Hallitustyöskentely listautumattomissa yhtiöissä Tiivistelmä Listaamattomat yhtiöt ovat merkittävä taloudellisten toimijoiden ryhmä Suomessa ja maailmalla. Pörssiyhtiöiden hallintosuositusten ja hallitustyöskentelyyn kiinnitetyn huomion myötä myös listaamattomien yhtiöiden hallitustyöskentely on noussut kiinnostuksen kohteeksi. Listaamattomien yhtiöiden hyvästä hallinnosta on julkaistu omia suosituksiaan, joihin sisältyy hallituksen työskentelyä koskevia suosituksia. Yleispätevien suositusten ja ohjeiden antamista vaikeuttaa kuitenkin se, että listaamattoman yhtiön käsite kattaa monenlaisia yhtiömuotoja, kokoja kuin omistusstrategioitakin. Hallitustyöskentelyn kehittämisestä voidaan nähdä kuitenkin olevan hyötyä kaikille eri yhtiöille. Artikkeli jakautuu kolmeen eri osaan, joista ensimmäinen käsittelee listaamattomien yhtiöiden hallituksen työskentelyä koskevaa sääntelykenttää ja normeja sekä huomioita työskentelyn järjestämisen eroista listattujen ja listaamattomien yhtiöiden välillä. Tämän jälkeen käsitellään hallituksen kokoonpanoon, jäsenistöön, nimittämiseen ja sitouttamiseen liittyviä kysymyksiä ja näkökohtia. Viimeisenä artikkelissa nostetaan esiin hallituksen työskentelyyn liittyviä seikkoja ja listaamattomien yhtiöiden luonteesta aiheutuvia erityisiä piirteitä hallituksessa työskentelyn kannalta. Hallituksen työskentelyä määrittävät normit saavat raaminsa osakeyhtiölain säännöksistä, joiden puitteissa yhtiöt saavat hallintonsa järjestää. Tämän lisäksi yhtiöoikeudelliset instrumentit tai muut dokumentit, kuten osakassopimus tai hallituksen työjärjestys, asettavat hallituksen työskentelyä ohjaavia normeja. Listaamattomien yhtiöiden hallitustyöskentelyyn on haettavissa johtoa myös eri tahojen julkaisemista suosituksista ja asialistoista. Listattujen ja listaamattomien yhtiöiden osalta hallinnointikoodien ja suositusten merkitys voidaan nähdä toisistaan eroavana, listattujen yhtiöiden kohdalla tavoitteen ollessa päämies-agenttisuhteen sääntely ja listaamattomien kohdalla työskentelyn sujuvoittaminen ja tietynlaisten prosessiviitekehysten luominen. Hallituksen koon ja jäsenten profiilin osalta yksiselitteisiä sääntöjä on erittäin haastavaa asettaa, sillä hallituksen kokoonpanon arviointiin vaikuttavat vahvasti yhtiön omat erityispiirteet, sisältäen mm. yhtiön koon, toimialan, omistusrakenteen ja elinkaaren vaiheen. Yhtiön tilanteesta riippuen tulisi pohtia, mikä on tarkoituksenmukainen koko ja jäsenten osaamisprofiili tehtävien ja yhtiön hallinnon tehokkaaksi hoitamiseksi. Suurimmissa yhtiöissä hallituksen nimittämismenettelyyn voi olla hyödyllistä soveltaa listayhtiöissä käytössä olevia tai niitä muistuttavia prosesseja. Hallituksen jäsenten sitouttaminen listaamattomassa yhtiössä voi olla haasteellista, ensinnäkin sen takia, että palkitsemiseen käytettävissä olevat rahalliset resurssit voivat olla rajalliset, mutta toiseksi myös siitä syystä, että hallituksen jäsenellä voi olla tyypillisesti olla yhtiössä myös muita rooleja ja sitouttamisessa tulisi ottaa huomioon myös näistä asemista johtuvat intressit. Hallituksen työskentelyssä olennaiseksi tehtäväksi nousee yhtiön eli sen kaikkien osakkeenomistajien tahtotilan selvittäminen. Tässä tärkeänä apuna on tiivis keskusteluyhteys omistajien kanssa, mikä on mahdollista kun omistus ei useinkaan ole vielä yhtä hajaantunutta kuin pörssiyhtiöissä. Huomioon on otettava kuitenkin aina myös osakkeenomistajien yhdenvertaisuusnäkökulmat. Lisäksi käytännön hallitustyössä on etenkin listaamattomien yhtiöiden osalta syytä ottaa huomioon tilanteet, joissa hallituksen jäsenellä on yhtiössä muitakin rooleja, kuten omistajan tai operatiivisen johdon rooli. Hallitustyössä tärkeään rooliin nousevat lisäksi
