Microsoft Excel EDISTYNYT KÄYTTÖ Kari J Keinonen 2009 Koulutus
Käyttöoikeustiedot Tämän materiaalin sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsitelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. Opintomateriaalin tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. Materiaalin ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. Opintomateriaalia ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta muodostaa opintomateriaalista tai sen osista uutta opintomateriaalia. Opintomateriaalista löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä materiaalin tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. Yhteisölle luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa käyttöoikeuden haltijaa asentamaan materiaalit yhteisön työntekijöiden ja oppilaitoksissa työntekijöiden sekä opiskelijoiden saataville suljettuun, käyttäjätunnuksilla rajoitettuun verkkoon. Käyttöoikeuden piiriin kuuluville voidaan materiaali jakaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. Materiaali voidaan myös tulostaa tai kopioida asianosasille. Materiaalia ei saa jakaa julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Jokainen käyttöoikeuden piiriin välillisestikin kuuluva saa kopioida ja tulostaa materiaalista kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen suunnittelu Urpo Jalava Copyright Kari J Keinonen - Ornanet Koulutus. ISBN 978-952-5753-27-1 Microsoft Office opintomateriaalit Ornanet Koulutus on tuottanut PDF-muotoisia materiaaleja seuraavista ohjelmista: Windows Vista - Käytön perusteet Microsoft Access - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft PowerPoint - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Word - Edistynyt käyttö (versio 2007) Microsoft Project - Käytön perusteet (versio 2000) Microsoft Project 2003 - Käytön perusteet Microsoft Project 2007 - Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1) Tutustu materiaalien sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Tilaa suuremmat erät e-mail-osoitteesta kari.keinonen@ornanet-koulutus.fi. Yksittäiskappaleet on edullista hankkia osoitteesta http://www.ellibs.com/fi?oldpath=fin/ Harjoitus- ja ratkaisutiedostot Löydät kaikkien materiaalien aputiedostot pakattuna osoitteesta: http://ornanet-koulutus.fi/secure/aputiedostot.zip Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän materiaaliin liittyvät tiedostot löydät Excel-aputiedostot -kansiosta. Kari Keinonen Sivu 2
Sisällysluettelo Johdanto... 7 Mikä on Excel?... 8 Mitä on taulukkolaskenta?... 8 Taulukkolaskennan perusperiaate... 8 Taulukkolaskenta kuvana... 9 Ohjelman käyttäminen... 10 Excelin avaaminen... 10 Excelin lopettaminen... 10 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä... 11 Ikkunan osat ja toiminnot... 12 Valintanauhan välilehdet... 13 Valintaikkunat... 15 Valikoimat... 16 Reaaliaikainen esikatselu (Live Preview)... 17 Pikavalikot ja pikavalikoimat... 17 Näkymät... 18 Normaali (Normal) -näkymä... 18 Sivun asettelu (Page Layout) -näkymä... 19 Sivunvaihtojen esikatselu (Page Break Preview) -näkymä... 21 Tiedoston käsitteleminen... 22 Uusi työkirja... 22 Tiedoston avaaminen... 23 Avaa ja korjaa tiedosto... 23 Avaa aiemmin luotu työkirja mallina... 24 Tiedoston sulkeminen... 24 Tulostus... 25 Määritä tulostusalue... 25 Esikatselu (Preview)... 25 Tulostus (Print)... 25 Tulostuksen asetukset... 26 Tallennus... 27 Tallennus uudella nimellä, uuteen kohteeseen tai tallennusmuotoon... 28 Keskeiset perusteet... 29 Solu... 29 Työarkilla liikkuminen ja solun valinta... 29 Soluosoite... 30 Tiedon syöttäminen ja muuttaminen solussa... 31 Solun sisällön poistaminen ja korvaaminen... 31 Alue ja sen valinta... 32 Koko taulukko... 32 Rivi... 32 Sarake... 33 Erillisten alueiden valinta... 35 Alueiden nimeäminen... 36 Aluenimien käyttäminen... 39 Syötön ohjaus - kelpoisuustarkistus... 39 Kari Keinonen Sivu 3
Solun ja alueen sisällön muotoileminen... 41 Teemat (Themes)... 41 Solutyylit... 42 Kirjasimen muotoilu... 44 Lukujen esitysmuodon muotoileminen... 45 Solujen tasauksenmuotoileminen... 46 Muotoilun poistaminen... 46 Muotoilun kopioiminen muotoilusiveltimellä... 46 Sisennyksen tekeminen soluun... 46 Ehdollinen muotoilu... 47 Kumoa - Toista toiminnot... 50 Kumoa (Undo)... 50 Toista (Redo)... 50 Kopioi - Leikkaa - Liitä toiminnot... 51 Kopiointi (Copy)... 52 Kaavojen tuottaminen kopioimalla... 52 Leikkaaminen (Cut)... 52 Liittäminen eli sijoittaminen (Paste)... 53 Arvojen kääntäminen taulukossa... 53 Lähtöarvojen kasvattaminen kertoimella... 54 Arvosarjojen tuottaminen... 