Visma L7 Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Tiedote
Oppaan päiväys: 4.12.2012. Asiakaspalvelu: Helpdesk: kirjautuminen Visma L7 infolinen tai osoitteen www.visma.fi kautta Puhelintuki Visma L7: 0207 560 506 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2012 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 Palkanlaskenta... 1 1.1 Johdanto... 1 1.2 Palkkatilastot yksikköympäristössä... 1 2 Kirjanpito... 2 2.1 Kirjanpidon täsmäytykset ja toimenpiteet... 2 2.1.1 Alv-laskelman täsmäytys koko vuodelta... 2 2.1.2 Muut kirjanpidon tilien täsmäyttämiset... 2 2.1.3 Päivä- ja pääkirjojen loppusaldojen täsmäytys... 2 2.1.4 Tuloslaskelman ja taseen täsmäytys... 2 2.1.5 Tase-erittelyt... 3 3 Vastikevalvonta... 4 3.1 Vastike/vuorkalaskujen E-kirjeen laskulomakkeelle vain IBAN tilinumero... 4 3.1.1 Yleistä... 4 3.1.2 Räätälöityyn ohjaustiedostoon tehtävät muutokset... 4 3.2 Erillislaskut... 5 3.3 Lukemalaskut... 5 3.3.1 Ennakoiden korjaaminen... 5 3.3.2 Laskujen peruminen... 5 3.4 Hyvityslaskut... 6 3.5 Koronlaskenta... 6 3.6 Vastikevalvonnan täsmäytykset ja toimenpiteet... 6 3.6.1 Aiheettomien saatavien ja ennakoiden oikaisut... 6 3.6.2 Vinkkejä täsmäytykseen ja mittarilaskujen tulostukseen... 7 3.7 Ketjutetut raportit... 7 3.7.1 Jonojen asetukset... 8 3.7.2 Sarakeotsikot... 9 4 Kiharkisto... 11 4.1 Tilikauden vaihteen toimenpiteet ennen tasekirjan muodostusta... 11 5 Tilikauden päättäminen ja tilinavaus... 13 5.1 Tilikausimääritykset... 13 5.2 Automaattinen tilinavaus... 13 5.2.1 Perinteisessä ympäristössä... 14 5.2.2 Juridisten yksiköiden ympäristössä... 14 5.3 Tilinavauksen tulostus... 14 6 Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet... 16 6.1 Yritysrekisteri... 16 6.2 Asiakkaiden verkkolaskutusohjaukset... 16 6.3 Kuluttajan verkkolasku ja suoramaksut (uusi sovellus)... 16 6.4 Isännöinti, osapuolet... 16 6.5 Vastike- ja vuokralaskutus... 17 6.6 Kirjanpitoajot... 18 6.7 Lukemalaskutus... 18 6.8 Lainaosuusilmoitus... 18 Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Sisällysluettelo - i
6.9 Vuokralaskutuksen perusraportit... 18 6.10 Perintä... 18 Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Sisällysluettelo - ii
1 Palkanlaskenta Tässä luvussa on käsitelty lyhyesti palkanlaskennan vuodenvaihdeasiat. 1.1 Johdanto Palkanlaskennan vuodenvaihdetoimista on erillinen tiedote. Lakisääteisistä muutoksista vuonna 2013 ja niiden päivittämisestä kerrotaan tarkemmin em. vuodenvaihdetiedotteessa. 1.2 Palkkatilastot yksikköympäristössä Tilastojen osalta tulee huomioida erityisesti se, että jos teet tilastot valinnalla yksi yksikkö kerrallaan, seuraavan yksikön aineisto korvaa edellisen yksikön aineiston. Muodostettu tiedosto korvaa samassa paikassa mahdollisesti olevan edellisen samannimisen tiedoston. Varmuuskopio on siksi hyvä tallentaa johonkin toiseen kansioon. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Palkanlaskenta - 1
