Tiedolla johtamisen tukeminen korkeakouluissa - Tietovarastot hyötykäyttöön Korkeakoulujen IT-päivät IT2011 1.-2.11.2011 Kari Natunen Service Director Business Intelligence Pentti K. Kurki Kehitysjohtaja Business Intelligence Ideat kasvavat, kun jaamme ne toinen toisillemme.
Logica BI/PM Toiminta BI/PM avainalue Logican strategiassa 2,300 konsulttia (Suomessa 150) Useiden miljoonien investoinnit suunniteltu vuosille 2009-2011 Toimialakohtainen portfoliolähestyminen Työntekijöiden osaamisen kehittämiseohjelmat Metodologioiden kehittäminen ja systematisointi BI Practise-toimintaa 5 mantereella Globaalisti organisoitu Johdon konsultointi integroitu toimintaan Scoping & delivery of projects Application management Ulkoistus- ja off-shore-palvelut Globaaleja asiakkuuksia tärkeitä voittoja tiukasti kilpailluilla alueilla BI kustannusten alentaminen (TCO) uusien teknologioiden integrointi perinteiseen BI:hin Laaja teknologiakumppanuusverkosto Strategiset allianssit Lisäarvon tuottaminen kumppanin teknologiatarjontaan Innotiivisten lähestymistapojen yhdistäminen asiakasratkaisuissa No. 2
Koulutusorganisaatiot murroksessa, toiminnan kehittämisessä tarvitaan tietoa
Miksi julkisrahoitteisia palveluja tulisi johtaa tiedon avulla? Julkisyhteisöjen menot 96 mrd, BKTS:ta 56,3% SoTe 54,6% 49,4% Koulutus 11,9%
Julkisrahoitteisten palvelujen tietojohtamisen toiminnallinen viitekehys Optimointi T16 T14 Simulointi Ennustaminen T15 Skenaariot K9 K6 K7 K8 Kertoimet Tilastollinen merkitsevyys (Toiminnan mallinnus) Selittävät tekijät Riippuvuudet korrelaatiot Benchmarking Resurssien / Palvelun allokointi Toiminnan kehittäminen T12 Palvelun rajaus kohdentaminen Prosessien kehittäminen T13 T7 B T8 B T9 T10 T11 Tutkimus Vertailuanalyys Vertailukehittämin Tilastointi Arviointi i en Muiden organisaatioiden tieto I6 I1 Selittävät indikaattorit I2 I3 I4 Osoittavat Tunnusluvut Mittarit indikaattorit T3 Toimintolaskenta Toiminnan mittaus T4 Raportointi Kustannuslaskent a T5 Seuranta Ohjaus T6 I5 D Tavoitteet T1 Kohteiden määritys ja mallinnus Reaaliprosessi Ydinpalvelutuotanto P1 Rahaprosessi Suunnittelu T2
Case :SoTe-Tietojohtamishanke Vertailutiedon ja indikaattorien määrittely Käsite- ja tietomallien kuvaaminen Ohjausryhmä Projektipäällikkö Vertailutiedon ja indikaattorien tuottamisprosessi Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiryhmä JUHTA Kansalllinen yhteistyö Projektiryhmä Seurantaryhmä / Seminaarit Projektin toteutuksen osapuolet: Tampereen kaupunki Oulun kaupunki Turun kaupunki Espoon kaupunki Lahden kaupunki Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä Kouvolan kaupunki Valtiovarainministeriö / KuntaIT Sote -tietojohtaminen projektille nimitetään hankkeen tavoitteiden toteutumista ja työskentelyä ohjaava ohjausryhmä, joka koostuu hankkeen osallistujatahoista sekä STM:n, THL:n, Suomen kuntaliiton sekä projektityössä sovittujen sidoshankkeiden (VarSat) edustajista.
