Pöytäkirja 1 (7) Terveyden ja hyvinvoinnin laitos TORI-siirtoprojekti ohjausryhmä 5 Aika 15.12.2014 klo 11.00 13.00 Paikka Mannerheimintie 166, nh. Collegium, ilmoittautuminen I-rakennuksessa Osallistujat Puheenjohtaja: Mikko Nissinen, palvelujohtaja, THL, puheenjohtaja Jäsenet: THL Matti Sarjakoski, tietohallintopäällikkö, THL, projektipäällikkö, THL Timo Sinervo, henkilöstön edustaja THL Matti Salminen, koulukodit, THL Janne Luomala, henkilöstöpäällikkö, THL, poissa Jäsenet, Valtori ja VM Mikko Vuorikoski, toimintosiirrot, osallistuminen Lync:llä Mervi Koivuoja, projektipäällikkö, sihteeri Tuomo Pigg, VM, neuvotteleva virkamies Jakelu jäsenet ja varajäsenet 1 Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista. Puheenjohtaja totesi, että kokous on alun perin aikataulutettu projektin päätöskokoukseksi, mutta keskeneräisten asioiden vuoksi pidettäneen vielä erillinen päätöskokous. Todettiin, että on syytä käydä sopimusten tilanne läpi, koska palvelusopimuksia THL:n ja Valtion koulukotien osalta ei ole vielä allekirjoitettu. 2 Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen (Liite 1) Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja. 3 Valtorin tilannekatsaus/ Mikko Vuorikoski, Valtori (Liite 2) Mikko Vuorikoski kävi uusimman Valtorin tilannekatsauksen lyhyesti läpi. Vuoden alusta aloittaa uusi vakituinen johto ja organisaatio. Tuotannon tulosalueiden päälliköt ovat vielä auki, mutta selvinnevät piakkoin. Valtorille on tulossa myös uudet monitoimitilat Lintulahdesta ja muutto on syyskuussa. Tiloihin muuttaa pääkaupunkiseudun valtorilaiset. Tilaratkaisuissa on otettu huomioon erilaiset tehtävät, tarpeet ja valtorilaisten suuri liikkuvuus eikä omia kiinteitä työpisteitä ole kuin erikseen määrittelyillä ryhmillä tai henkilöillä.
Pöytäkirja 2 (7) Uusia siirtoja on tulossa 1.1. taas paljon. Tämän jälkeen henkilöitä on 532, siirtyvien sopimusten arvo on 141,7 milj. euroa ja työasemien määrä on reilut 47 000. As-is-vaihe ensimmäisistä siirroista päättyi marraskuun alussa. Seuraavien puolentoista vuoden aikana as-is vaiheen päättymisiä on kuukauden välein. Mitään suurta muutosta päättyminen ei aiheuta vaan sopimukset, palvelut ja toiminnat tarkistetaan yhteistyössä ja varmistetaan toiminnan häiriötön jatkuvuus. Tuve-palveluita käyttävien virastojen siirtoaikataulu on seuraavat kaksi vuotta. Päätelaitekilpailutus on tehty. Hanselin puitesopimushintoihin verrattuna hintoja saatiin lähes 30% alaspäin. Kilpailutettiin viisi eri työasemamallia ja hinnoiteltiin lähes 9450 työasemaa ja 7800 näyttöä. Kilpailun voitti Lenovo ja sopimuskausi on 1 + 1 vuotta. 4 Projektin tilannekatsaus / Mervi Koivuoja, Valtori (Liite 3) Mervi Koivuoja kävi projektin tilanteen läpi ja totesi, että projektin toimikausi on asetettu 31.12.2014 saakka ja ylimenovaihe ja koko siirtoprojekti on päättymässä. Vastuunvaihto on tapahtunut aikataulun mukaisesti 1.11.2014. Projektin päätöskriteerit (1-5) eivät kuitenkaan keskeneräisten tehtävien ja epäselvien asioiden vuoksi vielä täyty THL:n ja koulukotien osalta: 1. Palveluiden ja tehtävien siirto on suoritettu ja tarvittavat erityisjärjestelyt on sovittu ja niiden mukainen toiminta on varmistettu. - palveluiden siirroissa ja tuottamisessa sekä tehtävien siirroissa ja vastuissa on epätietoisuutta ->hankintoja tehty vastuunvaihdon jälkeen sekä THL:stä että Valtorista - ulkoistettujen palveluiden siirrettäviä sopimuksia ei ole lähetetty Valtorille, mikä vaikeuttaa hankintoja ja laskutusta - osasta hankinnoissa ei ole alunperinkään tehty sopimusta - Microsoftin valtakirjoja ei ole toimitettu - siirtyneiden tuotteiden osalta epäselvyyksiä, mitä on toimialariippumatonta 2. Henkilösiirrot on toteutettu, henkilöstön asemaan liittyvät asiat on siirretty Valtorin vastuulle ja niiden toimivuus on varmistettu - henkilöstön odotukset poikkeavat: siirtynyt henkilöstö epävarma toimintatavoista, palvelutasoista ja tehtävistä as-is vaiheessa - koulukotien hankinnoista ja laskujen asiatarkistuksesta ei ole määritelty vastuuhenkilöä - siirtyneen henkilöstön mukaan tietoa siirtoprojektista sovituista asioista ei ole saatu projektin aikana, THL:n mukaan selkeä kuva on annettu koko projektin ajan
Pöytäkirja 3 (7) - siirtyneiden henkilöiden uusi esimies on käynyt myös THL:n kanssa tutustumispalverin, on koettu ettei esimies ole ollut riittävästi mukana vastuunvaihdon jälkeen 3. Asiakkaan ja Valtorin välinen asiakasyhteistyö on käynnistynyt sovitusti ja siirtoprojekti on tehnyt tarvittavat vastuunvaihdot Asiakkaan ja Valtorin kesken - asiakasyhteistyö ei ole käynnistynyt vielä sen mukaisena, kuin se palvelusopimuksen yhteistyösuunnitelmaan kirjataan (säännölliset kokoukset ja määritellyt yhteistyötahot) - asiakkuusryhmä odottaa hyväksyttyä ja allekirjoitettua palvelusopimusta (THL ja koulukodit) 4. Asiakas on määrittänyt TORI-palveluihin liittyvät toimintamallinsa ja niiden mukainen toiminta on käynnistetty. - toimintamallia ei ole tehty (THL ja koulukodit) ->THL:n tietohallinnon organisointi muuttunut 5. Palvelusopimus palveluista ja niiden veloituksista on hyväksytty. - palvelusopimusta ei ole hyväksytty eikä allekirjoitettu THL:n eikä koulukotien osalta - koulukotien keskitetty laskutuskäytäntö määrittelemättä - koulukotien toimittajakirjeet ja Valtorin laskutustiedot toimittajille lähettämättä - laskutusta ei saada käyntiin palvelusopimuksen hintaliitteiden, päivittämättömien dd-tietojen ja puuttuvien toimittajasopimusten vuoksi Käytiin läpi puuttuvien asioiden lista ja sovittiin, että se on hoidettava kuntoon 15.1. mennessä. Yleisesti projektin tilanne on keskeneräinen. Aikataulu- ja laaturiski on jo toteutunut. Laskutuksen ongelmat näkyvät asiatarkistuksissa ja toimittajien laskuissa. Valtori ei pääse laskuttamaan THL:ää toteutuneiden osalta. Kiinteät henkilöstökustannukset on laskutettu marrasjoulukuulta. Koulukotien tilanne on epäselvä. Onko muutos tiedostettu ja palvelut ja toimintatavat todella siirtyneet Valtorille 1.11.? Mervi totesi lisäksi, että VM:n palautekysely siirtoprojektista on tehty ja se olisi käytävä projektiryhmässä läpi. Sovitaan vielä yksi projektiryhmän kokous ja uusi ohjausryhmän päätöskokous. Myöskään projektin loppuraporttia ei ole vielä tehty. Mervi tekee loppuraportin, kun siirtoprojektin päättämisen kriteerit täyttyy ja palautteet on käsitelty. Sopimukset Keskusteltiin sopimuksen asemasta ja Tuomo Pigg totesi, että ne muutokset tehdään, jotka palvelusopimukseen voidaan tehdä. Mikko Vuorikoski lisäsi, että hallinnonalan puitesopimuksessa on jo pitkälti sovittu yhdenmukaiset ehdot virastoille.
