Jukka Liukkonen Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä Osa 2. Sähköinen dokumenttienhallinta ja sen toteutus vakuutusyhtiöissä Aton-projektin julkaisu nro 2 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto ja Mikkelin Ammattikorkeakoulu, Informaatio- ja mediatekniikan laitos 31.7.2007 MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU PL 181, 50101 MIKKELI Puh. (015) 355 61 www.mikkeliamk.fi
SISÄLLYSLUETTELO 8 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA... 3 8.1 Dokumenttienhallinta... 3 8.2 Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmät... 4 8.3 Sähköistä asianhallintaa koskevat viranomaismääräykset... 6 8.4 Yritysten sähköistä aineistoa koskevat määräykset... 7 8.5 Käytössä olevat sähköiset tietojärjestelmät ja niitä koskeva tutkimus... 8 9 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA VAKUUTUSYHTIÖISSÄ... 11 9.1 Vakuutustoimiala ja yhtiöt... 11 9.2 Tutkimuskysymykset, tutkimuksen kohdejoukko ja tutkimusmenetelmät... 12 9.3 Tutkimuksen tulokset... 13 9.4 Yhteenveto ja johtopäätökset... 14 10 LÄHTEET... 15 Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 2 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
8 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA 8.1 Dokumenttienhallinta Tarkastellaan aluksi dokumenttienhallinnan käsitettä, joka on suhteellisen vaikeasti määriteltävissä. Koska sitä lähellä olevaa asianhallinnan käsitettä käytetään usein rinnakkaisterminä, sivutaan tässä yhteydessä myös sen ominaispiirteitä. Tässä yhteydessä tarkastellaan lisäksi sähköisen liiketoiminnan malleja sekä yritysten tuottaman informaation hallintaan liittyviä kysymyksiä. Lopuksi vertaillaan viranomaisen ja yritysorganisaation asianhallinnan järjestämistä ohjaavia säädöksiä. Tarkastelu perustuu muun muassa sähköisen asianhallinnan ja arkistoinnin kurssiaineistoon (Loponen, 2005) sekä julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositukseen (JHS 156). Julkisen hallinnon suosituksen (JHS 156) mukaan dokumenttienhallintajärjestelmällä tarkoitetaan sähköistä tietovarastoa, joka sisältää dokumentteja ja niiden viitetietoja. Järjestelmässä hallinta kohdistuu yksittäisiin dokumentteihin ja niiden sisältämiin tietoihin. Merkittävä ero asianhallintajärjestelmiin on siinä, että yksittäisiä dokumentteja ei käsitellä osana asiankäsittelyn prosessia. Loposen (2005) mukaan dokumentti tarkoittaa jotakin asiaa koskevaa informaatiojoukkoa, joka on tallennettu yksikkönä ja jolla on ymmärrettävä rakenne. Dokumenttienhallinta tarkoittaa hänen mukaansa erilaisten dokumenttityyppien hallintaa. Tyypillisiä sähköisiä dokumentteja ovat erilaiset tekstinkäsittelyohjelmilla tuotetut tekstitiedostot, esimerkiksi muistiot. Dokumenttien-hallintaa voidaan hyödyntää, kun halutaan tietää mitä tuo kyseinen muistio sisältää tai mistä varsinainen tekstitiedosto löytyy. Toisin kuin asianhallintajärjestelmästä, dokumenttienhallintajärjestelmästä ei ole suoraa yhteyttä varsinaisiin tekstitiedostoihin. Asianhallinnan perinteisenä muotona voidaan pitää paperimuotoista asian vireilletuloa osoittavaa diaaria, joka nykyään usein on sähköisessä muodossa. Asianhallintajärjestelmän avulla pystytään hallitsemaan kutakin vireillä olevaa asiaa ja sitä koskevia asiakirjoja asian elinkaaren kaikissa vaiheissa yksittäisen asiakirjan laadinnasta lähtien pysyvään säilyttämiseen tai hävittämiseen saakka. Yksittäisiä asiaa koskevia asiakirjatiedostoja voidaan myös hakea osaksi asiankäsittelyn prosessia. Lybeckin (2005,72) mukaan asiankäsittely- ja dokumenttienhallintajärjestelmän perusero on se, että ensiksi mainitulla on kiinteä yhteys organisaation tehtäviin ja toimintaprosesseihin, mikä jälkimmäiseltä puuttuu. Lybeck katsoo, että dokumenttienhallintajärjestelmää voidaan pitää sähköisten asiakirjojen sekä niiden viitetietojen varastona, joka ei kuitenkaan ole osa organisaation toimintaprosessia. Viranomaisten ja julkisyhteisöjen sähköisistä järjestelmistä suurin osa on asianhallintajärjestelmiä. Esimerkiksi Documentan toimittamaa asiankäsittelyjärjestelmää käyttävät muun muassa Espoon kaupunki ja Vapo Timber. (www.documenta.fi, 2006) Domasoft on puolestaan kehittänyt dokumenttienhallintajärjestelmiä lähinnä yrityksiin, kuten OP-Rahoitus Oy:lle ja Stora Ensolle (www.domasoft.com, 2006). Suomalaisissa yrityksissä on ryhdytty varsin hitaasti kehittämään sähköistä liiketoimintaa sekä sähköisiä asiankäsittely- ja dokumenttienhallintajärjestelmiä. Kauppa- ja teollisuusministeriön pk-yrityksiä koskevassa tutkimuksessa (Berg, 2004, 11-13) selvitettiin tietotekniikan hyödyntämistä osana yritysten sähköistä liiketoimintaprosessia. Tässä tutkimuksessa yrityksen katsottiin harjoittavan sähköistä liiketoimintaa, jos sillä oli käytössään tietokoneohjelmistoja, tietojärjestelmiä ja -verkkoja, omia kotisivuja, ekstranet- ja intranet-palveluita, tai sähköisiä yhteyksiä yrityksen ulkopuolelle, kuten sähköposti- ja matkapuhelinyhteyksiä, tai varsinaisia yritysten välille rakennettuja sähköisiä yhteyksiä. Yritysten sähköistä liiketoimintaa kuvattiin tutkimuksessa seuraavan kuvion avulla. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 3 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
