Kunnanhallitus 107 04.05.2015 Kunnanhallitus 122 19.05.2015 Kunnanhallitus 148 02.06.2015 Kunnanhallitus 140 23.06.2015 Kunnanhallitus 265 14.12.2015 Kunnanhallitus 4 12.01.2016 YTY-ryhmä 4 01.02.2016 YTY-ryhmä 13 04.02.2016 Kunnanhallitus 36 23.02.2016 Kunnanvaltuusto 3 03.03.2016 Vaalan kunnan organisaatiouudistus Khall 04.05.2015 107 Vaalan kunnan organisaatiouudistus on käynnistynyt vuonna 2014. Talousarvion toimenpiteisiin on vuodelle 2015 kirjattu tavoitteeksi johtamisjärjestelmän ja organisaation uudistaminen kaikilla osastoilla sekä konsernijohtamisen käytänteiden kehittäminen ja konserniohjeen uudistaminen. Organisaatiouudistuksen periaatteet: - organisaatiomuutoksen tulee perustua toimintaympäristön muutostarpeisiin - organisaatiomuutoksen tavoite tulee olla määritelty - osallistava muutosprosessi ottaa mukaan ylimmän johdon lisäksi vastuualuejohtajat. Tavoite: Joustavampi organisaatio. Selkeät kokonaisuudet. Vähemmän byrokratiaa. Taloudellisuus. Hallintosäännön uudistaminen vastaamaan uutta kuntalakia ja organisaatiota. Haaste: Miten löytää osaajat tehtäviin? Miten huolehtia työntekijöiden jaksamisesta? Sijaistukset. Organisaatiouudistuksen periaatteita ja malleja on valmistelu johtoryhmässä poliittisessa ohjauksessa. Vaihtoehtomalleja on useita. Kuntien virasto-organisaation muodot vaihtelevat hyvin paljon ja muuttuvat ajassa. Johtoryhmän näkemyksen mukaan nykyisellä organisaatiolla voisimme hoitaa hyvin noin 8000 asukkaan kunnan hallinnon. Sen sijaan asukasmäärän vähentyessä hallintoa on vaikea supistaa ellei jotain hallinnon tasoa tai palvelua lakkauteta, sillä pienillä ja suurilla kunnilla on samat lakisääteiset tehtävät. Tehtäviä voi yhdistellä johtotasolla, mutta tämä voi tarkoittaa lisähenkilökunnan palkkaamista muiden tehtävien suorittamiseen. Lisäksi vaihtoehtona voisi olla yhteistyö naapurikuntien kanssa esim. yhteisin viranhaltijoin. Tässä yhteydessä ei ole kuitenkaan laajemmin tarkasteltu yhteisten virkojen mahdollisuutta vaan keskitytty kunnan organisaation järjestämiseen itsenäisesti. Organisaatiouudistusta on tähän mennessä käsitelty kunnanhallituksessa ja tarkastuslautakunnassa kunnanjohtajan katsauksessa. Sen lisäksi asiaa
on esitelty esimiespalaverissa 23.4.2015.(Liitteenä muistio, jota on käsitelty eri yhteyksissä.) Aikataulun osalta kiireellisin organisaation muutostarve liittyy hallinnon ja elinkeinojen työjärjestelyihin. Näiden osalta päätökset tulisi olla tehtynä 11.6. valtuuston kokouksessa. Virasto-organisaation uudistamiseen vaikuttavat myös eläköitymiset ja niiden henkilöiden kuuleminen, joita uudistus koskee. Luottamushenkilöorganisaation uudistus on selvintä ajoittaa valtuustokauden vaihtumisen yhteyteen eli kesään 2017. Kunnanhallitus linjaa organisaatiomuutoksen jatkoa ja päättää aikataulusta. Kunnanhallitus päätti jatkaa valmistelua kolmen osaston pohjalta (yleishallinto, sivistyspalvelut, tekniset palvelut). Valmistelevaan työryhmään nimettiin kunnanhallituksen puheenjohtajisto ja kunnanjohtaja. Hallinto-osaston osalta asiaa käsitellään 2.6.2015. Elokuun valtuustossa käsitellään periaatteet sivistyspalvelujen ja tekniikan osalta. Khall 19.05.2015 122 Valmisteleva työryhmä työstää hallinto-osaston osalta organisaatiomuutosta eteenpäin 18.5.2015. Kunnanhallitukselle tuodaan tiedoksi tähän asti tehty valmistelutyö organisaatiomuutoksen osalta. Kunnanhallitus linjaa tarvittaessa jatkovalmistelua. Khall 02.06.2015 148 Hyväksyttiin Työryhmä on työstänyt eteenpäin teknisen osaston kokonaisuutta. Kunnanhallitukselle tuodaan tiedoksi tähän asti tehty valmistelutyö organisaatiomuutoksen osalta. Kunnanhallitus linjaa tarvittaessa jatkovalmistelua. Hyväksyttiin Khall 23.06.2015 140 Kunnanjohtaja on järjestänyt teknisen toimen vastuualuejohtajille keskustelutilaisuuden organisaatiomuutoksesta 11.6.2015. Työryhmä kokoontuu 22.6.2015 klo 15.00 jatkovalmistelemaan organisaatiouudistusta.
