Turun kaupunki Kokouspvm Asia 1 Kaupunginhallitus 335 01.09.2014 7 9020-2014 (060, 001) Turun seudun hankintayhteistyösopimus Tiivistelmä: Kaupunginhallitus päätti 23.6.2009 397, että Turun kaupunki tarjoaa seudun kunnille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä kaupungin kanssa hankintojen tekemisessä. Yhteistyösopimuksen ovat hyväksyneet Turun lisäksi 18 Varsinais-Suomen kuntaa. Sopimus on uusittu kahdeksi vuodeksi vuodesta 2013 alkaen (Kh 13.8.2012 360). on neuvotellut sopimuskuntien kanssa uuden yhteistyösopimuksen, joka astuisi voimaan heti kun nykyinen sopimus päättyy. Uusi sopimus ei sisällä merkittäviä muutoksia nykyiseen. Kh 335 Hankinta- ja logistiikkajohtaja Pauliina Lautiainen 27.8.2014: Turun kaupunki on tehnyt seudullista hankintayhteistyötä 18 seudun kunnan kanssa jo yli viiden vuoden ajan. Jokaiselle kunnalle samansisältöisessä yhteistyösopimuksessa ovat mukana Aura, Kaarina, Koski TL, Lieto, Loimaa, Marttila, Masku, Mynämäki, Naantali, Nousiainen, Oripää, Paimio, Pöytyä, Raisio, Rusko, Sauvo, Taivassalo, Tarvasjoki ja Turku. Seutuhankintoina kilpailutetaan tiettyjä Turun yhteishankintoja. Kukin kunta päättää ennen tarjouspyynnön julkaisemista, onko se mukana kyseisessä hankintasopimuksessa. Turku vastaa kilpailuttamisesta ja tekee hankintapäätöksen. Kilpailutuksen tuloksena syntyneen hankintasopimuksen allekirjoittaa jokainen kunta itse ja sitoutuu noudattamaan sitä oman kuntansa osalta. Kilpailutukset tehdään Turun sopimusaikataulujen mukaisesti. Tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa kunkin siihen osallistuvan kunnan edustajalla on mahdollisuus osallistua hankinnan määrittelyyn. Käytännössä määrittelytyö on ollut Turun vastuulla. Kaikki 19 kuntaa ovat mukana vain oppikirjojen sekä koulu- ja toimistotarvikkeiden sopimuksissa. Muissa kilpailutuksissa on mukana vaihteleva määrä kuntia. Kirjastoaineistoon ja kuljetuksiin liittyvät hankinnat on kilpailutettu Vaski-kirjastojen yhteistyössä oleville kunnille. Kymmenen kuntaa on mukana useissa elintarvikkeiden hankintoihin liittyvissä sopimuksissa. Lisäksi on kilpailutettu yhteishankintoja muutamien kuntien kanssa mm. AV laitteet, pehmopaperit, jätesäkit, tekstiilit, leikki- ja toimintavälineet, liikuntavälineet ja varusteet, kopiopaperit, kuvataide- ja askarteluvälineet, ensiaputarvikkeet, suurkeittiölaitteet ja puhdistusvälineet. Uusimpana hankintakokonaisuutena on tietoliikennepalveluiden kilpailuttaminen kuuden kunnan alueelle. Sopimusyhteistyö on sujunut hyvin. Kilpailuttaminen isommalle kuntaryhmälle edellyttää Turulta pidempää valmisteluaikaa ja joskus tarjouspyyntöä varten tarvittavien tietojen saaminen kaikista kunnista on hidasta. Uudet hankintakokonaisuudet, kuten tietoliikenne, kilpailutetaan neuvottelumenettelyllä, mikäli on huomattavasti työläämpää kuin tavanomainen avoin kilpailuttaminen. Lisäksi palveluhankintojen määrittely eri kuntien käyttötarpeisiin on työläämpää kuin yhdelle kunnalle. Elintarvikkeiden sopimukset ovat aiheuttaneet merkittävästi arvioitua enemmän sopimushallinnan työtä. Sopimuskunnat ovat olleet tyytyväisiä yhteistyöhön. Kunnat ovat saaneet hintahyötyjä Turun volyymeistä, tuoteryhmistä riippuen 10 20 % alhaisempina hankintahintoina. Lisäksi kil-
