OPPITUNTI 333 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen ARVIOITU KESTO 50 min Tämän oppitunnin jälkeen osaat: määrittää, mitkä tehtävät alkoivat tai päättyivät myöhässä tarkastella projektin perusaikataulua, välisuunnitelmaa ja nykyistä aikataulua graafisesti yhdessä näkymässä määrittää, mitkä tehtävät ja resurssivaraukset ovat maksaneet enemmän kuin on suunniteltu luoda liikennevaloraportin projektin budjettitilanteen välittämiseksi nopeasti sidosryhmille käyttää projektin suoritusten yleisarviointiin ja tulevien suoritustrendien ennustamiseen ansaittu arvo -analyysiä. Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen Kun projektin perusaikataulu on määritetty ja työt ovat alkaneet, projektipäällikön huomio siirtyy suunnittelusta projektin toteutustietojen keräämiseen, syöttämiseen ja analysoimiseen. Useimmissa projekteissa nämä suoritustiedot tiivistyvät kolmeen pääasiaan: " Miten paljon työtä tehtävän tekemiseen tarvittiin? " Alkoiko ja päättyikö tehtävä aikataulun mukaisesti? " Mikä on tehtävän suorittamisen kustannus?
334 Microsoft Project 2000 Trainer Näiden kysymysten vastausten vertailu perusaikatauluun on projektipäällikölle ja muille sidosryhmille hyvä keino mitata projektin etenemistä ja selvittää, milloin tarvitaan korjaustoimia. Kun ajoitetut tai todelliset projektitiedot poikkeavat perusaikataulun tiedoista, kyseessä on varianssi. Varianssia mitataan tavallisesti aikana, esimerkiksi päivinä jäljessä aikataulusta tai kustannuksina, esimerkiksi markkaa yli suunnitellun. Monilla projektipäälliköillä kuluu projektin alkusuunnittelun jälkeen suurin osa ajasta varianssin tunnistamiseen, syiden selvittämiseen ja usein varianssiin reagoimiseen. Varianssiin reagoimista käsitellään oppitunnilla 16. Ennen kuin varianssiin voi reagoida, se täytyy kuitenkin tunnistaa, dokumentoida ja raportoida. Näitä asioita käsitellään tällä oppitunnilla. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Musiikkivideoprojekti 15. Avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa 4 -kansio. Avaa tiedosto 15A ja tallenna se Osa 4 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 15. Projektin tässä vaiheessa on kuvattu jo useita kohtauksia ja kohtauksien 7, 3 ja 1 todelliset tiedot on syötetty projektitiedostoon. Myöhästyneiden tehtävien tunnistaminen Eräs varianssin syy ovat viiveet tehtävien alkamisessa tai päättymisessä. Haluat varmasti tietää enemmän keskeneräisistä tehtävistä, jotka ovat alkaneet myöhässä tai tulevista tehtävistä, jotka eivät ehkä ala suunnitellusti. Myös jo päättyneet tehtävät, jotka ovat alkaneet myöhässä on hyvä tunnistaa ja pyrkiä selvittämään syy. Viivästyneitä tehtäviä voi halutuista tiedoista riippuen tarkastella useilla tavoilla: " Voidaan suodattaa myöhässä olevat tai viivästyneet tehtävät Myöhässä olevat / Viivästyneet- tai Viivästyneet tehtävät - suodattimilla. Lisätietoja suodattimien käytöstä on oppitunnin 9 osiossa Tietojen suodattaminen näkymässä. " Voidaan käyttää tehtävänäkymässä varianssitaulukkoa. Lisätietoja taulukoista on oppitunnin 9 kohdassa Taulukkojen muokkaaminen ja luominen. " Voidaan käyttää Gantt-kaavion seurantanäkymää ja vertailla tehtävien perusaikataulupäiviä niiden todellisiin tai ajoitettuihin päivämääriin. Tässä harjoituksessa käytetään Gantt-kaavion seurantanäkymää perusaikataulu- ja ajoitustietojen näyttämiseen.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 335 Muista, että Siirryvalintaikkkunan pikanäppäin on Ctrl+G. 1 Valitse Näytä-valikosta (View) Gantt-kaavion seuranta (Tracking Gantt). Microsoft Project näyttää Gantt-kaavion seurantanäkymän. Näkymä on samanlainen kuin Gantt-kaavionäkymä, mutta näkymän kaavio-osassa näkyy erilaisia palkkeja. 2 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Siirry (Go To). Esiin tulee Siirry-valintaikkuna. 3 Kirjoita tai valitse Päivämäärä-ruudun (Date) arvoksi 10. kesäkuuta 2001 ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project vierittää Gantt-kaavion seurantanäkymän aikajanallista osaa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 15 Näkymästä näkyy, milloin tehtävät alkoivat poiketa perusaikatauluistaan. Tehtävä 6 ja sitä aiemmat tehtävät tapahtuivat suunnitellusti, tehtävät 7 ja 8 alkoivat etuajassa, mutta tehtävä 9 ja sitä myöhemmät tehtävät alkoivat myöhässä tai ne on nyt ajoitettu alkaviksi myöhemmin kuin oli suunniteltu. 4 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Siirry (Go To). Esiin tulee Siirry-valintaikkuna.
