HANKINTAILMOITUKSEEN LIITTYVÄT KYSYMYKSET JA VASTAUKSET HANKITTAVA PALVELU: Liikunta- ja urheilumatkailun asiakassegmentit ja brändituki 23.09.2014 Juha Sorjonen Kysymys #1: Liikunta- ja urheilumatkailun pilottihankkeeseen kuuluvat seutukaupungit ovat Imatra, Kitee, Kuusamo, Kannus, Viitasaari, Keuruu, Jämsä, Heinola, Valkeakoski ja Lohja/Länsi-Uusimaa eli 10 erilaista aluetta. Hankintailmoituksessa hankinnan tavoitteina on kuvata seutukaupunkien liikuntamatkailun lähtötilanne kaupunkien antamien lähtötietojen pohjalta. Kuvataanko lähtötilanne siis kirjallisten tietojen ja toimittajan asiantuntemuksen pohjalta vai onko oletuksena lisätiedon keruu esimerkiksi haastattelujen tai muiden kyselyjen kautta? Vastaus #1: Toimittajan tulee tehdä oma ehdotus kuinka lähtötilanne kuvataan. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tai laajuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun kokonaisuudesta. Hankintayksikkö haluaa neuvotella toimittajien ehdotuksien pohjalta erilaisista Käytännössä toimenpiteiden laajuutta rajaavat mm. käytettävissä oleva aika, ostopalvelun mittaluokka (EUR), toimittajan asiantuntijapalvelun painotukset, käytettävissä olevat työkalut ja tukipalvelut. Seutukaupungeilla on myös käytettävissä runsaasti kirjallista tietoa. Toimittajan kannattaa nojautua myös omaan asiantuntemukseen ja hyödyntää tarpeellisin osin julkaistua tutkimus- ja selvitystyömateriaalia. Kysymys #2: Tavoitteena on myös suunnitella, konseptoida ja tunnistaa mahdollisuuksia ja keinoja kansallisten toimijoiden toimenpiteisiin kytkemiseen. Missä laajuudessa hankinnassa suunnittelu ja konseptointi oletetaan tehtävän? Vastaus #2: Toimittajan tulee tehdä oma ehdotus suunnittelu- ja konseptointityön laajuudesta. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tai laajuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun kokonaisuudesta. Hankintayksikkö haluaa neuvotella toimittajien ehdotuksien pohjalta erilaisista
Käytännössä toimenpiteiden laajuutta rajaa mm. käytettävissä oleva aika, ostopalvelun mittaluokka (EUR), toimittajan asiantuntijapalvelun painotukset, käytettävissä olevat työkalut ja tukipalvelut. Kysymys #3: Missä laajuudessa brändimateriaalien työstö tilataan 10 erilaisen alueen osalta? Onko tavoitteena luoda 10 erilaista brändiä vai haetaanko hankkeessa enemmän yhteistä suomalaista liikunta- ja urheilumatkailubrändiä? Vastaus #3: Pilottihankkeen lähtökohta on luoda uusia verkostoja ja hyödyntää alue ja kansallisen tason matkailubrändejä ja verkostoja. Ensisijaisesti ei ole tarkoitus tehdä 10 erilaista liikuntamatkailubrändiä. Toimittajan tulee tehdä oma ehdotus brändimateriaalien työn laajuudesta ja brändien lukumäärästä. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tai laajuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun Kysymys #4: Missä laajuudessa hankinnassa on tavoitteena yhdistää kaupunkikohtainen tarjonta muihin markkinointi- tai tapahtumakokonaisuuksiin? Onko tavoitteena myös yhteistyösuhteiden luominen vai peilataanko näkymiä vain pilottialueiden näkökulmasta? Vastaus #4: Pilottihanke perustuu yhteistyön ja verkostojen edistämiseen. Asiantuntijatoimenpiteiden on hyvä edesauttaa kaupunkikohtaisen tarjonnan yhdistämistä myös muihin markkinointi- tai tapahtumakokonaisuuksiin. Hankkeen tavoitteena on luoda pilottialueille myös uusia yhteistyösuhteita. Toimittajan tulee tehdä oma ehdotus tarjooman yhdistämisestä markkinointi- ja tapahtumakokonaisuuksiin. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tai laajuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun Kysymys #5: Hankintailmoituksen kohdassa 2.2.3 sanotaan Toteuttaa koeluonteisia pienimuotoisia markkinointitoimenpiteitä erilaisille kohderyhmille. Onko näille markkinointitoimenpiteille erillinen budjetti vai sisältyykö tämä tarjoukseen? Vastaus #5: Koeluonteisille ja pienimuotoisille markkinointitoimenpiteille ei ole omaa erillistä budjettia. Toimenpiteet tulee kuvata osallistumisilmoituksessa ja tarjouksessa. Toimittaja voi ehdottaa laajempia markkinointitoimenpiteitä myös optionaalisina lisäpalveluina. Kysymys #6: Onko tarkoitus tehdä esitys brändin sisällöstä vai toteuttaa myös ulkoasu eli sisältääkö tarjouspyyntö myös mainostoimistotyötä? Vastaus #6: Asiantuntijatyössä arvioidaan olevan mukana myös mainostoimistotyötä. Toimittajan tulee kuvata osallistumisilmoituksessa kuinka asiantuntijapalvelu tullaan toteuttamaan. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tai laajuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun kokonaisuudesta. Hankintayksikkö haluaa neuvotella toimittajien ehdotuksien pohjalta erilaisista
Kysymys #7: Markkinapotentiaali ja asiakassegmentit - mitkä ja millaiset lähtötiedot ja profilointi seutukaupunkien tilanteesta on käytössä? - kuinka laaja analyysin on oltava? - maantieteellinen rajaus Venäjällä? - onko tilaajalla valmiita rajauksia esim. lajeittain tai segmenteittäin? Vastaus #7: Seutukaupungeilla on olennaiset lähtötiedot käytettävissään oman kaupungin osalta. Seutukaupungit pystyvät antamaan kokonaiskuvan oman alueen lähtötilanteesta erilaisten yksittäisten muuttujien/volyymi-tietojen, taustaselvitysten ja raporttien avulla. Asiantuntijapalvelun aloituksen yhteydessä seutukaupungit voivat toimittaa olemassa olevan oheismateriaalin mikäli toimittajalla ei ole muuten materiaaleja hallussaan. Toimittajan tulee tehdä oma ehdotus seutukaupunkien tilanteesta, analyysin laajuudesta ja rajauksista. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tai laajuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun kokonaisuudesta. Hankintayksikkö haluaa neuvotella toimittajien ehdotuksien pohjalta erilaisista Kysymys #8: Liikunta ja urheilumatkailun brändituki - onko valmiina: -brändikirja? - graafinen ohjeistus? - valmiit kuvapankit? - mikä on seutukaupunkien oma näkemys tarpeesta? Vastaus #8: Osalla seutukaupungeilla on käytettävissä omat brändikirjat, osalla ei ole. Tilanne on sama myös graafisten ohjeistuksien ja kuvapankkien kohdalla. Seutukaupungit näkevät liikunta- ja urheilumatkailun brändituen tarpeellisena osana nyt hankittavaa asiantuntijapalvelua, hankkeen toimenpiteitä ja liikunta- ja urheilumatkailun kehitystyötä. Bränditukitoimenpiteet edesauttavat sekä koko hankkeen että kysymyksessä olevan hankinnan tavoitteiden täyttymistä. Kysymys #9: Koemarkkinointitoimenpiteet - tehdäänkö koemarkkinointia vain Venäjällä? - mikä on koemarkkinoinnin tavoite? - maantieteellinen rajaus koemarkkinoinnissa Vastaus #9: Koemarkkinointi rajoittuu hankintailmoituksessa ilmoitettuun markkina-alueeseen. Toimittaja voi ehdottaa myös muiden markkina-alueiden koemarkkinointitoimenpiteitä optionaalisena lisätöinä. Koemarkkinnoinnin tavoite on johdettavissa hankintailmoitusasiakirjasta (Luku 2 - Hankinnan tausta, tavoite ja toimenpiteet). Maantieteellinen rajaus on Venäjä. Toimittaja voi ehdottaa harkintansa mukaisesti myös tarkempia rajauksia. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen laajuudesta tai rajauksista tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun toteutusvaihtoehdoista, esimerkiksi koemarkkinointitoimenpiteistä.
