäksesi toistamiseen samoilta validointivirheiltä. HUOM! Ohjelma muodostaa aineiston vain niistä laskuista, jotka läpäisivät validoinnin onnistuneesti. Mikäli teet aineiston esim. laskurajauksella 0 100, joista kolme laskua jäi virheeseen, muodostaa ohjelma laskuaineiston 97 laskusta. Puuttuvien kolmen laskun osalta tulee tehdä uusi aineisto virhekorjausten jälkeen. Muista kuitenkin lähettää 97 laskun aineisto ensin operaattorisi välityksellä eteenpäin, ennen kuin muodostat samannimisen aineiston puuttuvista kolmesta laskusta uudelleen. Lähde virheilmoitusikkunan Tietosisällön kuvaus -kentän tiedoista: Finvoice 1.3- ja 2.01-validointi on mahdollista ohittaa verkkolaskun tulostusikkunan Asetukset-painikkeella löytyvällä optiolla Ohita Finvoice validointi. Se ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä kaikella todennäköisyydellä verkkolasku jää samasta virheestä kiinni operaattorisi palvelussa eikä mene sieltä eteenpäin. Visma Novan validointityökalu antaa tarkemman tiedon virheellisen tiedon sijainnista, jolloin voit hyödyntää tietoa korjatessasi aineistoon menemätöntä virheellistä laskua. Mikäli muodostat Finvoice 1.2 -aineistoa, on Ohita Finvoice validointi automaattisesti päällä, sillä Finvoice 1.2 validoidaan edelleen DTD:tä käyttäen. 3.5 Laskujen jatkokäsittely Aineiston muodostamisen jälkeen voit siirtyä verkkolaskuoperaattorisi ohjelmaan/palveluun, jonka avulla lähetät aineiston eteenpäin operaattorille. Jos olet valinnut Finvoice-operaattoriksi Visma.net AutoInvoicen, siirtyvät rajauksessa olleet verkkolaskut automaattisesti ko. palveluun. Jos lähetät verkkolaskut Finvoice-operaattorille Visma.net AutoInvoice, tallentuvat lokitiedot lähetyksestä yrityskohtaisessa hakemistossa olevaan autoinvoicelog.txt-tiedostoon. 3.6 Laskujen seuranta lähetyksen jälkeen Valinnan Näytä Visma Nova AutoInvoice tai työkalurivin painikkeen voidaan avata Visma.net AutoInvoice selainnäkymään. kautta Tämän näkymän voivat valita ne käyttäjät, jotka on perustettu Visma.net AutoInvoiceen ja näille käyttäjille on määritelty Api avain Novan Henkilörekisteriin. Laskutuksessa Visma.net AutoInvoice avautuu oletuksena Lähetetyt laskut näkymään. Käyttöönotto-opas sivu 32

33 Ostoreskontrassa Visma.net AutoInvoice avautuu oletuksena Saapuneet laskut näkymään. Käyttöönotto-opas sivu 33

34 4 Tulostuspalvelun käyttöönottaminen Kun lasku lähetetään AutoInvoice-palveluun ilman verkkolaskuosoitetta, AutoInvoice palvelu käy katsomassa Tieken rekisteristä onko vastaanottajalla verkkolaskuosoitetta. Jos vastaanottajalla ei ole verkkolaskuosoitetta, katsotaan onko aineistossa sähköpostiosoitetta. Jos sähköpostiosoitetta ei ole, lasku menee tulostuspalveluun, jossa lasku tulostetaan paperille ja postitetaan asiakkaalle. Tulostuspalvelun otetaan käyttöön AutoInvoice-tililläsi asetuksissa kohdassa Laskujen lähettäminen. Asetusten ohjeet löydät käyttöliittymästä. Lisäasetuksia tulostuspalveluun on Laskutuslisät ja Ulkoasuasetukset. Käyttöönotto-opas sivu 34

35 Kun lasku menee tulostettavaksi paperille ja käytät omaa laskupohjaa, tarkista, että osoitetiedot osuvat kirjekuoren aukkoon. Visma Nova standardipohjat toimivat AutoInvoice tulostuspalvelussa eli suosittelemme vertaamaan kohdistusta niihin. Tulostuspalvelussa käytetään C5-kirjekuoria joissa ikkunan koko on 90 x 70 mm (ikkunan vasen yläkulma 15 mm kuoren yläreunasta ja 18 mm kuoren vasemmasta reunasta). Jos käytetään omia laskupohjia, tällöin tulostuspalvelussa tulostetaan ensin osoitesivu osoitteen kohdistamiseksi oikealle paikalle ja sen jälkeen tulostetaan oma pdf-kuva. Osoitesivu lisää tulosteen hintaan yhden lisäsivun. Jos halutaan, että osoitesivua ei tulosteta, tästä tulee olla yhteydessä AutoInvoicen tukeen, support@maventa.com. Käyttöönotto-opas sivu 35