Työelämän tutkimuspäivät 5. 6.11.2015 Työryhmä: Työhyvinvoinnin kehittävä tutkimus Laura Bordi laura.bordi@uta.fi Jussi Okkonen jussi.okkonen@uta.fi Kirsi Heikkilä-Tammi kirsi.heikkila-tammi@uta.fi Reijo Savolainen reijo.savolainen@uta.fi Jaana-Piia Mäkiniemi, jaana-piia.makiniemi@uta.fi Markku Turunen markku.turunen@uta.fi Työhyvinvoinnin tukeminen informaatioergonomiaa kehittämällä 1. Johdanto 1.1 Taustaa Informaatioteknologian viimeaikainen kehitys on johtanut monimutkaiseen informaatioympäristöön työpaikoilla. Alati lisääntyvä informaatiotekniikan käyttö päivittäisessä työssä ja siihen liittyvien ärsykkeiden määrän ja muotojen kasvu vaikuttaa merkittävällä tavalla työn tekemisen tapoihin ja aiheuttaa haasteita työhyvinvoinnille. Työssä käsiteltävän informaation määrä on usein niin suuri, että sitä voi olla vaikea hallita. Myös informaatiotyökalujen ja -kanavien moninaisuus aiheuttavat kuormitusta. Muutokset työympäristössä ja -välineissä muokkaavat työn tekemisen tapoja vaikuttaen esimerkiksi työrytmiin. Informaatiointensiivinen työ on usein pirstaloitunutta, keskeytyksellistä ja monitehtäväistä, joka voi aiheuttaa esimerkiksi stressiä, turhautumista, työhön liittyviä aikapaineita, keskittymis- ja muistivaikeuksia sekä heikentää työn hallinnan kokemusta (esim. Kouvonen ym. 2005; Mark, Gudith & Klocke 2008; Klingberg 2009; Kuikka ym. 2011). Monissa organisaatioissa ponnistellaankin tarkoituksenmukaisten ja mielekkäiden työkäytäntöjen löytämiseksi informaatiotyökalujen ja -kanavien lisääntyessä. 1.2 Informaatioergonomia Monien työtehtävien kehittyminen aiempaa informaatiointensiivisemmiksi luo tarpeen laajentaa työergonomian käsitettä ja tutkimusta huomioimaan aiempaa vahvemmin työn informaatioympäristöön liittyvät tekijät. Informaatioergonomia on vielä kehittymässä oleva työergonomian osa-alue, joka käsittelee informaatiokuorman hallintaa arkipäiväisessä työssä. Informaatioergonomia ei keskity ainoastaan laitteisiin ja sovelluksiin ja niiden käytettävyyteen, vaan se käsittelee työntekijän ja digitaalisen työympäristön vuorovaikutusta kokonaisvaltaisesti. Informaatioergonomian tavoitteena on edistää työhyvinvointia ja työn tuloksellisuutta säännöstelemällä informaatiokuormitusta, jolle työntekijät altistuvat ja pitämällä työn informaatiokuorma hallittavalla tasolla. (Franssila, Okkonen & Savolainen 2015.) Työn informaatioergonomiaa kehitettäessä on tärkeää huomioida ilmiön kokonaisvaltaisuus. Huomion ei tulisi keskittyä kapeasti vain yksittäisten työntekijöiden informaatiokäytäntöihin; esimerkiksi organisaatiokulttuurilla ja -käytännöillä, johtamisella sekä työtiimien sisäisillä käytännöillä on merkittävä rooli työn informaatiokuormituksessa ja sen hallinnassa. 1
2. Hankkeen kuvaus 2.1 Yleistä tutkimushankkeesta Tuottavuutta, laadukasta asiakaskokemusta ja työhyvinvointia informaatioergonomialla on kaksivuotinen (2015 2016) Tekesin rahoittama tutkimushanke. Toimintatutkimuksellisen hankkeen tavoitteena on tutkia informaatioergonomian ja työhyvinvoinnin suhdetta: miten informaatioergonomiaa voidaan kehittää niin, että se tukee työhyvinvointia ja työhyvinvointiin liittyviä voimavaroja, kuten työn imua, tietoista läsnäoloa ja myönteisiä tunteita, ja tätä kautta edistää tuloksellisuutta ja asiakastyön laatua. Hankkeeseen osallistuu kolme organisaatiota: vakuutusyhtiö, taloushallinnon palveluita tarjoava yritys sekä teollisuusyritys, josta osallistujina on taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon työntekijöitä. 