tiedonkulkuun liittyvät kysymykset. Hallituksen kaikkien jäsenten tulisi saada tasapuolisesti tietoa päätöksentekonsa tueksi. Tiedonsaannin lisäksi myös tiedonkulku toiseen suuntaan, hallituksesta muille intressitahoille, on tärkeä huomioon otettava seikka hallitustyöskentelyssä. Listaamattomien yhtiöiden jaottelua Omistusrakenteen osalta listaamattomien yhtiöiden joukosta voidaan tunnistaa tiettyjä tunnusomaisia ryhmiä, kansantaloudellisesti merkittävimpänä esimerkkinä perheomisteiset yhtiöt, jotka tyypillisesti keskittyvät yhtiön pitkän aikavälin kehittämiseen ja säilyttämiseen sukupolvelta toiselle. Omat ryhmänsä muodostavat taas ulkomaisten emoyhtiöiden omistuksessa olevat tytäryhtiöt ja julkisomisteiset yhtiöt. Tämän lisäksi omana tyyppinään voidaan erottaa pääomasijoitusyhtiöiden omistuksessa olevat yhtiöt, joissa omistajan tavoitteena voi olla yrityksen kasvattaminen ja kehittäminen hyvin lyhyelläkin aikavälillä. Kokoluokan osalta listaamattomista yhtiöistä voidaan erottaa suuria yhtiöitä, jotka ovat muistuttavat toimintatavoiltaan ja julkisuuskuvaltaan jo hyvin paljon pörssiyhtiöitä. Toisessa kokoluokan ääripäässä ovat elinkaarensa alkuvaiheessa olevat start upit, jotka soveltavat mahdollisesti hyvinkin epämuodollisia toimintamalleja mutta voivat toisaalta hyötyä paljon kokeneiden alan asiantuntijoiden tuesta ja kokemuksesta. Listaamattomien yritysten voidaan näin huomata olevan hyvinkin laaja käsite, joka käsittää erityyppisiä ja eri vaiheessa olevia yrityksiä. Yhteisiä, kaikille listaamattomille yrityksille ja niiden hallitustyöskentelylle soveltuvia suuntaviivoja, onkin siten hyvin haasteellista tai lähes mahdotonta vetää. Hallituksen työskentelyä koskevat normit ja vaatimukset Osakeyhtiölaki ja muut osakeyhtiöoikeudelliset instrumentit Kaikissa osakeyhtiöissä hallituksen toiminnalle perustan asettaa osakeyhtiölaki (624/2006) ja erityisesti sen 6 luku. Osakeyhtiölain mukaan jokaisessa osakeyhtiössä tulee olla hallitus ja laissa asetetut vaatimukset asettavat perustavat raamit hallituksen toiminnalle. Lain 6 luku sisältää säännöksiä mm. hallituksen yleisistä tehtävistä, kokoontumisesta, päätöksenteosta ja jäsenistä. Näiden säännösten tarkempaa sisältöä on käsitelty ansiokkaasti tietopankin artikkelissa Hallituksen vastuut ja velvollisuudet. Osakeyhtiölain hallitustyöskentelylle asettamat normit ovat pitkälti samat sekä listatuille että listaamattomille yhtiöille. Hallituksen toimintaa koskevana erona voidaan mainita, että hallituksen jäsenen toimikausi jatkuu yksityisessä yhtiössä toistaiseksi voimassa olevana kun julkisessa yhtiössä toimikausi kestää vuoden kerrallaan. Yhtiöjärjestyksessä toimikaudestakin voidaan kuitenkin määrätä toisin. Kaikille yhtiöille on Suomessa näin asetettu suhteellisen yhtenäinen kehys, jonka puitteissa yhtiön hallinto ja hallitustyöskentely täytyy ja voidaan järjestää. Lainsäädännön jättäessä liikkumavaraa toiminnan järjestämistä varten jokainen yhtiö voi lain puitteissa valita omaan tilanteeseensa sopivimmat toimintatavat. Esimerkiksi yhtiöjärjestykseen voidaan sisällyttää hallituksen toimintaa tai tehtäviä koskevia normeja. Useissa yhtiöissä on kuitenkin otettu käyttöön tätä tarkoitusta varten omana instrumenttinaan hallituksen työjärjestys. Työjärjestykseen voidaan sisällyttää muun ohella esimerkiksi yhtiökokouksen ja hallituksen työnjakoa koskevia sääntöjä ja muita tarkempia ehtoja,
