ROVANIEMEN KAUPUNGIN TILALIIKELAITOKSEN RISKIENHALLINTARAPORTTI 2016
Sisältö 1. Riskienhallintasuunnitelman perusteet... 3 2. Tilaliikelaitoksen merkittävimmät riskit... 3 2.1 Riskien toteutuminen 2016... 3 2.1.1 Infrastruktuurin toiminnan häiriöt... 3 2.1.2 Äkilliset ja ennalta arvaamattomat kiinteistöihin liittyvät ongelmat... 4 2.1.3 Omistajaohjauksen linjaukset... 4 2.1.4 Omaisuusriski ja korjausvelka... 5 2.1.5 Sisäilmaongelmat... 5 2.1.6 Henkilöstö... 5
1. Riskienhallintasuunnitelman perusteet Kaupunginvaltuusto 15.6.2015, 56 Rovaniemen kaupungin riskienhallintapolitiikka Kaupunginhallitus 10.8.2015, 263 Rovaniemen kaupungin Riskienhallinnan yleisohjeet Kuntalaki 2012 69 Kunnan toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta kunnassa ja kuntakonsernissa. Toimintakertomuksessa on myös annettava tietoja sellaisista kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa kunnan tai kuntakonsernin taseessa, tuloslaskelmassa tai rahoituslaskelmassa. Tällaisia asioita ovat ainakin arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Kuntalaki 2012 87 C Johtokunta ohjaa ja valvoo liikelaitoksen toimintaa. Johtokunta vastaa liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Talousarvion täytäntöönpano-ohje vuodelle 2016 2. Tilaliikelaitoksen merkittävimmät riskit Infrastruktuurin toiminnan häiriöt Äkilliset ja ennalta arvaamattomat kiinteistöihin liittyvät ongelmat Omistajaohjauksen linjaukset Omaisuusriski Korjausvelka Sisäilmaongelmat Henkilöstö 2.1 Riskien toteutuminen 2016 2.1.1 Infrastruktuurin toiminnan häiriöt Etukäteissuunnittelu Vuoden 2016 alusta alkaen Tilaliikelaitoksen palvelukseen siirtyi kiinteistönhuollon ja rakennuskunnossapidon henkilöstö. Vuoden 2016 keväällä käynnistettiin kaikkien kohteiden katselmukset, joissa on kartoitettu pikaiset korjaustarpeet ja laajemmat korjaustarpeet. Osa kiireellisistä korjaustoimenpiteistä toteutettiin vuoden 2016 aikana ja laajempien myöhemmin toteutettavien korjaustoimenpiteiden suunnittelu käynnistettiin. Osana myöhemmin toteutettavia laajempia korjaustoimenpiteitä tehtiin myös kuntotutkimuksia. Tilaliikelaitoksella on olemassa pitkän tähtäimen korjaussuunnitelma (PTS 2030), jota päivitetään tarpeen mukaan määrärahat ja kiireellisyysjärjestys huomioiden. Tilaliikelaitos keskittyy jatkossa olemassa olevan rakennuskannan ylläpitoon ja korjaamiseen.
Varavoiman saanti Tilaliikelaitoksen omistamissa rakennuksissa on toiminnan kannalta tärkeissä kohteissa varavoimajärjestelmä. Vuoden 2016 aikana on yhteistyössä eri viranomaisten kanssa varmistettu, että varavoimajärjestelmät toimivat suunnitellulla tavalla mahdollisessa häiriötilanteessa. Jatkossa mikäli tarvetta ilmenee, varavoimajärjestelmiä korjataan ja uusitaan määrärahojen puitteissa. Kattava valvonta Syyskuussa 2016 Tilaliikelaitoksen kehittäessä toimintojaan keskusvalvomo siirrettiin Jämytien toimipisteeseen, jonne Tilaliikelaitoksen hallinto siirtyi kokonaisuudessaan kesäkuussa 2016. Organisaatiouudistuksen myötä toiminta on tehostunut, kun viestit kulkevat paremmin saman organisaation sisällä. Myös äkillisten ja ennalta arvaamattomien häiriötilanteiden käsittely on nopeutunut. Valvomohenkilöstö talotekniikan asiantuntijoiden kanssa jatkuvasti kehittää valvomotoimintaa. Kohteita kierretään järjestelmällisesti laaditun suunnitelman mukaisesti ja havaittuihin epäkohtiin puututaan nopeasti. Yhteistyö sähkön-, lämmön- ja vedentoimittajien kanssa Vuoden 2016 aikana yhteistyö sähkön-, lämmön- ja vedentoimittajien kanssa on edelleen tiivistynyt. Napapiirin Energia ja Vesi Oy:n kanssa käynnistettin Sinetän koulukeskuksen alueen sähkön-, veden- ja lämmönjakelun turvaaminen, kun aluelämpötekniikka tuli uusia uuden Sinetän monitoimitalon rakentamisen myötä. Sähkön-, lämmön- ja vedenjakelussa ei tapahtunut normaalista poikkeavaa määrää häiriöitä vuonna 2016. 