KUNTA- JA PALVELURAKENNEMUUTOSTEN ICT- TUKIOHJELMA - VALMISTELUHANKE - Kuntasektorin arkkitehtuuriseminaari 2.10.2012 Tommi Oikarinen, VM
ICT -tukiohjelman tavoitteet ICT tukiohjelman toimintamallin tavoitteena on varmistaa, että kuntaorganisaatioissa (kunnat, kuntayhtymät ja muut kunnalliset organisaatiot) toiminta voi liitostilanteesta tai muusta rakennemuutoksesta huolimatta jatkua katkotta. Tavoitteena luoda edellytykset kunnille kehittää tietohallintoa ja ICT toiminnan johtamista entistä paremmin toimintaa tukevaksi Yhteisillä toimintamalleilla, tukimateriaalilla ja kuntaliitoskohtaisella muutostuella tuetaan kansallisten kunta- ja palvelurakennemuutosten tavoitteita sekä liittyvien kuntien paikalliselle muutokselle asettamia yhteisiä tavoitteita. Tukiohjelman avulla pyritään varmistamaan, että toiminnan kehittämisen edellytykset säilyvät muutoksesta huolimatta 2
ICT tukiohjelma osana laajempaa muutostukea ICT -tukiohjelma ICT tukiohjelma liittyy osaksi muuta kunta- ja palvelurakennemuutosten tukea Toimintamalli muutoksen prosessien eri vaiheisiin 3
ICT tuen valmistelun tavoitteet Valmistella toimintamallit kunta- ja palvelurakennemuutoksien ICTmuutostukiohjelma Tuottaa kuntaorganisaatioiden käyttöön tukimateriaalia sekä muodostaa esitykset toiminta- ja organisointimallista muutostuen sekä asiantuntijatukipalvelujen tarjoamiseksi kuntarakenteiden muutostyön kaikkiin vaiheisiin Toteuttaa tarvittavat selvitykset jo toteutuneista kuntaliitoksista ja niiden vaikutuksista. Yhteisiä menettelyjen ja ratkaisumallien löytäminen tietojärjestelmämuutoksiin liittyviin oikeudellisiin kysymyksiin, jotta muutos olisi kuntarakennemuutostilanteissa mahdollisimman sujuvaa Tuotokset: Määritys kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuen sisällöstä sekä suunnitelma tuen toteutuksesta ja sen organisoinnista Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tukimateriaali ja ohjeistus Selvitys ja ratkaisumalliesitykset kunta- ja palvelurakennemuutosten yhteydessä tehtävien tieto- ja viestintäteknisten palvelujen yhteensovittamisen ja kehittämisen oikeudellisista kysymyksistä Yhteenveto jo toteutetuista kuntaliitoksista ja muista kunta- ja palvelurakennemuutoshankkeista ICT-näkökulmasta Hankkeen loppuraportti sekä esitys ICT-muutostukiohjelman ohjaus- ja organisointimallista sekä rarkennettu ehdotus muutostuen resurssitarpeista 4
Tukiohjelman kohteet ja ohjaus (luonnos) A. Yhteinen ohjaus Yhteinen ohjaus: seuranta ja ohjaus onnistumisen arviointi muutostuen organisointi ja resursointi Tiedot Menetelmät Yhteiset palvelut Ohjeet, mallit Säädökset Ministeriöiden ohjaus C. Edellytysten varmistaminen B. Tuki kunnille Työpajat Koulutus Toimittajat Yhteistyö verkostot Edellytysten varmistaminen: kansallisen ohjauksen ja tuen yhdenmukaistaminen (muutoksen näkökulmasta) kuntien toimintaan kohdistuvan muutosta haittaavan normiohjauksen muutosten selvittäminen ja ratkaisu olemassa olevat ratkaisuvaihtoehdot (mm. yhteiset palvelut) toimittajayhteistyö informaation kokoaminen yhteen paikkaan Asiantuntijapalvelut Muutostuki kunnille: suunnittelu-, toteutus- ja käyttöönottomenetelmien muutoksen toteutuksen eri vaiheisiin liittyvien ohjeiden, hyvien käytäntöjen ja esimerkkimallien toteutus osaamisen lisääminen (koulutus) muutosprojektin tuki (asiantuntija-apu, työpajat) euromääräinen tuki 5
ICT muutostuen tietopankki Säädökset Standardit Suositukset Palvelutoiminta (arviointitieto) Muutokseen vaikututtava Toimintaa ohjaavat Vaikuttavuus Laatu Yhteen koottu tieto muutoksen eri vaiheiden: Arviointiin Menetelmät, ohjeet Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto ICT-muutostuen tietopankki Esimerkit Suunnitteluun Toteutukseen Käyttöönottoon Seurantaan Ratkaisut Hyvät käytännöt, esimerkit Palvelut 6