Turun kaupunki Kokouspvm Asia 2 Kaupunginhallitus 335 01.09.2014 7 pailutusprosessiin liittyvä hankinta- ja lainsäädännöllinen osaaminen on muissa kunnissa vähäisempää. Keskusteluissa on noussut vahvasti esiin myös paikallisten yritysten huomioiminen kuntien hankinnoissa. Hankinnat, joissa löytyy paikallista tarjontaa, eivät saisi kasvaa niin suuriksi, että seudun yritykset eivät voisi osallistua tarjouskilpailuun. Turun kaupunki on jo valtakunnallisestikin suuri hankintayksikkö ja useat hankinnat edellyttävät sopimuskumppanilta riittäviä resursseja ja toimituskykyä. Usein pienempien kuntien hankinnat ovatkin sen verran pieniä, että ne alittavat hankintalain kynnysarvon eli hankintaa ei tarvitse edes kilpailuttaa julkisen hankintalain edellyttämällä tavalla. Kukin kunta päättää itse siitä, osallistuuko se seudulliseen hankintasopimukseen vai ei. Seudullisesti on kilpailutettu sellaisia tuoteryhmiä, joissa on pääosin vain valtakunnallisesti toimivia tai yleensäkin Turun hankintavolyymit kattavia tarjoajia. Uusi sopimus Koko seutuhankintojen johtoryhmän tahtotila on jatkaa seudullista hankintayhteistyötä. Seudullisen hankintayhteistyön sopimuksen uusimista on käsitelty seutuhankintojen johtoryhmässä 25.4.2014. Johtoryhmä päätti yksimielisesti, että esitetään yhteistyön jatkamista nykyisessä muodossa ja laajuudessa. Sopimus esitetään hyväksyttäväksi ensin Turun kaupunginhallituksessa ja sen jälkeen kussakin kunnassa. Nykyinen, vuonna 2009 voimaan astunut sopimus on osoittautunut käytännössä erittäin toimivaksi. Uusi sopimus esitetään alkavaksi 1.1.2015 jolloin nykyinen sopimus päättyy. Sopimus päättyisi määräaikaisena 31.12.2016. Yhteistyössä kilpailutettavat tuoteryhmät säilyisivät pääosin samoina kuin tälläkin hetkellä. Sopimus mahdollistaa yhteistyön laajentamisen myös muihin hankintoihin, mikäli se katsotaan tarkoituksenmukaiseksi. Kuntien osallistumisesta yhteishankintoihin esitetään veloitettavaksi 0,38 (alv 0 %) euroa/asukas/kunta/kalenterivuosi. Veloitus on 0,10 euroa korkeampi kuin nykyisellä sopimuskaudella. Hinnankorotus perustuu työmäärän lisääntymiseen sopimushallinnassa sekä monimutkaisemmissa kilpailutuskokonaisuuksissa. Liite 1 Esitys uudeksi sopimukseksi Turun seudun hankintayhteistyöstä Kaupunginjohtaja Aleksi Randell: Ehdotus Kaupunginhallitus päättää, että liitteenä 1 oleva sopimus hyväksytään ja että hankinta- ja logistiikkajohtaja oikeutetaan allekirjoittamaan sopimus. Päätös Ehdotus hyväksyttiin. Jakelu tied tpv Lautiainen Pauliina
Sopimus SOPIMUS 1 (7) Sopimus Turun seudun hankintayhteistyöstä Sisällys 1 Osapuolet... 2 2 Sopimuksen tarkoitus... 2 3 Toimintamalli... 2 3.1 Seutuhankintojen johtoryhmä... 2 3.2 Asiantuntijaryhmät... 3 4 Toimivalta, päätöksenteko ja valmistelu... 3 5 Hankintapäätöksestä ilmoittaminen ja hankintaoikaisu... 4 6 Hankintasopimukset... 4 7 Hankintasopimukseen liittyvä yhteydenpito ja seuranta... 4 8 Tarjouskilpailuun ja sopimukseen liittyvät erityiset kysymykset... 4 9 Kilpailutuksen kustannukset... 5 10 Muut kustannukset... 5 11 Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen... 5 12 Sopimuksen muuttaminen... 6 13 Sopimuksen voimassaolo... 6 14 Sopimuksen irtisanominen... 6 15 Sopimuksen siirtäminen... 6 16 Toimivaltaa koskevat muutokset... 6 17 Erimielisyydet... 7 18 Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset... 7 Keskushallinto Käyntiosoite Postiosoite Puh. +358 2 330 000 hankinta- ja logistiikka- Linnankatu 55 K PL 630 Faksi +358 2 2627 575 keskus 20100 Turku 20101 Turku www.turku.fi/hankinnat
SOPIMUS 2 (7) 1 Osapuolet Turun kaupunki 2 Sopimuksen tarkoitus 3 Toimintamalli 3.1 Seutuhankintojen johtoryhmä Hankintayhteistyö järjestetään sopijapuolten kesken kuntalain (365/1995 muutoksineen) 76 :n tarkoittamana sopimusyhteistyönä soveltaen julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007 muutoksineen, jäljempänä hankintalaki) 2.2 :ssä kuvattua järjestelyä. Seudullisen hankintayhteistyön tavoitteena on saavuttaa osapuolille prosessihyötyjä keskittämällä hankintoja ja toisaalta saavuttaa hintahyötyjä yhdistämällä osapuolten hankintavolyymejä yhteen. Tavoitteena on ammattimainen hankintatoiminta, joka edistää markkinoiden toimivuutta ja niiden kehittymistä ja mahdollistaa kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. Kukin tämän sopimuksen osapuoli päättää omalta osaltaan tiettyyn