54 Oman luettelon luominen... 55 Etsi - Korvaa toiminnot... 56 Etsi (Find)... 56 Korvaa (Replace)... 57 Valinta (Select)... 57 Tekstitiedosto Exceliin... 58 Kaavat... 59 Kaavojen kirjoittaminen... 59 Funktiot... 61 Lisäfunktioiden asentaminen... 61 Funktioiden käyttäminen... 62 Huolellisuus ja tarkistaminen... 80 Ajatteleminen ja huolellisuus ovat tärkeintä... 80 Jatka ajattelemista... 80 Virheentarkistamisen työkalut... 81 Esitysgrafiikka... 85 Kuvan lisääminen... 85 Piirretyt kuvat... 86 SmartArt-grafiikkaobjektit... 87 Luvuista kaavioita... 89 Pylväskaavion luominen... 90 Pylväskaavion muokkaaminen... 91 Kaavion sijainti... 95 Ympyräkaavion luominen... 96 Ympyräkaavion muokkaaminen... 96 Kaavion arvot kahdella kuvaajalla... 98 Oman kuvan käyttäminen pylväissä... 99 Kaavio toisessa työkirjassa... 100 Kari Keinonen Sivu 4
Malli... 101 Mikä tällainen malli on?... 101 Miksi malli?... 101 Missä mallia käytetään?... 101 Laskentamallin luominen... 102 Mallin tallentaminen... 102 Mallin käyttäminen... 103 Uusi työkirja mallia käyttäen... 103 Mallin muuttaminen... 104 Syöttölomake... 105 Mikä on syöttölomake?... 105 Lomakeobjektit... 105 Lomakeobjektien käyttämisen edellytys... 105 Lomakeobjektien käyttäminen... 106 Suojaustoimet... 110 Työkirjan avaaminen... 110 Työkirjan rakenne... 111 Taulukon suojaus... 111 Lukitun taulukon osan vapauttaminen suojauksesta... 112 Makrot... 113 Suojausasetukset... 113 Nauhoitetut makrot... 114 Funktion ohjelmoiminen... 116 Aliohjelman ohjelmoiminen... 116 Tavoitteen haku ja ratkaisija... 117 Tavoitteen haku (Goal Seek)... 117 Ratkaisija (Solver)... 118 Skenaariot (Scenarios)... 120 Taulukko-toiminto, tietokanta... 123 Miksi tietokantoja tehdään?... 123 Excel tietokannat... 123 Miten tietokantoja luodaan?... 124 Taulukon perustaminen... 124 Tiedon syöttäminen taulukkoon... 125 Taulukon muotoileminen... 127 Tiedon poistaminen taulukosta... 127 Taulukon pikasuodatus... 128 Taulukon lajitteleminen... 128 Tietueduplikaattien poistaminen... 131 Kyselyt, raportit ja poiminta... 132 Erikoissuodatus... 132 Usean taulukon käsittely... 139 Taulukkovälilehdet... 139 Taulukkovälilehtien käsittely... 139 Laskenta useassa taulukossa... 139 Taulukkovälilehtien piilottaminen... 141 Kari Keinonen Sivu 5
Muita Excelin ominaisuuksia... 142 Kommentointi... 142 Oikoluku... 142 Synonyymisanasto... 143 Asetukset... 144 Asetuksiin vaikuttaminen... 144 Ohjelmistotason asetukset... 144 Ohjelman oletusasetukset... 144 Tiedostoasetukset... 144 Ohjelman oletusasetusten mukauttaminen... 145 Excelin asetukset... 145 Pikatyökalurivin mukauttaminen... 146 Ohjelman oletustallennusmuodon muuttaminen... 148 Tilapalkin mukauttaminen... 148 Automaattinen korjaus... 149 Näytön zoomaaminen... 150 Tiedostoasetusten mukauttaminen... 151 Asiakirjojen yhteiskäyttö... 152 Eri tiedostomuotojen avaaminen... 152 Eri tiedostomuotoon tallentaminen... 152 Linkitys... 153 Solun linkitys toiseen... 153 Taulukoiden välinen linkitys... 153 Excel tiedostojen linkitys... 153 Excel tietojen linkittäminen Wordiin... 154 Ohje-toiminto... 156 Hakemisto... 157 Kari Keinonen Sivu 6
KJK Johdanto Kädessäsi on Excel -koulutuksen opintomateriaali. Tämä opintomateriaali on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Excelin käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi kuvaruudulta tätä materiaalia. Opintomateriaali on suunniteltu noin 35 80 oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempienkin kurssien opetusta. Materiaali toimii myös erinomaisesti apuna itseopiskelussa. Punaisella väkäsellä (kuva vasemmalla) on materiaaliin merkitty kaikki todella tärkeät asiat, jotka sinun on syytä omaksua. Ennen Excelin opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-perusteisiin. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on järkevää. Kun opiskelet Excelin käyttöä etsi tekstistä keskeisiä asioita ja kirjaa ne muistiin. Tämä materiaali on tehty kulumaan käytössä. Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Exceliä pyri siihen, että opit Excelin perusteet ja saat kunnollisen kokonaiskuvan ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Excel-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Huomaa, että oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi myös sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Exceliä, työskentele ohjelman avulla, niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän oppimateriaalin avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Excel on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari Keinonen Kari Keinonen Sivu 7