2.2 Tutkimuksen toteuttaminen Tutkimus jakautuu neljään vaiheeseen: 1) alkukyselyyn, jossa kartoitetaan osallistujien tämänhetkistä tilannetta, 2) päivämittaukseen, jossa selvitetään osallistujien informaatioteknologian käyttöä ja kuormitusta, 3) työpajoihin, joissa yhteiskehitetään informaatioergonomiaa tukevia käytäntöjä työntekijöiden kanssa sekä 4) loppukyselyyn, jossa selvitetään tilanteen mahdollista kehittymistä. Alkukyselyyn sisältyy kysymyksiä muun muassa työn luonteesta ja siihen liittyvästä kuormituksesta (esim. tehtävien vaihtelevuus, tehtävien erikoistuneisuus, työn vaatimukset, työn hallinta ja autonomia, työn sidoksellisuus) (esim. Lindström ym. 2000; Morgeson & Huphrey 2006), teknologiakuormituksesta (esim. Ragu-Nathan ym. 2008; Salanova, Llorens & Cifre 2013; Tarafdar, Pullins & Ragu-Nathan 2014a; 2014b), työn imusta (Schaufeli & Bakker 2003; Hakanen 2009), monitehtäväisyydestä (esim. Kushniryk 2008; Sanderson 2012) ja tietoisesta läsnäolosta (esim. Brown & Ryan 2003). Alkukysely toteutetaan sähköisenä kyselynä. Alkukyselyllä kerätty aineisto analysoidaan määrällisin menetelmin. Päivämittauksissa selvitetään osallistujien informaatioteknologian käyttöä keräämällä heidän työtietokoneiltaan lokitietoa käytetyistä sovelluksista ja tiedostoista, näihin käytetystä ajasta ja vaihteluista eri sovellusten ja dokumenttien välillä. Päivämittauksissa kartoitetaan myös osallistujien stressitasoa sydämen sykevälivaihtelua (HRV) mittaamalla. Mittausten lisäksi osallistujat vastaavat sekä aamulla että työpäivän päätteeksi lyhyeen kyselyyn, jossa he muun muassa kuvaavat päivän työtehtäviään, arvioivat tehtävien monimutkaisuutta ja tärkeyttä sekä kuvaavat mahdollisia päivän aikana ilmenneitä ongelmia. Tämän lisäksi kyselyyn sisältyy kysymyksiä koetuista tunteista, läsnäolosta ja työn imusta. Päivämittausten aineisto analysoidaan määrällisin menetelmin. Alkukyselyn ja päivämittausten jälkeen jokaisessa osallistujaorganisaatiossa toteutetaan kolme työpajaa, joissa osallistujat yhteiskehittävät mittaustulosten pohjalta oman työpaikkansa informaatioergonomiaa. Tutkijat fasilitoivat työpajat ja niiden toteuttamisessa sovelletaan arvostavan haastattelun (appreciative inquiry) (Cooperrider & Srivastva 1987) prosessia. Prosessi jakautuu neljään vaiheeseen: 1) Löytäminen: Mikä vahvistaa? Mitä hyvää on olemassa? 2) Unelma: Mitä voisi olla? 3) Suunnittelu: Mitä tulisi olla? (yhdessä rakentaminen) ja 4) Miten toimitaan, jotta päästään kehittämistavoitteeseen? Työpajatyöskentely koostuu ryhmätehtävistä ja -keskusteluista sekä työpajojen välillä tehtävistä yksilötehtävistä. Työpajojen keskustelut nauhoitetaan tutkimusaineistoksi. Aineistona hyödynnetään myös osallistujien ryhmätehtävissä paperille hahmottelemia pohdintoja ja suunnitelmia. Lisäksi osallistujat tuottavat tekstimuotoisia kuvauksia ja tarinoita henkilökohtaisista kokemuksistaan hankkeen aihepiiriin liittyen. Työpajoissa kerätty aineisto analysoidaan laadullisesti. 2
Loppukyselyllä selvitetään osallistujien tilannetta jonkin aikaa työpajatyöskentelyn jälkeen. Loppukysely koostuu useista samoista aihealueista kuin alkukyselykin ja sen tavoitteena on kartoittaa kehittämisintervention mahdollisia vaikutuksia lyhyellä aikavälillä. Loppukyselyn aineisto analysoidaan määrällisesti. 