seutuhankintaan sitoutumisesta. Osapuoli voi halutessaan tämän jälkeen jättäytyä tietyn seutuhankinnan ulkopuolelle, ilmoittamalla siitä erikseen toimivaltaiselle hankintaviranomaiselle hyvissä ajoin ja viimeistään ennen hankintamenettelyn aloittamista (hankintailmoituksen julkaisemista). Mikäli Turun kaupunki jättäytyy tietyn seutuhankinnan ulkopuolelle, hankintaa ei toteuteta tämän sopimuksen perusteella yhteishankintana. Seudullisessa hankintayhteistyössä voidaan hyödyntää olemassa olevia eri kuntien yhteistyöryhmiä ja yhteistyö sovitetaan yhteen muun seututasoisen yhteistyön kanssa. Seudulliset yhteishankinnat kilpailuttaa Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus seutuhankintojen johtoryhmässä erikseen päätettävien tuoteryhmien osalta. Kilpailuttaminen sisältää kaikki hankintalainsäädännön edellyttämät toimenpiteet hankintasopimusten tekoa lukuun ottamatta. Tämän sopimuksen täytäntöönpanoa ja seutuhankintojen koordinointia varten toimii seutuhankintojen johtoryhmä, joka ei ole kuntalain mukainen toimielin. Kukin sopimuksen osapuoli nimeää seutuhankintojen johtoryhmään yhden jäsenen ja hänelle varajäsenen, joiden tulee olla viranhaltijoita. Johtoryhmän kokous pidetään tarpeen mukaan 2-4 kertaa vuodessa, tarvittaessa useamminkin. Kokous voidaan järjestää eri kunnissa. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtaja ja hänen estyneenä ollessaan hänen varahenkilönsä. Kokouksissa sovituista asioista laaditaan muistio, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri.
SOPIMUS 3 (7) 3.2 Asiantuntijaryhmät Seutuhankintojen johtoryhmän tehtävät: päättää yhteishankintoihin kuuluvista tuoteryhmistä nimetä kunkin osapuolen edustaja kuhunkin kilpailutukseen valvoa hankintayhteistyön toteutumista kehittää laajempaa yhteistyötä logistiikan ja tietojärjestelmien yhtenäistämiseksi seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle päättää ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä. Johtoryhmän jäsenen vaihtumisesta on ilman aiheetonta viivytystä ilmoitettava toisten osapuolten yhteyshenkilöille. Seutuhankintojen johtoryhmän jäsenellä on oikeus ja velvollisuus nimetä asiantuntija kuhunkin edustamansa kunnan osallistumaan yhteiskilpailutukseen. Seudullisesti kilpailutettavien hankintojen tarjouspyynnöt valmistellaan yhteistyössä sopimusosapuolien asiantuntijoiden kanssa. Turun kaupungin kyseisen tuotteen kilpailuttamisesta vastaava henkilö (tuoteryhmäpäällikkö/hankinta-asiantuntija) kutsuu koolle eri osapuolten asiantuntijat, jotka muodostavat asiantuntijaryhmän. Kukin asiantuntija vastaa oman kuntansa / kaupunkinsa hankintatarpeiden ja -määrien esiintuomisesta tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa. Asiantuntijaryhmän tehtävät: 4 Toimivalta, päätöksenteko ja valmistelu koota kunkin osapuolen tiedot hankintatarpeesta ja -määrästä kelpoisuusvaatimusten, hankinnan kohteen sisällön ja laajuuden ja vertailuperusteiden valmisteleminen yhteistyössä yhtenäistää tuotevalikoimia ja karsia tarpeettomia rinnakkaistuotteita. Toimivaltaisia hankintaviranomaisia ovat Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtaja ja hänen estyneenä ollessaan hänen varahenkilönsä. Hankintaviranomainen allekirjoittaa asiantuntijaryhmän valmisteleman tarjouspyynnön ja tekee hankintapäätöksen kaikkien hankinnassa mukana olevien osapuolten puolesta. Hankintaviranomainen sopii hankintoihin ja niiden valmisteluun liittyvistä käytännön järjestelyistä seutuhankintojen johtoryhmän jäsenten kanssa. Kunkin osapuolen nimeämä seutuhankintojen johtoryhmän jäsen vastaa siitä, että toimivaltaisilla hankintaviranomaisilla on oikeat ja riittävät tiedot tiettyyn seutuhankintaan sitoutuneen osapuolen hankinnan ennakoidusta arvosta ja hankintatarpeesta hyvissä ajoin ennen varsinaisen hankintamenettelyn käynnistämistä.