Pöytäkirja 4 (7) alusti sopimustilanteesta. Valtori on allekirjoittanut standardipalvelusopimuksen, joka on tullut THL:n kirjaamon kautta allekirjoitettavaksi. THL ei kuitenkaan hyväksy sitä sellaisenaan vaan haluaa neuvotella siihen asiakaskohtaisia lisämäärittelyjä ja ehtoja. THL on lähettänyt palvelusopimukseen seuraavia täydennyksiä, joihin Valtori on vastannut: 1. Palvelukuvausten korvaaminen uusilla palvelukuvauksilla on tehtävä yhteistyössä, ei yksipuolisesti. - Valtori tekee palvelukuvaukset asiakkaita kuunnellen kuitenkin tavoitteena löytää yhteiset nimittäjät siten, että palveluvariaatioita on rajallinen määrä ->kokouksessa Vuorikoski lisäsi, että toimitaan kustannustehokkaasti ja jaetaan hyväksi havaittu tuote tarvittaessa myös muiden käyttöön 2. Pienempiä kehityshankkeita ei määritellä automaattisesti projekteiksi, joista käynnistyy erillinen laskutus. - Normaali ylläpito ja siihen liittyvä kehitys on samassa mitassa kuin THL:llä nykyisinkin hintaan kuuluvaa (eli siltä osin kuin THL:ltä siirtyvä henkilöstö sitä tekee) 3. Valtorin on saavutettava yhdessä määritelty ja todennettavissa oleva palvelutaso THL:n maksamien maksujen vastineeksi. Ei riitä, että palvelutaso perustuu palvelua tuottavan henkilöstön omaan harkintaan. - Valtori tuotteistaa palvelut siten, että niissä on määritelty ja todennettavissa oleva palvelutaso. THL:n sisäisissä palveluissa (asis) ei ole ollut käsittääksemme määriteltyä ja todennettua palvelutasoa kaikilta osin ole, joten tältä osin THL:n tilanne kehittyy Valtorin tuotteistuksen myötä 4. Tuotettavien palveluiden muuttamisesta on sovittava yhdessä kaikissa tilanteissa. - Tuotettavien palveluiden osalta asiakkaita informoidaan hyvissä ajoin, kun muutostarpeita ilmenee ja asiakkaita kuunnellaan ja he myös osallistuvat uudistusten määrittelyyn. On kuitenkin epärealistista odottaa, että kaikkien 80 asiakkaan on annettava hyväksyntänsä jollekin muutokselle 5. Nykyisen kustannustason ylittämisestä on sovittava yhdessä kaikissa tilanteissa. - Valtorin lähtökohta on kustannusten alentaminen. Kustannuksia voivat muuttaa uudet palvelut tai uudet palveluvaatimukset, palveluiden käytön laajeneminen tai esim. Valtorin ja asiakkaan vaikuttamismahdollisuuksien ulkopuolelta tulevat vaatimukset esim. Tietoturvan korottamisen osalta. 6. THL tarvitsee ICT-henkilöstön tukea selviytyäkseen lakisääteisistä ja tulossopimusperustaisista varautumisvaatimuksistaan. Valtorin on tuettava meitä tässä asiassa, ja sopimukseen on saatava asiasta selkeä kirjaus.