SoTe-Tietojohtamishankkeen osaprojektit ja tulokset Tutustu määrityksiin ja dokumentaatioon https://wiki.kuntait.fi / Sote-tietojohtaminen (vaatii kirjautumisen)! Laskentalogiikka ja laskentasäännöt Toimintaympäristökuvaus Indikaattoreiden määritysmenetelmä Termiluettelo / Sanasto Indikaattorit Mittarit Looginen tietomalli RIM-tietomalli Fyysinen tietomalli EDW Data Vault OID-kooditus ja hallinnointimalli Tiedon yksilöinti (MD-näkymä) Pilotoinnin pääprojektin suunnitelma Pilotointisuunnitelmat Oulu,Tampere ja Turku Tiedon jakeluprosessien tavoitetila Tiedon jalostusprosessien tavoitetila Tiedon keruuprosessien tavoitetila Tiedon tuottamisprosessien tavoitetila Pilotin pääprojekti Oulu-pilotti Turku-Pilotti Tampere-pilotti THL-asiantuntijaprojekti Toimenpideehdotukset I OP1 Toimenpideehdotukset II OP2 Määrittely 1/2009 6/2010 Toimenpideehdotukset III OP3 Pilotointi 1/2010-6/2011
Julkiset ydinpalvelut tuottavuus, vaikuttavuus ja laatumittareiden määrityksen tiekartta
Strategisen että operatiivisen tason osoittava- ja selittävä/ennustava mittarirakenne Osoittava Mittari D.1.1 Mittarin tavoitearvo D.1.1_A LAG-type Kehittämis Toimenpide D.1.1.2 Lead-type Ennustava Mittari D.1.1.E1 Selittävä Mittari D.1.1.1 Selittävä Mittari D.1.1.2 Selittävä Mittari D.1.1.N Selittävä Mittari D.1.1.2 Selittävä Mittari D.1.1.N Mittarin tavoitearvo D.1.1E1_A Mittarin tavoitearvo D.1.1N_A Mittarin tavoitearvo D.1.1N_A Mittarin tavoitearvo D.1.1N_A Mittarin tavoitearvo D.1.1N_A Mittarin tavoitearvo D.1.1N_A Ennustavat Pysyvät toimintaa selittävät Kehittämistoiminnan onnistumista selittävät
Säännöllinen kotihoito Tuottavuusindikaattorit Vaikuttavuusindikaattorit Laatuindikaattorit Suoritetuottavuus Asiakastuottavuus 3. tie 1. tie Palvelun kohdentuvuus Käynnin kustannus Välittömän työn tuntikustannus Panosindikaattorit Asiakaspalveluvuoden kustannus Palvelun piirissäoloaika ka Toimintakyky ka palvelun alussa Toimintakyky ka palvelun lopussa Toimintakyvyn muutos ka Käyntimäärien toteutuminen Käyntien keston toteutuminen Käynnin aloitusajan toteutuminen Välittömän työn kustannusosuus Toimintakyky ka palvelun aikana Palveluajan toteutumisaste Matka-ajan kustannusosuus Palvelun aloitusikä ka Muun välillisen työn kustannusosuus Palvelun lopetusikä ka
Aika kuukausissa Vaikuttavuustieto tulee jalostaa päätöksen-tekijöille kustannusvaikuttavuustiedoksi Keskimääräinen aika säännöllisen kotihoidon piirissä 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 17,4 22,6 15,4 32,3 30,4 27,7 28,2 27,1 25,6 24,4 21,8 Valmistumiseen kuluva aika 10,0 8,4 5,0 0,0 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Tämän tiedon avulla voimme laskea, mikä Vuosi on ollut palvelun vaikuttavuuden parantumisen kustannusvaikutus Oulussa, Laskenta I - asiakas Laskenta II - asiakaskunta tulos = vuositasolla säästö lähes 3 miljoonaa
