1 YLIVIESKAN KAUPUNKI Kaupunginhallitus 12.1.2015 Hallintokunnille VUODEN 2015 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET Kaupunginvaltuuston hyväksyttyä 16.12.2014 vuoden 2015 talousarvion kaupunginhallitus antaa seuraavat talousarvion täytäntöönpano-ohjeet: 1. YLEISTÄ Kuntalain 65 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Kaupunginhallitus velvoittaa lauta- ja johtokunnat sekä talousarvion täytäntöönpanosta vastuussa olevat viran- ja toimenhaltijat noudattamaan hyväksyttyä talousarviota ja sen sitovuusmääräyksiä sekä näitä täytäntöönpano-ohjeita. Talousarvion sitovuus vuonna 2015 Kaupunginvaltuusto määrää, miten talousarvio ja sen perustelut sitovat kaupunginhallitusta ja muita kaupungin toimielimiä ja viranhaltijoita. Käyttötalousosassa valtuusto myöntää toimielimille määrärahat ja asettaa toiminnalliset tavoitteet tehtäväalueittain. Tehtäväalueiden sitovuustaso on toimintamäärärahan ja tulotavoitteen erotus, eli toimintakate. Vesihuoltolaitoksesta, Jokilaaksojen pelastuslaitoksesta ja Ylivieskatalo Akustiikasta laaditaan tuloslaskelma. Tuloslaskelmassa valtuustoon nähden sitova taso on liikeyli- /alijäämä. Vesihuoltolaitoksen tuloslaskelmassa korvaus jäännöspääomasta vuodelle 2015 lasketaan 2,5 %:n vuosikorolla. Toimielimet velvoitetaan kantamaan ja hakemaan tehtäväalueiden tulot talousarvioon hyväksytyn mukaisesti. Tehtäväalueiden palveluajatus, strategiset menestystekijät ja toiminta- ja taloussuunnitelman yleiset perustelut ovat lähinnä ohjeellisesti sitovia. Toiminnalliset tavoitteet vuodelle 2015 ovat valtuustoon nähden sitovia ja niiden toteutumista seurataan ja toteutumisesta raportoidaan valtuustolle. Vuoden 2015 talousarvion käyttötalousosassa on nimetty kunkin tehtävän (=tehtäväalue) vastuutoimielin ja vastuuviranhaltija. Investointiosassa valtuusto myöntää toimielimille määrärahat hankeryhmittäin tai hankkeittain. Hankeryhmän ja hankkeen bruttomääräiset määrärahat ovat valtuustoon nähden sitovia. Poikkeuksena hankeryhmä Maa- ja vesialueet, jossa sitovuustaso on nettotulo. Vuonna 2015 sitova nettotulo on 500.000 euroa (sis. myyntivoitot).