2 Kirjanpito Tässä luvussa on käsitelty lyhyesti kirjanpidon vuodenvaihdeasiat. 2.1 Kirjanpidon täsmäytykset ja toimenpiteet Taloushallinnon vuodenvaihdetoimista on erillinen tiedote. Tässä on mainittu vain muutamia huomionarvoisia asioita. Kirjanpidon lakisääteisistä muutoksista vuonna 2013 on kerrottu tarkemmin taloushallinnon vuodenvaihdetiedotteessa. 2.1.1 Alv-laskelman täsmäytys koko vuodelta Visma L7 -perustilikartassa (kiinteistötilipuite) on seuraavat alv-tilit: 2973 Alv-tilitykset - tilille kirjaat tilikauden aikana vain alv:n maksukirjaukset 2971 Suoritettava alv - tilille kirjaat normaalien myyntien vero-osuudet, joista vero laskutuksen mukaan - kirjaussuunnitelmissa yleinen verojen tili (myyntien) parametri 2972 Vähennettävä alv - tilille kirjaat normaalien ostojen vero-osuudet, joista vero laskun mukaan - kirjaussuunnitelmissa yleinen verojen tili (ostojen) parametri 2970 Arvonlisäverovelka 1773 Arvonlisäverosaaminen Koska mitään automaattisia jatkovientejä ei tehdä millekään aputilille, näet todellisen alvvelan vain tiliryhmätasolla (kaikkien tilien saldojen summa). Tilinpäätöksessä päätät suoritettavan (2971) ja vähennettävän (2972) veron tilit alv-tilitykset (2973) -tilille. Tämän tilin saldon kirjaat sitten joko tilille 2970 Arvonlisäverovelka tai 1773 Arvonlisäverosaaminen. Näin saat nollattua myyntien ja ostojen verotilit, nettovelan/- saatavan yhdelle tilille ja uuden tilikauden kumulatiiviset verot seurantaan. 2.1.2 Muut kirjanpidon tilien täsmäyttämiset Täsmäytä kirjanpidossa myös muut tarvittavat taseen tilit (esim. ennakonpidätys, sotu, lainat). Jos olet käyttänyt selvittelytiliä/-tilejä, tarkista, että tilin/tilien saldo on nolla. 2.1.3 Päivä- ja pääkirjojen loppusaldojen täsmäytys Aja päivä- ja pääkirja koko tilikaudelta ja tarkista, että niiden loppusaldojen debet- ja kredit-puoli menevät tasan. Jos olet tehnyt ajot kuukausittain/kausittain, tarkista kunkin ajokerran tulosteet. 2.1.4 Tuloslaskelman ja taseen täsmäytys Tarkista, että taseen vastaavaa- ja vastattavaa-puolen loppusummat ovat samat ja että tilikauden voitto/tappio on sama taseessa ja tuloslaskelmassa. Jos yllämainituissa on eroja, käy läpi tulosteiden ohjausrekisteristä tuloslaskelma- ja taseohjaukset tarkistaen Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Kirjanpito - 2
että ne sisältävät kaikki tilikartan kirjanpidon tilit ettei sama tili ole kahteen kertaan mukana ohjauksissa kaavojen oikeellisuus ettei pohjissa ole mukana sisäisiä tilejä Tarkista myös, että pääkirjan tilien saldot ovat samat kuin tuloslaskelmassa ja taseessa. Pääkirja pohjautuu kirjanpidon tapahtumiin ja tuloslaskelmalle/taseelle luvut tulevat kirjanpidon saldoista, joten on mahdollista, että saldot eivät täsmääkään. Useimmiten virhe korjaantuu, kun ajat saldojen laskennan kuukaudelle, jolla virhe ilmenee. Ajon aikana kukaan ei saa olla kirjaamassa tapahtumia ko. kuukaudelle. Kirjanpito Kirjanpitotapahtumat ohjelmassa teet muistiotositelajilla tarvittavat korjaukset ja tilinpäätösviennit. Tilinpäätösvientejä ei kannata kirjata kokonaan ennen kuin ne ovat lopullisia. Vientien vaikutuksen tulokseen voit tarkistaa tulostamalla tuloksen/taseen Kirjaamattomat-valinnan kera. Tuloslaskelma Kirjaamattomat-valinnan kera. 2.1.5 Tase-erittelyt Tase-erittelyjen selauksissa on Tase-erittelyjen nollaus painike, jolla tyhjennät kaikkien yksiköiden kaikki tase-erittelyt. Ohjelma varmistaa toiminnon. Käytettävissäsi on myös Tase-erittelykokonaisuuden poisto painike, jolla poistat aktiivisena olevan tapahtuman ja siihen liittyvät purkutapahtumat tase-erittelyistä. Ohjelma varmistaa toiminnon. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Kirjanpito - 3
