PAKASTE VASTAANOTTOTOIMINNAN KEHITTÄMISSUUNNITELMA 20.4.2010 Kemin terveyspalvelut Viena Hakso Sh (YAMK) Viena Hakso Kemin kaupunki 20.4.2010 1
Sisällysluettelo 1. Kehittämistyön kuvaus... 3 1.1 Taustaa... 3 1.2. Kemin lähtökohdat... 4 1.3. Kehittämistyön tavoitteet... 5 1.4 Liittyminen muuhun kehittämiseen ja hankkeisiin... 5 1.5 Kehittämistyön tulosten määrittely... 6 1.6 Mahdolliset ongelmat ja riskit... 6 2. Kehittämisorganisaatio... 7 2.1 Kehittämistyöryhmä /kehittäjätiimi... 7 2.2. Ohjausryhmä... 7 3. Toteutussuunnitelma... 8 3.1. Kehittämistyön vaiheet ja aikataulu... 8 3.2. Kehittämistyön tehtävä... 8 3.2.1 Suunnitteluvaihe...8 3.1.2 Tiedotusvaihe...13 3.1.3 Mallin Toteuttaminen...13 3.1.4 Arviointi ja Talous...15 4. Ohjaussuunnitelma... 15 4.1 Kokoukset... 15 4.2 Kehittämistyön raportointi ja tiedottaminen... 15 4.3 Tulosten hyväksyminen... 15 Viena Hakso Kemin kaupunki 20.4.2010 2
1. Kehittämistyön kuvaus 1.1 Taustaa Kaste -ohjelma on 2008-2011 on valtionneuvoston 31.1.2008 sosiaali- ja terveysministeriön esittelyssä hyväksymä kansallinen sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämisohjelma, joka perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon suunnittelua ja valtionosuuksia koskevaan lainsäädäntöön. Ohjelmassa on määritelty kehittämistavoitteet ja keskeisimmät toimenpiteet, Valtakunnallisen ohjelman mukaan sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen laatua ja kustannustehokuutta tulee kehittää parantamalla palvelujen vaikuttavuutta, ehkäisemällä ongelmia sekä vahvistamalla peruspalveluja ja asiakasprosesseja. Lisäksi uudet teknologiaratkaisut ja palveluinnovaatiot sekä henkilöstörakenteen ja johtamisen kehittäminen tuonevat parempaa laatua ja kustannustehokuutta. (PaKaste 2009, perusterveydenhuollon kehittäminen, toimintasuunnitelma) PaKaste ( Lapin Kaste) kehittämistyö kohdentuu perusterveydenhuollon ja sosiaalityön kehittämiseen sekä terveyden edistämiseen. Kehittämistyön toimintasuunnitelmat ovat luettavissa sivuilta; http://www.sosiaalikollega.fi/kaste/lappi/perusterveydenhuollon_kehittaminen/pth- TOSU%2021.12.2009.pdf Kemin terveyspalvelut osallistuu vastaanottopalvelujen kehittämiseen (9/2009-10/2011) ja kehittämiskohteeksi on valittu vastaanoton ja päivystyksen potilaslogistiikan selkeyttäminen (starttikokous 1.12.2009). Viitekehyksenä on käytetty Eija Peltosen väitöskirjan (2009); Toimintamalli perusterveydenhuollon vastaanottotoiminnassa.
