KEURUUN KAUPUNGIN PIENHANKINTAOHJE Voimaantulo 1.11.2015 Kaupunginhallitus päättänyt 12.10.2015 / 247 Keuruun kaupunki
Keuruun kaupungin pienhankintaohje 1.11.2015 alkaen 2 SISÄLLYSLUETTELO 1 Ohjeen soveltamisala... 3 2 Pienhankintojen yleisperiaatteet... 3 3 Pienhankintojen kilpailutus... 4 3.1 Tavarat ja palvelut (hankinnat alle 30.000 )... 4 3.1.1 Hankinnan arvo alle 5.000... 4 3.1.2 Hankinnan arvo 5.000 14.999... 5 3.1.3 Hankinnan arvo 15.000 29.999... 5 3.2 Rakennusurakat (hankinnat alle 150.000 )... 6 3.3 Sosiaali- ja terveysala (hankinnat alle 100.000 )... 6 4 Suorat ostot... 7 5 Tilaajavastuu... 7 6 Muutoksenhaku... 8 7 Voimaantulo... 8
Keuruun kaupungin pienhankintaohje 1.11.2015 alkaen 3 1 Ohjeen soveltamisala Lakia julkisista hankinnoista (348/2007 muutoksineen, jäljempänä hankintalaki) sovelletaan kuntien hankintoihin, joiden ennakoitu arvo ylittää hankintalaissa säädetyt kansalliset kynnysarvot. Lakia ei sovelleta hankintalain 15 :n mukaiset kynnysarvot alittaviin hankintoihin eli ns. pienhankintoihin. Keuruun kaupungin pienhankintoihin sovelletaan tätä ohjetta. Hankinta-asioiden ratkaisuvaltuudet on määritelty Keuruun kaupungin organisaatiosäännössä. Kansalliset kynnysarvot ovat hankintalain 15 :n mukaan 1.6.2010 alkaen seuraavat: Hankinta Tavara- ja palveluhankinnat, suunnittelukilpailut, palveluja koskevat käyttöoikeussopimukset Kansallinen kynnysarvo ilman arvonlisäveroa 30.000 Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut, koulutuspalvelut*) 100.000 Rakennusurakat ja käyttöoikeusurakat 150.000 *) koulutuspalvelut, jotka hankitaan julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain (916/2012) 5 luvun 7 :n mukaisesti yhteishankintana työnantajan kanssa Hankinnan ennakoidun arvon laskemisella selvitetään, soveltuvatko kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevat hankintalain säännökset kyseiseen hankintaan. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta on säädetty hankintalain 19 :ssä. Hankinnan arvon laskemisen perusteena on hankinnan arvonlisäveroton arvo koko sopimuksen voimassaoloajalta optiot mukaan lukien. Ennakoidun arvon laskentasäännöillä pyritään estämään hankintojen keinotekoinen pilkkominen ja ilmoitusvelvollisuuden kiertäminen. 2 Pienhankintojen yleisperiaatteet Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja. Niihin ei sovelleta hankintalakia muuten kuin hankintaoikaisua koskevilta osin (hankintalaki 83 ). Pienhankinnoissa ei ole velvollisuutta julkaista hankintailmoitusta HILMA -portaalissa. Vaikka pienhankintoihin ei sovelleta hankintalakia, niissä noudatetaan seuraavia julkisten hankintojen perusperiaatteita: avoimuus, suhteellisuus, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, suunnitelmallisuus, taloudellisuus ja kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen.