SOPIMUS 4 (7) Turun kaupungin hankintalakimies, ja hänen estyneenä ollessaan Turun kaupungin johtava kaupunginlakimies tai hänen määräämänsä, edustaa sopimusosapuolia ja sopimuskuntia tämän sopimuksen nojalla tehdyssä hankinnasta johtuvassa hankintalain 11 luvun mukaisessa valitusasiassa markkinaoikeudessa ja korkeimmassa hallinto-oikeudessa. 5 Hankintapäätöksestä ilmoittaminen ja hankintaoikaisu 6 Hankintasopimukset Päätöksen tehnyt hankintaviranomainen lähettää pöytäkirjanotteen hankintapäätöksestä hankintaan osallistuneille osapuolille. Mahdollinen hankintaoikaisuvaatimus tehdään Turun kaupungin toimivaltaiselle toimijalle. Toimivaltainen hankintaviranomainen huolehtii hankintasopimusten valmistelemisesta. Kunkin osapuolen toimivaltainen viranomainen allekirjoittaa hankintasopimuksen omasta puolestaan. Osapuolet vastaavat omalta osaltaan siitä, että tarjouspyyntöihin ja sopimuksiin voidaan sisällyttää liitteinä osapuolikohtaisesti hyväksyttäviä teknisluonteisia ehtoja, kuten esim. Laskutukseen, toimitusosoitteisiin, yhteyshenkilöihin sekä tilaamis- ja toimituskäytäntöihin liittyviä sopijakohtaisia tietoja. Sopijapuolet eivät ole yhteisvastuullisesti vastuussa sopimusten toteuttamisesta, vaan kukin sopijapuoli vastaa sopimuksista omalta osaltaan. Sopijapuolen toimivaltainen hankintaviranomainen koordinoi sopimussuhteeseen liittyvää yhteydenpitoa suhteessa toimittajaan / palveluntuottajaan. 7 Hankintasopimukseen liittyvä yhteydenpito ja seuranta Kunkin osapuolen toimivaltainen viranomainen vastaa sopimussuhteeseen liittyvästä yhteydenpidosta suhteessa toimittajaan. 8 Tarjouskilpailuun ja sopimukseen liittyvät erityiset kysymykset Päätöksenteko tarjouskilpailuun ja sopimussuhteeseen liittyvissä erityisissä kysymyksissä edellyttää hankintaan osallistuneiden osapuolten yksimielisyyttä. Tässä tarkoitettuja erityisiä tilanteita ovat muun muassa seuraavat tilanteet: - hankintasopimuksen olennainen muutos - hankintasopimuksen irtisanominen tai purkaminen - kaupunkiorganisaation ulkopuolisen asiantuntijan käyttö - hankintojen olennaiset hinnantarkistukset.