joita ei haluta niiden spesifin luonteen takia välttämättä sisällyttää suoraan yhtiöjärjestykseen. Tämän lisäksi olennainen dokumentti hallituksen työskentelyn osalta voi olla myös yhtiön osakkaiden välinen osakassopimus. Osakassopimuksesta voi ilmetä osakkaiden tahtotila ja sitä kautta yhtiön etu, jota hallituksen tulee toiminnassaan edistää. Tämän takia voi olla hyvä, että osakassopimuksen tätä koskeva sisältö olisi myös hallituksen tiedossa. Hallitus ei kuitenkaan ole toiminnassaan millään tavalla sidottu osakassopimukseen tai siihen sisältyviin määräyksiin, vaikka osakkaiden tahto hallituksen toiminnalle sinänsä asettaakin suunnan. Hallinnointikoodit ja suositukset Osakeyhtiölain hallitusta ja sen työskentelyä koskevien säännösten avoimeksi jättämää kenttää täydentää etenkin listayhtiöiden osalta alan itsesääntely. Arvopaperimarkkinayhdistyksen julkaisema hallinnointikoodi sisältää yhtiön hallinnon järjestämistä ja hallitusta ja sen työskentelyä koskevia suosituksia. Listayhtiöillä on velvollisuus noudattaa hallinnointikoodia comply or explain -periaatteen mukaisesti, mutta myös osa listaamattomista yhtiöstä noudattaa sitä vapaaehtoisesti. Keskuskauppakamarin hallitus on antanut tammikuussa 2006 kannanoton listaamattomien yhtiöiden hallinnoinnin kehittämiseksi, jonka mukaan suurimpien listaamattomien yhtiöiden tulisi noudattaa listayhtiöille annettua suositusta soveltuvin osin comply or explain -periaatteen mukaisesti. Kuten Keskuskauppakamarin suosituksessakin on todettu, listatuille yhtiöille suunnattu hallinnointikoodi voi olla liian raskas pienten listaamattomien yritysten noudatettavaksi mm. laajojen tiedonantovelvollisuuksien vuoksi. Tämän vuoksi on pyritty kehittämään myös listaamattomille yhtiöille paremmin soveltuvia suosituksia. Keskuskauppakamarin kannanottoon sisältyy asialuettelo listaamattomien yhtiöiden hallinnoinnin kehittämiseksi. Tämä asialuettelo sisältää aihealueittain jaoteltuja kysymyksiä, joiden avulla yhtiöt voivat arvioida omia menettelytapojaan ja niiden kehittämistarpeita. Luettelon tarkoituksena on tukea niitä listaamattomia yrityksiä, joille listayhtiöiden hallinnointikoodi on liian raskas noudatettavaksi, mutta jotka haluavat aktiivisesti kehittää toimintojaan hyvän hallinnointitavan mukaisesti. Asialuettelo on viimeksi julkaistu päivitettynä huhtikuussa 2016, ja sen noudattaminen perustuu vapaaehtoisuuteen. Jonkinlaista analogista tukea on lisäksi mahdollista johtaa oikeusministeriön kanssa yhteistyössä laaditusta, vuonna 2016 julkaistusta, asunto-osakeyhtiöille suunnatusta hyvän hallintotavan suosituksesta. Keskuskauppakamarin julkaiseman asialuettelon lisäksi toisena huomionarvoisena listaamattomien yhtiöiden suosituksena voidaan mainita Perheyritysten liitto ry:n julkaisema ohjeistus Hyvät hallintotavat perheyrityksissä. Lisäksi ecoda on vuonna 2010 julkaissut oman suositus- ja periaatekokoelmansa listaamattomille yhtiöille Euroopassa. Eroja listatun ja listaamattoman yhtiön välillä koskien hallinnon ja hallitustyöskentelyn järjestämistä Vaikka osakeyhtiölain säännökset käsittelevätkin listattuja ja listaamattomia yhtiöitä hyvin samalla tavalla, hallinnon järjestämisen ja hallitustyöskentelyn näkökulmasta näiden yhtiöiden välillä voidaan havaita eroja. Listayhtiöissä omistuksen