Valtiokonttori Käsikirja 1 (10) 26.9.2013 Valtuuksien seurantailmoitus (tilinpäätös) - raportti Käsikirja Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 09 77 251, Faksi 09 772 5208, www.valtiokonttori.fi
Valtiokonttori Käsikirja Error! 2 (10) Reference Error! Reference Asiakirjan muutoshistoria versio päiväys tekijä Muutoshistoria 0.1 11.6.2010 Jaana Viitasaari Alustava 0.2 16.10.2012 Leila Saari Teksitpäivityksiä 0.9 9.8.2013 Leila Saari ulkoasun muokkausta 1.0 26.9.2013 Leila Saari Valmis 1.1 5.6.2014 Sirpa Forsman ME4245:Valtuusseurannan BI Raportit, Kappale: 4.4.
Valtiokonttori Käsikirja Error! 3 (10) Reference Error! Reference SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 4 2 Kohderyhmä ja prosessit... 4 3 Termit ja lyhenteet... 4 4 Valtuuksien seurantailmoitus raportin sisältökuvaus... 5 4.1 Raportin ajoparametrit... 5 4.2 Raportin muut suodatusarvot... 6 4.3 Raportin oletusnäkymä... 6 4.4 Raportin tunnusluvut... 7 4.5 Raportin vapaat ominaisuudet... 9 4.6 Lähdetiedot BI IP:ssä ja SAP ECC:ssä... 10 4.7 Virastokohtaiset erityispiirteet... 10
Valtiokonttori Käsikirja Error! 4 (10) Reference Error! Reference 1 Johdanto Tässä käsikirjassa kuvataan raportin Valtuuksien seurantailmoitus (tilinpäätös) sisältö ja käyttötapoja. BI-raportointivälineen yleiset, kaikkia raportteja koskevat ominaisuudet (käyttöohjeet) on kuvattu tarkemmin käsikirjassa BI-raporttien käyttö. Ennen raportin käyttöä on suositeltavaa tutustua BI-raportointivälineen ominaisuuksiin esimerkiksi mainitun käsikirjan BI-raporttien käyttö avulla. Valtuuksien seuranta (tilinpäätös) raportilla seurataan valtuuksia momentti - tasolla. Raportti sisältää valtuuksien kirjaukset valtuushallintaan, sekä valtuuksien talousarviomenot aikaisemmille tilivuosille ja raportoitavalle tilivuodelle. Raportin summat muunnetaan dokumenttivaluutasta EUR:ksi perustietojen määräpäivän mukaan. Oletusarvo on kuluvan vuoden viimeinen päivä. Tilinpäätösraporteilla perustietojen määräpäiväksi valitaan raportoitava tilivuoden viimeinen päivä, jos on eri, kuin oletusarvo. Tämä raportti lähetetään VK:n keskuskirjanpitoon (Excel tiedostomuodossa). 2 Kohderyhmä ja prosessit Raportin ensisijaisena kohderyhmänä on kirjanpitoyksikön tilipäätöksen laatimiseen osallistuva taloushallinnon henkilöstö Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa Palkeissa ja kirjanpitoyksikössä (taloushallinnon henkilöstö, budjettivastuulliset esimiehet ym.) 3 Termit ja lyhenteet Alla olevassa taulukossa on kuvattu käsikirjaan liittyviä keskeisimpiä termejä ja lyhenteitä. Laajemmin BI-raportoinnin käyttöön liittyviä termejä on kuvattu käsikirjassa BI -raporttien käyttö. Termi / lyhenne Perustietojen määräpäivä Kuvaus Raportin ajoparametri, jonka oletusarvo on kuluvan vuoden viimeinen päivä. Tämä päivämäärä valitsee ko ajanhetkeltä aikasidonnaiset perustiedot, kuten Käytettävissä K/E ja Momentin hierarkian.