2 Vuonna 2015 hankekohtaisia sitovia talonrakentamisen määrärahoja ovat lukion, Rahkolan koulun, Katajan koulun ja jäähallin rakentamisen määrärahat. Kunnallistekniikan nimetyt kohteet ovat valtuustoon nähden ohjeellisesti sitovia Vuoden 2015 kohteet ovat talousarvion sivulla 129. Investointiosan poistonalaisena irtaimen omaisuuden hankintana pidetään vähintään 10.000 euron arvoista hyödyke tai hyödykeryhmän hankintaa. Irtaimen omaisuuden määrärahat ovat sitovia toimielintasolla. Hallintokunnat velvoitetaan kantamaan ja hakemaan investointien valtionosuudet ja muut tulot talousarvioon merkityn mukaisesti. Hankkeen, hankeryhmän tai irtaimen omaisuuden määrärahaa ei saa käyttää ennen talousarvioon hyväksytyn tulorahoituksen varmistumista. Vuoden 2015 talousarvion investointiosassa on nimetty kunkin hankeryhmän tai hankkeen vastuutoimielin ja vastuuviranhaltija. Tuloslaskelmaan ja rahoituslaskelmaan valtuuston hyväksymien meno- ja tuloerien toteutumisen valvontavastuu on kaupunginhallituksella. Valtuustoon nähden sitovat määrärahat ja tuloarviot on esitetty tuloslaskelman ja rahoituslaskelman perusteluissa. Talousarviossa olevat tunnusluvut eivät ole valtuustoon nähden sitovia, mutta suoritetavoitteita tulee pitää ohjeellisina. Suunnitelmapoistot ja laskennalliset erät eivät ole sitovia määrärahoja. Sitovuus tarkoittaa velvoitetta sopeuttaa toiminta sitovan määrärahan ja tavoitteen mukaisesti. Mikäli tämä on jostain syystä mahdotonta, asia tulee saattaa valtuuston käsiteltäväksi niin ajoissa, että valtuustolla on mahdollisuus tehdä asiasta talousarviovuoden aikana todellinen päätös aina kun - määräraha uhkaa ylittyä - tuloarvio uhkaa jäädä toteutumatta - toiminnallinen tavoite uhkaa jäädä saavuttamatta Tilivelvolliset vuonna 2015 Kuntalain 75 :n mukaisesti tilivelvollisina pidetään kaupunginhallituksen, lautakuntien ja johtokuntien jäseniä, esittelijöitä sekä tehtäväalueiden johtavia viranhaltijoita. Edellä mainittujen lisäksi tilivelvollisina voidaan pitää itsenäisestä tehtäväkokonaisuudesta vastaavia viranhaltijoita. Valtuutetut eivät ole tilivelvollisia kaupunginvaltuuston jäsenyydestä. Tilivelvollisuus rajaa ne henkilöt, joiden kohdalta on erikseen tehtävä tilinpäätöksen yhteydessä päätös siitä, voidaanko heille myöntää vastuuvapaus vai kohdistetaanko heihin joku muistutus. Tilivelvollisuudella tarkoitetaan oikeudellisen vastuunalaisuuden lisäksi vastuunalaisuutta tehokkaasta johtamisesta tavoitteiden saavuttamiseksi.
3 Vahvistaessaan talousarvion valtuusto hyväksyy tilivelvolliset. Tilivelvollisia vuonna 2015 ovat (uuden hallintosäännön mukaiset virkanimikkeet): - kaupunginhallituksen ja lautakuntien jäsenet - kaupunginjohtaja - toimialajohtajat (hallintojohtaja, talousjohtaja, sivistysjohtaja, tekninen johtaja ja pelastusjohtaja) - kulttuurijohtaja, kirjastotoimenjohtaja, musiikkiopiston rehtori, kansalaisopiston rehtori ja apulaisrehtori, nuorisotoimenjohtaja, liikuntapalvelujen toimistopäällikkö, sivistyspalvelujen talouspäällikkö, kuntatekniikan päällikkö, rakennuspäällikkö, kaupunginarkkitehti, palvelujohtaja, ympäristöpäällikkö ja johtava rakennustarkastaja Henkilöstömuutokset vuodelle 2015 ja avautuvien virkojen ja toimien täyttölupa Henkilöstölisäyksiä ja nimikemuutoksia vuodelle 2015 on hyväksytty kaupunginhallituksen päätöksen 24.11.2014 244 ja 12.1.2015 17 sekä kaupunginvaltuuston päätöksen 2.12.2014 68 mukaisesti. Avautuvia vakinaisia virkoja tai toimia ei saa täyttää ilman kaupunginhallituksen lupaa. Kaupunginhallituksen lupa tarvitaan myös määräaikaisten palkkaamiseen, jos työ-/virkasuhde kestää vuoden tai pitempään. Kuntalain 65 :n mukainen talouden tasapainottamisohjelma Kuntalain 65 :n mukaan kunnan, jolla on taseessa kertynyttä alijäämää, on laadittava tasapainossa oleva tai ylijäämäinen taloussuunnitelma enintään neljän vuoden pituisena suunnittelukautena. Jos taseen alijäämää ei saada katetuksi suunnittelukautena, kunnalla on kuntalakiin perustuva velvollisuus laatia yksilöity toimenpideohjelma alijäämän kattamiseksi. Valtuusto päättää toimenpideohjelman kestosta, joka voi olla taloussuunnitelmaa pidempi. Vuoden 2015 alussa voimaan tulevassa uudessa kuntalaissa alijäämän kattamisvelvoitetta on tiukennettu. Kertynyt alijäämä tulee kattaa enintään neljän vuoden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamista seuraavan vuoden alusta lukien. Taloussuunnitelmassa päätetään yksilöidyistä toimenpiteistä, joilla alijäämä katetaan. Ylivieskan kaupungin taseessa on kertynyttä alijäämää 7,5 milj. euroa. Kaupunginvaltuusto hyväksyi vuoden 2015 talousarvion ja vuosien 2015-2017 taloussuunnitelman yhteydessä uuden talouden tasapainottamisohjelman vuosille 2015-2017.
