Entä jos... liiketoiminta ymmärtäisi IT:tä Esko Hannula 04.10.2013
Tietohallintojohtaja Mia on kiireinen Alenna kustannuksia 25%! Mixei meidän verkossa saa käyttää ipadia? On se nyt kumma, ettei tulostus toimi. Singaporen ERP-päivitys tarvitaan per heti. Viedään intra pilveen! Voinko sulkea noi tiketit, että saan bonarit? SLA kusee SOAssa on tulevaisuus ITIL poistaisi meidän ongelmat Mun resurssit ei riitä erppirollouttiin! 2
Yhteistä kieltä tarvitaan parempiin tuloksiin Liiketoiminta ei ymmärrä IT:tä IT ei kuuntele liiketoimintaa Yritysjohto ei tiedä, miten IT:tä johdetaan Jos yhteinen kieli löytyisi... Millainen se olisi? Mistä silloin puhuttaisi? Mitä se hyödyttäisi? Mitä sitten tapahtuisi? 3
Yhteisen kielen elementit TULEVAISUUTEEN KATSOVA OHJAUS SOPIMUS IT:N PÄÄ- TEHTÄVISTÄ STRATEGIAAN KYTKETYT OPERATIIVISET MITTARIT PROJEKTIN- OHJAUSMALLI SOPIMUS IT:N STRATEGISESTA ASEMASTA 5
KASVUHAKUISUUS IT:n startegiset asemat suuri LIIKE- TOIMINNAN SYNNYTTÄJÄ LIIKE- TOIMINNAN VAHVISTAJA Liikevaihto Kassavirta vähäinen vähäinen LIIKE- TOIMINNAN TUKIFUNKTIO Kustannukset TEHOSTAMISHAKUISUUS LIIKE- TOIMINNAN TEHOSTAJA suuri Kannattavuus 6
Strateginen asema määrää ohjaustavan IT liiketoiminnan synnyttäjänä tai vahvistajana Korkeat kehittämispanostukset ja korkeat IT-riskit IT-suunnittelu osana strategista johtamista IT liiketoiminnan tehostajana Mitattavat, euromääräiset tavoitteet Lyhyt keskipitkä suunnitteluhorisontti IT liiketoiminnan tukifunktiona IT:n mittarit ovat halpuus ja luotettavuus Ei odoteta kontribuutiota liiketoimintaan Strateginen asema voi muuttua liiketoiminnan muuttuessa 7
Tietohallinto kohtaa asiakkaan IT voi olla yrityksen tärkein asiakasrajapinta Itsepalvelukanavat, verkkokauppa, verkkopankki,... Jos IT ymmärtää asiakasta, se ymmärtää myös, mikä on liiketoiminnalle tärkeää Miten liiketoiminta oppisi ymmärtämään, mikä on IT:lle mahdollista? 8
Tietohallinnolla on neljä päätyötä TEHTÄVÄ ILMENTYMÄT HANKKII laitteita ja lisenssejä liiketoiminnan käyttöön. PITÄÄ KÄYNNISSÄ tietojärjestelmiä ja tukee käyttäjiä KEHITTÄÄ tietojärjestelmiä ja ICTpalveluita MIETTII miten IT toteuttaa liiketoimintatavoitteita Tilaus Toimitus SLA Tiketti Projekti Salkku Roadmap Business case Arkkitehtuuri 9
Liiketoiminnan ja IT:n vuoropuhelu Tukifunktio-IT: ei liikoja diskuteerata Puhutaan budjettisyklillä kustannustavoitteista Tehostaja-IT: puhutaan kannattavuudesta Puhutaan liiketoiminnan tehostamispotentiaalista Arvioidaan IT-investointien tuottamia säästöjä Vahvistaja-IT, synnyttäjä-it: puhutaan bisnestä Puhutaan asiakkaista Arvioidaan IT-investointien tuotto-odotuksia, epävarmuuksia ja niiden lieventämistä IT on liiketoiminnassa kiinni 10
Asiallinen vuoropuhelu tarvitsee mittareita Vuoropuhelun tarkoitus on hyvien päätösten tekeminen ja toimeenpano Hyvät päätökset tehdään tosiasioiden tai yhdessä sovittujen oletusten varassa Tosiasiat ja oletukset on kvantifioitava Adjektiivikieli on puuttuvien mittarien oire 11
Hyvän IT-mittarin tuntomerkit Liiketoiminnan ymmärrettävissä tai opittavissa Strategisesti perusteltu ja strategiasta johdettu Korvaa puheessa adjektiivin Suhteutettu palveltavan liiketoiminnan kokoon Esitetty aikasarjana Soveltuu keskustelun aiheeksi: ei riitä, että mittari raportoidaan, siitä täytyy puhua 12
Kustannuksista puhutaan niin kauan kuin ei osata puhua muusta ITkustannukset Hankintakustannukset Käyttökustannukset Kehityskustannukset Uushankinnat Korvaushankinnat Jatkuvat kustannukset Ongelmien kustannukset Hankekustannukset Pienkehityskustannukset 13
Lauseita, joita et voi kuvitella kuulevasi Tuotantomme kasvaa niin voimakkaasti, että haluamme alentaa valmistukseen kuluvaa rahamäärää 15% vuositasolla. Kansainvälinen jakelumme kasvaa niin voimakkaasti, että logistiikan kokonaiskustannuksia on alennettava 30%. Koska haluamme kasvattaa markkinaosuutta, pyrimme puolittamaan markkinointibudjettimme. 14