Kunnanhallitukselle tuodaan tiedoksi tähän asti tehty valmistelutyö organisaatiomuutoksen osalta. Kunnanhallitus linjaa tarvittaessa jatkovalmistelua. Merkittiin tiedoksi. Khall 14.12.2015 265 Kunnanjohtaja on järjestänyt sivistyksen vastuualuejohtajille keskustelutilaisuuden organisaatiomuutoksesta 19.8.2015.Työryhmä on kokoontunut syksyn aikana kolmesti työstämään organisaatiouudistusta. Kunnanhallitukselle esitellään työryhmän esitys organisaatiomuutoksen osalta. Kunnanhallitus käy esityksestä keskustelun. Varsinainen päätöksenteko uudistuksesta tapahtuu vuoden 2016 alussa. Khall 12.01.2016 4 Hyväksyttiin Hallinto-osaston uudistus on toteutettu osana organisaatiouudistusta ja osa muutoksia toteutettu jo aiemmin. Hallintopalveluissa työskenteli aiemmin kunnanjohtaja, hallintojohtaja, yritysasiamies ja kulttuuri- ja elinkeinosihteeri. Lisäksi käytettävissä on ollut palvelusihteerien työpanosta. Vuonna 2012 valtuusto perusti vapaa-aikajohtajan viran ja 50% elinkeinosihteerin työpanoksesta siirtyi vapaa-aikapalveluihin. Perustelut tehtävien uudelleen järjestelylle tuolloin olivat tuotannollistaloudellisia ja niillä pyrittiin myös järjestelemään työtä uudelleen. Toimistotiimin perustamisen yhteydessä ja yritysasiamiehen jäätyä pois tammikuussa 2014 todettiin, että on järkevää perustaa hallintosihteerin virka. Paikka laitettiin auki toukokuussa 2014 ja tehtävässä aloitti Lea Karppinen syyskuussa 2014. Keväällä 2014 hallinto- ja elinkeinojohtaja ilmoitti jäävänsä kesäkuussa vuoden virkavapaalle ja hänen tilalleen palkattiin sijainen, joka aloitti elokuussa 2014. Hallinto-osaston osalta organisaatiouudistuksen tarpeet muuttivat muotoaan, kun hallinto- ja elinkeinojohtaja irtisanoutui virastaan keväällä 2015, lisäksi virka oli täyttämättä joulukuun alusta 2014 lukien. Samaan aikaan kunnassa oli käynnissä laajempi organisaatiouudistus, jonka yhteydessä tarkasteltiin osasto- ja vastuualuejakoa. Kunnanhallitus linjasi, että kolmen osaston jako säilyy. Hallinto-osasto ja hallintopalvelut ovat oma kokonaisuutensa. Tässä yhteydessä tarkistettiin myös tehtäväjakoa kunnanjohtajan, hallintosihteerin ja tulevan hallintojohtajan osalta. Tärkein uudistus koski elinkeinojen kokonaisuuden siirtymistä kunnanjohtajan tehtäviin. 2.6.2015 kunnanhallitus päätti esittää kunnanvaltuustolle, että se lakkauttaa hallinto- ja elinkeinojohtajan viran 1.7.2015 alkaen ja esittää kunnanvaltuustolle, että se perustaa hallintojohtajan viran 1.7.2015 alkaen. Valtuusto päätti tehdä näin kesäkuun 2015 kokouksessa. Hallintojohtaja aloitti virassa syyskuun lopulla 2015.
