SIIRTYMINEN KULUTTAJA E-LASKUTUKSEEN tietoaika.fi
Domus-ohjelmiston uusi sähköinen kuluttajalaskutus-ominaisuus sisältää e-laskutuksen sekä suoramaksuominaisuudet. Kuluttaja e-laskutuksella ja suoramaksulla voidaan korvata nykyinen suoraveloitus. Tässä ohjeessa käydään läpi kuluttaja e-laskutukseen siirtymisen vaiheet. Muutoksessa huomioitavaa: Asiakkaiden ei kannata irtisanoa suoraveloitussopimuksiaan, sillä vain voimassaolevat suoraveloitusvaltakirjat muunnetaan suoramaksuksi tai e-laskuksi. Päivityksen jälkeen sekä suoraveloitusvaltuutukset että vastaanottoilmoitukset noudetaan pankkiyhteysohjelmassa Vast.ottoilmoitus-toiminnolla. 1 Pankkisopimukset kuntoon Taloyhtiöiden pankkisopimuksiin lisätään toiminnot e-laskujen lähettämisestä kuluttajille sekä lisäksi haluttaessa suoraveloitusvaltakirjojen muuntopalvelu. Jos muuntopalvelun ottaa käyttöön, voidaan Domuksesta lähettää pankkiin suoraveloitusasiakkaiden tiedot, joiden sopimukset pankki muuttaa suoramaksuiksi tai e-laskuiksi. Jos muuntopalvelua ei oteta käyttöön, voivat suoraveloitusasiakkaat tilata e-laskun omassa verkkopankissaan. Jos taloyhtiöllä on ennestään sopimus verkkolaskujen vastaanotosta tai lähetyksestä pankin kanssa, käytetään e-laskutussopimuksessa samaa verkkolaskuosoitetta, joka yhtiöllä jo on (IBAN tai OVT). Mikäli verkkolaskut eivät ole vielä käytössä, voidaan pankin kanssa valita e-laskutuksen osoitteeksi kumpi tahansa. Nordean osalta voidaan valita käytettäväksi joko WS- tai patu-kanava, muiden pankkien osalta käytetään patu-kanavaa. 2 Verkkolaskutiedot pankkiohjelmaan Kun sopimukset on tehty, lisätään verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus pankkiohjelmaan kohtaan Asetukset > Pankkitilit > E-verkkolaskuosoite ja E-Välittäjätunnus. Jos käytössä on ollut verkkolaskut, tiedot ovat jo pankkiohjelmassa valmiina.
3 Suoramaksu Suoraveloitusmääritysten läpikäynti ja e-lasku ovat mahdollisia vain kuluttaja-asiakkaille, minkä vuoksi yritysasiakkaiden suoraveloitusvaltuutuksen päättymispäiväksi muutetaan 31.1.2014. Lisäksi kannattaa poistaa kaikki päättyneet suoraveloitusvaltuutukset. Suoraveloitusmääritykset löytyvät kohdasta Isännöinti > Laskutus > Suoraveloitusmäärittelyt. Nämä muutokset tekemällä vältytään turhilta virhesanomilta muuntopalvelun vastaanottoilmoitusta noudettaessa. 4 Laskuttajailmoitusten lähetys Päivityksen jälkeen lähetetään laskuttajailmoitukset pankkiin. Ilmoitukset muodostetaan kohdassa Isännöinti > Laskutus > e_lasku > e-laskuttajailmoitus. Laskuttajailmoitukset tarkistetaan ja muodostetaan yhtiö kerrallaan. Yhtiön laskuttajailmoituksen saa näkyviin valitsemalla ko. yhtiön listasta tuplaklikkaamalla. Ohjelma hakee lomakkeelle tiedot kiinteistötiedoista sekä pankkiyhteysohjelmasta.
