MS Visio 2016 liiketoimintaprosessien piirtämisessä http://office.microsoft.com/fi-fi/ammattitason-kaaviointiohjelmisto-microsoft-visio-fx103472299.aspx
Sisällys Johdanto... 1 Vision käynnistäminen... 1 Piirtäminen... 3 Piirrospohjan täydennys... 3 Muotojen tuominen... 4 Tekstit muotoihin... 4 Muotojen yhdistäminen... 5 Ylä- ja alatunniste... 5 Uuden kaistan/uimaradan tai erottimen lisääminen/poistaminen... 6 Uuden sivun lisääminen... 6 Muotojen siirtäminen/kopioiminen... 7 Muotojen asettaminen samaan linjaan (pysty tai vaaka)... 7 Kuvien, tekstien muotoilut ja teemat... 7 Piirroksen kopioiminen Wordiin tai PowerPointiin... 7
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 1 (7) Johdanto Vision käynnistäminen Visio 2016 soveltuu työkaluna IT-alan ja liiketoiminnan ammattilaisille, joiden tarvitsee visualisoida järjestelmiä, prosesseja ja muita tietoja niistä paremman käsityksen saamiseksi ja tiedonvälityksen parantamiseksi. Malliluokkia on useita, joista tässä ohjeessa keskitytään liiketoimintaprosessien kuvaamiseen. Visio työkalu ei kuulu Office 2016 opiskelijaversioon, mutta koulun kaikilta koneilta työkalu löytyy. Start-painike > All Apps > Visio 2016. Valitse vasemmasta yläkulmasta File. Valitse ilmestyvistä vaihtoehdoista Cross-Functional Flowchart. Valitse avautuvassa ikkunassa mittayksiköksi Metric Units ja sitten Create. Pikkuikkuna aukeaa, jossa vahvista, et tähaluat uimaradat Horizontalsuuntaisesti. Visio avautuu näkymällä, jossa piirrospohjassa on valmiina kaksi uimarataa. Niitä on helppo lisätä ja poistaa (kts. myöh.). Uimaradat ovat valitusti vaakasuunnassa. Jos haluaisit jostain syystä vaihtaa niiden suuntaa, voit tehdä sen välilehdellä Cross-Functional Flowchart > Orientation. Alla olevasta kuvasta näet millaiseen näkymään Visio avautuu.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 2 (7) Prosessin nimi Uimaradat (Swimlane) Shapesikkuna Piirtoalue Sivut välilehtinä Shapes-ikkuna Vasemmalla olevasta Shapes osiossa sijaitsevat kaavaimet ja muodot. Kaavaimet, joita valitsemalla avautuvat muodot Muodot
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 3 (7) Piirtäminen Viisi askelta uuden Visio-piirroksen tekemisessä: 1. Lisää muodot vetämällä niitä piirrosalueelle. 2. Yhdistä muodot työkalurivin yhdistintä käyttämällä. 3. Lisää tekstit muotoihin ja muualle piirrokseen. 4. Muotoile piirrosta tarvittaessa. 5. Julkaise tai tulosta piirros. Sanallinen prosessikuvaus puretaan piirrokseksi, josta etenemisen mukaisessa järjestyksessä voidaan lukea prosessissa tapahtuva toiminta kuten sanallisessa kuvauksessa. Kullakin toimijalla on oma uimarata, jossa toiminnot tapahtuvat. Toimija Uimaradalle vedetään toimintaan sopiva ja sitä kuvaava muoto. Muodot yhdistetään yhdistimillä prosessin etenemisen mukaisesti. Käytä yhdistintä (Home-välilehti > Tools-ryhmä > Connector). Prosessi edistyy piirroksessa vasemmalta oikealle. Vinkki! Voit lisätä muotoja myös automaattisesti: - pidä osoitinta aloitusmuodon päällä, kunnes siniset automaattisen yhdistämisen nuolet tulevat näkyviin muodon ympärille. - pidä osoitinta nuolen päällä, joka osoittaa suuntaan, johon haluat lisätä muodon. - näkyviin tulee pikavalikoima, josta voit valita haluamasi muodon. Piirrospohjan täydennys Lisää piirrospohjaan prosessin nimi ja toimijat kukin omalle uimaradalleen.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 4 (7) Kaksoisnapsauta hiiren vasemmalla painikkeella kenttänimeä esim. Function, Title, Phase. Kirjoita nimi kenttänimen paikalle esim. Asiakas. Nimi siirtyy kenttään, kun hiirtä klikataan.. Prosessikuvaus alkaa aina Start (Aloita)-muodosta ja päättyy End (Lopeta)-muotoon (molemmissa käytetään samaa muotoa): Muotojen tuominen Kutakin toimintoa edustaa muoto. Raahaa prosessikuvauksen etenemisen mukaisessa järjestyksessä muotoja, jotka kuvaavat toimintaa. jne. Tekstit muotoihin Kirjoita muodon sisään toimintoa kuvaava teksti esimerkiksi Lähettää tilauksen. Avaa muokkaustila kaksoisnapsauttamalla muotoa. Kyllä Lähettää tilauksen
