PowerPoint 2013 perusteet

Transkriptio

1 PowerPoint 2013 perusteet Keuda 2013

2 Office PowerPoint ikkunan osat... 1 Valintanauha... 2 Asetukset... 2 Aloittaminen... 6 Teema... 7 Sivun asetukset... 8 Otsikkodia... 8 Uusi dia... 8 Dian rakenne... 9 Dian rakenteen muuttaminen Luettelomerkit Ylä- ja alatunnisteet Muotoileminen Tekstin muotoilu Objektin (muodon) muotoilu Dian kopiointi Tekstin kopiointi diaan Erilaisia diarakenteita Taulukko Kaavio SmartArt Kuva Kuvat Online-kuvat Näyttökuvat Valokuva-albumi Piirtotyökalut Kohteiden suoristaminen ja tasaaminen.. 22 Muotoja yhdistävä viiva tai nuoli Tasaaminen jälkikäteen Ääni Äänen rajaus Video Tietokoneeseen tallennetun videon upottaminen Tietokoneeseen tallennettuun videoon linkittäminen Linkittäminen sivustossa olevaan videoon24 Tiedostojen käsittely Tallennus Tallennus pdf-muotoon Ohjelman sulkeminen Diaesityksen avaaminen Esityksen katsominen Esittäjänäkymän käyttäminen yhdessä näytössä Esityksessä toimiminen Diaan zoomaaminen Tiettyyn diaan siirtyminen Animaatio Siirtymät Animaatio Automaattinen esitys Perustyyli Logon lisääminen esitykseen Esityksen tulostaminen cl

3 Office 2013 Microsoft PowerPoint 2013:n ulkoasu on uudistunut: se on entistä selkeämpi ja sitä voi käyttää puhelimissa ja taulutietokoneissa. Näin esityksesi hoituvat sipaisemalla ja napauttamalla. Esittäjänäkymä mukautuu valittuihin projektioasetuksiin ja voit käyttää sitä yhdessä näytössä. Teemojen mukana tulee nyt muunnelmia, joten saat haluamasi ulkoasun entistä helpommin. Työskennellessäsi ryhmässä voit lisätä kysymyksiä ja palautetta kommenttien avulla PowerPoint ikkunan osat Pikatyökalurivi Otsikkorivi Ohje Valintanauhan näyttöasetukset Dialuettelo Diaruutu Muistiinpanoruutu Näytä/piilota muistiinpanot ja kommentit 1

4 Valintanauha PowerPoint perusteet Backstage -näkymä Välilehti Komento Valintanauha Ryhmä Valintaikkunan avain Valintanauha koostuu kolmesta osasta: välilehdet, ryhmät ja komennot. Kukin välilehti esittää toimintoaluetta. Jokaisessa välilehdessä on useita ryhmiä, jotka sisältävät toisiinsa liittyviä komentoja. Komento voi olla painike, avattava luettelo tai tekstiruutu. Ryhmän oikeassa alakulmassa oleva pieni nuoli tarkoittaa, että ryhmässä on käytettävissä lisävaihtoehtoja. Lisävaihtoehdot saat näkyviin napsauttamalla valintaikkunan avainta. Asetukset Avaa asiakirja ja napsauta Tiedosto välilehteä, niin näkyviin tulee Backstage-näkymä. Backstage-näkymässä voit hallita tiedostoja ja niihin liittyviä tietoja. Voit esimerkiksi luoda, tallentaa ja lähettää tiedostoja, tai määrittää asetuksia, kuten ottaa automaattisen täydennyksen ehdotukset käyttöön tai poistaa ne käytöstä. Jos haluat palata Backstage-näkymästä asiakirjaan, napsauta pyöreää nuolta tai paina ESC-näppäintä. 2

5 3

6 4

7 5

8 Tähän näkymään päädyt myös, kun valitset Mukauta pikatyökaluriviä ikkunan ylä-vasemmasta kulmasta ja siitä Lisää komentoja Aloittaminen Sinulla on useita vaihtoehtoja aloittaa PowerPointin käyttö, kun avaat ohjelman. Voit: aloittaa täysin tyhjästä esityksestä valita mallin (esim. firman virallinen) avata viimeisimmistä esityksistä joku hakea muualta koneesta/verkosta 6

9 Teema Mikäli aloitat tyhjästä esityksestä, kannattaa sinun aika alussa valita teema (RAKENNE, Teemat), koska teemasta tulee värimaailma, fontit ja kehysten sijoittelu. Teeman valinnan jälkeen voit vielä helposti vaikuttaa ulkonäköön valitsemalla Muuttujat. Valmiiksi on muutama malli, mutta voit erikseen muuttaa värimaailman, fontit, tehosteet ja taustatyylit. 7