3. Alustavia tuloksia Hankkeessa on tällä hetkellä toteutettu alkukysely, päivämittaukset ja kaksi työpajaa yhdessä osallistujaorganisaatiossa. Hankkeeseen osallistuu kyseisestä yrityksestä 13 työntekijää. Tässä konferenssiesityksessä keskitytään tulosten osalta pääasiassa ensimmäisiin havaintoihin työpajoista, joten tulokset ovat hyvin alustavia. Ensimmäisen työpajan alussa osallistujia pyydettiin mittauspäivän tulosten pohjalta keskustelemaan ja pohtimaan minkälaisten seikkojen he arvioivat selittävän mittausten tuloksia ja mihin näistä seikoista olisi erityisesti syytä kiinnittää huomiota. Osallistujien keskusteluissa nousi vahvasti esiin sähköpostin keskeinen rooli työssä. Sähköposti toimii toimeksiantojen välineenä ja sen kautta määrittyy valtaosa työpäivän tehtävistä. Vaikka sähköpostin käyttö on kyseisessä organisaatiossa vakiintunut keskeiseksi osaksi työtä, sen käyttötavat ovat kirjavia. Osalla osallistujista on käytössään henkilökohtaisen työsähköpostin lisäksi myös työtiimin yhteinen sähköposti. Osallistujien esiintuomat sähköpostin käyttöön liittyvät asiat jakautuivat pääasiassa kahteen teemaan: 1) muiden työkalujen hyödyntäminen ja 2) sähköpostikulttuurin kehittäminen. Osallistujat arvioivat, että sähköpostin kuormittavuutta omassa työssä vähentäisi jos muita työkaluja otettaisiin käyttöön ja hyödynnettäisiin tehokkaammin. Tällöin arveltiin päästävän paremmin hallittavaan sähköpostin määrään ja eroon päällekkäisistä viesteistä useissa eri kanavissa. Osallistujat arvioivat, että sopivia sähköpostille vaihtoehtoisia työkaluja on jo heidän organisaatiossaan käytössä, mutta niiden hyödyntäminen on puutteellista. Tämän koettiin johtuvan siitä, että työkalujen käyttöön ei ollut saatu riittävästi perehdytystä tai perehtymiseen ei ollut ollut aikaa. Jotkut työkaluista koettiin myös ominaisuuksiltaan ja käytettävyydeltään puutteellisiksi ja niitä toivottiin kehitettävän eteenpäin ennen laajempaa käyttöönottoa. Osallistujat arvioivat sähköpostiin liittyvän kuormituksen vähentyvän mikäli tiettyihin asioihin tai tehtäviin liittyvä viestintä saataisiin siirrettyä kokonaisuudessaan muihin kanaviin, jolloin kaikki samaan tehtävään liittyvä viestintä ja dokumentit kulkisivat samassa kanavassa. Osallistujat arvioivat myös, että sähköpostin kuormittavuutta voidaan vähentää kehittämällä sähköpostin käyttöön liittyviä käytäntöjä, kulttuuria ja etikettiä. Osallistujat kokivat, että tämänhetkiset sähköpostikäytännöt ovat kirjavia ja osittain toimimattomia. Erityisen ongelmallisena koettiin omaan työhön liittymättömien sähköpostien suuri määrä, jonka läpikäyminen vie aikaa ja toisaalta hukuttaa tärkeät postit epäolennaisten viestien massaan. Epäolennaisiksi koetut sähköpostit olivat usein kopioita muille vastaanottajille lähetetyistä viesteistä, jotka lähetettiin varmuuden vuoksi tiedoksi myös muille. Osallistujat toivoivat yhteisiä pelisääntöjä muun muassa siihen, että sähköpostin kopio-kenttää hyödynnettäisiin säästeliäästi ja viestit lähetettäisiin vain niille, joita asia todella koskee. Osallistujat toivoivat myös, että sähköpostien sisältöön ja informatiivisuuteen kiinnitettäisiin yleisesti enemmän huomiota. Viestin lähettäjän toivottiin kirjaavan viestiin selkeästi vähintään tehtävän kiireellisyys ja tehtävän luonne, jolloin vastaanottajan on helpompi ja nopeampi hahmottaa millaisesta tehtävästä on kyse. Osallistujat arvioivat myös, että olisi hyvä luoda jonkinlaiset yhteiset pelisäännöt siihen, millä aikataululla minkäkin tyyppisiin viesteihin tulisi reagoida. Tulevissa työpajoissa jatketaan käytäntöjen yhteiskehittämistä esiinnousseiden teemojen pohjalta. Kehittämisessä hyödynnetään myös osallistujien myönteisiä kokemuksia: Osallistujien toimivia käytäntöjä ja kokemuksia siitä, milloin heidän työnsä sujuu informaatioteknologian käytön ja informaatiokuorman hallinnan kannalta hyvin, 3