Vaaleanpunaisena näkyvät kentät ovat merkkinä tietojen virheellisyydestä. Puuttuvat tiedot tulee täydentää kiinteistön tietoihin/pankkiyhteysohjelmaan ennen lähetysaineiston muodostamista. Lähetysaineisto muodostetaan valitsemalla Laskuttajailmoituksen lähetysaineisto -painike. Ennen laskuttajailmoitusten muodostamista voidaan tarkistaa yhtiöiden tiedot maalaamalla yhtiöt listasta ja valitsemalla Tarkistus. Alimmaiseen ikkunaan tulee näkyviin lista yhtiöistä, joilla on puutteelliset tiedot pankkiyhteysohjelmassa tai kiinteistön tiedoissa. Huom. Jos e-laskujen lähetys halutaan aloittaa kaikkien asiakkaiden osalta samaan aikaan, voidaan Ohjeteksti-kenttään lisätä viitenumero-ohjeen perään esim. teksti e-laskujen lähetys aloitetaan helmikuun 2014 maksuista. Näin oma-aloitteisesti verkkopankissaan e-laskuja tilaavat asiakkaat tietävät, minkä kuun maksuista e-laskutus aloitetaan. Laskuttajailmoituksen lähetysaineisto muodostetaan yhtiö kerrallaan, minkä jälkeen pankkiyhteysohjelmalla voidaan lähettää muodostetut ilmoitukset kerralla. Kun laskuttajailmoitusten lähetysaineistot on muodostettu, siirrytään pankkiohjelmaan lähettämään aineisto. Lähetys tapahtuu valitsemalla Pankkitoiminnot > Pankkiyhteyspalvelut > Yhteys pankkiin. Muodostetut laskuttajailmoitusaineistot näkyvät pankkiohjelmassa kohdassa Tulosteet > E-laskuttajailmoitus ja lähetetyt aineistot kohdassa E-laskuttajailmoitus - lähetetyt. Kun pankki on vastaanottanut ja käsitellyt laskuttajailmoituksen, taloyhtiön nimi tulee näkyviin verkkopankkeihin e-laskuja lähettävien yritysten listaan. Omassa verkkopankissa voi tarkistaa, että e-laskuttajailmoitus on pankissa ok. Huom. vastaanottoilmoituksia voi alkaa tulla heti, kun taloyhtiö on ilmoittanut lähettävänsä e-laskuja. Kohdassa 7 ohjeistetaan vastaanottoilmoitusten käsittely. E-laskujen lähetys voidaan aloittaa haluttuna ajankohtana. Laskuttajailmoitusten lähetyksen jälkeen noudetaan virhepalautteet pankkiyhteysohjelmassa kohdassa Pankkitoiminnot > Pankkiyhteyspalvelut > E-laskupalaute ja Yhteys pankkiin (huom. palautteet ovat noudettavissa pankista muutaman päivän viiveellä). Noudetut palautteet näkyvät pankkiyhteysohjelmassa kohdassa Tulosteet > E-laskupalaute. Jos laskuttajailmoituksessa on ollut virheitä (esim. y-tunnus väärin), virhepalaute tulee kaikista yhdeksästä pankista, johon se on lähetetty. Näistä yhtiöistä lähetetään uusi laskuttajailmoitus korjatuilla tiedoilla. Kun laskuttajailmoitukset ovat kunnossa, voidaan siirtyä vastaanottoehdotusten muodostamiseen ja lähettämiseen.
5 Suoramaksuun Vastaanottoehdotusten lähetys tai e-laskuun siirrettävien asiakkaiden tiedot eli vastaanottoehdotukset lähetetään pankkiin 20.11.2013 mennessä. Muutoksesta kertova kirje (kohta 6) tulee lähettää samanaikaisesti asiakkaille. Domus muodostaa vastaanottoehdotukset suoraveloitusmäärittelyistä, pankin muuntopalvelu muuntaa maksajien sopimukset pankissa e-laskuksi ja suoramaksuksi. Vastaanottoehdotukset muodostetaan kohdassa Isännöinti > Laskutus > e-laskuttajailmoitus. Yhtiölistasta valitaan yhtiö tuplaklikkaamalla ja tarkistetaan yhtiön tiedot. Sen jälkeen valitaan Vastaanottajaehdotusten lähetysaineisto -painike. Vastaanottajaehdotukset lähetetään pankkiin samoin kuin e-laskuttajailmoitukset (katso kohta 4). Kun vastaanottoehdotukset on lähetetty, noudetaan virhepalautteet pankkiyhteysohjelmalla kohdasta Pankkitoiminnot > Pankkiyhteyspalvelut > E-laskupalaute (huom. palautteet ovat noudettavissa pankista muutaman päivän viiveellä). Noudetut virhepalautteet näkyvät pankkiyhteysohjelmassa kohdassa Tulosteet > E-laskupalaute. Virhepalautteissa näkyvät lopetetut tilit sekä sellaiset tilit, joita ei voida muuntaa (esim. yritystilit). Nämä palautteet eivät yleensä aiheuta toimenpiteitä. Huom. Näille asiakkaille ei lähetetä muunnosta kertovaa kirjettä (kohta 6), koska tilejä ei voida muuntaa suoramaksuun tai e-laskuun.