Pöytäkirja 5 (7) 5 Päätösesitykset 6 Palautekyselyn tulokset - Valtorilla on useita virastoja asiakkainaan, joilla on varautumisvaatimuksia. Valtori tukee niissä ja yhdessä asiakkaiden kanssa käy näihin liittyvät prosessit ja toimintatavat läpi. Näitä ei ole neuvottelujen aikana spesifioitu, joten on hieman harmillista, että nyt tässä vaiheessa ne tuodaan mukaan. On selvä, että tällaiset asiat sovitaan riippumatta siitä, onko niitä kirjattu palvelusopimukseen vai ei tässä vaiheessa. Tästä voidaan tehdä lisäpöytäkirja, jossa todetaan, että osapuolet suunnittelevat tarvittavat prosessit ja toimintatavat THL:n lakisääteisten varautumisvelvoitteiden toteuttamiseksi (ensin as-is pohjalta ja sitten katsotaan onko kehittämistarpeita). ->todettiin yhteisesti, että lisätään sopimukseen maininta valmiusasiassa 7. Sopimuksen vastaisesta toiminnasta ja laiminlyönneistä aiheutuvien kustannusten laskuttamisen tulee joko olla molemminpuolista tai sitä ei saa tapahtua ollenkaan. - Juridisesti valtio on tehnyt sopimuksen itsensä kanssa eli rahan liikuttelu edestakaisin ei ole järkevää, vaan jos sopimustenvastaista toimintaa on, niin osapuolella on velvoite korjata asia. - >kokouksessa Vuorikoski totesi lisäksi, että sen sijaan siirtyneiden toimittajasopimusten osalta rahalliset sanktiot ovat sopimusten mukaiset Päätettiin, että avoimet tehtävät saatetaan loppuun 15.1. mennessä ja tavoitteena on päättää projekti tammikuun aikana. Tehtävälista priorisoidaan siten, että toimittajasopimukset toimitetaan ensin pikaisesti Valtoriin. Tuomo Pigg ehdotti, että Valtori päivittää palvelusopimukseen esitettyjä kohtia siten, että ne ovat Valtorin hyväksyttävissä ja toimittaa esityksen THL:ään. Sopimukseen lisätään maininta valmiusasian huomioonottamisesta. huolehtii muiden avoimien tehtävien saattamisesta valmiiksi. Erityisesti koulukotien tilanne tulee varmistaa. Projektissa sovitaan tammikuun puolenvälin jälkeen projektiryhmän ja ohjausryhmän päätöskokoukset. Ei käsitelty 7 Muut asiat Ei ollut 8 Muutosten käsittely
Pöytäkirja 6 (7) Ei ollut 9 Sovitut toimenpiteet No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status 1 9.6.2014 Yksi yhteinen DD-lomake täytetään koulukotien osalta. /Matti Salminen 11.8.2014 Tehty 2 9.6.2014 Järjestetään koulukotien kartoituksen tuloksen ja siirrettävien kohteiden hyväksyntä ohjausryhmän sähköpostihyväksynnällä. 3 9.6.2014 DD-lomakkeelle merkitään henkilöstön palkkatiedot + hallinnolliset sivukulut THL laskentamallin mukaan. 