Lause, jonka olet kuullut Koska yhä suurempi osa liiketoimintaprosesseistamme perustuu IT:hen, tavoittelemme 30% säästöjä IT-kustannuksista. Useimpien yritysten IT-säästötavoitteet ovat paitsi epäerealistisia myös vahingollisia liiketoiminnalle IT saa vahingollisia tavoitteita, koska se ei osaa kertoa toiminnastaan ja tuloksistaan ymmärrettävästi 15
Projekti vuoropuhelun kompastuskivi Kertaluonteinen ja ainutlaatuinen Aiheuttaa muutoksen Aina iso investointi Synnyttää uusia käyttökustannuksia Vaatii paljon liiketoiminnan aikaa ja huomiota Toimiva keskustelu ja päätöksenteko edellyttävät laajan yhteisen sanaston opettelua Useita sisäisiä sidosryhmiä Useita ulkoisia osapuolia 16
Hyvä projektinohjausmalli muistuttaa yrityksen hallintomallia Projektin omistaja Charter Liiketoimintaintressi projektin tuloksiin. Valta päättää projektin rahoituksesta. Päätöksenteko liiketoimintastrategian rajoissa. Ohjausryhmä Projektipäällikkö Projektisuunnitelma Projektin johtamista tukeva viisaus ja näkemys. Valta päättää projektin johtamisesta. Päätöksenteko projektin charterin rajoissa. Valta johtaa projekti. Päätöksenteko projektisuunnitelman rajoissa. Toimittajat 17
Selkeä charter on projektin tärkein menestystekijä ja itsepetoksen estäjä LIIKETOIMINTA- TAVOITTEET PROJEKTIN TAVOITTEET PROJEKTIN TUOTOKSET AIKATAULU JA VIRSTANPYLVÄÄT ORGANISAATIO PROJEKTIN BUDJETTI INVESTOINTI- LASKELMA Varaston kiertonopeus puolittuu. Uusi ERP-järjestelmä otetaan käyttöön kaikilla tehtailla vuoden 2014 kesäkuun loppuun mennessä. Uusi varastonhallintalogiikka toteutettu ERP-järjestelmään. Tehtaiden pääkäyttäjät koulutettu. Hyväksymistestaus alkaa marraskuussa 2013. Ensimminen käyttöönotto helmikuussa 2014....... Päätöksentekon rakenne. Keskeiset roolit ja vastuut. Kriittiset resurssit. Järjestelmäprojekti 1,2 M. Laitteet ja lisenssit 800.000. Käyttöönotto 140.000 per tehdas. Pääomakulut pienenevät 0,5 M /vuosi. Varaston alaskirjaukset vähenevät 2.6 M /vuosi. Käyttökustannukset 0,6 M per vuosi. 18
Miksi tehdä projektissa Vähin Mikä Riittää? Lisätyt ja Alkuperäisen muutetut vaatimusmäärittelyn ominaisuudet ominaisuudet Kesken jätetyt Täydellisesti tarkoitukseen sisältö sopiva tietojärjestelmä 19
Puolet puuttuu, tuplasti turhaa, kustannukset kolmeen kertaan 20
IT:n ohjauksessa on useita tasoja Strateginen ohjaus IT:n strateginen asema ja sen muuttuminen. Liikkeenjohdon ohjausrooli on suuri. Funktion ohjaus IT:n panostukset eri tehtäviinsä. Osaamis- ja resurssivajeiden korjaaminen. Tietohallintojäte ja tehostaminen. Projektin ohjaus Projektikohtaisesti erillisinvestointeina. Operatiivinen ohjaus Itseohjaus operatiivisten mittarien avulla. Liikkeenjohdon ohjausrooli on pieni. 21
Toimiva ohjaus keskittyy tulevaisuuteen Eniten liiketoimintahyötyä syntyy varhaisella ja perusteellisella keskustelulla tulevista ITinvestoinneista Menneisyyttä ei voi muuttaa, siitä voi vain oppia Liikkeenjohto tarvitsee benchmark-tietoa IT:n mittarien kehitys pitkällä aikavälillä IT:n mittarit suhteutettuna palveltavan liiketoiminnan kokoon IT:n tulokset suhteessa muihin yrityksiin Kustannuspuheesta tulospuheeseen Aloita nykyisestä ja tavoitellusta kustannusjakaumasta Vähitellen puhe siirtyy siihen, mitä kustannuksilla saa 22
Yritysarkkitehtuurista vuoropuhelun kehikko Strateginen hanke Strateginen hanke Strateginen hanke Strateginen hanke Oppiminen ja hyödyntäminen Toimintamalli Integrointi- ja vakiointivaatimukset Keskeiset kyvykkyydet Sitoutumismalli Yritysarkkitehtuuri Yritysarkkitehtuurin ylläpito Liiketoiminnan ydinprosessit IT-infrastruktuuri Lainattua viisautta. Lähde: MIT Sloan Center of Information System Research. 23
Kohti yhteistä kieltä Jos IT tärkeä, sitä ei ole varaa jättää tietohallinnon vastuulle Määritä IT:n strateginen asema yrityksessä Mittaa IT:tä ja keskustele mittareista IT-kustannusten alentamistavoite on useimmissa yrityksissä järjetön Ei ole olemassa IT-projekteja: projektit tehdään liiketoimintaa varten ja liiketoiminnan kuuluu johtaa IT:tä pitää ohjata neljällä eri tasolla Laadukas vuoropuhelu parantaa päätösten laatua 24
LET THERE BE QUALITY Ota yhteyttä! info@qentinel.com 075 7555 300 www.qentinel.com 25