Muistio 1 (3) 26.10.2017 Henkilöstöhallinnon ja henkilöstön osallistuminen teemaryhmän kokous Aika 26.10.2017 klo 13.06-15.10 Paikka Osallistujat Aronia-kokoustila, Finn-Medi 1, Arvo Ylpön katu 6 (Taysin kampus) Raija Ruoranen, PSHP, puheenjohtaja Taina Niiranen, Pirkanmaa2019, esittelijä Asiantuntijat: Mikko Koponen, Pirkanmaan liitto (läsnä asiakohdat 1-7) Niina Pietikäinen, Tampere Vesa Koskinen, Nokia Mira Hirvonen-Ylinen, Hämeenkyrö Päivi Järvinen, PSHP Heidi Tapaninaho-Pitkänen, Tampere Tove Lindell, AVI Arja Erola, ELY Airi Mast, TE-toimisto Henkilöstöjärjestöjen edustajat: Tarja Kranni, Nokia, JHL Arja Herckman, Sastamala, Super Reija Neva, ELY, Juko Elina Pimiä, Tampere, Juko (läsnä asiakohdat 1-4) Sirpa Sintonen, TE-toimisto, Pardia Aino Hirvonen, Tampere, Jyty Elina Ranta, PSHP, toimistosihteeri Poissa Asia Tuomo Karman, Pirkanmaan liitto, Mikko Nyberg, Mänttä-Vilppula, Tinja Tähtinen, PSHP, Tehy, Liisa Koota, TE-toimisto, Pardia, Jukka Alasentie Pirkanmaa2019, Jaakko Herrala, Pirkanmaa2019 Esittely, keskustelu, jatkotoimenpiteet 1 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen. Todettiin läsnäolijat esittäytymiskierroksella. Esityslistalla mainittujen lisäksi työryhmään on nimetty Tuomo Karman Pirkanmaan liitosta. Eija Tetri-Lähde on ilmoittanut esteestä osallistua työryhmään. Henkilöstöasiantuntijoiden edustus katsotaan tässä vaiheessa kattavaksi eikä ryhmää ole tarpeen täydentää. Mikko Koponen Pirkanmaan liitosta osallistuu kokouksiin harkintansa mukaan. Työryhmän kokouksiin kutsutaan tarvittaessa asiantuntijoita. Merkittiin työryhmän kokoonpano tiedoksi. 2 Esityslistan hyväksyminen Hyväksytään esityslista kokousjärjestykseksi. 3 Valmistelun valtakunnallinen ja Pirkanmaan tilanne Taina Niiranen esitteli valtakunnallisen ja Pirkanmaan sote-valmistelutilanteen. (Liite 1, diat 1-32).
Muistio 2 (3) 26.10.2017 Merkittiin esittely tiedoksi. 4 Kokouskäytännöt ja menettelytavat Puheenjohtajan alustuksen jälkeen käytiin keskustelua kokouskäytännöistä ja menettelytavoista sopien seuraavaa: Teemaryhmän kokoukset aikataulutetaan koordinaatioryhmän kokouksiin nähden, kerran kuukaudessa. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti torstaisin aamu- tai iltapäivästä Taysin kampuksella tai Pirkanmaan liiton tiloissa. Sihteeri tekee kokousaikataulusuunnitelman, joka esitetään seuraavassa kokouksessa. Kokouksille laaditaan esityslistat ja muistiot. Esityslista lähetetään viikkoa ennen kokousta kalenterikutsun liitteinä. Työryhmän jäsenet tutustuvat kokousmateriaaliin ennen kokousta. Työryhmän työskentelymateriaali tallennetaan mypirkanmaa-työtilaan kunnes työryhmä on saanut ohjeet uuden sähköisen työtilan (share point) käyttöön. Työryhmä on velvoitettu raportoimaan työskentelystään koordinaatioryhmälle. Raportti (1 pp-dia/kokous) on palaute niistä asioista, joihin teemaryhmä odottaa koordinaatioryhmän kannanottoa/lausuntoa. Työryhmän jäsenille ei ole nimetty varajäseniä. Henkilöstön edustajat esittävät koordinaatioryhmälle, että varajäsenille annetaan osallistumisoikeus teemaryhmän kokouksiin. Merkittiin tiedoksi sovitut kokouskäytännöt ja henkilöstön edustajien terveiset koordinaatioryhmälle. 5 Esivalmistelun I vaihe Puheenjohtaja ja esivalmistelun I vaiheen alatyöryhmien puheenjohtajat esittelivät työskentelyä ja sen pohjalta tehdyt toimenpide-ehdotukset. (Kts. liite 2). Merkittiin selvitykset ja tilanne tiedoksi. 