Tällä hetkellä hallinto-osastolla työskentelee kunnanjohtaja, hallintojohtaja, hallintosihteeri ja vapaa-aikajohtaja 50% työajalla. Sivistysosaston osalta muutoksia organisaation on jo tehty aiempina vuosina mutta oppilasmäärän pieneneminen pakottaa uusiin muutoksiin Varhaiskasvatuksessa tehtiin 2000-luvulla uudistuksia hallinnossa. Aikaisemmin varhaiskasvatuksessa oli kaksi perhepäivähoidon ohjaajaa ja päiväkodin johtaja, nyt varhaiskasvatuksen johtaja. Lapsimäärän väheneminen ja päivähoidon murros on näkynyt varhaiskasvatuksessa aiemmin kuin koulupalveluissa. Tämän organisaatiouudistuksen yhteydessä ei tehdä muutoksia varhaiskasvatuksen osalta. Kirjaston osalta säästöjä etsittiin yhden henkilön eläköityessä vuonna 2014. Käytännössä kirjastossa työskenneltiin 3,5 htv:n työpanokselle. Nyt mitoitus on 3. Lisäksi kirjastonjohtajan tehtäväkuvaa muutettiin niin, että hänen työnsä sisältää aiempaa enemmän käytännön kirjastovirkailijan työtä. Vapaa-aikapalvelujen kokonaisuudistus tehtiin 2012 jolloin perustettiin vapaa-aikajohtajan virka. Samalla 50% elinkeinosihteerin työpanoksesta siirtyi vapaa-aikapalveluihin. Tähän johti se, että Vaalassa aiemmin työskennellyt vapaa-aikasihteeri irtisanoutui. Uudistuksella tavoiteltiin vapaa-aikapalvelujen parempaa organisoitumista ja vahvempaa roolia kuntalaisten hyvinvoinnin edistämisessä. Samaan aikaan kunnille tuli lakisääteinen velvollisuus nimetä hyvinvointivastaava ja valmistella hyvinvointikertomus. Vapaa-aikajohtaja toimii hyvinvointivastaavana. Lasten- ja nuorten määrän vähentyessä vapaa-aikapalvelujen toimintaa päätettiin suunnata enenevässä määrin myös ikäihmisille. Lisäksi päätettiin myöhemmin vakinaistaa vapaa-aikaohjaajan tehtävä. Myös Nuorten työpajatoiminta ja Etsivä Nuorisotyö ovat tulleet osaksi vapaa-aikapalvelujen kokonaisuutta. Työryhmän esityksessä vaihtoehtona on myös kirjastopalveluiden siirtäminen vapaa-aikapalvelujen alle, sekä koko vapaa-aikatoimen siirtäminen suoraan kunnanjohtajan alaisuuteen ns. hyvinvointipalvelujen kokonaisuuteen. Koulupalvelujen osalta esityksen organisaation uudistamiseksi tekee hallintojohtaja erillisessä päätöspykälässä kunnanjohtajan ollessa estynyt. Teknisen osaston palvelurakenne muuttuu eläköitymisien myötä ja jatkoa linjataan uuden teknisen johtajan rekrytoinnin jälkeen Teknisen osaston tehtäväjakoa työryhmä pohti useaan otteeseen. Teknisellä osastolla työskentelee johtavissa tehtävissä tällä hetkellä tekninen johtaja, rakennusmestari, maanrakennusmestari (työajasta noin 50% käytännön työtehtäviä, isännöitsijä (jonka työpanoksesta 60% myydään taloyhtiöille, säätiölle ja vanhustentaloyhdistykselle), vesilaitoksen johtaja, rakennustarkastaja (40% myydään Utajärvelle) ja ruokapalvelupäällikkö.