ollessa hajautunutta ja omistajien ja johdon etäisyyden toisistaan suurempi korostuu hallinnon järjestämisessä ja hallituksen työskentelyssä etenkin päämies-agentti-suhteeseen liittyvä problematiikka. Hallinnointikoodit onkin kirjoitettu etenkin tätä asettelua ja omistajien ja hallituksen suhteen säätelyä silmälläpitäen. Listaamattomien yhtiöiden suositusten osalta on korostettu, että tarkoituksena on enemmänkin hallinnon sujuvoittaminen ja sellaisen toiminnan viitekehyksen rakentaminen, joka auttaa lisäämään yrityksen arvoa ja vaikuttaa
yhtiön pitkän aikavälin menestykseen positiivisella tavalla. Omistajien ja hallituksen välisen suhteen osalta listatun ja listaamattoman yhtiön yhtenä suurena erona voidaan tunnistaa niiden osakkeiden likviditeetti. Ollessaan tyytymätön sijoitukseltaan saamaansa tuottoon tai vaikkapa hallituksen toimintaan listatun yhtiön osakkeenomistajan on helppo luopua omistuksestaan myymällä se pörssissä. Listaamattomassa yhtiössä tilanne on usein toinen, ja osakkeiden myynti voi olla toisinaan hyvinkin haastavaa. Uutta rahoitusta ja sijoittajia hakevien yhtiöiden osalta huomiona voidaankin todeta, että hallitustyöllä on täten tärkeä rooli myös uusien osakkeenomistajien houkuttelemisessa, sillä hallitustyön ja hallinnon ollessa hyvin järjestettyä myös potentiaalisilla sijoittajilla on luottamusta ja halukkuutta sitoutua yritykseen. Hallituksen kokoonpano Nimittäminen Osakeyhtiölaista ilmenevän pääsäännön mukaan hallituksen jäsenten valinta kuuluu yhtiökokoukselle. Alle puolet hallituksen jäsenistä on kuitenkin mahdollista valita muulla menettelyllä, jos yhtiöjärjestyksessä on tätä koskeva määräys tai siitä on sovittu osakassopimuksessa. Näin hallituksen jäsenen nimeämisoikeus voi olla yhtiökokouksen lisäksi esimerkiksi merkittävällä velkojalla, työntekijäryhmällä tai yksittäisellä omistajataholla. EcoDan hyvän hallinnon suosituksessa korostetaan, että uusien hallitusten jäsenten nimittämiselle tulisi olla selvä prosessi. Ennalta määritetty ja läpinäkyvä prosessi onkin omiaan lisäämään yhtiön eri intressitahojen luottamusta yhtiön hallinnon ja johdon järjestämiseen. Vaikka hallitus ei sinänsä omia jäseniään valitsekaan, yhtiökokoukselle tehtävä ehdotus valmistellaan usein hallituksen toimesta. Listayhtiöiden hallinnointikoodissa mainitaan mahdollisuus erillisen, hallituksen jäsenistä koostuvan nimitysvaliokunnan perustamiseen tai yhtiökokouksen asettamaan nimitystoimikuntaan, johon kuuluu myös hallituksen ulkopuolisia henkilöitä. Tämän tyyppinen nimitysasiaa valmisteleva valiokunta tai toimikunta voi olla käyttökelpoinen vaihtoehto myös suurimmissa listaamattomissa yrityksissä. Hallituksen jäsenet Keskuskauppakamarin julkaisemassa asialistassa mainitaan hallituksen kokoonpanon osalta eräänä arvioitavana seikkana hallituksen koon lisäksi myös hallituksen kokoonpanon monipuolisuus. Asialistassa nostetaan esille myös sen pohtiminen, voisiko tai pitäisikö hallituksen toimintaa tukea valitsemalla hallitukseen henkilöitä, joilla ei ole aikaisempaa läheistä suhdetta yhtiöön. Yrityksen varhaisessa vaiheessa yrittäjä voi usein toimia ainoana hallituksen jäsenenä. Yrityksen kasvaessa voi kuitenkin olla syytä ottaa mukaan ulkopuolisia neuvonantajia. Kauppakamarin asialistassa mainitaan harkittavana seikkana ulkopuolisen neuvonantajiston eli Advisory Boardin perustaminen. Kuten kauppakamarin asialistassa todetaan, Advisory Boardin avulla yritys voi valmistautua virallisempaan