Kuva 1. Esimerkkejä sähköisen liiketoiminnan ratkaisuista. Kuten kuviosta voidaan todeta, yrityksen sähköinen liiketoiminta koostuu useasta eri tekijästä. Yrityksen käytössä voi olla sähköisiä järjestelmiä pelkästään varsinaista liiketoimintaprosessia ja sen aputoimintoja varten. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakasrekisteri, taloushallinnon järjestelmät sekä erilaiset dokumenttitiedostot, yleisimmin tekstinkäsittelyohjelmalla tai taulukkolaskennan avulla tuotetut asiakirjat. Pitemmälle vietynä sähköisiä yhteyksiä voidaan rakentaa esimerkiksi alihankkijoiden ja tavarantoimittajien suuntaan, sekä asiakasyritysten ja muiden sidosryhmien järjestelmiin. 8.2 Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmät Yritysten tuottamaa informaatiota voidaan hallita useilla erilaisilla järjestelmillä, jotka voidaan luokitella alustajärjestelmiin, horisontaalijärjestelmiin ja vertikaalijärjestelmiin (Tyrväinen, 2006, 4). Tässä yhteydessä tarkemman tutkimuksen kohteena olevat dokumenttienhallintajärjestelmät ovat horisontaalijärjestelmiä. Tyrväisen mukaan horisontaalijärjestelmien tavoitteena on olla yleiskäyttöisiä, ja niiden on tarkoitus soveltua laajan käyttäjäkunnan tarpeisiin. Näihin järjestelmiin määritellään organisaation käyttämät metatiedot, joista tehdään liitännät muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin. Horisontaalijärjestelmissä pyritään keskittymään enemmän tietojen ja tiedonhallintaprosessien vaatimiin yleisiin toimintoihin. Dokumenttienhallintajärjestelmä voi esimerkiksi sisältää yleisiä, kaikilla toimialoilla tarvittavia ominaisuuksia eri dokumenttiversioiden ja ohjelmistolinkkien hallintaan, sekä ohjaustyökaluja työnkulun järjestämiseksi. Organisaation vertikaalijärjestelmät sisältävät eri tiedontuottamisprosessien automatisointiin tarvittavat erikoistuneet tietotyypit ja sisällöt, joihin on valmiiksi ohjelmoitu yleisimmät niiden käsittelyyn tarvittavat toimenpiteet ja käyttöliittymät. Esimerkkinä Tyrväinen mainitsee muun muassa tuotetiedonhallintajärjestelmän tuoterakenteiden ja niihin liittyvien dokumenttien selailun samassa vertikaalijärjestelmässä. Tyrväisen (2006, 5) mukaan organisaatioiden informaation hallintaan liittyvän teknologian kehittämisessä voidaan painottaa tiedonhallintaan liittyviä prosesseja, varsinaista tietosisältöä, tai organisaation toimintaprosesseja. Teknologian kehittäminen voidaan organisaatiossa ulkoistaa kokonaan ulkopuoliselle järjestelmätoimittajalle, tai parhaimmassa tapauksessa se voidaan Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 4 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
toteuttaa yhdistämällä organisaation kannalta parhaimmat järjestelmät ja sisäinen kehittämistyö. Käytännössä järjestelmät toteutetaan yleensä niin, että järjestelmän kehittämistyöstä teetetään niin paljon kuin mahdollista yhdellä organisaation ulkopuolisella järjestelmätoimittajalla. Kun organisaatiossa ryhdytään tehostamaan informaationhallintaa, voidaan Tyrväisen (2006, 5) mukaan hankkia joko yksi tai useampia sisällönhallintaominaisuuksia sisältäviä tietojärjestelmiä. Jos organisaation tietokokonaisuus muodostuu yhdestä ydinprosessista, voidaan valita tätä perusprosessia tukeva vertikaalijärjestelmä. Horisontaali-järjestelmiä voidaan hyödyntää silloin, kun organisaatiossa käytetään usealla eri menetelmällä tuotettua tietoa, jolloin tieto pystytään saamaan helposti löydettävään muotoon erilaisten metatieto- ja lajityyppiluokitusten avulla. Jos organisaation tietojärjestelmien keskeisenä tehtävänä on uuden tiedon hankkiminen, tietojärjestelmien avulla tulee tällöin pystyä luomaan inhimillisiä ja teknisiä verkostoja organisaatiorajojen yli. Tyrväinen (2006, 5-7) arvioi, että organisaatioissa yhdistellään edellä mainittuja kolmea tietojärjestelmän kehittämismallia ja että rinnakkaisia tietojärjestelmiä käytetään samoihin käyttötarkoituksiin. Organisaation sisäisten näkemysten lisäksi toimialan omat erityispiirteet vaikuttavat siihen, millaisia tietojärjestelmiä koskevia ratkaisuja niissä tehdään. Osaltaan myös asiakkaiden tarpeet vaikuttavat tietojärjestelmän valintaan. Lisäksi ohjelmistotoimittajien omalle liiketoiminnalleen asettamat taloudellisen kannattavuuden vaatimukset muokkaavat asiakasorganisaatioiden tietojärjestelmiä koskevia päätöksiä. Kirjoittaja toteaa, että tietojärjestelmäsovellusten toteutustavat vaihtelevat maittain, toimialoittain ja myös yritysten koon mukaan. Yksittäiset suuret organisaatiot harjoittavat sisäistä järjestelmien kehitystoimintaa ja ne hankkivat ostopalveluina lähinnä prosessikehitykseen liittyviä palveluita. Vakiintuneilla toimialoilla ja hieman pienemmissä organisaatioissa hyödynnetään yleensä valmiita ohjelmisto-tuotteita. Yritystoiminnalle ominaiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat tulleet osaksi viranomaistenkin toimintaa ja yritysorganisaatioissa on puolestaan ryhdytty puhumaan asiakirjahallinnosta (Tyrväinen 2006,7). Kirjoittaja toteaa, että asianhallinnan tarkastelussa tulee keskittyä asiankäsittelyprosessin ja siihen liittyvän asiasisällön hallintaan. Organisaation asianhallintajärjestelmien sisällönhallintaominaisuudet voidaan tällöin joko tuoda laajemmin osaksi yrityksen organisaatiota tai yhdistää erilliset dokumenttienhallintajärjestelmät, XML-sovellukset ja työnohjausjärjestelmät. Yritykset ovat sähköistä dokumenttienhallintaa kehittäessään siirtyneet Anttilan (2006, 16) mukaan yksittäiseen yrityksen toimintoon kohdistuvien järjestelmien rakentamisesta kohti kokonaisvaltaisempia järjestelmiä. Tavoitteena uusissa toisen vaiheen dokumenttienhallinnan järjestelmissä on kehittää ratkaisuja myös dokumenttien pitkäaikaista sähköistä säilyttämistä varten. Toisena tavoitteena on luoda yhteydet sidosryhmien järjestelmiin. Vaikka toisen vaiheen järjestelmät näkyvät Anttilan (2006, 17) mukaan käyttäjälle yhtenä sovelluksena, on niiden taustalla kuitenkin useampi erillisjärjestelmä. Tällaisten erillisjärjestelmien käyttäminen edellyttää yhtenäisten metatietojen ja standardirajapintojen määrittelyä tietojen onnistuneen siirtämisen varmistamiseksi. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 5 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