jaetaan osallistujien kesken työpajoissa ja hyödynnetään pohjana informaatioergonomian kehittämisessä. Kirjallisuus Brown, K. W. & Ryan, R. M. (2003) The benefits of being present: Mindfulness and its role in psychological well-being. Journal of Personality and Social Psychology 84 (4), 822 848. Cooperrider, L.D. & Srivastva, S. (1987) Appreciative inquiry in organizational life. Research in Organizational Change and Development 1, 129 169. Franssila, H., Okkonen, J. & Savolainen, R. (2015). Developing measures for information ergonomics in knowledge work. Ergonomics 58 (x), tulossa julkaisuun. Klingberg, T. (2009) The overflowing brain: information overload and the limits of working memory. Oxford: Oxford University Press. Hakanen, J. (2009) Työn imun arviointimenetelmä. Työn imu -menetelmän (Utrecht Work Engagement Scale) käyttäminen, validointi ja viitetiedot Suomessa. Helsinki: Työterveyslaitos. Kouvonen, A., Toppinen-Tanner, S., Kivistö, M., Huuhtanen, P. & Kalimo. R. (2005) Job characteristics and burnout among aging professionals in information and communication technology. Psychological Reports 97, 505 514. Kuikka, P., Akila, R., Pulliainen, V. & Salo, J. (2011) Miksi muisti pätkii? Helsinki: Työterveyslaitos. Kushniryk, A. (2008) The development of a communication specific multitasking measurement instrument. 30th Annual Research Symposium, February 29, 2008. College of Communication and Information, University of Tennessee. http://web.cci.utk.edu/files/kushnirykpresentation08.pdf Lindström, K., Elo, A.-L., Skogstad, A., Dallner, M., Gamberale, F., Hottinen, V., Knardahl, S. & Ørhede, E. (2000) Users guide for the QPSNordic: General Nordic questionnaire for psychological and social factors at work. Copenhagen: Nordic Council of Ministers. Mark, G., Gudith, D. & Klocke, U. (2008) The cost of interrupted work: more speed and stress. Proceedings of the CHI 2008, Florence, Italy. Morgeson, F. P. & Huphrey, S. E. (2006) The Work Design Questionnaire (WDQ): Developing and validating a comprehensive measure for assessing job design and the nature of work. Journal of Applied Psychology 91(6), 1321 1339. Ragu Nathan, T. S., Tarafdar, M., Ragu Nathan, B. S. & Qiang, T. (2008) The consequences of technostress for end users in organizations: Conceptual development and empirical validation. Information Systems Research 19 (4), 417 433. Salanova, M., Llorens, S. & Cifre, E. (2013) The dark side of technologies: Technostress among users of information and communication technologies. International Journal of Psychology 48 (3), 422 436. Sanderson, K. R. (2012) Time orientation in organizations: Polychronicity and Multitasking. FIU Electronic Theses and Dissertations. Paper 738. http://digitalcommons.fiu.edu/etd/738 Schaufeli, W. & Bakker, A. (2003) UWES Utrecht Work Engagement Scale. Preliminary manual. Occupational Health Psychology Unit, Utrecht University. 4
http://www.beanmanaged.com/doc/pdf/arnoldbakker/articles/articles_arnold_bakker_87.pdf Tarafdar, M., Pullins, E. B. & Ragu Nathan, T. S. (2014a) Technostress: negative effect on performance and possible mitigations. Information Systems Journal 25 (2), 103 132. Tarafdar, M., Pullins, E. B. & Ragu Nathan, T. S. (2014b) Examining impacts of technostress on the professional salesperson s behavioural performance. Journal of Personal Selling & Sales Management 34 (1), 51 69. 5