3 Vastikevalvonta Tässä osassa kuvataan vastikevalvontaan liittyvät toimenpiteet vuodenvaihteessa. 3.1 Vastike/vuorkalaskujen E-kirjeen laskulomakkeelle vain IBAN tilinumero 3.1.1 Yleistä Tilisiirtolomaketta, jolla saajan tilinumerot esitetään sekä kotimaisessa että kansainvälisessä IBAN-muodossa, voi käyttää 31.12.2012 saakka. Tämän jälkeen tilisiirtolomakkeella tulee näyttää vain IBAN tilinumeroita. Tästä aiheutuu muutoksia Itellan e-kirjeen ohjaustiedostoon vlasku01.ini. Uuden lomakepohjan (EPL8024) vaatimat muutokset on tehty asennuksen mukana menevään ohjaustiedostoon. Mikäli käytössä on räätälöity ohjaustiedosto, tulee sitä muokata seuraavasti. 3.1.2 Räätälöityyn ohjaustiedostoon tehtävät muutokset Räätälöity vlasku01.ini löytyy data\rpt kansiosta. Itellan lomakepohja, jonka tilisiirto-osassa on varattu kentät vain IBAN ja BIC numerolle otetaan käyttöön vaihtamalla vlasku01.ini:ssä lomakepohjakutsuksi EPL8024. [LOMAKEKUTSUT] EUR=EPL80824 Lisäksi ohjaustiedostosta tulee poistaa kansalliseen tilinumeroon liittyvät muuttujat sekä asemoida IBAN ja BIC muuttujat siten, että niiden sisältämä tieto tulostuu lomakepohjassa täsmälleen niille varattuihin kenttiin. [EPLGIR] ROW1=61 @PANKKN1 @ @IBAN1 @ @BIC1 @ ROW2=#1 @PANKKN2 @ @IBAN2 @ @BIC2 @ ROW3=#1 @PANKKN3 @ @IBAN3 @ @BIC3 @ Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 4
Huom! kasvata IBAN muuttujille varattua tilaa 22 merkkiin. Muussa tapauksessa osa tilinumeroita jää pois. Jatkossa tilinumero viedään laskulle 4 merkin jaksoihin pilkottuna. Muista Testaus! Kun olet tehnyt edellä kuvatut muutokset, testaa e-kirjeen tulostus lähettämällä PCHerald lähetysohjelmalla testiaineisto Itellan ohjeiden mukaisesti. 3.2 Erillislaskut Laskuta päättyvälle tilikaudelle kuuluvat erillislaskutukset viimeistään ennen tilikauden täsmäytyksiä kirjanpidossa. Mikäli olet ajanut joulukuun kirjanpitoajot vastike- /vuokrareskontrasta, aja erillislaskut erikseen kirjanpitoon. 3.3 Lukemalaskut Mikäli taloyhtiössä peritään ennakoita, syötä uudet lukemat päivämäärällä 1.1.2013. Laskulle tulostuu päättyväksi kaudeksi 31.12.2012 ja laskulla huomioidaan ennakot myös 31.12.2012 asti. Ohjelma huomioi laskulle ennakoksi annetulta lukema-ajalta tapahtumat vastikevalvonnasta, niiltä maksulajeilta, jotka on tariffeilla annettu ennakkomaksulajeiksi. Esimerkiksi, jos mittarit on luettu 3.1.2013, mutta ennakot halutaan mukaan vain 31.12.2012 asti, lukemapäiväksi on annettava 1.1.2013. 3.3.1 Ennakoiden korjaaminen Jos ennakot on laskulla väärin tai esim. siirtymävaiheessa puuttuu jonkin kuukauden ennakko kokonaan, voit tehdä korjauksen muodostamalla ensimmäiselle lukemalaskutusjakson kuukaudelle erillisen haamulaskun ennakkomaksulajille joko miinus- tai plusmerkkisenä tapahtumiin. Kun lukemalaskutus on tehty, poista haamulasku! HUOM! Muista tarkistaa, että lukemalaskun päivämäärä tulee vuodelle 2012, jotta laskutus tulee oikealle vuodelle kirjanpidossa. 3.3.2 Laskujen peruminen Voit perua ne lukemalaskujen tapahtumat, joista et ole vielä muodostanut reskontralaskua. Peruminen tapahtuu Lukemalaskujen tulostus Toiminnot Laskujen peruminen toiminnolla. Peruttavaksi kelpaavat tapahtumat saat näkyviin työkalupalkin Virkistäpainikkeella. Peruttavien laskujen valinta. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 5
