KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 28.11.2017 kello 18.00 19.32 Kokouspaikka Kiinteistötoimisto, Verhonkatu 25-27, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Marja-Leena Nykänen varapuheenjohtaja Kalervo Aaltonen Olli Ilomäki Liisa Ilonen-Teivonen Erkki Jaalama Tauno Korhonen vara Ida Kosonen Jorma Lundström Aku Talikka vara Reetta Tolonen-Salo (saapui klo 18.05 / 73) Erkki Alanen Leena Pietilä Heikki Kilpeläinen Kai Kauppinen Eija Rantala Päivi Korpinen Tuija Niemi-Nikkola ykv pj ykv vpj ykn talousjohtaja kiinteistöpäällikkö työnjohtaja kiinteistösihteeri Käsitellyt asiat 69 81 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola n tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 7.12.2017 Allekirjoitukset Erkki Jaalama Tauno Korhonen yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto 13.- 27.12.2017 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 69 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 70 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty ille sekä sähköpostina että kirjepostina 23.11.2017. Johtokunnan kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 71 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys. 72 ntarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta ntarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Erkki Jaalama ja Tauno Korhonen
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 73 Ilmoitusasiat Erityisammattimies Eerik Topin ja vahtimestari Merja Vuohelan 4 kk koeajat ovat päättyneet 31.10.2017 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtoryhmän muistio 4 / 2017 Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 74 Talousarvion toteutuminen 1.1. 31.10.2017 Esityslistan liitteenä 1 on hautaustoimen ja liitteenä 2 kiinteistötoimen talousseuranta ajalta 1.1. 31.10.2017. Talousseurannassa on kuluneen vuoden toteutuneet kulut lokakuun loppuun saakka. Talousjohtajan päätösesitys: Talousarvioseuranta merkitään tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 75 Hautainhoitorahaston talousarvioehdotus ja toimintasuunnitelma vuodelle 2018 Seurakuntayhtymän hautausmaa-alueet hoidetaan talousarviovaroin, mutta hautojen hoitoon ei kirkkolain mukaan saa käyttää seurakunnan varoja. Seurakuntayhtymällä on korvauksesta hoitoon otettujen hautojen hoitoa varten hautainhoitorahasto. Kun omaiset antavat haudan hoidettavaksi, heidän maksamansa hoitomaksu ohjautuu hautainhoitorahastoon. Hautainhoito-rahasto muodostaa erillisen taseyksikön ja sillä on oma talousarvio. Hautainhoitorahasto sisältyy seurakunnan taseen toimeksiantojen varoihin ja pääomiin. Hauhon, Hämeenlinna-Vanajan, Kalvolan, Lammin, Rengon ja Tuuloksen seurakuntien hautainhoitorahastot on yhdistetty yhdeksi Hämeenlinnan seurakuntayhtymän hautainhoitorahastoksi 1.1.2011 alkaen. Talousarvion tulot muodostuvat määräaikaisten hoitosopimusten pääomasta, kesähoitosopimuksista, vuokra-, korko- ja sijoitustuloista. Huomattavin osa menoista on henkilökunnan palkkausmenot sivukuluineen. Muut menot koostuvat palveluiden ja tarvikkeiden ostoista sekä vuokramenoista. Hoitotyö ajoittuu pääosin touko-syyskuulle ja silloin hoitotyötä varten palkatun henkilökunnan määrä on suurimmillaan. Ehdotus hautainhoitorahaston vuoden 2018 talousarvioksi (numero-osa) on liitteenä 3 ja sopimushautojen toimintasuunnitelma vuodelle 2018 liitteenä 4. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy liitteen 3 mukaisen hautainhoitorahaston talousarvion vuodelle 2018 ja liitteen 4 mukaisen sopimushautojen toimintasuunnitelman vuodelle 2018 sekä lähettää ne edelleen yhteisen kirkkoneuvoston vahvistettavaksi. Johtokunta käsitteli ja hyväksyi hautainhoitorahaston talousarvioehdotuksen ja toimintasuunnitelman vuodelle 2018 seuraavin muutoksin 1. Toimintasuunnitelma v. 2018 avaintavoitteisiin lisättiin teksti: Pohditaan palautteen keräämismahdollisuuksia. Johtokunta lähettää talousarvioehdotuksen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 76 Perennahoito Seurakuntayhtymän hautaustoimen työnjohtaja Risto Heikkonen ja kausityönjohtaja Leena Heinonen ovat käyneet tutustumassa Lahden