6 Esivalmistelun II vaihe ja työsuunnitelman esittely ja täydentäminen Projektipäällikkö esitteli esivalmistelun II vaiheen työsuunnitelman ja jatkotyöskentelylle tiedossa olevat koordinaatit sekä luonnoksen aikataulusuunnitelmasta. (Liite 1, diat 33 38). Käytiin keskustelu alatyöryhmien perustamisesta ja kokoonpanoista. Lisättiin tehtävälistaan riskienhallinnan suunnitelman laatiminen ja sen asiakohdittainen käsittely tulevissa kokouksissa. Hyväksyttiin alustavasti kaksi aikataulullisesti tärkeintä asiaa: 1. Tahe-yhteistyö (30.11. mennessä esitys järjestämisestä Pirkanmaan alueella) ja 2. Henkilöstöhallinnon organisointi. Merkittiin tiedoksi esittely ja käyty keskustelu. Teemaryhmän työsuunnitelma (arviointi, priorisointi ja aikataulutus) ja riskienhallintasuunnitelma sovitaan seuraavassa kokouksessa. Työryhmän esitys koordinaatioryhmälle: Käytetään selkokielisyyttä hankemateriaalissa (esim. organisaationimikkeet avattuina). Sihteeri lähettää tahe-työpaja-ajan (marraskuussa) kalenterikutsun teemaryhmän jäsenille. 7 Jatkovalmistelu Puheenjohtaja ja projektipäällikkö - valmistelevat seuraavaan kokoukseen esityksen työsuunnitelmasta ja riskien
Muistio 3 (3) 26.10.2017 hallinnasta - tarkistavat viestintätuen saannin. Seuraavassa kokouksessa mietitään myös viestintäkanavia. 8 Muut asiat, tiedotettavat asiat Puheenjohtaja ja projektipäällikkö vievät koordinaatioryhmälle tiedoksi työryhmän järjestäytymisen. 9 Seuraavat kokoukset Sihteeri lähettää kokousaikataulun kalenterikutsuina. 10 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen. 24.11.2017 kello 13-15 Syke-koulutustila, Finn-Medi 2, 7. kerros, Taysin kampus.
Liite 2 Pirkanmaa2019 esivalmistelun II vaiheen ohjeistus Vapriikki, 26.10.2017 6.11.2017 1 www.pirkanmaa2019.fi
Tehdään yhdessä Suomen paras ja Euroopan kiinnostavin uudistus Pirkanmaalle! 6.11.2017 2 www.pirkanmaa2019.fi
Pirkanmaan valmistelun päämäärät ja toimintatavat - Työryhmien pohdittava, miten nämä saavutetaan omassa työssä - Yksityiskohtaisempi taustoitus ryhmän työtilassa Sujuvat palvelut ja palvelukanavat Luottamus Selkeä viestintä Asukas ytimessä Vaikuttavat palvelut kumppanuudella ja kilpailulla Avoimuus Rohkeus Haluttu työnantaja Aktiivinen toimija ja verkostojen rakentaja 6.11.2017 3 www.pirkanmaa2019.fi
Uudistuksen valmistelun vaiheet Esivalmisteluvaihe I Esivalmisteluvaihe II Väliaikaishallinto Maakuntahallinto Toiminta alkaa 9/16 7/17 7/18 1/19 1/20 Selvitykset Monialainen kehitystyö Laaja-alaiset teemaryhmät Ratkaisukeskeisyys Projektimaisuus YT-foorumi Toimeenpano nykyisten organisaatioiden toimesta Toimeenpano VATE- valtuuksin Vaalit Maakuntahallintovalmistelu Maakunnan hallinnollinen järjestäytyminen Tuotannon organisoitumispäätökset Järjestämisvastuu siirtyy nykyisistä organisaatioista 6.11.2017 4 www.pirkanmaa2019.fi
