OPPITUNTI 231 10 Projektitietojen tulostaminen ARVIOITU KESTO 20 min Tämän oppitunnin jälkeen osaat: piirtää Gantt-kaavioon objekteja, esimerkiksi tekstikehyksiä tai nuolia muuttaa näkymän sivunasetuksia esikatsella tulostettavia tietoja tarkastella ja muokata projektitietojen tulostamiseen tarkoitettuja raportteja. Tietojen tulostaminen Tällä oppitunnilla käytetään joitakin Microsoft Projectin useista näkymistä ja raporteista projektisuunnitelman tulostamiseen. Yksi projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä on projektitietojen välittäminen sidosryhmille. Usein tämä tarkoittaa tietojen tulostamista paperille. Siihen voi käyttää valmiita näkymiä ja raportteja sellaisenaan tai niitä voi mukauttaa omien tarpeiden mukaan. Näkymään voi myös piirtää suoraan Microsoft Projectin työkalujen avulla. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 10. Avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa -kansio. Avaa tiedosto 10A, ja tallenna se ilman perusaikataulua Osa 3 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 10. Piirtäminen Gantt-kaavioon PROJ2000-3-1 Microsoft Projectissa on piirtotyökalurivi, jonka avulla voi piirtää objekteja suoraan Gantt-kaavioon. Piirretyn objektin voi haluttaessa liittää Gantt-palkin jompaankumpaan päähän tai tiettyyn aikajanan päivään. Jos esimerkiksi
232 Microsoft Project 2000 Trainer Piirtotyökalurivin voi avata myös valitsemalla Lisää-valikosta Piirto. halutaan huomata tietty tapahtuma tai graafisesti korostaa tiettyä kohdetta, Gantt-kaavioon voidaan suoraan piirtää tekstikehyksiä, nuolia ja muita kohteita. Jos piirtotyökalussa ei ole haluttua kohdetta, kaavioon voi lisätä myös bittikarttakuvia tai asiakirjoja. Tässä harjoituksessa otetaan esille piirtotyökalurivi ja lisätään Gantt-kaavioon elokuvafestivaalia kuvaileva tekstikehys. Koska vakiomuotoista Ganttkaavionäkymää tarvitaan myöhemmin muuhun käyttöön, teksti lisätään yksityiskohtaiseen Gantt-kaavioon. 1 Valitse Näytä-valikosta (View) Lisää näkymiä (More Views). Esiin tulee Lisää näkymiä -valintaikkuna. 2 Valitse Lisää näkymiä -valintaikkunasta Yksityiskohtainen Gantt-kaavio (Detail Gantt) ja napsauta Käytä-painiketta. Esiin tulee yksityiskohtainen Gantt-näkymä. 3 Valitse Näytä-valikosta Työkalurivit (Toolbars) ja napsauta sitten Piirtovaihtoehtoa (Drawing). Näyttöön tulee piirtotyökalurivi. VIHJE Voit myös avata Työkalut-pikavalikon kaksoisnapsauttamalla jotakin työkaluriviä ja näyttää tai piilottaa valikossa olevan työkalurivin. Lisätietoja hiiren käytöstä on liitteessä A. 4 Napsauta piirtotyökalurivin Tekstikehys-painiketta (Text Box) ja vedä pieni neliö johonkin kohtaan yksityiskohtaisen Gantt-kaavion kaavio-osaa. 5 Kirjoita Elokuvafestivaali 21. ja 22. toukokuuta. 6 Valitse Muotoile-valikosta Piirto ja valitse sitten Ominaisuudet-vaihtoehto (Properties). VIHJE Tekstikehyksen ominaisuuksia voi tarkastella myös kaksoisnapsauttamalla sen reunaa. Esiin tulee Muotoile piirros -valintaikkuna. 7 Napsauta Viiva ja täyttö -välilehteä (Line & Fill).