Valitse ikkunasta poistettavat laskut ja paina sen jälkeen työkalupalkista Poista. Poiston jälkeen aktivoituu Loki-välilehti, josta näet poistettavien laskujen tiedot. Laskun poisto poistaa laskuun liittyvät kirjanpidon tapahtumat ja tiliöinnit sekä päivittää mittarin lukemien tietoja. Perumisesta syntyvä loki. 3.4 Hyvityslaskut Hyvityslaskujen käsittelyrutiinilla joko palautat tai siirrät ennakoksi liikaa maksettua ennakkomaksua. Tasauslaskutushan muodostaa liikaa maksetuista ennakkomaksuista miinusmerkkisen tavoitteen, joka näkyy kirjanpidossa saamisten vähennyksenä. Siirrä nämä tilivuoden vaihteessa ennakkomaksuiksi päivämäärällä 31.12.2012. Tasauslaskujen keräys ja ohjaus esim. ennakoiksi reskontraan tapahtuu valitsemalla Vastike- ja vuokravalvonta ruudulla Toiminnot Hyvityslaskujen käsittely. 3.5 Koronlaskenta Laskusta on mahdollista saada korkolasku siinä vaiheessa, kun olet kirjannut sille osasuorituksen tai suorituksen. On myös mahdollista tulostaa korkolaskut avoimille kirjanpitoon kirjatuille laskuille. Toiminnon saat aktivoitua korkolaskutuksen ohjauksissa (Asetukset Ohjaukset) valitsemalla kohdan Korkolaskut avoimille laskuille. Korkolaskutus tehdään yleensä tammikuussa, joten huomioi laskujen tulostuksessa laskupäiväys, joka määrittää, mille tilikaudelle korkotuotot kirjanpidossa tuloutuvat. Huom! Ajoita laskennallisen koron laskenta siten, että annettuun päivään saakka on kaikki suoritukset kirjattu kirjanpitoon. Varmista myös, että annetun koronlaskentapäivän jälkeisiä suorituksia EI ole kirjattu kirjanpitoon. Ohjelma jättää mahdolliset kirjanpitoon kirjaamattomat suoritukset huomioimatta. 3.6 Vastikevalvonnan täsmäytykset ja toimenpiteet 3.6.1 Aiheettomien saatavien ja ennakoiden oikaisut Oikaise vastikevalvonnasta kaikki tilikaudelle kuuluvat aiheettomat saatavat/ennakot. Huomaa, että Ennakoiden palautus ikkunassa ohjelma tarjoaa kuluvaa päivämäärää, joka sinun tulee muuttaa käsin oikealle tilikaudelle. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 6
3.6.1.1 Saatavien oikaisu Tee Vastike- ja vuokravalvonta Valvonta ja ylläpito -ruudulla aiheettomalle saatavalle hyvityslasku. Hyvityslaskun (= miinusmerkkinen tavoite) muodostat samalle maksulajille ja summalle, jolle alkuperäinen tavoite on kirjattu. Kirjaa hyvityslaskulle suoritus Valvonta ja ylläpito -ruudun Suoritus-välilehdellä. Aloita suorituksen kirjaus Uusi jako painikkeella, anna maksupäiväksi laskun päivämäärä ja rahatiliksi esim. selvittelytili. Tallenna alkuperäiselle tavoitteelle suoritus paperitositteen kirjauksen kautta samalle päivälle ja samalle rahatilille (esim. selvittelytili). 3.6.1.2 Ennakoiden siivous Ennakkolistat kannattaa siivota palauttamalla aiheelliset ennakot asiakkaille esimerkiksi maksupäivällä 31.12.2012 (muista päiväys vuodelle 2012!). Aiheettomat ennakot voit palauttaa vain kirjanpitoon, mutta muista myös näiden palautuksissa kirjata päiväys vuodelle 2012. 