Toimitilat ja kiinteistöt 5.5.2017 Valmistelija Pasi Keskitalo PPSHP
Sisältö Asiakkuuksien ja niiden johtamisen eri tasot Kuntayhtymien osallistaminen Maakuntien väliaikaishallinnon tilatarpeet Alustavia tulos- ja tasetietoja Rakennuttaminen ja hankkeet Henkilöstö
Asiakkuuksien ja niiden johtamisen eri tasot
Maakuntien tilankäytön järjestäminen Maakunnissa toiveita/tarpeita saada ohjeistus mitä tilahallintoon liittyviä tehtäviä niiltä edellytetään Millä tasolla ja mitä osaamista tarvitaan Henkilömäärä Tilakeskuksen etuna on saada asiansa osaava ja hoitava asiakas à Suositus maakunnissa tarvittavien tehtävien ja osaamisen järjestämiseksi
Vaikuttavia asioita Vuokrasopimukset kokonaisvuokramallilla MT Oy omat tilat Kunnilta vuokratut Muualta vuokratut Toiminnan ja tilojen määrä Malli ei varmaankaan ole kaikilla maakunnilla sama, mutta osaaminen/tehtäväkentät on Maakunnan tarve turvata jatkuvuus ja osaaminen eri yksiköillään Valinnanvapaus à maakunnan hajaantuminen eri organisaatioiksi
Asiakkuuden tasot määriteltävä Yhteistoiminta-alue (hallinnollinen käsite) Merkittävimpien investointien yhteensovittaminen Palveluverkkosuunnittelu erityispalveluissa? Maakunta/järjestäjä = rahoittaja Maakunnan viranomaisyksiköt Maakunnan liikelaitos Maakunnan sote-keskus/-keskukset = tuottajayhtiöt Maakunnan tukipalveluiden tuottajayksiköt
Asiakkaiden jäsentelyä Yhteistoiminta-alueet 5kpl (merkittävien investointien yhteensovitus) MT Oy omat tilat Muut kiinteistön omistajat (SHP siirtyvät sopimukset) Muut kiinteistön omistajat Muut kiinteistön omistajat (kunnilta Siirtyvät vuokrasopimukset Maakuntien Tilakeskus Oy Osin vain 3+1 v Maakunta: Palveluverkoston suunnittelu, toimitilastrategia, investointien koordinointi Maakunnan liikelaitos: erikoissairaanhoito, viranomaistehtäviä, sosiaalipalvelut Kasvu- ja työvoimapalvelut Viranomaisyksiköt, maaseudun kehittäminen, yms. Pelastuslaitos SOTE-keskus Oy 1 n Labra Oy, Röntgen Oy, Välinehuolto Oy, Lääkintätekniikka Oy Sairaalakampukset, toimitiloja, edelleen vuokrattavia henkilöstön asuntoja sekä toimitiloja, joissa maakunta haluaa säilyttää määräysaseman kilpailuttamalla vain palveluja Toimitiloja, lähinnä toimistoja Toimitiloja, lähinnä toimistoja Palo- ja pelastusasemat SOTE-toimitiloja ja edelleen vuokrattavia asuntoja SOTE-tukipalveluiden toimitiloja Kunnat??? Siivous Oy, Ateria Oy, Kuljetus Oy, Pesula Oy Yleisten tukipalveluiden toimitiloja
Maakunnan toimitilahallinnon tehtävät Kohde Tehtävä Osaaminen MT:n tukipalvelut Maakunnan toimitilastrategia Maakunnan toimitilajohtaminen Palveluverkon suunnittelu ja kehittäminen Toimitilojen vuokraus MT:lta - MT:n omat kiinteistöt - kuntien toimitilat Toiminnan uudistaminen, Investointitarpeiden tunnistaminen Toimitilatarpeiden tunnistaminen Käyttäjätietojen hallinta Vuokrakustannusten kohdentaminen Vuokrien kustannusohjaus Kiinteistötietojen tuottaminen Vuokrasopimukset Tekniset arviot Rahoitusjärjestelyt/ sijoittajayhteistyö Vuokrasopimusten valmistelu Vuokrasopimusten hallinnointi ja laskutus MT:n rakennushankkeet Hankkeiden hyväksyntä ja seuranta Talousosaaminen Investointien hallinnan ja seurannan työkalu Investointien raportointi