1.2. Kemin lähtökohdat Kemin kaupungin terveyspalvelun vastaanottotoiminta on hajautettu kolmelle terveysasemalle (Sauvosaari, Syväkangas ja Karihaara ). Päivystysvastaanotto toimii L-PKS:n tiloissa virkaaikana omana toimintana ja klo 16 jälkeen sekä viikonloppuna yhteispäivystyksessä. Päivystyksen lääkäripalvelut hankitaan ostopalveluina, päiväpäivystykseen hoitajan työpanos tulee omana toimintana. Kemin terveyspalvelujen haasteena ovat korkeat erikoissairaanhoidon kustannukset, päivystysvastaanoton korkea käyttö ja ajanvarausaikojen huono saatavuus sekä asiakkaiden hoidon jatkuvuus. Lähtötilanteessa kartoitettiin hoitajien ja lääkärien tehtävien painopistettä. Sairaanhoitajien työajasta 60 % kuluu erikoisvastaanottojen pitämiseen ja 10 % asiakaspalveluun. Ainoastaan noin 30 % työajasta on varsinaista sairaanhoitajan vastaanottoa. Terveyskeskusavustajien työstä 34 % kului erikoistehtäviin ja 66% asiakaspalveluun. Osa-aikaistatyötä tekevät sekä toimipisteen ulkopuolelta tulevat työntekijät asettavat oman haasteensa töiden organisointiin. Lääkärien työajasta vastaanottotoiminnan lisäksi kuluu äitiys- ja lastenneuvolatyöhön, koulu- ja opiskelijaterveystarkastuksiin sekä varusmies- ja pakolaistyöhön lisäksi eurolääkäreiden ohjauksiin. Osa työajasta kuluu erilaisiin konsultointitehtäviin, reseptien uusimisiin, labvastausten tulkitsemiseen sekä todistusten laatimiseen. Kemin terveyspalvelualueen toiminnalliset tavoitteet (2013) Toiminta-ajatus; edistää asukkaiden hyvinvointia ja terveyttä laadukkailla, monipuolisilla ja kustannustehokkailla palveluilla. Vastaanottopalvelujen toiminta-ajatus; tarkoituksena on kansansairauksien ennaltaehkäisy sekä olemassa olevien sairauksien asiakaslähtöinen hoitaminen todetuin ja yleisesti hyväksytyin lääketieteellisen hoitomenetelmin
Vastaanottotoiminnan painoalueet; (keskeisimmät) Toiminnan kehittäminen päivystystoiminnasta ajanvaraukselliseen suuntaan työjakohankkeen antamien valmiuksien jalkauttaminen lääkäri- hoitaja työparin toiminnan kautta palvelunlaadun kehittäminen ja tehostaminen hoitotakuu ja hoidon jatkuvuuden toteuttaminen sairauksien ennalta ehkäisevän ja varhaisen puuttumisen toimintamallin kehittäminen ja tehostaminen Päätavoite vastaanottotoiminnalla; Vastaanoton ajanvarausasiakkaiden palvelujen saatavuus ja toimivuus sekä hoidon jatkuvuus on turvattu. Potilaslogistiikan selkeyttäminen päivystys - ja ajanvarausasiakkaiden välillä. VISIO: 2012 Kemin Terveyskeskus MERI-LAPIN PARAS TERVEYSKESKUS 1.3. Kehittämistyön tavoitteet 1) Lääkäri- omahoitajan työjakomallin asteittainen käynnistämien 2) Alueella toimii moniammatillinen tiimityönmalli, jolloin asiakkaat hoidetaan vastuualueittain 3) Henkilöstön osaamisen varmistaminen ja ammattitaidon laajentaminen 4) Sidosryhmien välinen yhteistyö on joustavaa, asiakkaat hoidetaan moniammatillisessa yhteistyössä. 1.4 Liittyminen muuhun kehittämiseen ja hankkeisiin Perusterveydenhuollon hanke