6 Tiedotuskirje asiakkaille Kun vastaanottoehdotukset on lähetetty ja mahdolliset muuntopalvelun virhepalautteet käsitelty, lähetetään Finanssialan Keskusliiton standardimallin mukainen tiedotuskirje suoraveloitusasiakkaille. Kirjepohja löytyy täältä: http://www.fkl.fi/teemasivut/suoramaksu (sivun alaosassa Laskuttajalle-otsikon alla) Domuksen asiakashallinnasta (Isännöinti > Asiakashallinta) voidaan tulostaa tarrat suoraveloitusasiakkaille kirjeen lähetystä varten. Tarrat saadaan lisäämällä valinnat yhtiön valinta, osakkaat ja vuokralaiset -kohtiin sekä Vain suoraveloitettaville -kohtaan. Täydennä kirjeeseen tiedot hakasuluilla [ ] merkittyihin kohtiin. Kirjettä ei saa muuttaa muilta osin. Kirjeeseen täydennettäviä tietoja ovat: kirjeen päiväys kuukausi, josta lähtien laskuttaja ei enää käytä suoraveloitusta laskutuksessa (helmikuusta 2014) Laskutusaiheet, jotka muuttuvat suoraveloituksesta e-laskuun ja suoramaksuun (vastike/vuokra) kolmeen kohtaan päivämäärä, joka on kirjeen päiväyksestä 2 kk ja 7 kalenteripäivää eteenpäin. Asiakkaan tulee kieltäytyä automaattisesta muunnosta ennen tätä päivämäärää. Laskuttajan yhteystiedot Tarvittaessa laskuttajakohtaista muuntoon liittyvää lisätietoa Laskuttajan allekirjoitus Kirjeeseen voi lisätä lisätietoa-kohtaan, ettei muunto koske yritystilejä. Muunnosta kertovaan kirjeeseen ei saa yhdistää mainoksia, mutta kirjeen mukana voi lähettää asiakkaalle samaan asiaan liittyvän tiedotteen.
Kun maksajan pankki on käsitellyt vastaanottoehdotuksen, alkaa kahden kuukauden (2 kk + 7 pv) reagointiaika, jonka aikana maksajalla on mahdollisuus kieltäytyä suoraveloituksen muunnosta automaattisesti e-laskuun tai suoramaksuun. Jos asiakas kieltäytyy muunnosta, hänen tulee ilmoittaa siitä pankkiinsa. Tällöin hän lopettaa suoraveloitusvaltakirjan, mistä tulee tieto normaalin suoraveloitusvaltuutusmuutoksen tapaan. 7 Vastaanottoilmoitusten nouto Kun vastaanottoehdotusten jälkeinen reagointiaika on ohi, noudetaan vastaanottoilmoitukset ja päivitetään ne järjestelmään. Vastaanottoilmoitukset ovat noudettavissa 10 päivän kuluttua kuluttajien reagointiajan (2 kuukautta + 7 päivää) päättymisestä. Vastaanottoilmoituksella saadaan tieto siitä, onko asiakas siirtynyt e-laskuun tai suoramaksuun. Vastaanottoilmoitukset noudetaan pankkiyhteysohjelmassa (Pankkitoiminnot > Pankkiyhteyspalvelut) valitsemalla Vast.ottoilmoit. ja Yhteys pankkiin. Noudettu aineisto näkyy kohdassa Tulosteet > E-vastaanottoilmoitus. Aineisto avataan näytölle tuplaklikkaamalla. Jos ilmoituksen viitenumero