4 Valtuuston hyväksymä talouden tasapainottamisohjelma 2015-2017 on talousarvioasiakirjan liitteenä nro 2 (sivuilla 138-139). Talouden tasapainottamisohjelma 2015-2017 on hallintokuntia sitova. Hallintokunnat velvoitetaan toteuttamaan ohjelman toimenpiteet. Osa toimenpiteistä vaatii vielä jatkovalmistelun ja erillisen toimeenpanopäätöksen. Tällaisia ovat lähinnä toimenpiteet, jotka koskevat palvelujen ja tehtävien uudelleen organisointia. Toimenpiteiden toteutumista seurataan säännöllisesti vuoden 2015 aikana. 2. KÄYTTÖSUUNNITELMIEN HYVÄKSYMINEN Kunkin toimielimen on päätettävä omien tehtäväalueidensa (käyttömenot) ja hankeryhmien (yksilöimättömät investointimäärärahat) määrärahojen jako käyttösuunnitelmilla. Käyttösuunnitelma on luottamushenkilötoimielimen hyväksymä asiakirja tai päätös, jolla talousarvioon sisältyvät toimielimen vastuulla olevat määrärahat, tuloarviot ja tavoitteet jaetaan osamäärärahoiksi, osatuloarvioksi ja osatavoitteiksi ja niille nimetään omat vastuuhenkilöt. Valtuuston hyväksymän vuoden 2015 talousarvion määrärahojen alustavat käyttösuunnitelmat ovat vahvistuneet hallintokuntien talousarvioesitysten 2015 mukaisina. Jos esitettyihin käyttösuunnitelmiin halutaan muutoksia, tulee muutoksista päättää lauta- tai johtokunnassa ja toimittaa päätökset talousjohtajalle tammikuun 2015 aikana. Käyttösuunnitelmilla ja tarvittaessa talousarviovuoden aikana tehtävillä käyttösuunnitelmien tarkistuksilla varmistetaan määrärahojen riittävyys koko vuodelle. Määrärahaa ei ole lupa käyttää loppuun, ellei todellinen perusteltu tarve niin edellytä. Kaupunginhallitus seuraa erikseen tämän vaateen toteutumista erityisesti talousarviovuoden lopussa. Kaupunginhallitus voi määrätä hallintokunnat tekemään muutosesityksiä käyttösuunnitelmiin, jos talouden seurantatiedot sitä edellyttävät 3. MÄÄRÄRAHOJEN KÄYTTÖ JA VASTUU Määrärahojen käyttöä sekä tuloarvioiden ja hyväksyttyjen toiminnallisten tavoitteiden toteutumista on seurattava talousarviovuoden aikana säännöllisesti. Talousarvion toteutumisen seuranta on järjestettävä siten, että korjaavista toimenpiteistä päättäminen voidaan tehdä riittävän ajoissa. Lauta- ja johtokuntien tulee nimetä tehtäväalueen ja osatehtävien toiminnasta ja määrärahan käytöstä vastaavat henkilöt, joiden tehtävänä on : - Vastata siitä, että määrärahoja käytetään talousarviossa ja käyttösuunnitelmissa edellytetyllä tavalla sekä seurata määrärahan riittävyyttä ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. - Hyväksyä laskut ja muut kirjanpitotositteet.