10 Sivun asetukset RAKENNE, Dian koko PowerPoint perusteet Laajakuva on yleistymässä, mutta monessa paikassa on vielä vanha tykki, joka ei ymmärrä laajakuvan päälle. Myös moni tykki jättää paljon mustaa dian ylä- ja alapuolelle, kun se näyttää laajakuvaa. Otsikkodia Oletuksena uudessa esityksessä on, että ensimmäinen dia on ns. otsikkodia. Tämä poikkeaa ulkonäöltään ja muodoltaan kaikista muista dioista. Yleensä tähän tulee esityksen otsikko ja esittäjä, eli pääotsikko ja alaotsikko. Katkoviivareunasinen paikkamerkki näyttää tilan, johon teksti tulee. Paikkamerkkejä voi tarvittaessa siirtää tai venyttää. Uusi dia Kun dia on valmis lisäät seuraavan dian klikkaamalla ALOITUS/Uusi dia. Huomaa että painike on kaksi osainen: ylä-osasta saat samanlaisen dian kun edellinen (paitsi ei otsikkodia) ja ala-osasta pääset valitsemaan uuden dian rakenteen 8

11 Dian rakenne Teeman nimi Tässä listassa on teemasta riippuen vaihtelevasti vaihtoehtoja. Mikäli lisäät ensimmäistä diaa ja painat painikkeen ala-osaa, saat Otsikko ja sisältö dian Dian rakenteista voi käyttää joko tyhjää/vain otsikko, jolloin voi sijoittaa mitä vain minne vain tai hyödyntää valmiita elementtejä: Valmiit elementit auttavat sijoittamaan ja valitsemaan sisältöjä. Toisen kuva-ja videodian lisäämisessä on oletuksena, että ne haetaan netistä, mutta voit klikata Työskentele off-line tilassa, niin pääset heti valitsemaan tiedot omalta koneeltasi. Valmiita sisältöelementtejä ei tarvitse käyttää, vaan voit ruveta kirjoittamaan luettelotekstiä suoraan. Mikäli kirjoitat paljon tekstiä diaan, PowerPoint oletuksena pienentää tekstin fontin niin, että kaikki teksti mahtuu kehikon sisälle. Tämän voit muuttaa, mikä voi olla kätevää kun kopioi tekstiä esim. verkkosivulta. Voit muuttaa tekstin sisennystasoa painikkeilla tai sarkaimella eli tabulaattorilla (eestaas-nappula CapsLock näppäimen yläpuolella) Luettelossa voi olla kaikkiaan 8 sisennystasoa. Luettelomerkkien (ylempi kolmio) ja tekstin (alempi kolmio) paikka kehikossa määräytyy viivaimella olevista sisennyskolmioista. Voit vetää kolmiota sivusuunnassa jolloin saat luettelomerkin ja tekstin kauemmaksi tai lähemmäksi toisiaan (muista ensin maalata kaikki rivit, jolle haluat tehdä tämän). Suorakulmiosta siirtyvät molemmat kolmiot, mutta etäisyys säilyy. 9

12 Dian rakenteen muuttaminen Kun olet lisännyt dian ja huomaat että rakenne ei ole halutun lainen, ei ole pakko poistaa dia ja tehdä uusi, vaan voit vaihtaa rakennetta, Asettelu. Rakenne-vaihtoehtojen määrä on riippuvainen teemasta. Luettelomerkit Luettelodiassa joka Enter-painallus antaa uuden luettelomerkin (eli uuden kappaleen). Näppäinyhdistelmä Vaihto+Enter tekee rivinvaihdon ilman että rivin alkuun tulee luettelomerkkiä. Luettelomerkin voi vaihtaa ALOITUS-välilehden Luettelomerkit painikkeella (muista valita/maalata kaikki rivit, joiden merkit haluat vaihtaa). Luettelomerkit ja numerointi kohdasta löydät lisää vaihtoehtoja. Kun valitset ikkunasta Mukauta, niin pääset valitsemaan kaikkien fonttien merkeistä luettelomerkin. Erikoisimmat merkit löytyvät Webdings ja Wingdings fonteista: 10

13 Ylä- ja alatunnisteet Jos haluat lisää tietoja, kuten dian numero, päivämäärä tai ajan, yrityksen logon, esityksen otsikon, tiedoston tai esittäjän nimen jokaisen tiivistelmä- tai muistiinpanosivun yläreunaan tai jokaiseen dian, tiivistelmäsivun tai muistiinpanosivun alareunaan, käytä ylä- tai alatunnisteita. Alatunnisteen sijainti ja tiedon järjestys riippuu teemasta. Valitse LISÄÄ Ylä- ja alatunniste, valitse Dia tai Muistiinpanot ja tiivistelmät Muotoileminen PowerPointissa voidaan muotoilla kaikkia objekteja/muotoja: tekstit, kuvat, piirrokset ym. Tekstin muotoilu Tekstin muotoilukomennot löytyvät ALOITUS välilehdeltä. Mikäli teksti on jo olemassa, maalaa koko teksti tai haluttu osa ja valitse sitten toimenpide. Älä käytä liian pientä fonttia, varsinkin jos tila jossa esitys pidetään on iso ja ihmiset istuvat kaukana valkokankaasta (voit kirjoittaa fonttikoon itse: kirjoita haluttu numero-arvo koko-ruutuun ja hyväksy Enterillä). Koska luultavasti esitys heijastetaan seinälle, pitää olla tarkka fontin valinnan suhteen. Esimerkiksi kaunokirjoitusfontit eivät ole miellyttäviä lukea valkokankaalta. Mikäli haluat poistaa muotoilukokeiluja, sen saa tehtyä kerralla kaikkien muotoilujen osalta Poista muotoilut painikkeella. 11