PETTU- hanke 1.5 Kehittämistyön tulosten määrittely Kehittämishanke on toteutunut halutulla tavalla, kun seuraavat tulokset on todennettavissa: 1. Jokaisella pitkäaikaissairaalla asiakkaalla on omahoitaja ja lääkäri, jotka vastaavat koordinoidusti asiakkaan hoidosta. ( asteittain) 2. Hoitajilla ja lääkäreillä on yhdessä sovittu konsultaatio järjestelmä 3 Alueilla toimii moniammatillinen tiimityönmalli 4a) Hoitajat ovat päivittäneet tiedot yleisimmistä kansansairauksista. b) Erikoisvastaanoton asiantuntijahoitajat ovat päivittäneet tehtäväkuvan edellyttämän osaamisen. c) Asiantuntijahoitajan ja sairaanhoitajan välillä tehtävänjako on kirjattu. d) Hoitajien palkkausjärjestelmä on käytössä, joka vastaa laajennettua tehtävänkuvaa. 5. Sidosryhmien väillä on hoitoketjut yhdessä kuvattu ja sovittu vastuualueet 1.6 Mahdolliset ongelmat ja riskit Henkilökunnan osallistuminen kokouksiin ja koulutuksiin voi syntyä ongelmaksi, koska sijaisten palkkaamiseen ei ole varattu määrärahaa. Odotukseen " valmista hetkessä" - muutoksessa jokaisen henkilön on käytävä oma sisäinen prosessinsa. Työyhteisön jäsenten ryhmäytyminen vie vähintään vuoden ja tiimityön kehittyminen 3-5v. Henkilökunnan rekrytointi, saadaanko pysyvä henkilöstö, sitoutuminen Toimivat työskentely tilat ja puhelin palvelu
2. Kehittämisorganisaatio 2.1 Kehittämistyöryhmä /kehittäjätiimi Tehtävä: Valmistella asiat työyhteisön kehittämispalaveriin ja ohjausryhmälle. Toimia linkkinä työyhteisöihin. Tiedottaa ja jalkauttaa kehittämistyötä kentälle Kokoonpano; Viena Hakso, kehittäjätyöntekijä, pj ad. 28.4.2010 Hilkka Timonen, oh, sihteeri Heli Juntunen, tk- lääkäri Sirpa Moilanen, tk- lääkäri Maija-Riitta Hilke,tk- lääkäri Päivi Nikupeteri, tk- lääkäri Monica Laajala, sh Pirjo Peltoperä,sh Miia Kauppila,sh Hannele Luukinen tka Työryhmä on kokoontunut kolme kertaa. Lisäksi hoitajien ja toimistotyöntekijöiden kesken on kokoonnuttu kaksi kertaa ja koko työyhteisön kanssa kolme kertaa. 2.2. Ohjausryhmä Tehtävä; Seurata kehittämistyön etenemistä, hyväksyä ja tehdä tarvittavat muutokset työyhteisön ja kehittäjätyöryhmän ehdotuksiin Kokoonpano: Tiina Okkonen, vs. terveydenhuollonjohtaja, pj Liisa Niiranen, sosiaali- ja terveyspalvelujenjohtaja Jyri J Taskila, johtava lääkäri Hilkka Timonen, vastaanottopalvelujen oh Pirjo Leinonen, terveyspalvelujen oh Viena Hakso, kehittäjätyöntekijä sihteeri, ad 28.4.2010 Tarvittaessa pyydetään muita asiantuntijoita kokouksiin. Työryhmä on kokoontunut kolme kertaa.
3. Toteutussuunnitelma 3.1. Kehittämistyön vaiheet ja aikataulu Toteutuksen vaiheet ovat; 1) Toimintamallin ja toteutuksen suunnittelu helmi -huhtikuu 2010 2) Tiedotusvaihe, kenelle tiedotetaan /miten tiedotetaan 3) Toteuttaminen käytännössä; 5/2010-10/2011 4) Kehittämistyön arviointi; ITE- arviointi, taloudelliset luvut 5) Dokumentointi 3.2. Kehittämistyön tehtävä 3.2.1 Suunnitteluvaihe Suunnitteluvaiheessa on kartoitettu resurssit, kuten henkilökuntamäärä ja työaikamuodot ( kts taulukko 1 ). Hoitohenkilökunta ammattiryhmittäin ja työaika tammikuu 2010 (taulukko 1) ammattiryhmä määrä hlö koko työaika osa-aika lääkäri 9 sairaanhoitajia 6 3 3 terveydenhoitaja 6 3 3 vastaanottoavustaja 3 3 2 yht 9 8 toimistotyöntekijä 1 alueella + arkisto ja tekstinkäsittely 3 3 +2 Tammikuussa 2010 kokotyöaikaisia ja osatyöaikaisia työntekijöitä oli lukumäärältään saman verran. Tilanne tulee muuttumaan koko työaikaisemmaksi kuin uusia toimia saadaan täytettyä.