3.6.2 Vinkkejä täsmäytykseen ja mittarilaskujen tulostukseen 3.6.2.1 Ennakot 3.6.2.2 Saatavat 3.6.2.3 Vakuudet Tulosta valvontaraporteista Ennakkoluettelo maksajittain -raportti ja vertaa raportin loppusummaa taseen ennakkotilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, etsi kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain. Tulosta valvontaraporteista Saatavaluettelo maksajittain -raportti ja vertaa raportin loppusummaa taseen saatavatilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, etsi kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain. Tulosta vakuustilanneraportoinnin kautta Vakuuslista vakuuslajeittain -raportti ja vertaa loppusummaa taseen vakuustilin joulukuun loppusaldoon. Jos summa ei ole sama, tarkista löytyykö valvonnasta vakuuksia saatavana tulostamalla valvontaraporttien kautta saatavaluettelo vain vakuusmaksulajista. (Huom. Osasuoritettu vakuus tulostuu vakuuslistaan, ei huomioida saatavana.) Jos ei vieläkään täsmää, etsi kuukausi, jolloin ero on syntynyt, tulostamalla sama raportti kuukausittain. 3.6.2.4 Pankkitili Pankkitilin eron voit etsiä tulostamalla pääkirjan pankkitilistä Tapahtumat yhdistellään - valinnan kanssa. Pääkirjalla suoritus näkyy yhdellä rivillä, mikä helpottaa tapahtumaluettelon ja pääkirjan vertailua (pankkitilin kirjanpitotilillä pitää olla määriteltynä yhdistelykriteeri tapahtumille). 3.6.2.5 Mittarilaskutus Jos laskuille ei tulostu laskutuksen aikaväli, tariffilta puuttuu tällöin tuotenimi. 3.7 Ketjutetut raportit Tilinpäätöstä varten voit tehdä Ketjutetut raportit sovelluksella esimerkiksi tasekirjajonon, johon määrittelet tasekirjaan tulevat raportit. Tulosteet ovat Word-muotoisia dokumentteja. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 7
Jonon raporteille on muistettava muuttaa oikea vuosi (Ketjutetut raportit Raporttijonojen määrittelyt). Huomaa myös päivämäärien esitysmuoto! Mahdollista on myös määritellä tulostusjono, joka muodostaa pdf-muotoisia levylle arkistoitavia dokumentteja, esim. vuokrareskontra/vastikereskontra jne. 3.7.1 Jonojen asetukset Raporttijonojen ylläpito. Oletusasetukset määrittelet jonokohtaisesti. Jonokohtaiset määrittelyt ovat yleisten asetusten suhteen voimakkaammat. Tasekirjajonon oletusasetukset (Huom. Kuvan polkumääritys on esimerkki!). Esikatselu-valintaa ei suositella käytettäväksi, sillä tulostus saattaa keskeytyä muistin riittämättömyyden vuoksi. Tällöin tulostus herjaa out of memory tai tulostuksesta jää joku raporteista pois. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 8
Jos palvelin on vaihdettu, saattaa sen myötä em. polkumäärittely muuttua tai käyttäjätunnuksen oikeudet olla riittämättömät ko. hakemistoon, esim. kirjoitusoikeus voi puuttua. 3.7.2 Sarakeotsikot 3.7.2.1 Tuloslaskelmaraportit Päivämäärän muoto pitää olla kaikissa tuloslaskelma-tyyppisten tulosteiden sarakeotsikoissa p.kk.vvvv (esim. 1.01.2012-31.12.2012), jotta se tulostuu oikein. Sarakeotsikko-ikkunan avaat otsikkoriviä napauttamalla. Tuloslaskelman sarakeotsikon ylläpito. 3.7.2.2 Taseraportit Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 9
Taseen sarakeotsikon ylläpito. Päivämäärän muoto pitää olla kaikissa tase-tyyppisten tulosteiden sarakeotsikoissa tilikauden päättymispäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv (tase, vastikelaskelma ja taseerittelyt). Sarakeotsikko-ikkunan avaat otsikkoriviä napauttamalla. 3.7.2.3 Talousarviovertailu Sarakeotsikoksi annat vain Toteutunut, Budjetti ja %. Talousarviovertailu. 3.7.2.4 Liitetietoraportit Sarakeotsikoina käytetään vuosilukua. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Vastikevalvonta - 10