Valtiokonttori Käsikirja Error! 5 (10) Reference Error! Reference Käyttöoikeusrelevantti LKP tili Käytettävissä K/E Momentti Suunnitteluvuosi Käyttäjän oikeus tietosisältöön tarkistetaan BI raporteilla. Valtuusraporteilla tarkistetaan Kirjanpitoyksikkö. Kirjanpitoyksikkö on siis käyttöoikeusrelevantti objekti. Liikekirjanpidon tili. Näyttää valtuusraporteilla LKP tilin, mille talousarviomenot on kirjattu ECC -liikekirjanpidossa. Onko valtuus käytettävissä raportointivuonna: Raportin ajoparametreissa annetaan perustietojen määräpäivä (raportoitavan vuoden viim.pvm). Jos perustietojen määräpäivä osuu valtuuden voimassaolon alku- ja loppupvm välille, Käytettävissä arvo on K, muussa tapauksessa E. Momentti ja momentin selite tulevat ECC:stä, valtuuden perustiedoista. Kun esim. tilikaudella 2010 suunnitellaan tulevien vuosien määrärahatarpeita, on vuodet 2011, 2012, 2013 ja 2014 suunnitteluvuosia IP valtuushallinnassa. Tällä suunnitteluvuodella rajataan tulevien vuosien määrärahatarpeet oikeisiin raportin sarakkeisiin. 4 Valtuuksien seurantailmoitus raportin sisältökuvaus 4.1 Raportin ajoparametrit Raportille suodattuu automaattisesti niiden Kirjanpitoyksiköiden / virastojen tiedot, joihin raportin käyttäjälle on annettu oikeus. Raportin käyttäjä voi halutessaan suodattaa näistä yhden tai useamman arvon. Tilikausi on pakollinen syöttötieto. Arvon voi syöttää käsin, esim. 2010 tai arvon voi valita valintalistasta. Perustietojen määräpäivän oletusarvona on kuluvan vuoden viimeinen päivä. Arvon voi halutessaan muuttaa syöttämällä käsin esim. 31.12.2010, tai valitsemalla valintalistasta. Perustietojen määräpäiväksi valitaan yleensä raportoitavan vuoden viimeinen päivä. Tämän päivän perusteella haetaan aikasidonnaisia perustietoja, kuten Käytettävissä K/E, tai Momentin hierarkia.
Valtiokonttori Käsikirja Error! 6 (10) Reference Error! Reference 4.2 Raportin muut suodatusarvot Raportille Valtuuksien seurantailmoitus on rajattu Rajaukset Kuvaus Huomioita Infoprovider (0INFOPROV) Tilikausivariantti (0FISCVARNT) Laskenta-alue (0COORDER 0C O_AREA) Rahoitusalue (0COORDER 0F M_AREA) Valtuushallinnan raportointikuutio (ZFIGL_VAR), Pääkirja (uusi) tapahtumat (ZGLC14) Kalenterivuosi, 4 erit.kautta (K4) Suomen valtio (1111) Suomen valtio (1000) Lähteet: IP Valtuushallinta ja ECC liikekirjanpito 4.3 Raportin oletusnäkymä Raportille on valittu seuraava oletusnäkymä, jota raportin käyttäjä voi kuitenkin muuttaa haluamallaan tavalla käyttämällä vapaita valintoja ja suodatusarvoja.
Valtiokonttori Käsikirja Error! 7 (10) Reference Error! Reference Raportin vasemmalla puolella olevassa palkissa on raportin rakenne. Sarakkeilla on tunnusluvut. Riveillä on oletuksena valtuus, valtuuslaji, kirjanpitoyksikkö, tilikausi, momentti, momentin selite, käytettävissä K/E. Vapaat ominaisuudet ovat raportin käyttäjän hyödynnettävissä ja niitä voidaan ottaa mukaan raportin riveille ja sarakkeille haluttuun kohtaan. 4.4 Raportin tunnusluvut Raportin tunnuslukuja ovat (muunnettu EUR:ksi kirjausvaluutasta EURX:llä, perustietojen määräpäivänä voimassa olevalla kurssilla): Uudet valtuudet o Arvotyyppi 900 valtuushallinnasta, raportoitava tilikausi Uusitut valtuudet o Arvotyyppi 910 valtuushallinnasta, raportoitava tilikausi Valtuuden määrä yhteensä o = Uudet valtuudet + Uusitut valtuudet Valtuutta käytetty o Arvotyyppi 930 valtuushallinnasta, raportoitava tilikausi Valtuutta käyttämättä