336 Microsoft Project 2000 Trainer 5 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 36 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project vierittää Gantt-kaavion seurantanäkymän tehtävän 36 ja siihen liittyvien tehtävien kohdalle. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Tässä aikataulun osassa näkyvät perusaikataulutehtävät (kuvioidut harmaat palkit), valmiit tehtävät (yhtenäiset siniset palkit) ja ajoitetut tehtävät, jotka eivät vielä ole alkaneet (kuvioidut siniset palkit). VIHJE Saat lisätietoja palkeista tai muista Gantt-kaavionäkymän kohteista osoittamalla haluamaasi kohdetta hiirellä. Hetken kuluttua esiin tulee työkaluvihje, joka sisältää tiedot. Gantt-palkkien värikoodauksen ja symbolien tiedot saa näkyviin valitsemalla Muotoile-valikosta (Format) Palkkityylit (Bar Styles) ja tarkastelemalla Palkkityylit-valintaikkunan Nimi- ja Ulkoasu-sarakkeita (Name ja Appearance). 6 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry. Esiin tulee Siirry-valintaikkuna. 7 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 75 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project vierittää Gantt-kaavion seurantanäkymän tehtävän 75 ja siihen liittyvien tehtävien kohdalle. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 337 Tässä aikataulun kohdassa tehtävien suunniteltu alkamispäivä on siirtynyt melkoisesti. Näiden tehtävien Gantt-palkit on muotoiltu punaiseksi, koska ne ovat kriittisiä eli näiden tehtävien valmistumisen viivästyminen viivyttää koko projektin valmistumista. Lisätietoja kriittisestä polusta on oppitunnin 6 kohdassa Projektin kriittisen polun tarkasteleminen. PROJ2000E-4-5 VIHJE Viivästyneiden tehtävien tarkastelu käy kätevästi Myöhässä olevat tehtävät - raportin avulla. Valitse Näytä-valikosta Raportit (Reports): Kaksoisnapsauta Raportit-valintaikkunassa Tehtävät (Current Activities) ja kaksoisnapsauta sitten Myöhässä olevat tehtävät -vaihtoehtoa (Slipping Tasks). Lisätietoja raporttien käytöstä on oppitunnin 10 kohdassa Raporttien mukauttaminen ja tulostaminen. Perusaikataulun, välisuunnitelman ja nykyisten suunnitelmien vertaileminen Oppitunnilla 14 tallensit Lyhytelokuvaprojektin ensimmäisen välisuunnitelman, joita voi olla jopa kymmenen. Perusaikataulua, välisuunnitelmaa ja todellisia suunnitelmia kannattaa tarkastella yhdessä näkymässä. Tällöin voidaan arvioida, miten tarkkoja tehtävien aikatauluihin tehdyt muutokset (tallennettu välisuunnitelmina) ovat olleet. Tässä harjoituksessa tarkastellaan nykyistä aikataulua perusaikataulun ja oppitunnilla 14 tehdyn välisuunnitelman kanssa. Aloita mukauttamalla Ganttkaavion seurantanäkymän kopioita. 1 Valitse Näytä-valikosta (View) Lisää näkymiä (More Views). 15 Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen
338 Microsoft Project 2000 Trainer Esiin tulee Lisää näkymiä -valintaikkuna. 2 Varmista, että Näkymät-luettelosta on valittuna Gantt-kaavion seuranta ja napsauta sitten Kopioi-painiketta (Copy). Esiin tulee Näkymämääritys-valintaikkuna. 3 Kirjoita Nimi-laatikkoon Väliaikataulun Gantt-kaavion seuranta ja napsauta OK-painiketta. Uusi näkymä tulee Lisää näkymiä -valintaikkunaan. 4 Napsauta Käytä-painiketta. Microsoft Project näyttää uuden näkymän, joka on tässä vaiheessa samanlainen kuin Gantt-kaavion seurantanäkymä. Seuraavaksi lisäät näkymään välisuunnitelmapalkit. 5 Valitse Muotoile-valikosta Palkkityylit (Bar Styles). Esiin tulee Palkkityylit-valintaikkuna. 6 Napsauta Lisää rivi -painiketta (Insert Row). 7 Kirjoita Nimi-sarakeotsikon alla olevaan uuteen soluun Välisuunnitelma. 8 Napsauta samalla rivillä Näytä tehtävissä -sarakeotsikon (Show For Tasks) alla olevaa solua ja valitse sitten pudotusluettelosta Normaali (Normal). 9 Napsauta Mistä-sarakeotsikon (From) alla olevaa solua ja valitse pudotusluettelosta Alku1 (Start1). 10 Napsauta Mihin-sarakeotsikon (To) alla olevaa solua ja valitse pudotusluettelosta Loppu1 (Finish1). Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 339 Alku1- ja Loppu1-kohdat ovat kentät, joihin ensimmäisen välisuunnitelman arvot tallennettiin oppitunnilla 14. Projektin tehtävien nykyinen alkamis- ja päättymispäivä tallennettiin näihin kenttiin, kun välisuunnitelma tallennettiin. Olet nyt määrittänyt, että Microsoft Project näyttää ensimmäisen välisuunnitelman alkamis- ja päättymispäivät palkkeina. Seuraavaksi määrität, miltä palkit näyttävät. 11 Valitse Keski-otsikon (Middle) Kuvio-laatikosta (Pattern) ensimmäinen vaihtoehto, reunaviivallinen palkki. 12 Valitse Väri-laatikosta (Color) Turkoosi (Aqua). 15 13 Sulje Palkkityylit-valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project näyttää välisuunnitelmapalkit väliaikaisessa Gantt-kaavion seurantanäkymässä. Seuraavaksi tarkastelet tarkemmin tehtäviä, joiden välisuunnitelma vastasi todellisia päiviä ja niitä joiden alkamispäivä ei tämänhetkisen suunnitelman mukaan tule vastaamaan välisuunnitelmaa. 14 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry. Esiin tulee Siirry-valintaikkuna. 15 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 7 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project vierittää Gantt-kaavion seurantanäkymän tehtävän 7 ja siihen liittyvien tehtävien kohdalle. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen
340 Microsoft Project 2000 Trainer Huomaat, että valmis tehtävä 7 (yhtenäinen sininen palkki) vastaa täsmälleen välisuunnitelmaa. Molemmat oli ajoitettu tapahtumaan ennen perusaikataulun arvoja. Perusaikataulun tallentamisen jälkeen aikatauluun on tehty muutoksia, jotka aikaistivat tehtävän suunniteltua alkamispäivää. Sitten tallennettiin välisuunnitelma ja myöhemmin tehtävä kirjattiin valmiiksi. 16 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry. Esiin tulee Siirry-valintaikkuna. 17 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 31 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project vierittää Gantt-kaavion seurantanäkymän tehtävän 31 ja siihen liittyvien tehtävien kohdalle. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 341 Huomaat, että ennen tehtävää 31 tehdyt tehtävät tapahtuivat välisuunnitelman mukaisesti (eivät kuitenkaan perusaikataulun mukaisesti). Tehtävän 31 viivästyminen on kuitenkin aiheuttanut sen seuraajien ajoittamisen uudelleen väliaikataulun alkamispäivien jälkeen. PROJ2000-2-8 Budjetin ylittäneiden tehtävien ja resurssien tunnistaminen Vaikka aikataulu ( Alkoivatko ja päättyivätkö tehtävät aikataulun mukaisesti? ) on kriittinen lähes kaikissa projekteissa, se on vain yksi projektin tilan ilmaisin. Kustannustietoja sisältävissä projekteissa toinen kriittinen ilmaisin on kustannusten varianssi: Ovatko tehtävät yli vai ali budjetin? Muistat ehkä oppitunnilta 6, että Microsoft Projectin tehtäväkustannukset koostuvat suoraan tehtävissä käytetyistä kiinteistä kustannuksista, varauksista saatavista resurssikustannuksista tai molemmista. Kustannusvarianssia arvioimalla voidaan tehdä pieniä budjettimuutoksia yksittäisiin tehtäviin, millä voidaan välttää projektin kokonaisbudjetin ylittyminen. Tässä harjoituksessa tarkastellaan ensin tehtävien ja sitten resurssien kustannusvariansseja. Vaikka tehtävät ja resurssit ovat suoraan yhteydessä toisiinsa, niiden tarkasteleminen erikseen antaa lisätietoja. 1 Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä. Esiin tulee Lisää näkymiä -valintaikkuna. 2 Valitse Näkymät-luettelosta Tehtävätaulukko (Task Sheet) ja napsauta sitten 15 Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen
342 Microsoft Project 2000 Trainer Käytä-painiketta (Apply). Microsoft Project tuo näyttöön tehtävätaulukkonäkymän. Siirry seuraavaksi kustannustaulukkoon. 3 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Syöttö (Table: Entry) ja valitse sitten Kustannukset (Cost). VIHJE Voit myös napsauttaa aktiivisen taulukon vasenta yläkulmaa hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten pikavalikosta Kustannukset. Kustannustaulukko tulee näkyviin tehtävälomakenäkymässä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Tässä taulukossa näkyvät tehtävien perusaikataulun kustannukset, suunnitellut kustannukset (Kokonaiskustannus-sarakkeessa), todelliset kustannukset ja varianssi. Varianssi on perusaikataulukustannuksen ja suunnitellun kustannuksen välinen ero. (Kustannuksia ei tietenkään ajoiteta siinä mielessä kuin työtä ajoitetaan. Koska kustannukset kuitenkin aiheutuvat suoraan suunnitellusta työstä (kiinteitä kustannuksia lukuun ottamatta), kustannuksien voi ajatella olevan suunniteltuja.) Seuraavaksi keskityt yhteenvetotason kustannuksiin. 4 Napsauta Tehtävän nimi -sarakeotsikkoa. 5 Napsauta muotoilutyökalurivin Piilota alitehtävät -painiketta (Hide Subtasks).
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 343 Microsoft Project näyttää vain ylimmät kolme yhteenvetotehtävää, jotka tässä projektissa vastaavat projektin päävaiheita. Koska käsittelemme tällä hetkellä tuotantovaiheen tehtäviä, keskitymme niiden tietoihin. 6 Napsauta tehtävän 23, Tuotanto vieressä olevaa plusmerkkiä. Microsoft Project laajentaa Tuotanto-yhteenvetotehtävää niin, että eri kohtausten yhteenvetotehtävät tulevat näkyviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Kun tutkit Varianssi-saraketta, huomaat, että kohtauksessa 7 on hieman varianssia, kohtauksessa 3 enemmän ja kohtauksessa 1 selvästi enemmän. Seuraavaksi keskityt kohtauksen 1 tietoihin. 7 Napsauta tehtävän 36, Kohtaus 1 vieressä olevaa plusmerkkiä. Microsoft Project laajentaa kohtauksen 1 yhteenvetotehtävää niin, että eri tehtävät tulevat esiin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. 15 Entä kaikki muut kustannukset? Monissa projekteissa kustannusbudjetit eivät vastaa kaikkia projektin tekemisestä syntyviä kustannuksia. Esimerkiksi lyhytelokuvaprojektissa ei oteta huomioon yleiskustannuksia, esimerkiksi studiotilan vuokraamista tai hankkimista, sähköä tai laitteiden varaosia. Organisaation tarpeiden ja käytäntöjen mukaan vaihdellen näitä yleiskustannuksia voidaan seurata tai olla seuraamatta projektisuunnitelmassa. Jos yleiskustannuksia on tarpeen seurata, voidaan käyttää työn kokonaiskustannusta, jossa otetaan huomioon yleiskustannusten vaikutus. Työn kokonaiskustannuksen käytöstä on myös se etu, että resurssien täsmällinen palkka, jota usein pidetään luottamuksellisena tietona ei näy projektisuunnitelmassa. Asiaan liittyy kuitenkin yksi haittapuoli: jos projektisuunnitelman kustannustietoja halutaan käyttää kirjanpidossa, erityisesti tiettyjen tehtävälajien pääomittamiseen, tarkista kirjanpidon asiantuntijalta, miten palkka-, luontaisetu- ja yleiskustannustietoja kannattaa käsitellä. Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen
344 Microsoft Project 2000 Trainer Muista, että toiseen taulukkoon voi siirtyä myös napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella aktiivisena olevan taulukon vasemmassa yläkulmassa olevaa Valitse kaikki - painiketta. Tarkastelemalla Varianssi-saraketta huomaat, että kohtauksen 1 yhteenvetotehtävän kaikki varianssi johtuu valmistelu- ja purkutehtävistä. Tällä oppitunnilla tutkitaan asiaa tarkemmin ja määritetään, täytyykö jäljellä oleviin valmistelu- ja purkutehtäviin tehdä muutoksia. Koska lyhytelokuvaprojektin kustannukset johtuvat lähes pelkästään resurssivarausten kustannuksista, tarkastelet seuraavaksi resurssikustannusten varianssia. 8 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. Esiin tulee Resurssitaulukko-näkymä. 9 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Yhteenveto ja valitse Kustannukset. Kustannustaulukko tulee näyttöön. 10 Valitse Projekti-valikosta Lajittele (Sort) ja sitten Lajitteluperuste-vaihtoehto (Sort By). Esiin tulee Lajittele-valintaikkuna. 11 Valitse Lajitteluperuste-laatikosta (Sort By) Kustannusvarianssi (Cost Variance) ja valitse sitten Laskeva (Descending). 12 Varmista, että Uudelleennumeroi resurssit pysyvästi -valintaruutu (Permanently Renumber Resources) on tyhjä ja napsauta sitten Lajittelepainiketta (Sort). Microsoft Project lajittelee kustannustaulukon kustannusvarianssin mukaan resursseittain suurimmasta pienimpään summaan. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 345 Kun tiedot on järjestetty näin, havaitset, että kustannusvariansseja on monissa resursseissa ja että sähköasentajien varianssit ovat suurimmat. Oppitunnilla 16 analysoidaan tarkemmin sähköasentajien kustannusvariansseja ja tehdään korjaustoimia. PROJ2000E-7-4 VIHJE Budjetin ylittäneitä tehtäviä ja resursseja voi kuvailla kätevästi Budjetin ylittävät tehtävät- (Overbudget Tasks) ja Budjetin ylittävät resurssit (Overbudget Resources) -raporteilla. Valitse Näytä-valikosta Raportit. Kaksoisnapsauta Raportit-valintaikkunassa Kustannukset-painiketta (Costs) ja kaksoisnapsauta sitten haluamaasi raporttilajia. Lisätietoja raporttien käytöstä on oppitunnin 10 kohdassa Raporttien mukauttaminen ja tulostaminen. Projektin tilan raportoiminen Projektin tilan viestiminen tärkeimmille sidosryhmille, esimerkiksi asiakkaille ja sponsoreille on projektipäällikön ehkä tärkein tehtävä. Siihen kuluu myös suuri osa työajasta. Vaikka täydellinen viestintä ei voi taata projektin menestystä, projekti, jonka viestintä toimii huonosti epäonnistuu lähes varmasti. Projektin tilan viestimiseen kunnolla tarvitaan seuraavat tiedot: 15 Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen " Kenen on saatava tietoa projektin tilasta ja miksi? " Mitä tietoa tai yksityiskohtaisuuden tasoa nämä ihmiset tarvitsevat?
346 Microsoft Project 2000 Trainer Näihin kysymyksiin täytyy vastata jo projektin suunnitteluvaiheessa. Kun projektin työt on aloitettu, tärkein viestintätehtävä on projektin tilan raportoiminen. Raportointi voi tapahtua monella tavalla: " tilaraportit, joissa kuvaillaan projektin tilaa kustannusten, laajuuden ja aikataulun kannalta (oppitunnilla 1 esitetyn projektikolmion sivut) " etenemisraportit, jotka kuvaavat projektitiimin suorituksia. " ennusteet, jotka ennustavat projektin tulevaa etenemistä. Jos organisaatiossa on paljon projekteja ja projektinhallintaa, organisaatiossa voi jo olla olemassa vakiomuotoja näitä ja muita projektiraportointiasiakirjoja varten. Jos organisaatiossa ei vielä ole vakiomuotoja tällaisia tietoja varten, voit ehkä ottaa käyttöön projektin tilan viestintätavat, jotka perustuvat selkeään viestintään ja projektinhallinnan periaatteisiin. Microsoft Projectissa on muun muassa seuraavat menetelmät, jotka voivat auttaa projektin tilan viestintää: " Projektin yhteenvetoraportin tulostaminen. Lisätietoja raporttien käytöstä on oppitunnin 10 kohdassa Raporttien mukauttaminen ja tulostaminen. " Microsoft Project -tietojen kopioiminen toisiin sovelluksiin, esimerkiksi Gantt-kaavionäkymän kopioiminen Microsoft Wordiin tai Microsoft PowerPointiin. Lisätietoja Microsoft Project -tietojen käytöstä muissa sovelluksissa on oppitunnilla 12. " Microsoft Project -tietojen tallentaminen muissa muodoissa, esimerkiksi HTML-muodossa Vertaa perusaikatauluun -vientimallin (Compare To Baseline) avulla. Lisätietoja asiasta on oppitunnissa 12. " Projektin tilan jakaminen Microsoft Project Centralin kautta, jolloin valitut sidosryhmät voivat tarkastella projektin tietoja Webselaimessa. Lisätietoja asiasta on liitteessä D. Tässä harjoituksessa keskitytään luomaan niin sanottu liikennevaloraportti. Tämä tilaraportti esittää tärkeimmät ilmaisimet, esimerkiksi tehtävien aikataulun tai budjetin tilan liikennevalojen tapaan punaisella, keltaisella tai vihreällä valolla.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 347 1 Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä. Esiin tulee Lisää näkymiä -valintaikkuna. 2 Valitse Tehtävätaulukko (Task Sheet) ja napsauta Käytä-painiketta. Microsoft Project tuo näyttöön tehtävätaulukkonäkymän. Siinä on tällä hetkellä kustannustaulukko. Ajan säästämiseksi erästä projektitiedoston kenttää on jo mukautettu niin, että siinä oleva kaava arvioi tehtävien kustannusvarianssia. Seuraavaksi tarkastelet kaavaa ymmärtääksesi sen toiminnan ja tarkastelet sitten kenttään liitettyjä graafisia ilmaisimia. 3 Valitse Työkalut-valikosta Mukauta (Customize) ja napsauta sitten Kentätvaihtoehtoa (Fields). Esiin tulee Mukauta kenttiä -valintaikkuna (Customize Fields). 4 Valitse Laji-laatikon (Type) pudotusluettelosta Luku (Number). 5 Valitse luetteloruudusta Budjetin ylitys (Number3). 6 Napsauta Mukautetut määritteet -otsikon (Custom Attributes) alta Kaavavalintanappia (Formula). Esiin tulee Kaava-valintaikkuna. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 15 Kaava arvioi tehtävien kustannusvarianssia. Jos tehtävän kustannukset ovat enintään 30 prosenttia perusaikataulun yllä, kaava liittää tehtävään luvun 30, jos enintään 20 prosenttia, luvun 20 ja jos enintään 10 prosenttia, luvun 10.