Alla olevassa taulukossa on esitetty miten hoitajien työ jakautuu eri toimintojen välillä, taulukossa on erikoisvastaanottojen ja -tehtävien kulunut aika, jota verrataan hoitajien kokonaistyöaikaan viikonajalta (taulukko2). Resurssien määrä ja käyttö (taulukko 2) Hoitajien tehtävien jakautuminen päivinä ja tunteina viikonajalta tammikuu 2010 erikoisvastaanotto ja erikoistehtävät työpv /vko työtunnit yht. vko sh/th tk- avus- tajat inri- 5 38,15 38,15 diabetes 5+2 52,45 52,45 astma 1 7,3 7,3 reuma ½ 3,45 3,45 kuulo 1 7,3 7,3 työttömien terveystarkastukset 3 21,45 21,45 päivystys 5 38,15 38,15 puhelin/hoidontarpe en arviointi 5+5 76,3 38,15 38,15 hoitotarvikejakelu 3 21,45 21,45 luottamustehtävät 1 7,3 7,3 yht 275 208 67 hoitajia yht. 13 5 497 344 153 Erikoisvastaanottoihin kuluu työaikaa 275 h viikossa. Vertailuna 13 työntekijän kokonaistyöaikaan viikossa, joka on 497 h Sh ja th työaikaa viikossa on yhteensä tunteina 344. Sairaanhoitajan vastaanottoon (ac. asiakkaat ja seuranta asiakkaat) ja asiakaspalveluun (resepti) kuluu viikossa 136h vko (40 %)
ja erikoisvastaanottoon 208 (60 %) Asiakasmäärät ja vastaanottokäyntien painottuminen ammattikunnittain ja toimipisteittäin Asiakasmäärät (taulukko 3) ammattiryhmä lääkäri (9) asiakkaita (eri kävijää) v.2009 asiakkaita (eri kävijää) tammi- kesäk 2009 hoitajat 6742 2843 539 työntekijää kohti päiväpäivystys 5308 3012 yhteispäivystys 5305 3046 hetu kerran 13013 Hoitajan luona käynnit eri henkilötunnukset 6742 vuona 2009, tammi- kesä 2846. Kokonaisasiakas määrä vastaanottopalveluissa oli 13013 eri asiakasta Erikoisvastaanottojen työnsisältö auki kirjoitettiin ja laadittiin tehtävänkuvan edellyttämä osaaminen. Tehtävien auki kirjoittamisen yhteydessä laadittiin kriteerit, asiakkaan ohjautumisesta erikoisvastaanotolle. Samassa yhteydessä päätettiin nimittää erikoisvastaanottoja pitävien hoitajien nimike asiantuntijahoitajiksi (liite 1).
Toimintamalli; lääkäri- hoitaja työpari moniammatillinen tiimityönmalli
Töiden priorisointi lista; ( yhden työntekijä puututtua ) 1. Lääkärin avustaminen 2. Asiakaspalvelu luukulla 3. Puhelinliikenne 4. ac. sairaanhoitajan vastaanotto Listaa hyödynnetään kehittämistyön alkuvaiheessa ja toiminnan jalkauttamisen yhteydessä päivitetään tarvittaessa.