Kuva 2. Keskitetty dokumenttienhallintajärjestelmä. 8.3 Sähköistä asianhallintaa koskevat viranomaismääräykset Ennen kuin tarkastellaan tarkemmin yritysten asianhallintaa koskevia säädöksiä, selvitetään viranomaisen asianhallintaa koskevan sääntelyn erityspiirteitä. Yleisesti voidaan todeta, että erilaiset säädökset koskevat erityisesti viranomaisia. Yrityksiä koskevia säädöksiä on vähemmän myös sähköisen asianhallinnan näkökulmasta katsottuna. Niin viranomaisten kuin yritystenkin tulee noudattaa voimassa olevia lakeja. Lainsäädännön ohella tärkeimmät viranomaisen sähköistä asianhallintaa koskevat määräykset ovat Arkistolaitoksen määräys asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa (KA, 2005), sekä Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan suositus asiakirjojen ja tietojen rekisteröinnistä sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa (JHS 156). Arkistolaitoksen määräyksessä esitetään ne vaatimukset, jotka organisaation asianhallintajärjestelmän tulee täyttää, jotta sen sisältämä tietoaines voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa. Määrityksen kohderyhmänä ovat valtion- ja kunnallishallinnon organisaatiot. Arkistolaitoksen ohjeet koskevat asianhallinnan ohjaamisen periaatteita, asiankäsittelyprosessia sekä arkistoaineiston siirtämistä Arkistolaitokseen. Määrityksessä todetaan, että viranomaisen asianhallinnan tulee perustua arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS), joka ohjaa asiankäsittelyn prosessia. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee järjestelmän sekä yksittäisen asiakirjan kuvailutiedot (metatiedot), joista yksi tärkein on asiakirjan säilytysaikaa koskeva tieto. Julkisen hallinnon suosituksen (JHS 156) tarkoituksena on antaa suosituksia viranomaisen asioiden ja asiakirjojen rekisteröintiä varten, eikä tarkastella varsinaista asiankäsittelyprosessia. Suosituksessa esitetään kuitenkin joitakin vaatimuksia, jotka asiankäsittelyjärjestelmien tulee täyttää asiakirjahallinnon ja arkistotoimen näkökulmasta katsottuna. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 6 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
8.4 Yritysten sähköistä aineistoa koskevat määräykset Yrityksillä ei ole juurikaan lakiin perustuvaa velvollisuutta säilyttää asiakirjoja. Keskeisin yritysten asiakirjahallintoa ja arkistonhoitoa koskeva laki on vuoden 1997 lopussa voimaan tullut kirjanpitolaki (Kirjanpitolaki 1336/1997). Kirjanpitolain 2. luvun 10. :n mukaan kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo täytyy säilyttää vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä sillä tavoin järjestettynä, että tietojenkäsittelyn suorittamistapa voidaan todeta. Tilikauden tositeaineisto, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitykset on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet tulee säilyttää kirjausjärjestyksessä tai muuten siten, että niiden välinen yhteys liikekirjauksiin voidaan todeta. Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan järjestettävä kirjanpitoaineisto laissa säädetyllä tavalla ja ilmoitettava rekisteriviranomaiselle, kenelle aineiston säilyttäminen on uskottu. Yritysten asiakirjahallintoa varten on Liikearkistoyhdistyksen toimesta laadittu oma suosituksensa, jossa määritellään säilytysajat eri asiakirjoille. Suosituksessa otetaan kantaa siihen, mitä aineistoa voidaan säilyttää sähköisessä muodossa. Liikearkistoyhdistyksen julkaisu on kuitenkin pelkästään suositus, jota yritysten ei tarvitse välttämättä noudattaa. Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että kauppa- ja teollisuusministeriö on ottanut kantaa sähköisessä muodossa olevan kirjanpitoaineiston säilyttämiseen. Ministeriön mukaan tositeaineisto ja kirjanpitomerkinnät voidaan tehdä sähköiselle tietovälineelle, jolla ne myös voidaan tasekirjaa lukuun ottamatta säilyttää. Lisäksi kirjanpitovelvollisella tulee olla käytössään menetelmä, jolla tilinpitoa koskeva aineisto pystytään viivytyksettä siirtämään tarkastettavaksi toiselle sähköiselle tietovälineelle. Paperilta kuvattu sähköiseen muotoon siirretty tositeaineisto täytyy lisäksi pystyä saattamaan takaisin selväkieliseen paperiasiakirjan muotoon. Ministeriön ohjeiden mukaan yrityksen kirjanpitoaineisto tulee säilyttää tilikauden ajan kahdella sähköisellä tietovälineellä erityisesti silloin, kun tositeaineisto on sähköisessä muodossa. Kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kahdella sähköisellä tietovälineellä myös tilinpäätöksen ajan. Sähköisessä muodossa olevan kirjanpitoaineiston pitkäaikaissäilytykseen liittyen ministeriön taholta todetaan, että sitä koskevat samat säilytysajat kuin paperimuotoista aineistoakin. Liikearkistoyhdistyksen suosituksen perusteella voidaan todeta, että kirjanpitolain säädösten lisäksi yritysten asiakirjahallintoa koskevia säädöksiä on varsin vähän. Suosituksessa määritellään kuitenkin joillekin asiakirjaryhmille säilytysaikasuositukset myös muuhun kuin kirjanpitolainsäädäntöön perustuen. Esimerkiksi osakeyhtiölaki määrittelee joitakin yhteisö- ja yrityssuunnitteluasiakirjoja pysyvästi säilytettäviksi. Tällaisia ovat esimerkiksi yrityksen perustamisasiakirjat, johtosäännöt ja pöytäkirjat, sekä toiminta- ja tilintarkastuskertomukset. Lisäksi muun muassa laki yhteistoiminnasta yrityksissä, työturvallisuuslaki ja työterveyshuoltolaki vaikuttavat myös osaltaan yritysten henkilöstöä koskevien asiakirjojen säilytysaikojen määrittämiseen. Audiovisuaalisen aineiston osalta Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että tällaista aineistoa ovat äänitteet, CD-romit, valokuvat, filmit, julisteet, kartat, piirustukset näyttelyaineistot sekä internet, intranet- ja extranet-sivut. Suosituksen mukaan audiovisuaalisten aineistojen kohdalla täytyy aina selvittää tekijänoikeudet ja aineistojen käyttöoikeudet. Tällaista aineistoa koskevia määräyksiä on muun muassa tekijänoikeuslaissa sekä vapaakappalelaissa. Internetin, intranetin ja ekstranetin merkitys on viime vuosien aikana kasvanut merkittäväksi osaksi yritysten liiketoimintaa. Tästä syystä on ryhdytty pohtimaan myös tällaisen sähköisen aineiston säilyttämistä. Liikearkistoyhdistyksen suosituksessa todetaan, että sivujen sisältämät kirjalliset tiedot tulee säilyttää pysyvästi. Sivujen ensimmäiset versiot ja otokset merkittävistä muutoksista voidaan säilyttää harkinnan mukaan. Lisäksi todetaan, että Helsingin yliopiston Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 7 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