348 Microsoft Project 2000 Trainer 7 Sulje Kaava-valintaikkuna napsauttamalla Peruuta-painiketta (Cancel). 8 Napsauta Mukauta kenttiä -valintaikkunassa Näytettävät arvot -otsikon (Values To Display) alla olevaa Graafiset ilmaisimet -valintanappia (Graphical Indicators). Esiin tulee Graafiset ilmaisimet -valintaikkuna. Ikkunassa voidaan määrittää yksilöllinen graafinen ilmaisin, joka näytetään tehtävien kentän arvojen mukaan. Ajan säästämiseksi ilmaisimet on jo valittu. 9 Napsauta alanuolipainiketta ensimmäisessä Kuva-sarakeotsikon (Imge) alla olevassa solussa. Näet useita graafisia ilmaisimia, joita voi liittää kenttien arvoihin. 10 Sulje Graafiset ilmaisimet -valintaikkuna napsauttamalla Peruuta ja sulje sitten Mukauta kenttiä -valintaikkuna napsauttamalla jälleen Peruutapainiketta. Harjoituksen päätteeksi otetaan kustannustaulukkoon näkyviin Budjetin ylitys (Number3) -sarake. 11 Valitse Kiinteät kustannukset -sarakeotsikko (Fixed Cost). 12 Valitse Lisää-valikosta (Insert) Sarake (Column). Esiin tulee Sarakemääritys-valintaikkuna. 13 Valitse Kentän nimi -ruudun (Field Name) pudotusluettelosta Budjetin ylitys
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 349 (Number3) ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project näyttää Budjetin ylitys -sarakkeen kustannustaulukossa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. Kun tehtävien kustannusvarianssit muuttuvat, myös graafiset ilmaisimet muuttuvat kaavaan määritettyjen alueiden mukaisesti. Tämä on kätevä tapa tunnistaa tehtävät, joiden kustannusvarianssi on toivottua suurempi (keltaiset ja punaiset valot). VIHJE Saat ilmaisimen arvon näkyviin osoittamalla ilmaisinta. Arvo näkyy työkaluvihjeessä. Tähän saakka on tunnistettu aikatauluvariansseja tehtävänäkymässä ja budjettivariansseja resurssinäkymässä. Molemmat ovat tärkeitä projektin tilan mittareita. Nyt on hyvä aika muistuttaa siitä, että projektin tilan lopullinen arvioija ei ole tietojen täsmällinen muotoilu Microsoft Projectissa vaan projektin sidosryhmien tarpeet. Näiden tarpeiden määrittämiseen tarvitaan projektipäällikön arviointi- ja viestintätaitoja. 15 Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen
350 Microsoft Project 2000 Trainer PROJ2000E-2-6 PROJ2000E-5-2 PROJ2000E-6-2 Suorituksen mittaaminen ansaitun arvon analyysin avulla Tehtävien ja resurssien varianssin tarkasteleminen projektin kuluessa on projektinhallinnan keskeinen toiminto, mutta se ei anna kokonaiskuvaa projektin pidemmän aikavälin kunnosta. Jokin tehtävä voi esimerkiksi olla yli budjetin ja edellä aikataulusta (ei välttämättä hyvä asia) tai yli budjetin ja jäljessä aikataulusta (ei todellakaan hyvä asia). Aikataulu- tai budjettivarianssin tarkasteleminen yksistään ei kerro kovinkaan paljon etenemistrendeistä, jotka voivat jatkua projektin koko keston ajan. Tarkemman kuvan saamiseen projektin yleisestä etenemisestä sekä ajan että kustannusten kannalta saa käyttämällä ansaittu arvo -analyysiä. Ansaittu arvo -analyysin tarkoituksena on mitata projektin etenemistä ja auttaa lopputuloksen ennustamista. Ansaittu arvo -analyysi on syntynyt USA:n hallitukselle tehdyissä suurissa projekteissa. Se on edelleen yksi tärkeimpiä työkaluja projektin tilan raportoimiseen suurissa liittovaltion projekteissa. Koska ansaittu arvo -analyysi sopii hyvin projektin tulevan edistymisen ennustamiseen, se on saavuttamassa lisää suosiota myös yksityissektorilla ja pienemmissä projekteissa. Ansaittu arvo -analyysin tärkein ero aiemmissa harjoituksissa käytetyistä yksinkertaisemmasta aikataulu- ja budjettivarianssianalyysiin verrattuna on seuraava: " Yksinkertainen varianssianalyysi vastaa kysymykseen Mitä tuloksia saamme tällä hetkellä? " Ansaittu arvo -analyysi koskee kysymystä Saammeko nykyisillä tuloksilla rahallemme vastinetta? Ero on pieni, mutta tärkeä. Esimerkiksi lyhytelokuvaprojektin perusaikataulun mukainen kesto on noin 186 ja budjetti noin 650 000. Kun puolet perusaikataulun kestosta on kulunut, todelliset kertyneet kustannukset ovat noin 325 000. Mikä on projektin tilanne? Pelkästään näiden tietojen perustella kysymykseen ei voi vastata. Kustannusten jakaminen yksinkertaisesti projektin kestolle antaisi ymmärtää, että kun 650 000:n projektin puolivälissä on käytetty 325 000, projekti sujuu ihan hyvin. Projekti voi kuitenkin olla edellä aikataulusta-puoliväliin mennessä on tehty enemmän kuin oli suunniteltu. Tällainen olisi hyvä uutinen; projekti saattaisi päättyä etuajassa. Toisaalta projekti voi olla myös jäljessä aikataulusta-työtä on tehty vähemmän kuin oli suunniteltu. Tällainen olisi huono uutinen. Projekti myöhästyisi luultavasti suunnitellusta päättymispäivästä, ylittäisi budjettinsa tai molemmat näistä tapahtuisivat.