Proaktiivisen toiminnan malli : SoTe = esille palvelujen suurkäyttäjät, syrjäytymisvaarassa olevat OPPIMINEN Proaktiivisen toiminnan malli : Opetus = esille: hitaasti opintopisteitä, katkot opinnoissa Tuottavuusindikaattorit Vaikuttavuusindikaattorit Laatuindikaattorit Suoritetuottavuus Asiakastuottavuus Opiskelu Opiskelun jälkeinen aika Palvelun kohdentuvuus Opetusajan toteutuminen Opintopisteen kustannus Kustannus / opettaja Välittömän työn tuntikustannus Opiskeluvuoden kustannus Kustannus / opiskelija Läpäisyaika Opiskeluaika Läpäisyaika Tot / Ei tot Suoritetut Tutkinnot Tieteelliset julkaisut Työllistyminen Koul vast tehtäviin Jatkoopintoihin sijoittuminen Opetus resurssit Panosindikaattorit Opetustunnin kustannusosuus Hallinnon kustannusosuus Tukipalvelujen kustannusosuus Oppilaitoksessa suoritetut opinnot ja opintopisteet Muualla suoritetut opinnot Hyväksi luetut opinnot Arvosanat Uralla eteneminen
Asiakastason tuottavuusmittarilaskenta 94 68 267 296 25 470,64 144 MAPLe5 284 ASIAKAS- SEGMENTTI MAPLe 1 MAPLe2 MAPLe3 MAPLe4 MAPLe Puuttuu Mitä siis oikeasti teemme? = Jatkuvaa ja ajantasaista toimintoryhmäkohtaista kustannuslaskentaa asiakas- ja suoritetasolla Asiakas 674 Maaliskuu 2010 Asiakas 987 Maaliskuu 2010 Asiakas 123 Maaliskuu 2010 Asiakas 2987 Maaliskuu 2010 Välitön 1208 1498 1307 työ Matkat 223 234 267 Muu 230 245 237 välillinen Yhteensä 1 661 1 977 1 811 ASIAKAS Tuntikustannus Fortime Titania Kokonais työaika Henkilöryhmä 23 Henkilö 9876 T=2.2.2011 09.11 L=2.2.2011 09.56 Meritt Palkat ja palkkiot kustannukset laskentajaksolta Matka-aika Effica Asiakas 2987 RAI RAI-arvot Välitön 14,2 työ Matkat 5,3 Muu 5,5 välillinen Yhteensä 25,0 KÄYNTI
Vuosikustannus Asiakassegmenttitason tuottavuustieto [asiakaspalveluvuoden kustannus] päätöksenteon tukena 35 000 30 000 25 000 Kaikki kustannukset / asiakapalveluvuosi +65v Maple 15 luokittain 2010 Onko tarvekustannussuhde järkevä? 25 920 Palvelu kotiin vai laitosasuminen? 24 4324 696 Laitosasuminen 41 000 / vuosi 29 292 25 993 20 000 20 312 15 000 10 000 5 000 7 210 7 091 13 806 12 658 10 915 12 886 8 190 14 801 11 811 16 952 Asiakaskunta 14 250 /v 0 Vanhuksen palvelutarveluokka = RAI MAPLe toimintakykyluokka Operatiivisessa Logica 2009. All rights johtamisessa reserved tarvitaan palvelujen kustannustieto asiakassegmenteittäin!
Opiskelijan opiskelukustannukset Asiakkaat kustannusten ja iän mukaan Opiskelijan valmistumisaikajakauma Asiakkaiden lkm arvoina 0-6 7-16 17-24 25-54 55-64 65-74 75-84 85+ Puuttuu Ikäluokka 0-10 000 11 661 14 911 14 267 35 294 10 342 8 550 5 354 1 395 1 101 775 >10 000-20 000 968 17 22 203 74 105 246 234 0 1 869 >20 000-30 000 12 2 8 55 38 44 123 126 0 408 >30 000-40 000 0 0 5 14 18 20 79 75 0 211 >40 000-50 000 0 0 1 15 16 42 182 198 0 454 >50 000-60 000 0 0 4 6 5 8 23 12 0 1. 5 >60 000-70 000 0 0 1 4 2 2 6 6 0 21 8 >70 000-80 000 0 0 0 1 2 3 0 0 0 6 >80 000-90 000 0 0 0 1 1 0 2 1 0 5 >100 000 0 0 0 1 1 0 0 0 0 2 Euroa 12 641 14 930 14 308 35 594 10 499 8 774 6 015 2 047 1 104 809 Mies 46 v. 102 555,32 Nainen 62 v. 106 347,69