Oppitunti 10 Projektitietojen tulostaminen 233 8 Valitse Täyttö-otsikon (Fill) Väri-laatikosta (Color) Keltainen (Yellow). 9 Napsauta Koko ja sijainti -välilehteä (Size & Position). Haluat liittää tekstikehyksen tiettyyn päivään, ei tiettyyn Gantt-palkkiin. 10 Varmista, että Liitä aikajanaan -valintanappi (Attach To Timescale) on valittuna ja valitse Päivämäärä-laatikosta (Date) 21.5.2001. 11 Kirjoita Pysty-laatikkoon (Vertical) 3 ja sulje sitten Muotoile piirros - valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project muotoilee tekstikehykseen keltaisen täytön ja sijoittaa sen määritetyn aikajanan alle. Yksityiskohtaisen Gantt-kaavionäkymän näkyvissä olevasta osasta riippuen tekstikehys ei ehkä ole näkyvissä. Saat sen näkyviin siirtymällä määrittämääsi päivämäärään. 12 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry. Esiin tulee Siirry-valintaikkuna. 13 Valitse Päivämäärä-ruutuun 21. toukokuuta 2001 ja napsauta sitten OKpainiketta. Microsoft Project vierittää yksityiskohtaisen Gantt-kaavionäkymän siten, että määritetty päivä tulee näkyviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 10 Projektitietojen tulostaminen
234 Microsoft Project 2000 Trainer Koska tekstikehys on liitetty tiettyyn aikajanan päivään, se näkyy aina kyseisen päivän lähellä, vaikka aikajanaa loitonnetaan tai lähennetään. Jos tekstikehys olisi kiinnitetty Gantt-palkkiin, se siirtyisi Gantt-palkin mukana, jos tehtävä ajoitettaisiin uudelleen. Tämän harjoituksen lopuksi piilotetaan piirtotyökalurivi pikavalikon avulla. 14 Napsauta hiiren kakkospainikkeella jotakin näkyvissä olevaa työkaluriviä ja valitse esiin tulevasta pikavalikosta Piirto. Microsoft Project piilottaa piirtotyökalurivin. Näkymien mukauttaminen ja tulostaminen Kun näkymä tulostetaan, paperille tulee jokseenkin se, mitä näytössä näkyy. Myös näkymään tehdyt muutokset, esimerkiksi eri taulukkojen tai ryhmien käyttö tulostuvat. Microsoft Projectissa voi paria poikkeusta lukuunottamatta tulostaa minkä tahansa näkymän. Poikkeukset ovat seuraavat: PROJ2000-3-10 " lomakenäkymiä, esimerkiksi Tehtävälomaketta ja Resurssikaaviota ei voi tulostaa " jos yhdistelmänäkymässä on kaksi näkymää (näytön ylä- ja alaosassa), vain aktiivisena olevan ruudun näkymä tulostuu. Muista, että näytössä näkyvä osa projektisuunnitelmasta voi olla melko pieni osa koko projektista. Koko projektin tulostaminen voi vaatia moniakin sivuja tulosteita. Esimerkiksi 85 tehtävää sisältävän puolivuotisen projektin Ganttkaavion tulostaminen voi vaatia yli 14 sivua. Gantt-kaavio- tai verkkokaavionäkymien tulostamiseen voi kulua paljonkin paperia. Jotkut Microsoft Projectia paljon käyttävät käyttäjät tulostavatkin piirtureilla posterikokoisia projektisuunnitelmia. Oli käytössä sitten tulostin tai piirturi, tulostettavat