14 Objektin (muodon) muotoilu PowerPoint perusteet Sekä muodon ääriviivan että täytön osalta on tullut uusi työkalu, värivalitsin. Sillä saat poimittua dian jostain kohdasta haluttu väri, jota voit käyttää Väri jää näkyviin mahdollista myöhempää käyttöä varten. Aina et halua ääriviivaa muodon ympärillä ja sitä varten on vaihtoehto Ei ääriviivaa. Mikäli olet muotoilemassa tekstikehystä, mieti aina luettavuutta. 12

15 Kun olet valinnut kehyksen tai kursori vilkkuu tekstikehyksessä, niin välilehti-valikoimaan on ilmestynyt uusi välilehti, MUOTOILE. Siinä löytyvät samat komennot kun ALOITUS-välilehdelläkin kehysten muotoilemiseen, mutta niiden lisäksi muutama muukin komento, mm. Koko. Mikäli valittu kohde on kuva, on MUOTOILE välilehdessä toisenlaisia komentoja: Vaikka PowerPointilla ei voikaan tehdä kuvan korjauksia samassa mitassa kun kuvankäsittelyohjelmalla, voit esim. poistaa häiritsevän taustan kuvasta. Myös kehyksen Kuvatyylit lisääminen saattaa muuttaa kuvan ulkonäköä paljon. Mikäli käytät useita kuvia tai piirtomuotoja kokonaan tai osittain päällekkäin, on olennaista vaikuttaa niiden järjestykseen. Ajattele kuvia, kun olisivat kuvia, joita voi järjestää päällekkäin ja allekkain. Niitä voi siirtää eteenpäin (ylöspäin) tai taaksepäin (alas) pinossa. Mikäli kuvassa on paljon ei-toivottua asiaa, voit ehkä korjata asian rajaamalla kuvasta pois ei-toivottuja alueita. Rajattava alue on neliskulmainen. Rajaus-painike on kaksiosainen: jos klikkaat yläosaa saat saman tien rajaustyökalun kohdistinmerkit näkyviin, jos klikkaat alaosaa saat valikon: Oikean kuvan tai osan valitsemisessa auttaa Valintaruutu, koska siinä näkyvät diassa olevat kehykset (esimerkissä näkyy diaan liitetyn kuvan, tekstiluettelon sekä otsikon kehykset). Niitä voi tilapäisesti piilottaa silmäpainikkeella, mikäli peittävät toisiaan. 13

16 Dian kopiointi Diojen kopiointiin on useita tapoja, mutta työkalut ovat Windowsin yhteisiä: kopioi: ctrl+c leikkaa: ctrl+x liitä: ctrl+v tai käytä hiiren kakkospainiketta (yleensä hiiren oikea painike) ja valitse pikavalikosta leikkaa/kopioi/liitä. Mikäli klikkaat kakkospainikkeella dialuettelossa, on yksi vaihtoehto Monista dia jolla saat samalla kopioitua ja liitettyä seuraavaksi diaksi kopion valitusta diasta. Diaa voi kopioida myös pitämällä ctrl-näppäintä pohjassa, kun vedät diaa. Jos haluat kopioida dioja toisesta esityksestä on helpointa siirtyä molemmissa esityksissä Dialajittelu-näkymään Tässä näkymässä on helppo ctrl- tai vaihto-näppäinten kanssa valita useita dioja toisessa esityksessä sekä sitten liittää ne toiseen esitykseen. Yleensäkin, kun liität jotain (tekstiä, kuvaa) uusissa Office-ohjelmissa, saat hetken näkyviin liittämisvaihtoehtoja. Tässä tapauksessa voit valita haluatko pitää alkuperäisen teeman kopioiduissa dioissa vai ei. Dialajittelu-näkymässä on myös helppoa vetää dia toiseen paikkaan, eli muuttaa diojen esiintymisjärjestystä. Mikäli dioja ei ole vielä paljon, voit muuttaa järjestystä myös dialuettelossa, mutta mikäli dioja on paljon, ei dialuetteloon mahdu kovin monta diaa, ja silloin diojen vetäminen paikasta toiseen hankaloituu. 14