hallitustyöskentelyyn. Myös ecodan suosituksessa todetaan, että tämä voi toimia välivaiheena ennen ammattihallitukseen siirtymistä. Neuvonantajiston ei kuitenkaan tulisi olla pysyvä ratkaisu ilman että hallitusta myös muuten kehitetään vaan nimenomaan välivaihe. Advisory Boardin osalta tulisi kuitenkin huomioida, että se ei ole yrityksen virallinen päätöksentekoelin, eikä sitä täten koske osakeyhtiöoikeudellinen vastuu. Hallitus ei voi siirtää sille päätöksentekovastuutaan, vaan kyseessä on puhtaasti neuvoa antava elin. Hallitukseen otettavien jäsenten osaamisprofiiliin vaikuttaa myös esimerkiksi yhtiön elinkaaren
vaihe. Toimintansa alussa oleva yritys kaipaa usein operatiivisesti aktiivisempaa hallitusta kuin hyvin etabloitunut yritys, jonka hallituksen tehtävät rajoittuvat enemmänkin suurien linjojen määrittämiseen ja strategian laatimiseen. Suuri vaikutus on myös yrityksen ja etenkin omistajien strategialla, esimerkiksi perheyrityksissä hallituksen jäseniltä odotetaan pitkälle aikavälille suuntautuvaa toimintaa ja päätöksentekoa kun taas pääomasijoittajan omistuksessa olevan yrityksen tähtäin voi suuntautua lyhyellekin aikavälille ja edellyttää siten hallituksen jäseniltä operatiivisempaa toimintaotetta. Hallituksen koko Hallitustyöskentelyyn olennaisesti vaikuttava tekijä on hallituksen jäsenten profiilin ja osaamisen lisäksi heidän lukumääränsä. Listayhtiöiden hallinnointikoodissa todetaan tärkeäksi mm. se, että hallitus koostuu paitsi osaavista, myös riittävän monesta jäsenestä. Myös kauppakamarin asialista sisältää kysymyksen koskien hallituksen jäsenten lukumäärää: Onko yhtiön hallitusten jäsenten lukumäärä sopiva yhtiön tehokkaan ja hyvän hallinnon toteuttamiseksi?. Lukumäärään vaikuttavina tekijöinä on asialistassa mainittu esimerkinomaisesti toiminnan laajuus ja omistuksen jakautuminen. Mitä jakautuneempi omistus on ja mitä laajempaa yrityksen toiminta on, sitä enemmän jäseniä hallitukseen mahdollisesti tarvitaan. Esimerkiksi kuntaomisteisissa yrityksissä voi tyypillisesti olla monta jäsentä eri etutahoja edustamassa. Toiminnan laajuuden ja omistuksen jakautumisen lisäksi hallituksen jäsenten lukumäärää mietittäessä huomioon otettavia seikkoja voivat olla mm. yhtiön elinkaaren vaihe ja toimiala ja yhtiön toiminnan monimutkaisuus. Elinkaaren alkuvaiheessaan olevassa yhtiössä, jonka toiminta ei vielä ole kovin laajaa tai kompleksista ja jonka omistajuus ja johto ovat saman tahon käsissä, hallitus voi tyypillisesti olla hyvinkin pieni. Suuri hallitus pienessä toimintaansa aloittelevassa yrityksessä voisi olla epätarkoituksenmukainen ja kankea, etenkin jos tavoitteena on kyetä toimimaan ja tekemään päätöksiä ketterästi ja vaihtamaan suuntaa nopeassakin tahdissa. Mitä laajemmaksi toiminta kasvaa, sitä enemmän hallitukseen tarvitaan osaamista, joka kattaa yrityksen toimintakentän, ja täten hallituksen jäsenten lukumäärän tulisi usein ainakin jossain määrin kasvaa yrityksen toiminnan mukana. Hallituksen jäsenten lukumäärä ratkaistaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti yrityksen omien tarpeiden ja liiketoiminnan asettamien vaatimusten mukaan. Lopuksi on lisäksi syytä korostaa, että hallituksen jäsenten määrän ei tulisi yksioikoisesti korreloida edellä esitettyjen tekijöiden kanssa, vaan olennaisinta on se, että hallitukselle kuuluvat tehtävät saadaan tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti hoidettua. Usein yrityksen toiminnan käsittäessä monta eri osa-aluetta