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 5 (7) Muotojen yhdistäminen Toimintojen välisiä suhteita tai yhteyksiä eli sitä, miten prosessi etenee, havainnollistaan viivoilla joiden päässä on suuntaa osoittava nuoli. Tavanomaisen nuolen sijasta käytetään yhdistintä (Home-välilehti > Toolsryhmä > Connector). Aktivoi työkalu klikkaamalla kerran, jolloin saat näkyviin uuden osoitinsymbolin. (Työkalu otetaan tarvittaessa pois päältä klikkaamalla sen yläpuolella olevaa nuolta (Pointer Tool). Liikuttaessasi osoitinta muotojen ulkoreunalla huomaat neljä eri x kohtaa, joihin yhdistin voidaan kiinnittää eli liimata. Liimaa sekä yhdistimen alkuettä loppupiste haluamiisi kohtiin. Alku- ja loppupisteet muuttuvat punaisiksi, kun ne liimataan muotoon. Ylä- ja alatunniste File > Print > Edit Header & Footer Kirjoita tiedot ao. kenttiin tai valitse kentän oikealla puolella olevasta nuolipainikkeesta avautuvasta valikosta haluamasi tieto esim. Current date, Page number, Total printed pages (kokonaissivumäärä), File name. Current Date antaa nykyisen päivämäärän, mutta vain US-formaatissa, joten kannattaa kirjoittaa suomalainen päivämäärämuoto suoraan kenttään. Näet tekemäsi tunnistetiedot tulostuksen esikatselusta File > Print. Voit joutua palaamaan normaalinäkymään ja vetämään piirrostasi alaspäin piirrospohjalla, jotta se ei osittain peittäisi ylätunnistetta.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 6 (7) Uuden uimaradan tai erottimen lisääminen/poistaminen Valitaan kaavain Quick Shapes tai Cross Functional Flowchart Shapes. Raahataan muoto Swimlane (uimarata) tai Separator (erotin) piirrosalueelle haluttuun kohtaan. Ylimääräisen uimaradan tai erottimen poistaminen tapahtuu valitsemalla ko. objekti ja valitsemalla Delete. Uuden sivun lisääminen Kun tarvitset uuden sivun prosessissasi, lisää uusi sivu valintanauhalta Cross-Functional Flowchart > Page. Tällä tavalla uimaratojen määrä ja toimijoiden uimaradat kopioituvat pohjaksi uudelle sivulle (prosessin nimen tosin joudut kirjoittamaan uudelleen). Jätä päättyvän sivun kaistoille yhden muodon tarvitsema tila. Vedä muoto Sivujen välinen viittaus (Off-page reference) niiden kaistojen loppuun (yksi tai useampi), joissa prosessi jää kesken. Visio avaa ikkunan, jossa kysytään käyttäjän toimenpiteitä. Valitse Existing page ja se olemassa oleva sivu, johon sivunvaihtomuoto viittaa. Lisää myös tähän kohtaan ruksi Kannattaa ruksata kohta Keep shape text synchronized, jolloin Visio automaattisesti pitää viittaukselle antamasi tunnuksen vanhalla sivulla (josta tilanne keskeytyy) samana kuin uudella sivulla vastaavan (josta toiminto jatkuu). Valitse OK. Sivujen välisen viittauksen muodolle annetaan tunnus valitsemalla muoto aktiiviseksi ja kirjoittamalla, esim. A. Kun teit edellisessä kappaleessa mainitun lisäruksin, periytyy tunnus myös vastinparilleen. Muussa tapauksessa joudut kirjoittamaan tunnuksen myös siihen.
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Ohje 7 (7) Muotojen siirtäminen/kopioiminen Voit milloin tahansa piirroksessa rajata alueita painamalla hiiren vasemman painikkeen pohjaan ja vetämällä haluamasi alueen, jonka sisällä haluamasi muodot ja nuolet ovat. Huomaa, että ne on oltava kokonaisuudessaan rajaamasi alueen sisäpuolella tullakseen valituiksi. Tämän jälkeen ovat normaalit leikkaa, kopioi ja liitä toiminnot käytettävissä, myös sivujen välillä. Muotojen asettaminen samaan linjaan (pysty tai vaaka) Kuvien, tekstien muotoilut ja teemat Piirroksen kopioiminen Wordiin tai PowerPointiin Valitse rajaamalla alue, jonka sisällä haluamasi muodot ovat ja tasaa niitä (pysty- tai vaakasuunnassa) Home-välilehti > Position > kokeile eri vaihtoehtoja. Vinkki! Valitse objekti ja siirrä objektia nuolinäppäimillä! Home välilehdeltä löydät vaihtoehtoja yksittäisten objektien muotoiluille. Ennen muotoilua valitse alue tai yksittäinen objekti, johon muotoilu kohdistuu. Ctrl+A valitsee kaikki yhden sivun objektit kerralla. Design välilehdeltä löytyvät valmiit teemat. Tavallisissa kotiversioissa Visio ei kuulu Office pakettiin, joten jotta pystyisit kotona katsomaan (mutta et muokkaamaan) tekemiäsi piirroksia, voit kopioida ne sivu kerrallaan Wordiin (Word issa kannattaa asettaa sivu vaakasuuntaan!) tai PowerPointiin. Klikkaa sivun päällä hiiren kakkospainiketta ja valitse Copy.