näkymät kannattaa esikatsella. Esikatselu-ikkunan Sivun asetukset -valintaikkunasta voi ohjata monia tulostettavan näkymän ominaisuuksia. Siinä voidaan esimerkiksi määrittää kuinka monelle sivulle näkymä tulostetaan, käyttää ylä- ja alatunnisteita sekä määrittää Gantt-kaavion ja joidenkin muiden näkymien selitteessä näkyvät tiedot. VIHJE Projektit, joissa on satoja tehtäviä, eivät mahdu luettavan näköisinä yhdelle A4-arkille. Jos projektisi on näin suuri, kannattaa ehkä tulostaa yhteenvetotiedot tai valikoituja tietoja. Esimerkiksi tiivistetty näkymä, jossa näkyvät vain yhteenvetotehtävät ja välitavoitteet voi kertoa enemmän ihmisille, jotka
Oppitunti 10 Projektitietojen tulostaminen 235 haluavat vain yleiskäsityksen projektisuunnitelmasta. Jos vain tietty ajanjakso kiinnostaa, voit tulostaa vain sitä vastaavan osuuden aikajanasta. Voit myös käyttää suodatinta ja näyttää vain tiedot, jotka kiinnostavat tiettyä yleisöä eniten: esimerkiksi myöhästyneet tai budjetin ylittäneet tehtävät. Lisätietoja näkymässä näkyvien tietojen muuttamisesta on oppitunnilla 9. Tässä harjoituksessa esikatsellaan Gantt-kaavionäkymää ja muutetaan asetuksia Sivun asetukset -valintaikkunassa. 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. Näyttöön tulee Gantt-kaavionäkymä. 2 Valitse Tiedosto-valikosta (File) Esikatselu (Print Preview). Microsoft Project näyttää Gantt-kaavionäkymän esikatseluikkunassa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 10 Projektitietojen tulostaminen Esikatseluikkunassa on monia kiinnostavia asetuksia. Aloitetaan tarkastelemalla navigointipainikkeita. 3 Katsele eri sivuja napsauttamalla esikatselutyökalurivin Sivu oikealla - painiketta (Page Right) useita kertoja.
236 Microsoft Project 2000 Trainer 4 Napsauta Sivu alas -painiketta (Page Down) kerran. Saat laajemman kuvan tulosteesta siirtymällä monisivunäkymään. 5 Napsauta Useita sivuja -painiketta (Multiple Pages). Koko Gantt-kaavio tulee näkyviin esikatseluikkunaan. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Jos oletustulostimeksi on valittu piirturi tai oletustulostimen sivukoko on jokin muu, Esikatseluikkunan tiedot näyttävät toisenlaiselta. Tilarivillä lukee 3 riviä, 6 saraketta. Sarakkeista puhutaan Ganttkaavionäkymässä ja muissa näkymissä. Esikatseluikkunassa sarakkeet kuitenkin tarkoittavat sivujen muodostamia rivejä ja sarakkeita-tässä tapauksessa 3 riviä sivuja kertaa 7 saraketta sivuja, yhteensä 21 sivua. Tilarivin tekstin avulla voi nopeasti todeta tulostettavan alueen koon (sivuina). Seuraavaksi muutetaan joitakin Sivun asetukset -valintaikkunan asetuksia. 6 Napsauta esikatselutyökalurivin Yksi sivu -painiketta (One Page). Microsoft Project näyttää Gantt-kaavion ensimmäisen sivun. 7 Napsauta Sivun asetukset -painiketta (Page Setup).