on hyödyllistä, että tehtävät jakautuvat näiden mukaisesti useammalle eri jäsenelle. Hallituksen koon kasvattamiseen tulisi kuitenkin suhtautua maltillisesti, sillä perusteettoman suuri hallituksen koko suuressakin yrityksessä voi itse asiassa heikentää hallituksen toimintakykyä. Hallituksen sitouttaminen Hallitustyöskentelyn osalta tärkeä seikka on myös hallituksen jäsenten sitouttaminen hallitustyöhön ja yhtiön edun edistämiseen. Erilaisilla palkitsemisjärjestelmillä yhtiön hallitusta on mahdollista sitouttaa yhtiön edun pitkäjänteiseen edistämiseen ja toiminnan kehittämiseen. Listayhtiöiden hallinnointikoodissa ja Kauppakamarin asialistassa mainitaan hallituksen jäsenten osakeomistus keinona edistää hyvää hallinnointia yhtiössä. Osakeomistus ei kuitenkaan listaamattomissa yhtiöissä aina ole samalla tavalla toimiva sitouttamisen keino, jolloin haasteena on kehittää muita käyttökelpoisia sitouttamistapoja. Huomioon tulisi ottaa myös se, että kvartaalitalouteen pohjautuva pörssiyhtiön tulosseuranta ja sen pohjalle suunnitellut palkitsemisjärjestelmät eivät välttämättä muutenkaan toimi tarkoituksenmukaisena mallina listaamattomalle yhtiölle, jonka toiminnan
tarkasteluväli voi olla huomattavasti pidempi. Sitouttamisen osalta on huomattava, että palkitseminen tulisi arvioida eri tavalla yhtiöstä riippumattomien jäsenten ja yhtiöön sidoksissa olevien hallituksen jäsenten osalta. Niin hallinnointikoodissa kuin Kauppakamarin asialistassakin on tuotu esiin, että osakeperusteisten palkitsemisjärjestelmien käyttäminen ulkopuolisten hallituksen jäsenten palkitsemisessa ei suurimassa osassa tilanteita ole perusteltua osakkeenomistajien edun näkökulmasta. Pienempien yritysten haasteena on tyypillisesti asiantuntevien hallitusjäsenten houkuttelu, kun maksettavat palkkiot eivät voi olla yrityksen liiketoiminnan volyymiin nähden kovin suuria. Tällaisissa tilanteissa voi olla hyödyllistä miettiä muita kuin rahallisia keinoja hallituksen jäsenten houkuttelemiseksi ja sitouttamiseksi yritykseen. Hallituksen toimintaan liittyviä huomioita Yhtiön edun ja omistajien tahtotilan selvittäminen Osakeyhtiölain mukaan yhtiön toiminnan tarkoituksena on tuottaa voittoa omistajilleen ja yhtiön johdon tehtävänä on edistää yhtiön etua. Tämä velvollisuus toistetaan myös hallinnointikoodissa sekä Keskuskauppakamarin asialistassa. Velvoitteen noudattaminen edellyttää yhtiön osakkeenomistajien tahtotilan selvittämistä, joka voi kuitenkin osoittautua käytännössä hankalaksi, jos omistus on kovin hajaantunutta tai osakkeenomistajilla toisistaan eroavia päämääriä ja tavoitteita omistukselleen. Hallituksen ja omistajien välinen keskusteluyhteys on erittäin tärkeää ja hyödyllinen apukeino tahtotilan selvittämiseksi listaamattomassa yhtiössä. Keskustelun käyminen on osakkeenomistajienkin kannalta mielekästä, sillä he eivät pysty samalla tavoin kuin pörssiyhtiöiden omistajat ilmaisemaan tyytymättömyyttään johdon toimintaan myymällä osakkeensa. Mitä hajautuneempi yhtiön omistus on, sitä vaikeampi hallituksen voi kuitenkin keskusteluyhteydenkin kautta saada selville kaikille omistajille yhteisiä tavoitteita tai tahtotilaa ja siten edistää heidän etuaan. Toisaalta omistuksen ollessa hyvin keskittynyt yhdelle omistajataholle, esimerkiksi perheelle, ja tämän lisäksi hajanaiselle pienomistajajoukolle, vaikeuksia voi aiheuttaa kaikkien osakkeenomistajien tahdon selvittäminen ja huomioon ottaminen yhdenvertaisuusperiaatteen mukaisesti. Hankalimmissa