Pirkanmaan valmistelun organisoituminen esivalmistelun II vaiheessa Maakuntauudistuksen poliittinen ohjausryhmä Maakuntauudistuksen johtoryhmä Työryhmät A) Palvelut 1. Alueen kehittäminen 2. Pelastustoimi ja varautuminen 3. Hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen 4. Sote-palvelut 4.1. Lasten ja perheiden palvelut 4.2. Ikäihmisten ja vammaisten palvelut 4.3. Päihde- ja mielenterveysasiakkaiden palvelut sekä työikäisten sosiaalipalvelut 4.4. Sote-keskuspalvelut 4.5. Erikoisairaanhoidon ja sosiaali- ja terveydenhuollon muut palvelut B) Järjestäjätoiminnot 1. Taloussuunnittelu ja tiedolla johtaminen 2. Osallistuminen 3. Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta 4. Yhteistyöalueasiat 5. Viranomaisohjaus ja valvonta 6. Strateginen hankinta ja valinnanvapauden mallit 7. Palveluverkko, kiinteistöt ja tilat 8. Asiakas- ja palveluohjaus 9. Maakunnan, kunnan ja muiden toimijoiden yhteistyö C) Strategiset konsernipalvelut 1. ICMT ja digitalisaatio 2. Henkilöstöasiat ja henkilöstön osallistuminen 3. Konsernirakenne ja johtaminen 4. Tukipalvelujen ohjaus 5. Hallinto ja laki 6. Viestintä ja verkkopalvelut
Työryhmien työskentely Työryhmän työn pohjana toimeenpanosuunnitelman tehtävämatriisi Tavoitteet tehtäväkokonaisuuksittain esivalmistelun 2. vaiheen loppuun mennessä 30.6.2018, valtuuston alkuun mennessä 1.1.2019, järjestämisvastuun alkuun mennessä 1.1.2020 Yhdyspinnat, työryhmät Työryhmän toimintaperiaatteet Projektipäällikkö ja puheenjohtaja valmistelevat yhdessä asiat kokouksiin Projektipäällikkö esittelijänä työryhmässä Työryhmä valitsee keskuudestaan sihteerin tai vastuuttaa sihteeritehtävät muulla tavoin esim. kiertävä sihteerivuoro Tilat: Pellava-kokouskeskus ja shp:n tilat käytössä Kustannukset: järjestävä organisaatio voi halutessaan kustantaa kokoustarjoiluja Työryhmien yhteisten tilaisuuksien kustannukset Pirkanmaa2019-valmistelun kautta Työryhmillä omat Sharepoint-työtilat käytössä Muutostiimin jäsenillä oikeus osallistua kokouksiin Kokousten aikataulutus ennakoivasti -> tieto kokousaikatauluista muutostiimiin Jokaisesta kokouksesta muistio ja yksi PP-dia Työryhmien kokoukset Kokouksista lähetetään seuraaville kalenterikutsut, joissa esityslistat liitteenä Kari.hakari@pirkanmaa.fi, jukka.alasentie@pirkanmaa.fi, jaakko.herrala@pirkanmaa.fi, mikko.koponen@pirkanmaa.fi, tiina.konttajarvi@pirkanmaa.fi Pdf-muistiot ja PP-diat: heidi.hallikainen@pirkanmaa.fi, mikko.koponen@pirkanmaa.fi, tiina.konttajarvi@pirkanmaa.fi 6.11.2017 6 www.pirkanmaa2019.fi
Työsuunnitelman tarkentaminen Ensimmäisenä tehtävänä: Järjestäytyminen Toimeenpanosuunnitelman ja tehtävämatriisin täsmentäminen, ajantasaistaminen ja vastuuttaminen Marraskuun aikana työryhmät laativat aikataulutuksen tehtäväkokonaisuuksien käsittelystä -> koonti lähetetään mikko.koponen@pirkanmaa.fi ja tiina.konttajarvi@pirkanmaa.fi Tiekarttapohja / työn projektointi Työ ratkaisukeskeistä -> Miten ryhmän tavoitteet saavutetaan huomioiden Pirkanmaan uudistuksen periaatteet Tehtäväkokonaisuuksien priorisointi ja aikataulutus; kriittiset ajankohdat tavoitteiden suhteen, vastuut ja yhdyspinnat Toteutus: Voidaan käyttää laadittua matriisipohjaa tai omaa pohjaa (pohja työryhmän sharepoint-ryhmätilassa) Organisoituminen ja osallistuminen Alatyöryhmät Työryhmille voi perustaa tilannekohtaisia alatyöryhmiä (myös yhteiset alatyöryhmät mahdollisia) Alatyöryhmissä ratkotaan erilliskysymyksiä, usein lyhytaikaisia Alatyöryhmiin voi kutsua vapaasti jäseniä asiantuntijuusperusteella Sidosryhmien ja työryhmien mukaan ottaminen ryhmät velvollisia osallistamaan järjestöt, yritykset ja asukkaita (työpajat, foorumit...) Viestintä ja osallistamismenettelyjen tarkentaminen 6.11.2017 7 www.pirkanmaa2019.fi