kirjaston toimesta tallennetaan kaikki.fi-loppuiset kotisivut vuosittain. Esimerkiksi tässä tutkimuksessa kohdejoukkona olevien kuuden vakuutusyhtiön kotisivujen sisältö tallennetaan siis yliopiston toimesta vuosittain. Tällä hetkellä (2007) Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuosituksessa annetaan ohjeita pääasiassa paperimuotoisen aineiston säilyttämiseen. Sähköisessä muodossa olevan aineiston lisääntyminen vaikuttaa kuitenkin siihen, että suosituksessa otetaan yhä enemmän kantaa myös sähköisen aineiston säilyttämiseen. Säilytysaikasuositusta ollaan uudistamasta, ja siinä tullaan tarkentamaan sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytystä koskevia suosituksia. 8.5 Käytössä olevat sähköiset tietojärjestelmät ja niitä koskeva tutkimus Tässä luvussa luodaan katsaus sähköisen liiketoiminnan ratkaisuihin sekä sähköisiä tietojärjestelmiä koskevaan tutkimukseen. Yleisesti voidaan todeta, että tutkimustoiminnassa on keskitytty viranomaisen sähköisen asioinnin järjestämisen tarkasteluun. Muun muassa Lantto (1999) on tarkastellut sähköistä asiointia hallinnossa sähköisen allekirjoituksen ja yksityisyyden suojan näkökulmasta. Yrityksiä koskeva tutkimus on painottunut sähköistä kaupankäyntiä koskeviin selvityksiin. Esimerkiksi Hyvönen (1994) on tutkinut sähköisen kaupankäynnin etuja ja ongelmia, sekä siitä kuluttajille aiheutuvia riskejä. Laaksamo (1994) on puolestaan tarkastellut materiaalitoimintojen sähköistä tiedonsiirtoa. Anttilan (2001) teoksessa tarkastellaan dokumenttienhallinnan periaatteita, tekniikkaa ja sen vaikutuksia organisaation toimintaan ohjelmistojen teknisten ominaisuuksien näkökulmasta. Kuten jo aiemmin todettiin, kauppa- ja teollisuusministeriön toimeksiannosta on tutkittu pkyritysten sähköistä liiketoimintaa. Tarkastellaan tässä yhteydessä hieman tarkemmin tutkimuksessa esille tulleita näkemyksiä. Berg (2004, 16 17) jakaa yrityksen sisäisen sähköisen liiketoiminnan kehittymisen kolmeen eri vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa yritykseen hankitaan tietokone, sekä toimisto- ja taloushallinnon sovellusohjelmat. Lisäksi toteutetaan verkkoratkaisut yrityksen sisäistä tarvetta varten. Seuraavassa vaiheessa ryhdytään kehittämään yrityksen toimintoja erilaisten sähköisten apuvälineiden, kuten tuotannonohjausjärjestelmien, sekä suunnittelu- ja projektinhallintajärjestelmien avulla. Lisäksi rakennetaan alkeellista yrityksen sisäistä intranet-verkkoa ja yrityksen eri toimipisteiden välistä verkkoa. Kolmantena on sisäisen integroinnin vaihe, jossa pyritään siihen, että yksittäinen tieto syötetään järjestelmään vain kerran ja että eri järjestelmät pystyvät keskustelemaan keskenään. Tähän vaiheeseen kuuluu myös toimintatapojen ja prosessien määrittely sekä linkitykset eri järjestelmien kesken. Yrityksen ulkoisen sähköisen liiketoiminnan kehitys tapahtuu myös kolmessa eri vaiheessa (Berg, 2004, 18 19). Ensimmäisessä vaiheessa luodaan sähköisen viestinnän perusratkaisut, joihin kuuluvat sähköpostiohjelman hankinta, ensimmäisten kotisivujen luominen ja sähköisen pankkiyhteyden hankinta. Toisessa vaiheessa otetaan käyttöön vuorovaikutteiset kotisivut ja ensimmäiset ekstranet-palvelut. Lisäksi rakennetaan ensimmäisiä yhteyksiä sidosryhmien ja yrityksen omien yksittäisten sovellusten välille. Kolmannessa, eli verkostoituneen liiketoiminnan vaiheessa tiedon syöttäminen tapahtuu vain kerran, ja ekstranet-palvelut ovat osa yrityksen tietojärjestelmää. Yrityksen käytössä on suoria sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien järjestelmiin. Edelleen sähköisen liiketoiminnan toimintatavat ja prosessit on määritelty. Samoin on kuvattu linkitykset muihin järjestelmiin ja verkkoratkaisuihin. Bergin (2004, 23 24) mukaan suurin osa suomalaisista pk-yrityksistä on sekä sisäisen että ulkoisen sähköisen liiketoiminnan kehittämisen ensimmäisessä tai toisessa vaiheessa. Pienillä pk-yrityksillä on käytössään tietojenkäsittelyn perusvälineet, sähköposti sekä omat kotisivut. Hieman suuremmissa yrityksissä on käytössä taloushallinnon järjestelmiä ja suunnittelun apuvälineiksi tarkoitettuja järjestelmiä sekä tuotannonohjaus- ja asiakastietojärjestelmiä. Keskisuu- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 8 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
rilla yrityksillä on jonkin verran EDI-tyyppisiä sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien järjestelmiin tai ensimmäisen sukupolven ekstranet-palveluita. Kauppa- ja teollisuusministeriön tutkimuksessa mukana olleet kahdeksan yritystä olivat suhteellisen pitkällä sähköisen liiketoiminnan kehittämisessä. Kuudella yrityksellä oli toiminnan ohjaukseen liittyviä järjestelmiä. Kuitenkin vain yhdessä yrityksessä oli kokeiltu ekstranet-ratkaisuja sidosryhmäyritysten kanssa, mutta niistä oli luovuttu käytön vähäisyyden vuoksi. Sähköisiä yhteyksiä sidosryhmien sovellusten välillä ei ollut yhdelläkään yrityksellä. Tutkimuksessa mukana olleiden yritysten sähköisen liiketoiminnan kehittämiseen tähtäävät projektit olivat yleensä tietojärjestelmien hankintaan ja käyttöönottoon liittyviä. Ulkoisia tietoteknisiä kehitysprojekteja oli yrityksissä ollut vähän. Pääasiassa ne koskivat yrityksen kotisivujen kehittämistä, jota ei yrityksissä kuitenkaan mielletty kehittämisprojektiksi. Kotisivujen kehittäminen nähtiin lähinnä keinona lisätä yrityksen tunnettuutta ja tehostaa markkinointia. Muutamassa yrityksessä oli käytetty päähankkijan ekstranet-palveluita välitettäessä toimituksiin liittyviä dokumentteja ja tietoa. Valtioneuvoston syyskuussa 2003 asettama tietoyhteiskuntaneuvosto asetettiin toimimaan neuvottelu- ja koordinointielimenä, jonka tarkoituksena on ohjata tietoyhteiskunnan kehittymistä. Neuvoston toimikautena on nykyisen hallituksen toimikausi ja se raportoi vuosittain tietoyhteiskunnan kehityksestä hallitukselle. Neuvoston jäsenistössä ovat edustettuina julkisen