Oppitunti 10 Projektitietojen tulostaminen 237 Esiin tulee Sivun asetukset -valintaikkuna. Valintaikkuna on sama kuin Tiedosto-valikon Sivun asetukset -komennolla aukeava valintaikkuna. Ensimmäinen tulostettavaan Gantt-kaavioon tehtävä muutos on lisätä kuluva päivä jokaisen sivun ylätunnisteeseen. 8 Napsauta Ylätunniste-välilehteä (Header). 9 Ylätunniste-välilehdessä on Tasaus-välilehtiä (Alignment). Varmista, että valittuna on Keskitä (Center) ja napsauta sitten Lisää nykyinen päivämäärä - painiketta (Insert Current Date). Microsoft Project lisää ylätunnisteeseen koodin &[Päivämäärä] ja näyttää esikatselun Sivun asetukset -valintaikkunan Esikatselu-ikkunassa. Seuraavaksi muutetaan Gantt-kaavion selitteen sisältöä. 10 Napsauta Selite-välilehteä (Legend). 11 Selite-välilehdessä on Tasaus-välilehtiä. Napsauta Vasen-välilehteä (Left). Nykyisillä asetuksilla Microsoft Project tulostaa selitteen vasempaan reunaan projektin otsikon ja nykyisen päivämäärän. Haluat tulostaa nykyisen päivämäärän sijaan projektin alkamispäivän ja keston. 12 Valitse Tasaus-ikkunasta Päivämäärä: &[Päivämäärä] -koodi ja kirjoita Alkamispäivä:. 13 Valitse Yleiset-laatikon (General) luettelosta Projektin alkamispäivämäärä (Project Start Date) ja napsauta sitten Lisää-painiketta (Add). Microsoft Project lisää selitteeseen projektin alkamispäivän tekstin ja koodin. 14 Lisää selitteeseen kolmas rivi painamalla Enteriä ja kirjoita Kesto:. 15 Valitse Projektikentät-laatikon (Project Fields) luettelosta Kesto (Duration) ja napsauta sitten Lisää-painiketta. Microsoft Project lisää selitteeseen projektin keston tekstin ja koodin. 10 Projektitietojen tulostaminen
238 Microsoft Project 2000 Trainer 16 Sulje Sivun asetukset -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project tekee selitteeseen määrittämäsi muutokset. Lähennät selitettä nähdäksesi sen paremmin. 17 Napsauta Esikatselu-ikkunassa suurennuslasiosoittimella sivun vasenta alakulmaa. Microsoft Project lähentää sivua niin, että tekstin pystyy lukemaan. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Selitteessä näkyvät lisäämäsi tiedot, jotka tulostetaan tulosteen jokaiselle sivulle. 18 Napsauta esikatselutyökalurivin Sulje-painiketta (Close). Esikatselu-ikkuna sulkeutuu ja näyttöön tulee Gantt-kaavionäkymä. Vaikka tietoja ei tulostettu, ylätunnisteeseen ja selitteeseen tehdyt muutokset tallennetaan projektitiedoston tallentamisen yhteydessä. VIHJE Voit nyt tulostaa projektisuunnitelman, jos haluat. Projektisuunnitelman esikatseleminen riittää kuitenkin tämän oppitunnin kannalta. Kun Microsoft Projectissa tulostetaan, lisäasetuksia löytyy Tulosta-valintaikkunasta, jonka voi avata valitsemalla Tiedosto-valikosta (File) Tulosta (Print). Voit esimerkiksi määrittää tulostettavaksi aikajanallisen näkymän, esimerkiksi Gantt-kaavion tietyn päivämäärävälin tai tulostaa tietyn sivuvälin.