17 Tekstin kopiointi diaan Yleensä ei kannata kopioida tekstiä PowerPointin diaan suoraan, vaan esimerkiksi dian muistiinpanoihin. Diassa olisi parempi olla vain avainsanat tai mahdollisimman lyhyitä lauseita (muistathan, että dian sisältö pitää tukea esitystä eikä kilpailla puhutun sanan kanssa). Jos kuitenkin päädyt tekstin kopiointiin suoraan diaan, on toimenpide sama kun aikaisemmin kerrottiin. Liittämisen vaihtoehdot tässä tapauksessa ovat: käytä kohteen teemaa, säilytä lähteen muotoilu ja säilytä vain teksti Näistä viimeinen vaihtoehto jättää pois kaikki muotoilut, taulukkorakenteet yms, joten se on usein viisas valinta. Liittämisen jälkeen täytyy kehyksen paikkamerkeistä muotoilla kehys, mutta jos tekstiä on paljon, ei kaikki teksti oletuksena mahdu kehykseen, tai kehys on liian suuri diaan. Muotoile muotoa / Tekstiasetukset kohdassa on vaihtoehto Pienennä tekstiä kehyksen täyttyessä. Tämän vaihtoehdon avulla saat kehyksen mahtumaan diaan ja tekstin mahtumaan kehykseen. Tekstikehyksen kokoa ja paikkaa joudut luultavasti muokkaamaan Mutta kuten aikaisemmin todettiin: takarivillä saattaa olla ongelmia nähdä teksti ja kaikki lukevat kilpaa esittäjän puheen kanssa. Eli on parempi poimia muutama avainsana tekstistä ja näyttää nämä diassa. 15

18 Erilaisia diarakenteita PowerPoint perusteet Mikäli lisäät uuden dian esitykseen ja käytät sisältö vaihtoehtoa, voit valita vaihtoehdoista haluttu. Mikäli teet esim. tyhjän tai otsikollisen tyhjän dian, voit käyttää LISÄÄ valintanauhassa olevia komentoja lisätäksesi haluttu sisältö diaan. Taulukko Voit myöhemmin lisätä tai poistaa rivejä ja sarakkeita, mutta mieti suurin piirtein oikean kokoisen taulukon valmiiksi. Näkyvyyden kannalta taulukossa ei voi olla kovin montaa saraketta. Kun olet luonut taulukon on sinulla kaksi uutta valintanauhaa, jolla voit muotoilla ja muokata taulukkoa. Taulukkotyylien värimaailma tulee teemasta. RAKENNE ASETTELU Mikäli haluat laskutoimituksia taulukkoon, sinun täytyy tehdä Excel-taulukko. Mikäli sinulla on valmis taulukko tehtynä Excelissä, voit kopioida sen diaan ilman että teet erikseen taulukon. 16

19 Kaavio PowerPoint perusteet Kun olet lisäämässä kaavion diaan, valitset ensin tyypin. Sen jälkeen sinulla on mallikaavio, jonka tieoja muokkaamalla saat halutun kaavion Halutessasi voit saada taulukon Exceliin ja voit siinä ohjelmassa muokata ja täydentää tietoa. RAKENNE MUOTO 17

20 SmartArt PowerPoint perusteet SmartArt vaihtoehto lisättiin Office 2007 ohjelmaan ja siihen on tullut muutama lisää muoto uusien versioiden myötä. Joissakin kuvissa on hyvinkin rajattu määrä kohtia, esimerkiksi Ratas kuvassa on kolme pääkohtaa ja lisäkohdat eivät näy kuvassa. Toisissa SmartArteissa voi olla rajaton määrä pääkohtia. Tekstiruudussa on kätevää kirjoittaa. Käytä sisennystä tai sarkain-näppäintä tehdäksesi alakohtia ja Enteriä tehdäksesi lisää kohtia. RAKENNE MUOTOILE Esimerkiksi organisaatiokaavion voi tehdä joko irrallisista muodoista, joita yhdistetään viivoin, tai SmartArtilla. Mikäli teet organisaatiokaavion on RAKENNE valintanauhassa vaihtoehto Lisää muoto, josta voit aina valitun ruudun suhteen luoda uusi. 18