SOPIMUS 5 (7) 9 Kilpailutuksen kustannukset 10 Muut kustannukset 11 Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen Hankinta- ja logistiikkajohtaja tai hänen varahenkilönsä päättää mahdollisen option käytöstä hankintaan osallistuneiden osapuolien johtoryhmän jäseniä kuultuaan. Kilpailutuksen kustannukset muodostuvat kilpailutuksen valmisteluun ja päätöksentekoon liittyvistä hallinnollisista kustannuksista. Turun kaupungille aiheutuu tästä sopimuksesta muita osapuolia enemmän hallinnon kustannuksia. Sopimusosapuolet ovat velvollisia suorittamaan Turun kaupungin hankintaja logistiikkakeskukselle korvauksena kilpailuttamisesta ja tämän sopimuksen muusta toteuttamisesta aiheutuvina kustannuksina 0,38 euroa (alv. 0%) / kunta / asukas/ kalenterivuosi. Korvaus suoritetaan vuosittain 15.12. mennessä laskua vastaan. Asukaslukuna käytetään tilastokeskuksen edellisen vuoden vaihteen vahvistettuja asukaslukuja. Muutoin sopijapuolet vastaavat itse omista sisäisistä kustannuksistaan. Hankinta-asian hoitamisesta aiheutuvina muina kustannuksina voivat tulla kyseeseen esim. Osapuolen organisaation ulkopuolisen asiantuntijan käyttämisestä aiheutuvat kustannukset, oikeudenkäyntikulut, hyvitysmaksut, vahingonkorvaukset tms. Vastuu tällaisista kustannuksista määräytyy jakamalla kustannukset kysymyksessä olevaan hankintaan osallistuneiden osapuolten kesken asukaslukujen suhteessa. Asukaslukuna käytetään tilastokeskuksen vahvistamia kuntakohtaisia edellisen vuoden vaihteen asukaslukuja siitä, kun kustannusvastuu on todettu Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtajan tai hänen varahenkilönsä toimesta. Kustannukset tilitetään Turun kaupungille hyvissä ajoin ennen erääntymistä. Viivästyneelle maksulle peritään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen viivästyskorko. Turun kaupunki tilittää varat edelleen mahdolliselle kolmannelle osapuolelle. Hankintaan liittyvät alkuperäiset asiakirjat arkistoi ja tietojen luovuttamisesta päättää toimivaltainen viranomainen. Seutuhankintaan osallistuvilla sopijapuolien toimivaltaisilla toimijoilla on oikeus saada tieto kaikista hankintaan liittyvistä asiakirjoista. Tällöin on otettava huomioon myös viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevat salassapitoa ja julkisuutta koskevat säännökset. Kukin sopijapuoli huolehtii omalta osaltaan siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia ja kulloinkin voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä.
SOPIMUS 6 (7) 12 Sopimuksen muuttaminen 13 Sopimuksen voimassaolo 14 Sopimuksen irtisanominen 15 Sopimuksen siirtäminen 16 Toimivaltaa koskevat muutokset Tämän sopimuksen muuttamisesta päättävät sopimuksen hyväksyneet viranomaiset. Kaikki muutokset on tehtävä kirjallisesti. Tämä sopimus tulee voimaan sen allekirjoittaneiden osapuolten kesken, kun vähintään yksi osapuoli Turun kaupungin lisäksi on sen allekirjoittanut. Yhteistyö tämän sopimuksen perusteella alkaa vuonna 2015 sopimuksen allekirjoittaneiden osapuolten kesken. Sopimus on määräaikainen. Sopimuksen viimeinen voimassaolopäivä on 31.12.2016. Määräaikaisena sopimus päättyy ilman irtisanomista. Tähän sopimukseen voi halutessaan liittyä muita kuntia tai kuntayhtymiä, sen jälkeen kun Turun kaupunki on sen hyväksynyt. Toimivaltainen hankintaviranomainen vahvistaa seutuhankintojen johtoryhmän jäsenille uuden hankintayksikön liittymisestä sopimukseen. Selvyyden vuoksi todetaan, että osapuolten konserniyhteisöt eivät tule tämän sopimuksen sopijaosapuoliksi, eivätkä ne siten voi esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Tämä sopimus ei estä Turun kaupunkia ottamasta yksittäisiin kilpailutuksiin mukaan myös muita kuin tämän sopimuksen osapuolia. Sopimuksen määräaikaisuudesta huolimatta osapuolilla on oikeus irtisanoutua tästä sopimuksesta. Irtisanomisaika on yksi (1) vuosi siten, että irtisanominen on toimitettava kirjallisesti kaikille osapuolille viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen kalenterivuoden vaihtumista, josta yhden (1) vuoden irtisanomisaika alkaa. Sopimuksen irtisanominen ei anna osapuolille oikeutta vaatimuksiin toistensa suhteen. Tämän sopimuksen päättymisellä ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen sopimuskauden päättymistä tehtyihin oikeustoimiin. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisilta osapuolilta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa tai jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Mikäli tarpeen, osapuolet sitoutuvat tekemään tämän sopimuksen toteuttamiseksi tarvittavat toimivaltaa koskevat muutokset johtosääntöihinsä ja muihin toimintaohjeisiin.
SOPIMUS 7 (7) 17 Erimielisyydet 18 Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisillä neuvotteluilla. Ellei neuvotteluissa päästä yksimielisyyteen, erimielisyydet ratkaistaan hallintoriita-asiana. Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi (1) kullekin sopijapuolelle. Turun kaupunki Pauliina Lautiainen Hankinta- ja logistiikkajohtaja