hallinnon, järjestöjen ja elinkeinoelämän edustajat. Neuvoston raportissa tarkastellaan yritysten sähköisen liiketoiminnan kehityspiirteitä. Näkemykset ovat saman suuntaisia kuin Bergin tutkimuksessa. Tietoyhteiskuntaneuvoston ensimmäisessä raportissa (2005, 17-19) todetaan, että yritysten liiketoiminnan sähköistyminen on ollut teknologiavetoista, eli pääpaino kehitystyössä on ollut uuden sähköisen infrastruktuurin rakentamisessa sekä sähköisten asiakasyhteyksien luomisessa. Neuvoston näkemyksen mukaan järjestelmien kehittyminen on tapahtunut vähitellen siten, että aluksi on ryhdytty tuotteiden ja palveluiden sähköistämiseen ja myöhemmin kehittämään sähköisiä organisaatioiden välisiä yhteyksiä. Tietokone, internet-yhteydet, lähiverkko ja omat kotisivut, sekä laajakaistayhteydet on suurimmalla osalla yrityksistä niiden koosta riippumatta. Intranetin, ekstranetin, organisaatioiden välisen tiedonsiirron ja sähköisen kaupankäynnin ratkaisut ovat harvinaisempia ja niitä on toteutettu useammin suuremmissa yrityksissä. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa kuvataan yrityksen sähköisen liiketoiminnan toimintaympäristöä. Raportin mukaan kannattavaan toimintaan ja kasvuun tähtäävä yritys joutuu kilpailun vuoksi tehostamaan toimintaansa, johon tietotekniikan kehittyminen antaa hyvät mahdollisuudet. Yrityksen tuotteiden ja palveluiden kehittäminen vaatii uuden teknologian tehokasta hyödyntämistä, mutta yrityksen täytyy olla valmis muuttamaan omia toimintaprosessejaan. Sähköisen liiketoimintaympäristön malli esitetään alla olevassa kuviossa. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 9 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
Kuva 3. Sähköisen liiketoiminnan toimintaympäristö. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa (2005, 20) todetaan, että sähköisten tietojärjestelmien kehittäminen yrityksissä tarkoittaa useammin yrityksen sisäisten liiketoimintaprosessien yhteensovittamista, kuin yrityksen omien järjestelmien yhteensovittamista asiakkaiden tai muiden sidosryhmien järjestelmiin. Raportin mukaan suurimpana esteenä yritysten välisten järjestelmien kehittämiseen on järjestelmien ja ohjelmistojen yhteensopimattomuus sekä yhteisten standardien puuttuminen. Lisäksi ongelmat sähköisen tunnistamisen menetelmien kehittämisessä ovat osaltaan vaikuttaneet siihen, että sähköisen asioinnin ja sähköisen kaupankäynnin sovellusten kehittäminen ja käyttöönotto ovat hidastuneet. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportin (2005, 23) mukaan yritysten valmiudet sähköiseen liiketoimintaan vaihtelevat toimialoittain. Muun muassa pankki- ja vakuutustoiminnassa sähköisiä järjestelmiä on otettu runsaasti käyttöön, kun puolestaan perinteisillä toimialoilla järjestelmien kehittäminen on ollut hitaampaa. Vakuutuslaitosten kohdalla järjestelmien voimakasta kehittämistä puoltaa toimialan luonne. Yhtiöiden asiankäsittelyn elinkaari saattaa olla vuosikymmenien mittainen, erityisesti vakuutuskorvausten osalta tai eläkevakuutussäästämisen kohdalla. Edellä mainittuihin palveluihin liittyvien tietojen täytyy löytyä, usein varsin nopeastikin. Onnela (2000, 1) on tutkinut yrityksen siirtymistä paperiarkistosta sähköiseen arkistointiin Myllykoski Paper Oy:ssä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mitä vaatimuksia yritykselle syntyy sähköiseen arkistointiin siirryttäessä ja mitä asioita yrityksessä tulee huomioida siirryttäessä sähköisen dokumenttienhallintaohjelman käyttöön. Onnelan (2000, 7) mukaan kohdeyrityksessä tärkeimpinä syinä uuden dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönottoon oli edellisen järjestelmän vanheneminen sekä suunnitelmat yrityksen ostolaskutuksen hyväksymismenettelyn ja arkistoinnin siirtämisestä sähköiseen muotoon. Onnelan (2000, 52) mukaan sähköisen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin käyttöönotto vaatii ensinnäkin henkilöstön ajattelutavan muutoksen. Aineisto ei uudessa järjestelmässä sijaitse erityisessä päätearkistossa, vaan jokaisella on mahdollisuus päästä aineistoon käsiksi omalta tietokoneeltaan, eikä päällekkäistä arkistointia tarvita. Toiseksi uuden järjestelmän käyttöönotto sitoo työvoima- ja aikaresursseja huomattavasti. Kolmanneksi yrityksen käyttöön tuleva dokumenttienhallintajärjestelmä tulee valita tarkasti, jotta sen ominaisuudet vastaavat yrityksen tar- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 10 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
peita. Onnelan mukaan useampien eri ohjelmistojen testaaminen olisi suositeltavaa, mutta tähän yrityksissä tuskin on useinkaan mahdollisuutta. Neljänneksi järjestelmää hankittaessa tulee miettiä tarkasti, onko sillä tarkoitus käsitellä varsinaista aineistoa vai ainoastaan arkistoida sitä. Onnela (2000, 52-53) arvioi, että sähköisen dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto on helpompaa, jos yrityksen paperimuotoinen arkisto on alun alkaen dokumentoitu hyvin, mieluiten arkistonmuodostussuunnitelman tasolle. Koska järjestelmien kehitys on nopeaa, kannattaa kirjoittajan mukaan selvittää uusimpien ohjelmistojen toimivuus ja käydä tutustumassa käytössä oleviin vastaaviin järjestelmiin. Vahtera & Salmi (1998, 130) toteavat, että sähköiseen arkistointiin siirtymisen avulla voidaan nopeuttaa tiedon löytymistä. Pieskä (1990, 8 10) katsoo, että toimintojen automatisoinnilla saavutetaan kustannussäästöjä ja turvataan tiedon aikaisempaa pa-rempi löytyminen. Hänen mukaansa sähköinen arkistointi soveltuu useiden erilaisten dokumenttityyppien tallentamiseen. Suomen suurimpiin lääketeollisuuden toimialan yrityksiin kuuluvassa Orion Pharmassa on vuodesta 1998 lähtien ollut käytössä Documentum-pohjainen dokumenttienhallintajärjestelmä. Yrityksen toimintaprosessille on ominaista tuotekehityksen pitkäkestoisuus, viranomaisvaatimukset sekä laadunvalvonta. Nämä vaatimukset vaikuttavat siihen, että ajantasaisen ja oikean tiedon täytyy prosessin aikana löytyä. Yrityksen