kohdistuu johonkin yhtiöön ja huoneistoon, vastaanottoilmoitus näkyy tiedostossa sinisenä. Tällöin rivin alussa näkyy yhtiönumero, reskontranumero ja maksajanumero muodossa nnn-nnn-nnn (esim. 101-001-001). Ilmoitukset tallennetaan Domukseen valitsemalla Talleta ilmoitukset, jolloin tiedot tallentuvat kohtaan Isännöinti > Laskutus > e_lasku > E-Laskutusmäärittely. Jos asukkaan syöttämä viitenumero ei kohdistu ohjelmaan, ilmoitus näkyy tiedostossa virheellisenä. Virheellisten rivien alussa näkyy syötetty viitenumero sekä tähtiä. Tunnus-kohdassa SI-nnn näkyy ko. yhtiön Domusnumero. Virheelliset ilmoitukset avataan tuplaklikkaamalla. Jos ilmoittaja voidaan varmuudella tunnistaa yhtiön asukkaaksi, voidaan ilmoituksesta poimia vastaanotto-osoite ja välittäjätunnus. Virheellisellä viitenumerolla tulleet ilmoitukset voi syöttää käsin E-Laskumäärittelyihin, niitä ei pysty tallentamaan Talleta ilmoitukset -painikkeella.
Syöttäminen tapahtuu valitsemalla Uusi ja oikea huoneisto listasta, sen jälkeen valitaan oikea maksaja pudotusvalikosta, syötetään e-laskuosoite ja valitaan e-välittäjä, vaihdetaan Osakasvalinta tarvittaessa Vuokralaiseksi, valitaan E-lasku tai suoramaksu ja laskutyypiksi (5) Vastike. Maksajalle valitaan e-lasku tai suoramaksu riippuen siitä, kumpi palvelu maksajalla on käytössä pankissa. Käytössä olevan palvelun voi tarkistaa vastaanottoilmoituksesta kohdasta Laskun vastaanottajan tiedot. 8 Suoramaksutiedotteiden lähetys Suoramaksuasiakkaille lähetettävät suoramaksutiedotteet voidaan tulostaa ohjelmasta samaan tapaan kuin aikaisemmat suoraveloitustiedotteet. Isännöinti > Laskutus > Vuokra > Tilisiirrot -kohdasta valitaan tällöin kohta E-suoramaksutiedote(A4). E-laskuasiakkaille ei tulosteta laskuja ollenkaan, koska he saavat laskut suoraan verkkopankkiinsa.
9 E-lasku- ja suoramaksuaineiston lähetys Kun yhtiössä aloitetaan e-laskutus ja lopetetaan suoraveloitus, tieto merkitään yhtiön ohjaustietoihin (Kiinteistötiedot > Perustiedot > Ohjaustiedot 2). E-lasku- ja suoramaksuaineisto tulee lähettää pankkiin 2 viikkoa ennen eräpäivää. Laskuaineisto muodostetaan kohdassa Isännöinti > Laskutus > e_lasku > E-Laskutus. Yhtiöt, jotka on merkitty ohjaustiedoissa e-laskuttavaksi yhtiöksi, näkyvät yhtiölistassa sinisenä. Tarkistetaan, että veloituskuukausi on oikein ja valitaan Muodosta laskut. Tämän jälkeen listan voi halutessaan tulostaa Kirjoittimelle-painikkeella. E-laskuaineistot-painikkeella avautuu e-laskujen ja suoramaksujen valikko, josta laskut valitaan ja viedään pankkiohjelmaan.