Työryhmä pohti rakennusmestarin ja isännöitsijän tehtävän yhdistämistä. Jos nämä olisivat sama henkilö, niin tämä tarkoittaisi toimistotöiden vähentämistä, lisähenkilökunnan palkkaamista toimistotiimiin ja sosiaalisen isännöinnin ja asukasvalinnan uudelleen järjestämistä. Lisäksi se tarkoittaisi sitä, että osa tehtävistä, joita isännöitsijä tällä hetkellä hoitaa (esim. säätiö ja vanhustentaloyhdistys) siirrettäisiin jollekin ulkopuoliselle toimijalle. Työryhmä totesi, että kunnan kannattaa pitää kunnan isännöitsijän hoidossa myös sidosryhmien toiminta ja taloyhtiöt. Näin voimme vaikuttaa asukasvalintaan ja huolehtia myös sosiaalisen isännöinnin toteutumisesta. Tulevaisuudessa, kun sote irtaantuu kauemmas kunnasta, on tämä tärkeä näkökulma. Työryhmä pohti myös maanrakennusmestarin ja vesilaitoksen johtajan tehtävän yhdistämistä. Kaukolämpötoiminta tulee yhtiöittää ja tämä voi vaikuttaa tulevaan organisointiin. Asia päätettiin jättää nykyiselleen siihen saakka kunnes liikelaitosten tuleva organisaatio on selvä. Työryhmän esitys on, että tekninen johtaja rekrytoidaan (1htv) keväällä 2016. Tarkoituksena on, että uusi tekninen johtaja aloittaa viimeistään toukokuussa 2016. Nykyinen tekninen johtaja siirtyy muihin tehtäviin. Työsuhde on määräaikainen. Teknisen johtajan rekrytoinnin jälkeen tarkastellaan teknisen osaston organisaatiomuutostarpeet uudelleen ottaen huomioon uuden teknisen johtajan osaaminen ja valmiudet. Rakennusmestari jää eläkkeelle vuoden 2016 lopussa ja isännöitsijä osa-aikaeläkkeelle maaliskuussa 2016. Organisaation uudistaminen ja muutokset ovat tässä yhteydessä mahdollisia ja todennäköisiä. Kunnanhallitus päättää jatkaa asian valmistelua seuraavan mallin pohjalta: Vapaa-aikapalvelut -vastuualue siirtyy hallintopalveluihin 1.8.2016 alkaen. Muutoksella vahvistetaan uuden kuntalain mukaista peruskunnan roolia hyvinvoinnin edistäjänä. Nykyinen tekninen johtaja siirretään työntekijän ja työnantajan yhteisellä sopimuksella määräaikaiseen työsuhteeseen 1.5.2016 lukien tai siihen mennessä kun uusi tekninen johtaja aloittaa virassa. Määräaikainen työsuhde päättyy 30.9.2017. Ennen päätöksentekoa, järjestetään asianosaisille kuulemistilaisuudet. Hyväksyttiin YTY 01.02.2016 4 Kokouksessa käydään läpi kunnan organisaatiouudistuksen tilanne sekä eteneminen. Asian käsittely siirrettiin 4.2.2016 pidettävään kokoukseen.
YTY 04.02.2016 13 Hallintojohtaja kävi läpi kunnan organisaatiouudistuksen tilanteen. Organisaatiouudistus etenee siten, että käynnissä on asianosaisten viranhaltijoiden kuulemiset ja kunnanhallitus käsittelee organisaatiouudistusta kokouksessaan 23.2.2016. Lopullisen päätöksen tekee kunnanvaltuusto hallituksen esityksestä. Khall 23.02.2016 36 YTY-ryhmä merkitsi tiedokseen organisaatiouudistuksen tilanteen. Asianosasten viranhaltijoiden kuulemiset on suoritettu. Kuulemisten muistiot ovat nähtävillä kokouksessa kuultavien suostumuksella. Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että vapaa-aikapalvelut -vastuualue siirtyy hallintopalveluihin 1.8.2016 alkaen. Muutoksella vahvistetaan uuden kuntalain mukaista peruskunnan roolia hyvinvoinnin edistäjänä. Nykyinen tekninen johtaja siirretään työntekijän ja työnantajan yhteisellä sopimuksella määräaikaiseen työsuhteeseen (nimike: projekti-insinööri) 1.5.2016 lukien tai siihen mennessä kun uusi tekninen johtaja aloittaa virassa. Määräaikainen työsuhde päättyy 30.9.2017. Kvalt 03.03.2016 3 Hyväksyttiin Hallintojohtaja ilmoitti esteellisyydestään ja poistui käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjänä toimi kunnanjohtaja. Kunnanhallitus: Kunnanvaltuusto siirtää vapaa-aikapalvelut -vastuualueen hal lin to pal ve luihin 1.8.2016 alkaen. Lisäksi nykyinen tekninen johtaja siirretään pro jek ti-insi nöö rin työsuhteeseen 1.5.2016 lukien tai siihen mennessä, kun uusi tekninen joh ta ja aloittaa virassa. Työsuhde on määräaikainen 30.9.2017 saakka. Hyväksyttiin Hallintojohtaja ilmoitti esteellisyydestään ja poistui käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Pöytäkirjanpitäjänä toimi kunnanjohtaja.