dokumenttienhallinnan tavoitteena on sen saumaton integrointi tuotekehitys- ja tuotantoprosessiin sekä muihin yrityksen käytössä oleviin järjestelmäsovelluksiin samoin kuin yhteistyökumppaneiden järjestelmiin. Koska yrityksen ensimmäisessä järjestelmässä on keskitytty pääasiassa aktiiviaikaisen tiedon hallintaan, on tavoitteena saman järjestelmän hyödyntämiseen dokumenttien elinkaaren hallinnan kaikissa vaiheissa. (Ellä, 2003, 17 19.) Uimaharjussa toimivassa Stora Enso konserniin kuuluvassa Enocell Oy:n selluloosatehtaassa on toteutettu projektityönä tehtaan johtamisjärjestelmään liittyvien dokumenttien siirtäminen sähköiseen järjestelmään. Projektin tavoitteena oli muun muassa luopua paperimuotoisten kopioiden tuottamisesta, nopeuttaa dokumenttien päivittämistä sekä pystyä paremmin hallitsemaan koko järjestelmää. Projektin järjestelmätoimittajaksi valittiin Domasoft Oy. Projektissa otettiin käyttöön uusi sähköinen taltio-ida -järjestelmä, jonka avulla pystytään hallitsemaan johtamisjärjestelmän laatuohjeita ja laatutallenteita. Järjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2002. (Toivonen, 2003, 22 24.) Tällä hetkellä IDA-järjestelmään ollaan liittämässä tehtaan työ-, terveys- ja turvallisuuskysymysten hallintaan tarkoitettua järjestelmää ( Documenta, 2006). 9 SÄHKÖINEN DOKUMENTTIENHALLINTA VAKUUTUSYHTIÖISSÄ 9.1 Vakuutustoimiala ja yhtiöt Vakuutusyhtiöiden kotimainen maksutulo vuonna 2004 oli runsaat 13,3 milj. euroa. Maksutulosta suurin osa (56 %) kertyi eläkevakuutuksista. Sekä henkivakuutus että vahinkovakuutus muodostivat kumpikin viidenneksen (22 %) vakuutustoimialan maksutulosta. (Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto, 2006.) Vuoden 2005 alussa Suomessa toimi 68 vakuutusyhtiötä. Näistä suurin osa (46) oli kotimaisia yhtiöitä. Suomalaisen käytännön mukaisesti saman yhtiön toimesta pyritään hoitamaan mahdollisimman kattavasti kaikki asiakkaan vakuutusasiat, eli sama yhtiö tarjoaa esimerkiksi sekä henki-, että vahinkovakuutuksia. Useat vakuutusyhtiöt ovat myös koonneet saman toiminimen ympärille kaikkien vakuutuslajien erikoisyhtiöt, joka on johtanut keskittyneisiin vakuutusmarkkinoihin. (Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto, 2006) Kuuden suurimman suomalaisen vahinkovakuutusyhdistyksen markkinaosuus on 85 % vahinkovakuutusalan markkinoista. Vakuutusyhtiöiden Keskusliiton (2006) mu-kaan markkinaosuudeltaan suurin vahinkovakuutusyhtiö on IF Vahinkovakuutus Oy, jonka osuus on lähes kolman- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 11 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
nes (29 %). Vahinko-Pohjolan osuus markkinoista on runsas viidennes (22 %), ja Tapiolan hieman alle viidennes (18 %). Seuraavat kolme yhtiötä ovat markkinaosuuden mukaan huomattavasti pienempiä yhtiöitä. Fennian osuus on kymmenesosa (9 %), Lähivakuutuksen 4 %, ja A- Vakuutuksen 3 % vahin-kovakuutustoimialan markkinoista. Seuraavassa taulukossa tarkastellaan tarkemmin yhtiöiden tunnuslukuja. Markkinaosuus Vakuutusmaksutulo Liikevaihto Korvauskulut % 1000 eur. 1000 eur. 1000 eur. If Vahinkovakuutus 29 863 840 1 043 672 660 393 Vahinko-Pohjola 22 661 333 883 299 454 357 Tapiola 18 528 867 729 153 426 876 Fennia 9 262 181 318 099 217 092 Lähivakuutus 4 116 462 131 496 92 233 A-Vakuutus 3 86 381 100 217 74 610 Taulukko 1. Vahinkovakuutusyhtiöiden tunnusluvut. Suomen vakuutusmarkkinoita voidaan pitää varsin kehittyneinä ja vakuutusten käyttö on yleistä. Vakuutusalaa koskevien tutkimusten mukaan suomalaiset ovat hankkineet erityisesti vahinkovakuutuksia. Esimerkiksi yli kahdessa kolmasosassa kotitalouksista on kotivakuutus. Vapaaajan tapaturmavakuutus on yli kahdella viidesosalla kotitalouksista. Vakuutusasiat on Suomessa hoidettu perinteisesti suoraan vakuutusyhtiön ja asiakkaan kesken. Vakuutusyhtiöt käyttävät kuitenkin monia jakelukanavia palveluiden tarjoamiseksi asiakkaille. Osa yhtiöistä hoitaa vakuutusten myynnin oman konttoriverkoston ja päätoimisen myyntihenkilöstön avulla. Yhtiöillä on myös sivutoimisia asiamiehiä, jotka toimivat vain yhden yhtiön tai yhtiöryhmittymän lukuun. Lisäksi vakuutuksia myydään usean vakuutusyhtiön asioimistoissa, esimerkiksi autoliikkeissä ja matka-toimistoissa. 9.2 Tutkimuskysymykset, tutkimuksen kohdejoukko ja tutkimusmenetelmät Keväällä 2006 selvitettiin millaisia sähköisiä dokumenttienhallintajärjestelmiä vahinkovakuutusyhtiöillä on käytössään, ja onko järjestelmissä otettu huomioon dokumenttien pitkäaikaissäilytys. Samalla kartoitettiin, onko yrityksillä tarvetta sähköistä dokumenttienhallintaa ja arkistointia koskevaan neuvontaan ja ohjaukseen. Tutkimuksen kohdejoukkona oli kuusi suurinta vahinkovakuutustoimialan yritystä, eli IF Vahinkovakuutus Oy, Vahinkovakuutusosakeyhtiö Pohjola, Keskinäinen Vakuutusyhtiö Tapiola, Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia, Lähivakuutus Keskinäinen Yhtiö, sekä A-Vakuutus Oy. Vakuutusyhtiö Pohjola toimii tutkimuksen tekohetkellä osana Osuuspankkien Keskuspankkia (OKO) ja Osuuspankkikeskusta (Osuuspankki, 2006). Kohderyhmäksi valittiin vahinkovakuutustoimialalla toimivia yrityksiä, koska ensinnäkin vakuutusalan sähköisiä järjestelmiä voidaan pitää varsin pitkälle kehittyneinä. Toiseksi vahinkovakuutuksen järjestelmissä käsiteltävien asioiden ja dokumenttien elinkaari saattaa olla jopa useiden vuosikymmenten mittainen, jolloin vaatimukset järjestelmän toimivuudelle ovat erilaiset kuin kertakorvausten käsittelyyn tarkoitetuissa järjestelmissä, tai kokonaan eri toimialalla toimivassa tuotantotoimintaa harjoittavassa yrityksessä. Kolmanneksi vahinkovakuutustoimiala on markkinaosuudeltaan varsin suuri toimiala, jonka dokumenttienhallintajärjestelmissä käsitellään suuria Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 12 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