Maakunnan liikelaitoksen toimitilahallinnon tehtävät; SOTE-keskus Oy tehtävät samankaltaiset Kohde Tehtävä Osaaminen MT:n tukipalvelut Kampusten kehittäminen Liikelaitoksen toimitilajohtaminen MT:n rakennushankkeet Toiminnallinen masterplan Toimitilojen vuokraus MT:lta - MT:n omat kiinteistöt - kuntien toimitilat - vuokratilat Hankkeiden hyväksyntä ja seuranta Toiminnan uudistaminen, Investointitarpeiden tunnistaminen Toimitilatarpeiden tunnistaminen Käyttäjätietojen hallinta Vuokrakustannusten kohdentaminen Vuokrien kustannusohjaus Olosuhteiden havainnointi Palvelupyyntöjen seuranta Hoidollisen toiminnan uudistaminen Talousosaaminen Kokonaissuunnitelman laatiminen ja ylläpito Kiinteistötietojen tuottaminen Tekniset arviot Vuokrasopimusten valmistelu Vuokrasopimusten hallinnointi ja laskutus Ylläpito Investointien hallinnan ja seurannan työkalu Investointien raportointi
Kuinka edetään Maakuntien tilakeskuksen liiketoimintamallin esittely, seminaari 15.5 Projektiryhmän jäsenten näkemyksiä kerätään haastattelemalla Tilakeskuksen asiakaslupauksen ja palvelutarjonnan kirkastaminen 5/2017 Pyritään kuvaamaan asiakkaiden oleelliset roolit eri tasoilla, esittely projektiryhmässä 24.5 Suosituksen laadinta maakuntien väliaikaishallinnoille 8/2017, esittely muutosjohtajille? Suositukseen tehtäviä, rooleja ja osaamistarpeita
Kuntayhtymien osallistaminen
Kuntayhtymien osallistaminen Yhtiön hallinnon organisoituminen käynnissä Vahvuus 1.5.2017 n. 10 henkeä 1.1.2019 n 1200 henkeä Toiminnan valmistelu ja käynnistäminen edellyttävät merkittävää henkilöresurssien lisäämistä Vaihtoehtoina mm. Rekrytoinnit siirtyvistä organisaatioista Kuntayhtymien henkilöiden osallistaminen kehitysprojektiin Konsulttien käyttö Kuntayhtymien virkatyö
Arvio kuntayhtymien asiantuntijoilta tarvittavasta lisätyöpanoksesta on n 10-20 htv/vuosi Osallistuvien henkilöiden määrä on n 30-60 henkeä Valtaosa valmistelevasta työstä tehdään joka tapauksessa kuntayhtymissä virkatyönä. Määrästä ei ole vielä arviota.
Resurssipolitiikka Rekrytoinnit kuntayhtymistä, ilmoittaudutaan KuntaRekryn kautta Strategiset johto- ja kehitystehtävät (mm. tärkeimpien tietojärjestelmien ja sovellusten pääkäyttäjät) Kuntayhtymien henkilöiden osallistaminen kehitysprojekteihin Erikoisosaamista, asiantuntemusta ja/tai kokemusta vaativat kehityshankkeet Laaja-alaista sitoutumista edellyttävät tehtävät Konsulttien käyttö Erikoisosaamista, kiireelliset ja määräaikaiset tehtävät Virkatyö
Kuntayhtymien osallistaminen MT tekee kuntayhtymien kanssa palvelun puitesopimukset henkilöstön käytöstä (asiantuntijat, tukihenkilöt). Tuntihinnat ja sopimusehdot ovat valtakunnallisesti yhtenevät. Puitesopimukset ovat kahdensuuntaiset (myös MT voi vuokrata omia työntekijöitään kuntayhtymille niiden perustehtävän turvaamiseksi). Tilakeskukseen perustetaan teemakohtaisia kehityshankkeita, joihin henkilötyötä tilataan. Henkilötyö laskutetaan toiselta osapuolelta kuukausittain toteutuneiden tuntien ja kustannusten mukaisesti. MT:n johtoryhmä seuraa ja valvoo kehityshankkeiden kustannusten kertymistä.
Maakuntien väliaikaishallinnon tilatarpeet
Maakuntien väliaikaishallinnon tilatarpeet Uudenmaan liiton kanssa on käynnissä projekti, missä yhdessä CBRE konsulttifirman kanssa luomme toimintapolitiikkaa väliaikaishallinnon sijoittumiselle. Lähtökohtana on sijoittuminen tiloihin, joista joka tapauksessa maksetaan vuokraa sekä modernien työtapojen ja ICTratkaisujen hyödyntäminen. Kokouksessa 25.4. tarkempi kuvaus asiasta Projektiryhmän jäseniä pyydetään selvittämään onko muissa maakunnissa tarpeita vastaavalle konsultaatiolle. Asiaa käsitellään myös verkkokokouksessa maakunnat / tilakeskus 28.4.