4 Kiharkisto Tässä osassa tarkastellaan Kiharkisto-ohjelman vuodenvaihdetoimia. 4.1 Tilikauden vaihteen toimenpiteet ennen tasekirjan muodostusta Muuta tilikausimääritykset pääkäyttäjänapin kautta Taloyhtiöt-ohjelmassa. Tilikausi on määriteltävä jokaiselle yhtiölle erikseen. Tallennus tapahtuu joko siirtymällä seuraavaan yhtiöön tai Paluu-painikkeen avulla! Tilikausimääritysten ylläpito. Vuosipainikkeiden muutos: Vuosipainikkeiden ylläpito. Kaikkiin vuosikenttiin on annettava arvo! Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Kiharkisto - 11
Muodosta uudet arkistokansiot toiminnolla Luo Kansiot: Uusien kansioiden luonti. Jos et halua hakemistorakenteeseen kuukausikohtaisia kansioita, vastaa Ei ohjelman kysyessä, perustetaanko kuukausikohtaiset kansiot. Jos edellisen tasekirjatulostusten jälkeen on vaihdettu palvelin, tarkista, onko ketjutettujen raporttien tulostusmäärittelyissä oleva tallennuspolku mahdollisesti muuttunut. Lisäksi käyttäjätunnusten oikeudet ovat saattaneet muuttua (esim. kirjoitusoikeuden puuttuminen estää raporttien tallentumisen eco-kansioon). Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Kiharkisto - 12
5 Tilikauden päättäminen ja tilinavaus Tässä osassa kuvataan tilikauden päättäminen sekä uuden tilikauden avaamiseen liittyvät toimenpiteet. 5.1 Tilikausimääritykset Avaa uusi tilikausi tilikausirekisteriin (Kirjanpito Tilikaudet). Tilikauden on oltava avattuna ennen kuin teet laskuja, joilla on tilikausikohtainen numerointi. Lukitse vanha tilikausi sen jälkeen, kun et enää kirjaa vientejä ko. kaudelle. Reskontrien täsmäytysten ja kirjaamisten jälkeen voit antaa tilikauden lukituspäiväksi 30.12., jolloin voit vielä kirjata tilinpäätösvientejä päivämäärälle 31.12. Muista avata myös poikkeavat tilikaudet. Tilikausien ylläpito. Voit estää kirjauksia virheelliselle tilikaudelle avaamalla tilikausia myös tulevaisuuteen ja antamalla tilikauden viimeisen päivän lukituspäiväksi. Huomioi tällöin, että mikäli käytössä on Visma L7 Käyttöomaisuuskirjanpito -ohjelma, se laskee sumupoistot siihen saakka kuin tilikausia on avattu. 5.2 Automaattinen tilinavaus Tarkista, että tilikarttaan on määritelty tilinavausohjaukset (Tili Toiminnot Tilinavausohjaus) esim. käyttöomaisuuden lisäys-/vähennys- ja poistotileille. Kun olet käsitellyt edellisen tilikauden Visma L7 ohjelmistolla ja se on valmis, voit laskea uuden tilikauden avaussaldot automaattisesti. Vanhalle tilikaudelle ei tarvitse tehdä mitään tuloksen kirjauksia, vaan tulos lasketaan ja kirjataan tilinavauksen yhteydessä uudelle tilikaudelle (edellisen tilikauden tulos-tilille). Tilinavaussaldojen laskennan löydät valinnalla Kirjanpito Saldojen päivitys Tilinavaussaldot -välilehti. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 13