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 351 Ansaittu arvo -analyysin avulla voidaan tarkastella projektin etenemistä yksityiskohtaisemmin. Sen avulla voidaan määrittää kaksi tärkeää asiaa: projektin tähänastiset todelliset kustannukset sekä etenemistrendi, joka luultavasti jatkuu projektin loppuun saakka. Palataanpa lyhytelokuvaprojektiin. Projektin puolivälissä suunnitellun työn arvo on noin 345 000, hieman yli puolet koko budjetista. Ansaitun arvon terminologian mukaan tämä on ajoitetun työn budjetoitu kustannus eli ATBK (budgeted cost of work scheduled, BCWS). Tähän mennessä on kuitenkin käytetty vain 318 000, mikä on tehdyn työn todellinen kustannus eli TTKK (actual cost of work performed, ACWP). Microsoft Project määrittää ansaitun arvon laskemalla tehtäväkohtaisesti, onko rahaa käytetty suunniteltua enemmän todellisiin töihin, jotka on saatu valmiiksi kuluvaan päivään mennessä. Ansaittua arvoa sanotaan myös tehdyn työn budjetoiduksi kustannukseksi eli TTBK:ksi (budgeted cost of work performed, BCWP). Microsoft Project laskee ansaitun arvon kullekin tehtävälle, yhteenvetotehtävälle ja koko projektille. Kestonsa puolivälissä olevan lyhytelokuvaprojektin TTBK on noin 292 000. Näiden lukujen avulla voidaan laskea (Microsoft Project tekee sen puolestamme) joitakin tärkeitä projektin etenemisen tunnuslukuja: " Projektin kustannusvarianssi KV (cost variance, CV) on tehdyn työn budjetoidun ja todellisen kustannuksen välinen ero. Tässä projektissa arvo on noin 26 000 mk. Toisin sanoen projektissa on tähän mennessä käytetty tehtyihin töihin (ansaittuun arvoon) noin 26 000 markkaa budjetoitua enemmän. Tämä ei ole hyvä asia. " Projektin aikatauluvarianssi AV (schedule variance, AV) on tehdyn työn budjetoidun kustannuksen ja ajoitetun työn budjetoidun kustannuksen välinen ero. Tässä projektissa tämä arvo on 52 000 mk. Olemme aikataulusta jäljessä noin 52 000 markalla työtä. Tämäkään ei ole hyvä asia. Vaikka voi tuntua oudolta tai jopa epäselvältä ajatella, että ollaan rahallisesti aikataulusta edellä tai jäljellä, muista, että rahalla voi ostaa työtä ja työllä saadaan tehtäviä valmiiksi. Huomaat pian, että kustannus- ja aikatauluvarianssien tarkasteleminen samana mittayksikkönä helpottaa niiden sekä muiden ansaittu arvo -lukujen vertailua. Viimeiset ansaittu arvo -luvut, joita tässä käsitellään, ovat kaksi hyvin hyödyllistä tunnuslukua: kustannusten suoritusindeksi (KSI) (cost performance index, CPI) ja aikataulun suoritusindeksi (ASI) (schedule performance index, SPI). Nämä luvut saadaan muista ansaittu arvo -luvuista. Niiden avulla voidaan 15 Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen
352 Microsoft Project 2000 Trainer vertailla useiden projektien suorituksia yhdenmukaisella tavalla. Ja kun projektin on päässyt alkuun, KSI:n ja ASI:n avulla voidaan laskea hämmästyttävällä tarkkuudella projektin lopullinen toteutunut budjetti parhaimmassa ja huonoimmassa tilanteessa. Tässä harjoituksessa tarkastellaan lyhytelokuvaprojektin ansaittu arvo -lukuja ja otetaan sitten esiin mukautetut kentät, joissa näkyvät projektin KSI- ja ASI-arvot. Aloita määrittämällä projektin tilapäivämäärä. Microsoft Project käyttää tätä päivämäärää laskiessaan ansaittu arvo -lukuja. Päivän ei tarvitse olla sama kuin kuluva päivämäärä. 1 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista. Esiin tulee Projektitiedot -valintaikkuna. 2 Kirjoita tai valitse Tilapäivämäärä-ruudun (Status Date) arvoksi 6. elokuuta 2001 ja napsauta sitten OK-painiketta. 3 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Kustannukset ja valitse sitten Lisää taulukoita (More Tables). Esiin tulee Lisää taulukkoja -valintaikkuna. 4 Valitse Taulukot-luettelosta (Tables) Ansaittu arvo (Earned Value) ja napsauta Käytä-painiketta (Apply). Microsoft Project näyttää Ansaittu arvo -taulukon resurssitaulukkonäkymässä. Seuraavaksi tarkastellaan projektitason ansaittu arvo -lukuja ottamalla esiin projektiyhteenvetotehtävä. 5 Valitse Työkalut-valikosta Asetukset (Options). 6 Napsauta Asetukset-valintaikkunan Näkymä-välilehteä (View). 7 Valitse Jäsennysasetukset-otsikon (Outline Options) alla oleva Projektiyhteenvetotehtävä-valintaruutua (Project Summary Task) ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project näyttää projektiyhteenvetotehtävän tehtävätaulukon yläosassa. Kaksoisnapsauta tarvittaessa sarakkeiden jakoviivoja, jotta kaikki arvot mahtuvat näkyviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 353 Näytössä näkyvät useimmat tämän osion alussa kuvatut ansaittu arvo - luvut. Kaikki ansaittu arvo -luvut ilmaistaan markkoina, jolloin niiden vertailu on helppoa. Negatiiviset luvut ovat suluissa. VIHJE Tehtävän ansaittu arvo -lukuja voi tarkastella nopeasti missä tahansa tehtävänäkymässä Ansaittu arvo -lomakkeen avulla. Valitse Työkalut-valikosta Mukauta (Customize) ja napsauta sitten Lomakkeet-vaihtoehtoa (Forms). Valitse Mukauta lomakkeita -valintaikkunasta Ansaittu arvo (Earned Value) ja napsauta sitten Käytä-painiketta. Mukauta lomakkeita -valintaikkunassa on useita valmiita tehtävä- ja resurssilomakkeita. Voit mukauttaa lomakkeita ja lisätä niihin kentät, joista olet erityisen kiinnostunut. Useimmat mukautetut lomakkeet saa helposti käyttöön Mukauta lomakkeita -työkalurivin avulla. Valitse Näytä-valikosta Työkalurivit (Toolbars) ja napsauta sitten Mukautetut lomakkeet -vaihtoehtoa (Custom Forms). Saat lisätietoja kysymällä Officeavustajalta Miten käytän mukautettuja lomakkeita?. 15 Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen Seuraavaksi tarkastellaan kaavoja, joilla KSI ja ASI lasketaan. Numero1 ja Numero2 kentät on ajan säästämiseksi mukautettu projektitiedostossa valmiiksi sisältämään kaavat. Tarkastelemme kuitenkin toista kaavaa sen toiminnan selvittämiseksi. 8 Valitse Työkalut-valikosta Mukauta (Customize) ja napsauta sitten Kentätvaihtoehtoa (Fields).