Keuruun kaupungin pienhankintaohje 1.11.2015 alkaen 4 Vähäisiä hankintoja lukuun ottamatta pienhankinnatkin tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa ja markkinoilla olemassa oleva kilpailu tulee hyödyntää mahdollisuuksien mukaan. Pienhankinnat voidaan kilpailuttaa hankintalainsäädäntöä kevyemmillä ja joustavammilla menettelyillä. Pienhankinta voidaan poikkeustapauksessa tehdä suorana ostona tietyltä toimittajalta. Hankintamenettelyn tulee olla läpinäkyvää ja tarjoajia on kohdeltava yhdenvertaisesti. Pienhankintoja tehtäessä on huomioitava myös hyvän hallinnon yleiset periaatteet. Viranomaisen on kohdeltava hallinnossa asioivia tasapuolisesti. Viranomaisen toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. Käytetyn hankintamenettelyn eri vaiheet dokumentoidaan asianmukaisesti myös pienhankintoja tehtäessä. Asiakirjajulkisuuteen sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki) myös pienhankinnoissa. Hankinnat tulee toteuttaa mahdollisimman suunnitelmallisesti ja taloudellisesti sekä tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankintaa ei saa pilkkoa keinotekoisesti. Toistuvat ja selkeästi pilkotut hankinnat voidaan saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, vaikka hankintalain mukainen valitusoikeus ei muuten koske pienhankintoja. On myös huomioitava mahdollisuus toteuttaa toistuvat pienhankinnat puitejärjestelyillä. Hankintamenettely voidaan toteuttaa kulloinkin tarkoituksenmukaisella tavalla joko tekemällä hintavertailua esimerkiksi sähköpostikyselyiden avulla, lähettämällä tarjouspyyntö suunnatusti tietyille yrityksille tai julkaisemalla kaupungin Internet-sivuilla hankintailmoitus, jonka perusteella saadaan tietoa markkinoilla olevasta tarjonnasta. Tarjoajien kanssa voidaan tarvittaessa käydä neuvotteluja tasapuolisesti. Olennaista on kuvata menettelyn kulku avoimesti hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Tarjoajan valinnassa noudatetaan tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa kerrottuja vertailuperusteita ja valintakriteereitä. Menettely kannattaa aina pitää mahdollisimman yksinkertaisena ottaen huomioon muun muassa hankinnan arvo, laatu ja tunnettu tarjonta. Kohdassa 3 on kuvattu raja-arvot, millä tavalla erityyppisissä ja arvoltaan erikokoisissa hankinnoissa menetellään. 3 Pienhankintojen kilpailutus 3.1 Tavarat ja palvelut (hankinnat alle 30.000 ) 3.1.1 Hankinnan arvo alle 5.000 Varmistetaan kustannusten kohtuullisuus. Hintavertailua voidaan tarvittaessa tehdä esimerkiksi selvittämällä hintatasoa puhelimitse tai perustuen lehti-ilmoituksiin tai verkkokauppojen päivähintoihin. Hintavertailusta tehdään muistio. Vähäisissä hankinnoissa myös suora osto on mahdollinen.
Keuruun kaupungin pienhankintaohje 1.11.2015 alkaen 5 3.1.2 Hankinnan arvo 5.000 14.999 Hankinta kilpailutetaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Kilpailutus tehdään kysymällä hintoja tunnetuilta tarjoajilta joko sähköpostitse tai kirjeitse tai lähettämällä kirjallinen tarjouspyyntö (ks. tarjouspyynnön laatimisesta tarkemmin kohta 3.1.3). Hankinnasta voidaan myös julkaista ilmoitus kaupungin verkkosivuilla markkinoiden kartoittamiseksi. Suora osto ilman kilpailutusta on mahdollinen kohdan 4 Suorat ostot mukaisilla perusteilla. Hankinta voidaan ratkaista ilman viranhaltijapäätöstä dokumentoimalla se erilliseen muistioon. Harkinnan mukaan asiasta voidaan tehdä myös viranhaltijapäätös (Dynasty - asianhallintaohjelmaan). Ratkaisuun tai tehtyyn päätökseen liitetään kuvaus hankintamenettelystä, hinta, valittu tarjoaja ja perustelut. Perusteluissa ilmoitetaan hylkäämisen perusteet, jos joku tarjous on hylätty sekä kuvataan tarjousten vertailu. Jos hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös, se lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet. 3.1.3 Hankinnan arvo 15.000 29.999 Hankinta kilpailutetaan lähettämällä tarjouspyyntö ja pyytämällä kirjalliset tarjoukset 3-5 yritykseltä. Hankinnasta voidaan myös julkaista ilmoitus kaupungin verkkosivuilla markkinoiden kartoittamiseksi. Suora osto ilman kilpailutusta on mahdollinen kohdan 4 Suorat ostot mukaisilla perusteilla. Tarjouspyyntö laaditaan mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti. Siinä tulee mainita tarjoajan kelpoisuusehdot ja miten ne todennetaan, tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet sekä keskeiset hankinnan ehdot kuten toimitusaika ja takuuehdot. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan myös tarvittaessa mahdollisuudesta esittää lisäkysymyksiä, mikäli hankinnan luonne sitä vaatii. Tarjouksen tekemiselle varataan kohtuullinen ja riittävä aika (yleensä vähintään 1-2 viikkoa) ottaen huomioon hankinnan kohteen laatu ja laajuus. Tarjousten saapumisen jälkeen on mahdollista käydä neuvotteluja tarjoajien kanssa. Voittanut tarjous valitaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Vaatimusten asettamisessa huomioidaan suhteellisuuden periaate. Hankinnasta tehdään aina Dynasty -asianhallintaohjelmaan viranhaltijapäätös, josta käy ilmi kuvaus hankintamenettelystä, perustelut, hinta ja valintapäätös. Perusteluissa ilmoitetaan ainakin hylkäämisen perusteet, jos joku tarjous on hylätty sekä kuvataan tarjousten vertailu. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet.
Keuruun kaupungin pienhankintaohje 1.11.2015 alkaen 6 3.2 Rakennusurakat (hankinnat alle 150.000 ) Rakentamishankintojen kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen ja laajuuteen, suunnittelutarpeeseen ja toimintaympäristöön sekä siihen, onko kyseessä uudisrakentaminen vai peruskorjaushanke. Lähtökohtana voidaan pitää, että alle 20.000 euron rakennusurakat ovat arvoltaan vähäisiä ja riittää, että niissä varmistetaan kustannusten kohtuullisuus. Yli 20.000 euron rakennushankinnat kilpailutetaan. Tarjouspyyntö lähetetään vähintään 3 5 tarjoajalle postitse tai sähköpostitse. Hankinnasta voidaan myös julkaista ilmoitus kaupungin verkkosivuilla. Suora osto on mahdollinen kohdan 4 mukaisia periaatteita noudattaen. Tarjouspyyntö laaditaan mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti. Siinä tulee mainita tarjoajan kelpoisuusehdot ja miten ne todennetaan, tarjouksen valintaperuste ja vertailuperusteet sekä keskeiset hankinnan ehdot kuten toimitusaika ja takuuehdot. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan myös tarvittaessa mahdollisuudesta esittää lisäkysymyksiä. Tarjouksen tekemiselle varataan kohtuullinen ja riittävä aika (yleensä vähintään 2 viikkoa) ottaen huomioon hankinnan kohteen laatu ja laajuus. Tarjousten saapumisen jälkeen on mahdollista käydä neuvotteluja tarjoajien kanssa. Voittanut tarjous valitaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Vaatimusten asettamisessa huomioidaan suhteellisuuden periaate. Yli 50.000 euron hankinnoista tehdään aina viranhaltijapäätös Dynasty -asianhallintaohjelmaan. Päätöksessä on kuvaus hankintamenettelystä, perustelut, hinta ja valintapäätös. Perusteluissa ilmoitetaan ainakin hylkäämisen perusteet, jos joku tarjous on hylätty sekä kuvataan tarjousten vertailu. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet. Hankinnasta laaditaan vähintään kirjallinen pienurakka- tai RT-sopimus. 3.3 Sosiaali- ja terveysala (hankinnat alle 100.000 ) Alle 100.000 euron jäävät sosiaali- ja terveysalan palvelut kilpailutetaan tapauskohtaisesti tarkoituksenmukaisella tavalla. Lähtökohtana voidaan pitää, että alle 20.000 euron sosiaali- ja terveysalan palvelut ovat arvoltaan vähäisiä ja riittää, että niissä varmistetaan kustannusten kohtuullisuus. Yli 20.000 euron arvoiset hankinnat kilpailutetaan. Tarjouspyyntö lähetetään vähintään 3 5 tunnetulle tarjoajalle postitse tai sähköpostitse. Tarvittaessa hankinnasta voidaan julkaista ilmoitus. Suora osto on mahdollinen kohdan 4 mukaisia periaatteita noudattaen. Tarjouspyyntö laaditaan mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksityiskohtaisesti. Siinä tulee mainita tarjoajan kelpoisuusehdot ja miten ne todennetaan, tarjouksen valintaperuste ja vertailuperus-