4 9.6.2014 Selvitetään koulukotien oman siirto- ja palvelusopimuksen mahdollisuus ja hyödyt/haitat. Mervi Koivuoja 12.8.2014 Avoin 11.8.2014 Avoin Mervi Koivuoja 11.8.2014 Tehty 5 9.6.2014 Päivitetään lopulliseen projektisuunnitelmaan v1.0 kohdassa 5 mainitut lisäykset. Mervi Koivuoja Tehty 6 9.6.2014 Valtori tarkistaa toimitilojen mm. konesalien kustannukset. Tuleeko ne palvelusopimukseen. THL maksaa kustannukset jo kertaalleen. Mervi Koivuoja 11.8.2014 Tehty 7 9.6.2014 Valtori tarkistaa henkilöstön epäsuorat kustannukset; lasketaanko soveltuvin osin siirtyvälle henkilöstölle talousym. hallintokulut? Mervi Koivuoja keskimääräinen Prosentti? Tarjalle 11.8.2014 Tehty 8 9.6.2014 Valtori tarkistaa lisenssipolitiikan esim. tutkimus- ja tilastokäyttöön tarkoitettujen lisenssien hallinnasta. Mervi Koivuoja 11.8.2014 Tehty 7 9.6.2014 Viestintäsuunnitelma tarkistetaan ja päivitetään soveltuvin osin myös koulukotien osalta. 8 29.8.2014 Matti Sarjakoskelle toimitetaan Valtorin työasemakilpailutuksen materiaaleja /Matti Salminen Mikko Vuorikoski 29.8.2014 Tehty Tehty 9 29.8.2014 Viimeistellyt DD-lomakkeet Valtoriin ja työtilaan 2.9.2014 klo 12. mennessä - >31.1.2015 mennessä Avoin 10 29.8.2014 DD-lomakkeen puuttuvat henkilöstötiedot Tarjalle / Sami Mustala 2.9.2014 klo 12. mennessä Tehty 11 29.8.2014 Selvitetään siirtosopimuspohjaan Mervi Koivuoja 5.9.2014 Tehty
Pöytäkirja 7 (7) toivottuja päivityksiä 12 29.8.2014 Siirtosopimukset liitteineen ohjausryhmälle hyväksyttäväksi Mervi Koivuoja / 5.9.2014 Tehty 13 15.12.2014 THL:n palvelusopimuksen allekirjoitus 31.1.2015 Avoin 14 15.12.2014 THL:n turvallisuussopimuksen allekirjoitus 15 15.12.2014 THL:n toimittajasopimukset ja luovutusluettelo Valtoriin THL 31.1.2015 Avoin THL 31.12.2014 Avoin 16 15.12.2014 THL:n Microsoftin valtakirja Valtoriin THL 15.1.2015 Avoin 17 15.12.2014 Puuttuvat palvelukuvaukset 15.1.2015 Avoin 18 15.12.2014 THL:n DD:n päivitys (sopimustiedot) 15.1.2015 Avoin 19 15.12.2014 Koulukotien palvelusopimus, hintaliite (sopimukset tarkistettavana) 20 15.12.2014 Koulukotien palvelusopimuksen allekirjoitus THL 15.1.2015 Avoin 31.1.2015 Avoin 21 15.12.2014 Koulukotien palvelukuvaukset ei ei ei 22 15.12.2014 Koulukotien siirtosopimuksen muutos (toimittajasopimukset) 23 15.12.2014 Koulukotien turvallisuussopimuksen allekirjoitus (odottaa palvelusop) Valtori 15.1.2015 Avoin Koulukodit 31.1.2015 Avoin 24 15.12.2014 Koulukotien toimittajakirjeet THL niin pian kuin mahdollista 25 15.12.2014 Koulukotien yhteinen keskitetty laskutusosoite ja -tiedot 26 15.12.2014 Koulukotien Microsoftin valtakirja Valtoriin 27 15.12.2014 Koulukotien toimittajasopimukset ja luovutusluettelo Valtorin kirjaamoon 28 15.12.2014 Koulukotien DD:n päivitys (sopimustiedot koonti 6 koulukotia) Avoin THL 15.1.2015 Avoin 15.1.2015 Avoin THL/Koulukodit 31.12.2015 Avoin 15.1.2015 Avoin 29 15.12.2014 Siirtoprojektin loppuraportti Mervi Koivuoja 31.1.2015 Avoin 30 15.12.2014 Tasearvosta tehtävä hallinnan siirtopäätös 31 15.12.2014 Projekti- ja ohjausryhmän kokousvaraukset 32 15.12.2014 Valtorin päivitysversio palvelusopimukseen THL 31.1.2015 Avoin 15.1.2015 Avoin Mervi niin pian kuin mahdollista Avoin 10 Seuraava kokous Seuraava kokous tammikuun lopulla.