Muutosprosessi ja ICT -tuki 1. Kuntauudistuksen valmistelu, viestintä ja kuntien kuuleminen 2. Kuntaliitosten selvittäminen 3. Kuntaliitosten päättäminen 4. Kuntaliitosten valmistelu 5. Muutosjohtaminen 6. Kuntaliitosten toteuttaminen 7. Kuntaliitosten hyvien Käytäntöjen omaksuminen 8. Kuntaliitosten seuranta ja arviointi ICT -tuki Arviointi- ja suunnitteluvaihe Toteutusvaihe Käyttö- ja jatkuva kehittäminen ICT-muutostuki kytkeytyy suoraan kuntamuutostuen pääprosessiin ICT-muutostuki jakautuu kolmeen pääprosessivaiheeseen Arviointi- ja suunnitteluvaihe: tuki kuntamuutoksen hyötyjen, kustannusten ja uusien ratkaisumallien arviointiin nykytila-arvion ja tulevan ratkaisustrategian avulla. Tavoitetilan suunnittelu Toteutusvaihe: tuki varsinaiselle kuntamuutoksen toteutukselle, jatkuvuuden varmistaminen ja Käyttö- ja jatkuvan kehittämisenvaihe: Arviointivaiheen strategisten tavoitteiden saavuttamisen varmistaminen, uusien ratkaisujen ja mallien läpiviennin varmistaminen, hyötyjen mittaus 7
Tukiohjelma kohdennetaan sisältöalueisiin (luonnos) Kunnan palvelut Kunnan johtaminen Johtaminen (muutoksen johtaminen) Tietohallinnon johtaminen Kokonais- Kehittäminen, arkkiteh- tuuri laadunhallinta (muutoksen hallinta) Projektisalkkujen, ohjelmien ja projektien hallinta Ratkaisujen hallinta Operatiivinen ICT-toiminta (jatkuvuuden varmistaminen) Tietoturva ja varautuminen ICT-palvelutoiminta Yhteentoimivuuden edistäminen Sopimukset ja hankinnat Rekisterinpito Tietojärjestelmäpalvelut 8
Muutostuen työkalupakki tuen kohteet (luonnos) Arviointi- ja suunnitteluvaihe Toteutusvaihe Käyttövaihe ICT-tavoitetilan määrittäminen päätöksenteon tueksi Muutoksen hallittu ja järjestelmällinen toteutus ICT-palvelujen optimointi toiminnallisen muutoksen tueksi Johtaminen Mihin haluamme mennä? Miten muutos johdetaan? Hallinta Mihin muutos tehdään? Miten muutos hallitaan? Miten varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen? Operaatiot Mistä lähdetään liikkeelle? Miten muutos toteutetaan? 9
Muutostuen työkalupakki tuen kohteet (luonnos) Arviointi- ja suunnitteluvaihe Toteutusvaihe Käyttövaihe ICT-tavoitetilan määrittäminen päätöksenteon tueksi Muutoksen hallittu ja järjestelmällinen toteutus ICT-palvelujen optimointi toiminnallisen muutoksen tueksi Johtaminen ICT-palveluvisio ja johtamisen periaatteet Tulevan mallin kustannusten ja hyötyjen arviointi ICT-johtamisen organisointi ja määritys Kustannusten ja hyötyjen verifiointi Hallinta Kehittämistarpeiden ja kehittämiskohteiden kokoaminen Varautumisen tarpeiden määritys Muutoksen toteutuksen hallinta Turvallisuuden varmistaminen Kehittämispolun hallinta Kehittämisprojektien hallinta Operaatiot Lähtötilanteen kuvaaminen järjestelmät ja sopimukset Yhdistettävien ympäristöjen tarkennettu kuvaaminen Sopimusten hallinta Tavoitearkkitehtuurin tarkentaminen Hankintojen ja hankkeiden läpivienti 10
Tukiohjelmapaketit (luonnos) ICT-tukiohjelma on jaettu kolmeen muutoksen elinkaaren päävaiheeseen sidottuun pakettiin Arviointi- ja suunnitteluvaihe Muutostuen yleiskuva ja toimintamalli, yleiset ohjeet Toteutusvaihe Käyttö- ja jatkuva kehittäminen Tämä paketti on tarkoitettu vaiheeseen, jossa ei vielä ole tehty päätöstä kuntamuutoksesta Paketti keskittyy tukemaan tulevan palvelurakenteen ja toimintamallin strategista suunnittelua sekä tulevan ratkaisumallin kustannushyötyarviontia Paketti keskittyy erityisesti johtamistason kohteisiin Paketti on tarkoitettu erityisesti kuntamuutospäätöksen päätöksenteon tueksi Tämä paketti on tarkoitettu vaiheeseen, jossa on tehty hallinnollinen päätös kuntamuutoksesta, mutta sitä ei ole vielä toteutettu Paketti keskittyy