Kysymys #10: Muut kysymykset Kaupparekisterimerkintä on helposti tarkistettavissa ytj.fi-sivustolta. Miksi kaupparekisteriote tarvitaan? Vastaus #10: Hankintayksikkö on yhtenäistänyt toimittajien kelpoisuusarvioinnin osana hankintaprosessia. Kaikki toimittajat toimittavat kaikki lainsäädännöllisiin kelpoisuuksiin liittyvät todistukset osana osallistumisilmoitusta hankintailmoituksessa mainitulla tavalla. Kysymys #11: Tehdäänkö jokaiselle seutukaupungille lähtötilakartoitus erikseen? Minkälaisella laajuudella tätä toivotaan ja minkälaiset lähtömateriaalit karkeasti arvioiden on saatavilta kaupungeilta Vastaus #11: Toimittajan tulee ehdottaa oma näkemys lähtötilanteen kartoituksesta ja sen laajuudesta. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen laajuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun kokonaisuudesta. Hankintayksikkö haluaa neuvotella toimittajien ehdotuksien pohjalta erilaisista Käytännössä lähtötilanteen laajuutta rajaa käytettävissä oleva aika, ostopalvelun kokonaishinta ja kaupunkien erilaiset lähtötilanteet ja profiilit. Seutukaupungeilla on keskeiset lähtötiedot käytettävissään oman kaupungin osalta. Seutukaupungit pystyvät antaman kokonaiskuvan erilaisten yksittäisten muuttujien/volyymitietojen, taustaselvitysten ja raporttien avulla oman alueen lähtötilanteesta. Asiantuntijapalvelun aloituksen yhteydessä seutukaupungit voivat toimittaa olemassa olevan oheismateriaalin mikäli toimittajalla ei ole muuten saanut materiaaleja haltuunsa. Kysymys #12: Tarvitseeko seutukaupungeille luoda liikuntamatkailuprofiileja joihin pohjautuen lähdetään kansainvälistä liikuntamatkailua tekemään? Vastaus #12: Toimittaja voi ehdottaa osana asiantuntijapalvelua liikuntamatkailuprofiilien toteutuksen ja kuvata kuinka se toteutetaan käytännössä. Hankintayksikkö katsoo, että liikuntamatkailun profilointi on keskeinen osa asiakassegmentointia. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun kokonaisuudesta. Hankintayksikkö haluaa neuvotella toimittajien ehdotuksien pohjalta erilaisista Kysymys #13: Onko tähän mennessä määritelty vahvempien kansallisten toimijoiden toimenpiteitä joihin potentiaalisesti halutaan kytkeytyä vai tarvitaanko näille kartoitus? Vastaus #13: Kansallisen tason toimijoiden toimenpiteitä ei ole määritelty joihin seutukaupunkiverkosto voisi kytkeytyä. Toimittaja voi ehdottaa osana asiantuntijapalvelua kartoituksen toteutusta ja kuvata kuinka kartoitus toteutetaan käytännössä. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun
Kysymys #14: Lisätiedoissa on kerrottu, että laajemmat markkinointisisällöt eivät kuulu tarjouksen piiriin. Suunniteltujen toimenpiteiden listan 2. kohdassa brändi- ja perusmarkkinointimateriaalien suunnittelua ja tuottamista toivotaan tehtäväksi. Ilmeisesti näistä halutaan tarjouksessa ehdotus mitkä kuuluvat perusmarkkinointimateriaaleiksi ja mitkä ovat ns. laajempia kokonaisuuksia. Toivotaanko ehdotutettujen ratkaisun hinnoittelu ja toteutus ns. avaimet käteen ratkaisuna (esim. esitteessä sisältäen mm. painokulut)? Vastaus #14: Kyllä, toimittajan tulkinta on oikein. Ehdotus