Alustavia tulos- ja tasetietoja
Due diligence kyselyn tuloksia Liikevaihto 620 m Ylläpitokustannukset 310 m Poistot 200 m Korkokulut 20 m Kiinteistöomaisuus 3269 m Vieraspääoma 2691 m
Kooste taloustiedot DD. kysely Kustannuslaji Vuosi 2012 Vuosi 2013 Vuosi 2014 Vuosi 2015 Vuosi 2016 Vuosi 2017 Vuosi 2018 Vuosi 2019 Vuosi 2020 Vuosi 2021 Yleiskulut 14 896 554 16 092 300 16 037 224 17 085 566 17 788 280 18 316 391 20 050 349 23 087 488 25 513 816 27 985 252 Käyttö- ja huolto 31 123 867 31 346 240 33 826 476 35 732 526 34 944 842 34 217 002 34 791 186 35 479 652 37 032 506 37 732 955 Ulkoalueiden hoito 5 033 212 4 821 600 4 648 070 4 982 821 5 363 625 5 556 866 5 713 173 5 877 344 6 039 875 5 872 322 Siivous 24 515 881 24 371 725 24 268 338 24 748 041 23 920 142 21 033 233 21 429 143 21 844 745 22 350 443 22 784 543 Lämmitys 32 674 302 33 114 984 33 367 678 32 465 765 35 033 097 33 883 057 34 660 009 35 504 719 36 578 362 37 300 846 Höyry 3 740 654 3 690 704 3 387 269 3 223 377 3 288 702 3 409 450 3 453 161 3 518 913 3 589 680 3 339 072 Kaukokylmä 125 872 140 624 197 012 261 811 343 289 604 000 682 400 746 428 833 587 840 878 Sairaalakaasut 2 517 653 2 553 651 2 575 640 2 526 371 2 072 971 2 636 479 2 740 439 2 793 152 3 020 377 3 089 324 Vesi ja jätevesi 6 952 871 7 167 202 7 387 953 8 096 493 8 513 330 8 219 991 8 397 620 8 575 865 8 912 306 9 126 670 Sähkö 34 045 793 34 969 459 35 972 786 37 125 739 36 284 152 35 606 061 36 595 971 37 668 250 39 018 797 40 021 966 Jätehuolto 5 837 995 6 226 317 6 244 862 6 123 322 6 477 673 6 284 328 6 379 846 6 554 671 6 968 032 7 183 902 Vahinkovakuutus 1 751 373 1 889 548 2 015 178 1 964 281 2 030 938 1 984 061 2 022 490 2 064 736 2 124 841 2 166 778 Vuokrat 16 542 655 18 020 827 18 485 070 19 784 189 18 614 398 20 268 659 20 666 389 20 997 271 21 518 364 21 900 398 Kiinteistövero 11 417 694 12 284 314 16 007 908 17 587 978 18 379 866 18 300 337 19 313 371 20 217 567 20 752 747 21 108 451 Korjaus 18 705 482 15 914 831 17 965 706 19 513 623 22 529 635 21 333 182 21 333 050 21 772 673 22 481 162 22 963 157 Muut hoitokulut 16 483 726 16 798 616 16 764 232 17 671 217 21 467 649 21 934 537 22 464 635 22 834 957 23 456 878 23 963 848 Vartioinnin kustannukset 5 974 221 5 857 574 6 125 743 6 335 488 7 310 385 9 834 254 11 035 742 14 073 424 16 968 396 19 378 594 Hoitokulut yhteensä 232 339 805 235 260 515 245 277 145 255 228 607 264 362 972 263 421 885 271 728 975 283 611 856 297 160 170 306 758 955 Lääkintätekniikan kustannukset 69 909 871 71 217 337 73 101 997 73 691 387 77 151 543 83 371 504 85 140 302 86 691 057 88 539 876 90 429 129 Hoitokulujen nousu-% ed. vuoteen nähden 1,3 % 4,3 % 4,1 % 3,6 % -0,4 % 3,2 % 4,4 % 4,8 % 3,2 % Puuttuvat tiedot: Lisätty vuosiin 2017-2021 korotus 2 % edellisestä vuodesta, vuodet 2012-2016 laskettu takautuvasti samalla prosentilla kuin ne vuodet, joiden tietoja ei vielä ole saatu Poistettu siivous, vartiointi 201 849 703 205 031 216 214 883 064 224 145 079 233 132 445 232 554 397 239 264 090 247 693 687 257 841 332 264 595 817
Rakennuttaminen ja hankkeet
Yli 0,5 M investointihankkeet Valmisteilla tai rakenteilla noin 150 hanketta Kokonaisarvo noin 4,1 Mrd eur Keskiarvo 28 Meur/hanke Mediaani 4,0 Meur/hanke 1.1.2017-1.1.2019 rakennetaan yht. 1,3 Mrd eur 1.1.2019 rakenteilla 2,3 Mrd euron hankkeet, joista maksamatta 1,3 Mrd. Hankkeita 39 kpl 1.1.2019 edelleen käynnistämättä 1,1 Mrd euron hankkeet. Hankkeita 29 kpl. Arvio 15 000-500 000 eur hankkeiden kokonaismäärästä on noin 400-600 kpl/vuosi Luvut tarkistettava lisäkyselyllä!
RAP tietojärjestelmät Järjestelmä Kaupallinen sovellus Projektipankki Buildercom 5, Sokopro 2, Haahtela 3 Hanke- tai projektisalkun hallinta Hankkeiden verottajaraportointi ScudoPro 2, Buildercom 3 Vero.fi 4, InTime+ 3, ScudoPro 2, Nyt käytössä on useita, eri tasoisia sovelluksia Tavoitteena on, että 1.1.2019 alkaen businesskriittisessä käytössä olisi yhtenäiset tietojärjestelmät ja sovellukset Dokumenttien/ sopimusten hallinta Tweb 6, Dynasty 5
Henkilöstö
Henkilöstö
Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistus http://www.popmaakunta.fi/
Sote-kiinteistöt; mukana muutama kartta.