21 Kuva PowerPoint perusteet Kuvat Kun olet valinnut kuvan, se lisätään keskelle diaa. Riippuen kuvan koosta, kuvaa täytyy usein pienentää. Tee pienentäminen vetämällä kuvan nurkista keskelle päin, jotta kuvasuhteet eivät kärsi. Mikäli pienennät (tai suurennat) kuvaa vetämällä keskellä reunaa olevista kahvoista, kuvan suhteet kärsii. Mikäli lisäät kuvan sellaiseen diaan, jossa on muuta tietoa, esimerkiksi tekstiä, täytyy sinun sovittaa tekstikehys ja kuvakehys vierekkäin/allekkain tai siirtää kuva toisen kehyksen taakse. Vaihtoehto Vie taakse vie kuvan kaikkien muiden kehysten taakse ja Siirrä taaksepäin siirtää kuvan yhden askeleen kehyspinossa taaksepäin. Niin kauan kun et ole valinnut Pakkaa kuvat, voit palauttaa alkuperäisen kuvan komennolla Palauta kuva, Palauta kuva ja koko. Kuvan käsittely kannattaa tehdä erillisellä ohjelmalla (esim. Photoshop), mutta jollei sellaista ole käytettävissä voit tehdä kuvaan pieniä korjauksia terävöinnin, pehmennyksen ja värin suhteen. 19

22 Toisinaan on kätevää, että voit märitellä kuvaan läpinäkyvä väri, eli saat yhden värin (mieluummin tasainen pinta) pois ja taustan näkyviin (esimerkissä logo kahteen kertaan, mutta oikeanpuoleisessa kuvassa on määritelty läpinäkyvä väri hiiren klikkauksella). Mikäli haluat, voit käyttää tiettyjä tehosteita kuvaan, esimerkiksi sumentaa kuvaa. Online-kuvat Office 2013 ei enää sisällä ClipArt- eli leikekuvia. Tilalle Microsoft on tuonut toiminnon Onlinekuvia. Jos käytät Office.com ClipArt niin haku tapahtuu Microsoftin vapaasti käytettävistä kuvista samaan tapaan kun ennenkin. Toinen vaihtoehto on hakea Bingin avulla verkosta kuvia (Bing on Microsoftin vastine Googlen haulle). Saat alkuun näkyviin CC-oikeuksin varustettuja kuvia, joista osa on vapaasti (varsinkin ei-kaupallisiin tarkoituksiin) käytettävissä. Muista, että voit saada paljon enemmän kuvia, jos haet englanniksi ( kissa toi 1350 kohdetta, mutta cat toi kohdetta) 20

23 Näyttökuvat Voit käyttää näytön kuvakaappausta (PrtScn kaappaa koko kuvaruudun ja Alt+PrtScn kaappaa aktiivisen ikkunan). Näyttökuva komennon kohdassa Käytettävissä olevat ikkunat näet avoinna olevat ohjelmaikkunat, joita voit lisätä suoraan hiiren avulla kohdistimen kohdalle. Windows 7 versiossa on Leikkaustyökalu-ohjelma, jonka avulla voit määritellä mistä osasta näyttöä haluat kuvaruutukopion. Tämä on mahdollista nyt komennolla Näyttöleike. Kun aktivoit tämän, niin koko kuvaruutu himmenee ja voit hiirellä määritellä alueen, josta haluat kuvan. Alue on aina neliskulmainen. Kun määrittelet alueen tee niin, että painat hiiren vasenta painiketta kun osoitin on halutun alueen vasemmassa yläkulmassa. Pidä hiiren painike alhaalla ja vedä kohti alueen oikeaa alakulmaa. Päästä irti. Valokuva-albumi Valokuva-albumi toiminnolla saat luotua uuden esityksen halutuista kuvista. Jos esimerkiksi olet ottanut useita kuvia jostain kohteesta ja sinun pitäisi esittää tämä kohde, voit luoda kuvista valokuva-esityksen. Valitse ensin halutut kuvat, määrittele niiden järjestys ja albumin rakenne. Kun painat Luo saat uuden esityksen, jossa on aloitusdia sekä n kappaleita dioja. 21