Oppitunti 10 Projektitietojen tulostaminen 239 Raporttien mukauttaminen ja tulostaminen 10 PROJ2000-3-6, PROJ2000-3- 11, PROJ2000E-4-4 Raportit ovat Microsoft Project -tietojen tulostamista varten esimääritettyjä muotoja. Toisin kuin näkymät, jotka voi joko tulostaa tai joita voi käsitellä näytössä, raportit on tarkoitettu vain tulostamista tai esikatselua varten. Raporttiin ei syötetä tietoja suoraan. Microsoft Projectissa on useita valmiita tehtävä-, resurssi- ja varausraportteja, joita voi muokata haluttujen tietojen mukaisiksi. Tässä harjoituksessa tarkastellaan raporttia Esikatselu-ikkunassa ja muokataan sitä lisäämällä siihen tietoja. 1 Valitse Näytä-valikosta Raportit (Reports). Esiin tulee Raportit-valintaikkuna, jossa näkyy kuusi Microsoft Projectissa käytettävissä olevaa raporttiluokkaa. Projektitietojen tulostaminen 2 Napsauta Mukautettu-painiketta (Custom) ja sitten Valitse-painiketta (Select). Esiin tulee Mukautetut raportit -valintaikkuna, jossa näkyvät Microsoft Projectin esimääritetyt raportit sekä mahdollisesti lisätyt mukautetut raportit. 3 Valitse Raportit-laatikosta Tehtävä (Task) ja napsauta Esikatsele-painiketta. Microsoft Project näyttää tehtäväraportin esikatseluikkunassa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
240 Microsoft Project 2000 Trainer Raportti sisältää täydellisen luettelon projektin tehtävistä (lukuunottamatta yhteenvetotehtäviä). Se näyttää samalta kuin Gantt-kaavionäkymän syöttötaulukko. Haluat, että tiedot esitetään toisin, joten muokkaat raporttia. 4 Napsauta esikatselutyökalurivin Sulje-painiketta. Esikatseluikkuna sulkeutuu ja Mukautetut raportit -valintaikkuna tulee jälleen näkyviin. 5 Varmista, että Raportit-laatikosta on yhä valittuna Tehtävä ja napsauta sitten Kopioi-painiketta (Copy). Esiin tulee Tehtäväraportti-valintaikkuna. 6 Valitse Nimi-laatikossa näkyvä teksti ja kirjoita Mukautettu tehtäväraportti. 7 Valitse Ajanjakso-laatikon (Period) pudotusluettelosta Kuukaudet (Months). 8 Valitse Taulukko-laatikon (Table) pudotusluettelosta Yhteenveto (Summary).
Oppitunti 10 Projektitietojen tulostaminen 241 Projektitietojen tulostaminen 10 VIHJE Tehtäväraportti-valintaikkunan taulukot ovat samat kuin mitä näkymässä voi käyttää. Itse asiassa oppitunnilla 9 luotu Kuvausaikataulutaulukko näkyy tässä luettelossa. Raporttimuotoa muokattaessa voidaan käyttää valmiita tai omia taulukkoja ja suodattimia, valita raporttiin tulevat tietoluokat ja lajitella tiedot haluttuun järjestykseen. Kaiken tämän voi tehdä muokattavan raportin valintaikkunassa. 9 Sulje Tehtäväraportti-valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. 10 Varmista Mukautetut raportit -valintaikkunassa, että Raportit-laatikosta on valittuna Mukautettu tehtäväraportti ja napsauta sitten Esikatselepainiketta. Microsoft Project käyttää määrittämiäsi asetuksia raportissa ja näyttää raportin esikatseluikkunassa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
242 Microsoft Project 2000 Trainer Tässä mukautetussa raportissa näkyvät tehtävien yhteenvetotaulukon kentät, mutta tiedot on jaoteltu kuukausittain. 11 Napsauta esikatselutyökalurivin Sulje-painiketta. 12 Napsauta Mukautetut raportit -valintaikkunan Sulje-painiketta. 13 Sulje Raportit-valintaikkuna napsauttamalla uudelleen OK-painiketta. Näyttöön tulee jälleen Gantt-kaavionäkymä. Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opittiin piirtämään suoraan näkymään ja määrittämään näkymien tulostusasetuksia sekä esikatselemaan ja mukauttamaan raporttia ennen tulostamista. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 10 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedosto ilman perusaikataulua. 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta.