Toimintaa ohjaavat arvot: Hoitajien palaverissa (6.4.2010) käynnistettiin arvokeskustelu. Hoitajat pohtivat mikä on tärkeintä työyhteisössä niin asiakkaan kuin työyhteisön jäsenten kesken. Sitoutuminen, sovituista asioista pidetään kiinni, joka vaatii asioiden kirjaamista. Kunnioittaminen, työyhteisöön kuuluminen; "me-henki" Asiakaslähtöisyys, joka sisältää luotettavuus, asiakkaat luottavat palveluun, asiakas tulee kuulluksi, palvelu tasalaatuista, tasa-arvo palvelujen tarjonnassa, hoidon jatkuvuus; - turvataan vaikka henkilökunta vaihtuu, "asiantuntija keskus" Avoimuus ja keskusteleva kulttuuri, tiedon siirto, mitä tietoa tarvitaan. 3.1.2 Tiedotusvaihe Tiedotuksesta vastaa vs. terveystoimenjohtaja Tiina Okkonen terveyspalvelujen johtoryhmä lautakunta kuntalisille järjestetään syyskuussa 2010 tiedotustilaisuus? ( varovaisuutta) infotilaisuus tiedotusvälineille internet esite 3.1.3 Mallin Toteuttaminen a) Omahoitaja - lääkärityönjakomalli Tarvittavat resurssit ovat käytössä, alueilla sh vastaanotto joka arkipäivä toukok.2010 mennessä, lääkärien ja sh päiväohjelmat laadittu ½ vuodeksi yhtäjaksoisesti syysk. 2010 Toimintaa tukevat toimintatilat syysk. 2010 Toimintaa tukeva puhelinliikenne käytössä toukok. 2010 Kriteerit, miten asiakkaat ohjautuvat työparille, mitkä asiakkaat eivät tarvitse omahoitajaan käyntiä, käytössä vuoden loppuun 2010 mennessä Pitkäaikaissairaille asiakkaille aloitetaan hoitosuunnitelman laatiminen syysk. 2010 Kriteerit, ketkä luokitellaan pitkäaikaissairaiksi
seurantakäynti sovitaan edellisen käynnin yhteydessä ennakkovalmistelut lääkäreiden vastaanotoille (JATKUVUUS) Tilastointijärjestelmä asiakkaiden lukumäärä, joille on omahoitaja lääkäri (hoidon kattavuus) asiakasmäärät vastaanotolla jono, asiakasmäärät päivystyskäyntien määrät puhelut hoitajan ja lääkärin yhteiset asiakaskonsultaatiot? ikäjakauman seuranta alueittain? b) Alueilla toimii moniammatillinen tiimityö Työyhteisökoulutus Heiske syysk. 2010 Päätehtävät ja yhteistyöalueet ovat määritelty ammattiryhmittäin päätehtävät kuvattu ja töiden priorisointi laadittu huhtik. 2010 arvokeskustelu aloitettu huhtik. 2010 Ajanvaraustoiminta toimii alueittain syysk. 2010 yhteys omaan hoitajaan erilliset puhelintunnit yhtenäinen hoidontarpeen arviointi Johtamisjärjestelmä on sovittu; - aikataulutus 2010 vuoden loppuun mennessä vastuu ja valtuudet ovat sovittu ja kirjattu, (mitä tiimi päättää milloin yhteys esimieheen) tiiminvastaava on nimetty ja vastuualueet sovittu esimiestehtävät auki kirjoitettu Eri alueiden tiimien välinen yhteistyö on sovittu Pääprosessit (päätehtävät) kuvattu (päivitetty) ja niiden mukaan toimitaan; syksy 2010 yhtenäinen käytäntö Reseptiasiakkaiden palveluprosessi Potilasasiapapereiden käsittely Hoidon tarpeen arviointi (ei pitkäaikaissairaat) Asiantuntijahoitajan pääprosessit
c) Osaamisen ja ammattitaidon laajentaminen Koulutussuunnitelma on käytössä ja sen mukaan edetään (liite 2) Omahoidon tukeminen, voimavarakeskeinen lähestymistapa Erikoisvastaanottoihin on selkeät kriteerit, jotka ovat kaikkien tiedossa. d) Sidosryhmät Keskeiset hoitoketjut on kuvattu toukok. 2011 Päivystys ja kiirevastaanotto, käytössä STM päivystyshoidon perusteet Neuvolat, koulu ja opiskelija terveydenhuolto Suunterveydenhuolto MTT ja kuntoutumiskodit A-klinikka Sasa Ksh ja kotisairaala Kotipalvelu 3.1.4 Arviointi ja Talous ITE- arviointi toteutettu helmikuussa 2010, uusitaan syysk. 2011. Toimintajärjestelmän seuranta 4. Ohjaussuunnitelma 4.1 Kokoukset Kehittäjätiimi 1x kk, (ennen koko työyhteisöä), kuukauden kolmas tiistai Hoitajienpalaverit 1x kk:ssa kuukauden ensimmäinen tiistai Koko työyhteisö1x kk:ssa, kuukauden neljäs tiistai Lääkärien meetingit Ohjausryhmä seuraavan kerran toukokuussa 4.2 Kehittämistyön raportointi ja tiedottaminen 4.3 Tulosten hyväksyminen