24 Piirtotyökalut PowerPoint perusteet Piirtotyökalut ovat oiva tapa esittää asioita. Nykyään SmartArt:lla saa nopeasti näyttäviä kuvia, mutta usein haluat vapaasti rakentaa erilaisista muodoista kuvakollaasin. Kuten kaikkien kehysten kanssa, voit säätää muotojen päällekkäisyyttä ja siirtää ne esimerkiksi osittain päällekkäin niin, että haluttu muoto on toisen päällä. Oletusjärjestys on, että viimeisin muoto on muiden päällä. Kun käytät piirtotyökaluja, haluat ehkä tehdä sen tyhjällä dialla, tai sellaisella diarakenteessa, jossa on pelkkä otsikko. Kohteiden suoristaminen ja tasaaminen Kohteita ei enää tarvitse yrittää saada suoristettua silmämääräisesti. Apuviivat tulevat näkyviin automaattisesti, kun kuvat, muodot ja muut kohteet ovat toisiinsa nähden lähes suorassa. Viivojen avulla näet myös, ovatko kohteiden välit tasaiset. Muotoja yhdistävä viiva tai nuoli PowerPointissa voi kätevästi yhdistää kaksi muoto viivalla tai nuolella niin, että kun toista muotoa siirretään, viivan tai nuolen pää seuraa mukana! Esimerkissä on diaan lisätty kaksi vihreää suorakulmiota. Sen jälkeen on valittu nuoli ja kun hiirellä lähestyy muotoa näkyy sen reunoissa pieninä pisteinä kiinnityskohdat, joihin nuoli/viiva jää kiinni. Kun lähtee määrittelemään viivan/nuolen toista päätä, käy samoin kun on toisen muodon kohdalla: siihen ilmestyy näkyviin kiinnityskohdat. Yhdysviiva näkyy kiinnittämisen jälkeen sillä tavoin, että kiinnityspiste on vihreän värinen. Mikäli toinen pää ei ole kiinnityspisteessä näkyy se valkoisena neliönä. Viimeisessä kuvaparissa oikean puoleista suorakulmiota on siirretty alaspäin, mutta nuolenpää on seurannut mukaan. Tasaaminen jälkikäteen Varsinkin jos on useampia muotoja vierekkäin tai allekkain, on usein paremman näköistä kun ne ovat linjassa: valitse halutut muodot (voit tehdä tämän hiirellä maalaamalla, kunhan kaikki halutut muodot ovat täysin hiirellä määritellyn alueen sisällä). Esimerkissä on tasattu alareunat (huomaa, että myös nuoli oli valittu ja sekin tasattiin, vaikka ei ollut tarkoitus). Mikäli kohta Tasaa diaan olisi ollut valittu ja tasaus olisi tehty samalla tavalla alreunaan, olisi kaikki suorakulmiot päätyneet dian alareunaan. 22

25 Ääni PowerPointissa on nyt parannettu videon ja äänen tuki. Ohjelma tukee nyt entistä useampia multimediatiedostomuotoja, kuten.mp4- ja.mov-videota ja H.264-videopakkausta sekä AAC-koodausta (Advanced Audio Coding) ja muuta teräväpiirtosisältöä. PowerPoint 2013:n pakkauksenhallintavalikoima on entistä monipuolisempi, joten monet tiedostomuodot toimivat ilman erillisen pakkauksenhallintaohjelman asentamista. Käytä Toisto taustalla -ominaisuutta, kun haluat toistaa musiikkia diaesityksen aikana. Käytä ääntä harkiten, koska ääni saattaa olla erittäin ärsyttävää esitystä seuraaville henkilöille. Ääni voi olla omalla tallennusvälineelläsi, tai voit hakea valmiita ääniä Microsoftin sivustolta kuten kuvatkin. Mikäli sinulla on käytettävissä mikrofoni, voit myös äänittää PowerPointin avulla ääniä. Anna nauhoitukselle nimi ja paina punaista äänitys-painiketta. Kun olet lisännyt äänen diaan, saat diaan ääni-kuvakkeen sekä toiston aloituksen/tauko sekä äänen voimakkuuden sääntö-painikkeet. Esitystilanteessa diassa näkyy ainoastaan kuvake, mutta kun siirrät hiiren osoittimen kuvakkeelle, tulee näkyviin myös Play ja kohdan osoitin, sekä äänen säätö. Jo luontivaiheessa voit soittaa ääntä ja varmistua, että äänitiedosto on se oikea. TOISTO Äänen rajaus Vaikka PP:llä et voi ihmeitä tehdä äänelle, voit sentään leikata pois turhia kohtia ja määritellä halutun pituisen alku- ja loppuhäivytyksen. Voit myös määritellä, että ääni alkaa automaattisesti tai (oletuksena) hiiren painamisesta. Mikäli valitset Toista taustalla ei kuvaketta näy esitystilanteessa lainkaan (saman saat aikaiseksi käynnistämällä äänen automaattisesti ja pitämällä kuvakkeen piilossa esityksen aikana). Riippumatta äänitiedoston koosta, ääni tallentuu esityksen sisään, joten tiedoston koko saattaa kasvaa paljonkin. 23

26 Video PowerPoint perusteet Voit linkittää tai upottaa videon esitykseen. Kun upotat videon, sinun ei tarvitse huolehtia tiedostojen katoamisesta, kun pidät esitystäsi. Kun linkität videoon (verkkosivustossa kuten YouTube tai hulu), voit rajoittaa esityksen kokoa. Tietokoneeseen tallennetun videon upottaminen Valitse Video omasta tietokoneesta Etsi Lisää video -valintaikkunassa haluamasi upotettava video, valitse se ja valitse sitten Lisää. Vihje Voit lisätä videon myös valitsemalla sisältöasettelussa Video-kuvakkeen. Tietokoneeseen tallennettuun videoon linkittäminen Napsauta Lisää-painikkeen alanuolta ja napsauta sitten Linkitä tiedostoon. Linkittäminen sivustossa olevaan videoon Varmista, että sinulla on tekijänoikeuksien haltijan lupa käyttää videota. Tässä toiminnossa näyttäisi olevan ongelmia, eikä esim. YouTube-videota saa upotettua tällä toiminnolla. Diassa olevan mustan laatikon koko muuttamalla, voit vaikuttaa siihen minkä kokoinen video on esitystilanteessa. MUOTOILE TOISTO 24