Oppitunti 10 Projektitietojen tulostaminen 243 Sanasto Aikajana Gantt-kaaviossa on aikajana näkymän yläosassa. Siinä ovat ajan pää- ja apuyksiköt, esimerkiksi viikot ja päivät. Näkymä Ensisijainen tapa tarkastella tietoja Microsoft Projectissa. Näkymälajit ovat kaaviot, taulukot ja lomakkeet. Raportti Tulostamiseen tarkoitettu tietojen esitysmuoto. Microsoft Projectissa on useita esimääritettyjä raportteja, jotka keskittyvät projektitietojen tiettyihin osiin. Voit myös määrittää omia raportteja. Ryhmitteleminen Tehtävä- tai resurssitietojen järjestäminen määritettyjen tietojen mukaan ja yhteenvetoarvojen, esimerkiksi kokonaiskustannusten tai -tuntien käyttäminen sen jälkeen. Microsoft Projectissa on useita esimääritettyjä ryhmiä. Voit myös määrittää omia ryhmiä. Sidosryhmät Kaikki ihmiset tai organisaatiot, joihin projektin toiminnot voivat vaikuttaa. Ryhmään kuuluvat projektissa työskentelevät henkilöt sekä muut projektityön ulkoiset henkilöt (esimerkiksi asiakkaat). Taulukko Laskentataulukkoa muistuttava esitys projektitiedoista, jossa on pystysuoria sarakkeita ja vaakasuoria rivejä. Kukin sarake vastaa jotakin Microsoft Projectin kenttää ja kukin rivi yhtä tehtävää tai resurssia. 10 Projektitietojen tulostaminen Tiivistelmä Tekstikehysten tai muiden objektien piirtäminen Gantt-kaavioon 1 Valitse Näytä-valikosta Työkalurivit ja valitse sitten Piirto. 2 Napsauta piirtotyökalurivissä piirrettävää objektia tai muotoa ja piirrä sitten se Gantt-kaavionäkymän kaavio-osaan. 3 Piirretyn objektin ominaisuuksia voi määrittää (esimerkiksi liittää objektin Gantt-palkin toiseen päähän) kaksoisnapsauttamalla objektin kehystä ja valitsemalla halutut asetukset Muotoile piirros -valintaikkunasta. Työskenteleminen esikatseluikkunassa 1 Valitse Tiedosto-valikosta Esikatselu. 2 Tee jokin seuraavista:
244 Microsoft Project 2000 Trainer # liiku monisivuisen tulostustyön sivujen välillä napsauttamalla jotakin navigointipainiketta # loitonna näkymää nähdäksesi tulostustyön kaikki sivut napsauttamalla Useita sivuja -painiketta # muuta sivun asetuksia, esimerkiksi ylätunnisteen tai selitteen tekstiä napsauttamalla Sivun asetukset -painiketta ja tekemällä haluamasi valinnat # avaa Tulosta-valintaikkuna ja määritä muita asetuksia tai tulosta esikatseluikkunan tiedot napsauttamalla Tulosta-painiketta # poistu esikatseluikkunasta napsauttamalla Sulje-painiketta. Esimääritetyn raportin tulostaminen 1 Valitse Näytä-valikosta Raportit. 2 Valitse Raportit-valintaikkunasta haluamasi raporttilaji ja napsauta sitten Valitse-painiketta. 3 Määritä avautuvassa valintaikkunassa raportti, jonka haluat tulostaa ja napsauta Valitse-painiketta. 4 Tee Esikatselu-ikkunassa haluamasi valinnat. Esimääritetyn raportin muokkaaminen 1 Valitse Näytä-valikosta Raportit. 2 Valitse Raportit-valintaikkunasta haluamasi raporttilaji ja napsauta sitten Valitse-painiketta. 3 Määritä avautuvassa valintaikkunassa raportti, jota haluat muokata ja napsauta Valitse-painiketta. 4 Valitse avautuvasta valintaikkunasta haluamasi asetukset. Mukautetun raportin luominen 1 Valitse Näytä-valikosta Raportit. 2 Valitse Raportit-laatikosta Mukautettu ja napsauta Valitse-painiketta. 3 Napsauta Mukautetut raportit -valintaikkunan Uusi-painiketta. 4 Valitse Määritä uusi raportti -valintaikkunan Raportin laji -kohdasta luotavan raportin laji ja napsauta sitten OK-painiketta. 5 Valitse avautuvasta valintaikkunasta haluamasi asetukset.