Raportointi Kaikki työ on lähtökohtaisesti julkista ja avointa. Valmis materiaali ja muistiot julkaistaan Pirkanmaa2019.fi-sivuilla Työryhmät laativat kokouksista pdf-muistion Kokouksista laaditaan myös yksi "tiedotettavat asiat" -dia. Diaan nostetaan keskeiset huomiot, pullonkaulat, ratkaistavat asiat yms. Diaa hyödynnetään ryhmien välisessä koordinaatiossa sekä muutostiimin, ohryn ja joryn työssä Riskienhallinta (pohjat sharepoint-ryhmätilassa) Fokus ryhmälle asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa Systemaattisuus, oman toiminnan reflektointi Raportointi muutostiimille merkittävistä huomioista/muutoksista Väliraportti 28.2.2018, ohjeistus myöhemmin (sis. kattavamman riskianalyysin) Loppuraportointi Ei raskasta loppuraporttia, esitetään ytimekkäästi valmistelun ongelmakohdat sekä väliaikaishallinnon ratkaistavaksi/päätettäväksi esitettävät asiat 6.11.2017 8 www.pirkanmaa2019.fi
Sharepoint-työtilaohjeistus Työryhmien käyttöön on luotu Sharepoint Online -ryhmätilat (ei pakollinen) Työtila mahdollistaa valmistelumateriaalin säilyttämisen ja dokumenttien yhteismuokkaamisen Työryhmät hallinnoivat itse työtilaansa (pääkäyttäjänä esim. sihteeri/projektipäällikkö) Työtilan käyttäminen edellyttää Microsoft-tunnuksia tai Office 365-organisaatiotunnuksia. Tunnukset voi luoda myös ulkoisiin sähköpostiosoitteisiin Työtilan käytöstä on laadittu erillinen ohjeistus Huom! Työtilassa ei saa säilyttää laajoja nimilistauksia tai muita henkilörekisteriä muistuttavia materiaaleja Tukea ja neuvontaa työtilan käyttöön antaa mikko.koponen@pirkanmaa.fi, 050 372 7942 6.11.2017 9 www.pirkanmaa2019.fi
5. Koordinaatioryhmä ja yhdyspintakysymykset Esivalmistelun I vaiheen tunnistettu pullonkaula: ryhmien välinen tiedonvaihto Perustetaan palveluiden, järjestäjätoimintojen ja konsernipalveluiden yhteinen koordinaatioryhmä Fokuksessa ryhmille yhteisten asioiden käsittely, tiedonvaihto ja keskinäinen koordinaatio Valmistelun pullonkaulojen tunnistaminen, vuoropuhelu, sparraus, ratkaisukeskeisyys Kokouksiin kutsutaan työryhmien puheenjohtajat, esittelijät ja henkilöstöjärjestöjen edustajat Kokouksiin osallistutaan käsiteltävän teeman mukaan Koordinaattorit vastaavat ryhmän agendasta ja yhteisten asioiden valmistelusta Koordinaatioryhmän kokoukset: 28.11. klo 13-15, 19.12. klo 9-11, 24.1.2018 klo 09-11, 22.2. klo 09-11, 23.3. klo 10-12, 17.4. klo 09-11, 16.5. klo 09-11. Kokouskutsut lähetetään erikseen Koordinaatiomuodot: Koordinaatioryhmä Muutostiimin sisäinen työskentely ja yhteinen työtila -> yhteiset viestit Koordinaattoriresurssit: osallistuminen työryhmätyöskentelyyn, linkki muutostiimiin ja -johtoon, työryhmiä ohjaavat yhteiset toimeksiannot, "työrukkaset" tiedonvaihtoon Koordinaatio- ja tiedonjakovastuu myös työryhmien projektipäälliköillä Yhteinen aikataulutusmatriisi Työryhmien yhteiset työpajat ja tilaisuudet yhdyspintakysymyksissä Työryhmien yhteiset alatyöryhmät Työryhmädiat Celkee-raportointityökalu (koordinaatio, riskienhallinta) 6.11.2017 10 www.pirkanmaa2019.fi
6. Pirkanmaa 2019-viestintä Yksityiskohtaisempaa ohjeistusta ryhmien työtilassa (kick off materiaali) Viestitään tavoitteista, vaiheista ja tuloksista ymmärrettävästi. Kaikki valmistelun aikainen tiedonkulku on avointa ajantasaista vuorovaikutteista monikanavaista tasapuolista läpinäkyvää Avoimuus mahdollistaa sitoutumisen muutokseen ja onnistuneen viestinnän henkilöstölle, medialle, asukkaille sekä muille sidosryhmille. 6.11.2017 11 www.pirkanmaa2019.fi