Tilinavaussaldojen automaattinen laskenta. Huom. Edellisen tilikauden tulostili on vakiotilikartan mukainen esimerkki! 5.2.1 Perinteisessä ympäristössä Perinteisessä ympäristössä valitset tilikauden, annat tuloksen kirjauksen tilin ja määrität, millä tarkkuudella edellisen tilikauden tietojen pohjalta uusi tilinavaus tehdään. Keräysajo käy edelleen läpi edellisen tilikauden tasetilien (vastaavaa ja vastattavaa) saldot ja laskee niiden pohjalta myös uudelle tilikaudelle siirtyvän voiton/tappion. Laskennan lopuksi ohjelma näyttää vielä tilikauden tuloskirjauksen, jonka jälkeen kerätyt ja lasketut tapahtumat viedään kirjanpidon käsikirjausten tiedostoon tilinavaustapahtumiksi ja samalla käynnistetään myös ko. ylläpito-ohjelma. Sen kautta uudet tapahtumat ovat todettavissa ja käsiteltävissä perinteiseen tapaan. Jos haluat pitää tilikauden voiton/tappion erillään siihen asti, kunnes hallitus on tehnyt siitä päätöksen, voit avata myös oman tilin Tilikauden voitto/tappio (esim. 2180) käytettäväksi tilinavauksessa. 5.2.2 Juridisten yksiköiden ympäristössä Juridisten yksiköiden ympäristössä annat päättyneen tilikauden loppupäiväyksen. Sen perusteella ohjelma virkistää listalle tulosyksiköt, joiden tilikausi on päättynyt ko. päivänä. Listasta voit valita laskentaan yhden tai useamman yksikön kerralla. Tilinavaussaldojen minimitarkkuus on tällöin tili ja kustannuspaikka. Ohjelma laskee ja kirjaa uudelle tilikaudelle siirtyvän voiton/tappion kustannuspaikan tarkkuudella, mutta näyttää laskennan päätteeksi sen tulosyksikkötasolla. Tapahtumat viedään kirjanpidon käsinkirjauksiin, kuten edellä on kerrottu. 5.3 Tilinavauksen tulostus Taseen tulostuksessa on mahdollista erotella tilinavaus omaksi sarakkeekseen. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 14
Sarake Mitä tulostaa 1. Toteutunut Tulostaa aikaväliltä sekä tilinavaus- että normaalitapahtumasaldot (=kaikki). 2. Toteut.-tilinavaus Tulostaa aikaväliltä vain normaalitapahtumasaldot. 3. Tilinavaus Tulostaa aikaväliltä vain tilinavaussaldot. Taseen tulostus tilinavaussaldojen kera. Myös kirjaamattomista tapahtumista luetaan vastaavat tiedot, jos olet valinnut ne sarakkeisiin mukaan. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Tilikauden päättäminen ja tilinavaus - 15
6 Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet Tässä luvussa on kuvattu järjestelmän uusia, tilinpäätösvaiheessa hyödyllisiä ominaisuuksia. Tarkemmat käyttöohjeet löytyvät Visma L7 erillisohjeista ja -käsikirjoista. 6.1 Yritysrekisteri Kiinteistöhallinnan yritysrekisteritiedoissa taloyhtiön maksajaosapuolen Nimi2-kenttään on yleisesti tallennettu toisen maksajan nimi. Tällöin ei ole suotavaa, että yritysrekisterin perustietoja muutettaessa päivitetään tätä nimeä lainkaan. Osapuolten päivitysajossa (Yritysrekisteri Toiminnot Osapuolien päivitys) on ollut jo jonkin aikaa mahdollisuus siihen, että ohjelma kysyy osapuoli kerrallaan, päivitetäänkö Nimi2. Nyt on lisätty vielä uusi parametri, jolla estetään kokonaan Nimi2-tiedon päivittyminen, eikä päivittämistä edes kysytä. 6.2 Asiakkaiden verkkolaskutusohjaukset Yritysrekisterin myyntireskontratietojen Toiminnot Tilaajan tiliöintitiedot ylläpitoa, jossa määritellään verkkolaskutusohjaukset, on muutettu (ks. kohta 2.6.1). Voit perustaa asiakkaiden ohjaukset nyt myös yksikkökohtaisesti. Yksikkökohtaisia tiliöintitietoja tarvitset vastike- ja vuokralaskutuksessa muodostaessasi kuluttajan verkkolaskuja. Ks. Vastikelaskut verkkolaskuiksi -erillisohje 6.3 Kuluttajan verkkolasku ja suoramaksut (uusi sovellus) Nykymuotoinen suoraveloitus päättyy 31.1.2014, minkä jälkeen pankit eivät enää käsittele niille lähetettyjä suoraveloitusaineistoja. Suoraveloitus korvataan kuluttajan verkkolaskulla (tästä käytetään myös nimitystä elasku) ja kuluttajan suoramaksulla, joiden muodostaminen tapahtuu Visma L7 järjestelmässä Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut -sovelluksella. Sovelluksella käsittelet myös maksuihin liittyviä vastaanottoilmoituksia sekä muodostat pankkiin lähetettävän vastaanottoehdotusaineiston, jonka avulla pankki siirtää suoraveloitusasiakkaat uusien palvelujen piiriin. Lisäksi voit muodostaa laskuttajailmoitukset tulosyksiköittäin ja välittää ne Maventan kautta pankkiin. Tilataksesi sovelluksen ota yhteyttä myyntiimme. 6.4 Isännöinti, osapuolet Osakeluetteloon (tyrap23.rpt) ja ääniluetteloon huoneistojärjestyksessä (tyrap24.rpt) on jatkossa mahdollisuus tulostaa tieto valtakirjasta ja henkilön nimi. Tätä varten tulee Osapuolet Asetukset Ohjaukset ikkunassa lisätä SOPIMUSINFOparametrin K009 arvolle 4000 selite valtakirja. Sen jälkeen voit perustaa osakkaalle uuden sopimuksen, jonka aihe on Muut sopimukset ja info valtakirja. Lisätietoon kirjoitat valtakirjan haltijan nimen ja päiväyksiin määrität, mistä päivästä lähtien ja mihin Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 16
asti valtakirja on voimassa. Päiväyksiä verrataan taloyhtiöraporttien tulostuksessa annettavaan päiväykseen. 6.5 Vastike- ja vuokralaskutus Tulostustapavalinta Vastike-/vuokralaskujen tulostus ohjelman käyttöliittymä on hieman muuttunut: nyt mahdollinen ekirjeiden muodostusohjaus tehdään E-kirjeet -valintanapin avulla (aiemmin valintaruutu). Ellet halua muodostaa ekirjeitä kyseisessä laskutusajossa, valitse Ei aineistoa nappi. Huoneiston haku Laskutukseen on lisätty mahdollisuus hakea yksittäistä huoneistoa/huoneistoja mm. huoneiston numerolla. Huoneistolistan Kaikki-painikkeen viereen on lisätty Hae-painike. Painike avaa hakuikkunan, jossa on oletuksena valittu taloyhtiö ja johon syötät haluamasi huoneistonumeron. Painettuasi Hae ko. huoneisto aktivoidaan huoneistolistalla. Voit tehdä useamman haun peräkkäin. Kun olet valinnut kaikki haluamasi huoneistot, paina Virkistä maksajat. Valittuna voi olla kerralla myöskin useampi taloyhtiö. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 17
6.6 Kirjanpitoajot Vastike- ja vuokrareskontran kirjanpitoajojen yksikkölista on muutettu sellaiseksi, että voit lajitella taloyhtiön nimellä ja numerolla otsikkoa napauttamalla. Järjestysvalinta tallentuu käyttäjäkohtaisesti parametrikantaan. 6.7 Lukemalaskutus Lukemalaskujen tulostus ohjelman käyttöliittymä on hieman muuttunut: nyt mahdollinen ekirjeiden muodostusohjaus tehdään E-kirjeet -valintanapin avulla (aiemmin valintaruutu). Ellet halua muodostaa ekirjeitä kyseisessä laskutusajossa, valitse Ei aineistoa nappi. 6.8 Lainaosuusilmoitus Lainaosuusilmoituksille (loilmo12.rpt ja loilmo12bic.rpt) on vaihdettu lainanantajan nimi haettavaksi yritysrekisterin nimestä hakunimen sijaan. 6.9 Vuokralaskutuksen perusraportit Veloituslista kuukaudelta (vuokralista) (talsku5.rpt) -raporttiin on lisätty väliviiva huoneiston vaihtuessa. 6.10 Perintä Vastike- ja vuokrareskontran maksukehoituksiin on lisätty uusi perintäraportti Karhut huoneistoittain IBAN (mrkarhu10bic.rpt). Perintäkirjeet tulostuvat taloyhtiö + huoneisto järjestyksessä. Vuodenvaihde: kiinteistöhallinta Visma L7 -järjestelmän uudet ominaisuudet - 18