perusmarkkinointimateriaalien ja ns. laajempien kokonaisuuksien välille pitää tehdä. Ehdotetuille ratkaisulle tulee esittää hintatiedot avaimet käteen ratkaisuna siten, että esimerkiksi painatuskustannukset tms. selkeät kustannuseräkokonaisuudet on eritelty omina osakokonaisuuksina avaimet käteen -ratkaisussa. Kysymys #15: Halutaanko koemarkkinointitoimenpiteistä vastaavalla tavalla ehdotus miten toimia ja miltä osin niissä tuotetut materiaalit kuuluvat perusmarkkinointimateriaaleihin ja miltä osin lisätöinä (optioina)? Vastaus #15: Kyllä. Kysymys #16: Onko tarkoitus tässä projektissa luoda yhtenäistä liikuntamatkailubrändiä seutukaupungeille? Vastaus #16: Pilottihankkeen lähtökohta on luoda uusia verkostoja ja hyödyntää kansallisen tason matkailubrändejä ja verkostoja. Ensisijaisesti ei ole tarkoitus tehdä seutukaupungeille yhtenäistä liikuntamatkailubrändiä, mutta sitä ei ole myöskään täysin poissuljettu. Toimittajan tulee tehdä oma ehdotus liikuntamatkailubrändien kehittämisestä hankintailmoituksessa ilmoitettujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö ei voi ottaa kantaa yksittäisen toimenpiteen tarpeellisuudesta tai laajuudesta tuntematta toimittajan ehdotusta asiantuntijapalvelun kokonaisuudesta. Hankintayksikkö haluaa neuvotella toimittajien ehdotuksien pohjalta erilaisista Kysymys #17: Tarjouksessa esitetyn aikataulun mukaan asiantuntijapalvelun tuotokset tulisi esittää 29.11.2014 Tarvitseeko tuohon mennessä olla myös toteutettuna mahdolliset materiaalit, koemarkkinointitoimet ja niiden tulokset arvioituna? Vastaus #17: Toimittajan tulee pystyä esittämään aikaansaatuja tuloksia 29.11.2014. Toimenpiteitä voidaan myös jatkaa joulukuun aikana. Lopullinen aikataulu lukitaan toimitussopimuksen/tilausvahvistuksen yhteydessä. Kysymys #18: Voiko tässä kokonaisuudessa toimittaja olla ryhmittymä, johon kuuluu kaksi eri yritystä, joista rakentuu synergiaetujen mukaisesti yhteinen tiimi? Vastaus #18: Kyllä voi olla, ryhmittymä/alihankkijoiden käyttö on sallittua. Hankintaan liittyvät dokumentit jätetään päävastuullisen yrityksen nimissä. Tärkeää on myös kuvata ryhmittämän kokoonpano ja roolitus.
Kysymys #19: Miten tilaaja määrittelee liikunta- ja urheilumatkailun tässä hankinnassa? Vastaus #19: Liikunta- ja urheilumatkailun piiriin keskeiset kuuluvat kullekin seutukaupungille tärkeät eri liikuntaja urheilulajit. Pääpaino on kansainvälisissä asiakasryhmiä kiinnostavat lajit huomioiden eritasoiset ja ikäiset harrastajat ja kilpailijat. Lajeja voidaan harrastaa sekä sisä- ja ulkotiloissa, ohjatusti tai omatoimisesti omilla tai vuokravarusteilla. Liikunta- ja urheilumatkailun piiriin lasketaan mukaan arvoverkoston eri toimijat, mukaan luettuna mm. yritykset, julkisen ja kolmannen sektorin toimijat palvelun suunnitteluun ja tuottamiseen kuuluvat alihankintaketjut, kumppanuusverkostot ja sidosryhmät. Liikunta- ja urheilumatkailun piiriin kuuluvat myös alan tapahtumat, kilpailut, ottelut ja turnaukset ja niihin liittyvät tapahtumatuotanto-organisaatiot. Kysymys #20: Mitä lähtötietoja seutukaupungeilla on konkreettisesti käytössä? Vastaus #20: Seutukaupungeilla on konkreettisesti kaikki keskeiset lähtötiedot käytettävissään oman kaupungin osalta. Seutukaupungit pystyvät antaman lähtötilanteessa kokonaiskuvan erilaisten yksittäisten muuttujien/volyymi-tietojen, taustaselvitysten ja raporttien avulla. Asiantuntijapalvelun aloituksen yhteydessä seutukaupungit voivat toimittaa olemassa olevan oheismateriaalin mikäli toimittajalla ei ole muuten materiaaleja hallussaan. Kysymys #21: Onko hankkeella tiedossa jo myynti-/markkinointitapahtumia tai suunnitelmia, joihin aiotaan osallistua hankkeen tavoitteiden edistämiseksi vuonna 2015? Vastaus #21: Eksakteja myynti- ja markkinointitapahtumia ei ole tiedossa. Suunnittelutyön lähtökohtana on ollut, että Venäjällä ja Keski-Euroopassa pidetään kummallakin alueella yksi isompi tilaisuus vuoden 2015 aikana. Tilaisuudet voivat olla joko itse järjestettyjä tapahtumia tai seutukaupunkiverkosto osallistuu jonkin muun tahon järjestämiin tapahtumiin (esim. messut, workshopit ja konferenssit). Kysymys #22: Millaisia tietoja on alueiden liikunta- ja suorituspaikoista / tapahtumapaikoista, jotka nykyisin soveltuisivat tapahtumien pitopaikoiksi? Onko niitä priorisoitu? Ja millaisia kehittämissuunnitelmia niille on laadittu? Vastaus #22: Kullakin seutukaupungilla on omien alueiden liikunta- ja suorituspaikoista/tapahtumapaikoista perustiedot. Mikäli seutukaupungeilla ei ole paikkojen priorisointia tehty, pystyvät kaupungit priorisoimaan paikat toimittajan antamien ohjeiden mukaisesti. Paikoille on myös tehty eritasoisia kehittämissuunnitelmia. Osalla paikoista on myös omat internetsivut. Perustietoja ja kehittämissuunnitelmia on julkaistu myös kaupunkien omilla, kehitysyhtiöiden tai alueellisten toimijoiden verkkosivuilla. Kysymys #23: Miten projektissa mukana olevat seutukaupungit ja urheiluseurat ovat organisoituneet tapahtumien hakemiseksi tai kehittämiseksi? Vastaus #23: Organisoitumistavat vaihtelevat suuresti riippuen seutukaupungista tai urheiluseurasta. Tapahtumien hakuja ja tapahtumien kehittämistä tehdään käytännössä
mm. tapahtumakohtaisesti, paikka-/tilakohtaisesti, seura-/toimijalähtöisesti, kunta- /kaupunkitoimijoiden avulla, kehittämishankkeiden, yritysvetoisesti sekä verkostomaisesti huomioiden esim. seudulliset, maakunnalliset ja valtakunnalliset yhteistyöverkostotasot ja foorumit. Kysymys #24: Olisin tiedustellut tarjouspyyntöönne liittyen, että onko niin ettei alle kolmevuotta toimineet yritykset voi tarjota ko hankkeeseen. Kelpoisuusehdoissa viitataan vähintään kolmen vuoden kokemukseen. Sulkeeko tämä siis yrityksen pois vaikka sen työntekijöillä olisi tällaista kokemusta? Vastaus #24: Toimittajan tulkinta on virheellinen. Kelpoisuusehdoissa kolmen vuoden kokemuksen piiriin lasketaan mukaan myös asiantuntijapalvelun toteutukseen kiinnitetyn vastuuhenkilön, muussa vastaavanlaisessa ja keskeisessä roolissa olevan henkilön relevantiksi luettava kokemus. Kolmen vuoden kelpoisuusvaatimus ei tässä tapauksessa sulje alle kolmen vuoden ikäistä yritystä pois mikäli asiantuntijapalvelun toteutukseen kiinnitetyn henkilöstön oma kokemusvaatimus täyttyy.