tietomääriä, mikä asettaa järjestelmälle erityisvaatimuksia verrattuna esimerkiksi tuotantotoimintaa harjoittavan yrityksen järjestelmiin. Tutkimus toteutettiin kirjallisena kyselytutkimuksena. Kyselylomakkeet lähetettiin sähköpostin liitteenä yritysten tietohal-linto- ja järjestelmäpäälliköille toukokuussa 2006. 9.3 Tutkimuksen tulokset Vakuutusyhtiöiden sähköistä dokumenttienhallintaa koskeva kysely lähetettiin kuudelle vahinkovakuutustoimialan markkinaosuudeltaan suurimmalle yritykselle. Kyselyyn saatiin vastaukset kahdelta yritykseltä. Lisäksi kahdesta muusta yrityksestä saatiin sähköpostilla ja puhelimitse joitakin tietoja. Toisessa niistä oltiin parhaillaan asentamassa sähköistä dokumenttienhallintajärjestelmää yrityksen toimipisteisiin ympäri Suomen, eli järjestelmien kehittämisessä oli päästy niiden käyttöönottovaiheeseen (Viljanen, 2006). Toisessa yrityksessä arvioitiin heillä olevan runsaat 200 erilaista järjestelmää, mukaan lukien eri vakuutuslajien sekä hallinnon järjestelmät (Gustafsson, 2006). Tarkastellaan aluksi vastanneiden kahden yrityksen perustietoja. Liikevaihdolla ja henkilöstömäärällä mitattuna molemmat vastanneet yritykset olivat saman kokoisia. Molempien yritysten liikevaihto oli runsaat 0,7 mrd. euroa ja henkilöstömäärä yli 250. Molempien yritysten kotipaikka oli pääkaupunkiseudulla. Varsinaiseen vahinkovakuutustoimintaan liittyviä sähköisiä ohjelmistoja ja tietojärjestelmiä oli yrityksissä käytössä runsaasti. Tällaisia olivat muun muassa erilaiset vahinkovakuutuskorvausten asianhallintajärjestelmät. Toisessa yrityksessä oli käytössä myös vahinkovakuutusasiakirjojen arkistointiin tarkoitettu sähköinen järjestelmä. Vakuutuspalveluiden hoitamiseen liittyvien järjestelmien lisäksi yritysten käytössä oli myös hallinnollisiin tehtäviin tarkoitettuja sähköisiä järjestelmiä, muun muassa ostolaskujen hallintajärjestelmä. Kyselyyn vastanneista yrityksistä toisella sähköiset järjestelmät olivat pääasiassa kaupallisia valmisohjelmasovelluksia, joita oli hieman räätälöity yrityksen tarpeita varten. Toisen vastanneen yrityksen nimenomaan vahinkovakuutuksien käsittelyyn liittyvät järjestelmät oli rakennettu pääosin itse. Molempien vastanneiden yritysten järjestelmistä oli yhteyksiä yhtiön ulkopuolelle esimerkiksi verottajan, Kansaneläkelaitoksen ja Eläketurvakeskuksen järjestelmiin. Tarkastellaan seuraavaksi vastanneiden yritysten järjestelmiä suhteessa aineistojen pitkäaikaissäilytykseen. Toisessa vastanneessa yrityksessä ei ollut käytössä varsinaista koko yrityksen toimintaa koskevaa arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS), mutta kuitenkin joitakin erillisjärjestelmiä koskevia säilytysaikasuunnitelmia oli tehty. Tosin tässäkin yrityksessä oli käytössä asiakkaalle lähteviä asiakirjoja koskeva suunnitelma, joka ei kuitenkaan yltänyt sähköisten järjestelmien tasolle saakka. Toisessa vastanneessa yrityksessä arkistonmuodostussuunnitelma oli rakennettu koskemaan myös sähköistä aineistoa. Suunnitelmaan oli liitetty maininnat muun muassa sähköisen aineiston säilytysajasta, säilytysajasta paperimuodossa, tiedot aineistoa tuottavasta samoin kuin arkistoivasta järjestelmästä, sekä metatietoja koskevat maininnat. Aktiivivaiheen asiakirjat säilytettiin molemmissa vastanneissa yrityksissä sekä sähköisessä muodossa että paperilla. Tämä koski niin varsinaisia vakuutustoiminnan hoitamiseen liittyviä asiakirjoja, kuin hallinnon asiakirjojakin. Pysyvään säilytykseen molemmissa yrityksissä ilmoitettiin jäävän muun muassa varsinaista vakuutussopimusta koskevat asiakirjat, sekä vakuutuskorvauksia koskevat asiakirjat, esimerkiksi vakuutuskorvaushakemukset. Myös osa asiakastiedotteista kuului pysyvästi säilytettävien asiakirjojen joukkoon. Molemmat vastanneet yritykset ilmoittivat säilyttävänsä pysyvästi säilytettävää aineistoa osittain sähköisessä muodossa ja osittain paperilla. Sähköistä pitkäaikaissäilytystä varten oli toisessa yrityksessä omat erillisjärjes- Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 13 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
telmänsä. Toisessa yrityksessä arkistointiominaisuus kuului osana käytössä olevaan dokumenttienhallintajärjestelmään. Molemmissa yrityksissä todettiin lainsäädännön ohjaavan niiden asiakirjahallintoa. Erityisesti vakuutustoimintaan liittyen mainittiin muun muassa vakuutussopimuslaki, joka antaa vakuutusasiakirjojen sisältöä, lähettämisaikatauluja, sekä vakuutusturvan voimassaoloaikoja koskevia määräyksiä. Muita mainittuja lain säädöksiä olivat esimerkiksi tapaturmavakuutuslaki, sekä henkilötietolaki ja potilastietolaki. Molemmissa yrityksissä todettiin, että Vakuutusyhtiöitten Keskusliiton taholta ei anneta erityisesti asiakirjahallintoa koskevia säädöksiä. Asiakirjahallintoa ja erityisesti sähköistä dokumenttienhallintaa koskevaa neuvontaa ja ohjausta katsottiin tarvittavan molemmissa vastanneissa yrityksissä. Toisessa yrityksessä todettiin, että heillä ei ole yhtään palkattua henkilöä kehittämässä ja koordinoimassa sähköisiä järjestelmiä, vaan ratkaisut tehdään tapauskohtaisesti yrityksen eri liiketoiminnan osa-alueilla. Toisessa yrityksessä kaivattiin opastusta parhaiden käytännön toteutustapojen löytämiseen järjestelmiä kehitettäessä. Toisessa yrityksessä ei tiedetty, mistä neuvoa ja ohjausta on mahdollista hankkia. Molemmissa yrityksissä ilmoitettiin tarvittavan sähköisen aineiston arkistointiin liittyvää ohjausta ja neuvontaa, jonka tulisi keskittyä erityisesti järjestelmien kokonaisuuden hallintaan ja suunnitteluun. 