Kustannus / käynti Asiakaspalveluvuoden kustannus Opintopisteen kustannus Käynnin kustannus Opintovuoden kustannus Asikaspalveluvuoden kustannus 35,00 Huonoin 32,70 30,00 16 000 Huonoin 14 606 26,17 14 000 25,00 20,00 Paras 22,19 12 000 10 000 Paras 9 956 10 233 15,00 8 000 10,00 6 000 4 000 5,00 2 000 0,00 Oulu Tampere Turku Kaupunki 0 Oulu Tampere Turku Kaupunki
Kustannusosuus % Työajan kustannusjakauma [toimintoryhmittäin] Oulussa on asiakkaalle lisäarvoa tuottavan palvelun kustannusosuus 39% suurempi kuin Tampereella 100 % 90 % 80 % Tukitoiminnan kustannusosuus 21,2 % 37,5 % 44,6 % Erot työnjohdossa? 70 % 17,7 % Erot muutos- ja poikkeamatilanteiden Hallintaprosessissa? Positiivista tois puol jokkee ja manselaisittain! 60 % 50 % 40 % Hallintotoiminnan kustannusosuus + 39,2 % 14,8 % 12,4 % Matkat Välitön työ + 9,8 % Muu välillinen työ Suuri [työn] tuottavuuden kehityspotentiaali! 30 % 61,1 % 20 % 43,0 % 47,7 % 10 % Ydintoiminnan kustannusosuus 0 % Oulu Tampere Turku Kaupunki
Päivien lukumäärä Luokassa pysymisaika päiviä MAPLe-mittari 8000 7000 6000 5000 Opintojen eteneminen Opintojen etenemisnopeus Opintopisteiden kertymä / vuosi 4000 3000 2470 Oulu Tampere 2000 1419 1000 0-1000 292 390 1 2 3 4 5-456 MALPLe - luokka
Proaktiivisen toiminnan malli : SoTe = esille palvelujen suurkäyttäjät, syrjäytymisvaarassa olevat OPPIMINEN Proaktiivisen toiminnan malli : Opetus = esille: hitaasti opintopisteitä, katkot opinnoissa Tuottavuusindikaattorit Vaikuttavuusindikaattorit Laatuindikaattorit Suoritetuottavuus Asiakastuottavuus Opiskelu Opiskelun jälkeinen aika Palvelun kohdentuvuus Opetusajan toteutuminen Opintopisteen kustannus Kustannus / opettaja Välittömän työn tuntikustannus Opiskeluvuoden kustannus Kustannus / opiskelija Läpäisyaika Opiskeluaika Läpäisyaika Tot / Ei tot Suoritetut Tutkinnot Tieteelliset julkaisut Työllistyminen Koul vast tehtäviin Jatkoopintoihin sijoittuminen Opetus resurssit Panosindikaattorit Opetustunnin kustannusosuus Hallinnon kustannusosuus Tukipalvelujen kustannusosuus Oppilaitoksessa suoritetut opinnot ja opintopisteet Muualla suoritetut opinnot Hyväksi luetut opinnot Arvosanat Uralla eteneminen
Logican malli valmiit tietojohtamisen kehityskomponentit 1. Johtamisessa sekä toiminnanohjauksessa tarvittavat tiedot Mitä mitataan - Millä mittareilla = Mittareiden määritysmenetelmä 2. Miten tieto tulee tuoda esille johtajille = Tiedon jäsennys ja esitysmalli Osoittavat Selittävät Ennustavat tiedot työpöydille 3. Miten edetään kohti tehokasta tietojohtamista = Tietojohtamisen kehittämispolku 4. Miten tietojohtamishanke viedään parhaiten maaliin = Projektityömenetelmä 5. Miten valitset organisaatioosi sopivimman DW/BIarkkitehtuuriratkaisun = kriteerit arkkitehtuurivaihtoehdoille
Kiitos mielenkiinnosta! Julkisten palvelujen tietojohtamisessa on omat yhteiset erityispiirteensä Julkisrahoitteisia palveluja tulee ja voidaan johtaa tiedon avulla