Valitaan listasta pankkiin lähetettävät laskut. Laskua voi tarkastella näytöllä ennen lähetystä Näytä lasku -valinnalla. E-laskulla näkyvä tiedote määritellään Tiedotus-kohdassa. Suoramaksulaskuihin tulostuva tiedote määritellään tulostettaessa suoramaksutiedotteita (kts. kohta 8). Valittu aineisto siirretään pankkiohjelmaan valitsemalla Muodosta e-lasku lähetysaineisto. E-lasku- ja suoramaksuaineisto lähtee pankkiin yhtenä laskuaineistona, joka jakautuu pankin päässä e-laskuiksi ja suoramaksuiksi. Pankkiyhteysohjelmassa laskut lähetetään pankkiin kohdassa Pankkitoiminnot > Pankkiyhteyspalvelut. Miten tästä eteenpäin? Jatkossa noudetaan pankista vastaanottoilmoituksia kuten ennen noudettiin suoraveloitusvaltakirjoja, ja tallennetaan valtuutuksissa tapahtuneet muutokset ohjelmaan. Oikealla viitenumerolla annetut suoramaksu- ja e-laskuvaltuutukset voidaan tallentaa ohjelmaan automaattisesti, eli tietoja ei tarvitse syöttää käsin. Laskuaineistot lähetetään pankkiin kuukausittain 2 viikkoa ennen eräpäivää. Suoramaksuasiakkaille lähetetään paperiset suoramaksutiedotteet, jotka vastaavat nykyisiä suoraveloitustiedotteita. E-laskuasiakkaat saavat laskun suoraan verkkopankkiinsa, heille ei lähetetä paperista laskua.
SANASTO E-lasku Sähköisesti välitettävä lasku, jonka sisältö on sama kuin paperilaskulla. E-lasku perustuu pankkien yhteisesti sopimaan standardiin. E-lasku on Finvoicen mukainen verkkolasku, jonka laskuttaja toimittaa pankin välityksellä kuluttaja-asiakkaansa käsiteltäväksi tämän verkkopankkiin. Asiakkaat voivat tilata e-laskuja omasta verkkopankista. Laskuttajailmoitus Laskuttajailmoitus on sanoma, jolla lähettäjä ilmoittaa valmiudestaan lähettää E- laskuja. Laskuttajailmoitukset lähetään pankkiin, kun e-laskutus otetaan yhtiössä käyttöön. Laskuttajailmoituksen jälkeen yhtiöltä voi tilata e-laskuja verkkopankista. Muuntopalvelu Pankkien tarjoama palvelu, joka jakaa pankkiin lähetetystä aineistosta suoraveloitusasiakkaat e-lasku- ja suoramaksuasiakkaiksi. Suoramaksu Laskujenmaksutapa, jossa pankki maksaa laskun asiakkaan tililtä automaattisesti eräpäivänä maksajan toimeksiannon ja laskuttajan pankkiin lähettämän veloitusaineiston perusteella. Laskuttaja toimittaa laskun maksajalle ennen eräpäivää laskuttajan ja maksajan sopimalla tavalla. Maksajan saamalla laskulla on tieto siitä, että se maksetaan automaattisesti eräpäivänä. Vastaanottoehdotus Pankkiin lähetettävä aineisto suoraveloitusasiakkaista. Pankin muuntopalvelu muuntaa vastaanottoehdotukset suoramaksuiksi ja e-laskuiksi. Vastaanottoilmoitus Sanoma, jolla vastaanottaja ilmoittaa laskuttajalle haluavansa vastaanottaa laskuja sanomassa olevaan vastaanotto-osoitteeseen tai haluavansa lopettaa laskujen vastaanoton vastaanotto-osoitteeseen. Verkkolaskuosoite Verkkolaskuosoite on laskuttajan tai vastaanottajan osoite, jonka avulla yrityksille tai yksityishenkilöille voi lähettää sähköisiä verkkolaskuja. Verkkolaskuosoite voi olla muotoa OVT-tunnus tai IBAN-tunnus (kuluttajilla vain IBAN-tunnus). Verkkolaskut välitetään pankkien tai verkkolaskuoperaattoreiden kautta. Välittäjätunnus Laskut välittävän operaattorin tunnus. Kun pankki on välittäjänä, tunnus on esim. Nordealla NDEAFIHH.
Domus-isännöintijärjestelmä Tietoaika Oy 2013 Ohjelmistotuki: tuki@tietoaika.fi p. 0207 343 717 tietoaika.fi