tukemaan muutoksen varsinaista toteuttamista siten, että palvelujen jatkuvuus varmistetaan ja että muutos on hallittua Paketti tukee myös ensimmäisten kuntamuutoksesta saatavien hyötyjen realisointia Tämä paketti on tarkoitettu vaiheeseen, jossa kuntamuutos on rakenteellisesti jo toteutettu Paketti keskittyy tukemaan varsinaisen rakenteellisen muutoksen jälkeistä aikaa, jolloin johtamis- ja palvelumallit optimoidaan Toteutusmallien optimoinnin tarkoituksena on varmistaa, että suunnitteluvaiheessa määritetyt strategiset tavoitteet aidosti saavutetaan 11
Suunnittelun tuki vaiheissa (esimerkki) Arviointi- ja suunnitteluvaihe Mistä lähdemme liikkeelle? Mihin halutaan mennä Miten kannattaa toteuttaa Lähtötilanne Johtaminen Ohjeet Ohjeet Tavoitetila Johtaminen Palvelut: ICT-palvelujen järjestäminen Organisointi ja resurssit Kuvausmallit / - pohjat Kuvausmallit / - pohjat Palvelut: ICT-palvelujen järjestäminen Organisointi ja resurssit Toimittajat Teknologiaympäristöt Esimerkkikuvaukset Esimerkkikuvaukset Toimittajat Teknologiaympäristöt Haasteet / kehittämistarpeet Haasteet / kehittämistarpeet Muutos 12
Kokonaisarkkitehtuurin roolin korostaminen Kaikille yhteiset Kunnan tehtävät Menetelmät Toteutuksen suunnittelu Ohjeet, mallit Esimerkit Käyttö ja kehittäminen Toteutus Toteutussuunnitelmat Kaikille yhteiset Yhteiset palvelut 13
Muutuostuki ja yhteinen kokonaisarkkitehtuurityö Arviointi- ja suunnitteluvaihe Toteutusvaihe Käyttö- ja jatkuva kehittäminen MDM viitearkkitehtuuri Toimintamalli-ohje Hyödynnettävät tuotokset Toiminta Sidosryhmät Vaatimukset Käsitemalli Tietoryhmät Tieto Tietovirrat Tietovarannot Mitä tuotoksia kannattaa tulisi hyödyntää muutoksen suunnittelussa ja toteutuksessa Miten tuotoksia kannattaa hyödyntää suhteessa tavoitteisiin 14
Valmisteluhankkeen suunnitelma 15
Muutosaikataulu / ICT tuki / liitosalue 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Kunta- ja palvelurakennemuutos Lainsäädäntö Selvitykset ja liitosesitykset Muutosten toteutus Kuntien ICTtukiohjelma Valmisteluhanke ICT -tukiohjelma Muutos kunnassa Arviointi- ja suunnittelu Toteutus Käyttö ja jatkuva kehittäminen 1.5.2013 1.4.2014 1.1.2017 Lainsäädäntö Selvitykset ja liitosesitykset Muutoksen toteutus
Valmisteluvaiheen päävaiheistus Päävaihe Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Asemointi suhteessa muutoksen ja muihin tukimuotoihin Valmistelun käynnistys, suunnittelu ICT-tukiohjelmakonseptin ja valmistelun tuotosten täsmennys Valmistelu- ja suunnitteluvaiheen tuen täsmennys Toteutusvaiheen tuen täsmennys Optimointivaiheen tuen täsmennys ICT-tukiohjelman työpajasuunnitelma ja paketointi Tuotosten katselmointi Projektin päättäminen 15.10.2012 30.11.2012 31.3.2013 17
Kuntauudistuksen ohjausryhmä Valmisteluryhmä Työryhmät / osahankkeet Organisointi Tommi Oikarinen, VM / JulkICT (hankep.) Juhani Heikka, Oulu Matti Franck, Espoo Sirpa Mäntynen, Kouvola Kari Hyvönen, Kajaani Sami Sulkko, Punkaharju Yrjö Koivusalo, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Jaakko Riihimaa, Seinäjoen koulutuskuntayhtymä Mika Tammilehto, opetus- ja kulttuuriministeriö Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö Kai Karsma, työ- ja elinkeinoministeriö Anu Hernesmaa, VM / KAO Simo Tanner, Suomen Kuntaliitto Heikki Talkkari, VM / JulkICT (siht.) Mikael Vakkari, VM / JulkICT (siht.) Hankkeen ohjausryhmänä toimii kuntauudistuksen ohjausryhmä ja sen etenemistä seurataan julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnassa (JUHTA). Hankkeen lopputuloksia käsitellään hallinnon ja aluekehityksen ministeriryhmässä. Hankkeen valmisteluryhmä voi asettaa hankkeen tavoitteiden ja tehtävien toteuttamiseksi tarpeellisia alatyöryhmiä tai -hankkeita. 18