2.1.2 Äkilliset ja ennalta arvaamattomat kiinteistöihin liittyvät ongelmat Tulipaloriskien minimoiminen Vuoden 2016 aikana yhteistyö Lapin pelastuslaitoksen kanssa on jatkunut normaalilla tavalla. Suunnitelman mukaiset palotarkastukset on pidetty normaaliin tapaan ja epäkohtiin on puututtu välittömästi. Ennalta ehkäisevä valistustyö Tilaliikelaitos on omalta osaltaan osallistunut suunniteltuihin palotarkastuksiin kohteen vastuuhenkilön (esimerkiksi koulun rehtori) ja palo- ja pelastuslaitoksen henkilöstön kanssa. Kaikissa kohteissa on ajan tasalla oleva palo- ja pelastussuunnitelma. Mikäli palotarkastuksissa on havaittu epäkohtia, ne on hoidettu asianmukaisesti määrärahojen puitteissa. Kohteen turvallisuussuunnitelman ajantasaisuudesta vastaa kohteen vastuuhenkilö. 2.1.3 Omistajaohjauksen linjaukset Omistajapolitiikka 2020 Kaupunginvaltuusto hyväksyi Rovaniemen kaupungin Omistajapoliittiset linjaukset kokouksessaan 16.5.2016 48. Tilaliikelaitos on noudattanut toiminnassaan laadittuja omistajapoliittisia linjauksia. Vuoden 2016 aikana on selvitetty, millä organisaatiomallilla (taseyksikkö tai liikelaitos) nykyisin Tilaliikelaitoksen vastuulle kuuluvat tila-asiat hoidetaan 1.6.2017 alkaen. Kaupunginvaltuusto tekee asiassa päätöksen kokouksessaan 20.2.2017.
2.1.4 Omaisuusriski ja korjausvelka Omaisuusriski ja korjausvelka Vuonna 2016 Tilaliikelaitos on huolehtinut omistamastaan rakennuskannasta korjaamalla rakennuksia määrärahojensa puitteissa. Korjausvelka pieneni vuodesta 2014 vuoteen 2015 noin kuudella (6) miljoonalla eurolla, kun rakennuksia on korjattu, myyty ja poistettu käytöstä. Merkittävimpänä tekijänä korjausvelan pienenemiseen oli Lappia-talon peruskorjauksen valmistuminen. Vuonna 2016 korjausvelka ei juurikaan kasvanut, kun määrärahojen määrä oli samaa luokkaa kuin kuluminen. 2.1.5 Sisäilmaongelmat Sisäilmaongelmat Tilaliikelaitoksen omistama rakennuskanta on rakennettu pääosin 1960-1970 luvulla. Jatkossa Tilaliikelaitos keskittyy olemassa olevan rakennuskannan ylläpitoon ja korjaamiseen. Vanhasta rakennuskannasta johtuen korjaustoimenpiteet ovat keskittyneet sisäilmakorjauksiin. Vuonna 2016 Tilaliikelaitos on määrätietoisesti kehittänyt toimintaansa. Yhtenä keskeisenä tekijänä osana johtamisjärjestelmän kehitystyötä oli sisäilmaprosessin kuvaaminen tiiviissä yhteistyössä eri tahojen kansa. Sisäilmaprosessin vastuut ja velvoitteet ovat nyt selkeitä käyttäjien ja kiinteistönomistajan kesken. Tehtyjen toimenpiteiden ansiosta sisäilmaongelmiin on voitu puuttua aiemmin ja esimerkiksi puhtaanapitoa tehostamalla ja ilmastointikoneiden käyntiaikoja muuttamalla sisäilmaolosuhteita on voitu parantaa. 2.1.6 Henkilöstö Uusi Tilaliikelaitos Tilaliikelaitos organisoitui uudelleen 1.1.2016 alkaen, kun kiinteistönhuollon ja rakennuskunnossapidon henkilöstö siirtyi Tilaliikelaitoksen palvelukseen. Loppuvuonna 2015 käynnistettiin johtamisjärjestelmän määrätietoinen kehitystyö. Kehittämistoimenpiteitä tehtiin koko vuosi 2016. Tilaliikelaitokselle rakennettiin laatu- ja toimintajärjestelmä (IMS). Pääpaino kehitystyössä on ollut prosessien kuvaaminen, henkilöstöhallinta. Henkilöstöön liittyvät kehittämistoimenpiteet ovat olleet: - henkilöstölinjaukset ja periaatteet - osallistuminen ja vaikutusmahdollisuudet - osaamisen hallinta - henkilöstön kehittäminen ja - työhyvinvointi. Uusi johtamisjärjestelmä (mm. selkeät vastuumatriisit) auttaa varautumaan jatkossa mahdollisiin henkilöriskeihin (esim. avainhenkilön poissaolo). Rovaniemellä 13.2.2017 Pekka Latvala Tilaliikelaitoksen johtaja