Valtiokonttori Käsikirja Error! 8 (10) Reference Error! Reference o = Valtuuden määrä yhteensä Valtuutta käytetty Uusittavat valtuudet o Arvotyyppi 920 valtuushallinnasta, raportoitava tilikausi Aikaisempien vuosien talousarviomenot o Tilikausi < raportoitava tilikausi o Liikekirjanpidon tuotot ja kulut Kirjanpitoyksikön valuutassa (EUR), joissa on kirjaukselle annettu valtuus. Laskenta-alue on rajattu Suomen valtioon (1111). Talousarviomenot o Tilikausi = raportoitava tilikausi o Liikekirjanpidon tuotot ja kulut Kirjanpitoyksikön valuutassa (EUR), joissa on kirjaukselle annettu valtuus. Laskenta-alue on rajattu Suomen valtioon (1111). Määrärahatarve +1 o Arvotyyppi 940 valtuushallinnasta, o Suunnitteluvuosi + 1 o Luvut syötetään EUR:na valtuushallinnassa. Määrärahatarve +2 o Arvotyyppi 940 valtuushallinnasta, o Suunnitteluvuosi + 2 o Luvut syötetään EUR:na valtuushallinnassa. Määrärahatarve +3 o Arvotyyppi 940 valtuushallinnasta, o Suunnitteluvuosi + 3
Valtiokonttori Käsikirja Error! 9 (10) Reference Error! Reference o Luvut syötetään EUR:na valtuushallinnassa. Määrärahatarve myöhemmin o Arvotyyppi 940 valtuushallinnasta, o > Suunnitteluvuosi + 3 o Luvut syötetään EUR:na valtuushallinnassa. Talousarviomenot ja määrärahatarpeet yhteensä 4.5 Raportin vapaat ominaisuudet o = Aikaisempien vuosien talousarviomenot + Talousarviomenot + Määrärahatarve +1 + Määrärahatarve +2 + Määrärahatarve +3 + Määrärahatarve myöhemmin. Oletusnäkymän lisäksi raportilla voidaan vapaasti ryhmitellä, luokitella, suodattaa ja summata seuraavilla vapailla valinnoilla, joita käyttäjä voi halutessaan viedä haluamaansa järjestykseen riveille tai sarakkeille. Ominaisuus Kuvaus Huomioita Arvotyyppi (0VTYPE) Kirjauskausi (0FISCPER3) LKP tili (0GL_ACCOUNT) Kumppaniyritys (jak) (ZCOMP_C) Kumppaniyritys (vo) (0PCOMP_CODE) Rahoitusrivi (0COORDER 0C MMT_ITEM) Valtuuden käytön alkupvm (0COORDER ZV ALTSTR) Erotellaan valtuuskirjaukset esim. 900 = Uusi valtuus, 910 = Uusittu valtuus Kirjanpidon kirjauskausi, jolle kirjaus kohdistuu. Esim. 012 (joulukuu). Liikekirjanpidon tili Kirjanpitoyksikkö saa valtuutta joltain toiselta kirjanpitoyksiköltä. Kumppariyritys on se, joka antoi valtuuden toiselle kirjanpitoyksikölle. Kirjanpitoyksikkö jakaa valtuutta jollekin toiselle kirjanpitoyksikölle. Kumppaniyritys on se, jolle valtuutta jaetaan. Rahoitusrivi valtuuden perustiedoista. Valtuuden voimassaolon alkupvm ECC perustiedoista. Talousarviomenojen arvotyyppi on 0 = toteuma. Kun viedään LKP tili esim. riveille, saadaan eriteltyä tilit, joista Talousarviomenot koostuvat. Tämän arvojen suodatusta voidaan käyttää, kun halutaan esim. raportoida valtuudet, jotka saimme suoraan. Tämän arvojen suodatusta voidaan käyttää, kun halutaan esim. raportoida valtuudet, joita emme jakaneet eteenpäin.
Valtiokonttori Käsikirja Error! 10 (10) Reference Error! Reference Valtuuden käytön loppupvm (0COORDER ZV ALTEND) Valtuuden myöntövuosi (0COORDER 0FI SCYEAR) Valtuuden voimassaolon loppupvm ECC perustiedoista. Valtuuden myöntövuosi ECC perustiedoista. 4.6 Lähdetiedot BI IP:ssä ja SAP ECC:ssä Kun halutaan verrata BI raportin ja IP&ECC aineiston vastaavuutta, voidaan käyttää seuraavia raportteja: IP Valtuushallinta: Syötön tarkistusraportit ECC:n talousarviomenot: S_ALR_87013001 - Tilaus: vuosivertailu, toteuma 4.7 Virastokohtaiset erityispiirteet Raportti on globaali raportti, eikä siihen ole toteutettu virastokohtaisia piirteitä.