5 Vastuuhenkilön on ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin havaitessaan määrärahan riittämättömyyden. Hallintokuntien on kunkin vuoden alussa nimettävä ne henkilöt, jotka ovat oikeutettuja hyväksymään laskut. Kaupungilla on käytössä ostolaskujen sähköinen käsittelyohjelma. Laskujen tarkastajia ja hyväksyjiä koskevista muutoksista on ilmoitettava välittömästi Palvelukeskus Hetaan ostoreskontran työntekijöille. Laskujen hyväksyjä vastaa mm. siitä, että tositteessa on vuoden 2015 tilikartan mukainen oikea tilimerkintä, menon suorittamiseen on käytettävissä määrärahaa ja lasku hyväksytään ja toimitetaan maksatukseen ennen eräpäivää. Ostolaskut tulee käsitellä sähköisessä käsittelyohjelmassa säännöllisesti (yleensä päivittäin), jotta vältytään viivästyskorkojen maksamiselta ja samalla varmistetaan, että menot kohdistuvat talousarviovuoden aikana oikealle kuukaudelle. Hallintokunnat ovat vastuussa siitä, että myös lomien aikana ostolaskut käsitellään ja hyväksytään ennen eräpäivää. Laskun asiatarkastajan ja hyväksyjän tulee muistaa määritellä loman tai muun poissaolon ajaksi itselleen sijainen. Hallintokuntien tulee päättää hyväksymismenettelystä niin, että alaisella ei pääsäännön mukaan ole oikeutta hyväksyä esimiestänsä koskevaa laskua. Lautatai johtokunnan tulee erikseen käsitellä ja hyväksyä pääsäännöstä poikkeaminen. Matkalaskuissa on oltava merkintä matkamääräyksen antajasta. Oman auton käytön laskutus ja kilometriseuranta tulee perustua ajopäiväkirjaan tai muuhun luotettavaan selvitykseen. Avustukset myönnetään ehdolla, että avustus käytetään anottuun tarkoitukseen. Avustuksen käytön valvomiseksi hallintokuntien tulee vaatia tarvittaessa avustuksen saajalta selvityksiä avustuksen käytöstä. Asianomainen lauta- tai johtokunta vastaa avustusmäärärahan käytön valvonnasta. 4. TULOJEN KERTYMISEN SEURANTA Saatavat on laskutettava välittömästi ja perittävä mahdollisimman tehokkaasti. Laskutuksessa ja saatavien perinnässä noudatetaan kaupunginhallituksen hyväksymiä laskutus- ja perintäohjeita ja talousjohtajan antamia täydentäviä ohjeita. Palvelukeskus Hetalle laskutustiedot toimitetaan annettujen ohjeiden mukaisesti. Käytössä on Web-pohjainen laskutusjärjestelmä, josta tiedot siirtyvät suoraan myyntireskontraohjelmaan. Vastuuhenkilöinä Hetassa toimivat myyntireskontran työntekijät. Korkolain mukainen yleinen viivästyskorko 1.1.2015 lukien on 7,5 % vuodessa. Viivästyskorko on vahvistettu ajalle 1.1.-30.6.2015, jonka jälkeen se voi jälleen muuttua. Muutoksesta ilmoitetaan erikseen.