Keuruun kaupungin pienhankintaohje 1.11.2015 alkaen 7 teet sekä keskeiset hankinnan ehdot kuten toimitusaika ja takuuehdot. Tarjouspyynnössä ilmoitetaan myös mahdollisuudesta esittää lisäkysymyksiä, jos se on tarpeen hankinnan luonne huomioon ottaen. Tarjouksen tekemiselle varataan kohtuullinen ja riittävä aika (yleensä vähintään 1-2 viikkoa) ottaen huomioon hankinnan kohteen laatu ja laajuus. Tarjousten saapumisen jälkeen on mahdollista käydä neuvotteluja tarjoajien kanssa. Voittanut tarjous valitaan niillä kriteereillä, jotka tarjouspyynnössä on ilmoitettu. Vaatimusten asettamisessa huomioidaan suhteellisuuden periaate. Yli 50.000 euron hankinnoista tehdään aina viranhaltijapäätös Dynasty -asianhallintaohjelmaan. Päätöksessä on kuvaus hankintamenettelystä, perustelut, hinta ja valintapäätös. Perusteluissa ilmoitetaan ainakin hylkäämisen perusteet, jos joku tarjous on hylätty sekä kuvataan tarjousten vertailu. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet. 4 Suorat ostot Suora osto (=hankinta tehdään kysymättä tarjouksia tai tarjous pyydetään vain yhdeltä toimittajalta) on kynnysarvon alittavissa hankinnoissa mahdollinen, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava sekä hankinnan arvon että luonteen perusteella. Suora osto on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa (esim. raaka-ainemarkkinoilla noteeratut tuotteet), tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on hyvin poikkeuksellisen kiiretilanne eikä kiire johdu hankintayksiköstä. Suora osto voi olla perusteltu myös, kun kyseessä on jo hankittuun kokonaisuuteen liittyvä välttämätön lisätilaus. Hankintalain mukaisia suorahankintaperusteita (27-28 ) voidaan käyttää apuna sen arvioimisessa, onko suora osto mahdollinen. Suora osto on aina perusteltava joko päätöksessä tai erillisessä muistiossa. Suoralla ostolla ei tarkoiteta tilauksia, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. 5 Tilaajavastuu Lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006, tilaajavastuulaki) sovelletaan myös pienhankintoihin. Tilaajavastuulaki koskee yli 7.500 euron arvoista työtä, joka tehdään tilaajaorganisaatiossa tai yli 10 päivän vuokratyötä. Työn tulee liittyä tilaajan työtiloissa tai työkohteessa tavanomaisesti suoritettaviin tehtäviin tai kuljetuksiin.
Keuruun kaupungin pienhankintaohje 1.11.2015 alkaen 8 Jos tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät, valitulta toimittajalta tulee vaatia ennen sopimuksen/tilauksen tekemistä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (kaupparekisteri-, ennakkoperintärekisteri- ja työnantajarekisteriote, todistus verojen ja eläkevakuutusten maksamisesta, selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta ja työterveyshuollon järjestämisestä). 6 Muutoksenhaku Pienhankinnoissa sovelletaan hankintalain mukaista hankintaoikaisua sekä kuntalain määräyksiä muutoksenhaun osalta. Pienhankinnoista tehtyjä päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi. Koska hankintaoikaisu ja oikaisuvaatimus ovat mahdollisia myös pienhankinnoissa, on suositeltavaa odottaa 14 päivän oikaisuvaatimusaika päätöksen tiedoksiannosta ennen tilauksen tai hankintasopimuksen tekemistä. 7 Voimaantulo Pienhankintaohje tulee voimaan 1.11.2015. KEURUUN KAUPUNGINHALLITUS 12.10.2015 247