9.4 Yhteenveto ja johtopäätökset Käsitteet dokumenttienhallinta ja asianhallinta ovat vaikeaselkoisia. Erityisesti yrityksissä käytetään molempia käsitteitä usein rinnakkaistermeinä. Yritysten dokumenttienhallintajärjestelmiä ja niiden hankintaprosesseja koskevaa tutkimusta on tehty vähän. Tutkimuksessa on keskitytty enemmän sähköisen kaupankäynnin erityispiirteisiin. Viranomaisten järjestelmiä koskevassa tutkimuksessa painopiste on puolestaan ollut sähköisen asioinnin ominaispiirteiden tarkastelussa. Kuten tietoyhteiskuntaneuvoston raportissa todetaan, pankeissa ja vakuutuslaitoksissa on panostettu voimakkaasti erilaisten sähköisten tietojärjestelmien kehittämiseen. Vakuutuslaitosten kohdalla järjestelmien kehittämistä puoltaa toimialan luonne. Yhtiöiden asiankäsittelyn elinkaari saattaa olla vuosikymmenien mittainen, erityisesti vahinkovakuutuksen liittyvien vakuutuskorvausten tai eläkevakuutussäästämisen kohdalla. Tämän tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että vakuutusyhtiöillä on käytössään runsaasti erilaisia dokumenttienhallintajärjestelmiä sekä varsinaista vakuutusasioiden hoitamista, että hallinnon tarpeita varten. Yhtiöiden käytössä olevat järjestelmät ovat osittain itse rakennettuja ja osittain valmisohjelmistoja. Yhteyksiä ulkopuolisiin järjestelmiin on rakennettu jonkin verran. Vastanneiden yritysten aktiivivaiheen asiakirjat säilytetään sekä sähköisessä muodossa että paperilla. Joissakin sähköisissä järjestelmissä on ajateltu myös aineiston pitkäaikaista säilyttämistä. Vaikka sähköisten järjestelmien kehittäminen on vastanneissa yrityksissä varsin pitkällä, katsotaan niissä kuitenkin tarvittavan sähköistä dokumenttienhallintaa samoin kuin arkistointiakin koskevaa neuvontaa ja ohjausta. Neuvonnan tulisi keskittyä erityisesti järjestelmäkokonaisuuksien suunnitteluun ja hallintaan. Tässä tutkimuksessa saatiin pintapuolinen näkemys yritysten sähköisistä tietojärjestelmistä. Tutkijan itsensä kannalta konkreettinen pääsy tarkastelemaan tarkemmin järjestelmiä olisi syventänyt omaa näkemystä ja selkiyttänyt kuvaa käytössä olevista järjestelmistä. Toisaalta tutkimuksessa esille tullut järjestelmien runsas kirjo antaa hyvän kuvan siitä, missä vaiheessa sähköisten dokumenttienhallinnan kehityksessä yrityksissä tällä hetkellä ollaan. Tutkimuksen tuloksia voidaan pitää suhteellisen luotettavina, koska yrityksiltä saadut vastaukset olivat samansuuntaisia, mukaan lukien varsinaisen kyselyn ulkopuolelta saadut järjestelmiä koskevat kommentit. Tutkimuksen otosjoukkoa voidaan pitää kattavana, koska sen muodostivat Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 14 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
vahinkovakuutusalan markkinaosuudeltaan kuusi suurinta yritystä, joiden hallussa on 85 % vahinkovakuutusalan markkinoista. Tutkimustulokset vahvistavat myös tietoyhteiskuntaneuvoston näkemystä, jonka mukaan vakuutusyhtiöiden sähköiset tietojärjestelmät ovat varsin pitkälle kehittyneitä. Tutkimuksen tulosten mukaan vakuutusyhtiöissä näyttää käynnistyneen siirtyminen yksittäisiin toimintoihin kohdistuvien järjestelmien kehittämisestä kohti järjestelmiä, joissa otetaan huomioon aineiston pitkäaikaissäilytys sekä yhteydet sidosryhmien järjestelmiin. Vakuutusyhtiöiden voidaan katsoa siis jo osittain siirtyneen kohti Anttilan kuvaamaa toisen vaiheen keskitettyjä dokumenttienhallintajärjestelmiä. Kun verrataan tutkimuksessa mukana olleiden vakuutusyhtiöiden sähköisen liiketoiminnan kehitysvaihetta pk-yritysten vastaavaan (Berg), voidaan todeta että sisäisen sähköisen liiketoiminnan näkökulmasta vakuutusyhtiöt ovat kehityksessään samassa vaiheessa kuin suurin osa pk-yrityksistä. Ulkoisten sähköisten yhteyksien kohdalla vakuutusyhtiöt ovat kehityksessään pidemmällä kuin Bergin tutkimukseen osallistuneet yritykset. 10 LÄHTEET Anttila, Juha 2001. Dokumenttien hallinta.edita, IT Press. Anttila, Juha 2006. Dokumenttien hallinta osana IT-arkkitehtuuria. Faili 1/2006. Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa. 2004. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA. www-dokumentti. http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs156. Luettu 3.5.2006. Ellä, Auli 2003. Orion Pharman dokumenttienhallinta tukea ja tehokkuutta liiketoi-mintaan nyt ja tulevaisuudessa. Faili 2/2003. Gustafsson, Timo 2006. Haastattelu 10.5.2006. Järjestelmäasiantuntija. Keskinäinen Vakuutusyhtiö Fennia. Lantto, Eeva 1999. Sähköinen asiointi hallinnossa erityisesti sähköisen allekirjoituksen ja yksityisyyden suojan kannalta. Kansaneläkelaitos. Loponen, Mirja. Sähköinen asiakirjanhallinta ja järjestelmät. Luentomateriaali 9.12.2005. Sähköisen aineiston hallinnan ja arkistoinnin kurssi. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Lybeck, Jari 2006. Arkistot. Yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja. Arkistolaitos.PDF-dokumentti. http://www.narc.fi/arkistolaitos/oppikirja/asiahallinnon_oppikirja.pdf. Luettu 26.5.2006 Onnela, Heli 2000. Siirtyminen elektroniseen arkistointiin case: Myllykoski Paper Oy. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Tietopalvelun ja arkistotoimen koulutusohjelma. Opinnäytetyö. Pieskä, Kari 1990. Elektroninen arkistointi. Valtion teknillinen tutkimuskeskus. Tiedotteita 1118. Valtion teknillinen tutkimuskeskus. Pohjolan tiedote: Ylimääräisen yhtiökokouksen päätöksiä 19.1.2006. http://www.op.fi/lehdistöpalvelu. Luettu 18.5.2006. Rantala, Jukka & Pentikäinen, Teuvo 2003. Vakuutusoppi. Suomen Vakuutusalan Koulutus ja Kustannus Oy. Sähköisen asianhallinnan ratkaisut. www.documenta.fi. Luettu 17.5.2006. Sähköisen asianhallinnan ratkaisut. http://www.domasoft.com/referenssit_dok.html. Luettu 17.5.2006. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 15 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,
Tietoyhteiskuntaneuvosto 2005. Tulevaisuuden verkottuva Suomi. Tietoyhteiskuntaneuvoston raportti. Valtioneuvoston kanslia. Tyrväinen, Pasi 2006. Yritysarkkitehtuuri ja asiakirjahallinnon arkkitehtuuri. Faili 1/2006. Vahtera, Pauli & Salmi, Heli 1998. Paperiton kirjanpito: Kirjanpitolain menetelmäuudistus +euro taloushallinnossa. Tilintarkastajien Kustannus Oy. Vakuutuslainsäädäntö. 2006. Suomen Vakuutusyhtiöiden Keskusliitto. www-dokumentti. http://www.vakes.fi/vakuutusala. Luettu 9.2.2006. Viljanen, Katja 2006. Haastattelu 10.5.2006. Käytönsuunnittelija. Lähivakuutus Keskinäinen Yhtiö. Liukkonen: Asiakirjahallinta sähköisessä toimintaympäristössä 16 / 16 Aton-projekti, Mikkelin Ammattikorkeakoulu,