6 Myös valtion- ja kuntaosuudet on haettava ja laskutettava mahdollisimman nopealla aikataululla. Valtionosuushakemuksen tekemisestä määräajassa vastaa ao. hallintokunta. Hallintokunnat ovat oman toimintansa osalta vastuussa siitä, että käyttötalouden ja investointien tulot toteutuvat talousarvioon hyväksyttyjen tavoitteiden mukaisesti. Investointiosaan hyväksytyn hankkeen tai hankeryhmän määrärahaa ei saa käyttää ennen talousarvioon hyväksytyn valtionosuuden varmistumista. Hallintokuntien tulee talousarviovuoden aikana seurata tulojen kertymistä. Tulotavoitteiden merkittävistä poikkeamisista on raportoitava lauta-/johtokunnalle ja talousjohtajalle. 5. TILIMERKINNÄT Määrärahojen käytön ja tulojen kertymisen seurannan pohjana on hyväksytty talousarvio 2015 ja vahvistetut käyttösuunnitelmat. Tilimerkinnät tehdään vuoden 2015 tilikartan mukaisesti. Vuoden 2015 kirjanpidon tilikartta toimitetaan hallintokunnille noudatettavaksi. Laskujen tilimerkinnät Workflow-ohjelmassa ja muiden tositteiden tilimerkinnät tehdään tilikartan ohjeiden mukaisesti. Muita tilejä kuin mitä tilikartassa on mainittu ei saa käyttää. Hallintokuntien vastuulla on myös oikean arvonlisäverokannan merkitseminen ostoja myyntilaskuihin annettujen ohjeiden ja tilikartan alv-tunnuksien mukaisesti. Hallintokuntien ostolaskut ovat pääsääntöisesti ns. palautuskelpoisia verottoman toiminnan ostoja. Vähennyskelpoisia ostolaskuja syntyy liiketoiminnan muodossa tapahtuvasta toiminnasta (esim. vesihuoltolaitos, uimahalli, Tevin verollinen vuokraustoiminta). Hallintokuntien tulee kiinnittää myös huomiota sisäisten laskujen oikeaan kirjaamiseen. Kaupungin tilijärjestelmä on laadittu siten, että kirjanpitolain edellyttämä sisäisten erien eliminointi voidaan tilinpäätösvaiheessa toteuttaa. Sisäisille erille on tilikartassa omat erillistilinsä. Sisäisten tapahtumien tilimerkintänä tulee aina olla jokin sisäinen tili, ei koskaan ulkoinen tili. Sisäisiä tapahtumia ovat kaikki kaupunkiorganisaation sisällä tapahtuvat toiselta hallintokunnalta ostot tai toiselle hallintokunnalle myynnit. Sisäisten tapahtumien menojen ja tulojen tulee aina olla yhtä suuria, eli sama summa kirjataan toisen hallintokunnan sisäiseksi menoksi ja toisen hallintokunnan sisäiseksi tuloksi. Sisäisillä menoilla tai tuloilla ei ole kassavaikutusta. 6. TALOUSARVION SEURANTA JA RAPORTOINTI Palvelukeskus Heta toimittaa hallintokunnille ja vastuuviranhaltijoille talousarvion toteutumisen jatkuvaa seurantatietoa ja tarvittaessa erillisraportteja. Raportoinnin vastuuhenkilöinä Palvelukeskus Hetassa toimii kirjanpitäjä Mikko Hippeläinen ja kirjanpitäjä Aila Mattila.