Pirkanmaa2019-valmistelun viestinnästä 1/2 Viestinnän päävastuu on hankkeen johdolla sekä työssä mukana olevilla muilla johtajilla. He näyttävät viestinnän mallia. Työryhmien tulee pitää toisensa ja muut uudistuksessa olevat tahot tietoisena valmistelusta. Valmisteltu materiaali on lähtökohtaisesti julkista. Viestintää vastuutetaan myös projektipäälliköille. Ryhmien kokousajat, materiaalit ja tiedotteet laitetaan näkyviin nettisivuille www.pirkanmaa2019.fi. Ryhmistä tuleva materiaali toimitetaan: heidi.hallikainen@pirkanmaa.fi, mikko.koponen@pirkanmaa.fi, tiina.konttajarvi@pirkanmaa.fi Esityslistat ja pöytäkirjat ovat luettavissa osoitteessa http://pirkanmaajulkaisu.ktweb.fi Johtoryhmän ja poliittisen ohjausryhmän esityslistoista ja kokousten päätöksistä tiedotetaan medialle ja uudistuksessa mukana oleville (Pirkanmaa 2019 - viestintäryhmän ja kuntien viestintävastaavien kautta). Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa. Ole twitterissä, kirjoita blogi, vinkkaa tiedosta, jota voidaan kehitellä osana laajempaa kokonaisuutta! 6.11.2017 12 www.pirkanmaa2019.fi
Pirkanmaa2019-valmistelun viestinnästä 2/2 Koordinaatioryhmässä käsiteltävistä asioista viestitään tiedotteella. Tiedotteet toimitetaan muutostiimille (os. pirkanmaa2019@pirkanmaa.fi). Tiedotteet lähtevät keskitetysti Pirkanmaa 2019 -sähköpostista. Työn tukena on Pirkanmaa2019-viestintäryhmä. Viestintäasiantuntijat mukana tarvittaessa teemoittain : Maakunta järjestäjänä, strategiset konsernipalvelut: Kirsti Kivilinna, Minna Koivunen, Sirkka Kulomäki Palvelut (järjestäminen ja tuotanto): Elina Kinnunen, Marika Haapala Henkilöstöteemaryhmä: Anni Vähälä Maakuntauudistuksen johtoryhmä, poliittinen ohjausryhmä: Kirsti Kivilinna Haasteellisimmissa tiedotusasioissa viestintäryhmä antaa tukea / työpanosta. 6.11.2017 13 www.pirkanmaa2019.fi
Viestintä henkilöstölle Mukana olevien organisaatioiden henkilöstö on muutoksen valmisteluajan tärkein viestinnän kohde ja viestinvälittäjä. Jokaisella on oma vastuu etsiä tietoa sekä kysyä mieltä askarruttavista asioista. Muutoksen kohteena olevissa organisaatioissa panostetaan esimies-/henkilöstöviestintään. Henkilöstöteemaryhmä viestii henkilöstöä koskevista asioista. Laaditaan / kerätään esimiestyön tueksi materiaalia yhteistyössä henkilöstöteemaryhmän kanssa. Erityisesti henkilöstön asemaa koskevaa tiedotteet lähetetään ennen mediaan menoa mukana olevien organisaatioiden viestintävastaaville julkaistavaksi sisäisissä kanavissa. Pirkanmaa2019 -sivuilla henkilöstö-osio. Oleellisia kysymyksiä: mitä tämä merkitsee minulle, miten minun käy, mistä löydän palvelut jatkossa, miten uudistus tapahtuu, milloin se tapahtuu. 6.11.2017 14 www.pirkanmaa2019.fi
Visuaalinen ilme (löytyy ryhmien sharepoint-työtilasta) Vaikka uudistus tulee voimaan vasta 1.1.2020, jatketaan esivalmistelulle luotua visuaalista ilmettä, johon kuuluvat: Logo Nettibanneri Powerpoint-pohja Word-pohja Asialista ja muistiopohja Kevyt ohjeistus visuaalisen ilmeen käytölle Visuaalista ilmettä käytetään kerrottaessa Pirkanmaan sote- ja maakuntauudistuksesta (Pirkanmaa 2019). Suorilla vaaleilla valittu ylin päättäjä, maakuntavaltuusto, aloittaa ja uusi maakunta järjestäytyy vuonna 2019. Teemme koko ajan vuoden 2019 loppuun tähtäävää työtä. Materiaalit ovat löydettävissä osoitteesta www.pirkanmaa2019.fi. 6.11.2017 15 www.pirkanmaa2019.fi