27 Tiedostojen käsittely PowerPoint perusteet Tallennus Tallentaminen tapahtuu TIEDOSTO välilehdellä tai käyttäen pikatyökalurivin Tallenna tai Tallenna nimellä painikkeita (myös ctrl+s tallentaa esityksen). Anna tiedostolle kuvaava nimi, valitse kirjasto ja kansio tai levy johon haluat tiedoston talteen ja muuta tarvittaessa tiedostomuoto pptx:stä. Mikäli olet jo kerran tallentanut esityksen, tallentuu uusi versio aina vanhan tilalle jollet käytä Tallenna nimellä ja jollet anna uutta nimeä. Tallennus pdf-muotoon Mikäli haluat lähettää esityksen tai jakaa sen verkossa, saattaa olla järkevä tehdä se pdf-muotoisena. Tällöin kaikki halukkaat luultavasti saa sen auki, koska pdflukuohjelma on melkeinpä standardina joka koneessa. Tallenna kuitenkin esitys itsellesi ensi normaalimuodossa, ja tallenna sitten nimellä ja valitse tallennusmuodoksi PDF. Voit Asetukset painikkeesta vaikuttaa siihen minkälaisena esityksesi tallentuu. Animaatiot eivät toimi pdf-muodossa. Ohjelman sulkeminen Sulje PowerPoint TIEDOSTO välilehden komennolla tai ikkunan sulje-painikkeesta 25

28 Diaesityksen avaaminen Mikäli haluttu esitys ei ole viimeisten käytettyjen joukossa, voit hakea esityksiä Avaa tiedostot toiminnolla. Samaan näyttöön pääsee TIEDOSTO nauhasta, Avaa-komennolla. Tässäkin näytössä näkyvät viimeiset esitykset. Valitse Tietokone ja pääset hakemaan levyistä ja kansioista haluttu esitys. Selaa avaa Windowsin yleisikkunan tiedoston hakemista varten. Esityksen katsominen Vasta esitystilassa näet minkälainen esitys on kokonaisuudessaan animointineen ja siirtymisineen (katso seuraavilla sivuilla). Voit käynnistää esityksen usealla tavalla: diaesityspainikkeesta: esitys alkaa näytössä olevasta diasta DIAESITYS välilehdeltä: Joko alusta tai Nykyisestä diasta F5-painikkeella: esitys alkaa alusta DIAESITYS Esittäjänäkymässä näet muistiinpanosi näytössä, mutta yleisölle näkyy ainoastaan dia. Edellisissä versioissa oli vaikea tietää, mitä kukin näki ja minkä näytön kautta. Kehittynyt esittäjänäkymä korjaa ongelman, ja sitä on helppo käyttää. Näet myös kuluneen ajan sekä kellonajan. Oma näyttö: tykki: 26

29 Näytä tehtäväpalkki - mikäli haluat vaihtaa toiseen ohjelmaan kummassa näytössä on esitys (manuaalinen valinta: Vaihda Esittäjänäkymä ja diaesitys Lopeta esitys (tai Esc) esitysaika, pysäytys, ajan käynnistys uudelleen kello Esittäjänäkymän käyttäminen yhdessä näytössä Esittäjänäkymän käyttöön ei enää tarvita useita näyttöjä. Nyt voit harjoitella esittäjänäkymässä, ilman ylimääräisiä kytkentöjä. Valitse Lisää dian asetuksia ja siitä Näytä esittäjänäkymä. Esityksessä toimiminen Kynä- ja laserosoitintyökalut Katso kaikki diat näytössäsi Zoomaa diassa Tummenna esitys/palauta Lisää diaesityksen asetuksia Diaan zoomaaminen Napsauta suurennuslasia, kun haluat lähentää kaavioita tai jotakin muuta yleisölle korostettavaa osaa tilapäisesti. Napsauta uudelleen suurennuslasia, kun haluat palata koko dian näyttöön. + painikkeella zoomaat askeleen kerralla (suurennuslasilla normaalitilaan) - painikkeella loitonnat askeleen kerralla (suurennuslasilla normaalitilaan) Tiettyyn diaan siirtyminen Siirry tiettyyn esityksen diaan käyttämällä kirjoittamalla dian numero ja paina Enter tai vaihda Katso kaikki diat näytössä tilaan ja valitset halutun dian. Näytä seuraava dia (tai käynnistä seuraava animaatio): n, Enter, PageDown, nuoli oikealle tai alas, välilyönti, hiiren vasen painike (nyt voit klikata myös esittäjänäkymässä). Palaa edelliseen diaan(suorita edellinen animaatio): p, PageUp, nuoli vasemmalle tai ylös Hiiren oikea painike: mm. edellinen dia Lopeta esitys: Esc (näppäimistössä ylhäällä vasemmalla). 27