seurakuntayhtymän hautausmailla käytössä olevaan perennahoitoon. Perennahoito on Lahden seurakuntayhtymässä yksi hautojenhoitovaihtoehto, joka myydään viideksi vuodeksi kerrallaan. Perennat istutetaan ensimmäisenä hoitovuotena ja ne kukkivat heinäelokuussa. Hoitoon kuuluu kastelu, lannoitus, kasvualustan muokkaus ja lisääminen tarvittaessa, kukkineiden ja kuolleiden kasvinosien poisto sekä uusien taimien istutus kuolleiden tilalle. Uusi perennaryhmä näyttää ensin harvalta, mutta sen vahvistuminen ja tuuhettuminen edellyttää riittävää kasvutilaa varsinkin kasvualustassa. Perennahoitoon sopivia kasveja ovat mm. jaloangervo, salvia, kuunlilja ja kurjenpolvi. Ahveniston ja Vuorentaan hautausmaiden reuna-alueille voisi kokeiluluonteisesti istuttaa joitakin perennalajikkeita ja seurata miten ne kiinnostavat hirvieläimiä. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Ahveniston ja Vuorentaan hautausmaiden reuna-alueille istutetaan kokeiluluonteisesti perennoja. Päätösesitys hyväksyttiin. Johtokunta kävi asiasta keskustelun ja pitää perennakokeilua hyvänä asiana.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 7 77 Hoitamattomien hautojen kuulutusmenettely Lammin hautausmaalla Lammin hautausmaalla tehdyssä inventoinnissa heinä- ja syyskuussa 2017 on kartoitettu hautoja, joiden hoito on katsottu olennaisesti laiminlyödyksi. Hoidon laiminlyönnillä tarkoitetaan esim. villiintynyttä kukkatilaa tai rikkakasvien valtaamaa haudan pintaa ja vinossa olevaa tai kaatunutta muistomerkkiä. Tällaisia hautoja on yhteensä 430 kpl. Hoitamattomat haudat on valokuvattu. KL 17:5 3. mom. Jos haudan hoito on olennaisesti laiminlyöty, kirkkoneuvosto voi velvoittaa hautaoikeuden haltijan kunnostamaan haudan vuoden määräajassa siitä, kun päätös on annettu hänelle tiedoksi. Jollei hän sitä tee, kirkkoneuvosto voi julistaa hautaoikeuden menetetyksi. Päätöksestä on tiedotettava 24 luvun 11 :n 1 momentissa säädetyllä tavalla. 4. mom. Milloin hautaoikeuden haltijasta tai hänen olinpaikastaan ei saada tietoa, ilmoitus 3 momentissa tarkoitetusta tai hautaustoimilain 14 :n 3 momentissa tarkoitetusta tai muusta hautaa koskevasta päätöksestä tai ilmoituksesta on pantava tiedoksi haudalle. Päätöksestä tai ilmoituksesta on lisäksi kuulutettava paikkakunnalla yleisesti leviävässä sanomalehdessä. KL 24:11 3. mom. Hautaoikeuden haltijan katsotaan saaneen 17 luvun 5 :n 4 momentissa tarkoitetusta päätöksestä tiedon, kun sitä koskeva kuulutus on julkaistu lehdessä. Mikäli hautoja palautuu seurakuntayhtymälle, niitä voidaan hyödyntää uudelleen hautauksiin tai istutuksiin. Palautuvilla haudoilla saattaa olla myös taiteellisesti arvokkaita muistomerkkejä tai ne voivat olla henkilöhistoriallisesti tärkeitä, jolloin ne säilytetään ennallaan. Liitteen 5 haudoilla, joiden hoito on laiminlyöty, toimitetaan KL 17:5 mukainen hoitamattomien hautojen kuulutusmenettely. Yhteisen kirkkoneuvoston päätöksestä, joka koskee hoitamattomien hautojen kuulutusta, ilmoitetaan seurakuntayhtymän verkkosivuilla, Hämeen Sanomissa ja Keski-Hämeessä. Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta hyväksyy kuulutusmenettelyn ja esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle listattujen hautojen kuuluttamista hoitamattomina. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 8 78 Muut asiat Talousjohtaja ja kiinteistöpäällikkö kertoivat suullisesti kiinteistöstrategian avainhanketyöryhmien työskentelystä. Kiinteistönhoidon työnjohtaja Päivi Korpinen esittäytyi johtokunnalle ja kertoi vastuualueestaan.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 9 79 Seuraava kokous Torstaina 7.12.2017 johtokunnan pikkujoulukonsertti Verkatehtaalla klo 19, väliajalla kahvitarjoilu. Pyydämme ilmoittamaan esteestä. Seuraava johtokunnan kokous pidetään tiistaina 13.2.2018 klo 18.00 alkaen kiinteistötoimistossa Verhonkadulla. Muut kevään kokoukset ovat tiistaina 10.4.2018 ja tiistaina 29.5.2018 klo 18.00, paikka avoin. 80 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus an liitettiin Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 81 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.