tapauksissa hallituksella on aina mahdollisuus myös viedä päätös yhtiökokouksen päätettäväksi omistajatahdon selvittämiseksi. Kuten edellä on jo todettu, listaamattomissa yhtiössä tietolähteenä omistajien tahtotilan osalta voi olla usein myös osakassopimus, jonka sisältö tahtotilaa koskien voi olla hallituksen kannalta hyödyllistä tietoa. Perheyhtiöiden hyvän hallintotavan suosituksessa on lisäksi nostettu esille omistajien tahtotilan määrittämisen ratkaisuna omistajaneuvosto. Omistajaneuvoston tarkoituksena on käydä keskustelua omistajien välillä yhteisen tahtotilan määrittämiseksi. Suosituksessa todetaan, että omistajan tahtotila olisi hyvä saada kirjalliseen muotoon ja tätä kautta mm. hallituksen tietoon. Tahtotilan selvittämisessä ja yhdenvertaisuusperiaatteen osalta hallituksen jäsenten tulisi aina ottaa huomioon myös se, että he eivät hallituksessa toimiessaan edusta heitä hallitukseen ehdottanutta tahoa, vaan nimenomaan koko yhtiötä ja siten kaikkia omistajia. Osakkeenomistajien yhdenvertaisuusperiaate sitoo myös hallitusta sen selvittäessä omistajatahtoa tai antaessa tietoa toiminnastaan omistajille. Listayhtiöiden hallinnointikoodissa on todettu Suomessa vakiintuneen käsityksen olevan se, että yhtiön on suhtauduttava pidättyvästi sitä koskevien tietojen antamiseen yhtiöstä yksittäisille osakkeenomistajille, jos sama tieto ei ole kaikkien sijoittajien saatavilla. Toisaalta estettä ei ole katsottu olevan sille, että yksittäinen osakkeenomistaja kertoo johdolle näkemyksiään, jotka otetaan päätöksenteossa huomioon. Hallinnointikoodissa todetaan myös että
vakiintuneen katsontakannan mukaan yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvissa asioissa hallituksen tietoisuus merkittävän omistajan mielipiteestä valmisteltavana olevaan asiaan voi olla jopa yhtiön ja kaikkien osakkeenomistajien edun mukaista. Roolien sekoittuminen Hallitustyön kannalta listaamattomissa yhtiöissä haasteita voi aiheuttaa omistajien, hallituksen ja operatiivisen johdon roolien sekoittuminen. Etenkin pienemmissä, elinkaarensa alkupuolella olevissa yrityksissä perustajaosakas voi tyypillisesti toimia myös hallituksessa ja operatiivisessa johdossa. Tällöin on tärkeää ottaa huomioon, että vaikka tehtäviä hoitava henkilö olisi sama, niin esimerkiksi toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan roolit ovat kuitenkin toisistaan erilliset ja eroavat myös velvollisuuksien ja vastuidensa osalta. Tämä on nostettu esille myös ecodan suosituksessa periaatteen 3 yhteydessä. Roolien sekoittuminen on syytä ottaa huomioon myös esteellisyysnäkökulmasta. Osakeyhtiölain mukaan hallituksen jäsen ei saa osallistua hänen ja yhtiön välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, eikä yhtiön ja kolmannen välistä sopimusta koskevan asian käsittelyyn, jos siitä olisi odotettavissa hänelle olennaista etua, joka saattaisi olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa. Jos hallituksen jäsenellä on yhtiössä myös muita rooleja, tulee niiden vaikutus esteellisyyteen ottaa huomioon myös hallituksen päätöksentekotilanteissa. Esteellisyystilanteita voi olla syytä pohtia myös hallituksen kokoonpanoa mietittäessä, sillä hallitus on osakeyhtiölain mukaan päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet jäsenistä, jolloin monen jäsenen yhtäaikainen esteellisyys voisi hankaloittaa hallituksen päätöksentekoa. Vaikka sama henkilö toimisi yrityksessä monessa eri roolissa, tulisi kuitenkin huomioida, että