354 Microsoft Project 2000 Trainer Esiin tulee Mukauta kenttiä -valintaikkuna (Customize Fields). 9 Valitse Laji-laatikon (Type) pudotusluettelosta Luku (Number). 10 Valitse luetteloruudusta KSI (Numero3). 11 Napsauta Mukautetut määritteet -otsikon (Custom Attributes) alta Kaavavalintanappia (Formula). Esiin tulee Kaava-valintaikkuna. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta: Kaava laskee kunkin tehtävän KSI:n. KSI on TTBK jaettuna TTTK:lla. (Kaavaan sisältyy itse asiassa muutakin, joten älä yritä laskea sen arvoa, kun TTTK on nolla eli tehtävään ei vielä ole tehty todellista työtä.) Numero2-kentässä on vastaavanlainen kaava ASI:n laskemiselle. ASI on TTBK jaettuna ATBK:lla. 12 Sulje Kaava-valintaikkuna napsauttamalla Peruuta ja sulje sitten Mukauta kenttiä -valintaikkuna napsauttamalla jälleen Peruuta-painiketta. Harjoituksen päätteeksi otetaan KSI- ja ASI-sarakkeet näkyviin Ansaittu arvo -taulukossa. 13 Valitse ATBK-sarakeotsikko. 14 Valitse Lisää-valikosta (Insert) Sarake (Column). Esiin tulee Sarakemääritys-valintaikkuna. 15 Valitse Kentän nimi -ruudun (Field Name) pudotusluettelosta ASI (Numero2) ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project näyttää ASI-sarakkeen Ansaittu arvo -taulukossa. 16 Valitse Lisää-valikosta Sarake. Esiin tulee Sarakemääritys-valintaikkuna. 17 Valitse Kentän nimi -ruudusta KSI (Numero1) ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project näyttää KSI-sarakkeen ASI-sarakkeen vasemmalla puolella.
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 355 Näytön pitäisi näyttää seuraavalta. KSI ja ASI antavat tietoja projektin eri tehtävistä ja vaiheista sekä koko projektista: " Projektin KSI (tilapäivänä) on 92. Tätä voi tulkita esimerkiksi niin, että jokaista markalla tehtyä työtä kohti on saatu vain 92 pennillä todellista työtä. " Projektin ASI (tilapäivänä) on 85. Tätä voi tulkita esimerkiksi niin, että jokaista suunnitellun työn markkaa kohti on saatu vain 85 pennillä todellista työtä. Vedetään nyt kaikki syvään henkeä. Ansaittu arvo -analyysi on eräs Microsoft Projectin monimutkaisemmista ominaisuuksista, mutta sen projektin tilasta antamat tiedot ovat mittaamattoman arvokkaita. Ansaittu arvo -analyysi on myös loistava esimerkki siitä, että projektisuunnitelmaan kannattaa syöttää tehtävien ja resurssien kustannustiedot. Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opittiin tarkastelemaan ja analysoimaan eräitä projektin tilan tärkeimpiä osoittimia käyttämällä esimerkiksi kustannus- ja aikatauluvarianssia ja ansaittu arvo -analyysiä. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 15 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. 15 Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen
356 Microsoft Project 2000 Trainer 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje. Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta. Sanasto Ansaittu arvo -analyysi Kehittynyt projektin suorituksen analyysimenetelmä, jossa keskitytään aikataulun ja budjetin etenemiseen perusaikatauluun nähden. ASI Aikataulun suoritusindeksi. Ansaittu arvo -analyysissä tämä on toteutuneen työn suhde ajoitettuun työhön (ASI = TTBK/ATBK). ATBK Ajoitetun työn budjetoidut kustannukset. Ansaittu arvo -analyysissä tämä on se osa projektin budjetista, joka on ajoitettu kuluneeksi tilapäivään mennessä. AV Aikataulun varianssi. Ansaittu arvo -analyysissä tämä on nykyisen edistymisen ja aikataulun mukaisen edistymisen välinen ero (AV = TTBK - ATBK). KSI Kustannuksen suoritusindeksi. Ansaittu arvo -analyysissä tämä on budjetoitujen kustannusten suhde todellisiin kustannuksiin (KSI = TTBK/ TTTK). KV Kustannusvarianssi. Ansaittu arvo -analyysissä tämä on arvoitujen ja todellisten kustannusten välinen ero (KV = TTBK - TTTK). Perusaikataulu Alkuperäinen projektisuunnitelma, joka on tallennettu myöhempää vertailua varten. Perusaikataulu sisältää projektin tehtävien ja varausten suunnitellut alkamis- ja päättymispäivät sekä niiden suunnitellut kustannukset. Jokaisella Microsoft Project -tiedostolla voi olla vain yksi perusaikataulu. Projektiyhteenvetotehtävä Projektin ylimmän tason tehtävä. Microsoft Project luo projektiyhteenvetotehtävän automaattisesti. Se näkyy Asetukset-valintaikkunan Näkymä-välilehdessä, johon pääsee Työkalutvalikon Asetukset-komennolla. Projektiyhteenvetotehtävä sisältää koko projektin keston, työn ja kustannukset. Sen tehtävätunnus on 0. Sidosryhmät Henkilöt ja organisaatiot, joihin projektin toiminnot voivat vaikuttaa. Ryhmään kuuluvat projektissa työskentelevät henkilöt sekä muut projektityön ulkoiset henkilöt (esimerkiksi asiakkaat).