7 Ylivieskan kaupungin kirjanpidon vastuuhenkilönä Hetassa toimii kirjanpitäjä Aila Mattila. Kaupunginhallitukselle ja valtuustolle tehtävä osavuosikatsaus sisältää yleisen kaupunkikehityksen tietoja ja talouden toteutuman. Osavuosikatsaus tehdään maaliskuun, kesäkuun ja syyskuun lopun tilanteista. Toiminnallisten tavoitteiden yksityiskohtaisesta toteutumisesta raportoidaan kaupunginhallitukselle ja valtuustolle tilinpäätöksen yhteydessä. Toiminnallisten tavoitteiden merkittävistä poikkeamisista raportoidaan tarvittaessa talousarviovuoden aikana. 7. SEURANTA LAUTA- JA JOHTOKUNTIEN KOKOUKSISSA Lauta- ja johtokuntien tulee käsitellä kokouksissaan talousarvion määrärahojen, tuloarvioiden ja tavoitteiden toteutumista talousarviovuoden aikana säännöllisesti. Lauta- ja johtokuntien kokouksissa määrärahojen ja tuloarvioiden toteutumista tulee käsitellä 31.3. tilanteen jälkeen tarvittaessa kuukausittain. Seurantatiedon niin vaatiessa tarvittavat säästöpäätökset on tehtävä riittävän ajoissa. 8. INVESTOINNIT Investointiosan määrärahoilla hankittavaa käyttöomaisuutta on kaupungin toiminnassa useampana kuin yhtenä tilikautena käytettäväksi hankittava omaisuus, jonka hankintaarvo on vähintään 10.000 euroa. Kerralla hankittava hyödykeryhmä (esim. atklaitteet) ja ensikertainen kalustaminen käsitellään yhtenä hankintaeränä. Investointihankkeiden suunnittelussa ja toteutuksessa tulee noudattaa hyväksyttyjä tilahankeohjeita, sisäisen valvonnan ohjeistusta ja hyväksytyn talousarvion ja taloussuunnitelman investointiohjelmaa vuosille 2015-2017. 9. HANKINNAT Hankinnoissa noudatetaan uuden hallintosäännön hankintoja koskevia määräyksiä (hallintosäännön 4 luku) ja tarvittaessa erikseen annettuja hankintaohjeita. ATK- laitteiden ja ohjelmien sekä matkapuhelinten hankinnat tulee tehdä yhteistyössä ICT-henkilöstön kanssa (Kimmo Pelkonen, Pauli Takanen ja Risto Levänen). 10. KASSOJEN TARKASTUS Hallintokunnan hallussa olevat rahavarat on tarkastettava vähintään kaksi kertaa vuodessa. Kassanhoitajan tai alitilittäjän vaihtuessa on aina toimitettava kassantarkastus. Tarkastuksesta on laadittava kertomus ja tarkastuksesta on tehtävä merkintä kassantarkastajan päätöspöytäkirjaan.
8 Jos kassantarkastuksessa havaitaan huomauttamista, kertomus on toimitettava asianomaiselle toimielimelle ja talousjohtajalle tiedoksi. Kassantarkastajat on määrätty alitilittäjäohjeissa. Talousjohtaja päättää alitilittäjän kassan enimmäismäärästä ja pohjakassan suuruudesta. 11. SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt uudessa hallintosäännössä määräykset sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta (hallintosäännön 7 luku). Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt sisäisen valvonnan ja riskinhallinnan yleisohjeen 26.1.2010. Hallintokuntien tulee noudattaa hyväksyttyjä ohjeita ja varmistaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuus ja riittävyys. Riskinhallinnan kehittämishanke toteutettiin vuonna 2011. Prosessissa läpikäytyjen riskinhallinnan toimenpiteiden edistäminen on prosessissa mukana olleiden henkilöiden vastuulla ja tehtävänä. 12. TALOUSARVION TIEDOKSI SAATTAMINEN Hallintokuntien vastuuviranhaltijoiden on huolehdittava siitä, että vuoden 2015 talousarvio, käyttösuunnitelmat ja talousarvion täytäntöönpano-ohjeet toimitetaan lauta- ja johtokuntien sekä määrärahojen käytöstä vastuussa olevien henkilöiden tietoon ja noudatettavaksi. Lisätietoja vuoden 2015 talousarvioon ja talousarvion täytäntöönpano-ohjeisiin liittyvistä asioista antaa talousjohtaja Kauko Sarkkinen. YLIVIESKAN KAUPUNGINHALLITUS Terho Ojanperä kaupunginjohtaja Kauko Sarkkinen talousjohtaja