jokaiselle roolille on osakeyhtiölaissa määritelty oma vastuunsa. Tältäkin kannalta on hyödyllistä omassa toiminnassaan erottaa selvästi, milloin hoitaa tehtäviä missäkin roolissa. Yrityksen liiketoiminnan ja koon kasvaessa tarpeeksi suureksi voi yhtäaikainen toimiminen eri rooleissa kuitenkin muuttua epätarkoituksenmukaiseksi, kun näiden eri roolien vastuut ja niiltä edellytettävän toiminnan erot korostuvat. Toisesta osakeyhtiöoikeudellisesta roolista toiseen heijastuva riskinottohalukkuus tai riskinoton liiallinen vältteleminen voi siten saada aikaan jopa epätoivottuja vaikutuksia yrityksen toimintaa ajatellen. Tiedonsaanti Hallitus tarvitsee tehtäviensä hoitamiseksi tietoja yhtiön toiminnasta ja toimintaympäristöstä. ecodan suosituksessa on korostettu, että päähuomion kohteena ei tulisi olla niinkään informaation määrä, vaan laatu. Informaation tulisi siten olla sellaisessa muodossa, esimerkiksi riittävällä tavalla tiivistettyä, että se on hallituksen jäsenille helposti hyödynnettävissä ja käyttökelpoista. Osakeyhtiölain mukaan toimitusjohtajan tulee antaa hallitukselle sen tehtävien suorittamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Tarvittaessa hallitus päättää, mitä informaatiota se tarvitsee ja haluaa päätöksentekonsa tueksi. Yleisin tiedonlähde hallitukselle on yhtiön liiketoimintajohto, mutta myös ulkopuolisia lähteitä ja asiantuntija-arvioita on mahdollista käyttää. Etenkin silloin kun yhtiön hallituksessa on mukana sekä operatiivisessa toiminnassa mukana olevia tai osakkeenomistajajäseniä että kokonaan yhtiön ulkopuolisia, riippumattomia jäseniä, on tärkeää, että kaikki hallituksen jäsenet saavat tasavertaisesti informaatiota yhtiöstä päätöksentekonsa tueksi. Tähän on kiinnitetty huomiota mm. kauppakamarin asialistassa. Hallituksessa käytävät keskustelut eivät välttämättä ole toivotulla tavalla tasavertaisia, jos yhtiön liiketoiminnassa mukana olevalla hallitusjäsenellä on huomattava tiedollinen etumatka yhtiön liiketoiminnan tilaa koskien.
Operatiivisen johdon ja hallituksen välillä kulkevan tiedon lisäksi tiedon tulisi kulkea myös hallituksen ja omistajatahojen välillä. Sen lisäksi, että hallituksella on keskusteluyhteys osakkeenomistajiin näiden tahtotilan selvittämiseksi, tulisi tiedon kulkea myös toiseen suuntaan, ja hallituksen tiedottaa omistajille yrityksen toiminnasta ja strategiasta. Tietyissä tilanteissa voi olla syytä saada aikaan jatkuvampaa dialogia, niin että keskustelu ei rajoittuisi ainoastaan vuosittaiseen yhtiökokouksessa raportoimiseen. Listattujen yhtiöiden osalta hallinnointikoodissa on tarkemmin määritellyt tiedotusvelvollisuudet, mutta listaamattomien yhtiöiden osalta tiedottaminen voi perustua yrityksen omista lähtökohdista määriteltyihin, epämuodollisempiinkin käytäntöihin. Osakkeenomistajien informoimisessa tulisi kuitenkin myös listaamattomien yhtiöiden osalta huomioida yhdenvertaisuusperiaatteen noudattaminen, ja vaikka tiedottaminen olisi epämuodollisempaa, niin kaikilla osakkeenomistajilla on oikeus saada yhdenvertaisesti tietoa. Omistajien lisäksi hallituksen tulisi kiinnittää huomiota myös muiden intressitahojen pitämiseen ajan tasalla yhtiön toiminnasta ja tilanteesta. Tiedottamisen osalta on syytä linjata yhtenäistä politiikkaa, jotta eri tahot saavat yhdenvertaisesti tietoja ja tiedottamista suoritetaan samoin perustein. Tärkeää on, että yritys esimerkiksi kriisitilanteissa informoisi tilanteestaan ennen kuin kysymyksiä ehtii syntyä.