30 Animaatio PowerPoint perusteet Siirtymät Sinulla on useita vaihtoehtoja siihen, miten seuraava dia tulee esityksessä näkyviin. Esikatselusta voit katsoa kuinka toimiva siirtymä mielestäsi on. Tehosteasetusten vaihtoehdot ovat riippuvaisia valitusta siirtymästä, joten siinä voi olla kaksi vaihtoehtoa, tai 8 tai ei yhtään. Saattaa olla järkevää käyttää samaa siirtymää koko esityksessä, tätä varten on oma painike. Jos tarkoitus on pitää esitys niin, että samalla esitetään se, on useimmiten parempi ettei laita aikaa siirtymiseen, vaan siirtyminen tapahtuu aikaisemmin kuvatulla tavalla hiirellä tai näppäimistöstä. Animaatio Voit määritellä dioille animaatiotehosteet, eli miten diassa olevat tiedot tulee näkyviin. Esimerkiksi luettelodian osalta voi määritellä, että kaikki tulee kerralla, kukin kohta tulee näkyviin erikseen, tai joka kappale erikseen: Animoinnin yhteydessä näkyy myös diassa animointijärjestys, jonka voi muuttaa. Esimerkiksi jos diassa on useita muotoja voit haluta ne näkyviin tietyssä järjestyksessä: valitse kehykset järjestyksessä ja animoi kukin erikseen. Mikäli et voi animoida johtuu se luultavasti siitä, että et ole valinnut yhtään kehystä, jonka sisältöä animoitaisiin. 28

31 Automaattinen esitys DIAESITYS, Mukautettu diaesitys Tässä voit määritellä ns. kioskiesitystä, eli esitys pyörii itsekseen ja jatkuu alusta, kun esitys on loppunut. PowerPoint perusteet Siirtymässä määrittelet ajan, jonka jälkeen siirrytään seuraavaan diaan. Varaa riittävän pitkä aika katsojalle katsoa ja lukea diaa ennen siirtymistä seuraavaan. Mikäli nauhoitat selostuksen, tee se tarpeeksi hiljaisessa huoneessa, ettei tule taustameteliä. Perustyyli NÄYTÄ välilehdessä on vaihtoehtoina Dian, Tiivistelmän tai Muistiinpanojen perustyylit. Perustyylissä määritellään mm. kehysten oletussijainti, fontit ja värit. Dialuettelossa on teeman erilaiset rakenteet ja ensimmäisenä aina kaikkien diojen yhteinen tyyli. Jos haluat määritellä otsikkodian tyyliä, valitse se, mutta jos haluat tehdä muutos joka kohdistuu kaikkiin dioihin, niin valitse ensimmäinen (vähän isompi) tyyli-dia. Voit tässä näkymässä myös vaihtaa teemaa. Huomaa, että pääset siirtämään alatunnisteen, dian numeron sekä päivämäärän kehyksiä tai vaihtamaan oletus-luettelomerkkiä. Kun olet valmis, paina Sulje perustyylinäkymä Logon lisääminen esitykseen Koska yleensä halutaan logo näkyviin kaikissa dioissa, valitse ensimmäinen perustyyli-dia. Tämän jälkeen lisäät kuvan normaaliin tapaan, muokkaat sitä tarpeen mukaan, muutat kokoa ja siirrät logon haluttuun paikkaan diassa. Dialuettelosta pitäisi näkyä, että logo on lisätty kaikkiin erirakenteisiin dioihin, paitsi otsikkodiaan, siihen täytyy erikseen lisätä logo. 29

32 Esityksen tulostaminen Valitse pikatyökaluriviltä esikatselu, tai TIEDOT-välilehdestä Tulosta. Myös ctrl+p tuo tämän ikkunan esiin: Oleellisin valinta on varmaankin mitä tulostetaan: diat, muistiinpanot vai tiivistelmä. Mikäli olet käyttänyt muistiinpanoja hyväksi ja ajattelit jakaa materiaalia, voi muistiinpanotulosteen jakaminen olla mielekkäämpää kun esimerkiksi 3-dian tiivistelmän jakaminen. Dioissa oleva teksti, joka yleensä on vain avainsanat tms., ei yleensä riitä käytettäväksi muistin virkistämiseksi ja on yleensä riittämätöntä, jollei ole ollut kuuntelemassa esitystä. Koska usein eivät muistiinpanot ole tehty jakamista ajatellen, yleisin jaettava materiaali taitaa olla 3- tai 6-dian tiivistelmä. Mikäli tulostat kopioitavaksi/jaettavaksi tarkoitettua materiaalia, saattaa luettavuuden kannalta olla hyvä valita musta/valkoinen tuloste, eikä värillinen tai harmaa kokeile ja katso! 30

33 31