Oppitunti 15 Projektin tilan tarkasteleminen ja raportoiminen 357 Tilapäivämäärä Määritettävä päivämäärä (ei välttämättä kuluva päivämäärä), joka määrää, miten Microsoft Project laskee ansaittu arvo - luvut. TTBK Tehdyn työn budjetoidut kustannukset. Ansaittu arvo -analyysissä tämä tarkoittaa tilapäivään mennessä tehtyjen tehtävien (tai tehtävien tehtyjen osien) budjetoitua kustannusta. TTBK:ta sanotaan myös ansaituksi arvoksi, sillä se tarkoittaa projektissa tilapäivään mennessä ansaittua arvoa. TTTK Tehdyn työn todelliset kustannukset. Ansaittu arvo -analyysissä tämä tarkoittaa tilapäivään mennessä tehtyjen tehtävien (tai tehtävien tehtyjen osien) todellista kustannusta. Työn kokonaiskustannus Resurssikustannus, joka sisältää resurssin varsinaisen palkan lisäksi myös osuuden organisaation epäsuorista kustannuksista, jotka eivät liity välittömästi resurssin varaukseen projektissa. Huomaa, että Microsoft Project ei tue suoraan työn kokonaiskustannuksia. Jos haluat käyttää niitä laskennassa, syötä ne resurssin normaaliksi tai ylityökorvaukseksi. Varianssi Ajoitetun tai todellisen projektisuunnitelman poikkeama perusaikataulun aikataulu- ja budjettitiedoista. Välisuunnitelma Myöhempää vertailua varten tallennetut tehtävien alkamis- ja päättymistiedot. Jokaisessa Microsoft Project -tiedostossa voi olla jopa 10 välisuunnitelmaa. 15 Tiivistelmä Ajoitettujen ja perusaikataulutietojen vertaileminen # Valitse Näytä-valikosta Gantt-kaavion seuranta. Välisuunnitelmien näyttäminen Gantt-näkymässä 1 Valitse Muotoile-valikosta Palkkityylit. Esiin tulee Palkkityylit-valintaikkuna. 2 Napsauta Lisää rivi -painiketta. 3 Kirjoita Nimi-sarakeotsikon alla olevaan uuteen soluun Välisuunnitelma. 4 Napsauta samalla rivillä Näytä tehtävissä -sarakeotsikon alla olevaa solua ja valitse sitten pudotusluettelosta Normaali. Tilan tarkasteleminen ja raportoiminen
358 Microsoft Project 2000 Trainer 5 Valitse Mistä-sarakeotsikon alla oleva solu ja valitse jokin Alkun-kentistä (Alku1 - Alku10) näytettävän välisuunnitelman mukaan vaihdellen. 6 Valitse Mihin-sarakeotsikon alla oleva solu ja valitse jokin Loppun-kentistä (Loppu1 - Loppu10) näytettävän välisuunnitelman mukaan vaihdellen. 7 Napsauta Palkkityylit-valintaikkunan alaosan Palkit-välilehteä ja valitse välisuunnitelman palkeille haluamasi muoto, kuviointi, väri ja muut asetukset. Tehtävien kustannusvarianssien tarkasteleminen 1 Valitse Näytä-valikosta Lisää näkymiä. Esiin tulee Lisää näkymiä -valintaikkuna. 2 Valitse Näkymät-luettelosta Tehtävätaulukko ja napsauta Käytä-painiketta. 3 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: ja napsauta Kustannukset-vaihtoehtoa. Tehtävien varianssi näkyy Varianssi-sarakkeessa. Resurssien kustannusvarianssien tarkasteleminen 1 Valitse näkymäpalkista Resurssitaulukko. 2 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: ja napsauta Kustannukset-vaihtoehtoa. Resurssien varianssi näkyy Varianssi-sarakkeessa. Projektin tilapäivämäärän määrittäminen 1 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista. 2 Kirjoita tai valitse Tilapäivämäärä-ruutuun haluamasi päivämäärä. Ansaittu arvo -taulukon näyttäminen 1 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: ja napsauta Lisää taulukkoja -vaihtoehtoa. Esiin tulee Lisää taulukkoja -valintaikkuna. 2 Valitse Taulukot-luettelosta Ansaittu arvo ja napsauta Käytä-painiketta.